KỸ NĂNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
Đàm phán thường có nội dung khá phức tạp vì nó liên quan đến vấn đề tổ chức,
kinh tế, tài chính của hai bên. Nếu làm tốt giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp có thể
giành được nhiều lợi thế hơn khi đàm phán chính thức.
Chuẩn bị tốt sẽ quyết định sự thành công. Việc đầu tiên là cần thu thập các dữ
liệu cần thiết, hình thành hồ sơ gốc. Kế đó, cần phán đoán tốt. Cuối cùng là chuẩn bị
tinh thần và sức khỏe cho bản thân để được ở trong trạng thái sẵn sàng nhất, có khả
năng phản ứng khi đối mặt với các bất ngờ và phức tạp.
Về việc chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ, tránh làm các tập hồ sơ dày cộp. Càng chuẩn
bị tốt thì lượng hồ sơ cần thiết càng ít. Cách tốt nhất là nên hình thành một bản ghi
nhớ những vấn đề tranh luận chủ yếu như: tiền hùn vốn có thể có, những ưu tiên và
ràng buộc giả định, những mục tiêu, sáng kiến, những dư luận công khai về phía
mình và đối phương; những phản ứng quan trọng nhượng bộ và thoái lui tạm thời
cần dự kiến.
Cá nhân đàm phán cần tập trung phân tích chỗ mạnh và yếu của hai bên. Tìm
thông tin về những chiến lược hay mục tiêu, giải pháp thay thế, các nhu cầu tương
ứng ngắn và dài hạn, các chiến thuật, biện luận, vị thế, khía cạnh văn hóa.
Tìm hiểu đối tượng và tiêu chuẩn
Khi ấn định mục tiêu, cần lưu ý mục tiêu không phải là đơn nhất. Có thể chia
nhỏ và xếp loại thành ưu tiên, quan trọng nhưng không ưu tiên, thứ yếu. Mặt khác,
một mục tiêu có thể đi đến thỏa thuận toàn bộ hay từng phần.
Có 4 tiêu chuẩn cho một mục tiêu là hạn định (kỳ hạn, thời gian), có thể đo
được (giá trị được định lượng), miêu tả (kế hoạch hành động), được kích thước hóa
(phương tiện, giới hạn, ràng buộc). Kế đó tập trung vào suy nghĩ chiến lược, vạch rõ,
trong cuộc đàm phán này, mình sẽ đạt được cái gì, mục tiêu mà mình có thể đạt
được, các phương tiện, hành động, trường hợp đàm phán thất bại.
Cuối cùng là hướng vào tiến trình tác nghiệp và đúng mực của đàm phán.
Trước khi đàm phán thực chất, cần công bố bảng kê các luận chứng, thứ tự các vấn
đề sẽ trình bày.
Ngoài ra, nên rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như tính kiên nhẫn và óc
chính xác. Tốt nhất là phối hợp thái độ khoa học (tính chính xác) với óc nhạy bén
trong việc tìm kiếm những sự kiện và số liệu có liên quan đến đối phương. Nên biết
kìm chế cảm xúc và có khả năng vận dụng các kiến thức tâm lý học để phán đoán
những gì mà đối phương làm. Nên có nghệ thuật biết lắng nghe tập trung sự chú ý
vào những gì nghe được và những gì không nói ra. Nắm về thân thế, địa vị, tính
cách, kinh nghiệm, ai là trưởng đoàn có tính quyết định, năng lực, quyền hạn, kinh
nghiệm và sở trường của đối tác cũng là việc cần phải làm.
