Chương III
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến).
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường,
trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trong
khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao
đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy
tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa
thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm
túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công
việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản
đi.
I. Khái niệm và những nguyên tắc chung.
1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành
để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan
soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết cá
c
công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định,
Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết
định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND..., cũng như các văn bản
thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn,
Công lệnh đi đường, v.v... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do
người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp
phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan.
Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung.
Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc
tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy
trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan
làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải
được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc
phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức
quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
II. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.
1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngà
y
tháng của văn bản.
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn
thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật,
Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi …
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu
chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn
bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân
viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong
trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất
thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản.
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng
nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng
12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến
tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như
ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như
sau:
Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP.
- Số: 34/2001/PL-UBTVQH10
- Số 20/2002/QĐ-BKHCN.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Ví dụ: - Số: 112/TB-VP.
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.
Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi
riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng
theo số Ả rập (0, 1, 2, 3 …)
Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.
Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
Số: …/năm ban hành/Tên lo
ạ
i VB-Tên cơ
q
uan ban
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ
cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan
được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh
một hệ thống số riêng.
Ví dụ: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và
tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho
công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn
bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban
hành rất ít văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho
tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
- Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA.
…………………………………..
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy
nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường
hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
1.3. Ghi ngày tháng của văn bản.
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày
văn bản có hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới
10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các
cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
2. Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn,
Mật.
2.1. Trình ký văn bản.
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý
của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu
của giáo trình này).
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký
hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền
ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung
và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào
giấy trắng (đóng dấu khống).
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định
chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần
ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản
Đ
ề
án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị... muốn thể hiện tính
hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn
bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo).
Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật
thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới
số và ký hiệu của văn bản.
3. Đăng ký văn bản Đi.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện
nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ
và đăng ký bằng máy tính.
3.1. Đăng ký bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành
nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1
năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản
/
1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá
biệt), Chỉ thị (Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.