BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI
˜@&?™
BÀI GIẢNG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
HÀ NỘI 2009
1
LỜI NÓI ĐẦU
Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một
hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của
nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin... dịch vụ tổ chức sự kiện đã có
những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hướng dẫn về
tổ chức sự kiện còn rời rạc, chưa được hệ thống, chưa được tiếp cận với sự phát
triển của tổ chức sự kiện của các nước phát triển trên thế giới cũng như những
đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
Đáp ứng yêu cầu dạy và học các kỹ năng nghề nghiệp về tổ chức sự kiện
trong giai đoạn hiện nay Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tổ chức biên soạn
cuốn Bài giảng tổ chức sự kiện. Đây là cuốn bài giảng có sự tham khảo, kế thừa
các tài liệu đi trước cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức phục vụ ở trong
và ngoài nước. Với nội dung tương đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu này ngoài
việc đáp ứng nhu cầu dạy và học còn có thể xem là tài liệu tham khảo tốt cho
các cán bộ quản lý, nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp tổ chức sự
kiện nói riêng và các doanh nghiệp du lịch nói chung.
Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không
nhỏ của tác giả nhằm mang tới một tài liệu tương đối hệ thống về một nghề rất
mới ở Việt Nam. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình biên
soạn, chắc chắn cuốn bài giảng này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả
xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được những ý kiến góp ý của bạn đọc.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả có tài liệu hoặc các ý
kiến mà tôi đã tham khảo, cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp ý kiến của đồng
nghiệp, cảm ơn sự quan tâm của Ban giám hiệu, phòng Kế hoạch- đào tạo, Khoa
Cơ sở ngành của Trường cao đẳng du lịch Hà Nội đã tạo các điều kiện thuận lợi
cho tôi hoàn thành cuốn bài giảng này.
2
LỜI BẠT
Để thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng tài liệu, tác giả xin được
phép lưu ý một số điểm về nội dung và thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu:
- Trong tài liệu, với một số thuật ngữ chuyên môn tác giả để nguyên gốc
tiếng Anh, hoặc có tiếng Anh đi kèm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả khi sử
dụng tài liệu. Việc biên soạn cuốn bài giảng dựa trên quá trình phân tích nghề tổ
chức sự kiện và tìm hiểu, nghiên cứu các nguồn tài liệu từ nước ngoài (trong đó
chủ yếu là tiếng Anh). Mặc dù trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã rất cố
gắng Việt hóa những thuật ngữ chuyên môn về tổ chức sự kiện (trong phạm vi
có thể). Tuy nhiên, việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh là điều
cần thiết và cũng không tránh khỏi vì những lý do cơ bản sau:
+ Thứ nhất, vì từ một thuật ngữ tiếng Anh nhưng cách hiểu về các sự vật,
hiện tượng này theo tiếng Việt rất khác nhau, chưa được thống nhất trên các tài
liệu và trong thực tế ở Việt Nam.
+ Thứ hai, từ một thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh chuyển sang tiếng
Việt thường không có từ tương đương, do đó để hiểu trọn vẹn và đủ nghĩa của 1
từ chuyên môn tiếng Anh cần phải có một cụm từ rất dài, điều này ảnh hưởng
đến việc diễn đạt nội dung trong tài liệu.
+ Thứ ba, đối với người trong nghề tổ chức sự kiện, việc sử dụng các
thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và phổ biến vì nó
phản ánh đúng bản chất nội dung cần thông tin mà mục đích của tài liệu này
được biên soạn chủ yếu phục vụ cho những người học để tham gia hoạt động tổ
chức sự kiện nên thiết nghĩ việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn bằng
tiếng Anh có thể là điều chấp nhận được.
- Đối với nội dung trong các “hộp”, chủ yếu là thông tin chúng tôi thu
thập được trên mạng Internet, báo chí, và qua tìm hiểu thực tế từ một số doanh
nghiệp. Trong các hộp này do tính đặc thù của nó chỉ mang tính chất bổ sung,
tham khảo, mặt khác nội dung trong các hộp này mang nặng tính chuyên môn,
nên chúng tôi vẫn sử dụng một số thuật ngữ tiếng Anh ở trong hộp (ví dụ như có
những chỗ sử dụng event thay cho tổ chức sự kiện, hoặc sử dụng các từ chuyên
môn khác như: decor, planer…). Ngoài ra, ngôn ngữ ở một số đoạn trong các
hộp mặc dù vẫn mang tính chất “ngôn ngữ mạng”, hoặc “văn nói” nhưng do các
hộp chủ yếu mang ý nghĩa tham khảo, bổ sung mặt khác nó mang tính “sống
động”, tính “nghề nghiệp” cao nên chúng tôi vẫn để nguyên gốc theo các nguồn
tham khảo.
3
- Trong một số nội dung được biên soạn dựa trên việc nghiên cứu và tổng
hợp từ các tài liệu nước ngoài có liên quan có thể cùng nguồn với một số tài liệu
đã được xuất bản, nhưng cách dịch, cách tiếp cận, tổng hợp có thể có những
điểm khác nhau. Bên cạnh đó, với một số thuật ngữ mang tính chất phổ biến, có
khả năng Việt hóa được (ví dụ như tổ chức sự kiện, sự kiện…) chúng tôi không
đưa ra khái niệm, mà đưa ra cách hiểu của mình trong tài liệu này (vì thực chất
cũng chưa có cuộc hội thảo hay kết luận chính thức nào về các thuật ngữ trong
tổ chức sự kiện). Nếu có những điểm khác so với khái niệm cũng như cách hiểu
của những nhà nghiên cứu khác rất mong có dịp được trao đổi để cùng thống
nhất.
Thư từ trao đổi xin vui lòng gửi về theo địa chỉ hòm thư:
ETV.VN@gmail.com. Một lần nữa, tác giả rất mong và xin được chân thành
cảm ơn các ý kiến đóng góp, trao đổi của bạn đọc.
4
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................................................................................................1
MỤC LỤC .........................................................................................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ............................................................................7
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN..............................................................................7
1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? ........................................................................................................................7
1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện ..................................................................... 11
1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện............................................................................................12
1.1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện...........................................................................................................17
1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam............................................................................19
1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN.....................................................................................................................23
1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ......................................................................................................................23
1.2.2. Theo thời gian ..................................................................................................................................24
1.2.3. Theo hình thức và mục đích .............................................................................................................24
1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN .................................................................27
1.3.1.Các yếu tố vĩ mô................................................................................................................................ 27
1.3.2. Các yếu tố vi mô...............................................................................................................................30
1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN..............................................................................32
1.4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện.................................. 32
1.4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội ..................................................37
1.4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch.................................................................................................39
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 .....................................................................................................................41
CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN........42
2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN ............................................................42
2.1.1. Mục tiêu của sự kiện........................................................................................................................42
2.1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện...............................................................................46
2.1.3. Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện ...................................................................... 47
2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN ..........................................................................................................49
2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì?........................................................................................................................49
2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện .........................................................................................................49
2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện ...................................................................................................................50
2.3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .....................................................51
2.3.1. Chương trình của sự kiện là gì?....................................................................................................... 51
2.3.2. Xây dựng chương trình cho sự kiện..................................................................................................52
2.4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ..............................................................................54
2.4.1. Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện..................................................................................54
2.4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện ...............................................................................55
2.4.3. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện......................................................................63
2.4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi.................66
2.5. ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƯ SỰ KIỆN............................68
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 .....................................................................................................................71
CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.......................................................................................................72
3.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN...............................................................................72
3.1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì? .......................................................................................................72
3.1.2. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện ........................................................................................73
3.1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện...................................................................................... 75
3.2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ...............................................................................77
3.2.1. Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện................................... 77
