Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát
52 TXQTTH06_Bai4_v1.0015108203
BÀI 4 HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.
4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.
5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice
Hall Australia.
6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org
8. www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài 4 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của trung tâm kiểm
soát, ngoài ra cung cấp các kỹ năng cần có để có thể hình thành đúng trung tâm kiểm soát.
Trung tâm kiểm soát được hình thành để phân quyền trong quản trị doanh nghiệp, giúp
nhà quản trị quản lý tốt hơn doanh nghiệp của mình. Do đó, bài này cung cấp cho người
học đặc điểm của từng trung tâm kiểm soát để từ đó có thể đánh giá được hiệu quả hoạt
động của từng trung tâm đó.
Mục tiêu
• Mô tả về các trung tâm kiểm soát;
• Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm soát;
• Xác định được các loại trung tâm kiểm soát;
• Giải thích các kỹ năng cần có trong quá trình hình thành trung tâm kiểm soát.
Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát
TXQTTH06_Bai4_v1.0015108203 53
Tình huống dẫn nhập
Công ty M sản xuất và bán các loại đèn. Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức theo
dòng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận marketing.
Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn cần sản
xuất. Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy khác nhau trong bộ
phận sản xuất. Do công suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động sản xuất được thuê ngoài.
Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các nhà máy khác nhau trên cơ sở các
nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất những loại đèn khác nhau tại các nhà máy.
Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ sở đạt được đầu ra trong khuôn khổ chi phí dự báo.
1. Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận?
2. Tại sao?
Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát
54 TXQTTH06_Bai4_v1.0015108203
4.1. Khái lược về trung tâm kiểm soát
4.1.1. Khái niệm
Hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp là một chuỗi
những quy trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách hệ
thống và ở bất kỳ ở khâu nào trong chu trình nghiệp vụ
cũng cần phải kiểm soát nhằm đảm bảo cho doanh
nghiệp thực hiện được các mục tiêu đề ra. Hoạt động
sản xuất kinh doanh càng phát triển thì việc hình thành
đúng các điểm kiểm soát càng chiếm vị trí quan trọng
trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh, bởi vì
thông qua các điểm kiểm soát nhà quản l ý có thể đánh
giá và chấn chỉnh hoạt động của từng bộ phận nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực
hiện được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất.
Thông thường, nhà quản trị cần phải chính xác các lĩnh vực hoạt động chịu sự quản lý
của mình. Một trung tâm kiểm soát (nhiều tài liệu gọi đây là trung tâm trách nhiệm),
được hiểu như một hoạt động, một bộ phận do một nhà quản trị chịu trách nhiệm kiểm
soát. Chẳng hạn, nhà quản lý bộ phận bán hàng sẽ phải chịu trách nhiệm về số lượng
hàng bán ra theo giá đã được xác lập từ trước và với chi phí hoạt động đã được phê
duyệt. Như vậy, có thể thấy hoạt động của nhà quản lý trung tâm kiểm soát chịu tác
động từ nhiều phía. Hiệu quả quản lý của họ có thể bị ảnh hưởng bởi hiệu suất làm
việc từ những người khác. Sự phụ thuộc này không được loại bỏ hoàn toàn, mà chỉ có
thể giảm thiểu được những tác động nếu nhà quản trị lựa chọn đúng loại trung tâm
kiểm soát và sử dụng các nhà quản lý tại các trung tâm đó có chuyên môn cao.
Trung tâm kiểm soát là đơn vị bộ phận của doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu
thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát có kết quả và hiệu quả cao. Mỗi
trung tâm kiểm soát phải là một đơn vị bộ phận nào đó của doanh nghiệp mà ở trung
tâm đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất – kinh doanh được thực hiện.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều trung tâm kiểm soát. Trung tâm kiểm soát có thể
thể là một thực thể pháp nhân hoặc có thể là một thực thể mà không có tính pháp
nhân. Tuy nhiên, dù là thực thể loại nào đi nữa thì trung tâm kiểm soát tồn tại để thực
hiện một hay nhiều mục tiêu của doanh nghiệp.
4.1.2. Vai trò của thiết kế trung tâm kiểm soát
Việc thiết kế trung tâm kiểm soát phù hợp sẽ đóng vai trò quan trọng và qua đó có thể
giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Cụ thể:
Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở. Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn
đối với thông tin từ cơ sở. Do đó, chất lượng ra quyết định có thể được cải thiện
bởi vì những quyết định này được thực hiện bởi những người quản l ý gần với điểm
ra quyết định nhất. Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia,
nơi các bộ phận hoạt động ở các quốc gia khác nhau, tuân thủ các quy định và
pháp lý khác nhau.
Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát
TXQTTH06_Bai4_v1.0015108203 55
Tăng tính cạnh tranh. Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép
doanh nghiệp xác định đóng góp của từng bộ phận, thông qua việc đánh giá hoạt
động của từng loại trung tâm. Điều này làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các
áp lực cạnh tranh.
Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện. Nếu quyết định là nhà quản trị cấp
cao thực hiện, sẽ cần có thời gian để truyền thông tin từ cơ sở đến trụ sở chính và
theo chiều ngược lại, từ trụ sở chính đến các cơ sở. Sự truyền thông tin theo hai
hướng có thể gây ra sự trì hoãn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng. Với
việc thiết kế các trung tâm kiểm soát, việc khó khăn này có thể được loại trừ.
Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung. Nhà quản trị tại các
trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định. Điều này, cung cấp một
nền tảng đào tạo tốt cho quản lý chung. Những nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh
nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực, thông qua đó các nhà quản trị cấp
cao sẽ có cơ hội đánh giá tiềm năng của họ cho công việc cao hơn.
Giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị cấp cao. Khi phân quyền việc ra quyết
định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ được giảm nhẹ khỏi việc
ra quyết định hàng ngày, lúc này họ có thể tập trung vào các vấn đề lớn hơn. Nhà
quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết định
chiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục
tiêu đề ra.
4.1.3. Các yêu cầu cần đảm bảo khi thiết kế trung tâm kiểm soát
Theo định nghĩa, một doanh nghiệp có thể hình thành
một hệ thống các trung tâm kiểm soát tuỳ theo tiêu
thức cụ thể lấy làm cơ sở hình thành chúng. Điều này
cũng có nghĩa là bạn có thể hình thành một hệ thống
các trung tâm kiểm soát trong doanh nghiệp bạn. Dù
hệ thống các trung tâm kiểm soát cụ thể như thế nào
thì các yêu cầu sau cần được bạn quan tâm thực hiện:
Thứ nhất, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát.
Ở trên đã đề cập đến các chức năng kiểm soát của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, do
tính tự chủ của hoạt động kiểm soát, do đặc điểm, nhân tố tác động đến hoạt động
kiểm soát ở các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau nên mỗi doanh nghiệp
có thể xác định nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động kiểm soát ở doanh nghiệp mình. Càng
trao cho hoạt động kiểm soát nhiều nhiệm vụ bao nhiêu thì việc xác định các trung
tâm kiểm soát càng phải chi tiết bấy nhiêu. Hình thành các trung tâm kiểm soát là điều
kiện không thể thiếu để đảm bảo hoàn thành được các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát.
Một doanh nghiệp khi cân nhắc, phải tính đến việc phải thiết kế hệ thống các trung
tâm kiểm soát như thế nào để các chức năng, nhiệm vụ kiểm soát được thực hiện. Để
đánh giá được tính rủi ro có thể xuất hiện ở từng bộ phận, cá nhân bạn phải nghĩ đến
việc hình thành các trung tâm kiểm soát đến tận từng nơi làm việc sản xuất và nơi làm
việc quản trị. Mặt khác, muốn thực hiện được các chức năng phối hợp và chức năng
dịch vụ của kiểm soát thì việc rất quan trọng là phải đánh giá được chính xác mức độ
Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát
56 TXQTTH06_Bai4_v1.0015108203
hoạt động của từng bộ phận để so sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, so sánh tính
“đồng điệu” về mức độ hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong mối
quan hệ với những thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì rất cần thiết phải
thiết kế các bộ phận kiểm soát có ranh giới rất rõ ràng, đánh giá được rất chính xác
các kết quả cũng như hao phí nguồn lực ở từng trung tâm kiểm soát.
Thứ hai, phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người
phụ trách.
Một trong các nhiệm vụ rất quan trọng của kiểm soát là
để điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động của
từng bộ phận, cá nhân. Kiểm soát, kết luận mà không
gắn với trách nhiệm cá nhân thì hoạt động kiểm soát
cũng trở thành vô ích.
Để kiểm soát cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ
trách nhiệm cá nhân thì ngay từ khâu thiết kế phải
tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế
độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Đáp ứng yêu cầu này, tốt nhất là phải
chú ý đến sự phù hợp giữa hệ thống các trung tâm kiểm soát với cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp.
Chẳng hạn ở ví dụ trên, nếu toàn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên
vật liệu của doanh nghiệp được trao cho một nhà quản trị đảm nhiệm và chịu trách
nhiệm thì sau khi xác định được hoạt động ở lĩnh vực này là có đạt hay không đạt kết
quả và hiệu quả sẽ có thể thực hiện việc thưởng hay phạt đối với anh ta một cách
chuẩn xác. Nếu không gắn với trách nhiệm cá nhân thì việc xác định tốt/xấu, tiết
kiệm/lãng phí, có/không có hiệu quả sẽ ít có ý nghĩa.
Thứ ba, phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát.
Yêu cầu cần đáp ứng khi hình thành trung tâm kiểm soát là ranh giới giữa các trung tâm
kiểm soát phải rõ ràng. Chỉ trên cơ sở rõ ràng thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng
phí, có/không có hiệu quả mới được đánh giá chính xác và gắn với một bộ phận hay cá
nhân cụ thể. Để đáp ứng yêu cầu này, trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần:
Gắn mỗi (một số) bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể.
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng.
Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học.
Thứ tư, việc hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với tính hiệu quả và khả
năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm soát đó.
Tính hiệu quả đòi hỏi phải hình thành hệ thống các trung tâm kiểm soát sao cho hoạt
động kiểm soát diễn ra với chi phí kinh doanh phát sinh thấp nhất có thể.
Vì gắn với chế độ trách nhiệm các nhân, mỗi cá nhân phụ trách trung tâm kiểm soát
phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm kiểm soát đó nên việc hình
thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với khả năng bao quát của anh ta. Nếu không
đáp ứng yêu cầu này, việc quy trách nhiệm cho cá nhân người phụ trách sẽ không mang
tính thuyết phục, việc thưởng phạt sẽ không công minh và do đó không có ý nghĩa.
