Cách viết một bức thư điện tử có hiệu quả và phương
pháp khi liên lạc qua mạng Internet
Ưu điểm lớn nhất của thư điện tử và liên lạc trên mạng là tiết kiệm được chi phí.
Khi các dịch vụ trên mạng của doanh nghiệp đã được xác lập thì chỉ cần phải trả
rất ít tiền hoặc không mất gì cả để liên lạc qua e-mail, khác với trường hợp sử dụng
điện thoại, fax và telex. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng e-mail vào phần
lớn các liên lạc không chính thức, gởi các bản ghi nhớ, thông báo, báo cáo, bản tin,
hỏi mua, chào bán... Phần lớn các dữ liệu được tạo ra khi sử dụng các phần mềm
destop thông thường đều có thể gửi qua e-mail. E-mail có thể sử dụng để truyền
văn bản, dữ liệu, đồ hoạ, âm thanh và video. Những điểm chính của cấu trúc thư
điện tử trình bày dưới đây sẽ giúp người đọc nắm được và quản lý việc sử dụng thư
điện tử như một công cụ liên lạc.
Tại dòng có chữ To: đề địa chỉ thư điện tử của người nhận.
Tại dòng Subject: nên viết ngắn gọn, sử dụng
các động từ chủ động, đưa các thông tin chủ yếu
về nội dung thư. Rất nhiều người đọc quyết
định có đọc thư hay không chỉ dựa trên cơ sở
của dòng này. Nếu thư không được giới thiệu rõ
ràng từ đầu, không chỉ làm mất thời gian của
người nhận mà còn có thể làm mất cơ hội thông báo những ý kiến của mình. Nếu
có thể, nêu những điểm quan trọng nhất về bức thư của mình với vài từ trên dòng
subject, (không nhiều hơn 4 hoặc 5 từ, thì bức thư sẽ có hiệu quả hơn).
Ví dụ, một thư điện tử trong mục subject có đề là “thời gian họp nhân viên” hoặc
“mời họp” sẽ gây rắc rối cho tất cả mọi người vì phải mở ra để đọc. Thay vào đó
nếu viết là “họp nhân viên, 2:0pm, thứ năm”, mọi người sẽ hiểu ngay nội dung thư
nói gì. Các chi tiết về địa điểm, thành phần có thể không phải là nội dung chính vì
mọi người trong công ty đều biết và có thể để ở phần nội dung thư.
Ngoài ra, cần chú ý xem lại các đối tượng trả lời tự động (automatic “reply”
subjects). Bức thư được gởi đi gởi lại vài lần thì chủ đề trao đổi thường đã khác xa
so với nguyên gốc ban đầu. Vì vậy, nên thay đổi nội đung của dòng subject phù
hợp với nội dung mới nhất.
Dòng CC: hoặc “cácbon copy” cho phép gửi một bản sao bức thư tới những địa chỉ
khác.
BCC: là viết tắt của “blind carbon copy”- cho phép gửi bản sao một bức thư cho
người khác mà không cho người nhận có địa chỉ ghi ở dòng To biết người gởi đã