Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán
Là một nhà kinh doanh, mà thường xuyên phải tiến hành đàm phán thương nghiệp,
làm thế nào để đạt được hiệu quả đàm phán cao nhất, điều này đã được biểu hiện
rõ thông qua các phương diện sau.
Cần có ngoại hình ưa nhìn
Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”, trang phục phù hợp
có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người
chủ tọa nên chú ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông
vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải phù hợp với
ngoại hình. Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì quái sẽ tạo ấn tượng không tốt
với đối tác.
Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để
kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm
giác trang trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên
cũng không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng
tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm
thường trong mắt mọi người. Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang
phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ.
Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói
Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch
sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không
lạnh nhạt cũng như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược
lại, khi nói chỉ mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ
thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân.
Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn
trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán,
vấn đề trước tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ
đối tượng để tiến hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối
phương, chú ý tới quan hệ thân thuộc, những khác biệt về tuổi tác, tính cách, cũng
như cách quan tâm lẫn nhau của họ, đồng thời, khi xưng hô cần biết phân biệt
trường hợp để biểu hiện sự tôn trọng với đối phương.
Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ hay âm điệu cũng
như cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v…. Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến
tâm lý “ gây hấn” hơn là tâm lý “ cùng nhau hợp tác ”, sẽ làm sự cách biệt ngày
càng lớn, và nảy sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán
thân mật giữa hai bên, dễ dàng nhượng bộ và thậm chí có thể làm giảm cảm giác
nặng nề. Thông thường, khoảng cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét
một chút.
Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ đóng vai trò chủ
yếu trong cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể cần chú ý tới khoảng cách
không gian. Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương.
Bàn tay đung đưa biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị sự
cảm ơn; hai tay xoa vào nhau biểu thị sự vui mừng hoặc vội vàng; giơ tay có nghĩa
là không nói nữa. Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ
để biểu thị ngôn ngữ, dụng ý của mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán
thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định. Khi vận dụng ngôn ngữ cơ thể cần
tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá.
Khi đàm phán, âm điệu nói có sự ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu quả và nội
dung ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì gây cảm giác xa cách với đối
phương. Ngược lại, nếu như âm điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương
giảm bớt cảm giác căng thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một kết
cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu không đồng nhất sẽ phản ánh mức độ quan trọng
của người đàm phán với cuộc đàm phán.
Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm phán, nắm bắt tốt
những cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết
thúc cuộc đàm phán, những từ ngữ hay dùng như “ chào ông ”; “cảm ơn ”; “ mong
hợp tác lâu dài ”; “ tạm biệt ”. Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng
những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một
người đàm phán giỏi có kinh nghiệm …ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt
hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu.
Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác
Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong
suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán.
Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt
nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò
bó, vắt hai tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và
hông thả lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên
ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống.
Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi
phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía
trước, tránh việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị
không lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên
nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng
chân, trông không lịch sự, biểu hiện là người thiếu văn hoá.
Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi
hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm
lại. Hai tay đung đưa một cách tự nhiên.
Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách:
Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi
và phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước
nhanh vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm
chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước
tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó
tới lượt mình ngồi.
Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc
đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái
độ không tốt hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến
cho cuộc đàm phán bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân
thiết, sẽ không khó để xây dựng một không khí đàm phán hoà hợp. Đồng thời, các
hành vi, hoạt động của người đàm phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán.
Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt sẽ nắm trong tay
quyền chủ động và đạt được thành công rực rỡ trong cuộc đàm phán.
Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình có liên quan mật
thiết với nhau, một người có những cử chỉ tự nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy
sức sống, sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm của người khác. Đồng thời, một
người đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, luôn luôn
ngăn nắp, không kiêu căng cũng không tự ti khiến cho đối phương luôn có một
cách nhìn tôn trọng và khâm phục, càng thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người
đàm phán xây dựng được một hình ảnh diện mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm
đàm phán và tự tin, thì có thể nói rằng người đó cũng có một phong độ tốt. Ngược
lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý đến cách ăn mặc thì người
đó không có phong độ tốt. Phong độ chính là biểu hiện bên ngoài của một người
khi người đó kinh nghiệm phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng sau một quá
trình tích luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp giữa
ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người.
Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ không nói gì, chỉ cần
đứng hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu
đậm và cảm tình đặc biệt của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall –
người Mỹ là một người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng quân
Marshall xuất hiện, lập tức ông trở thành tâm điểm chú ý của các tướng sĩ, ai cũng
có thể cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vô hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói
trầm ấm, thận trọng vững vàng nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất
đặc biệt trời phú của ông đã được biểu hiện rất rõ trong khi đàm phán, khiến ai ai
cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân Marshall thì Napoleon cũng có một
khí chất như vậy, Napoleon vừa vào phòng tất cả mọi người lập tức nín thở, tinh
thần căng thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như có cảm giác kính sợ
không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người dường như
không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người
thấp nhỏ.
Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác
kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng
