Thủ tục kiểm soát tài liệu

Chia sẻ: Da Thao | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

276
lượt xem 89
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thủ tục này nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong các hệ thống quản lý của công ty

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ tục kiểm soát tài liệu

T HUÛ TUÏ C KIEÅM SOAÙT TAØI LIEÄU 1. Muïc ñích: Thuû tuïc naøy ñöôïc laäp ra nhaèm kieåm soaùt moïi taøi lieäu, bao goàm taøi lieäu noäi boä vaø taøi lieäu coù nguoàn goác töø beân ngoaøi ñöôïc ñöa vaøo aùp duïng trong caùc heä thoáng quaûn lyù cuûa Coâng ty . 2. Phaïm vi: Taøi lieäu vaø döõ lieäu caàn kieåm soaùt theo thuû tuïc naøy bao goàm caùc taøi lieäu theo höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu thuoäc heä thoáng taøi lieäu cuûa Coâng ty. 3. Noäi dung: 3.1 Löu ñoà: 1
Ngöôøi thöïc hieän Quy trình Taøi lieäu, Bieåu maåu Boä phaän coù yeâu caàu Phieáu ñeà xuaát laøm; thay ñoåi taøi Yeâu caàu KS taøi lieäu lieäu (maõ soá: 0089; 0090) Boä phaän chuyeân moân + Trao ñoåi ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu + ngöôøi yeâu caàu Ñaïi dieän laõnh ñaïo Ñaïi dieän laõnh ñaïo Baûng theo doõi thay ñoåi taøi lieäu Phaân coâng (maõ soá: 0094) Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu Döï thaûo (maõ soá: 0088) Ñaïi dieän laõnh ñaïo Pheâ duyeät Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Danh muïc taøi lieäu (maõ soá: Caäp nhaät theo doõi 0091) Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Ñoùng daáu kieåm soaùt Ñaùnh daáu, nhaän daïng Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Danh saùch phaân phoái taøi lieäu Pho to, Phaân phoái (maõ soá: 0093; 0092) Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Laäp Hoà sô 2
3.2 Noäi dung (thuyeát minh löu ñoà): 3.2.1 Phaùt haønh taøi lieäu môùi: 1. Phaùt sinh nhu caàu taøi lieäu môùi: ngöôøi yeâu caàu göûi giaáy ñeà nghò (theo maãu maõ soá: 0089) tôùi Ñaïi dieän laõnh ñaïo (ÑDLÑ) xem xeùt. 2. Ñaïi dieän laõnh ñaïo xem xeùt: Neáu khoâng ñoàng yù thì thoâng baùo laïi cho ngöôøi yeâu caàu bieát; Neáu ñoàng yù thì chæ ñònh ngöôøi bieân soaïn vaø höôùng daãn ngöôøi bieân soaïn soaïn thaûo taøi lieäu vaø ghi yù kieán cuûa mình trong giaáy ñeà nghò (bieåu maãu maõ soá: 0089) vaø chuyeån giaáy ñeà nghò cho ngöôøi saïn thaûo. 3. Ngöôøi bieân soaïn: Tieán haønh soaïn thaûo taøi lieäu, ñaùnh maùy, laàn ban haønh, kyù vaøo oâ ngöôøi bieân soaïn (xem höôùng daãn soá hieäu taøi lieäu trong Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu maõ soá: 0088); Chuyeån taøi lieäu soaïn thaûo tôùi caùc Boä phaän chuyeân moân lieân quan, ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu, ngöôøi yeâu caàu coù yù kieán (vieäc xin yù kieán veà taøi lieäu laø khoâng baét buoäc tröø tröôøng hôïp ñoái vôùi ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu). Toång hôïp caùc yù kieán ñeå tieáp tuïc soaïn thaûo; Trình ÑDLÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät (coù keøm theo yù kieán cuûa caù nhaân, Boä phaän chuyeân moân theo muïc treân ñaây - neáu coù). Ñoái vôùi caùc noäi dung maø ngöôøi bieân soaïn, Boä phaän chuyeân moân lieân quan, Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu coù yù kieán khaùc nhau thì trình caùc yù kieán ñoù cho ÑDLÑ ñeå ÑDLÑ coù quyeát ñònh cuoái cuøng. Taøi lieäu sau khi pheâ duyeät chính thöùc, Ngöôøi bieân soaïn chuyeån ñeán Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu. 4. Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu caäp nhaät taøi lieäu vaøo danh muïc taøi lieäu (maõ soá: 0091). Danh muïc naøy phaûi coù saún ñeå moïi nhaân vieân truy caäp khi muoán xaùc nhaän taøi lieäu nhaèm traùnh söû duïng taøi lieäu loãi thôøi. 5. Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu cho photo nhieàu baûn thích hôïp, ñoùng daáu " Kieåm soaùt " theo Qui ñònh veà ñoùng daáu taøi lieäu (Höôùng daãn coâng vieäc bieân soaïn taøi lieäu maõ soá: 0088), phaân phoái ñeán ngöôøi nhaän taøi lieäu theo baûn phaân phoái taøi lieäu ñaõ ñöôïc ÑDLÑ pheâ duyeät (maõ soá: 0092 “Danh saùch phaân phoái moät taøi lieäu taøi lieäu”; 0093 “ Danh saùch phaân phoái nhieàu taøi lieäu” ). 3
6. Ngöôøi nhaän taøi lieäu phaûi kieåm tra ñeå ñaûm baûo ñaõ nhaän ñuùng taøi lieäu, phoå bieán taøi lieäu ñeán taát caû nhaân vieân coù lieân quan vaø löu taøi lieäu sao cho deã daøng nhaän bieát, deã daøng laáy ra tra khaûo khi caàn thieát. 7. Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu löu tröõ taøi lieäu goác theo töøng taøi lieäu, baûn taøi lieäu goác naøy khoâng ñoùng daáu "Kieåm soaùt " ñeå coù theå photo vaø phaân phoái khi caàn thieát. 3.2.2 Thay ñoåi taøi lieäu hieän haønh: 1. Phaùt sinh nhu caàu caàn thay ñoåi taøi lieäu hieän haønh: ngöôøi yeâu caàu göûi phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu tôùi ÑDLÑ (bieåu maãu maõ soá: 0090). 2. ÑDLÑ xem xeùt: Neáu khoâng ñoàng yù thì thoâng baùo laïi cho ngöôøi yeâu caàu; Neáu ñoàng yù thì chæ ñònh Ngöôøi bieân soaïn vaø höôùng daãn Ngöôøi bieân soaïn thay ñoåi taøi lieäu vaø ghi yù kieán cuûa mình trong phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu (bieåu maãu maõ soá: 0090) vaø chuyeån phieáu yeâu caàu thay ñoåi taøi lieäu cho Ngöôøi bieân soaïn. 3. Ngöôøi bieân soaïn tieán haønh soaïn thaûo phaàn thay ñoåi taøi lieäu vaø thöïc hieän theo caùc böôùc töø 3 ñeán 4 cuûa 3.2.1 trong phaàn 3.2. 4. Phaân loaïi taøi lieäu ñöôïc thay ñoåi: a> Taøi lieäu thay ñoåi lôùn: Phaûi in laïi toaøn boä taøi lieäu; Tieán haønh thay ñoåi taøi lieäu, hieäu chænh laàn ban haønh taêng leân moät ñôn vò vaø hieäu chænh ngaøy ban haønh cho phuø hôïp. Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu photo ñuû baûn sao baûng theo doõi thay ñoåi taøi lieäu vaø caùc baûng taøi lieäu ñaõ thay ñoåi ñoùng daáu " Kieåm soaùt ", tieán haønh phaân phoái töông töï böôùc 6 vaø7 cuûa 3.2.1 trong phaàn 3.2. Ngöôøi giöõ taøi lieäu phaûi traû laïi nhöõng taøi lieäu “loãi thôøi” cho Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu ñeå huûy, neáu khoâng huûy maø caàn thieát phaûi löu laïi thì taøi lieäu loãi thôøi ñoù phaûi ñöôïc ñoùng daáu "heát hieäu löïc " theo Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu . 4
b> Taøi lieäu thay ñoåi nhoû: Tröôøng hôïp thay nhoû laø thay ñoåi töø 1 ñeán 3 trang taøi lieäu. Tuy nhieân, tuøy tröôøng hôïp ÑDLÑ seõ quyeát ñònh vieäc thay ñoåi taøi lieäu laø lôùn hay nhoû nhaèm muïc ñích thuaän lôïi cho vieäc phaân phoái taøi lieäu. Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu photo ñuû baûn sao baûng theo doõi thay ñoåi taøi lieäu vaø caùc trang coù söï söûa ñoåi (khoâng ñoùng daáu “Kieåm soaùt “), tieán haønh phaân phoái töông töï theo böôùc 6 vaø 7 cuûa 3.2.1 trong phaàn 3.2. Ngöôøi giöõ taøi lieäu seõ thay theá trang loãi thôøi baèng nhöõng trang coù söï thay ñoåi sau khi nhaän ñöôïc chuùng vaø töï huûy nhöõng trang loãi thôøi; Tröôøng hôïp thay ñoåi laø nhoû chæ caàn in laïi trang coù söï thay ñoåi, hieäu chænh laàn ban haønh taêng leân moät ñôn vò treân trang thay ñoåi; Ngöôøi bieân soaïn caäp nhaät vieäc thay ñoåi vaøo Phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu (maõ soá: 0090). 5. Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu phaûi löu laïi moät baûn goác taøi lieäu loãi thôøi ñöôïc ñoùng daáu " Heát hieäu löïc " vaø caäp nhaät laïi vaøo danh muïc taøi lieäu. Tuy nhieân caùc taøi lieäu sau nhieàu laàn thay ñoåi nhoû seõ ñöôïc in laïi toaøn boä, do ÑDLÑ quyeát ñònh . 3.2.3 Taøi lieäu beân ngoaøi: 1. Ngöôøi yeâu caàu muoán söû duïng taøi lieäu beân ngoaøi, tröôùc khi ñöa vaøo söû duïng trong heä thoáng taøi lieäu cuûa Coâng ty, phaûi göûi TLBN keøm theo phieáu ñeà xuaát aùp duïng TLBN (theo bieåu maãu maõ soá: 0095) tôùi ÑDLÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät (vaøo bieåu maãu: 0095). 2. Sau khi TLBN ñöôïc pheâ duyeät, Ngöôøi yeâu caàu seõ chuyeån TLBN cho Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu löu tröõ baûn goác vaø caäp nhaät danh muïc taøi lieäu (theo bieåu maãu maõ soá: 0091, ñoái vôùi taøi lieäu kyõ thuaät laø baûn goác thì do Tröôûng phoøng Kyõ thuaät Coâng ngheä löu giöõ). 4. Vieäc phaân phoái taøi lieäu beân ngoaøi töông töï theo böôùc 5 vaø 6 cuûa 3.2.1 trong phaàn 3.2. 5. Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu coù traùch nhieäm lieân heä vôùi ñôn vò phaùt haønh ñeå caäp nhaät taøi lieäu beân ngoaøi neáu coù söï thay ñoåi. 6. Ñònh kyø 3 thaùng, Ban ISO toå chöùc ñaùnh giaù söï phuø hôïp cuûa taøi lieäu ñoái vôùi yeâu caàu phaùp luaät vaø hieän traïng heä thoáng. Keát quaû ñaùnh giaù ñöôïc laäp hoà sô baùo caùo Ñaïi dieän laõnh ñaïo. 5
Taøi lieäu khoâng caàn thieát seõ ñöôïc loaïi boû, taøi lieäu khoâng phuø hôïp seõ ñöôïc söûa ñoåi.(Xem thuû tuïc xaùc ñònh caùc yeâu caàu cuûa phaùp luaät vaø yeâu caàu khaùc) 3.2.4 Bieåu maãu: 1. Caùc Bieåu maãu ñöôïc taäp hôïp laïi thaønh soå tay Bieåu maãu vaø do ÑDLÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät. Moãi bieåu maãu ñeàu coù soá hieäu rieâng vaø laàn söûa ñoåi. Bieåu maãu ñöôïc ñaùnh soá theo Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu. 2. Caùc Bieåu maãu ñöôïc phaân phoái keøm theo vôùi nhöõng Thuû tuïc vaø caùc Taøi lieäu hoå trôï. Caùc Taøi lieäu naøy khoâng caàn phaûi söûa ñoåi khi chæ thay ñoåi Bieåu maãu keøm theo chuùng. Vì vaäy chæ coù maõ soá ñöôïc vieän daãn trong caùc Taøi lieäu naøy. Caàn phaûi huûy boû nhöõng Bieåu maãu ñaõ bò thay khi söû duïng bieåu maãu môùi. Nhöõng chi tieát veà vieäc phaân phoái bieåu maãu khoâng caàn phaûi ghi laïi. 3. Vôùi moät soá Bieåu maãu ñaëc bieät thì khoâng aùp duïng theo Thuû tuïc naøy. 3.2.5 Pheâ duyeät taøi lieäu: Toång Giaùm ñoác pheâ duyeät Soå tay chaát löôïng, Soå tay moâi tröôøng, Soå tay Traùch nhieäm xaõ hoäi, caùc Thuû tuïc, Qui ñònh. Ñaïi dieän laõnh ñaïo xem xeùt söï phuø hôïp cuûa heä thoáng. Caùc tröôûng boä phaän coù theå pheâ duyeät caùc Höôùng daãn coâng vieäc. 4. Taøi lieäu tham khaûo: Soå tay chaát löôïng Soå tay Traùch nhieäm xaõ hoäi Soå tay moâi tröôøng Thuû tuïc veà caùc yeâu caàu phaùp luaät vaø caùc yeâu caàu khaùc 5. Phuï luïc: Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu (maõ soá: 0088) Phieáu ñeà xuaát soaïn thaûo taøi lieäu môùi (maõ soá: 0089) Phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu (maõ soá: 0090) Danh muïc taøi lieäu (maõ soá: 0091) 6
Danh saùch phaân phoái moät taøi lieäu (maõ soá: 0092) Danh saùch phaân phoái nhieäu taøi lieäu (maõ soá: 0093) Baûng theo doõi thay ñoåi taøi lieäu (maõ soá: 0094) Phieáu ñeà xuaát aùp duïng TLBN (maõ soá: 0095) 7