Chương 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
1
1. CẤU TRÚC TỔCHỨC
2
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm
Tổchứclà một nhóm ngườiđược sắp xếp theo
một trật tựnhấtđịnh để có thểcùng phối hợp hoạt
động với nhau để đạtđến mục tiêu của tổchức.
Cấu trúc tổchứclà một kiểu mẫuđượcđặt ra để
phối hợp hoạtđộng giữa các người trong tổchức.
Caáu truùc
Muïc tieâu
B
A
Nhieàu ngöôøi
3
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
4
Phân chia bộ
phận
•Chức năng
•Sản phẩm
•Khách hàng
•Lãnh thổ
•Quá trình
Mục tiêu
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền:
•Quyền hạn
•Trách nhiệm
•Tính chịu trách
nhiệm
Cấu trúc tổ chức
• Dạng chức năng
• Dạng dự án
• Dạng ma trận
4
Theo
Chức năng
Theo
Ma Trận
Theo
Dự án
Chia xẻ dữ liệu
Chia xẻ nguồn lực
Ít phức tạp
1 loại công nghệ
Cần phản hồi nhanh
Nhiều loại Công nghệ
Phức tạp
Nguồn lực nhỏ
Ít ổn định
Công nghệ hỗn hợp
Tổ chức không đặc biêt
Muốn giảm chi phí
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Theo
Chức năng
Theo
Ma trận
Theo
Dự án
Cao
Thẩm
quyền
Nhà
QLDA
Thấp
Phổ của các kiểu tổ chức
Cty về các tiện ích (Utility)
(Điện,nước) (vận hành thường xuyên)
Công ty
Xây dựng
(Theo dự án)
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG
Dựán được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ
phận chức năng hoặc các nhóm trong bộphận chức thích hợp. Dự
án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao
7
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài chính
Phó GĐ
Marketing
Phó GĐ
Sản xuất
Phó GĐ
Kỹ thuật
Khuyến
mãi
Bán hàng
…
Nghiên
cứu thị
tr
ườ
ng
Sản xuất
Kiểm tra
chất lượng
…
Quản lý
tồn kho
Kỹthuật điện
Kỹ thuật
cơ
…
Thiết kế7
Ưuđiểm:
Sửdụng hiệu quảcác kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơcấu tổchức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cảcác hoạtđộng đều có lợi từnhững công nghệhiệnđại nhất
Tiên liệu trước những hoạtđộng trong tương lai để phân bổnguồn lực
Sửdụng hiệu quảcác yếu tốsản xuất
Ổnđịnh và phát triển nghềnghiệp lâu dài cho nhân viên
Phù hợp cho loại hình sản xuấtđại trà
Nhượcđiểm:
Không có quyền lực dựán tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho
dựán tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dựán
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
Có khuynh hướng quyếtđịnh theo những nhóm chức năng có ưu thếnhất8
8
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG
Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổgồm những
thành viên nòng cốtđược chọn từnhững bộphận chức năng khác nhau
trên cơsởlàm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng
không có sựtham gia chính thức
9
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Dựán 1
Phó GĐ
Dựán 1
…Phó GĐ
Dựán 1
Kỹthuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Kỹthuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
9
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN
Ưu điểm:
Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Nhược điểm:
Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc. 10
10
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN
Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự
án.
11
Chủtịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài
chính
Phó GĐ
Marketin
g
Phó GĐ
Sản
xuất
Phó GĐ
KỹthuậtPhó GĐ
QL các dự
án
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dựán 3
11
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt
Động lực và cam kết được cải thiện
12
Nhược điểm:
Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 12
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Các nhân tốtrong lựa chọn cấu trúc tổchức
Sốlượng dựán và mứcđộ quan trọng tương đối giữa các dựán
•Dựán có thường xuyên diễn ra?
•Có mứcđộ quan trọng tương đối giữa các dựán?
Mứcđộ không chắc chắn (không ổnđịnh) trong các dựán
•Hệthống kiểm soát phản hồi
Các dạng công nghệ được sửdụng
•Sốlượng công nghệsửdụng? Thời gian sửdụng?
Mứcđộ phức tạp của dựán
Thời gian của dựán
Nguồn lựcđược sửdụng trong các dựán
Chi phí cố định
Các yêu cầu vềdữliệu13
13
2. NHÓM DỰÁN
14
NHÓM DỰ ÁN (1)
Nhóm dựán là gì? (What is a project team?)
Nhóm dựán là mọi người cùng làm việc với nhau để đạtđược
mục tiêu chung
Mụcđích là nhằmđạtđược hiệu quảtổng hợp (Synergy), nghĩa
là, đạtđược “tốiưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tốiưu cục
bộ”
15
Nhà
QLDA
Người lập
kế hoạch Kỹ sư
Kế
toán
Thư ký
Người
mua sắm
Người
thực hiện
Người
thiết
kế
Người
phác
họa
15
NHÓM DỰ ÁN (2)
Các hoạtđộng trong 1 nhóm dựán
Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin
đề xuất
Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Nhóm quản lý: tổchức, quản lý con người & tài nguyên
“Nhóm” & “Tập thể”?
16
Thành viên của một tập thểThành viên của một nhóm
- Có các mục tiêu chung
- Thực hiện những hành động cá nhân
- Tạo ra những thành quả cá nhân
- Sử dụng những ảnh hưởng
- Chia sẻ các mục đích
- Thực hiện những hành động hợp tác
- Tạo ra những thành quả tập thể
- Hình thành những sản phẩm nhóm
có thể xác định & đo được
16
NHÓM DỰ ÁN (3)
17
–Để đạtđược cam kết tiếnđộ,
khối lượng công việc phải
được phân công tới nhiều
người.
– Phạm vi của dựán đòi hỏi
phải có nhiều kỹnăng mà một
người không có khảnăng biết
hết.
–Động não nhóm và thảo luận
là một cách làm việc theo
nhóm để đưa ra các ý kiến, ý
tưởng và giải quyết vấnđề.
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
–Để thỏa mãn nhu cầu xã
hội của cá nhân, muốn trở
thành một cái gì đó hay một
phần của nhóm.
–Để chia sẻrủi ro vớicác
thành viên khác.
–Đểcủng cốlòng tựtrọng.
Mọi người muốn giới thiệu
chính họ. Theo cách này họ
sẽxác định được mối quan
hệvới người khác, nhưlà
một thành viên của nhóm hay
công ty. 17
NHÓM DỰ ÁN (4)
18
– Mang mọi người trong nhóm
lại với nhau để thực hiện quá
trình ra quyếtđịnh.
– Nhóm dựán thường đưa ra
những quyếtđịnh nhiều rủi ro
hơn những quyếtđịnh của
từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc đẩy
– Hỗtrợcho các thành viên
nhóm khác khi họyêu cầu
giúp đỡ.
Mục đích của nhóm
DA
Mục đích của thành viên
nhóm DA
–Đây là cách để nhậnđược
sự ủng hộtrong việc thực
hiện các mục tiêu của họ.
– Nhóm tạo một ngôi nhà tâm
lý cho các cá nhân.
18
NHÓM DỰ ÁN (5)
Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm
19
LỢI ÍCH KHÓ KHĂN
- Nâng cao được thành quả
- Xây dựng hiệu quả tổng hợp
- Nâng cao khả năng sáng tạo
- Giảm bớt căng thẳng và các
mâu thuẫn
- Giải quyết vấn đề một cách hiệu
quả
- Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh
thần, sự quan tâm và sự tin tưởng
-Đương đầu với thử thách
- Tốn thời gian và công sức
- Ra quyết định chậm
- Dẫn đến xu hướng nhóm tách
rời khỏi tổ chức “Mẹ”
- Hình thành bè phái
19
NHÓM DỰ ÁN (6)
Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả
Kỹ năng của các thành viên trong nhóm
Cấu trúc tổ chức
Kiểu quản lý
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu quả
•Biết lắng nghe
•Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
•Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
•Tập trung: nội dung, cảm xúc
• Giải quyết mâu thuẫn
20
20