Nguyeân lyù keá toaùn ThS. Nguyeãn Chí Hieáu
62
CHÖÔNG 5: CHÖÙNG TÖØ VAØ SOÅ KEÁ TOAÙN
5.1. Chöùng töø keá toaùn
5.1.1. Khaùi nieäm chöùng töø keá toaùn
Chöùng töø keá toaùn laø nhöõng giaáy tôø vaø vaät mang tin phaûn aùnh nghieäp vuï kinh teá
taøi chính phaùt sinh vaø ñaõ hoaøn thaønh, laøm caên cöù ghi soå keá toaùn.
Laäp chöùng töø laø phöông phaùp cuûa keá toaùn duøng ñeå ghi nhaän nghieäp vuï kinh teá
taøi chính phaùt sinh vaø thöïc söï hoaøn thaønh theo thôøi gian, theo ñòa ñieåm phaùt sinh
nghieäp vuï baèng giaáy tôø hoaëc vaät mang tin theo qu i ñònh cuûa phaùp luaät.
Ví duï:
Phieáu thu duøng ñeå ghi nhaän nghieäp vuï thu tieàn maët
Phieáu chi duøng ñeå ghi nhaän nghieäp vuï chi tieàn maët
Hoùa ñôn baùn haøng duøng ñeå ghi nhaän nghieäp vuï baùn haøng
Chöùng töø ñieän töû ñöôïc coi laø chöùng t öø keá toaùn khi coù ñaày ñuû caùc noäi dung qui
ñònh taïi ñieàu 17 cuûa Luaät keá toaùn (phaûi coù caùc noäi dung: teân vaø soá hieäu cuûa chöùng
töø keá toaùn, ngaøy thaùng naêm laäp chöùng töø keá toaùn, teân ñòa chæ cuûa ñôn vò hoaëc caù
nhaân laäp chöùng töø keá toaùn, teân ñòa chæ cuûa ñôn vò hoaëc caù nhaân nhaän chöùng töø keá
toaùn…) vaø ñöôïc theå hieän döôùi daïng döõ lieäu ñieän töû, ñöôïc maõ hoùa maø khoâng thay ñoåi
trong quaù trình truyeàn qua maïng maùy tính hoaëc treân vaät mang tin nhö ba êng töø, ñóa
töø, caùc loaïi theû thanh toaùn.
5.1.2. YÙ nghóa, taùc duïng vaø tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø keá toaùn
a. YÙ nghóa
Laäp chöùng töø keá toaùn laø khaâu ñaàu tieân cuûa qui trình keá toaùn. Do ñoù, chöùng töø
keá toaùn coù yù nghóa raá t quan troïng trong vieäc toå chöùc coâng taùc keá toaùn, kieåm soaùt
noäi boä, chöùng nhaän tính chaát phaùp lyù cuûa nghieäp vuï vaø cuûa soá lieäu ghi cheùp treân
soå keá toaùn.
b. Taùc duïng cuûa chöùng töø
Laäp chöùng töø keá toaùn laø khôûi ñieåm cuû a toå chöùc coâng taùc keá toaùn vaø xaây döïng heä
thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa ñôn vò, khoâng coù chöùng töø seõ khoâng thöïc hieän ñöôïc
coâng taùc keá toaùn.
Laäp chöùng töø keá toaùn laø nhaèm ghi nhaän nghieäp vuï kinh teá taøi chính ñaõ phaùt
sinh vaø thöïc söï hoaøn thaønh, ñaûm baûo tính chaát hôïp leä, hôïp phaùp cuûa nghieäp vuï.
Laäp chöùng töø keá toaùn laø nhaèm taïo ra caên cöù ñeå keá toaùn ghi soå nghieäp vuï phaùt
sinh.
Laäp chöùng töø keá toaùn nhaèm ghi nhaän ñôn vò vaø caù nhaân chò u traùch nhieäm ñoái
vôùi nghieäp vuï phaùt sinh tröôùc phaùp luaät.
c. Tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø keá toaùn
Tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø bieåu hieän qua caùc ñieåm sau ñaây:
Chöùng töø keá toaùn laø caên cöù chöùng minh cho soá lieäu keá toaùn.
Chöùng töø keá toaùn laø caên cöù ñeå kieåm tra vieäc thi haønh meänh leänh saûn xuaát kinh
doanh, tính hôïp phaùp cuûa nghieäp vuï, phaùt hieän caùc vi phaïm phaùp luaät, haønh vi
tham oâ, laõng phí.
Nguyeân lyù keá toaùn ThS. Nguyeãn Chí Hieáu
63
Chöùng töø keá toaùn laø caên cöù ñeå cô quan t ö phaùp giaûi quyeát caùc khieáu naïi, khieáu
toá.
Chöùng töø keá toaùn laø caên cöù ñeå thöïc hieän vaø kieåm tra tình hình noäp thueá.
Chöùng töø keá toaùn laø caên cöù xaùc ñònh cuûa ñôn vò vaø caù nhaân phaûi chòu traùch
nhieäm veà nghieäp vuï ñaõ phaù t sinh.
5.1.3. Phaân loaïi chöùng töø keá toaùn
Chöùng töø keá toaùn coù nhieàu loaïi vaø tuøy theo tieâu thöùc phaân loaïi maø ñöôïc phaân
thaønh caùc nhoùm khaùc nhau:
a. Phaân loaïi theo vaät mang tin
Chöùng töø keá toaùn bao goàm:
Chöùng töø baèng gia áy
Chöùng töø ñieän töû
b. Phaân loaïi theo noäi dung kinh teá
Chöùng töø keá toaùn bao goàm:
Chöùng töø veà lao ñoäng tieàn löông
Chöùng töø veà haøng toàn kho
Chöùng töø veà baùn haøng
Chöùng töø veà tieàn teä
Chöùng töø veà taøi saûn coá ñònh
c. Phaân loaïi theo tính chaát phaùp lyù
Chöùng töø baét buoäc: nhöõng chöùng töø phaûn aùnh caùc quan heä kinh teá giöõa caùc
phaùp nhaân hoaëc coù yeâu caàu chaët cheõ mang tính chaát phoå bieán roäng raõi. Ñ oái vôùi
loaïi chöùng töø naøy Nh aø nöôùc tieâu chuaån hoùa veà qui caùch, bieåu maãu, chæ tieâu phaûn
aûnh, muïc ñích vaø phöông phaùp laäp. Caùc chöùng töø naøy ñöôïc aùp duïng thoáng nhaát
cho caùc lónh vöïc vaø caùc doanh nghieäp thuoäc caùc thaønh phaàn kinh teá. (Ví duï:
hoùa ñôn baùn haøng, hoùa ñôn giaù trò gia taêng…)
Chöùng töø baét buoäc: nhöõng chöùng töø keá toaùn söû duïng trong noäi boä ñôn vò. Nhaø
nöôùc höôùng daãn caùc chæ tieâu ñaëc tröng ñeå caùc ngaønh, caùc thaønh phaàn kinh teá
treân cô sôû ñoù vaän duïng vaøo töøng tröôøng hôïp cuï theå thích hôïp (ví duï: phieáu nhaäp
kho, phieáu xuaát kho…).
5.1.4. Noäi dung chöùng töø keá toaùn
Chöùng töø keá toaùn vöøa laø caên cöù phaùp lyù, vöøa laø phöông tieän ghi nhaän thoâng tin
do ñoù baát kyø chöùng töø keá toaùn naøo cuõng phaûi coù ñaày ñuû noäi dung qui ñònh nhö sau:
Teân vaø soá hieäu cuûa chöùng töø keá toaùn
Ngaøy thaùng naêm laäp chöùng töø keá toaùn
Teân, ñòa chæ cuûa ñôn vò, caù nhaân laäp chöùng töø keá toaùn
Noäi dung nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh
Soá löôïng, ñôn giaù v aø soá tieàn cuûa nghieäp vuï kinh teá taøi chính ghi baèng soá. Rieâng
toång soá tieàn keá toaùn phaûi ghi baèng chöõ.
Chöõ kyù, hoï teân ngöôøi laäp, ngöôøi duyeät vaø ngöôøi coù lieân quan ñeán chöùng töø keá
toaùn.
5.1.5. Toå chöùc laäp vaø xöû lyù chö ùng töø keá toaùn
a. Toå chöùc laäp chöùng töø keá toaùn
Nguyeân lyù keá toaùn ThS. Nguyeãn Chí Hieáu
64
Keá toaùn tröôûng doanh nghieäp laø ngöôøi chòu traùch nhieäm toå chöùc vieäc laäp
chöùng töø keá toaùn ôû taát caû caùc boä phaän cuûa ñôn vò vaø qui ñònh thôøi gian luaân
chuyeån treân cô sôû cheá ñoä veà chöùng töø keá toaùn do Boä taøi chính qui ñònh.
Chöùng töø goác do ñôn vò laäp hay nhaän töø beân ngoaøi ñeàu phaûi chuyeån ñeán phoøng
keá toaùn cuûa ñôn vò.
Ñieàu 19, muïc 1, chöông 2, luaät keá toaùn qui ñònh:
1. Caùc nghieäp vuï kinh teá taøi chí nh phaùt sinh lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa ñôn
vò keá toaùn ñeàu phaûi laäp chöùng töø keá toaùn. Chöùng töø keá toaùn chæ ñöôïc laäp moät
laàn cho moãi nghieäp vuï kinh teá taøi chính.
2. Chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc laäp ñaày ñuû, roõ raøng, kòp thô øi, chính xaùc theo noäi
dung qui ñònh treân maãu. Trong tröôøng hôïp chöùng töø keá toaùn chöa qui ñònh
maãu thì ñôn vò keá toaùn ñöôïc töï laäp chöùng töø keá toaùn nhöng phaûi coù ñaày ñuû
noäi dung qui ñònh.
3. Noäi dung nghieäp vuï kinh teá taøi chính tr eân chöùng töø keá toaùn khoâng ñöôïc vieát
taét, khoâng ñöôïc taåy xoùa, söûa chöõa, khi vieát phaûi baèng buùt möïc, soá vaø chöõ
vieát phaûi lieân tuïc khoâng ngaét quaõng, choã troáng phaûi gaïch cheùo, chöùng töø bò
taåy xoùa, söûa chöõa ñeàu khoâng c où giaù trò thanh toaùn vaø ghi soå keá toaùn. Khi
vieát sai vaøo maãu chöùng töø keá toaùn thì phaûi huûy boû baèng caùch gaïch cheùo vaøo
chöùng töø vieát sai.
4. Chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc laäp ñaày ñuû soá lieân quy ñònh. Tröôøng hôïp phaûi
laäp nhieàu lieân chöùng töø keá toaùn cho moät nghieäp vuï kinh teá taøi chính thì noäi
dung caùc lieân phaûi gioáng nhau. Chöùng töø keá toaùn do ñôn vò keá toaùn laäp göûi
cho caùc toå chöùc, caù nhaân beân ngoaøi ñôn vò keá toaùn thì lieân göûi cho beân
ngoaøi phaûi coù daáu cuûa ñôn vò keá toaùn.
5. Ngöôøi laäp, ngöôøi kyù duyeät vaø nhöõng ngöôøi khaùc kyù teân treân chöùng töø keá toaùn
phaûi chòu traùch nhieäm veà noäi dung cuûa chöùng töø keá toaùn.
6. Chöùng töø keá toaùn ñöôïc laäp döôùi daïng chöùng töø ñieän töû phaûi tuaân theo qui
ñònh cuûa luaät keá toaùn. Chöùng töø ñieän töû phaûi ñöôïc in ra giaáy vaø löu tröõ theo
qui ñònh.
b. Trình töï xöû lyù chöùng töø keá toaùn
Khi nhaän ñöôïc chöùng töø keá toaùn nhaân vieân keá toaùn phaûi xöû lyù theo trình töï sau:
Kieåm tra chöùng töø keá toaùn
Chöùng töø keá toaùn ñöôïc kieåm tra theo nhöõng noäi dung sau:
Kieåm tra tính roõ raøng, trung thöïc, ñaày ñuû cuûa caùc chæ tieâu phaûn aùnh treân
chöùng töø.
Kieåm tra tính hôïp phaùp, hôïp leä cuûa nghieäp vuï kinh teá taøi chính phaùt sinh
Kieåm tra tính chính xaùc cuûa soá lieäu, thoâng tin treân chöùng töø
Kieåm tra vieäc chaáp haønh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä
Hoaøn chænh chöùng töø keá toaùn
Sau khi kieåm tra, nhaân vieân keá toaùn thöïc hieän vieäc tính gia ù treân chöùng töø vaø
ghi cheùp ñònh khoaûn ñeå hoaøn thieän chöùng töø
Caùc chöùng töø keá toaùn ñaõ ñöôïc kieåm tra vaø hoaøn chænh seõ ñöôïc duøng laøm caên
cöù ñeå ghi vaøo soå keá toaùn