THUÛ TUÏC ÑAÙNH GIAÙ NOÄI BOÄ
1. Muïc ñích:
Thuû tuïc naøy ñöôïc laäp ra ñeå thöïc hieän vieäc ñaùnh giaù caùc heä thoáng quaûn lyù noäi boä,
ñeå ñaûm baûo raèng vieäc aùp duïng phuø hôïp vôùi caùc Heä thoáng quaûn lyù töông öùng ôû daïng vaên
baûn, ñoàng thôøi ñaûm baûo heä thoáng naøy phuø hôïp, thích hôïp vaø coù hieäu quaû ñeå ñaït ñöôïc
muïc tieâu vaø chính saùch cuûa Coâng ty.
2. Phaïm vi:
Thuû tuïc naøy aùp duïng cho taát caû caùc hoaït ñoäng ñaùnh giaù noäi boä vaø bao goàm caû quaù
trình laäp keá hoaïch ñaùnh giaù, chöông trình ñaùnh giaù, tieán haønh ñaùnh giaù, laäp baùo caùo vaø
caùc theo doõi tieáp theo. Ñaïi dieän laõnh ñaïo chòu traùch nhieäm kieåm soaùt quaù trình naøy.
3. Ñònh nghóa:
3.1 Caùc thuaät ngöõ söû duïng trong thuû tuïc naøy theo caùc tieâu chuaån töông öùng maø
Coâng ty aùp duïng.
3.2 CaùÙc töø vieát taét:
ÑGV : Ñaùnh giaù vieân
KPH : Khoâng phuø hôïp
TBÑG : Tröôûng ban ñaùnh giaù
BQLHT : Ban quaûn lyù heä thoáng
4. Noäi Dung:
4.1 Löu ñoà:
1
Ngöôøi thöïc hieän Coâng vieäc Taøi lieäu/Bieåu maãu
ÑDLÑ
Ban ñaùnh giaù
ÑDLÑ
Ban ñaùnh giaù
ÑDLÑ
Ban ñaùnh giaù
Bp ñöôïc ñaùnh giaù
Ban ñaùnh giaù
Bp ñöôïc ñaùnh giaù
Ban ñaùnh giaù
Bp ñöôïc ñaùnh giaù
Ban ñaùnh giaù
Bp ñöôïc ñaùnh giaù
Ban ñaùnh giaù
Ban ñaùnh giaù
NV löu tröõ
- Lòch ñaùnh giaù
- Chöông trình ñaùnh giaù
- Bieåu kieåm tra
- Phieáu CAR
- Phieáu CAR môùi
- Baùo caùo ñaùnh giaù
§¸nh gi¸ hμnh
®éng kh¾c phôc
Ph¸t hμnh CAR
mô
ù
i
§Ò xuÊt hμnh ®éng
kh¾c phôc
Lòch ñaùnh
g
iaù
Phe
â
duyeät
Phª duyÖt
ChuÈn bÞ ®¸nh gi¸
Trieån khai ñaùnh giaù
Thùc hiÖn ®¸nh gi¸
Sù viÖc
KPH
ViÕt b¸o c¸o KPH
Häp kÕt thóc
B¸o c¸o
KÕt qu¶ ®¸nh gi¸
Thùc hiÖn
hμnh ®éng kh¾c phôc
Hoμn tÊt ®¸nh gi¸
T×m nguyªn
nh©n
B¸o c¸o §DL§
khoâng
Ñoàng yù
khoâng
Yeâu caàu ñaùnh
g
iaù
Baùo caùo Toån
g
|Giaùc ñoác
Chöông trình ñaùnh giaù
2
Xuyeân suoát quaù trình thöïc hieän, ñaùnh giaù caùc Heä thoáng quaûn lyù noäi boä cuûa Coâng ty
laø cuoäc ñaùnh giaù ñoäc laäp duøng ñeå thu thaäp caùc baèng chöùng khaùch quan raèng caùc Chính
saùch, Thuû tuïc hoaëc caùc yeâu caàu ñang toàn taïi ñöôïc ñaùp öùng, bôûi vì noù ñaùnh giaù tính hieäu
löïc vaø hieäu quaû cuûa caùc Heä thoáng quaûn lyù töông öùng.
4.2 Noäi dung:
4.2.1 Keá hoaïch ñaùnh giaù:
Ít nhaát moät naêm hai laàn (hoaëc do yeâu caàu ñoät xuaát), ÑDLÑ hoaëc BQLHT laäp keá hoaïch
ñaùnh giaù noäi boä ñeå xaùc ñònh xem Heä thoáng quaûn lyù:
a/ Coù phuø hôïp vôùi caùc boá trí saép xeáp ñöôïc hoaïch ñònh ñoái vôùi caùc yeâu caàu cuûa tieâu
chuaån naøy vaø vôùi caùc yeâu caàu cuûa Heä thoáng quaûn lyù ñöôïc Coâng ty thieát laäp;
b/ Coù ñöôïc aùp duïng moät caùch hieäu löïc vaø ñöôïc duy trì:
Keá hoaïch ñaùnh giaù sau khi ñöôïc laäp seõ trình BTGÑ Coâng ty (hoaëc ÑDLÑ) xem
xeùt, pheâ duyeät vaø cho tieán haønh thöïc hieän ñaùnh giaù.
4.2.2 Danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø chöông trình ñaùnh giaù:
Ñaïi dieän laõnh ñaïo seõ laäp danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø thaønh phaàn tham gia ñaùnh giaù
bao goàm Tröôûng ñoaøn ñaùnh giaù, chuyeân gia beân ngoaøi (neáu caàn) vaø caùc ñaùnh giaù vieân
ñöôïc choïn löïa phaûi qua caùc khoaù huaán luyeän ñaøo taïo ñaùnh giaù noäi boä.
Ñoàng thôøi tröôùc ngaøy ñaùnh giaù ít nhaát 02 tuaàn Ñaïi dieän laõnh ñaïo cuõng hoaïch ñònh
chöông trình vôùi thôøi gian trình töï ñeå tieán haønh ñaùnh giaù, noäi dung bao goàm caùc muïc tieâu
caàn quan taâm:
Tính hieäu löïc vaø hieäu quaû cuûa caùc quaù trình;
Tính duy trì vaø tính phuø hôïp;
Khaû naêng ñaùp öùng caùc quaù trình;
Caùc coâng cuï kyõ thuaät thoáng keâ;
Phaân tích caùc döõ lieäu veà chi phí quaûn lyù Heä thoáng;
Möùc ñoä chính xaùc vaø ñaày ñuû vieäc ño löôøng keát quaû hoaït ñoäng;
Söû duïng hieäu quaû vaø hieäu löïc caùc nguoàn löïc;
Caùc hoaït ñoäng caûi tieán;
Moái quan heä vôùi caùc ñôn vò, caùc beân quan taâm coù lieân quan.
TGÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät danh saùch ñaùnh giaù vieân vaø chöông trình ñaùnh giaù;
neáu khoâng ñoàng yù thì Ñaïi dieän laõnh ñaïo seõ thöïc hieän laïi danh saùch hoaëc chöông
3
trình ñaùnh giaù theo yù kieán pheâ duyeät, neáu TGÑ ñoàng yù thì cho tieán haønh trieån khai
thöïc hieän.
4.2.3 Chuaån bò ñaùnh giaù:
Quaù trình ñaùnh giaù noäi boä coù vai troø nhö moät coâng cuï quaûn lyù ñeå ñaùnh
giaù ñoäc laäp moïi quaù trình hay hoaït ñoäng ñaõ ñöôïc döï kieán.
Ñeå cho vieäc ñaùnh giaù ñöôïc lieân tuïc vaø ñaït hieäu quaû, Ban ñaùnh giaù vaø Boä phaän
ñöôïc ñaùnh giaù caàn phaûi chuaån bò lòch ñaùnh giaù cuõng nhö caùc taøi lieäu vaø hoà sô coù lieân
quan nhö:
Caùc taøi lieäu vaø caùc hoà sô ñaõ ñöôïc thieát laäp tröôùc ñoù;
Tình traïng vaø taàm quan troïng cuûa caùc quaù trình;
Keát quaû cuûa caùc ñaùnh giaù tröôùc ñoù;
Caùc chuaån möïc, phaïm vi vaø phöông phaùp ñaùnh giaù.
4.2.4 Hoïp khai maïc:
Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh gia toå chöùc cuoäc hoïp khai maïc nhaèm
thoâng qua caùc noäi dung chöông trình vaø phöông phaùp thöïc hieän ñaùnh giaù, thôøi gian
thöïc hieän ñoàng thôøi cuõng giôùi thieäu thaønh phaàn ñaùnh giaù vieân tham gia.
4.2.5 Thöïc hieän vieäc ñaùnh giaùù noäi boä:
a/ Ñeå tieán haønh ñaùnh giaù ñaït keát quaû toát, Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc
ñaùnh giaù trong quaù trình thöïc hieän phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu nhö sau:
Vieäc ñaùnh giaù phaûi phaûi baûo ñaûm tính khaùch quan vaø ñoäc
laäp;
Thôøi gian tieán haønh theo lòch ñeà ra phaûi ñuùng vaø khoâng ñöôïc
chaäm treã;
Söû duïng caùc Taøi lieäu vaø Hoà sô ñöôïc thieát laäp ñeå vaän haønh coù
hieäu löïc vaø hieäu quaû quaù trình cuûa toå chöùc theo Tieâu chuaån
vaø Luaät ñònh ñaõ ban haønh;
Kieåm soaùt söï khoâng phuø hôïp - tính ñaày ñuû vaø tính hieäu quaû
cuûa caùc quaù trình vaø saûn phaåm thaät chính xaùc;
Phaân tích söï khoâng phuø hôïp ñeå phoøng ngöøa sau naøy.
b/ Caên cöù vaøo caùc muïc tieâu ñaùnh giaù, Ñoaøn ñaùnh giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù
seõ
4
phaân tích cuï theå ñöôïc nhöõng söï vieäc khoâng phuø hôïp:
Neáu xaùc ñònh vaø ñoàng yù söï vieäc khoâng phuø hôïp, Ñoaøn ñaùnh
giaù vaø Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù vieát baùo caùo saûn phaåm hay
caùc quaù trình khoâng phuø hôïp;
Ban ñaùnh giaù laäp ñeà xuaát haønh ñoäng khaéc phuïc vaø phaùt haønh
phieáu CAR cho boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù thöïc hieän.
4.2.6 Hoïp keát thuùc:
Ñoaøn ñaùnh giaù hoïp keát thuùc quaù trình ñaùnh giaù noäi boä sau khi xaùc
ñònh hay khoâng xaùc ñònh söï vieäc khoâng phuø hôïp cuûa saûn phaåm hoaëc caùc quaù trình ñaõ ñöôïc
xem xeùt, ñoàng thôøi thoâng baùo caùc noäi dung ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù vaø ñöa ra moät soá coâng vieäc
caàn thieát ñeå thöïc hieän tieáp theo quaù trình ñaùnh giaù nhö haønh ñoäng khaéc phuïc vaø ñaùnh giaù
haønh ñoäng khaéc phuïc…
4.2.7 Baùo caùo keát quaû ñaùnh giaù:
Sau khi ghi nhaän caùc keát quaû ñaùnh giaù noäi boä cuûa töøng muïc tieâu cuï
theå. Ban ñaùnh giaù seõ laäp baùo caùo keát quaû thu ñöôïc trong quaù trình tieán haønh ñaùnh giaù vaø
trong baùo caùo phaûi töôøng trình chi tieát nhöõng muïc tieâu ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù coù:
Phuø hôïp: Ñaùp öùng ñaày ñuû caùc yeâu caàu qui ñònh cuûa Heä thoáng
quaûn lyù, luaät ñònh, hoaït ñoäng thöïc teá.
Hay khoâng phuø hôïp: Ñaùp öùng khoâng ñaày ñuû caùc yeáu toá neâu
treân.
Treân cô sôû ñoù coù yù kieán ñeà xuaát nhöõng vieäc caàn khaéc phuïc, söûa loãi trong thôøi gian
sôùm nhaát ñöôïc qui ñònh ñeå loaïi boû kòp thôøi caùc nguyeân nhaân söï sai loãi ñöôïc phaùt hieän vaø
boå sung ngay hay ñieàu chænh caùc söï vieäc khoâng phuø hôïp theo Heä thoáng. Ngoaøi ra trong
baùo caùo cuõng neâu ra caùc baèng chöùng veà söï thöïc hieän toát nhaèm muïc ñích cung caáp caùc cô
hoäi cho vieäc thöøa nhaän bôûi laõnh ñaïo vaø khuyeán khích moïi ngöôøi.
4.2.8 Thöïc hieän haønh ñoäng khaéc phuïc:
Thoâng qua ñeà xuaát haønh ñoäng khaéc phuïc vaø phieáu CAR cuûa Ban ñaùnh
giaù, Boä phaän ñöôïc ñaùnh giaù seõ tieán haønh thöïc hieän haønh ñoäng khaéc phuïc;
Haønh ñoäng khaéc phuïc caàn ñöôïc phaân coâng ngöôøi thöïc hieän phaûi qua lôùp
ñaøo taïo vaø tieán haønh kieåm soaùt moät caùch hieäu löïc vaø hieäu quaû vieäc nhaän
bieát, caùch ly, loaïi boû nguyeân nhaân vaø xöû lyù söï vieäc khoâng phuø hôïp ñeå ngaên
ngöøa vieäc söû duïng khoâng ñuùng muïc ñích cuõng nhö ngaên ngöøa söï taùi dieãn;
5