Chương 4. Quản trị hoạt động
sự kiện và lễ hội
4.1 Giai đoạn trước sự kiện và lễ hội
4.2 Tổ chức tiếp đón
4.3 Truyền thông trước sự kiện và lễ hội
4.4 Giai đoạn trong sự kiện và lễ hội
4.5 Giai đoạn sau sự kiện và lễ hội
•Tiến hành trước khi lập dự toán, chương trình và sáng tạo các ýtưởng cho sự
kiện. Trong một số trường hợp đặc biệt,có thể được thành lập sau khi đã có
các kế hoạch tổ chức sự kiện tương đối hoàn chỉnh.
Trong ban tổ chức sự kiện,thường có các thành viên trực tiếp lập kế hoạch
tham gia vào ban tổ chức sự kiện.
+ Ban tổ chức sự kiện:gồm những thành viên thuộc những thành phần khác
nhau, để chủ động thực hiện, quản lý các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực
của mình trong quá trình tổ chức sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm
nhận chức trưởng ban tổ chức, quản lý sự kiện.
4.1 Giai đoạn trước sự kiện và lễ hội
4.1.1 Thành lập ban tổ chức
Trường hợp nhà đầu tư thuê và ủy quyền cho nhà tổ chức sự kiện:
+ Ban tổ chức sự kiện:được thành lập từ quyết định của nhà tổ chức sự
kiện. Nhà đầu tư sự kiện có thể yêu cầu một hay một số thành viên thuộc
đơn vị của mình tham gia vào ban tổ chức sự kiện.
+ Các thành viên này tham gia ban tổ chức sự kiện với tư cách giám sát
là chính, điều này phải được thỏa thuận trước trong hợp đồng → cần thống
nhất với chủ đầu tư về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên này,
tránh trường hợp chồng chéo và cản trở các hoạt động tổ chức sự kiện.
•Là một bảng liệt kê chi tiết các hạng mục công việc có liên quan, trong đó
xác định rõ:thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc
trong từng đơn vị thời gian, người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực
hiện.
•Bảng tiến độ thường được cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt kê các
công việc và khoảng thời gian tương ứng để thực hiện có thể là tuần, ngày,
giờ…
4.1.2 Lập tiến độ chuẩn bị tổ chức
Bảng tiến độ
Quy trình lập tiến độ
•Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện:
- Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện hoặc các hoạt động
trong sự kiện
- Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện
-Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu
- Lao động
- Trang thiết bị
- Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.
✓ Nhà tổ chức sự kiện cần phải có một bảng tiến độ chi tiết cho từng hạng
mục công việc.
✓ Việc lập tiến độ do cán bộ quản lý sự kiện chỉ đạo hoặc trực tiếp thực hiện.