Đã đến lúc cơ cấu lại doanh nghiệp?
Theo sự tiến triển của doanh nghiệp, các phương
thức quản trị doanh nghiệp cũng dần dần thay đổi
ngày càng mang tính khoa học hơn. Nhưng vấn đề là phải vận dụng mỗi
phương thức cho phù hợp hoàn cảnh.
Khi thành lập một doanh nghiệp, chủ nhân phải bố trí người, tiền của và
xưởng của mình và điều khiển cho tất cả chạy ăn khớp với nhau theo một
cách nào đó để chúng tạo ra sản phẩm hay dịch vụ.
Tiến triển
Cách làm ban đầu của chủ nhân là dựa trên tài năng bẩm sinh của mình
mà điều khiển các thứ trên như mình thấy thuận tiện nhất; dựa vào những
người mình tin tưởng là chính. Có người thì không cần phải có giấy tờ chi
cả. Khi không thích thì làm lại, tiện lắm! Đó là cách quản trị kinh doanh
theo sự thuận tiện.
Mọi doanh nghiệp đều bắt đầu với cách quản trị ấy và những ai không cần
mở rộng, như một quán ăn ngon, một hiệu may đẹp thì họ sẽ giữ cách này
mãi. Thế nhưng đối với những doanh nghiệp ăn nên làm ra, và muốn phát
triển lớn thì phải cần nhiều người và sẽ không tìm ra đủ người tin tưởng,
do đó chủ nhân phải thay đổi cách quản trị.
Từ thuận tiện, ông phải chuyển sang khoa học. Ông lập ra những thủ tục,
hay quy trình cho việc quản trị kinh doanh; ghi vào các cẩm nang để cho
mọi người áp dụng. Dựa vào các quy trình, ông cử người kiểm soát xem
các đơn vị trong công ty có làm theo đúng không (kiểm soát nội bộ), rồi
thuê người ngoài kiểm tra xem việc chi thu tiền bạc được ghi thế nào
(kiểm toán viên độc lập) và theo dõi tiến độ công việc thực hiện qua số
tiền chi và thu thực tế so với bản ngân sách hàng năm.
Với việc ghi các quy trình thành cẩm nang, việc quản trị trở nên như một
cái khuôn, ông ta có thể bê nó đi từ xưởng này sang xưởng khác và cả hai
cái đều được điều khiển y như nhau. Cách quản trị theo khoa học hình
thành vào những năm 1920 và hoàn thiện sau năm 1950 ở các nước phát
triển.
Khi lên đến mức này, ông chủ không nắm quyền quản trị nữa mà giao cho
các quản trị viên làm thuê. Cách quản trị này đến khoảng 1980 được nâng
cao lên một bậc với việc ISO hoá và ta tạm gọi là cách quản trị theo khoa
học tiên tiến.
Vào đầu những năm 1990, khi cuộc chiến tranh lạnh chấm dứt, các công
ty ở Mỹ bắt đầu bán bớt một phần công ty đi và cắt giảm đáng kể nhân
công để công ty hoạt động hữu hiệu hơn, đem lại lời lãi nhiều hơn. Họ có
thể thay đổi ban giám đốc, bán tài sản không sử dụng hết, thuê bên ngoài
làm các công việc hành chính (out sourcing), sắp xếp lại bộ phận mua bán,
tiếp thị và phân phối (re-engineering), thay đổi cơ cấu vốn và nợ, chuyển
địa điểm sản xuất đến những nơi rẻ hơn...
Tất cả những việc này được thực hiện trên nền tảng của cách quản trị theo
khoa học, hay khoa học tiên tiến.
Tình hình ở ta
Các công ty xuất hiện đầu tiên ở ta là quốc doanh. Ở đó không có cách
quản trị theo khoa học mà chỉ có theo sự thuận tiện, xét theo nhiều yếu tố.
Các công ty tư nhân xuất hiện sau năm 1990 thì đại đa số là do chủ nhân
bỏ vốn và điều hành; tất nhiên họ cũng quản trị theo sự thuận tiện.
Khi sản xuất và giáo dục đại học của ta tiếp xúc với bên ngoài thì chúng ta
tiếp cận với cách quản trị khoa học tiên tiến và họ đang thảo luận về tái cơ
cấu. Thấy chúng cũng cần cho mình, ít ra về từ ngữ, chúng ta học ngay mà
quên tình trạng quản trị kinh doanh của mình đang là theo sự thuận tiện!
Quyển sách Tái lập công ty trở thành sách gối đầu giường của không ít
doanh nhân, tái bản tới bảy lần!
Rồi ISO được đem vào! Chẳng hề biết rằng nó là một thể thức nhằm giữ
chất lượng sản phẩm không thay đổi và nền tảng của nó là quản trị theo
khoa học. Nó không dạy người ta cách phân tích để ấn định cơ cấu và cơ
chế của doanh nghiệp, lập thành các quy trình, viết vào cẩm nang điều
hành mà nó chỉ củng cố và bổ sung các quy trình đang có tại một doanh
nghiệp. Nó cũng không áp dụng cho mọi quy trình mà chỉ cái nào chủ
nhân chọn.
ISO giống như một cái khuôn gói bánh chưng, nó đòi hỏi cái bánh chưng
phải đã được gói chặt tay, nay áp khuôn vào để bẻ góc cái bánh cho vuông
vắn thì mười cái như một. Trong cách quản trị theo sự thuận tiện thì cái
bánh chưng gói chưa chặt tay, như cái bánh của cô con gái gói lần đầu,
nên có áp khuôn vào thì cũng chưa có cái bánh vuông vắn!
Phí phạm là ở đó. Nếu phải nâng tài gói bánh của cô con gái lên cho cô
biết gói chặt tay rồi mua khuôn; thì doanh nghiệp cũng phải chuyển đổi
cách quản trị từ thuận tiện sang khoa học thì ISO mới đáng tiền đáng của.
Đây là một vấn đề về nhận thức.
Nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập, phải toàn cầu hoá và các doanh
nghiệp cảm thấy phải cơ cấu lại. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không thể tái cơ
cấu theo cách làm của công ty ở nước ngoài vì trình độ quản trị kinh
doanh khác nhau.
Chúng ta phải chuyển đổi cách quản trị đã rồi mới nói đến tái cơ cấu như họ. Ta phải biết rằng vươn
tay ra ngoài, dù mình có lớn; nhưng dưới chân là một vũng lầy tích chứa những vấn đề do cách quản
trị thuận tiện gây ra thì chẳng bao lâu sẽ thấy cố gắng của mình là phí phạm.