Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư: Chương 4

Chương 4:

ĐỊNH NGHĨA VÀ

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

1. Hoạch định dự án

2. Công cụ hoạch định và lập tiến độ

Select a dream

Use your dream to set a goal

Create a plan

Consider resources

Enhance skills and abilities

Spend time wisely

Start! Get organized and go

(Roger E. Allen and Stephen D. Alllen,

Winnie-the-Pooh on Success)2

SUCCESS!

1. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

CHU TRÌNH CỦA MỘT DỰ ÁN

GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

HOẠCH ĐỊNH

Là một trong những chức năng quản lý chính

Là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh

hưởng của các sự kiện có thể xảy ra



nỗ lực kiểm soát bản chất/ xu hướng của sự thay đổi



quyết định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Quá trình quyết định trước các hành động thực hiện

trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục

tiêu dự án

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

NẾU KHÔNG HOẠCH ĐỊNH?

Không thể kiểm soát

Khó đối phó với thay đổi của môi trường

Bạn sẽ làm gi, nếu:

• Muốn lập nhóm thi Robocon?

• Muốn tô0 chức tham quan nha3 máy?

• Lập nhóm Sinh viên NCKH?

• Tô0 chức đêm văn nghê@ cho Khoa?

NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH:

oCái gì? Ai?

oKhi nào? Thế nào?

oBằng gì? Thời gian?

oChi phí? …

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

Phân tích

Phạm vi, cách thực hiện công việc, nguồn tài nguyên cần

thiết

Dự báo

Các khó khăn, phòng ngừa rủi ro

Thiết lập nguồn lực

Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực sẵn có

Phối hợp và kiểm soát

Cơ sở hợp tác giữa các đối tác dựa trên ước tính & kiểm soát

thời gian/ chi phí

Cung cấp dữ liệu

Lưu trữ cho các dự án tương lai

TẠI SAO CẦN HOẠCH ĐỊNH?

Đảm bảo đạt được mục tiêu

Đảm bảo trình tự công việc

Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng

Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

Giúp việc kiểm soát và theo dõi

Tăng cường giao tiếp/ phối hợp

Khuyến khích, động viên

Huy động vốn

Cung cấp dữ liệu

Hầu hết các khó khăn của dựán gặp phải là do thiếu kếhoạch hoặc lập kế

hoạch không đúng

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với nhà thầu

Biết rõ công việc, tránh thực hiện bừa bãi

Ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc

Dự báo cung cấp lao động

Đảm bảo những thông báo đúng được công bố, giao

hàng đúng hạn, đúng nơi, đúng số lượng

Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ

Xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án

Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc

Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát các hợp đồng

tương lai

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với khách hàng

Biết thời gian cần thiết để xây dựng

Xem xét sự hiệu quả của vốn đầu tư theo

tiến triển của dự án

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với kiến trúc sư/ kỹ sư

Dựbáo tốcđộ tiến triển các hoạtđộng

chính dựa trên thông tin nhà thầu cung

cấp

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với các đối tác liên quan

Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu

phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, cơ quan

địa phương

Biết những giai đoạn của dự án, khi nào

công việc thực hiện

CHI PHÍ CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lĩnh vực CP. Hoạch định/

Tổng CP. dự án (%)

Ngành công nghiệp hóa dầu

Những dự án thường xuyên

thay đổi thiết kế, đòi hỏi nhà

hoạch định làm việc toàn phần

trên công trường

Những dự án công nghiệp phức

hợp

Những dự án xây dựng phức tạp

Những dự án thiết kế với một ít

thay đổi sau hợp đồng

2 – 4

1 – 2

0.5

AI LẬP KẾ HOẠCH?

Kế hoạch được thiết lập Mục đích Phạm vi kế

hoạch

Phạm vi

c.trình

Phạm vi

t.gian

Đơn vị

t.gian

Mức độ

chi tiết

Cho Bởi

Chính phủ

Chính quyền

địa phương

DN nhà nước

GĐ dự

án

Hoạch định về

quản lý

Tổng quan dự án Chương

trình dự án

phác thảo

Toàn bộ

dự án

Tháng Thấp

DN tư nhân GĐ dự

án

Hoạch định về tài

chính

Tổng quan dự án Chương

trình dự án

phác thảo

Toàn bộ

dự án

Tháng Thấp

ả

Nhà quản lý dự

án

Nhà

QLDA

Phối hợp thiết kế

và xây dựng

Thiết kế, cung

cấp tài liệu, ký

hợp đồng, xây

dựng, bảo trì,

chuyển giao

Đại cương

và chi tiết

chung

Thiết kế

dự án và

xây dựng

Tuần Thấp –

Trung bình

Nhà thầu NV

nhà

thầu

Kế hoạch mời thầu

Kế hoạch công việc

Các hoạt động

chi tiết

Đánh giá kế

hoạch mời thầu

Chương

trình xây

dựng

Giai đoạn

xây dựng

Tuần Trung bình

Kỹ thuật NV

nhà

thầu

Kế hoạch hợp

đồng

Kế hoạch công

việc

Nhà thầu

Nhà thầu phụ

Đại diện KT

nhà

thầu

Kế hoạch nguồn

lực

Công việc, hạng

mục chính c.trình,

NVL…

Chương

trình ngắn

hạn

6 – 10

tuần

Ngày Trung bình

– Cao

Đốc công

Đội trưởng thi

công

nhà

thầu

Chi tiết bố trí công

trình/nguồn lực

Công việc, nhân

lực, giám sát sử

dụng

Chương

trình hàng

tuần

1 – 2

tuần

Nửa ngày Cao

CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Xác định

mục tiêu

Xác định

công việc

Tổ chức

Kế hoạch nguồn

lực và tài chính

Lập tiến độ

Kế hoạch

kiểm soát

Làm chi tiết thiết kế dự án

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

Tiêu chuẩn SMART:

Cụ thể (Specific)

Đo được (Measurable)

Phân công được (Assignable)

Thực tiễn (Realistic)

Hạn chế thời gian (Time-bound)

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

Xác định phạm vi dự án

Xác định và mô tả mọi hoạt động chính

của dự án

Mô tả kết quả của dự án

Dự tính thời gian, ngân sách và nguồn lực

cần thiết khác

Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án

Công cụ:

Cấu trúc phân tích công việc hay cấu trúc phân việc -WBS (Work

Breakdown Structure).

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

WBS dạng sơ đồ khối

Dự án

A B C

A1A2A3An

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

WBS dạng liệt kê

1.0.0 Dự án

1.1.0 Công tác A

1.1.1 A1

1.1.2 A2

1.1.3 …

1.2.0 Công tác B

1.2.1 B1

1.2.2 B2

1.2.3 …

1.3.0 Công tác C

1.3.1 C1

1.3.2 …

=> WBS là công cụ quan trọng nhất và là cơ sởcho tất cả các bước

lập kếhoạch và kiểm soát. 20

Bài giảng Quản lý dự án cho kỹ sư: Chương 4 - Lê Phước Luông