Thủ tục đánh giá nội bộ

Chia sẻ: Da Thao | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

578
lượt xem 255
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thủ tục này được lập ra để thực hiện việc đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ, để đảm bảo rằng việc áp dụng phù hợp với các Hệ thống quản lý tương ứng ở dạng văn bản, đồng thời đảm bảo hệ thống này phù hợp, thích hợp và có hiệu quả để đạt được mục tiêu và chính sách của Công ty

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ tục đánh giá nội bộ

T HUÛ TUÏ C ÑAÙ N H GIAÙ NOÄ I BOÄ 1. Muïc ñích: Thuû tuïc naøy ñöôïc laäp ra ñeå thöïc hieän vieäc ñaùnh giaù caùc heä thoáng quaûn lyù noäi boä, ñeå ñaûm baûo raèng vieäc aùp duïng phuø hôïp vôùi caùc Heä thoáng quaûn lyù töông öùng ôû daïng vaên baûn, ñoàng thôøi ñaûm baûo heä thoáng naøy phuø hôïp, thích hôïp vaø coù hieäu quaû ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu vaø chính saùch cuûa Coâng ty. 2. Phaïm vi: Thuû tuïc naøy aùp duïng cho taát caû caùc hoaït ñoäng ñaùnh giaù noäi boä vaø bao goàm caû quaù trình laäp keá hoaïch ñaùnh giaù, chöông trình ñaùnh giaù, tieán haønh ñaùnh giaù, laäp baùo caùo vaø caùc theo doõi tieáp theo. Ñaïi dieän laõnh ñaïo chòu traùch nhieäm kieåm soaùt quaù trình naøy. 3. Ñònh nghóa: 3.1 Caùc thuaät ngöõ söû duïng trong thuû tuïc naøy theo caùc tieâu chuaån töông öùng maø Coâng ty aùp duïng. 3.2 CaùÙc töø vieát taét: ÑGV : Ñaùnh giaù vieân KPH : Khoâng phuø hôïp TBÑG : Tröôûng ban ñaùnh giaù BQLHT : Ban quaûn lyù heä thoáng 4. Noäi Dung: 4.1 Löu ñoà: 1
Ngöôøi thöïc hieän Coâng vieäc Taøi lieäu/Bieåu maãu Yeâu caàu ñaùnh giaù ÑDLÑ Ban ñaùnh giaù - Lòch ñaùnh giaù Lòch ñaùnh giaù Pheâ duyeät ÑDLÑ Chöông trình ñaùnh giaù - Chöông trình ñaùnh giaù khoâng Phª duyÖt Ban ñaùnh giaù ChuÈn bÞ ®¸nh gi¸ - Bieåu kieåm tra Trieån khai ñaùnh giaù ÑDLÑ Ban ñaùnh giaù Thùc hiÖn ®¸nh gi¸ Bp ñöôïc ñaùnh giaù Ñoàng yù ViÕt b¸o c¸o KPH Sù viÖc KPH khoâng Ban ñaùnh giaù Bp ñöôïc ñaùnh giaù §Ò xuÊt hμnh ®éng Häp kÕt thóc - Phieáu CAR kh¾c phôc Ban ñaùnh giaù B¸o c¸o Bp ñöôïc ñaùnh giaù KÕt qu¶ ®¸nh gi¸ Ban ñaùnh giaù - Phieáu CAR môùi Thùc hiÖn Ph¸t hμnh CAR hμnh ®éng kh¾c phôc Bp ñöôïc ñaùnh giaù môùi Ban ñaùnh giaù T×m nguyªn §¸nh gi¸ hμnh nh©n ®éng kh¾c phôc Hoμn tÊt ®¸nh gi¸ B¸o c¸o §DL§ Ban ñaùnh giaù Baùo caùo Toång |Giaùc ñoác - Baùo caùo ñaùnh giaù NV löu tröõ 2
Xuyeân suoát quaù trình thöïc hieän, ñaùnh giaù caùc Heä thoáng quaûn lyù noäi boä cuûa Coâng ty laø cuoäc ñaùnh giaù ñoäc laäp duøng ñeå thu thaäp caùc baèng chöùng khaùch quan raèng caùc Chính saùch, Thuû tuïc hoaëc caùc yeâu caàu ñang toàn taïi ñöôïc ñaùp öùng, bôûi vì noù ñaùnh giaù tính hieäu löïc vaø hieäu quaû cuûa caùc Heä thoáng quaûn lyù töông öùng. 4.2 Noäi dung: 4.2.1 Keá hoaïch ñaùnh giaù: Ít nhaát moät naêm hai laàn (hoaëc do yeâu caàu ñoät xuaát), ÑDLÑ hoaëc BQLHT laäp keá hoaïch ñaùnh giaù noäi boä ñeå xaùc ñònh xem Heä thoáng quaûn lyù: a/ Coù phuø hôïp vôùi caùc boá trí saép xeáp ñöôïc hoaïch ñònh ñoái vôùi caùc yeâu caàu cuûa tieâu chuaån naøy vaø vôùi caùc yeâu caàu cuûa Heä thoáng quaûn lyù ñöôïc Coâng ty thieát laäp; b/ Coù ñöôïc aùp duïng moät caùch hieäu löïc vaø ñöôïc duy trì: Keá hoaïch ñaùnh giaù sau khi ñöôïc laäp seõ trình BTGÑ Coâng ty (hoaëc ÑDLÑ) xem xeùt, pheâ duyeät vaø cho tieán haønh thöïc hieän ñaùnh giaù. 4.2.2 Danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø chöông trình ñaùnh giaù: Ñaïi dieän laõnh ñaïo seõ laäp danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø thaønh phaàn tham gia ñaùnh giaù bao goàm Tröôûng ñoaøn ñaùnh giaù, chuyeân gia beân ngoaøi (neáu caàn) vaø caùc ñaùnh giaù vieân ñöôïc choïn löïa phaûi qua caùc khoaù huaán luyeän ñaøo taïo ñaùnh giaù noäi boä. Ñoàng thôøi tröôùc ngaøy ñaùnh giaù ít nhaát 02 tuaàn Ñaïi dieän laõnh ñaïo cuõng hoaïch ñònh chöông trình vôùi thôøi gian trình töï ñeå tieán haønh ñaùnh giaù, noäi dung bao goàm caùc muïc tieâu caàn quan taâm: Tính hieäu löïc vaø hieäu quaû cuûa caùc quaù trình; Tính duy trì vaø tính phuø hôïp; Khaû naêng ñaùp öùng caùc quaù trình; Caùc coâng cuï kyõ thuaät thoáng keâ; Phaân tích caùc döõ lieäu veà chi phí quaûn lyù Heä thoáng; Möùc ñoä chính xaùc vaø ñaày ñuû vieäc ño löôøng keát quaû hoaït ñoäng; Söû duïng hieäu quaû vaø hieäu löïc caùc nguoàn löïc; Caùc hoaït ñoäng caûi tieán; Moái quan heä vôùi caùc ñôn vò, caùc beân quan taâm coù lieân quan. TGÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø chöông trình ñaùnh giaù; neáu khoâng ñoàng yù thì Ñaïi dieän laõnh ñaïo seõ thöïc hieän laïi danh saùch hoaëc chöông 3
trình ñaùnh giaù theo yù kieán pheâ duyeät, neáu TGÑ ñoàng yù thì cho tieán haønh trieån khai thöïc hieän. 4.2.3 Chuaån bò ñaùnh giaù: Quaù trình ñaùnh giaù noäi boä coù vai troø nhö moät coâng cuï quaûn lyù ñeå ñaùnh giaù ñoäc laäp moïi quaù trình hay hoaït ñoäng ñaõ ñöôïc döï kieán. Ñeå cho vieäc ñaùnh giaù ñöôïc lieân tuïc vaø ñaït hieäu quaû, Ban ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù caàn phaûi chuaån bò lòch ñaùnh giaù cuõng nhö caùc taøi lieäu vaø hoà sô coù lieân quan nhö: Caùc taøi lieäu vaø caùc hoà sô ñaõ ñöôïc thieát laäp tröôùc ñoù; Tình traïng vaø taàm quan troïng cuûa caùc quaù trình; Keát quaû cuûa caùc ñaùnh giaù tröôùc ñoù; Caùc chuaån möïc, phaïm vi vaø phöông phaùp ñaùnh giaù. 4.2.4 Hoïp khai maïc: Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh gia toå chöùc cuoäc hoïp khai maïc nhaèm thoâng qua caùc noäi dung chöông trình vaø phöông phaùp thöïc hieän ñaùnh giaù, thôøi gian thöïc hieän ñoàng thôøi cuõng giôùi thieäu thaønh phaàn ñaùnh giaù vieân tham gia. 4.2.5 Thöïc hieän vieäc ñaùnh giaùù noäi boä: a/ Ñeå tieán haønh ñaùnh giaù ñaït keát quaû toát, Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù trong quaù trình thöïc hieän phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu nhö sau: Vieäc ñaùnh giaù phaûi phaûi baûo ñaûm tính khaùch quan vaø ñoäc laäp; Thôøi gian tieán haønh theo lòch ñeà ra phaûi ñuùng vaø khoâng ñöôïc chaäm treã; Söû duïng caùc Taøi lieäu vaø Hoà sô ñöôïc thieát laäp ñeå vaän haønh coù hieäu löïc vaø hieäu quaû quaù trình cuûa toå chöùc theo Tieâu chuaån vaø Luaät ñònh ñaõ ban haønh; Kieåm soaùt söï khoâng phuø hôïp - tính ñaày ñuû vaø tính hieäu quaû cuûa caùc quaù trình vaø saûn phaåm thaät chính xaùc; Phaân tích söï khoâng phuø hôïp ñeå phoøng ngöøa sau naøy. b/ Caên cöù vaøo caùc muïc tieâu ñaùnh giaù, Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù seõ 4
phaân tích cuï theå ñöôïc nhöõng söï vieäc khoâng phuø hôïp: Neáu xaùc ñònh vaø ñoàng yù söï vieäc khoâng phuø hôïp, Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù vieát baùo caùo saûn phaåm hay caùc quaù trình khoâng phuø hôïp; Ban ñaùnh giaù laäp ñeà xuaát haønh ñoäng khaéc phuïc vaø phaùt haønh phieáu CAR cho boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù thöïc hieän. 4.2.6 Hoïp keát thuùc: Ñoaøn ñaùnh giaù hoïp keát thuùc quaù trình ñaùnh giaù noäi boä sau khi xaùc ñònh hay khoâng xaùc ñònh söï vieäc khoâng phuø hôïp cuûa saûn phaåm hoaëc caùc quaù trình ñaõ ñöôïc xem xeùt, ñoàng thôøi thoâng baùo caùc noäi dung ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù vaø ñöa ra moät soá coâng vieäc caàn thieát ñeå thöïc hieän tieáp theo quaù trình ñaùnh giaù nhö haønh ñoäng khaéc phuïc vaø ñaùnh giaù haønh ñoäng khaéc phuïc… 4.2.7 Baùo caùo keát quaû ñaùnh giaù: Sau khi ghi nhaän caùc keát quaû ñaùnh giaù noäi boä cuûa töøng muïc tieâu cuï theå. Ban ñaùnh giaù seõ laäp baùo caùo keát quaû thu ñöôïc trong quaù trình tieán haønh ñaùnh giaù vaø trong baùo caùo phaûi töôøng trình chi tieát nhöõng muïc tieâu ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù coù: Phuø hôïp: Ñaùp öùng ñaày ñuû caùc yeâu caàu qui ñònh cuûa Heä thoáng quaûn lyù, luaät ñònh, hoaït ñoäng thöïc teá. Hay khoâng phuø hôïp: Ñaùp öùng khoâng ñaày ñuû caùc yeáu toá neâu treân. Treân cô sôû ñoù coù yù kieán ñeà xuaát nhöõng vieäc caàn khaéc phuïc, söûa loãi trong thôøi gian sôùm nhaát ñöôïc qui ñònh ñeå loaïi boû kòp thôøi caùc nguyeân nhaân söï sai loãi ñöôïc phaùt hieän vaø boå sung ngay hay ñieàu chænh caùc söï vieäc khoâng phuø hôïp theo Heä thoáng. Ngoaøi ra trong baùo caùo cuõng neâu ra caùc baèng chöùng veà söï thöïc hieän toát nhaèm muïc ñích cung caáp caùc cô hoäi cho vieäc thöøa nhaän bôûi laõnh ñaïo vaø khuyeán khích moïi ngöôøi. 4.2.8 Thöïc hieän haønh ñoäng khaéc phuïc: Thoâng qua ñeà xuaát haønh ñoäng khaéc phuïc vaø phieáu CAR cuûa Ban ñaùnh giaù, Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù seõ tieán haønh thöïc hieän haønh ñoäng khaéc phuïc; Haønh ñoäng khaéc phuïc caàn ñöôïc phaân coâng ngöôøi thöïc hieän phaûi qua lôùp ñaøo taïo vaø tieán haønh kieåm soaùt moät caùch hieäu löïc vaø hieäu quaû vieäc nhaän bieát, caùch ly, loaïi boû nguyeân nhaân vaø xöû lyù söï vieäc khoâng phuø hôïp ñeå ngaên ngöøa vieäc söû duïng khoâng ñuùng muïc ñích cuõng nhö ngaên ngöøa söï taùi dieãn; 5
Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù seõ ghi nhaän laïi söï khoâng phuø hôïp vôùi vieäc söû lyù haønh ñoäng khaéc phuïc nhaèm giuùp cho vieäc ruùt kinh nghieäm vaø cung caáp döõ lieäu cho caùc hoaït ñoäng phaân tích vaø caûi tieán sau naøy. 4.2.9 Ñaùnh giaù haønh ñoäng khaéc phuïc: Ban ñaùnh giaù seõ tieán haønh ñaùnh giaù haønh ñoäng khaéc phuïc cuûa Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù. Vieäc ñaùnh giaù haønh ñoäng khaéc phuïc phaûi töông öùng vôùi taùc ñoäng cuûa söï khoâng phuø hôïp gaëp phaûi, ñoàng thôøi phaûi xem xeùt tín chính xaùc döïa vaøo: Nguoàn thu thaäp thoâng tin ñeå xaùc ñònh haønh ñoäng khaéc phuïc caàn thieát; Vieäc xem xeùt khoâng phuø hôïp; Vieäc xaùc ñònh nguyeân nhaân cuûa söï khoâng phuø hôïp; Vieäc ñaùnh giaù caàn coù caùc haønh ñoäng ñeå ñaûm baûo raèng söï khoâng phuø hôïp khoâng coøn taùi dieãn. Sau khi xaùc laäp vieäc ñaùnh giaù haønh ñoäng khaéc phuïc: a/ Neáu tìm ra nguyeân nhaân goác reå môùi ñaõ gaây ra söï khoâng phuø hôïp, Ban ñaùnh giaù seõ phaùt haønh “Phieáu yeâu caàu haønh ñoäng khaéc phuïc” môùi (CAR), ñeà nghò Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù thöïc hieän haønh ñoäng khaéc phuïc nguyeân nhaân ñöôïc tìm; b/ Neáu khoâng ñoàng yù haønh ñoäng ñaõ ñöôïc khaéc phuïc vaø khoâng tìm ra ñöôïc nguyeân nhaân khaùc ñeå khaéc phuïc söï khoâng phuø hôïp, Ban ñaùnh giaù seõ laäp baùo caùo trình ÑDLÑ veà tình traïng naøy ñeå coù höôùng xöû lyù kòp thôøi cho caùc quaù trình bò sai loãi; c/ Neáu xaùc ñònh ñuùng haønh ñoäng ñaõ ñöôïc khaéc phuïc cuûa Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù, Ban ñaùnh giaù seõ hoaøn taát coâng taùc ñaùnh giaù noäi boä. 4.2.10 Hoaøn taát ñaùnh giaù: Ñeå hoaøn taát caùc caùc böôùc thöïc hieän quaù trình ñaùnh giaù, Ban ñaùnh giaù seõ laäp hoà sô bao goàm caùc vaên baûn coù lieân quan ñaõ ñöôïc ghi nhaän töø böôùc ñaàu cho ñeán böôùc sau cuøng cuûa quaù trình ñaùnh giaù. Taát caû caùc vaên baûn phaûi coù chöõ kyù xaùc laäp cuûa caùc thaønh phaàn tham gia ñaùnh giaù vaø ñöôïc baùo caùo vôùi ÑDLÑ sau khi hoaøn taát hoà sô ñaùnh giaù noäi boä. 6
4.2.11 Löu Hoà sô: Taát caû caùc vaên baûn trong suoát quaù trình cho ñeán khi hoaøn taát ñaùnh giaù noäi boä phaûi ñöôïc caäp nhaät lieân tuïc vaø taäp hôïp vaøo boä hoà sô ñöôïc nhaân vieân kieåm soaùt löu tröõ vaø duy trì. 4.3 Yeâu caàu veà ngöôøi ñaùnh giaù: 4.3.1 Ñaùnh giaù vieân: Laø nhöõng nhaân vieân ñaõ ñöôïc ñaøo taïo veà “ Ñaùnh Giaù Noäi Boä theo Heä thoáng tieâu chuaån töông öùng”. Ñaùnh giaù vieân ñöôïc BQLHT ñeà nghò vaø ñöôïc ÑDLÑ pheâ duyeät cho moãi laàn ñaùnh giaù. 4.3.2 Tröôûng ñoaøn ñaùnh giaù: Laø nhaân vieân coù chöùng chæ toát nghieäp veà “Ñaùnh Giaù Noäi Boä theo tieâu chuaån Heä thoáng quaûn lyù töông öùng”, ñöôïc BQLHT ñeà nghò vaø ÑDLÑ pheâ duyeät cho moãi laàn ñaùnh giaù. Tröôûng Ban Ñaùnh Gía chòu traùch nhieäm laäp keá hoaïch, thöïc hieän, baùo caùo vaø theo doõi haønh ñoäng khaéc phuïc sau ñaùnh giaù cho ñeán khi hoaøn taát. Vieäc ñaùnh giaù ñöôïc coi laø keát thuùc khi Tröôûng ñoaøn ñaùnh giaù vaø Tröôûng boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù kyù teân keát thuùc vaøo phieáu yeâu caàu haønh ñoäng khaéc phuïc, ñoàng thôøi baùo caùo ñeán ÑDLÑ. 5.Taøi lieäu tham khaûo: Soå tay chaát löôïng • Soå tay moâi tröôøng • 6.Phuï Luïc Chöông trình ñaùnh giaù noäi boä (maõ soá: 0016) Phieáu ghi cheùp ñaùnh giaù vieân. (maõ soá: 0017) Lòch ñaùnh giaù (maõ soá: 0018) Baùo caùo keát quaû ñaùnh giaù noäi boä (maõ soá: 0020) Caâu hoûi ñaùnh giaù (maõ soá: 0117) 7