TÀI LIỆUĐỀ XUẤT
Người lập tài liệu: Trần Vinh Thu – 0904.17.18.09 – Version 1.0
X
XÂ
ÂY
Y
D
DỰ
ỰN
NG
G
H
HỆ
Ệ
T
TH
HỐ
ỐN
NG
G
Q
QU
UẢ
ẢN
N
L
LÝ
Ý
C
CÁ
ÁC
C
H
HỢ
ỢP
P
Đ
ĐỒ
ỒN
NG
G
T
TÀ
ÀI
I
C
CH
HÍ
ÍN
NH
H
MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU.............................................................................................................. 3 U
1.1. Thông tin về công ty PVFC ........................................................................................................ 3
1.2. Lĩnh vực kinh doanh (Business line) ........................................................................................... 3
2. CÁC MONG MUỐN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG ................................ 4
3. CÁC ĐỀ XUẤT............................................................................................................ 5
3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay................................................................. 5
3.2. Đề xuất về kiến trúc của phần mềm........................................................................................... 6
3.3. Đề xuất về các khối chức năng của chương trình........................................................................ 6
3.4. Đề xuất về qui trình triển khai và sử dụng phần mềm................................................................. 8
3.5. Các câu hỏi khác ...................................................................................................................... 8
4. PHỤ LỤC 01 – CÁC MẪU BIỂU HỢP ĐỒNG CẦN QUẢN LÝ ........................................ 9
Trang 2/9
Trang 3/9
1. GIỚI THIỆU
Tài liệu này được viết ra nhằm đưa ra một giải pháp sơ bộ để quản lý các hợp đồng cho công ty Đầu tư tài
chính Dầu khí (PVFC).
Tài liệu được viết ra bao gồm các phần:
Phần 1: Giới thiệu qua về công ty PVFC và các lĩnh vực kinh doanh của công ty PVFC. Các hoạt
động nghiệp vụ của PVFC sẽ qui định các mẫu biểu hợp đồng, do vậy việc cung cấp thông tin sơ bộ
về các hoạt động nghiệp vụ của PVFC sẽ giúp phân loại và phân biệt các mẫu hợp đồng một cách
dễ dàng hơn.
Phần 2: Trình bày các mong muốn của công ty PVFC trong việc quản lý các hợp đồng phát sinh
trong quá trình hoạt động nghiệp vụ.
Phần 3: Trình bày các đề xuất đối với việc xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý các hợp đồng
để đáp ứng được các mong muốn trình bày ở phần 2.
1.1. Thông tin về công ty PVFC
Công ty tài chính Dầu khí là một tổ chức tín dụng phi ngân hàng 100% vốn của Tổng Công ty Dầu khí Việt
Nam.
Địa chỉ: 72 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Điện thoại: 84 - 04 – 9426800
Fax: 84 - 04 - 9426796; 84 - 04 – 9426797
Thông tin về công ty được giới thiệu chi tiết ở địa chỉ: http://www.pvfc.com.vn
1.2. Lĩnh vực kinh doanh (Business line)
STT Lĩnh vực kinh doanh
1
Dịch vụ tài chính:
- Huy động vốn uỷ thác
- Tư vấn tiền gửi
- Thẩm định và tái thẩm định
- Tư vấn tài chính
- Tư vấn cổ phần hoá
2 Hoạt động thu xếp vốn
3 Hợp tác đầu tư
4
Dịch vụ uỷ thác đầu tư:
- Dịch vụ Uỷ thác đầu tư dành cho tổ chức
- Dịch vụ Uỷ thác đầu tư dành cho cá nhân
5 Tín dụng doanh nghiệp, tín dụng cá nhân
6 Kinh doanh ngoại hối
Bảng 1 - Lĩnh vực kinh doanh của PVFC
2. CÁC MONG MUỐN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
Hiện nay, tại PVFC có khoảng trên dưới 40 mẫu hợp đồng được sử dụng trong các hoạt động nghiệp vụ
với các nhóm chính sau đây:
- (1) Hợp đồng uỷ thác đầu tư
- (2) Hợp đồng tín dụng cá nhân, Hợp đồng tín dụng doanh nghiệp
- (3) Hợp đồng quản lý dòng tiền
- ...
Danh sách các mẫu biểu hợp đồng cần được quản lý được trình bày trong phụ lục 01 của tài
liệu
Qua các hoạt động nghiệp vụ, PVFC có các mong muốn sau đây đối với nghiệp vụ quản lý hợp đồng:
STT Mong muốn
1 Quản lý được thống nhất tất cả các mẫu hợp đồng trong toàn bộ công ty, từ công ty mẹ cho đến
tất cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành viên.
2 Tất cả các hợp đồng khi được lập ra sẽ phải hạn chế được việc chỉnh sửa nội dung mà chỉ được
phép in ra theo template đã qui định.
3 Dữ liệu về thông tin hợp đồng phải được tập trung hoá
4 Phải lưu vết được sự thay đổi thông tin của từng hợp đồng (qua đó giảm được việc phải thường
xuyên đi công tác xuống tận nơi từng chi nhánh, từng công ty con để kiểm tra giám sát)
5 Các hợp đồng có thể in ra từ phần mềm với những nội dung “tĩnh” và nội dung “động”.
6 Các template hợp đồng có thể được cập nhật dễ dàng mà không cần sự can thiệp của lập trình
viên
7
Các template phải đảm bảo sao cho khi người sử dụng nhìn vào sẽ dễ dàng nhận biết đâu là phần
tự động được chương trình in ra, còn đâu là phần “tĩnh” từ template để qua đó hướng sự chú ý
của người dùng vào những phần “động” và làm giảm thời gian đồng thời làm tăng tính chính xác
của công tác rà soát lại hợp đồng.
8 Tìm kiếm các thông tin về hợp đồng dễ dàng
9 Lập các báo cáo
Trang 4/9
3. CÁC ĐỀ XUẤT
3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay
STT Mong muốn Giải pháp và đề xuất
1
Quản lý được thống nhất tất cả các mẫu hợp đồng
trong toàn bộ công ty, từ công ty mẹ cho đến tất
cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành
viên.
2
Tất cả các hợp đồng khi được lập ra sẽ phải hạn
chế được việc chỉnh sửa nội dung mà chỉ được
phép in ra theo template đã qui định.
3 Dữ liệu về thông tin hợp đồng phải được tập trung
hoá
4
Phải lưu vết được sự thay đổi thông tin của từng
hợp đồng (qua đó giảm được việc phải thường
xuyên đi công tác xuống tận nơi từng chi nhánh,
từng công ty con để kiểm tra giám sát)
5 Các hợp đồng có thể in ra từ phần mềm với những
nội dung “tĩnh” và nội dung “động”.
Xây dựng một Database tập trung nằm tại trụ sở
chính của PVFC.
Trong Database đó có lưu tất cả các mẫu hợp
đồng.
Mỗi cán bộ nghiệp vụ tại PVFC và các đơn vị trực
thuộc sẽ được cấp Account để sử dụng phần mềm
và nhập các thông tin cần thiết của hợp đồng vào
chương trình. Sau đó, phần mềm sẽ kết xuất hợp
đồng ra file PDF.
Mỗi khi người dùng chỉnh sửa thông tin nào đó của
hợp đồng, phần mềm sẽ ghi lại lịch sử sử dụng
chương trình.
6 Các template hợp đồng có thể được cập nhật dễ
dàng mà không cần sự can thiệp của lập trình viên
7
Các template phải đảm bảo sao cho khi người sử
dụng nhìn vào sẽ dễ dàng nhận biết đâu là phần
tự động được chương trình in ra, còn đâu là phần
“tĩnh” từ template để qua đó hướng sự chú ý của
người dùng vào những phần “động” và làm giảm
thời gian đồng thời làm tăng tính chính xác của
công tác rà soát lại hợp đồng.
8 Tìm kiếm các thông tin về hợp đồng dễ dàng
9 Lập các báo cáo
Xem mục 3.3 - đề xuất về các chức năng của
chương trình
Trang 5/9