Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát
TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 1
BÀI 1 KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trinh Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học
Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.
4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.
5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice
Hall Australia.
6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org
8. www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài 1 trong Học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của kiểm soát trong
doanh nghiệp, đó là khái niệm về kiểm soát, vai trò của kiểm soát trong doanh nghiệp,
cách thức phân loại hoạt động kiểm soát… Trên cơ sở đó, xem xét chức năng hoạt động
kiểm soát và nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh cũng được trình bày.
Mục tiêu
• Hoạt động kiểm soát;
• Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp;
• Các cách phân loại hoạt động kiểm soát;
• Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp;
• Nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh;
• Tìm hiểu thực trạng nợ nước ngoài của Việt Nam.
Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát
2 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203
Tình huống dẫn nhập
Vào sáng thứ hai, anh Bình, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm
tra, bỏ phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải
thực hiện xong trước chiều thứ 6.
Anh Bình khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian
cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc
sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các
trang thiết bị văn phòng sẵn có.
Anh Bình tự tin rằng anh đã thu xếp mọi công việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến triển như kế
hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc.
Vài ngày trôi qua, anh Bình thấy rằng, nhóm gửi thư vẫn đang làm việc tất bật. Thứ sáu đã đến
và anh bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 13.000 thư. Không còn cách nào
khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và ngày thứ bảy để có thể
gửi đi hết số còn lại – dù vậy vẫn chậm một ngày.
1. Nếu bạn là anh Bình và bạn sẽ làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành
đúng thời hạn?
2. Hãy đưa ra hai đề nghị?
Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát
TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 3
1.1. Các vấn đề chung về kiểm soát
1.1.1. Khái niệm
Kiểm soát đã tồn tại từ khi xuất hiện các hoạt động
kinh doanh. Hoạt động kinh doanh càng phát triển thì
kiểm soát lại càng chiếm một vị trí quan trọng trong
quá trình quản lý doanh nghiệp. Thông qua các hoạt
động kiểm soát, nhà quản trị đánh giá và chấn chỉnh
hoạt động của doanh nghiệp mình với mục đích là giữ
cho tổ chức đi đúng con đường mà họ mong muốn và
bảo vệ được tài sản trong kinh doanh.
Khái niệm kiểm soát lúc đầu được sử dụng như một
phương pháp giúp kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập
kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một bộ phận chủ yếu trong hệ thống quản trị
doanh nghiệp. Không có định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ
khác nhau, có các định nghĩa khác nhau.
Theo Schoderbek, Peter P. Richard A. Cosier and John C. Aplin (1988), kiểm soát là
hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn. Với định nghĩa này có thể thấy
kiểm soát chính là việc xây dựng các tiêu chuẩn, sau đó sẽ đánh giá dựa trên các tiêu
chuẩn đã được thiết lập và cuối cùng sẽ chỉnh sửa các sai lệch (nếu có). Ở đây mặc dù
đã nói đến các hoạt động trong quá trình kiểm soát nhưng lại không chỉ chi tiết xem tổ
chức cần dựa vào đâu để xây dựng tiêu chuẩn này.
Theo Jones and George (2003), kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết
tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các
hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Ở đây kiểm soát là một chuỗi các hoạt
động hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và quá trình kiểm soát là phương
tiện nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình. Với định nghĩa này
mặc dù đã đưa ra các mục tiêu cần đạt được nhưng lại không đưa ra các tiêu chuẩn cụ
thể để giúp doanh nghiệp đánh giá các hoạt động của mình.
Theo H.Fayol trong kinh doanh, kiểm soát được hiểu là việc đo lường và điều chỉnh
hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp để tin chắc rằng các
mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành.
Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là: “Quá trình xác định thành
quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó
phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp
cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh
nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”. Từ định nghĩa trên, có thể thấy những điểm nổi
bật.
Kiểm soát là một chuỗi hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh
nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Nó là phương tiện giúp
doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.
Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát
4 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203
Kiểm soát không chỉ đơn thuần là những chính
sách, thủ tục, biểu mẫu… mà còn bao gồm những
con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị,
Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban.
Kiểm soát cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ
không đảm bảo tuyệt đối hóa các mục tiêu được
thực hiện. Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm
soát có thể tồn tại yếu kém, những sai lầm của con
người dẫn đến mục tiêu không được thực hiện, kiểm soát chỉ có thể ngăn ngừa và
phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng không thể xảy ra.
Như vậy, có thể thấy hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu:
Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung thực, chính
xác, kịp thời nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt
được hiệu quả cao nhất.
Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách chứng từ kế
toán phải được bảo vệ dể tránh bị mất mát, hư hỏng hoặc bị lạm dụng.
Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành: ngăn ngừa mọi sự chồng chéo hoặc
vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử
dụng tài sản không đúng mục đích, sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, quy định đã đề ra của Hội
đồng quản trị và Ban giám đốc, từ đố nhằm giúp mọi thành viên trong đơn vị tuân
thủ các chính sách và quy định đã đề ra của doanh nghiệp.
Để một doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, cần kiểm soát dài hạn và ngắn hạn, kiểm
soát ngay trong quá trình hình thành mục tiêu (kiểm soát tương lai) và kiểm soát
hướng các hoạt động theo mục tiêu (kiểm soát thực hiện), kiểm soát hoạt động kinh
doanh (sản xuất cái gì, cung cấp cho ai, ở thị trường nào,…) và kiểm soát hoạt động
quản trị kinh doanh (hoạt động định hướng, tổ chức và kiểm soát nguồn lực,…).
Nhiều nhà quản trị cho rằng kiểm soát là một trong các chức năng quan trọng của
quản trị doanh nghiệp: định hướng – tổ chức – phối hợp – điều khiển – kiểm soát.
Trong hoạt động quản trị kinh doanh kiểm soát liên quan đến mọi hoạt động quản trị
khác nhằm đảm bảo được kết quả thực tế phù hợp, nhất quán với kết quả đã được
hoạch định. Tuỳ theo quy mô cũng như từng lĩnh vực hoạt động quản trị cụ thể mà
hoạt động kiểm soát có nội dung cũng như đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn,
phương pháp và công cụ thích hợp.
Theo quá trình phát triển của khoa học quản trị kinh doanh, kiểm soát luôn được coi là
một chức năng của quản trị doanh nghiệp và là một trong các chức năng quản trị cơ
bản dù trước đây quan niệm quản trị doanh nghiệp gồm 5 chức năng (định hướng, tổ
chức, phối hợp, điều khiển, kiểm soát), quan niệm quản trị doanh nghiệp có 3 chức
năng (định hướng, tổ chức và kiểm soát) hay ngày nay có tác giả quan niệm 4 chức
năng pha trộn (định hướng, tổ chức, quản trị nhân lực, kiểm soát).
Kiểm soát với tư cách một chức năng của hoạt động quản trị hoàn toàn không tách rời
mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác. Chính sự gắn liền chức năng
kiểm soát với các chức năng quản trị khác đã làm cho hoạt động kiểm soát tiến hành
một cách liên tục.
Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát
TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 5
1.1.2. Lịch sử phát triển
Thuật ngữ kiểm soát đã được nhắc đến từ rất sớm. Ở Anh khái niệm kiểm soát được
sử dụng ở lĩnh vực quản lí nhà nước từ thế kỉ 15.
Ở Mỹ năm 1778 đã xuất hiện nhân viên kiểm soát cân đối giữa ngân sách và nhiệm vụ
của Nhà nước và năm 1863 xuất hiện trong lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm
soát chỉ đạo kiểm soát ngân hàng. Năm 1880 công ty
Đường sắt Mỹ là doanh nghiệp đầu tiên hình thành bộ
phận kiểm tra. Bộ phận này có chức năng tổng hợp của
một “thư kí” và một chuyên gia. Lúc này, nhiệm vụ
kiểm tra tài chính đóng vai trò nổi trội. Doanh nghiệp
công nghiệp đầu tiên có nhân viên kiểm soát là công ty
General Eletric. Trong những năm sau đó, kiểm soát ở
khu vực kinh doanh tư nhân chỉ lan tỏa ở phạm vi hẹp.
Năm 1900 chỉ 8 trong số 175 công ty Mỹ có bộ phận kiểm soát. Đến năm 1929, thuật
ngữ Kiểm soát được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên bang
Mỹ, theo đó, kiểm soát được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản
khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để giám sát
hoạt động của tổ chức. Có thể thấy, từ những năm đầu thế kỉ 20 kiểm soát bắt đầu phát
triển mạnh ở Mỹ vì:
Quá trình tập trung hóa đã làm xuất hiện các vấn đề về thông tin và sự phối hợp ở
các doanh nghiệp lớn.
Gắn liền với tự động hóa là sự tăng lên của chi phí kinh doanh cố định và giảm
tính mềm dẻo của kinh doanh.
Các công cụ quản trị mới được thử nghiệm trong thực tế.
Sự phản ứng kém hiệu quả trước khủng hoảng kinh tế thế giới dẫn đến xuất hiện
nhu cầu về công cụ quản trị có hiệu quả hơn.
Trong bối cảnh đó tất yếu phải tăng cường nhiệm vụ của kiểm soát. Nếu như đến lúc
đó, các nhà kiểm soát mới chỉ thực hiện nhiệm vụ ở các giao dịch ngân hàng lớn thì từ
lúc đó trở đi, họ đã đảm nhận nhiệm vụ kế hoạch hóa và phối hợp. Ở các công ty kinh
doanh lớn của Mỹ nhà kiểm soát thường là thành viên của ban lãnh đạo. Nhằm nâng
cao tính chuyên nghiệp của kiểm soát, năm 1931 đã thành lập Viện Kiểm soát Hoa Kì
và năm 1962 viện này được đổi tên thành Viện Hành pháp tài chính. Nhiệm vụ của
kiểm soát được mở rộng. Hiệp hội của viện kết nạp 800 – 1000 doanh nghiệp lớn ở
Hoa Kì. Từ năm 1934 Viện xuất bản tạp chí “Kiểm soát” và từ năm 1962 xuất hiện
thuật ngữ “Hành pháp tài chính”.
Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm soát có nguồn gốc từ lĩnh vực kế toán tài chính và ở
chức năng kiểm tra, kiểm soát tài chính. Sau này, kiểm soát được hiểu với nhiều góc
độ khác nhau nhưng có thể đánh giá chung phạm vi kiểm soát càng ngày càng được
mở rộng. Càng ngày, càng có nhiều doanh nghiệp chú ý đến và coi trọng hoạt động
kiểm soát. Mặc dù đến tận những năm 60 ở Mỹ chỉ xuất hiện kiểm soát ở khu vực nhà
nước thì đến năm 1974 có tới 90% các doanh nghiệp lớn Mỹ thực hiện kiểm soát.
Trên cơ sở các nghiên cứu đã được công bố ở Đức, từ năm 1954 kiểm soát mới phát
triển tích cực. Vào những năm 80, số lượng các điểm kiểm soát ở doanh nghiệp đã