HỌC PHẦN KIỂM TOÁN NỘI BỘ
BÀI GIẢNG CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN
Sau khi hoàn tất công việc chuẩn bị kiểm toán, KTV chuyển sang giai đoạn
kiểm toán, bao gồm những công việc được tiến hành tại đối tượng kiểm toán để đi
đến một báo cáo kiểm toán. Giai đoạn thực hiện kiểm toán bao gồm các bước sau:
1/ Khảo sát sơ bộ;
2/ Xem xét đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB);
3/ Thực hiện các thử nghiệm mở rộng (nếu cần);
4/ Xử lý các phát hiện kiểm toán (nếu có).
Trong Chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu về các thủ tục kiểm toán được
tiến hành trong từng bước nói trên.
3.1. Khảo sát sơ bộ
3.1.1. Khái quát về bước khảo sát sơ bộ
Các công việc đầu tiên trong giai đoạn thực hiện kiểm toán là khảo sát sơ bộ,
được tiến hành theo trình tự sau đây:
- Họp tiền kiểm toán;
- Tham quan doanh nghiệp;
- Nghiên cứu tài liệu;
- Lập bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán;
- Tiến hành các thủ tục phân tích.
Các đối tượng này cung cấp cho KTV đốiợng kiểm toán một sự chuẩn
bị cho cácớc kiểm tra chi tiết sắp tới. Tuy nhiên, KTV cần chú ý rằng công việc
khảo sát bộ này không thể thay thế cho việc kháo sát kiểm soát nội bộ trong giai
đoạn chuẩn b kiểm toán. Việc tìm hiểu KSNB trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
giúp cho KTV khảo sát bộ nhanh hơn giảm thiểu thời gian cần thiết trước khi
bắt tay vào thực hiện kiểm toán. Trên nhiều phương diện, việc khảo sát bộ
phần mở rộng của công tác chuẩn b kiểm toán, chỉ khác chỗ được thực hiện
trực tiếp với đối tượng kiểm toán thay vì ti bộ phận KTNB.
Khảo sát bộ ý nghĩa quan trọng trong quy trình kiểm toán do những
nguyên nhân sau đây:
- Khảo sát bộ cho phép KTV hội thu thập các thông tin ban đầu tại
“hiện trườn”, các thông tin này thể rất giá trị trong việc tìm hiểu tình hình
hoạt động hiện tại của đối tượng kiểm toán và hệ thống KSNB;
- Khảo sát bộ cho phép kiểm toán viên xem xét lựa chọn phương pháp
kiểm toán tối ưu, trên cơ sở xem xét các thông tin mới thu thập được;
- Khảo sát bộ cho phép KTV xem xét đánh giá các ý kiến kiến nghị
của đối tượng kiểm toán;
- Việc kháo t bộ nếu không được triển khai tốt sẽ làm cho công việc
thực hiện kiểm toán trở nên kém hiệu quả KTV thể phải mất thời gian nhiều
hơn cho việc kiểm tra những chỗ không cần thiết nhưng lại b qua những vấn đề
quan trọng.
3.1.2. Họp tiền kiểm toán
Cuộc họp bao gồm các thành viên của đoàn kiểm toán Ban giám dốc của
đối tượng kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán thường chủ trì cuộc họp.
Cuộc họp cần đạt được những mục tiêu sau:
- Tạo tinh thần hợp tác giữa các bên;
- Truyền đạt thông tin về cuộc kiểm toán cho đối tượng kiểm toán;
- Thu thập các thông tin cần thiết cho cuộc kiểm toán;
- Tạo lập và khuyến khích sự tin tưởng lẫn nhau.
Thiết lập chương trình buổi họp:
KTV nên liên hệ trước với đối tác kiểm toán để lên kế hoạch (chương trình)
cho cuộc họp. Chương trình này phác thảo những vấn đề cần giải quyết trong cuộc
họp. Nội dung chính của cuộc họp giới thiệu cuộc kiểm toán về các khía cạnh
như mục đích phạm vi của cuộc kiểm toán, người thực hiện thời gian tiến
hành.
Trong cuộc họp, KTV nội bộ không nên trao đổi về các thủ tục kiểm toán với
đối tượng kiểm toán chi nên thảo luận về các tài liệu cần kiểm tra, những nhân
viên cần phỏng vấn những hoạt động cần được xem xét. Không để khách thể
kiểm toán biết về các thủ tục kiểm toán KTV sẽ thực hiện phòng trừ khả năng
“đối phó” và ảnh hưởng không tốt đến kết quả cuộc kiểm toán.
rất nhiều cách tổ chức sắp xếp nội dung trao đổi của buổi họp, dưới
đây là một trình tự thường được dùng:
- Giới thiệu những thành viên tham dự trong cuộc họp;
- Trình bày sơ lược về cuộc kiểm toán (phạm vi, mục tiêu,…);
- Lắng nghe và ghi nhận các vấn đề mà đối tượng kiểm toán quan tâm;
- Bàn về việc phối hợp công tác kiểm toán với các hoạt động của đối tượng
kiểm toán;
- Thảo luận các loại thông tin cần thiết trong cuộc kiểm toán phạm vi hỗ
trợ của đối tượng kiểm toán;
- Thời hạn và mẫu biểu của Báo cáo kiểm toán.
Một số nguyên tắc cần quán triệt:
(1) Tạo không khí phù hợp trong cuộc họp: Không khí trong cuộc họp phải
thể hiện tính chuyên nghiệp của KTV. Tức bầu không khí cuộc họp không quá
thoải mái cũng không quá căng thẳng. Nếu thoải mái quá thân mật, KTV sẽ khó
thực hiện chức năng của mình. Ngược lại, nếu quá kiểu cách và căng thẳng, KTV
thể vấp phải sự đối phó và bất hợp tác. Điều quan trọng là tạo cảm giác thoải mái và
thái độ phối hợp, tôn trọng của khách thể kiểm toán theo phương châm càng ít can
thiệp vào các hoạt động của khách thể kiểm toán càng tốt.
(2) Tạo sự tin tưởng lẫn nhau: KTV có được tin tưởng hay không tuỳ thuộc
vào vị trí của bộ phận KTNB trong tổ chức uy tín, bản lĩnh nghề nghiệp của
KTV. Những hành động của KTV tại cuộc họp chỉ thể tạo dựng sự tin tưởng
một mức độ nhất định. Do đó, KTV cần liên tục chú ý để củng cố uy tín tránh
những tác động xấu đến sự tin ởng của khách thể kiểm toán. KTV cần trang
phục chỉnh tề, phong ch chững chạc, duy trì thái độ điềm tĩnh, khách quan, công
bằng, không phô diễn, tôn trọng khách thể kiểm toán trong suốt quá trình kiểm toán
và quan trọng là cần một khả năng chuyên môn vững vàng.
(3) Biên bản cuộc họp: Cần phải ghi chép biên bản đầy đủ về cuộc họp.
Biên bản này đính kèm với chương trình buổi họp được lưu giữ trong hồ sơ kiểm
toán.
3.1.3. Tham quan doanh nghiệp
KTV cần lên kế hoạch tham quan: thời gian bao lâu, khi nào bắt đầu, tham
quan những địa điểm, bộ phận, khu vựco; tiếp xúc, phỏng vấn ai, tập trung quan
sát ai cái gì, Thời gian tham quan thể vài phút hoặc vài giờ tuỳ thuộc
vào quy mô của doanh nghiệp.
Trong c tham quan, KTV nên quan sát thái độ làm việc của nhân viên
mối quan hệ giữa nhân viên với Ban giám đốc doanh nghiệp. Mặc dù, KTV được
giới thiệu tiếp xúc với nhân viên của doanh nghiệp nhưng chưa nên đặt các câu
hỏi sâu về hoạt động trong doanh nghiệp. KTV cần lưu ý và ghi chép lại những biểu
hiện bất thường, những thao tác chưa đúng quy trình, các thiết bị chưa được sử
dụng, những thiết bị chưa được bảo trì tốt…
dụ: Bộ phận KTNB của Tổng công ty TFC thực hiện kiểm toán mức độ
tuân thủ, chấp hành quy định về an toàn lao động tại đơn vị trực thuộc Nhà máy
HP. Các KTV đã lên kế hoạch tham quan nhà máy HP trong buổi sáng (một ngày
nào đó). Theo kế hoạch đã định, tổ kiểm toán đi tham quan khu sản xuất nhằm quan
sát quy trình vận hành dây chuyền sản xuất của công nhân, quan sát việc trang b
bảo hộ lao động của công nhân, tình hình trang bị các thiết bị báo cháy và báo động
khu nhà xưởng,… Trong quá trình tham quan, KTV quan sát thấy một số công
nhân không sử dụng bảo hộ lao động như găng tay, kính, mặt nạ an toàn,…
hoặc dùng nhưng không đúng cách. Khi tham quan hệ thống nhà kho bãi tập
kết vật tư, KTV phát hiện kho không được trang bị đủ thiết bị chữa cháy. Những
phát hiện trên đều được KTV ghi chép lại và sổ tay của họ.
Việc tham quan doanh nghiệp giúp cho KTV cái nhìn tổng quan về
phương tiện, thiết bị, nhân lực hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời h tr
KTV trong việc phát triển và chuẩn bị chương trình kiểm toán.
3.1.4. Nghiên cứu tài liệu
Mặc dù KTV có tài liệu trong hồ sơ thường trực nhưng họ vẫn thu thập thêm
tài liệu bổ sung tại doanh nghiệp nhằm cập nhật các thay đổi về cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ các hoạt động của doanh nghiệp. Các tài liệu này bao gồm
chính sách thủ tục hiện hành, đồ tổ chức, lưu đồ hoạt động, c o cáo về
hoạt động và các quy định của Nhà nước liên quan.
Trong giai đoạn này, KTV không cần nghiên cứu chi tiết các tài liệu. Mục
đích của KTV khi xem xét tài liệu lúc này nhằm xem chúng bao gồm những gì,
được tôt chức bảo quản ra sao. Từ đó, KTV đánh giá về tính đầy đủ của các tài
liệu cần ; tính ngăn nắp, khoa học trong bảo quản, sắp xếp; tính an toàn trong
công tác lưu trữ; tính tiện dụng trong tìm kiếm,…
dụ: Tiếp tục về cuộc kiểm toán trong dụ bên trên. Bộ phận KTNB sau
khi tham quan khu sản xuất, quay về khu văn phòng. Quan quan sát KTV nhận thấy
tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng trên từng ngăn tủ, có dán nhãn theo chủ đề
và theo thời gian. Nhìn chung công tác bảo quản, sắp xếp hồ sơ tài liệu trên khu vực
văn phòng của Nhà máy tuân thủ đúng nguyên tắc 5S (sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ -
săn sóc - sẵn sàng). Tiếp đó, KTV kiểm tra bộ một số sổ theo dõi báo cáo về
an toàn lao động của nhà máy phát hiện tình trạng 2 quý gần đây, sổ chưa được
ghi chép cập nhật thông tin, hồ về tập huấn an toàn lao động không liên tục qua
các năm.
Trong một số doanh nghiệp, hồ thường trực được cập nhật hoá liên tục
do đó có thể cung cấp đầy đủ thông tin về đối tượng kiểm toán. Khi đó việc xem xét
tài liệu trong giai đoạn này có thể gim bớt hoặc đơn giản hoá.
3.1.5. Lập bảng mô tả về đối tượng kiểm toán
Với thông tin thu thập được, KTV lập bảng tả về đối tượng kiểm toán
hoặc cập nhật bảng mô tả trong hồ sơ thường trực.
Bảng mô tả gồm những nội dung chính như sau:
+ Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp;
+ Những giới hạn trong môi trường hoạt động;
+ Các bộ phận và chức năng trong doanh nghiệp;
+ Nguồn lực (Số lượng phân loại nhân viên, tình hình lưu chuyển tiền tệ,
đất đai, nhà xưởng và thiết bị, các hệ thống thông tin…);
+ Các cán bộ quản lý của doanh nghiệp.
Công cụ sử dụng để mô tả bao gồm: