10 cách tránh lãng phí tiền cho
doanh nghiệp IT
Trong bối cảnh kinh tế suy giảm, doanh nghiệp buộc phải cắt giảm nhiều khoản
chi trong đó có công nghệ thông tin, nhưng thực tế cho thấy điều đó không hẳn là
chính sách hợp lý. Việc cắt giảm phải được tính toán hợp lý, sao cho vừa đảm bảo
hiệu quả, tránh lãng phí, đồng thời vẫn giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt.
Dưới đây là 10 cách giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản chi
CNTT không cần thiết trong thời buổi hiện nay:
1. Sử dụng nguồn điện hợp lý
Hóa đơn tiền điện vẫn là một khoản chi phí lớn cho hầu hết các doanh nghiệp.
Chính vì thế, chính sách sử dụng điện hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm
được một khoản tiền không hề nhỏ. Đối với các máy chủ hoạt động thường xuyên
thì khó có thể giảm thiểu được từ nguồn này. Tuy nhiên, khi không truy cập từ xa
hoặc cần dùng trực tiếp thì có thể thiết lập chế độ “screensaver” để tắt màn hình
khi không dùng đến.
Theo cơ quan bảo vệ môi trường Mỹ (EPA), chúng ta sẽ tiết kiệm được từ 25 - 75
USD/máy tính/năm nếu máy có sử dụng chế độ hibernation (không hoạt động) hay
standby. Ngoài ra, việc tắt các đèn điện thắp sáng tại các phòng làm việc và phòng
đặt máy chủ khi không có người làm việc cũng tránh lãng phí cho doanh nghiệp
một khoản tiền không nhỏ.
2. Không nên chi phí quá nhiều cho công nghệ di động
Các thiết bị và điện thoại di động là những thứ cần thiết cho các chuyên gia IT.
Tuy nhiên, những khoản chi và trang thiết bị được cung cấp bởi công ty có thể tốn
kém hơn mức cần thiết. Trong khi đó, theo một cuộc điều tra gần đây, cứ 4 nhân
viên thì mới có một người sử dụng hết 75% hóa đơn mà công ty thanh toán. Và
như vậy hiệu suất sử dụng vẫn chưa thực sự hiệu quả trong khi chi phí đầu tư ban
đầu quá lớn.
3. Cho phép nhân viên làm việc tại nhà
Nhiều cơ quan không cho phép nhân viên làm việc ở nhà với lý do không quản lý
và điều hành được công việc của họ một cách trực tiếp. Hơn nữa, việc truy cập từ
xa của nhân viên vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp để làm việc rất dễ mất an
toàn thông tin và gây ra nhiều nguy cơ bảo mật khiến các nhà quản lý e sợ. Tuy
nhiên, các công nghệ hiện đại như NAP/NAC và DirectAccess sẽ giúp người dùng
truy cập từ xa tới mạng LAN của công ty luôn được an toàn.
Việc cho phép nhân viên làm việc ở nhà sẽ tiết kiệm được không gian làm việc
trên cơ quan/nhà xe và chi phí điều hòa,... Đối với nhân viên, họ sẽ tiết kiệm được
việc mua sắm quần áo, ăn trưa và phương tiện đi lại. Vì vậy, họ sẽ yêu thích công
việc hơn. Họ có thể làm thêm ngoài giờ để tăng sản lượng công việc và mang lại
lợi nhuận cho công ty, đặc biệt là các công việc liên quan đến CNTT như các nhà
phát triển và thiết kế web.
4. Tham khảo ý kiến nhân viên
Nhiều nhân viên có thể đóng góp ý kiến phát triển cho nhà quản lý nhưng thường
bị bỏ ngoài tai. Và rồi họ lại đi thuê một nhà cố vấn và đổ rất nhiều tiền đầu tư cho
cuộc nghiên cứu để tìm ra những hướng phát triển cho công ty với một kết quả
giống như những ý kiến nhân viên đóng góp mà không phải mất một xu. Vì vậy,
doanh nghiệp cần xem xét tới những ý kiến góp ý của nhân viên, những người
luôn gắn bó sát sườn với công ty, và cân nhắc lúc nào thì cần tới cố vấn.
5. Tuyển thêm nhân viên hay thuê theo thời vụ
Khi khối lượng công việc của công ty phát sinh quá lớn như tổ chức sự kiện, đấu
thầu, triển khai dự án lắp đặt trang thiết bị,... nhà quản lý cần cân nhắc giữa tuyển
thêm nhân viên hoặc thuê thêm lao động thời vụ. Điều này còn phải tùy thuộc vào
tính chất công việc. Nếu công việc không cần chuyên môn cao và lâu dài thì doanh
nghiệp chỉ cần thuê nhân viên theo thời vụ. Vì như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm
được chi phí đóng bảo hiểm, trả tiền cho những ngày nghỉ lễ, ốm đau của nhân
viên,...
6. Tránh nâng cấp phần cứng và phần mềm không cần thiết
Có nhiều lý do để doanh nghiệp nâng cấp phần cứng và phần mềm, chẳng hạn để
cung cấp nhiều tính năng cho nhân viên làm việc dễ dàng và nhanh hơn; hoặc khi
máy móc không thể chạy các chương trình buộc doanh nghiệp phải mua máy tính
mới.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cho phép nâng cấp và thay mới hệ thống cũ một
cách vô tội vạ, các phần mềm liên tục được nâng cấp hàng tháng. Điều này sẽ
khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc một cách không cần
thiết. Vậy nên doanh nghiệp cần phải biết đầu tư hợp lý mới có thể mang lại hiệu
quả sản xuất kinh doanh chứ không phải kiểu thích chơi trội.
7. Không sử dụng hệ thống quá cũ
Trái với việc đầu tư vô tội vạ thì doanh nghiệp cũng không nên quá tiếc tiền thay
mới khi hệ thống quá cũ, quá ọp ẹp và hoạt động không còn hiệu quả. Trong
trường hợp máy tính liên lục bị hỏng và thường xuyên gọi thợ sửa thì việc thay
mới là cần thiết. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí sửa chữa, tránh nguy cơ mất
an toàn thông tin và giúp cho nhân viên làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.
Hơn nữa, việc tiết kiệm không nâng cấp các bản vá cho phần mềm quá cũ cũng sẽ
tạo ra nhiều kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng tấn công vào các lỗ hổng hiện có của phần
mềm. Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng hay phần mềm thì cần tiến
hành từng bộ phận một để đảm bảo việc hoạt động của công ty không bị gián
đoạn.
8. Không trang bị quá nhiều máy móc nhỏ lẻ
Nhiều công ty chưa biết tận dụng ưu thế ảo hóa để tăng khả năng hoạt động cho hệ
thống máy tính cũng như giảm chi phí đầu tư và vận hành. Thay vì mua nhiều máy
chủ để chạy các dịch vụ Web, thư điện tử, các dịch vụ truyền thông,… các doanh
nghiệp nên mua một hay hai hệ thống có cấu hình mạnh và các máy chủ có sử
dụng kỹ thuật ảo hóa. Như vậy, doanh nghiệp sẽ không chỉ giảm được vốn đầu tư
mà còn giảm được chi phí bảo dưỡng và duy trì hệ thống. Chi phí vận hành sẽ thấp
hơn do lượng điện năng tiêu thụ ít đi.
Hơn nữa, khi kinh tế suy giảm, chi tiêu cho IT bị bó hẹp sẽ là những yếu tố giúp
cho điện toán đám mây ngày càng trở nên thông dụng hơn. Dịch vụ này giúp cung
cấp những ứng dụng và dịch vụ trên nền Web với chi phí thấp, giúp các doanh
nghiệp không phải đầu tư một khoản tiền lớn mà vẫn duy trì được hoạt động sản
xuất kinh doanh.
9. Sử dụng ngân sách đào tạo một cách hiệu quả
Công nghệ luôn luôn thay đổi và nó thực sự quan trọng cho các nhân viên IT hiện
nay nhưng một vài doanh nghiệp đã lãng phí tiền cho công việc đào tạo này. Các
nhân viên có thực sự cần các chuyến đi đào tạo xa hay có thể thực hiện tại chỗ với
chi phí thấp hơn? Có lẽ thay vì cử các nhân viên đi đào tạo, một nhân viên có thể
tham dự khóa học và quay về chia sẻ những gì họ học được cho những nhân viên
khác. Ngoài ra, khóa đào tạo có thể in ra đĩa DVD hoặc giảng trực tuyến cũng sẽ
giảm được chi phí dành cho công tác đào tạo.
10. Không lãng phí tiền cho các chuyến đi đắt đỏ
Tập huấn không chỉ là lý do khiến nhân viên IT phải đi công tác xa, mà đó còn là
họp hành hoặc thuyết trình tại các chi nhánh, hoặc các địa điểm cần lắp đặt máy
móc, hay giải quyết các sự cố về phần mềm. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền
bằng cách thực hiện các cuộc họp trực tuyến, hoặc làm việc từ xa thông qua các
phần mềm hỗ trợ.
