1
HỌC PHẦN
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
MSHP: 16091008
CHƯƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
GV. Đặng Xuân Trường Tiến sĩ, Kĩ sư Asean
E: dxtruong@hcmunre.edu.vn W: www.dangxuantruong.edu.vn B: www.dxtruong.blogspot.com F: www.facebook.com/bkdxtruong
ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG Thành phố Hồ Chí Minh
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nội dung
1. Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án
2. Hình thành đội ngũ thực hiện dự án
3. Cuộc họp mở đầu dự án
4. Lập kế hoạch thực hiện dự án
5. Cơ cấu phân chia công việc
2
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ
3
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
Xem xét ban đầu của Chủ Nhiệm Dự Án
Xác định quy mô công việc
Đảm bảo sự chấp thuận chi
Tập trung các tài liệu đã có:
phí dự án
Sự thể hiện đầy đủ của tiến
độ
•Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, dự án đầu tư
Xác định các thông tin cần thiết cho hoạt động của dự án
•Hợp đồng với chủ đầu tư
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án
• Có hợp lý không?
• Thiếu cái gì?
• Cách làm tốt nhất?
• Những thông tin cần bổ sung? Quy mô
• Cần chuyên môn nào?
• Cách thi công công trình?
• Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu
dụng trong dự án?
• Các tiêu chuẩn hoặc quy định áp
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án
Kinh phí dự trù có hợp lý không?
Dự toán được lập như thế nào?
Ai tính dự toán?
Khi nào dự toán được lập? Kinh phí
kiểm tra lại?
Có phần nào trong dự toán phải
Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh
theo thời gian và địa phương
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án
Tiến độ có hợp lý không?
nào?
Tiến độ đã được lập như thế
Tiến độ được lập khi nào? Tiến độ
Ai lập tiến độ?
Ngày hoàn thành dự án?
Các khoản thưởng hoặc phạt?
1. XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN
Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ đầu tư
• Mục đích: Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và
đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau
• Đại diện chủ đầu tư: Là người cung cấp thông tin và làm
rõ những yêu cầu của dự án. Là người phê duyệt các
quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án
thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên quan của
• Nội dung: Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các
8
đại diện chủ đầu tư với dự án
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
9
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Thành phần nhóm/đội thực hiện dự án (project team)
Tổ chức nhân sự là chìa khóa thành công của mọi dự án
Các công việc chính cần
làm
Liệt kê chi
tiết các công việc và phân nhóm công việc theo từng giai đoạn
Lựa chọn tài nguyên và chuyên môn của những người thực hiện dự án
Lập cơ cấu phân chia công việc (WBS) sơ bộ để xác định:
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Thành phần nhóm/đội thực hiện dự án (project team)
Nhóm/đội thực hiện dự án:
Nhân sự do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn
Số lượng nhân viên ϵ quy mô và độ phức tạp của dự án
Mỗi thành viên tự nhận thức vai trò của mình trong sự thành công của dự án i Chìa khóa của sự thành công
Chủ nhiệm dự án:
Giữ vai trò lãnh đạo
Tổ chức, phối hợp theo dõi quá trình thực hiện công
việc của nhóm
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án
12
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Đặc điểm của nhóm hiệu quả
• Hiểu rõ mục tiêu của dự án
• Hướng đến kết quả
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành viên
• Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao
• Có bầu không khí giao tiếp cởi mở
13
• Có sự tin tưởng cao
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Các rào cản của nhóm hiệu quả
• Mục tiêu không rõ ràng
• Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng
• Thiếu sự quyết tâm của các thành viên
• Thiếu cấu trúc tổ chức dự án
• Sự giao tiếp kém
• Sự lãnh đạo kém
• Sự thay đổi thành viên
14
• Hành vi/cư xử kém, sai lệch
2. THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Các giai đoạn phát triển nhóm
15
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG
16
3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG
Cuộc họp khởi động (1/2)
Thời điểm: Hình thành xong đội ngũ thực hiện dự án
Mục đích:
▫ Cung cấp các thông tin về mục tiêu, yêu cầu, chi phí
và thời gian của dự án
▫ Phổ biến kế hoạch thực hiện dự án
▫ Phân công công việc và trách nhiệm cho các thành
17
viên
3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG
Cuộc họp khởi động (2/2)
Cách thức tiến hành:
• Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí
• Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ chốt trước
và thời gian thực hiện dự án
khi tiến hành cuộc họp khởi động
đi quá sâu vào các chi tiết
• Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng không nên
18
• Lập biên bản cuộc họp
3. CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG
Các công việc cần làm của chủ nhiệm DA
• Phổ biến tên công trình và những thông tin liên quan
• Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và trách nhiệm của họ
• Xem lại mục tiêu, quy mô và tổng vốn đầu tư của dự án
• Xem lại kế hoạch, tiến độ và các mốc thời gian quan trọng
• Bàn bạc phân công cho các thành viên
• Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực
hiện công việc được giao
• Chuẩn bị cho cuộc họp lần tới
• Lập biên bản và phân phát biên bản cho mọi thành viên
19
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
20
4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
Mỗi thành viên của nhóm phải soạn thảo phương
án thực hiện cụ thể (WP) gồm có 3 phần chính:
CNDA thu thập các phương án thực hiện cụ thể
quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việc
từ các thành viên để tổng hợp và lập kế hoạch.
• Tiến độ tổng quát của dự án?
• Chi phí ước tính dự án?
4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
TRÌNH TỰ LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
Thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)
Thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)
Lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ các thành phần của WBS với chi phí
Liên kết OBS và WBS (tức là thiết lập cấu trúc hoạt động cơ bản cho dự án)
4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN (1/2)
Tên và mã số của dự án Mục tiêu và quy mô của dự án Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức
của dự án (OBS)
Danh mục chi tiết liệt kê các công việc Danh mục chi tiết liệt kê các nhóm công
việc.
Dữ liệu chung
Danh mục chi tiết liệt kê các công việc cụ
thể (Work Package)
Công việc
4. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
THÀNH PHẦN CỦA MỘT KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN (2/2)
Tiến độ
Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc Thời gian dự kiến thực hiện từng công việc Ngày khởi công và ngày hoàn thành các
công việc
• Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện
từng công việc
• Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc • Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh
toán hàng tháng
Chi phí
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
25
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một đồ
thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện
các công việc cần thực hiện.
“the progressive hierarchical breakdown of the project into
smaller pieces to the lowest practical
level to which cost is
applied” (Halpin, 2006)
• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án thì
phải quản lý được từng phần của dự án
26
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
• Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật
• Cung cấp thông tin phù hợp với từng cấp quản lý thuộc
tổ chức
• Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS)
▫ Xác định các công việc cần thực hiện và liên kết các công
việc lại với nhau
▫ Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành từ một
công việc cụ thể trên WBS
27
• Mục đích sử dụng:
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
Mỗi công tác nên:
• Độc lập với nhau
• Dễ dàng đo lường được tình trạng và sự hoàn thành
• Có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể
Dễ hiểu với mọi đối tượng có liên quan
• Dễ dàng ước lượng chi phí
Trách nhiệm hoàn thành công tác được phân công rõ
28
ràng
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
29
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
30
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống
31
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải
32
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
WBS: dạng biểu đề mục
1.0.0 Nhà A
• 1.1.0 Kết cấu
▫ 1.1.1 Khung
▫ 1.1.2 Móng
• 1.2.0 Hệ thống điện
▫ 1.2.1 Đường dây
▫ 1.2.2 Thiết bị
• 1.3.0 Hệ thống nước
▫ 1.3.1 Hệ thống cấp nước
▫ 1.3.2 Hệ thống thoát nước
33
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Các bước phát triển WBS
• Bước 1: Xác định mục tiêu của dự án
▫ Cái gì cần phải làm để dự án thành công?
• Bước 2: Định nghĩa các thành phần chính
thì chưa thể thỏa mãn được yêu cầu thực hiện
▫ Những gì cần thiết phải thực hiện nhưng bản thân nó
• Bước 3: Phân rã các thành phần chính thành các công
▫ Các công việc phải rõ ràng, cụ thể
việc nhỏ, chi tiết có thể làm được, quản lý được
• Bước 4: Xem xét và hiệu chỉnh lại những điều chưa
34
hợp lý trong WBS vừa được hình thành
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho
1. Xác định mục tiêu chính của dự án
• Xây nhà kho
2. Xác định các thành phần chính
• Điều hành
• Mobilization
Xây lắp
•
• Đền bù, giải tỏa
35
• Kết thúc, chuyển giao
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho
3. Xác định các thành phần chính (bậc thấp hơn)
Chuẩn bị mặt bằng
•
Nền và móng
•
Sàn
•
Tường gạch
•
Cột thép và liên kết
•
• Mái
Hoàn thiện
•
36
Xây lắp
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Ví dụ: phát triển WBS của nhà kho
3. Phân rã các thành phần thành các công việc
(gói công việc – work package)
Xây lắp
Nền và móng
• Đào móng
• Ván khuôn và cốt thép móng
• Đổ bê tông móng
4. Kiểm tra lại cấu trúc và sự hợp lý của WBS
37
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Sự phù hợp của WBS
• Mức độ chi tiết của WBS phải phù hợp với vai trò của
người sử dụng
dụng những thông tin mà họ quan tâm
• Chi tiết hay cấp bậc của WBS phải đưa cho người sử
38
Ví dụ: dự án xây dựng giảng đường B4
3. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
GÓI CÔNG VIỆC (WORK PACKAGE)
Quy mô mỗi gói công việc nên được định nghĩa để
tránh sự trùng lắp và bỏ sót giữa các gói công việc
Các gói công việc nên được định nghĩa về thiết kế,
phương pháp thi công, yêu cầu hoàn thành, ngày
hoàn thành
1. Có thể quản lý quyền lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể
2. Độc lập tối đa với nhau
3. Có thể đo lường
39
Mỗi gói công việc nên:
5. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
Bài tập
Hãy phát triển một cơ cấu phân chia công việc WBS cho việc xây dựng (giai đoạn thi công) một ngôi nhà.
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
KẾT THÚC CHƯƠNG 3 (Mời xem tiếp Chương 4)
Bài giảng được biên soạn cùng với HUNG. NGUYEN DUY, PhD Candidate (Italia)
41
Dang Xuan Truong, Ph.D
