Hoạch định phương án ứng phó
trước một cuộc khủng hoảng
Trước một cuộc khủng hoảng
1 Nhận diện: xem xét tất cả các tình
huống có khả năng xảy ra.
2 Lên kế hoạch: hình thành những phương án đối phó
đơn giản dành cho các tình huống khác nhau. Kế hoạch
cần bao gồm:
* Thiết lập thành viên nhóm xử lý khủng hoảng;
* Người lãnh đạo nhóm và người phát ngôn truyền
thông;
* Các thủ tục để làm việc với giới truyền thông nói
chung;
* Các tiện nghi có sẵn (nơi trú ngụ, thông tin liên lạc);
* Những thông tin cơ bản;
* Số diện thoại liên lạc với những nhân vật chủ chốt.
* Bảo đảm tất cả các kế hoạch được thống nhất, chấp
thuận được cấp cao nhất hỗ trợ an toàn
* Phân phát bản sao kế hoạch cho tất cả những người
có liên quan.
* Kiểm tra định kỳ và cập nhập các kế hoạch này.
Thực hành
Nhớ rằng: trăm hay không bằng tay quen.
Thường xuyên tổ chức các buổi thực hành.
Liên hệ các dịch vụ khẩn
Tổ chức các cuộc họp báo”giả” để làm quen và huấn
luyện kỹ năng cho người phát ngôn.
Bảo đảm mọi người đều nắm rõ các thủ tục kế tiếp.
Khi xảy ra khủng hoảng
Nhanh chóng tập hợp nhóm xử lý khủng hoảng: dùng
hệ thống triệu tập
Thiết lập hệ thống truyền thông: kích hoạt tất cả các
hệ thống truyền thông
Thiết lập trung tâm xử lý khủng hoảng: tập hợp nhân
sự chủ chốt và tổ chức bảng phân công nhiệm vụ.
Tài liệu cung cấp cho giới truyền thông – báo chí:cần
tập hợp các thông tin cơ bản.
Họp báo chuẩn bị một phòng riêng nếu được.
Ghi nhận/nhật ký: khởi tạo nhật ký sự cố, trong đó ghi
nhận tất cả các sự kiện theo trình tự ngày/giờ.
Thống nhất kế hoạch thời gian: phải đảm bảo rằng tất
cả các sự kiện đều được tính toán trên cùng một quỹ
thời gian chính.
Theo dõi giới truyền thông: nên nhớ rằng những thời
hạn thường rất khách nhau giũa báo chí.TV và radio.
Quan hệ với cộng đồng: hãy theo dõi khía cạnh này.
Nó có thể là một yếu tố then chốt trong cuộc chiến
giành lại uy tính.
Lời khuyên của chuyên gia nhằm tác động chuyển
hướng giới truyền thông trong giai đoạn đầu tiên.
Các câu trả lời: hãy tìm lời khuyên của chuyên gia
nhằm tác động chuyển hướng giới truyền thông trong
giai đoạn đầu tiên.
Các câu trả lời: hãy chuẩn bị sẵn các câu trả lời cho
những câu hỏi của giới truyền thông.
Đổ lỗi trách nhiệm: không nên truy cứu trách nhiệm
hoặc nghiên cứu điều này.
Phóng viên: đừng bao giờ cung cấp thông tin không
chính thức cho giới báo chí.
Đền bù: đừng tiết lộ bất kỳ chi tiết nào liên quan đến
việc đền bù cho giới truyền thông. Đối với các tuyên
bố bảo hiểm, hãy dùng đến hình thức quảng cáo trên
báo.
Các cuộc gọi thư kỳ quặc: hãy tảng lờ tất cả những
cuộc gọi kỳ quặc. Xác nhận tất cả các bức thư ủng hộ
báo địa phương bằng hình thức quảng cáo.
Thân nhân: luôn chắc chắn rằng thân nhân đã được
thông báo trước khi được nêu cho giới truyền thông
