TS. Nguyễn Lệ Nhung
Chương V CH NH LÝ TÀI LI U Ệ Ỉ
Ỉ Ệ
CH NH LÝ TÀI LI U ệ
ầ
ắ
I. Kh/ni m, m/đích, y/c u và ng/t c ch/lý TL
IV. K t thúc ế ch nh lý ỉ
II. Chu n b ị ẩ ch nh lý
ỉ
III. Th c hi n ệ ự ch nh lý ỉ
ầ
I. Khái ni m, m c đích, yêu c u, ụ nguyên t c công tác ch nh lý TL
ệ ắ
ỉ
1 Khái ni mệ 2 M c đích ụ 3 Yêu c uầ 4 Nguyên t cắ
1. Khái ni mệ
• Ch nh lý tài li u là vi c t ỉ ổ ệ ứ ạ
ọ ch c l ạ
ử ặ ậ ụ ệ ồ
ồ ơ ụ ệ ứ ố ớ ặ
i TL trong ệ phông theo 1 ph/án phân lo i khoa h c, trong đó ti n hành: ế - ch nh s a, hoàn thi n, ph c h i ho c l p m i ớ ỉ h s ; ồ ơ - XĐGTTL; - h th ng hoá h s , tài li u ệ ố - Xây d ng công c tra c u đ i v i phông ho c ự kh i TL đ a ra ch nh lý. ư ố ỉ
ế ạ TL 1 cách khoa h c.ọ
i cho c/tác qu n lý, b o ả ả ệ
qu n, khai thác s d ng TL.
ị ể ữ ỷ
• Lo i ra nh ng TL h t giá tr đ tiêu hu => góp c kho tàng và các trang ế
2. M c đích ụ • T ch c s p x p l i ứ ắ ổ • T o đi u ki n thu n l ậ ợ ề ạ ử ụ ả ế ạ ph n ti t ki m đ ượ ầ ệ t b b o qu n TL. thi ế ị ả
ả
3. Yêu c uầ (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ-
ỉ ả ạ ượ c phân lo i và l p h s hoàn ch nh (đ m ồ ơ
c m i liên h t ố ượ nhiên c a TL). ủ
ầ ả
ả TL h t giá tr c n lo i ra đ tiêu hu . ỷ ị ầ ể
ệ
• TL đ b o đ ả ố ớ ố ớ ế ệ ố ậ ậ ậ ệ ự • Đ i v i LTHH: xác đ nh THBQ cho HS, TL ị • Đ i v i LTLS: xác đ nh TL c n b o qu n VV và ị ạ • H th ng hoá HS, TL • L p MLHS tài li u • L p danh m c TL h t giá tr , lo i ra đ tiêu hu . ỷ ụ ế ể ạ ị
4. Nguyên t cắ
• Không phân tán phông, ph i ch/lý TL theo ả
ả ả ả
• Tài li u khi p/lo i, l p HS ph i đ m b o s ự ạ ậ nhiên c a TL. ủ ự
phông. ệ hình thành t ệ
ủ ộ ượ ượ c các c m i ố
• Tài li u sau khi ch/lý ph i ph n ánh đ ả h/đ ng c a CQ, TC; ph i ph n ánh đ ả liên h logíc và l ch s c a TL. ị ả ả ử ủ ệ
ệ ư
ữ
ỉ
Quy trình ch nh lý tài li u l u tr hành chính theo CV s 283 ngày 19/5/2004
ố
CH NH LÝ TÀI LI U
Ệ
Ỉ
Chu n b ch nh lý
K t thúc ch nh lý
ẩ ị
ỉ
Th c hi n ch nh lý ệ
ự
ỉ
ế
ỉ
1.Giao nh n tài li u ậ
ệ
1.Phân lo i tài li u ạ
ệ
1.Ki m tra k t qu ch nh lý ế
ả ỉ
ể
ệ
ơ ộ
ậ
ậ ồ ơ ặ
ử
ể
2.V sinh s b và v n chuy n ể tài li u v đ a đi m ch nh lý
2.L p h s ho c ch nh s a, ỉ hoàn thi n h s
2.Bàn giao TL, v n chuy n TL vào kho và s p x p lên giá
ệ ề ị
ể
ỉ
ệ ồ ơ
ậ ắ ế
3.Kh o sát tài li u
3.Vi
t báo cáo t ng k t ch nh lý
ệ
ả
3.Biên m c phi u tin ụ
ế
ế
ổ
ế
ỉ
4.Thu th p và b sung tài li u
4.Hoàn ch nh h s phông
ổ
ệ
ậ
ồ ơ
ỉ
4. H th ng hóa h s (đ n v b o qu n)
ệ ố ơ ị ả
ồ ơ ả
ướ
ẫ
5.Biên m c h s
ụ ồ ơ
ng d n 5.Biên so n các VB h ạ ch nh lý và l p k ho ch ch nh lý ỉ ế ạ
ậ
ỉ
ệ
ệ
6. V sinh tài li u, tháo b ỏ ghim k p, làm ph ng tài li u ệ
ẹ
ẳ
ể
7.Th ng kê, ki m tra và làm th t c tiêu h y TL lo i ạ
ố ủ ụ
ủ
ứ
8.Đánh s h.s chính th c vào bìa, ơ ố vào c p h p, vi t và dán nhãn h p ặ ộ
ộ
ế
ự
9. Xây d ng công c qu n lý ụ ả và tra tìm h s TL
ồ ơ
II. Các công vi c chu n b ch nh lý
ệ
ẩ
ỉ
ị
ệ
1 Giao nh n tài li u ậ 2 V sinh s b và v n chuy n TL v đ a ậ ơ ộ ề ị ể
đi m ch/lý.
ệ ệ ể ả
ổ
3 Kh o sát tài li u. 4 Thu th p, b sung TL. ậ 5 Biên so n các VB h/d n ch/lý và l p KH ẫ ậ
ạ ch nh lý. ỉ
ậ
ỏ
ể ệ ậ
1. Giao nh n tài li uệ N i dung: Quá trình xu t TL ra kh i kho đ ch/lý ấ ộ ph i th c hi n vi c giao nh n TL. Vi c giao ự nh n TL ph i đ
ệ c l p thành b/b n. ệ ả ượ ậ ả ậ ả
M c đích c a
ệ ậ ụ - Qu n lý ch t ch kh i TL đ ặ ủ vi c l p b/b n giao nh n TL: ậ ả c xu t kh i ỏ ấ ượ ố ẽ
- Đ truy c u trách nhi m cho nh ng bên liên ệ ứ ữ ả kho. ể
quan khi có s c đ i v i TL. ự ố ố ớ
ệ
ể
ậ
2. V sinh s b và v n chuy n TL v ề ơ ộ đ a đi m ch nh lý ỉ
ể
ị
• V sinh s b TL là đ h n ch đ ệ
ừ ừ ừ
ế ượ ố ụ ể ệ ơ ộ ậ ặ ổ
c b i b n ụ ẩ ể ạ trong t ng t p, t ng h p, t ng kh i TL. Dùng ộ ch i lông ho c máy hút b i đ v sinh s b ơ ộ TL nh m tránh xây x ướ
• Khi v sinh và v n chuy n TL không đ c ậ ượ
làm h h i hay xáo tr n tr t t c a TL. ộ c TL. ể ậ ự ủ ằ ệ ư ạ
3. Kh o sát tài li u
ệ
ả
ộ
ặ
ỉ
* N i dung kh o sát: • Tên phông, gi ờ • Kh i l ố ượ s ..)ơ ạ
• Lo i hình TL (hành chính, KHKT…) • Thành ph n TL (thu c lĩnh v c gì, c a đ n v t
ự
ủ
ầ
ộ
ơ
ị ổ
ch c ứ
nào)
• Tình tr ng TL (cũ, m i, đã đ
c l p h s hay đang còn
ạ
ớ
ồ ơ
bó gói, TL trong phông đ hay thi u..)
ủ
ị
ượ ậ ế ấ ) • Giá tr chung c a TL (cao hay th p ủ
ả i h n th i gian c a TL trong phông ủ ớ ạ ng TL đ a ra ch nh lý (? m giá, c p, bó, gói, h ồ ư
ụ
ả
*M c đích kh o sát
ạ
c phù h p
ợ
ẫ
ạ ượ ọ t các b n h/d n nghi p v trong ch nh lý ệ ế
ụ
ỉ
ế
ế
• Biên so n b n lsđvhtp và lsp. ả • Ch n ph/án phân lo i đ • Vi ả • XĐGTTL c a phông ủ • L p k ho ch ch/lý ạ • Ti n hành s u t m, TTBS TL còn thi u • Ch đ ng chu n b c s v t ch t cho đ t ch/lý ị ơ ở ậ
ậ ế ủ ộ
ư ầ ẩ
ấ
ợ
ổ
ậ
ế 4. Thu th p, b sung TL còn thi u
ả
ể ấ
ầ
ế
ế
ủ ậ
ổ
•
ồ
ồ
ổ ứ
ơ
ch c có TL trong phông c giao nh/v gi
i quy t c/vi c ệ ế ặ
ụ ả ỉ ư
ể
ộ
• Thông qua kh o sát TL, có th th y TL c a phông đ ủ hay thi u, n u thi u c n ti n hành thu th p, b sung. ế ế Ngu n thu th p, b sung bao g m: ậ - Các đ n v t ị ổ - Các c/b đ ộ ượ - Cán b , công ch c đã ngh h u ho c chuy n c/tác - C quan ch qu n c p trên ho c CQ tr c thu c
ứ ả
ủ
ự
ấ
ặ
ơ
ộ
4. Thu th p, b sung TL còn thi u
ổ
ế
ậ
ệ
ậ
ổ
ệ
ụ
• M c đích c a vi c thu th p, b sung tài li u: - T o c s cho vi c hoàn ch nh và phong phú
ỉ
ệ ỉ ố
ủ ơ ở ạ kh i TL đ a ra ch nh lý. ư - T o thu n l ậ ợ ạ v ch nh lý. ỉ ụ
i cho cán b LT th c hi n nghi p ự ệ ệ ộ
ẫ
5. Biên so n các VB h/d n ch/lý và ạ l p k ho ch ch/lý ạ ậ
ế
đvhtp và lsp
ả
5.1 Biên so n b n ls 5.2 Biên so n b n h/d n phân lo i, l p
ạ ạ
ạ ậ
ả
ẫ
HS
ĐGTTL
ả
5.3 Biên so n b n h/d n X ẫ ạ 5.4 L p k ho ch ch/lý
ế
ạ
ậ
5.1 Biên so n b n lsđvhtp và lsp ả
ạ
• L ch s đ n v hình thành phông
ị
ị ả
ờ
ị
ạ
: là ử ơ b n tóm t t quá trình h/đ ng, ch/năng, ộ ắ nh/v , q/h n, CCTC qua các th i kỳ l ch ạ ụ s c a CQ t o ra phông tài li u. ử ủ ị
• L ch s phông ử
ắ
ệ : là b n tóm t ả ư
ể
ặ
t tình hình ữ và đ c đi m TL c a phông l u tr . ủ
ạ
ẫ
ả
ạ
5.2 Biên so n b n h/d n phân lo i, l p h s ậ
ồ ơ
ướ ủ
• B n h ả ướ ẫ ụ ể ướ
ừ
ng đ : ng d n phân lo i TL c a phông ạ c phân lo i c a c - H ng d n c th các b ả ạ ủ ẫ phông thành các nhóm l n, nhóm v a, nhóm nh . ỏ ớ - Nhóm nh cu i cùng t ươ ỏ ng v i h s ớ ồ ơ ươ ố
ng d n phân lo i,
ẫ
ạ
ả
ướ
ạ ồ ơ (ti p theo) ế
ng d n chi ti ẫ t ế
ướ ươ ồ ơ: h ợ
ng d n l p h s ướ ẫ ậ ng pháp t p h p văn b n ả ậ ồ ơ ế
ụ ụ ả
5.2 Biên so n b n h l p h s ậ • B n h ả - Ph - Cách s p x p VB trong h s ắ - Cách đánh s tố ờ - Cách biên m c bên trong (M c l c văn b n) - Cách biên m c bên ngoài (Ngoài bìa HS)
ụ ụ
5.3 Biên so n b n h/d n XĐGTTL ả
ẫ
ạ
ừ
ạ
• Ch rõ THBQ cho t ng lo i TL, • ch rõ nh ng lo i tài li u h t giá tr ị ạ
ỉ ỉ
ế
ệ
ữ =>lo i ra=> tiêu hu
ạ
ỷ
5.4 L p k ho ch ch nh lý
ế
ạ
ậ
ỉ
ể ệ
ố
ượ ấ ả ậ
• Đ vi c ch nh lý TL đ ọ ế
ạ ạ
ả
ộ ộ
ệ
ụ
c ỉ th ng nh t, khoa h c, đúng ti n đ => ph i l p ộ k ho ch ch nh lý. ế ỉ • K ho ch ch nh lý là 1 ỉ ế văn b n d ki n n i dung ự ế công vi c, ti n đ th c ự ế hi n, nhân l c và c s ơ ở ự ệ v t ch t ph c v cho ấ ậ ụ vi c ch nh lý. ỉ ệ
* N i dung c a b n k ho ch ch nh lý
ủ
ộ
ế
ả
ạ
ỉ
ỉ
ỉ
ỉ
ỉ
ắ ầ
ờ
ng
ế
ạ
• M c đích, yêu c u ch nh lý ụ ầ • N i dung công vi c trong ch nh lý ệ ộ • L c l ng tham gia ch nh lý ự ượ • Đ a đi m, kinh phí ch nh lý ể ị • Th i gian b t đ u và k t thúc ch nh lý ỉ ế c th tr => K ho ch này ph i đ ủ ưở ả ượ ộ
ỉ
c quan duy t, cán b tham gia ch nh ơ lý ph i n m v ng n i dung k ho ch. ộ
ệ ữ
ả ắ
ế
ạ
ự
ậ ồ ơ ử ệ ỉ
ệ ặ ế
ệ ố ồ ơ
III. Th c hi n ch nh lý ỉ ệ 1. Phân lo i tài li u ạ 2. L p h s ho c ch nh s a, hoàn thi n h s ồ ơ 3. Biên m c phi u tin ụ 4. H th ng hoá h s 5. Biên m c h s ồ ơ ụ 6. V sinh tài li u, tháo b ghim k p, làm ph ng ệ
ẹ ẳ ỏ
7. Th ng kê, ki m tra và làm th t c tiêu hu tài ủ ụ ể ỷ
ệ tài li u ệ ố li u lo i ạ ệ
8. Đánh s h s chính th c vào bìa, vào c p ặ
ộ ố ồ ơ ế ứ ộ
(h p); vi ự t và dán nhãn h p. ụ 9. Xây d ng công c qu n lý và tra tìm h s , tài ả ồ ơ
li uệ
1. Phân lo i tài li u ạ
ệ
• B c 1 ướ
: Phân chia tài li u trong toàn phông ra ng ng v i 1 c c u ớ ơ ấ
ứ ớ ặ ỗ ặ ứ ủ ơ
ệ các nhóm l n (m i nhóm t ươ t ch c ho c 1 m t ho t đ ng c a c quan). ổ • B c 2 ướ ạ ộ ệ
ỗ ủ ừ ừ ủ ế ứ ộ
: Phân chia tài li u trong nhóm l n thành ớ các nhóm v a (m i nhóm t ng ng 1 m t ho t ạ ặ ứ ươ ch c trong c đ ng ch y u c a t ng đ n v t ơ ị ổ ơ quan).
ệ (ti p ế
1. Phân lo i tài li u ạ theo)
: Phân chia tài li u t
nhóm v a ra
• B c 3 ướ
ệ ừ
ừ
các nhóm nh ỏ
: Phân chia tài li u t
nhóm nh ra
• B c 4 ướ
ệ ừ
ỏ
các nhóm nh h n
ỏ ơ
• B c 5 ướ
: Phân chia tài li u theo th i gian ệ
ờ
* L u ý: ư
- TL không nên phân chia v theo Năm ngay
ẻ ồ ơ
ề h s kéo dài nhi u năm c ph ụ
ề
t đ u > xé l ừ ầ ệ
thu c vào s l
ề ướ ng và n i dung TL ộ
- Vi c phân chia TL nhi u hay ít b ố ượ
ộ
* Ví d 1: TL UBND xã- đ
ụ
ượ
c chia v ề
t ng Nhi m kỳ 5 năm (1990-1995) ừ
ệ
ướ : Phân chia TL v t ng MHĐ l n: ớ ề ừ
ạ ỉ ạ
ố
ộ
B c 1 I. Lãnh đ o và ch đ o chung II. Công tác Văn phòng- th ng kê III. Công tác N i chính IV. Công tác Kinh tế V. Công tác Văn- Xã
B c 2: Phân chia TL v t ng MHĐ c th
ề ừ
ụ ể
ướ
ộ ụ
ề
ổ
tr an ậ ự ị
Ví d : III. Công tác N i chính 1. V n đ chung ấ ch c CQ 2. Công tác t ứ 3. Công tác Q/Sự 4. Công tác tr t t 5. Công tác thanh tra - giám sát 6. Công tác t pháp ư
B c 3: Phân chia TL v nhóm l n:
ướ
ề
ớ
ụ
ệ
• Ví d : 3. Công tác Quân s ự a. Công tác hu n luy n DQTV ấ b. Công tác tuy n quân ể
B c 4: Phân chia TL v nhóm nh
ướ
ề
ỏ
ể
• Ví d : b. Công tác tuy n quân ụ + Đ t Iợ + Đ t IIợ
B c 5: Phân chia TL v theo Năm
ướ
ề
ụ ợ
Ví d : + Đ t I - Năm 1990 > L p h s ậ ồ ơ
ậ
ử
ặ
ỉ
2. L p h s ho c ch nh s a, hoàn thi n HS
ồ ơ ệ
c th c hi n đ i v i phông ố ớ ệ
ệ ậ ệ
• Vi c l p h s đ ồ ơ ượ tài li u ch a đ ượ ậ ư ử ự c l p h s . ồ ơ • Vi c ch nh s a, hoàn thi n h s đ i v i ớ ệ ồ ơ ố ệ ỉ
phông đã l p h s ậ ồ ơ ở văn th . ư
3. Biên m c phi u tin ụ
ế
ế ế
ợ ể ặ ả ồ ơ ộ • Phi u tin h s (phi u mô t ồ ơ ề ộ
c ghi trên m t ượ ộ
tr ủ
ể ệ ố
• M i thông tin c a HS, ĐVBQ đ ủ ế c dùng đ h th ng hóa, đ xây ể ệ ự
d ng c s d li u (CSDL) và tra tìm tài li u t đ ng hóa (b ng máy vi tính) h s ) là bi u ghi t ng h p các thông tin v m t HS ho c m t ổ ĐVBQ. ỗ ng c a phi u tin. ườ • Phi u tin đ ượ ế ơ ở ữ ệ ằ ự ộ
(Xem bi u s 7, trang 138) ố ể
4. H th ng hoá h s
ệ ố
ồ ơ
ệ • H th ng hoá h s là vi c s p x p l ồ ơ
ươ ạ ừ
i các h ồ ế ạ ắ ệ ố s theo ph ng án phân lo i đã ch n (s p ạ ắ ọ ơ x p trong ph m vi nhóm nh đ n nhóm v a...) ỏ ế ế • L u ýư ồ ơ
ộ
: H s nào có n i dung khái quát thì đ ể ộ lên phía trên, các h s có n i dung c th đ ụ ể ể ồ ơ xu ng d ố ướ . i
5. Biên m c h s
ồ ơ
ụ
ả
• Biên m c bên trong ụ - Đánh s tố ờ t m c l c văn b n - Vi ụ ụ t ch ng t k t thúc - Vi ứ ừ ế ế ế
ụ ồ ơ
ế
ụ
ặ ế ồ ơ ớ
ơ ấ ổ ch c) ứ
ặ ề ồ ơ
ả
5. Biên m c h s (ti p theo) Biên m c bên ngoài: Là vi c đăng ký các thông tin ệ trên bìa t m ho c phi u tin vào bìa h s v i các ạ thông tin: - Tên phông - Tên m t ho t đ ng (c c u t ạ ộ - Tiêu đ h s - Th i h n b o qu n ờ ạ ả - S l u tr ữ ố ư
ả
ợ ồ Ví d : “ụ H s V/V tuy n quân đ t I năm 2000 c a UBND Xã Qu ng Th ng ể ủ ắ ”, bao g m các văn b n sau: ồ ơ ả
1. Thông báo c a Huy n đ i v/v giao ch tiêu ệ ủ ộ ỉ
ể ộ
tuy n quân năm 2000 cho Xã đ i QT ệ 2. K ho ch th c hi n vi c tuy n quân đ t I c a ệ ủ ự ế ể ạ ợ
Xã đ i QT ộ
3. Danh sách trúng tuy nể 4. Quy t đ nh trúng tuy n ể ế ị 5. L bàn giao,… ễ
(M C L C VĂN B N)
Ụ Ụ
Ả
Biên m c bên trong:
ụ
T sờ ố
Ngày tháng VB
Ghi chú
Số TT
S , ký hi u ệ ố văn b nả
Tác gi ả văn b nả
Trích y u n i ộ ế dung văn b nả
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(1)
Biên m c bên ngoài
ụ
Đ n v t
c MHĐ)
:...
ị ổ
ơ
: BÌA H SỒ Ơ
ặ
Tên PHÔNG:... ch c (ho ứ
H SỒ Ơ …………………………………………….. ……………………………………………..
áng BĐ áng KT
ố
ụ ụ ố ồ ơ ố
Phông s : ... Ngth M c l c s : ... Ngth H s s : ... THBQ: S tố ờ
ệ
ỏ
ệ
ẹ
6. V sinh tài li u, tháo b ghim k p, làm ph ng tài li u
ệ
ẳ
ệ ệ
• V sinh tài li u • Tháo b ghim k p ẹ ỏ • Làm ph ng tài li u ệ ẳ
ố
7. Th ng kê, ki m tra và ể làm th t c tiêu hu tài li u lo i ạ
ủ ụ
ệ
ỷ
ạ ế
ộ ỉ
ỉ ể ề ẩ
• Toàn b TL h t giá tr đ c lo i ra trong quá ị ượ c phân lo i s b , trình ch nh lý ph i đ ạ ơ ộ ượ ả c th ng kê theo m u. đánh s th t và đ ố ẫ ượ ố ứ ự • Tài li u h t giá tr , đ c lo i ra trong quá ạ ượ ị ế ệ c H i đ ng XĐGTL c trình ch nh lý ph i đ ơ ộ ồ ả ượ quan ki m tra, c p có th m quy n th m ẩ ấ đ nh. ị
8. Đánh s h s chính th c vào bìa, ứ ố ồ ơ t và dán nhãn h p vào c p (h p); vi ế
ộ
ộ
ặ
• Đánh s h s chính th c: Đánh liên t c ố ồ ơ ụ
trong toàn phông b ng ch s ằ ứ ữ ố Ả ậ
• Vào h p: Đ a các h s vào c p, h p (x p ồ ơ ư ế ặ r p. ộ
ộ ủ v a đ ). ừ
• Dán nhãn h p: V trí trên gáy h p ộ ộ ị
KHO L U TR Ữ Ư PHÔNG L U TRƯ
Ữ
1985 - 2005
M u nhãn ẫ c p (h p) ộ ặ 15x17cm.
C P S :
Ặ Ố ……
T h s s :…………. Đ n h s s …………
ừ ồ ơ ố ế
ồ ơ ố
ả ng VII)
ch
9. Xây d ng công c qu n lý và tra tìm ụ HS,TL (s h c ươ
ự ẽ ọ ở
ậ
• L p m c l c h s ồ ơ ụ ụ • Xây d ng b th tra tìm ự • Nh p c s d li u
ộ ẻ
ậ ơ ở ữ ệ vào máy tính
IV. K t thúc ch nh lý
ế
ỉ
ể ả
1. Ki m tra k t qu ch nh lý ỉ ế 2. Bàn giao tài li u, v n chuy n tài li u vào ậ ệ ể ệ
kho và s p x p lên giá ế ắ
t báo cáo t ng k t ch nh lý ế ế
3. Vi ỉ 4. Hoàn ch nh h s phông ổ ồ ơ ỉ
ể
ả
ỉ
1. Ki m tra k t qu ch nh ế lý
• C s đ ki m tra ơ ở ể ể • N i dung ki m tra ể ộ
* C sơ ở (căn c )ứ đ ki m tra
ể ể
ỉ ủ ụ
ỉ ẫ
ả
ợ ệ
ế
ệ ể ả ẩ ỉ
• M c đích, yêu c u c a đ t ch nh lý ầ ợ • Các văn b n h ng d n ch nh lý ả ướ • Báo cáo k t qu kh o sát tài li u ệ ả ế • H p đ ng ch nh lý tài li u ỉ ồ • Biên b n giao nh n tài li u ệ ậ ả • K ho ch ch nh lý ỉ ạ => Vi c ki m tra, nghi m thu s n ph m ch nh lý ệ ả . c n l p biên b n ầ ậ
* N i dung ki m tra
ộ
ể
• Ki m tra th c t ỉ ự ế
ạ ệ ị
ệ ư
ướ ỉ
tài li u sau khi ch nh lý (h ồ ệ ể s đã đ t yêu c u ch a, vi c xác đ nh giá ư ầ ơ tr tài li u đúng ch a..) ị • Ki m tra các văn b n h ể ả ạ ậ ướ ẫ ồ ơ ị
(h giá tr tài li u...) ng d n ch nh lý ng d n phân lo i, l p h s , xác đ nh ị ẫ ệ
• Ki m tra các công c tra c u (m c l c h ồ ụ ụ ụ ứ
ể ơ ộ ẻ LT...) s , b th
ệ
ậ ắ
ế
l i đ b o qu n => bàn giao kèm
2. Bàn giao tài li u, v n chuy n ể ệ tài li u vào kho và s p x p lên giá *Bàn giao TL • Nh ng ữ TL gi
ữ ạ ể ả ả
theo MLHS
• Nh ng ữ TL lo i ra đ tiêu h y => bàn giao kèm ủ ể ạ
theo danh m c ụ TL lo iạ
• => Vi c giao nh n ậ TL trên c s biên b n giao ả
ơ ở ẩ ạ ị ỉ
ế trái sang
trên xu ng d ệ ừ giai đo n chu n b ch nh lý ậ t nh n đã l p ậ • V n chuy n ể TL vào kho và s p x p lên giá ậ - S p x p lên giá ế ắ ph i, t ả ừ ắ theo nguyên t c t ắ ừ i ố ướ
3. Vi
t báo cáo t ng k t ch nh lý
ế
ổ
ế
ỉ
ế ượ
• K t qu làm đ c ả • Nh n xét, đánh giá ậ
a. K t qu làm đ
c
ế
ả
ượ
c khi ch nh • S l ng và ch t l ướ ỉ ố ượ ấ ượ
ng tài li u tr ả ng tài li u sau khi ch nh lý • S l ng và ch t l ỉ
ấ ượ ả ả ả ạ ể
ệ lý (Căn cứ vào BC Kh o sát) ố ượ ệ ễ : - S h s b o qu n vĩnh vi n - S h s b o qu n lâu dài : ờ : - S h s b o qu n t m th i ủ : - S tài li u lo i ra đ tiêu h y ạ khác: - S tài li u chuy n phông ố ồ ơ ả ố ồ ơ ả ố ồ ơ ả ố ố ệ ệ ể
b. Nh n xét, đánh giá
ậ
ộ ự ệ so v i k ho ch đ ra ớ ế ề ạ
• Ti n đ th c hi n ế • u đi m Ư ể • T n t i ạ ồ • Bài h c kinh nghi m ọ ệ
ồ ơ ồ
4. Hoàn ch nh h s phông ỉ • H s phông bao g m: ồ ơ - Biên b nả
- Báo cáo k t qu kh o sát TL ế ả ả
/lo iạ TL; l p h s ồ ơ; XĐGTTL ậ
- Lsđvhtp và lsp ng d n p - B n h ẫ ướ ả - K ho ch ch nh lý ỉ ạ ế - Các công cụ tra tìm: MLHS; các bộ thẻ; CSDL,
TL lo i h y (kèm theo b n thuy t ạ ủ ế ả
… - B n th ng kê ố ả minh)
,... ế ổ ỉ
- Báo cáo t ng k t ch nh lý
BÀI T P TH C HÀNH
Ự
Ậ
Hãy biên m c hoàn ch nh 1 h s c a
ụ
ỉ
phông l u tr c quan anh (ch ):
ồ ơ ủ ị
ư
ả
k t thúc;
ế
t ch ng t ứ ụ
ữ ơ - Đăng ký M c l c văn b n; ụ ụ - Vi ừ ế - Biên m c ngoài bìa.
CÂU H I ÔN T P
Ỏ
Ậ
ệ
ỉ
ị
ệ ệ
ế
1. Khái ni m, yêu c u và nguyên t c ch nh lý tài li u? ệ 2. Trình bày các b ẩ 3. Trình bày các b 4. Trình bày cách th c và n i dung biên so n các văn b n
ầ ắ c chu n b ch nh lý tài li u? ướ ỉ c ti n hành ch nh lý tài li u? ỉ ướ ứ
ạ
ả
ộ
h
ẫ
ụ
ệ
5. Nh ng căn c và n i dung c a ki m tra k t qu ch nh
ướ ữ
ng d n nghi p v ? ứ
ộ
ủ
ế
ể
ả
ỉ
lý? ộ
ế ấ
ủ
ế
ỉ
6. N i dung và k t c u c a báo cáo t ng k t ch nh lý? 7. Nhi m v c a ng
i cán b l u tr trong vi c ch nh lý
ổ ữ
ộ ư
ệ
ỉ
ườ ụ ủ tài li u c a c quan? ủ
ệ ệ
ơ
TH C HÀNH
Ự
ế ự ế
ỉ ụ ế ậ ậ
ạ ự
ạ
ậ
ng d n ướ ướ ự ẫ
ướ c). ụ ư
I. V n d ng lý thuy t vào th c t 1. L p k ho ch ch nh lý; ạ 2. Th c hành biên so n: - Biên so n lsđvhtp và lsp - H ng d n phân lo i và l p h s ; ồ ơ ạ ẫ - H ng d n XĐGTTL. ẫ 3. Th c hành làm MHS (theo văn b n h ả c a C c Văn th và L u tr nhà n ướ ữ ư ủ t báo cáo t ng k t ch nh lý. ỉ
4. Th c hành vi ế ế 5. Th c hành biên so n phi u tin. ự ự ổ ế ạ
Ự
ố
ạ
c lãnh đ o c quan, có ự ạ ỉ ạ ế ế ơ
TH C HÀNH • II. Ph n x lý tình hu ng ầ ử • 1. Cách th c xây d ng k ho ch ch nh lý và ế ứ thuy t minh k ho ch tr ướ ph n xin kinh phí.
ầ
ữ ố
ng án gi • 2. D ki n nh ng tình hu ng phát sinh trong quá ấ ự ế ỉ ươ i ả ề
trình ch nh lý và đ xu t các ph quy t:ế
• - Trong vi c xây d ng k ho ch v i vi c th c ế ệ ớ ệ ự ạ
ệ ế hi n k ho ch ch nh lý; ạ
ạ
tài ự ỉ • - Trong vi c biên so n các văn b n h ướ ớ ầ ng d n ẫ ự ế ả ợ ệ ụ ệ
nghi p v có ph n không phù h p v i th c t li u;ệ
Ự
ầ ử ố
ự ế
ệ ệ
TH C HÀNH II. Ph n x lý tình hu ng 2. D ki n nh ng tình hu ng phát sinh ố ữ - Trong vi c phát sinh nh ng tài li u có giá tr ị ữ nh ng không thu c phông đang ch nh lý;
ư ộ ỉ
ị ệ ộ ồ
ủ ẩ ị ệ ị ị
- Trong vi c ý ki n c a H i đ ng xác đ nh giá tr tài li u và H i đ ng th m tra xác đ nh giá tr tài li u ệ trái ng
- Trong vi c x y ra s c v m t mát tài li u ho c ự ố ề ấ ượ ệ ệ ặ
ỉ
ủ
3. X lý tình hu ng khi k t lu n c a đoàn thanh tra: ế đ t ch nh lý ch a đ t yêu c u và m c đích đ ra. ế ộ ồ c nhau; ả các trang thi t b trong qúa trình ch nh lý… ế ị ậ ố ầ ử ợ ư ụ ề ạ ỉ
