Bí quyết ký kết một hợp đồng kinh
doanh thành công
Học cách sử dụng chính xác tên công ty trong các hợp đồng kinh doanh có thể
giúp bạn tránh gặp những rắc rối liên quan đến tài chính và kiện tụng.
Tại sao tên của công ty lại quý như vàng?
Theo nghiên cứu, hầu như trên một nửa số hợp đồng được ký kết, khi mang ra
xem xét đều không ghi đúng tên của các bên tham gia ký kết hợp đồng. Chúng không
phải được viết vai về chính tả, mà bị viết sai về mặt pháp lý. Bạn nên nhớ, tên của các
bên tham gia thực hiện hợp đồng là phần quan trọng nhất của bản hợp đồng, và chúng
phải:
- Được tính đến và có mặt trong sự thỏa thuận;
- Chỉ ra như là một đối tác trong sự thỏa thuận;
- Phát âm và viết đúng chính tả;
- Chính xác về mặt pháp lý.
Điều này có nghĩa là gì?
Ba công ty: Miff Company, Moff Company và Muff Company đồng ý chia đều
chi phí thuê và sử dụng chung một gian hàng triển lãm tại một hội chợ thương mại. Họ
đã nhanh chóng đi đến việc thảo một bản thỏa thuận trên giấy tờ về việc này. Bản thỏa
thuận này đã được viết như sau:
Ví dụ A: Miff Co., Moff, và Muff Company đồng ý chia nhau chi phí thuê một
gian hàng triển lãm tại Hội chợ thương mại Uffelhoop. Mỗi bên đều có quyền sử dụng
gian hàng này.
Đã ký: Peter Pink, Georgia Grey, Steven Silver.
Trở lại bốn yếu tố quan trọng phải được thể hiện trong bản hợp đồng, bạn có
thể thấy: bản thỏa thuận này đã ghi rõ các đối tác tham gia. Nó đã thể hiện rõ ràng tên
của mỗi bên tham gia sự thỏa thuận đó, mà không cần thiết phải thông báo một cách
cụ thể hơn như: “Các bên tham gia thỏa thuận là: ...,”. Dường như tên của các bên
cũng được viết đúng chính tả. Nhưng tên thực sự của các bên tham gia sự thỏa thuận
này, xét trên khía cạnh pháp lý, liệu đã chính xác chưa? Chưa chắc.
Phần lớn các công ty đều có một tên pháp lý, gắn liền với “Giấy phép thành lập
công ty”. Trong giấy phép thành lập công ty sẽ có các thông tin như: nơi thành lập, tên
công ty, loại hình công ty và người chủ sở hữu công ty.
Bất cứ khi nào bạn sử dụng tên công ty của bạn, hoặc tên công ty trong ký kết
các hợp đồng kinh doanh nên viết chính xác như trong Giấy phép thành lập công ty. Ví
dụ, trong thỏa thuận nói trên, tên chính xác về mặt pháp lý của Miff Company là “Miff
Company Inc. of Boston ”.
Cũng có những trường hợp, tên về mặt pháp lý khác với tên mà công ty sử dụng
để tiến hành các giao dịch kinh doanh. Trong trường hợp này, để đảm bảo về mặt pháp
lý, thường có một lưu ý được đi kèm với lời tuyên bố để chỉ ra rằng tên thực sự của
công ty là thế này, còn tên công ty đứng ra kinh doanh là một tên khác. Và khi đó,
trong hợp đồng sẽ phải có từ “DBA”, viết tắt của “Doing business as” (Kinh doanh
dưới tên là). Trở lại Ví dụ A, Miff Company phải viết một cách đầy đủ như sau: Miff
Company Inc. of Boston DBA Harry’s Pillow Shop.
Tại sao việc ghi rõ tên pháp lý của công ty bạn trong các hợp đồng kinh doanh
lại rất quan trọng? Bởi vì nếu bạn không thực hiện đúng như thế, thì đây có thể được
sử dụng như là một bằng chứng để chứng minh là đó không phải là công ty đứng ra ký
kết hợp đồng, mà chỉ là cá nhân tham gia ký kết hợp đồng đó. Và khi đó, rất có thể tài
sản cá nhân của bạn sẽ phải đem ra để trả bồi thường nếu vì một lý do nào đó hợp
đồng bị tổn thất hay thiệt hại. Bất kể bạn là chủ công ty hay là một người làm thuê, thì
khi đứng ra đại diện cho công ty ký kết một hợp đồng kinh doanh nào đó, chắc chắn
bạn chẳng bao giờ muốn mình sẽ gặp một rủi ro về tài sản cá nhân. Tuy nhiên, nếu như
bạn sử dụng không đúng tên thực sự của công ty khi ký kết các hợp đồng kinh doanh,
vô tình bạn đã mang đến những rủi ro cho bản thân mình.
Sự hợp tác kinh doanh phải được tiến hành như những thực thể tách biệt với cá
nhân người thực hiện chúng, và không có gì minh chứng rõ ràng hơn điều này là phải
sử dụng chính xác tên pháp lý thực sự của công ty. Đây là một bước đơn giản có thể
đảm bảo sự an toàn cho bạn trong trường hợp hợp đồng có những tranh cãi và phải ra
tòa. Liệu có tốt không khi mà trong thỏa thuận ở ví dụ A, bạn chỉ ghi “Miff Co.”, mà
không ghi rõ tên pháp lý của nó là “Miff Company Inc. of Boston”? Vì vậy, hãy xác
định đúng tên pháp lý của công ty và sử dụng thống nhất trong mọi hợp đồng kinh
doanh. Và tên pháp lý chính xác nhất là tên được ghi trong “Giấy phép thành lập” của
công ty bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu như Peter Pink, nhân viên bán hàng của Miff Company,
thảo và ký vào hợp đồng thỏa thuận như sau:
Ví dụ B: Joan Miff và Miff Co., Moff, và Muff Company đồng ý chia sẻ chi phí
thuê một gian hàng tại Hội chợ thương mại Uffehoop. Mỗi bên đều có quyền sử dụng
chung gian hàng đó.
Đã ký: Peter Pink, Georgia Grey, Steven Silver.
Với việc thêm Joan Miff vào danh sách các bên tham gia thỏa thuận này, bản
thỏa thuận này có thể đem ra làm bằng chứng không có lợi cho tài sản cá nhân của
Joan Miff, cũng như tài sản của các công ty Miff Company, Moff Company và Muff
Company. Để thảo những bản hợp đồng tránh gây tranh cãi, bạn cần phải nêu rõ trong
bản hợp đồng đó ai đồng ý với điều gì. Nếu như Joan Miff không có ý định mang trách
nhiệm cá nhân vào bản hợp đồng này, chắc chắn không bao giờ được mang tên của bà
ta vào đó.
Để đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trên, bạn nên sửa bản hợp đồng trên lại
cho đúng như sau:
Ví dụ C: Miff Company Inc. of Boston, Moff Inc., và Muff Company LLC đồng
ý chia sẻ chi phí thuê một gian hàng tại Hội chợ thương mại Uffehoop. Mỗi bên đều có
quyền sử dụng chung gian hàng đó.
Đã ký: Peter Pink, Georgia Grey, Steven Silver.
Những lưu ý về chữ ký
Tuy nhiên, việc thỏa thuận hợp đồng như ở ví dụ C đã đầy đủ và chính xác
chưa? Ở phần chữ ký, bạn thấy có ba cái tên. Giả thiết rằng, mỗi một tên đi liền với
một công ty. Bằng cách ký hợp đồng như thế này, rất có thể lại nảy sinh ra một cuộc
tranh cãi. Vậy các cá nhân này có đại diện cho công ty hay không? Hay họ chỉ đại diện
cho chính bản thân họ, mặc dù trong thỏa thuận đã chứa đựng tên pháp lý chính xác
của công ty? Và nếu như được hiểu họ chỉ đại diện cho cá nhân họ, khi đó tài sản cá
nhân của người ký có thể gặp rủi ro.
Mục đích chữ kỹ trong các hợp đồng là để ghi nhớ sự thỏa thuận của các bên
với những gì mà họ đã viết ra. Chữ ký, hoặc những khuông dành cho chữ ký như bạn
vẫn thường nhìn thấy trong các hợp đồng, liên quan đến những thảo luận pháp lý, nên
ghi rõ tên và chức danh người đứng ra ký kết. Tức là trong trường hợp này, không phải
Peter Pink mà Peter Pink – nhân viên kinh doanh, đại diện cho Công ty đứng ra ký kết
hợp đồng này.
Và như vậy, khuông dành cho chữ ký sẽ phải bắt đầu từ ai là người đại diện cho
công ty nào một cách rõ ràng. Chữ ký của người đại diện cho công ty đứng ra ký, nhất
thiết phải đi cùng với tên pháp lý chính xác của công ty đó. Đó là lý do tại sao Hợp
đồng Uffehoop nên được thảo đúng như sau:
Ví dụ D: Miff Company Inc. of Boston, Moff Inc., và Muff Company LLC
đồng ý chia sẻ chi phí thuê một gian hàng tại Hội chợ thương mại Uffehoop. Mỗi bên
đều có quyền sử dụng chung gian hàng đó.
Đã ký:
Miff Company Inc. of Boston
Peter Pink, Purchasing Officer (Nhân viên bán hàng)
Moff Inc.
Georgia Gray, Officer (Nhân viên)
Muff Company LLC
Steven Silver, Treasurer (Thủ quỹ)
