Bài 6: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ
98 QTTN_Bai6_v1.0013111214
BÀI 6 HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN
TRỊ HÀNG DỰ TRỮ
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
Giáo trình Quản trị tác nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Trang Web môn học.
Nội dung
Thực chất, nội dung và vai trò của hàng dự trữ;
Các phương pháp quản trị hàng dự trữ;
Thực chất của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu;
Kỹ thuật lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
Mục tiêu
Giúp sinh viên hiểu rõ về hoạt động dự trữ và lập kế hoạch nguyên vật liệu;
Nắm rõ và có khả năng ứng dụng các phương pháp và kỹ thuật quản trị hàng dự trữ và
lập kế hoạch nguyên vật liệu.
Bài 6: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ
QTTN_Bai6_v1.0013111214 99
Tình huống dẫn nhập
Hàng dự trữ ở Amazon
Khi triển khai hoạt động kinh doanh mang tính cách mạng vào năm 1995, trang web
Amazon.com dự định phát triển thành một doanh nghiệp bán lẻ “ảo”- không có hàng tồn kho,
không có kho chứa hàng, không có chi phí dự trữ - mà chỉ cần một hệ thống máy tính có nhiệm
vụ nhận các đơn hàng và ủy quyền cho doanh nghiệp khác hoàn thành các đơn hàng đó. Tuy
nhiên mọi thứ không diễn ra suôn sẻ và đơn giản như vậy. Hiện tại, Amazon lưu trữ trong kho
hàng triệu mặt hàng (70% các mặt hàng xung quanh nước Mỹ và 30% là ở Châu Âu) cần gấp đôi
mặt bằng của tòa nhà Empire State.
Vậy tại sao lại tồn tại hàng dự trữ trong doanh nghiệp?
Bài 6: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ
100 QTTN_Bai6_v1.0013111214
6.1. Quản trị hàng dự trữ
6.1.1. Thực chất, vai trò của hàng dự trữ
6.1.1.1. Quan niệm về dự trữ và hàng dự trữ
Hàng dự trữ là số lượng hàng hoá được tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu
cầu trong tương lai. Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh
nghiệp (thông thường chiếm 40 - 50%). Chính vì vậy, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng
dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất
tiến hành liên tục, có hiệu quả.
Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở
dang, thành phẩm dự trữ… tuỳ theo các loại hình
doanh nghiệp mà có các dạng hàng dự trữ khác nhau.
Chẳng hạn như một ngân hàng sẽ có những phương
pháp tiêu chuẩn riêng để kiểm soát đánh giá mức tồn
quỹ về tiên mặt; một bệnh viện sẽ có những phương
pháp để kiểm sát nguồn máu, thuốc men; một xí
nghiệp may sẽ có phương pháp kiểm tra lượng nguyên
vật liệu dự trữ. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, hàng dự
trự chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất - kỹ thuật dùng vào hoạt
động. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của
họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng. Đối với
lĩnh vực sản xuất, sản phẩm trải qua một quá trình chế biến để biến dầu vào là nguyên
vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành
phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng. Trong lĩnh vực này người ta phân lại
hàng dự trữ thành 4 loại:
Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành
Tồn kho sản phẩm dở dang
Tồn kho sản phẩm hoàn chỉnh
Tồn kho các mặt hàng linh tinh khác để phục vụ sản xuất
Bản thân vấn đề dự trữ luôn có hai mặt trái ngược nhau, người bán hàng mong muốn
có nhiều hàng dự trữ để khách hàng không phải đợi lâu. Nhân viên phụ trách sản xuất
mong muốn có mức dự trữ nguyên vật liệu lớn để dễ dàng lập kế hoạch sản xuất. Tuy
nhiên bộ phận tài chính thì mong muốn mức tồn kho nhất, vì hàng tồn kho thường
chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp, mức tồn kho nhiều khiến chi phí
tăng cao, mức rủi ro lớn... Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xác định một mức
độ cân bằng giữa lượng hàng dự trữ phục vụ sản xuất, phục vụ tốt yêu cầu của khách
hàng nhưng có chi phí dự trữ ở mức tối ưu. Trong quản trị dự trữ thường đề cập đến
các loại chi phí có liên quan sau đây:
Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá
mua một đơn vị. Chi phí này có thể được hưởng giảm giá nếu mua cùng một lúc
với số lượng lớn.
Bài 6: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ
QTTN_Bai6_v1.0013111214 101
Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn
hàng. Nó bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, chi phí chuẩn bị, chi phí vận chuyển,
chi phí giao nhận hàng, kiểm tra sai sót, nhập kho, các chi phí hành chính khác...
Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Nó
bao gồm các chi phí:
o Chi phí cơ hội: khi món hàng được dự trữ thì vốn đầu tư không dùng vào mục
đích khác được hoặc lãi suất trả ngân hàng khi tồn đọng hàng.
o Chi phí cất giữ: Chi phí thuê địa điểm lưu giữ hàng hoá, chi phí hao mòn cơ sở
hạ tầng kho bãi, bảo hiểm, chi phí bảo quản.
o Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát: Chi phí do lỗi thời sẽ được phân bổ
cho các món hàng có nhiều rủi ro bị lỗi thời, mà rủi ro càng cao thì chi phí càng
lớn. Sản phẩm có thể bị hư hỏng, thối do để lâu như lương thực, hoa quả, sản
phẩm tươi sống... Chi phí mất mát là chi phí có thể do hàng hóa bị lấy cắp, thất
thoát hoặc đổ vỡ... Tổn thất khi phải bán sản phẩm mua về mà không sử dụng
nữa (do chuyển hướng sản xuất kinh doanh, chất lượng sản phẩm giảm sút).
Chi phí thiếu hàng: là những tổn thất do thiếu hàng gây nên. Từ góc độ bán hàng,
nếu thiếu hàng cung cấp, khách hàng sẽ chuyển sang đặt hàng của doanh nghiệp
khác. Từ góc độ sản xuất, trong quá trình sản xuất, thiếu hàng dẫn đến việc ngừng
sản xuất đợi nguyên liệu, ứ đọng bán thành phẩm, kéo dài thời gian giao hàng và
dẫn đến ngưng ca…
Khi nghiên cứu quản trị hàng dự trữ, chúng ta phải giải quyết hai vấn đề cơ bản là:
Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu;
Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp.
6.1.1.2. Vai trò của hàng dự trữ
Trong sản xuất kinh doanh, dự trữ hàng hoá, nguyên vật liệu là cần thiết khách quan,
vì duy trì hàng dự trữ có những vai trò sau:
Đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các
khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất. Khi
cung và cầu về một loại hàng dự trữ nào đó không
đều đặn giữa các thời kỳ, thì việc duy trì thường
xuyên một lượng dự trữ nhằm tích lũy đủ cho thời
kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Nhờ
duy trì dự trữ, quá trình sản xuất sẽ được tiến hành liên tục, tránh được sự thiếu hụt
đứt quãng của quá trình sản xuất.
Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng, trong bất kỳ thời điểm nào. Đây cũng là
cách tốt nhất để duy trì và tăng số lượng khách hàng của doanh nghiệp. Trong nền
kinh tế thị trường, việc duy trì một khách hàng là rất khó khăn, ngược lại, để mất
đi một khách hàng là rất dễ.
Phòng ngừa những yếu tố rủi ro trong sản xuất và cung ứng (những lúc máy hỏng
hoặc nguyên liệu cung cấp chưa kịp thời). Sự thay đổi của thời gian sản xuất và
vận chuyển trong suốt quá trình hoạt động cũng có thể sẽ dẫn đến sự không chắc
chắn về thời gian đáp ứng đơn hàng. Dữ trữ có thể làm giảm tác động của sự biến
đổi trên và giúp doanh nghiệp hoạt động một cách bình thường.
Bài 6: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và quản trị hàng dự trữ
102 QTTN_Bai6_v1.0013111214
Khai thác lợi thế do sản xuất và đặt mua với quy mô lớn. Doanh nghiệp có thể
được hưởng tỷ lệ chiết khấu khi mua hàng với khối lượng lớn hoặc tiết kiệm được
chi phí đặt hàng.
Dự tính trước sự tăng giá trong tương lai. Việc mua hàng trước liên quan đến mua
thêm một khối lượng sản phẩm ở mức giá thấp hiện tại hơn là mua ở mức giá cao
trong tương lai. Mua hàng với số lượng lớn hơn cần thiết sẽ dẫn đến mức dữ trữ
nhiều hơn và tăng chi phí dự trữ. Tuy nhiên, nếu như dự đoán trong tương lai giá cả
sẽ tăng, các chi phí của việc mua hàng trước sẽ có thể được bù đắp được khoản này.
Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Nhu cầu không phải lúc
nào cũng dự báo chính xác được, nó có thể thay đổi do yếu tố mùa vụ, tính chu kỳ
hoặc những biến động bất thường có thể xảy ra ngoài dự báo.
6.1.2. Các phương pháp quản trị hàng dự trữ
6.1.2.1. Kỹ thuật phân tích ABC
Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên
tắc Pareto (Pareto là một nhà kinh tế người Ý vào thế kỷ
thứ 19). Ông ta quan sát và phát hiện ra rằng có một số ít
người trong xã hội lại có thu nhập cao còn lại đa số là thu
nhập thấp hoặc trung bình.Ta cũng có thể thấy là trong
một cửa hàng bách hóa với nhiều chủng loại sản phẩm
thì phần lớn doanh thu hoặc lợi nhuận phụ thuộc vào một
vài mặt hàng; trong một doanh nghiệp hoặc một tổ chức
trong số hàng trăm nhân viên thì chỉ có một số người có
khả năng sáng tạo thực sự. Quy luật số ít quan trọng có
thể áp dụng vào quản trị hàng dự trữ.
Kỹ thuật phân tích ABC là nguyên tắc phân tích hàng hoá dự trữ thành 3 nhóm căn cứ
và mối quan hệ giữa số lượng và giá trị của chúng. Nguyên tắc này là sự cải biến của
quy luật 80:20 của Pareto. Khi áp dụng nguyên tắc Pareto cho việc quản lý hàng dự
trữ kho, người ta thường chia hàng dự trữ thành 3 nhóm như sau:
Nhóm A: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm cao nhất, với giá trị từ
70 – 80% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15%
tổng số hàng dự trữ.
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm ở mức trung bình, với
giá trị từ 15% - 25% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về sản lượng chúng chiếm
khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, khoảng 5% tổng giá tri các loại
hàng dự trữ, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55~ so với tổng số loại hàng dự trữ.
Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị hàng dự trữ có những tác dụng sau:
Thường xuyên kiểm tra và kiểm soát từng món hàng và đặc biệt là kiểm soát chặt
chẽ những mặt hàng thuộc nhóm A. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A
phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.