THIẾT KẾ NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
HÀ NỘI – NINH BÌNH – HẠ LONG – HÀ NỘI
(3 NGÀY 2 ĐÊM)
PHẦN 1: TỔNG QUAN THIẾT KẾ VÀ ĐIỀU HÀNH
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Thiết kế tour
Thiết kế tour du lịch là quá trình lên kế hoạch, tổ chức và tạo ra một
chương trình du lịch hoàn chỉnh cho khách hàng. Nó bao gồm các hoạt động
như: Lựa chọn điểm đến; Xác định địa điểm du lịch phù hợp với sở thích, nhu
cầu và ngân sách của khách hàng; Lên lịch trình: Lập kế hoạch chi tiết cho các
hoạt động tham quan, giá cả, vui chơi giải trí, ăn uống, di chuyển, ... Đặt dịch
vụ: Đặt chỗ khách sạn, nhà hàng, vé máy bay, tàu xe, ... Tạo tài liệu: Soạn
hướng dẫn viên, bản đồ, thông tin về điểm đến, ... Marketing và bán hàng:
Quảng bá tour du lịch và bán cho khách hàng.
Mục tiêu của thiết kế tour du lịch là tạo ra một trải nghiệm du lịch hấp
dẫn, an toàn và đáng nhớ cho khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, người thiết
kế tour cần phải có kiến thức về: Địa điểm du lịch: Nắm rõ thông tin về địa điểm
du lịch như: văn hóa, lịch sử, địa lý, khí hậu, ẩm thực, ... Dịch vụ du lịch: Hiểu
rõ về các dịch vụ du lịch như: khách sạn, nhà hàng, phương tiện di chuyển, ... hu
cầu của khách hàng: Xác định sở thích, nhu cầu và ngân sách của khách hàng để
thiết kế tour phù hợp. Kỹ năng tổ chức: Có khả năng tổ chức và quản lý các hoạt
động du lịch một cách hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt với
khách hàng và các bên liên quan khác.
Thiết kế tour du lịch là một lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận.
Một tour du lịch được thiết kế tốt sẽ giúp khách hàng có một trải nghiệm du lịch
tuyệt vời và góp phần quảng bá hình ảnh du lịch của địa phương.
1.1.2. Điều hành tour
Điều hành là một chức năng của nhà quản trị. Điều hành công việc chính
là quá trình áp đặt những tư tưởng quản trị thông qua các công cụ quản trị giúp
cho cả guồng máy vận hành và đạt các mục tiêu theo đúng ý đồ của nhà quản trị.
Chức năng điều hành công việc liên quan tới rất nhiều yếu tố, rất nhiều
lĩnh vực, rất nhiều hoạt động, trong đó có các hoạt động như: xây dựng kế hoạch
làm việc, phân công, hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc và quản lý các thành viên
trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để đạt được những mục tiêu đã đề ra của
tổ chức đó.
Điều hành chương trình du lịch: Là hoạt động xây dựng kế hoạch, thực
hiện và quản lý các công việc khác nhau để thực hiện một chương trình du lịch.
Theo luật doanh nghiệp 2014 thì “người điều hành” được hiểu là người
trực tiếp quản lý và giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động của công
ty. Cách riêng trong lĩnh vực lữ hành thì người điều hành là người lên kế hoạch
chi tiết để tổ chức chuyến thăm quan du lịch cho khách hàng, từ việc xây dựng
chương trình du lịch, thực hiện đặt các dịch vụ như: vận chuyển, lưu trú, ăn
uống đến thăm quan, dịch vụ vui chơi giải trí, đến việc điều động hướng dẫn
viên... Ngoài ra còn có trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động diễn ra
trong quá trình thực hiện một chương trình tour.
Cán bộ điều hành thời gian hầu hết làm việc chính tại văn phòng nhưng
nhiệm vụ rất phức tạp và rộng lớn. Ngoài các công việc chính kể trên, cán bộ
điều hành tour còn có vai trò là người kết nối tất cả các khâu, các bộ phận, nhân
sự trong chuỗi hoạt động tạo nên một chương trình du lịch cho du khách đầy hấp
dẫn, ấn tượng, chuyên nghiệp. Cán bộ điều hành tour là người đại diện cho công
ty lữ hành làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, các bộ phận trong nội bộ
công ty.
Cán bộ điều hành tour cần có kiến thức tổng hợp về tuyến điểm du lịch,
hệ thống dịch vụ du lịch cùng kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch, tổ chức dịch vụ
và sự kiện, sử dụng tốt ngoại ngữ, nắm bắt nhanh để đáp ứng các nhu cầu của
khách hàng.
Nhiệm vụ chính của của cán bộ điều hành và phòng điều hành du
lịch gồm:
Thiết kế chương trình du lịch chi tiết theo yêu cầu đặt hàng của khách
hoặc yêu cầu phát triển sản phẩm của công ty.
Xây dựng hệ thống đối tác cung cấp dịch vụ từ vận chuyển, lưu trú, ăn
uống, điểm tham quan, các điểm vui chơi giải trí...
+ Tại một số công ty vừa và nhỏ, cán bộ điều hành còn có trách nhiệm
xây dựng và quản lý đội ngũ hướng dẫn viên.
+ Làm việc với các nhà cung cấp để đàm phán và đặt dịch vụ sao cho có
lợi nhất cho công ty.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong nội bộ công ty để thực hiện việc
bán các sản phẩm của đơn vị và phục vụ khách tối ưu nhất.
+ Phân công, bàn giao đoàn cho hướng dẫn viên du lịch để thực hiện
chương trình du lịch.
+ Phối hợp với hướng dẫn viên, các nhà cung cấp, các bộ phận liên quan
trong nội bộ giải quyết những thay đổi, phát sinh, xử lý sự cố nếu có.
+ Tổng hợp, đánh giá quá trình thực hiện một chương trình du lịch.
+ Thanh lý và quyết toán chi phí chương trình du lịch sau khi đã hoàn
thành.
1.1.3. Chương trình du lịch
1.1.3.1. Khái niệm
Theo Khoản 8 Điều 3 Luật Du lịch 2017, Chương trình du lịch là văn bản
thể hiện lịch trình, dịch vụ và giá bán được định trước cho chuyến đi của khách
du lịch từ điểm xuất phát đến điểm kết thúc chuyến đi.
Theo Charlers J.Wetelka thì chương trình du lịch được định nghĩa
“Chương trình du lịch là bất kỳ chuyến đi chơi nào có sắp xếp trước (thường
được trả tiền trước) đến 1 hoặc nhiều địa điểm và trở về nơi xuất phát. Thông
thường bao gồm sự đi lại, ở, ăn, ngắm cảnh và những thành tố khác”
Theo tác giả Gagnon và Ociepka “Chương trình du lịch là một sản phẩm
lữ hành được xác định mức giá trước, khách có thể mua riêng lẻ hoặc mua theo
nhóm và có thể dùng riêng lẻ hoặc tiêu dùng chung với nhau. Một chương trình
du lịch có thể bao gồm và theo các mức độ chất lượng khác nhau của bất kỳ
hoặc tất cả các dịch vụ vận chuyển, hàng không, đường bộ, đường sắt, đường
thủy, nơi ăn ở, tham quan và vui chơi giải trí”
Trong các văn bản quy phạm pháp luật quản lý nhà nước về du lịch ở Việt
Nam, chương trình du lịch được định nghĩa như sau: “Chương trình du lịch là
lịch trình được định nghĩa trước của chuyến duu lịch do các doanh nghiệp lữ
hành tổ chức, trong đó xác định thời gian chuyến đi, nơi đến du lịch, các điểm
dừng chân, dịch vụ lưu trú, vận chuyển, các dịch vụ khác và giá bán chương
trình”
Trong giáo trình “Quản trị kinh doanh lữ hành” của trường Đại học kinh
tế Quốc dân, chương trình du lịch được định nghĩa như sau: “Các chương trình
du lịch trọn gói là những nguyên mẫu để căn cứ vào đó người ta tổ chức các
chuyến đi du lịch với mức giá đã được xác định trước. Nội dung của chương
trình duu lịch để thể hiện lịch trình thực hiện chi tiết các hoạt động từ vận
chuyển, lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, tham quan...Mức giá của chuyến đi
bao gồm giá của hầu hết các dịch vụ và hàng hóa phát sinh trong quá trình thực
hiện”
Từ các định nghĩa trên ta rút ra các đặc trưng của chương trình du lịch
như sau:
+ Chương trình du lịch là một sự hướng dẫn việc thực hiện các dịch vụ đã
được sắp đặt trước, làm thỏa mãn nhu cầu khi đi du lịch của con người.
+ Phải có ít nhất hai dịch vụ trong chương trình du lịch và việc tiêu dùng
được sắp đặt theo một trình tự về không gian và thời gian nhất định.
+ Giá cả của chương trình duulịch phải là giá gộp các dịch vụ có trong
chương trình.
+ Chương trình du lịch phải được bán trước khi khách tiêu dùng.
1.1.3.2. Phân loại chương trình du lịch
Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh:
Chương trình du lịch chủ động: doanh nghiệp lữ hành chủ động xây dựng
các chương trình du lịch, ấn định các ngày thực hiện, tổ chức bán và thực hiện
các chương trình.
Chương trình du lịch bị động: khách tự tìm đến với doanh nghiệp lữ hành,
đề ra các yêu cầu và nguyện vọng của họ, doanh nghiệp lữ hành xây dựng
chương trình.