Cần có sự quan tâm đúng mực hơn đối với truyền thông nội bộ
Nguồn: abviet.com
Đối với nhiều doanh nghiệp, vấn đề truyền thông trong nội bộ của tổ chức
không được coi trọng. Mạng intranet (mạng nội bộ) hiếm có cơ hội chứng
minh được lợi ích vốn có của nó.
Mạng Intranet thường xuyên phải đấu tranh để tồn tại bởi vì nó đã không được
nhìn nhận ở tầm chiến lược. Nó không được xem là đã mang lại những giá trị đích
thực cho công ty. Các nhà quản lý cấp cao thường nhìn nhận nó như một chức
năng thứ yếu – một loại chi phí mà họ phải gồng mình gánh thêm.
Đừng bao giờ nghĩ rằng không làm gì mà sẽ có truyền thông. Hãy hành động đi,
và dĩ nhiên, hành động có sức mạnh hơn cả lời nói. Có những người làm việc vất
vả để đem lại giá trị cho doanh nghiệp, nhưng có thể cũng chính họ là những
người làm phí phạm các nguồn lực của công ty.
Thông tin trên mạng Intranet cũng là một dạng truyền thông, và đó là những gì bạn
thường hay vội vã chuyển tải nó lên để càng nhanh, càng rẻ càng tốt. Đúng vậy,
Ỉntranet cũng có giá trị thực, nhưng chỉ khi nào nó cho phép người ta truy cập và
sử dụng nó.
Đó là cách nhìn về Intranet mà tôi đã biết, và tôi cũng tin rằng đó cũng là cách
nhìn rất ư lạc hậu trong vòng 5 năm tới. Bởi vì sau đó, Intranet tại các công ty dẫn
đầu trên thế giới sẽ thành một hệ thống thần kinh trung tâm. Con người không thể
làm việc nếu không có Intranet và truyền thông tổ chức sẽ có được sự lưu tâm
đáng kể.
Thông tin trên Intranet, như tôi đã nói, là một tài sản vô hình của hầu hết các
doanh nghiệp. Bộ phận truyền thông tổ chức được đặt ra để quản lý tài sản vô hình
đó. Và dưới đây là cách bộ phận đó làm việc.
Điều đầu tiên, bạn cần tìm hiểu bằng cách nào các thông tin trên Intranet giúp cho
các bộ phận làm việc tốt hơn. Chú trọng đến cả từng nghiệp vụ đặc biệt. Phân tích
bằng cách nào các thông tin này có thể giúp cho họ làm việc nhanh hơn và hiệu
quả hơn.
Đây là cách rất khác biệt để sử dụng thông tin. Có nghĩa là hãy đi vào chức năng
và hãy trừu tượng hơn. Có nghĩa là hãy tránh những hình ảnh có sức tưởng tượng
mạnh và những từ ngữ nghe kêu ngất trời. Điều đó có nghĩa là hãy thực nghiệm
nhiều hơn và nghiêm khắc chú trọng vào điểm chính.
Thứ hai, cố gắng hoạt động theo nguyên tắc bởi những quy luật, bởi cách thức
quản lý để thực sự mang lại giá trị. Điều này đòi hỏi thời gian, bởi vì hầu hết các
nhà quản lý chỉ xem thông tin đơn giản là cái giúp mang lại khách hàng mới hoặc
hỗ trợ cho những khách hàng cũ đã tồn tại.
Thứ ba, hãy giữ cho mạng Intranet luôn ở phạm vi vừa đủ và có ý nghĩa. Đã có rất
nhiều mạng Intranet cố gắng trở thành Thư viện của Quốc hội, cố gắng có câu trả
lời cho từng câu hỏi nhỏ mà một người nào đó có thể hỏi. Đó là một tham vọng xa
xỉ, sẽ là một vết rạn nguy hiểm bởi vì nó tạo nên một Intranet khổng lồ, lộn xộn và
sẽ làm hỏng đi giá trị do tốn nhiều thời gian.
Tôi đã từng nghĩ Web là một thư viện lớn thật tuyệt vời. Và mạng Intranet cũng
gần như là thư viện, ngoại trừ việc các quyển sách thì ở dưới sàn nhưng đèn thì lại
tắt. Có khi có cả đèn bật sáng và các quyển sách thì nằm trên kệ.
Thư viện có thể đem lại giá trị dài hạn, nhưng nó hiếm khi đem lại giá trị ngắn hạn
có thể đo lường được, và hãy nhìn lại, giá trị ngắn hạn luôn có được sự chú ý và
ngưỡng mộ.
Đã hơn một lần tôi được nghe các nhà quản lý và các nhân viên mô tả truyền
thông trong tổ chức như một loại công cụ hỗ trợ. Nhưng ngày nay, đó là một chọn
lựa của các nhà truyền thông đầy tham vọng.
Bạn có thể lấy những thông tin trên Web và làm ra những giá trị có thể đo lường
được. Bạn có thể tập trung toàn lực vào việc giúp đỡ đồng nghiệp hoàn thành các
mục tiêu quan trọng càng nhanh càng tốt. Tương tự như thế, bạn có thể thay đổi
thông tin từ loại tham khảo sang loại hữu dụng.