Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm
những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên
hay bỏ sót bất cứ việc gì.
Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam kết của bản thân
trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử dụng thời gian của bạn sao cho có
lợi nhất.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của mình:
Duy trì danh sách công việc:
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm những
việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao giờ phải quên hay bỏ
sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ
tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng
những hành dộng cụ thể.
Xác định rõ thời gian:
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tự công việc
phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đó khi phải lấp đầy
khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet
tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.
Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:
Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự thật là
bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy
rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp
nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút,
chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và
chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.
Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:
Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại
trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở
email nếu bạn không có thời gian cho nó.
Hãy trật tự và ngăn nắp:
Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất.
Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Tránh sự ngắt quãng:
Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa” với nhân
viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ
và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp
1 thời điểm khác để nói chuyện.
Cùng cộng tác:
Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, cho
nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với
bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng
trừ những trường hợp bất khả kháng.
Tránh những giám sát không cần thiết:
Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách trừ
phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý báu
của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác. Nếu việc của đồng
nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu
nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang
tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.
Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật:
Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo sát-bắt
đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho toàn
bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm
những việc cần thiết hơn.
Giữ vững tiến độ:
Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dự án công việc
trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ
giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.
Lựa chọn dự án một cách cẩn thận:
Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng hết được
những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm việc
và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi, “
Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để
hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một
đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhận
thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho
phép dẫn đến quá tải.
Không trì hoãn:
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗi con người.
Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu
bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi
bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.
Tự thưởng:
Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm cả việc sắp xếp
thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho
mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy. Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly café khi bản
báo cáo chi tiết kỹ thuật hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.
Nguồn: Dân Trí