Đề tài chu trình doanh thu trong công ty cổ phần nông nghiệp HP

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

TR

NG Đ I H C KINH T TPHCM

ƯỜ

Ạ Ọ

Ế

KHOA K TOÁN – KI M TOÁN

Ế

Ể

B môn h th ng thông tin k toán

ệ ố

ộ

ế

: Đ tàiề

CHU TRÌNH DOANH THU

TRONG CÔNG TY C PH N NÔNG NGHI P HP Ổ Ầ

Ệ

(HORIZON PACIFIC)

Gi ng viên : Cô Phan Th B o Quyên ả ị ả

Nhóm th c hi n ự ệ : (nhóm 9)

1) Tr n Th Vân Anh _KT7_STT 6 ầ ị

2) Nguy n Th Kim Dung_KT11_STT 21 ễ ị

3) Nguy n Lê Kim Đ nh_KT11_STT 31 ễ ị

4) Phan Th H ng_KT11_STT 42 ị ằ

5) Hà Th Thùy Linh_KT7_STT 54 ị

6) H Th Ly_KT11_STT 63 ồ ị

7) Đoàn Th Th o S ng_KT9_STT 99 ả ị ươ

8) Cao Th Ph ng Th o_KT7_STT 106 ị ươ ả

9) Nguy n Th Th y_KT10_STT 118 ủ ễ ị

10) Lê Th B o Y n_KT8_STT 153 ế ị ả

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

TPHCM, tháng 04 năm 2012

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 1 L i m đ u ................................................................................................................................... ở ầ

2 A. C s lý thuy t .......................................................................................................................... ế

ơ ở

2 I. Lý thuy t chu trình doanh thu. ................................................................................................

ế

2 II. Ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình .........................................................................

ạ ộ

7 III. T ch c k toán trong chu trình doanh thu ..........................................................................

ứ ế

ổ

B. Chu trình doanh thu t

ạ

11 i công ty C ph n HP .......................................................................... ổ

ầ

I. S l

11 c v công ty C ph n HP ..........................................................................................

ơ ượ

ề

ầ

ổ

1. Gi

ớ

11 i thi u v công ty ........................................................................................................ ề

ệ

2. C c u t

ơ ấ ổ

14 ch c ................................................................................................................ ứ

II. T ch c k toán trong chu trình DT t

ứ ế

ổ

ạ

15 i công ty C ph n HP .............................................. ổ

ầ

15 1. Yêu c u qu n lý và nhu c u thông tin trong chu trình .....................................................

ầ

ả

ầ

2. Mô t

16 quá trình bán hàng thu ti n c a doanh nghi p ......................................................

ả

ủ

ề

ệ

3. Xác đ nh các ch ng t

17 s d ng: .....................................................................................

ứ

ị

ừ ử ụ

4. T ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t

ữ ệ

ứ

ể

ổ

19 .............................................................. ừ

19 a) Ho t đ ng nh n đ t hàng: ..........................................................................................

ạ ộ

ậ

ặ

20 b) Ho t đ ng xu t kho, l p hóa đ n .............................................................................

ạ ộ

ấ

ậ

21 c) Giao hàng: ..................................................................................................................

23 d) Ho t đ ng ghi s : ...................................................................................................... ổ

ạ ộ

24 e) Ho t đ ng thu ti n: ....................................................................................................

ạ ộ

ề

27 III. Ho t đ ng ki m soát trong chu trình .................................................................................

ạ ộ

ể

1. L u đ mô t

27 chu trình ....................................................................................................

ồ

ả

27 2. Ho t đ ng ki m soát trong chu trình ...............................................................................

ạ ộ

ể

30 K t lu n .....................................................................................................................................

ế

ậ

C. Ph l c – Các m u ch ng t

30 s d ng trong chu trình ...........................................................

ụ ụ

ứ

ẫ

ừ ử ụ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ế ờ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

L i m đ u ở ầ c ta ngày nay, khi n n kinh t i, th tr

ế ớ

trong ề ữ c m r ng thì s c nh tranh gi a ự ạ c thì m c tiêu hàng đã và đang hòa nh p vào n n kinh t ề ế ậ ng tiêu th d n đ ở ộ ụ ầ ượ ị ườ t, đ t n t ể ồ ạ ế ệ ể ượ ụ ệ

i và phát tri n đ ả ạ ộ ữ ệ ộ

c m c tiêu trên là ph i quan tâm t i quá trình bán hàng thu ti n.

ờ Đ i v i n ố ớ ướ khu v c và trên th gi ự các doanh nghi p ngày càng quy t li đ u c a doanh nghi p là ho t đ ng kinh doanh ph i có lãi. M t trong nh ng y u t ầ ủ quan tr ng đ đ t đ ọ

ế ố ề ể ạ ượ ụ ả ớ

ố ả ề ế ị

ể ủ ấ ế ệ ự

ệ ả ẽ ế ượ

c chi n l ệ ủ ợ ị ườ ệ

ế ạ

ư ế ừ ra ả ư ứ ề ễ

ự Bán hàng thu ti n là khâu cu i cùng c a quá trình s n xu t kinh doanh, quy t đ nh s ủ s ng còn và phát tri n c a doanh nghi p. Chính vì th vi c xây d ng quy trình doanh ệ ố thu hi u qu s giúp doanh nghi p có đ c bán hàng phù h p, nh m gia ằ ượ ệ ng hi u c a doanh nghi p trên th tr tăng doanh thu và nâng cao v th , th ng. Câu ị ế ươ ấ ? Trên th c tự ế h i đ t ra là : Làm th nào đ quá trình bán hàng đ t hi u qu cao nh t ệ ể ỏ ặ quy trình bán hàng – thu ti n di n ra nh th nào? Quá trình l u chuy n ch ng t ể sao?

ể ể ề ể

Đ hi u rõ thêm v v n đ này chúng em đã đi vào tìm hi u và phân tích chu trình doanh thu và th c t i công ty c ph n HP. ề ấ t ự ế ạ ổ ầ

K t c u c a đ tài ế ấ ủ ề

G m 3 ph n: ầ ồ

• Ph n A: C s lý thuy t ế ơ ở ầ

• Ph n B: Chu trình doanh thu t i công ty HP ầ ạ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

• Ph n C: Ph l c – Các m u ch ng t s d ng trong chu trình ụ ụ ứ ẫ ầ ừ ử ụ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

A.

C s lý ơ ở

thuy tế

I. Lý thuy t chu trình doanh thu.

ế

ử ậ ợ

ạ ộ ề ụ ế ậ ị

Chu trình doanh thu là t p h p các ho t đ ng kinh doanh và ho t đ ng x lý thông ạ ộ tin liên quan đ n quá trình bán hàng, cung c p d ch v và nh n ti n thanh toán c a ủ ấ khách hàng.

N i dung c a các ho t đ ng th c hi n trong chu trình doanh thu s đ ộ ủ ẽ ượ ệ

ạ ộ ử ệ ố ự ậ ấ

ng s d ng thông tin liên quan đ n chu trình doanh thu. c chuy n ể ầ ủ và ghi nh n vào h th ng x lý, l p báo cáo và cung c p thông tin theo yêu c u c a các đ i t ế ậ ố ượ ử ụ

M i quan h gi a chu trình doanh thu và các chu trình, đ i t ng khác đ c mô t ố ượ ượ ả ố khái quát ệ ữ s đ sau: ở ơ ồ

ạ ộ

ụ ề ấ ố

II. Ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình ẽ ả ị

ụ ậ ấ ấ ặ ậ ạ Quá trình bán hàng, cung c p hàng hóa, d ch v và thu ti n s tr i qua b n ho t ị đ ng chính: (1) nh n đ t hàng, (2) Xu t kho, cung c p hàng hóa, d ch v , (3) l p hóa ộ đ n, theo dõi công n , (4) thu ti n. ơ ợ Trình t ệ ự ự ặ ổ ề ạ ộ ể ề ự ệ ệ ỗ

i công ty c ph n HP ổ

ủ th c hi n các ho t đ ng có th thay đ i tùy theo đ c đi m kinh doanh c a ể ữ t ng doanh nghi p. Tuy nhiên, v m t t ng quát, m i ho t đ ng đ u th c hi n nh ng ừ 2 ề ặ ổ Chu trình doanh thu t ạ ạ ộ ầ

ệ ố

ế ứ ấ ị ẽ ộ ữ ệ ừ ơ ở ứ ự ạ ệ ủ ừ ệ ạ ộ ạ ộ ứ

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 ch c năng riêng, s có các dòng thông tin, d li u mang các n i dung nh t đ nh đi vào ể ệ làm c s cho vi c th c hi n ch c năng đó. T đó t o ra các dòng thông tin th hi n ch c năng c a t ng ho t đ ng và cung c p cho các ho t đ ng khác bên trong và bên ấ ngoài chu trình.

ậ Ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình: ặ ạ ộ ạ ộ ạ ộ ậ

ầ ẽ ế ầ ủ

ạ ộ 2.1 Ho t đ ng nh n đ t hàng ắ ầ ậ ầ ủ ặ ề ả ử ả ế

Ho t đ ng đ u tiên b t đ u cho chu trình doanh thu là ho t đ ng nh n đ t hàng. ệ Ho t đ ng này s ti p nh n các yêu c u c a khách hàng, xem xét kh năng, đi u ki n ạ ộ đ đáp ng các yêu c u c a khách hàng và thông tin cho khách hàng k t qu x lý yêu ứ ể c u đ t hàng c a khách hàng. ủ ầ ặ

ơ ở ự ệ ặ ầ ề

hàng hóa, d ch v t Dòng d li u đi vào làm c s cho ho t đ ng đ t hàng th c hi n là các yêu c u v ạ ộ khách hàng chuy n đ n. ế ữ ệ ị ụ ừ ể

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Các n i dung th c hi n trong ho t đ ng đ t hàng có th bi u di n trong s đ dòng ặ ạ ộ ể ể ơ ồ ự ệ ễ ộ d li u sau: ữ ệ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

ữ ệ ấ ặ ử ơ ồ 2.2 Ho t đ ng xu t kho, cung c p hàng hóa d ch v : ụ S đ dòng d li u c p 1 x lý đ t hàng ị ấ ấ Ho t đ ng này s ti n hành xu t kho, giao hàng ho c th c hi n các lao v , d ch v ặ ự ệ ẽ ế ụ ụ ị ự ế ủ c n i dung th c hi n th c t c a ự ệ ộ ượ ậ ồ ạ ộ ạ ộ ấ ấ cung c p cho khách hàng, đ ng th i xác nh n đ ờ quá trình cung c p hàng hóa, d ch v . ụ ấ ệ ị ơ ở ự c th c hi n t ự ả ệ ừ ạ ộ ấ ệ ụ ộ ủ ụ ị

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Dòng thông tin đi vào làm c s cho ho t đ ng này th c hi n là dòng thông tin mang ạ ộ ể ho t đ ng đ t hàng chuy n n i dung cho phép nghi p v bán hàng đ ặ ượ ộ đ n, đ m b o cho s v n đ ng c a hàng hóa, quá trình cung c p d ch v cho khách ự ậ ả ế hàng đã đ c xét duy t. ệ ượ ộ ạ ộ ự ụ ấ ị ể ể Các n i dung th c hi n trong ho t đ ng cung c p hàng hóa, d ch v có th bi u ễ di n trong s đ dòng d li u: ơ ồ ệ ữ ệ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ấ ử ơ ồ ữ ệ ấ ụ ị ậ ạ ộ ạ ụ ấ ậ ị ằ S đ dòng d li u c p 1 x lý xu t kho, cung c p hàng hóa, d ch v ấ 2.3 Ho t đ ng l p hóa đ n, theo dõi công n : ợ ơ ch c ghi nh n nghi p v bán hàng, cung c p d ch v đã đ ệ ụ ẽ ổ ứ ậ ả ệ ụ ạ ộ ượ ự ụ ệ ạ ộ ệ ừ ặ ạ ộ ệ ấ ậ ụ ế ể Các n i dung th c hi n trong ho t đ ng này có th bi u di n trong s đ dòng d c Ho t đông này s t ượ ấ th c hi n nh m xác nh n, theo dõi, qu n lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung c p ự d ch v cho khách hàng. C s đ th c hi n ho t đ ng này là dòng thông tin cho phép ệ ị ơ ở ể ự c th c hi n nh n t nghi p v bán hàng đ ho t đ ng đ t hàng, và dòng thông tin ậ ừ ệ xác nh n n i dung công vi c đã th c t ho t đ ng cung c p hàng hóa, th c hi n t ự ế ự ộ d ch v chuy n đ n. ị ự ộ ạ ộ ể ễ ơ ồ ữ ễ ệ li u sau: ệ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

S đ dòng d li u c p 1 x lý hóa đ n, theo dõi công n ử ữ ệ ấ ơ ợ 2.4 Ho t đ ng thu ti n: ơ ồ ề ạ ộ ứ ự ệ c t ượ ổ ứ ạ ộ ệ ầ ủ ch c theo dõi đ ề ị ạ ộ ề ủ ị ộ ạ ộ ủ ạ ộ ụ ấ ầ ờ tình hình thanh toán c a khách hàng. ủ ệ ể Căn c vào n i dung ho t đ ng bán hàng đã th c hi n và đ ả th c hi n ho t đ ng thu ti n c a khách hàng. Yêu c u c a ho t đ ng thu ti n là đ m ự b o thu đ y đ , chính xác, k p th i nh ng ho t đ ng bán hàng, cung c p d ch v đã ữ ả th c hi n cũng nh ph n ánh đúng th c t ự ự ế ư ả Các n i dung th c hi n trong ho t đ ng này có th bi u di n trong s đ dòng d ạ ộ ự ể ể ơ ồ ữ ệ ễ ộ li u sau: ệ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

S đ dòng d li u x lý thu ti n ữ ệ ử ơ ồ ề

ổ ứ ế 3.1 Yêu c u qu n lý và nhu c u thông tin trong chu trình:

ầ ầ ạ ộ

III. T ch c k toán trong chu trình doanh thu ả i các ho t đ ng trong chu trình doanh thu, ng ớ

ườ ả ạ ộ ự ạ ớ ử ệ i qu n lý doanh nghi p i ho t đ ng th c hi n trong chu trình, tình tr ng các ệ ng tham gia trong chu trình và ki m soát quá trình x lý thông tin ể ườ ử i s ệ ố ủ ế ấ ộ ố ả ầ ứ ể Liên quan t c n nh ng thông tin liên quan t ữ ầ ngu n l c, đ i t ố ượ ồ ự c a chu trình. Sau đây là m t s thông tin ch y u h th ng cung c p cho ng ủ d ng đ đáp ng các yêu c u qu n lý ụ ệ ủ ệ ặ ứ ộ ủ - Đ t hàng c a khách hàng và vi c th c hi n đ t hàng ặ - M c đ hài long c a khách hàng v i đ t hàng - ự ớ ặ ờ ẩ Phân tích doanh thu bán hàng theo th i gian, theo khách hàng , theo s n ph m, ả ự

ợ ờ ạ

theo vùng khu v c v..v - Hàng t n kho ồ - Công n ph i thu khách hàng theo khách hàng, theo th i h n n ợ ả - V..v Ngoài ra, h th ng c n cung c p thông tin v ki m soát h th ng nh báo cáo truy ầ ấ ề ể ệ ố ư

ậ ư ữ ệ ố c p h th ng v..v ậ ệ ố 3.2 T ch c thu th p, l u tr và luân chuy n d li u, thông tin trong chu trình ổ ứ ỗ ể ữ ệ ự ệ ẽ ạ ữ ệ ạ ộ ủ ể ế ạ ộ ặ ư ữ ừ ch c thu th p, l u tr ườ ữ ậ ữ ệ

ầ

M i ho t đ ng trong chu trình doanh thu khi th c hi n s t o ra dòng d li u mang ạ ộ n i dung, ch c năng c a ho t đ ng đó và chuy n đ n các ho t đ ng khác có liên quan. ứ ộ ho c l u tr trên các t p tin Dòng d li u này có th đ c thu th p b ng ch ng t ậ ằ ữ ệ và luân d li u trong môi tr ư ữ ệ ứ ữ chuy n d li u trong chu trình ph i d a trên c s n i dung các ho t đ ng, dòng d ạ ộ ể 7 ạ ể ượ ứ ậ ng máy tính. Do đó vi c t ệ ổ ơ ở ộ ả ự i công ty c ph n HP Chu trình doanh thu t ổ

ệ ố

ạ ộ ạ ộ ươ ủ ứ ủ ừ ệ ứ ử ự

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 ế ng th c x lý c a t ng ho t đ ng, ch c năng c a các li u c a t ng ho t đ ng, ph ệ ủ ừ b ph n trong doanh nghi p tham gia th c hi n các ho t đ ng trong chu trình doanh ạ ộ ệ ậ ộ thu. 3.2.1. Ho t đ ng đ t hàng ạ ộ

ặ ậ ạ ộ

ầ ủ ạ ủ ứ ằ ả

ự Ho t đ ng nh n đ t hàng t o ra dòng d li u v ho t đ ng ban hàng cho phép th c ữ ệ ề ạ ộ hi n theo kh năng hi n có c a doanh nghi p nh m đáp ng yêu c u c a khách hàng. ệ ệ N i dung thu nh p và l u tr cho ho t đ ng đ t hàng bao g m: ộ ặ ệ ư ạ ộ ữ ặ ậ ồ

- N i dung hàng hóa, d ch v yêu c u hàng hóa c a khách hàng s đ ẽ ượ ụ ủ ầ ộ ị ự c th c

Thông tin v khách hàng yêu c u ầ ề ố ượ ệ ự hi nệ - - Đ i t N i dung này đ ng xét duy t ho t đ ng bán hàng đ ạ ộ c thu nh p thông qua ch ng t c th c hi n ệ và trên t p tin sau đây ộ ượ ứ ậ ượ ừ ậ

sau: 3.2.1.1Ch ng tứ ụ ừ ể ử ụ Ví d có th s d ng m t ho c m t s ch ng t ộ ộ ố ứ ặ ừ

ơ ệ ể ủ ượ nh n và xét duy t cho phép đ n đ t hàng đ ệ ơ ự ậ ừ ệ ự ườ ệ ộ ộ ng không đ ố ượ ệ ệ m nh l nh th hi n n i dung hàng hóa, d ch v ụ ị ộ ươ ử c s này th ừ ậ ng nh n ổ ấ ự ế ộ ợ ữ : Đ c s d ng khi c n có s cam k t, rang bu c gi a c cho phép ượ - Đ n đ t hàng đ c xét duy t: S d ng đ n đ t hàng c a khách hàng đ xác ặ ặ ử ụ c th c hi n. ậ ệ ượ ơ ặ : L p ch ng t L nh bán hàng ể ệ ệ ứ ệ - s đ c th c hi n theo yêu c u c a khách hàng. Ch ng t ẽ ượ ứ ầ ủ d ng trong n i b doanh nghi p và tên g i có th thay đ i tùy theo đ i t ọ ụ ệ thong tin đ th c hi n m nh l nh: l nh s n xu t, l nh xu t kho l nh giao hàng… ệ ả ệ ượ ử ụ khách hàng và doanh nghi p v n i dung yêu c u c a khách hàng đã đ ề ộ th c hi n. Đây là ch ng t ể ấ ệ ầ ầ ủ ạ ộ ệ ự - Các ch ng t ẽ ự ứ ể ự ệ - H p đ ng bán hàng ồ ệ có tính pháp lý cho ho t đ ng bán hàng. ừ ạ ộ ư ọ ủ ặ ừ ơ ở ạ ộ ệ ế ế ấ

ứ mang tên g i c a các ho t đ ng khác s th c hi n trong chu trình doanh thu trên c s ho t đ ng đ t hàng nh phi u xu t kho, phi u giao hàng, hóa đ n bán hàng… ơ 3.2.1.1.2 T ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t ữ ệ ổ ứ ừ ứ ể Trên c s dòng d li u và các ho t đ ng x lí 1.1, 1.2, 1.3 đ ơ ở ượ

ệ ề ử ậ ữ ệ ử ạ ộ ượ

ầ

ẽ ệ ộ

ặ

ệ ầ ạ ộ ng th c x lí đ tô ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t ắ ứ ứ ứ ươ ể ữ ệ ừ ể

ữ Hình 5.3 d c mô t ả và t p tin, c thu nh p, l u tr trên các ch ng t li u v ho t đ ng x lí đ t hàng đ ạ ộ ậ ư ữ ừ ứ ặ ợ ệ sau đó s chuy n và cung c p cho các b ph n, đ i t ng c n thông tin v tính h p l ố ượ ộ ậ ấ ể ề c a nghi p v bán hàng đ th c hi n ch c năng c a mình. C n c vào b ph n có ậ ủ ứ ể ự ụ ủ ng th c chuy n thông tin, nhu c u s d ng thông tin t ho t đ ng đ t hàng, ph ể ừ ử ụ ph ạ ộ cho ho t đ ng ứ ứ ử ươ đ t hàng ặ

ữ ệ ư ữ 3.2.1.1.3 D li u l u tr D li u khách hàng (mã khách hàng, tên, đ a ch , mã s thu , gi i h n n …) ữ ệ ế ố ị ỉ ớ ạ ợ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

D li u hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đ n v tính, sô l ng t n t ữ ệ ơ ị ượ ồ ố i thi u…) ể

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế D li u đ t hàng đã x lí ( S đ n hàng, ngày, khách hàng, m t hàng s l ữ ệ ố ơ ố ượ ặ ặ ơ ng, đ n

giá, ngày giao hàng, đ a ch giao hàng…) ị ử ỉ

3.2.2 Ho t đ ng cung c p hàng hóa, d ch v ấ ạ ộ ị ụ ể Ho t đ ng này s xác nh n hàng hóa, d ch v đã cung c p, ho c hoàn thành chuy n ậ ạ ộ

ẽ giao cho khách hàng thông qua ch ng t ứ ụ ị ừ ặ ậ ho c t p tin l u tr d li u. ư ấ ặ ữ ữ ệ

3.3.3.1 Ch ng tứ ừ

xu t kho - Phi u xu t kho đã xác nh n n i dung hàng hóa th c t ậ ự ế ấ ế ấ ộ

- Phi u giao hàng xác nh n n i dung hàng hóa th c t ậ ự ế ế ặ đã giao cho khách hàng ho c

cho đ n v v n chuy n đ giao đ n khách hàng. ị ậ ệ ệ ơ ộ ế

ng công ứ ộ ệ ậ ả ị ố ượ

ụ vi c đã hoàn thành cho khách hàng. - Biên b n nghi m thu d ch v hoàn thành: Xác nh n m c đ và kh i l ệ

3.2.2.2 T ch c dòng d li u và l u chuy n ch ng t ữ ệ ổ ứ ư ứ ể ừ

ậ ữ ệ ừ

ứ ơ ồ ậ ẽ ượ ữ ệ ấ ơ ở ể

ng c n thong tin v th c t th c hi n c a nghi p v bán hàng đ ề ự ế ự và t p tin trên c s dòng d li u và các c chuy n và cung c p cho các ể ụ ệ ủ ệ

D li u thu th p, l u tr trên các ch ng t ư ữ ho t đ ng x lí 2.1, 2.2, 2.3 theo s đ Hình 5.4 s đ ử ạ ộ b ph n, đ i t ộ ố ượ ậ th c hi n ch c năng c a mình. ứ ệ ự ầ ủ

3.2.2.3 D li u l u tr ữ ệ ư ữ

ấ ế ấ ặ ố ượ ấ ng, giá xu t,

ng - Xu t kho ( S phi u xu t, ngày xu t, kho hàng, m t hàng, s l ườ ố i xu t, s đ n hàng) ườ ấ ấ ố ơ i nh n, ng ậ

ng, ng ể ặ ố ị ố ượ ườ i

i giao, s đ n hàng, s phi u xu t) nh n, ng - Giao hàng ( S phi u giao hàng, ngày giao, đ a đi m, m t hàng, s l ế ậ ế ố ơ ườ ấ ố

3.2.3 Ho t đ ng ghi nh n theo dõi quá trình bán hàng ạ ộ ậ

và th c t ạ ộ ạ ộ ộ ự ế ự

c thu th p thong qua ch ng t Ho t đ ng này xác đ nh n i dung ho t đ ng bán hàng h p l ợ ệ ậ ữ ượ ệ ớ ộ ệ th c hi n ừ và ứ

ị gi a doanh nghi p v i khách hàng. N i dung này đ trên t p tin ậ

3.2.3.1 Ch ng tứ ừ

- Các hóa đ n bán hàng, d ch v , các b n kê bán hàng có xác nh n nghi p v cung ụ ụ ệ ả

c cho phép th c hi n và th c t th c hi n. ị ơ c p hàng hóa, nghi p v đã đ ượ ấ ệ ụ ự ệ ệ ậ ự ế ự

- Các thông báo n , gi y xác nh n n xác nh n nghĩa v thanh toán c a khách hàng ụ ủ ậ ậ ấ ợ ợ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

3.2.3.2 D li u l u tr . ữ ữ ệ ư

ệ ố

ế ng, giá bán,

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 ơ

ố ượ ặ

- Hóa đ n bán hàng ( s hóa đ n, ngày, khách hàng, m t hàng, s l ơ thu su t, giá tr , đi u kho ng, thanh toán, tài kho n n , tài kho n có…) ế ấ ố ả ề ả ả ợ ị

3.2.3.3 T ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t ữ ệ ổ ứ ứ ể . ừ

ứ ử

và t p tin s đ ữ ệ ữ ơ ồ ể ẽ ượ ộ ứ ậ

ậ ư ử ộ ổ

Căn c vào dòng d li u và các n i dung x lí 3.1, 3.2, 3.3 theo s đ trong hình 5.5 c chuy n và cung c p cho ấ ộ ợ ừ ặ ho c c ch ng t ứ ậ ượ ứ ệ ẽ ậ ộ

d li u thu nh p, l u tr trên các ch ng t ừ ữ ệ các ho t đ ng x lí các n i dung liên quan ( ghi s , theo dõi kho, theo dõi n ). B ph n, đ i t truy xu t vào các t p tin d li u t ng th c hi n ch c năng x lí n i dung nào s nh n đ ử ng ng. ữ ệ ươ ứ ạ ộ ố ượ ấ ự ậ

ệ c cung c p. Các ch ng t 3.2.4 Ho t đ ng thu ti n ề ạ ộ ạ ộ ộ ố ớ Ho t đ ng này phàn anh n i dung th c t ự ế ự ượ ụ ị th c hi n quá trình thanh toán c a khách ủ ử ụ và t p tin s d ng ừ ứ ậ ấ

hàng đ i v i các hàng hóa, d ch v đã đ có th là:ể

3.2.4.1 Ch ng tứ ừ

- B ng đ i chi u công n , thong báo tr n : xác nh n tình tr ng n c a khách hàng. ả ợ ợ ủ ế ạ ậ ả ợ ố

- Các ch ng t ứ ừ thanh toán: Phi u thu, gi y báo có c a ngân hàng xác nh n thu ti n ề ủ ế ấ ậ

3.2.4.2 D li u l u tr ữ ệ ư ữ

- D li u thanh toán ( S ch ng t ố ứ ừ , ngày, khách hàng, s ti n, hóa đ n thanh toán, ố ề ơ

tài kho n n , tài kho n có…) ữ ệ ả ả ợ

3.2.4.3 T ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t ữ ệ ố ứ ứ ể ừ

ứ ử

và t p tin s đ ữ ệ ữ ẽ ượ ộ ứ ừ

Căn c vào dòng d li u và các n i dung x lí 4.1, 4.2, 4.3 theo s đ trong hình 5.6 c chuy n và cung c p cho ấ thanh ừ ứ ơ ồ ể ậ ậ ự ộ ọ

d li u thu nh p, l u tr trên các ch ng t ậ ư ữ ệ các ho t đ ng x lí các n i dung liên quan ( l a ch n thanh toán, l p ch ng t ử toán, xác nh n thanh toán, ghi s ). ạ ộ ậ ổ

ứ ẽ ệ ậ ộ ượ ứ c ch ng

B ph n, đ i t ậ ho c truy su t vào các t p tin d li u t ộ t ừ ặ ng th c hi n ch c năng x lí n i dung nào s nh n đ ử ng ng. ữ ệ ươ ứ ố ượ ấ ự ậ

3.3 Theo dõi chi ti N ph i thu phát sinh trong tr ợ

ế ả ng h p th c hi n ban ch u cho khách hàng. t công n ph i thu ợ ườ ả ợ ự ệ ị

Vi c t ch c theo dõi chi ti c th c hi n theo 2 cách th c: ệ ồ ứ ế ợ t n ph i thu đ ả ượ ự ứ ệ

3.3.1 Qu n lý n ph i thu theo khách hàng ợ ả ả ệ ấ ả ợ ề ụ ế ả ả

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

t n ph i thu ho c t p tin chi ti T t c các nghi p v ghi nh n n ho c gi m n đ u qu n lí chi ti ậ ợ khách hàng thông qua các s chi ti ế ợ t cho t ng ừ ủ t n ph i thu c a ả ế ợ ặ ậ ặ ả ổ

ệ ố

ế ườ ụ ụ ề ệ ệ

ị

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 ị ng áp d ng cho doanh nghi p có nhi u nghi p v bán ch u khách hàng. Cách này th cho t ng khách hàng và giá tr n i giao d ch không l n do đó khi thanh toán, hách hàng ị ộ có th t ng h p đ thanh toán 1 l n cho nhi u nghi p v bán hàng. ề ầ

ớ ệ ụ ừ ể ổ ể ợ

t t ng ch ng t 3.3.2 Qu n lí n ph i thu chi ti ợ c theo dõi chi ti ụ ả ệ

ậ ị ợ ụ ặ ậ

ế ợ ả ổ

ứ ơ

ặ ậ ị ệ ầ ả ớ

ụ ệ ệ ệ ặ

ợ

ứ ế ừ ừ ả ế ừ T t c các nghi p v ghi nh n n , và gi m n đ u đ t t ng ợ ề ả ấ ả ượ nghi p v bán hàng, cung c p d ch v . Bên c nh s chi ti t khách hàng ho c t p tin ổ ạ ế ấ ụ ệ ủ ừ ch c các s chi ti t n ph i thu khách hàng, còn ph i t chi ti t n ph i thu c a t ng ả ổ ứ ả ế ợ hóa đ n c u t ng khách hàng ho c t p tin chi ti t n c a t ng hóa đ n. Cách th c này ế ợ ủ ừ ơ ả ừ áp d ng trong doanh nghi p có giá tr các nghi p v bán hàng l n, c n ph i theo dõi ụ ệ ụ ế t, nh ng doanh nghi p th c hi n chính sách chi chi ti t t t ng nghi p v . Đ c bi ự ữ ệ ế ừ ch c theo dõi n ph i thu và quá trình thanh kh u thanh toán cho khách hàng ph i t ả ổ ứ ả ấ t t ng giao d ch đ x lí chi t kh u thanh toán cho t ng ho t đ ng bán toán chi ti ừ ấ ế ị ạ ộ ế ừ ể ử

B.

Chu trình doanh thu t

i công ty

C ph n

ạ

ổ ầ HP

I. S l

c v công ty C ph n HP

ơ ượ ề

ổ ầ

1. Gi ớ i thi u v công ty ề ệ

a. . Gi i thi u công ty: ớ ệ

Công ty C Ph n Nông Nghi p HP (HORIZON PACIFIC) ti n thân là Công Ty ệ ề ầ ổ

c thành l p năm 2004 v i s v n ban đ u là 10 t ị ượ ớ ố ố ậ ầ ỷ ữ

t Nam . TNHH TM XNK H u Ngh đ đ ng Vi ồ ệ

Công ty có tr s t i 9/189 Gi ng Võ, Cát Linh, Đ ng Đa, Hà N i. ụ ở ạ ả ố ộ

Công ty ho t đ ng v i ch c năng ngành ngh : Thu c B o V Th c v t ự ậ ạ ộ ứ ề ệ ả ớ ố

ộ ự ẻ ệ ả ậ

ư M c dù là m t công ty còn non tr trong ngành thu c B o V Th c V t, nh ng t qua nh ng khó khăn, b ng n l c c a toàn th CBCNV ừ c v ướ ượ ố ỗ ự ủ ữ ể ằ

ớ ự ủ ộ ủ ị

ấ ướ ự ế ố

ặ công ty đã t ng b trong toàn công ty, cùng v i s ng h c a các c p, ban, ngành, các v khách hàng quý m n và nh ng đ i tác tin c y. Công ty đã t ng b c xây d ng v th c a mình trong ị ế ủ ừ ngành thu c b o v th c v t nói riêng và doanh nghi p VN nói chung. ữ ậ ố ả ệ ự ậ ệ

ng t c bà con nông dân tin t ớ ưở t đ ố ượ ưở

V i đà tăng tr ậ ề

ơ ở ạ ầ ứ ự ằ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ể ng đón nh n, sau 2 năm k ậ i Mi n Nam. t khi thành l p (2006) công ty đã phát tri n thêm chi nhánh phân ph i t ừ ố ạ ể ờ Đ ng th i xây d ng c s h t ng: Văn phòng, kho ch a hàng nh m đáp ng k p th i ị ứ ờ ồ đ i v i khách hàng . ố ớ

ệ ố

ế ng s n ph m đ ng th i phát tri n kinh ụ ể ẩ ồ

ả ầ i quy t công ăn vi c làm cho ng ấ ượ ế ờ ườ ả ầ

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 V i m c đích đáp ng nhu c u ch t l ứ ớ ủ ươ

ấ ạ ố ệ ả

doanh c a công ty và góp ph n gi đ a ph ị nghi p Đ c Hòa 1, Long An v i t ng v n đ u t ệ ng. Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy s n xu t t th c hi n d án là 68 t ệ ự ứ ạ i i lao đ ng t ộ i s MD3, Khu công đ ng VN. ỷ ồ ầ ư ự ớ ổ ố

ng l c rõ ràng. Xác đ nh rõ s ườ ế ượ ứ ắ ớ ị

i, chính sách đúng đ n v i chi n l ố ố ừ

Công Ty TNHH đã chuy n sang mô hình Công ty ể c đ i tên thành Công Ty C Ph n Nông nghi p HP do Bà Bùi Th Trúc ệ ệ ổ ầ ổ ị

B ng đ ằ m nh c a công ty. Cu i năm 2009 t ủ C Ph n và đ ượ ổ ầ Quỳnh - Ch T ch H i Đ ng Qu n Tr làm T ng Giám đ c Công ty . ộ ủ ị ả ồ ổ ố ị

ổ ưở

ị c. Công ty CP Nông Nghi p HP đã t ng b ng n đ nh qua các năm, cũng nh uy tín trên th tr ừ ướ ị

ẳ ượ ử ằ ồ

ủ

ả ề ằ ị ệ ả ấ ả

ả i h th ng qu n lý các Công ty. ng trong và ngoài T c đ tăng tr ị ườ ư ố ộ c kh ng đ nh v trí c a mình không n ủ ị ướ ệ ề c các t nh Mi n B c, Mi n vùng Đ ng B ng Sông C u Long mà còn đ nh ng ỉ ề ắ ữ ở Trung và Tây nguyên đón nh n các s n ph m c a HP r t nhi t tình. B ng nhi u kinh ề ệ ấ ẩ ậ nghi m trong công tác qu n lý và đi u hành s n xu t. H i đ ng qu n tr quy t đ nh tái ế ị ộ ồ c u trúc và chu n hóa l ấ ạ ệ ố ả ẩ

ồ ố ớ

ả ấ ề i Đ c Hòa Long An. N i s n xu t - ngu n cung c p ấ ơ ả ạ

ồ ẩ ậ ả ọ ị

ậ

ộ ệ ầ ệ n ạ ừ ướ ệ ấ

ớ ị ạ ấ

ấ ị ng cao, phù h p, đ c nông dân ề ả ộ ẫ ượ ẹ ợ

• Đ i v i Nhà máy t ạ ứ chính các s n ph m cho các công ty thành viên t ề i Mi n B c và Mi n ắ ệ ả ế Nam. Chính vì v y H i Đ ng Qu n Tr luôn luôn chú tr ng vi c c i ti n máy móc công ngh . Đ u năm 2010 HĐQT đã quy t đ nh nh p kh u dây ẩ ế ị chuy n s n xu t hi n đ i t ế c ngoài v i tr giá hàng tri u USD. Đ n nay toàn b dây chuy n s n xu t đã n đ nh, đ t công su t cao, cho ra ổ ề ả nh ng m u mã s n ph m đ p, ch t l ấ ượ ẩ ả ữ tin dùng.

ố ộ

i Thành Ph HCM và Hà N i. Đây là hai đi m phân i hai mi n Nam và B c. Tính ề ạ ấ

• Đ i v i 2 Công Ty t ể ố ớ ạ ph i l n đ cung c p cho các đ i lý c p 1 t ể ố ớ ắ ạ ấ đ n th i đi m này HP đã có hàng ngàn đ i lý c p 1 và đ i lý c p 2. ể ờ ế ạ ạ ấ ấ

Ngu n nhân l c c a Công ty không ng ng đ ồ ừ ự ủ ượ ể

ố ộ c trao d i và phát tri n đ đáp ồ 18 thành viên khi b t đ u thành l p. Đ n nay ắ ầ ủ ậ

ự ệ ơ

ọ ờ ượ ủ ể ạ

ứ ả

ể ng t c đ phát tri n nhanh c a HP, t ế ừ ứ ể i HP đã có h n 150 nhân viên chính th c làm vi c trong các lĩnh v c khác nhau d ướ ứ c đào t o chuyên nghi p, có ng n c HP. Có th nói đ i ngũ nhân viên c a HP đ ệ ộ kinh nghi m lâu năm trong ngành, đ m b o đáp ng ngày càng cao c a khách hàng và ủ ả th tr ệ ng. ị ườ

b. . Ho t đ ng chính: ạ ộ

Công ty ho t đ ng v i ch c năng ngành ngh : Thu c B o V Th c v t ự ậ ạ ộ ứ ề ệ ả ớ ố

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Chuyên cung c p các s n ph m chính: ấ ả ẩ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế + Thu c tr c ( 3 lo i ) ừ ỏ ạ ố

+ Thu c tr c ( 1 lo i ) ừ ố ạ ố

+ Thu c tr sâu-r y ( 8 lo i ) ừ ạ ầ ố

+ Thu c tr b nh ( 12 lo i ) ừ ệ ạ ố

ng ( 1 lo i ) + Thu c tăng tr ố ưở ạ

+ Gi ng cây tr ng ố ồ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

+ Phân bón

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế 2. C c u t ch c ơ ấ ổ ứ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

S đ phòng k toán: ơ ồ ế

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

T ch c k toán trong chu trình DT t

ổ ứ ế

ạ

ổ ầ i công ty C ph n

II. HP

1. Yêu c u ầ qu n lý và nhu c u thông tin trong chu trình ầ ả

Các ho t đ ng Thông tin c n thi t cho ho t đ ng qu n lý ạ ộ ầ ế ạ ộ ả

- Thông tin v hàng hóa c n bán ( tên hàng, s l ng, đ n giá, ặ Ho t đ ng đ t ạ ộ ề ầ ố ượ ơ

hàng th i gian giao hàng, đ a đi m giao hàng). ể ờ ị

tên hàng, s l ng, đ n - Thông tin v hàng t n kho ( ề ồ ố ượ ơ giá).

tên, đ a đi m, mã s thu , s d - Thông tin v khách hàng ( ề ế ố ư ể ố ị

n ph i thu, s tài kho n ợ ả ả ). ố

khách hàng, th i h n - Thông tin v n ph i thu ( ề ợ ả ờ ạ thanh toán,

t theo t ng khách hàng, tu i n s d n chi ti ố ư ợ ế ổ ợ). ừ

- T ng h p tình hình đ t hàng hàng tháng theo t ng khách ừ ặ ổ ợ

hàng.

tên hàng, s l ậ Ho t đ ng l p ạ ộ - Thông tin v hàng hóa ( ề ố ượ ổ ng, đ n giá, t ng ơ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

hóa đ nơ thành ti n).ề

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

- Thông tin v khách hàng ( ề ờ ạ tên, đ a ch , mã s thu , th i h n ố ế ị ỉ

thanh toán, ph ng th c thanh toán, s tài kho n). ươ ứ ả ố

- Thông tin v hàng hóa c n xu t ( ấ Ho t đ ng xu t ạ ộ ấ tên hàng, s l ố ượ ề ầ ơ ng, đ n

kho, giao hàng giá, th i gian giao hàng, đ a đi m giao hàng, ng i giao hàng). ể ờ ị ườ

- Thông tin v khách hàng ( ề ỉ tên, đ a ch ) ị

Ho t đ ng Ghi ạ ộ - thông tin v hàng t n kho (hàng hóa, s l ồ ố ượ ề ng, tr ng thái ạ

i nh kho,c a hàng hay hàng đang chuy n), doanh thu sổ t n t ồ ạ ư ở ử ể

ố (m t hàng, khách hàng, khu v c, kênh phân ph i), giá v n ự ặ ố

hàng bán(m t hàng, nhóm hàng) ặ

( khách hàng, th i h n thanh toán, -Thông tin v n ph i thu ề ợ ả ờ ạ

s d n ph i thu chi ti ố ư ợ ả ế ổ ợ t theo t ng khách hàng, tu i n ). ừ

- T ng h p theo dõi chi ti ổ ợ ế t theo t ng hóa đ n, theo dõi s d ơ ố ư ừ

t ng h p. ổ ợ

Ho t đ ng thu ạ ộ - Thông tin v khách hàng ( ề ờ ạ tên, đ a ch , mã s thu , th i h n ố ế ỉ ị

thanh toán, ph ng th c thanh toán). ti nề ươ ứ

- Thông tin v n ph i thu ( ế ợ ả khách hàng, th i h n thanh toán, ờ ạ

s d n ph i thu chi ti ố ư ợ ả ế ổ ợ t theo t ng khách hàng, tu i n ). ừ

- Thông tin v hóa đ n ( ề ơ s HĐ, ngày HĐ, tên hàng, s ố ố

ng, giá mua t ng s ti n, khách hàng). l ượ ố ề ổ

- Thông tin v ph ng th c thanh toán. ề ươ ứ

- T ng h p quá trình thu ti n theo t ng khách hàng. ề ừ ợ ổ

2. Mô t quá trình bán hàng thu ti n c a doanh nghi p ả ề ủ ệ

ầ ậ ế ệ ặ ọ

ơ ầ ủ ặ ơ ồ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Khách hàng g i đi n đ n cho công ty, yêu c u l p đ n đ t hàng. Nhân viên bán hàng s l p đ n đ t hàng ( bao g m 2 liên) theo yêu c u c a khách hàng. Sau khi kí ẽ ậ vào đ n đ t hàng, nhân viên bán hàng s g i đ n đ t hàng đ n cho b ph n kinh ặ ơ ẽ ử ơ ế ặ ậ ộ

ệ ố

ế ợ ủ ả ậ

ủ

i h n n c a khách hàng, ớ ạ ng phòng kinh doanh kí xác ặ i b ph n kinh doanh, m t đ n đ t ậ ộ ơ ặ

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 doanh, B ph n kinh doanh xem xét kh năng thanh toán, gi ộ n u khách hàng đ kh năng mua hàng c a công ty, tr ế ưở ủ ả nh n lên đ n đ t hàng, m t đ n đ t hàng l u l i t ư ạ ạ ộ ộ ơ ậ hàng đ

ặ i. ơ c g i cho th kho l u l ủ ượ ử ư ạ

Th kho sau khi nh n đ ơ ậ ủ ượ ẽ ậ ừ ộ

ồ ấ ậ ủ ậ ố

ế ư ấ ấ

ế ng. Hàng đ ị ứ ư ạ ơ ấ ậ ử ế

ộ ậ ậ ể ơ

ộ ả ấ ề ể ể ậ ố ả

ậ

l ẽ ế ấ

ơ ỏ ộ ư ế ế ấ

ơ ậ ề ậ ộ

ư ế ể ậ

ố ơ ẽ ượ ư ổ ế ợ ả ả ả

b ph n kinh doanh s l p phi u c đ n đ t hàng t ế ặ ự xu t kho ( g m 4 liên). Th kho s xu t hàng hóa trong kho và ghi nh n s hàng th c ẽ i 1 liên và đ a 3 liên c a phi u xu t kho cho k toán kho, k toán xu t, sau đó l u l ế ủ c kho l p hóa đ n giá tr gia tăng, có ch kí xác nh n c a k toán tr ượ ưở ế chuy n lên xe cho b ph n giao hàng, kèm theo 3 hóa đ n gía tr gia tăng và 3 phi u ị xu t kho. Hàng ph i qua b ph n b o v đ ki m tra, b o v s xác nh n s hàng ệ ẽ ả ậ c đ a đ n cho khách trong xe và kí nh n lên 3 liên c a phi u xu t kho. Khi hàng đ ượ ư ế ấ ế ủ i 1 liên hàng, khách hàng s kí lên 3 hóa đ n và 3 phi u xu t kho, khách hàng s gi ẽ ữ ạ c a phi u xu t kho và hóa đ n đ . B ph n giao hàng đ a 1 phi u xu t kho và 1 hóa ấ ậ ủ ế i, 1 phi u đ n bán hàng v cho b ph n kinh doanh đ ghi nh t kí bán hàng r i l u l ể ơ ồ ư ạ xu t kho đ a cho k toán kho đ ghi nh n gi m s hàng trong kho, theo dõi trên s chi ổ ả ấ ợ t hàng hóa, và ghi tăng gía v n hàng bán, hóa đ n s đ ti c đ a cho k toán công n ố ế ế đ ghi tăng kho n ph i thu c a khách hàng trên s chi ti t n ph i thu khách hàng và ủ ể ghi tăng doanh thu.

ổ ố ả ợ ự

ậ ả ố ẽ

ế ớ ố ợ ủ

ế i 1 liên cho công ty, k toán công n s l u l ợ ẽ ư ạ ể ế ế ặ ự ả ề

ồ ố ề ậ

ủ ỹ ủ ỹ ả ể ư ề ậ

ế ế

ế ế ủ ố ề c đ a đ n cho k toán ti n đ ghi tăng s ti n đã nh n đ ể ượ ư ế ư ả ợ ể ế ậ ố ề ả ằ ố ề ể ế ế ế ư ạ ả

ử ế ấ

ợ ư ạ ế ợ ứ ấ ử ề ả ả

t ph i thu khách hàng, l p biên Cu i tháng, k toán công n d a vào s chi ti ế ế ố b n đ i chi u công n (2 liên) giám đ c s kí xác nh n lên 2 liên, sau đó biên b n đ i ế ậ ố ợ ả c g i cho khách hàng, n u đúng v i s n c a khách hàng, khách chi u công n s đ ợ ẽ ượ ử ứ hàng s kí nh n và g i l i đ làm căn c ẽ ử ạ ậ ế cho s d đ u tháng ti p theo. Khi khách hàng tr ti n m t tr c ti p cho công ty, k ế ố ư ầ ế toán ti n s lâp phi u thu ( g m 3 liên), ghi s ti n khách hàng tr , kia nh n lên phi u ề ẽ thu, sau đó đ ua phi u thu cho th qu , th qu nh n ti n và ki m ti n, xác nh n lên ề ậ l i1 liên. 1 liên phi u thu đã thu đ s ti n ghi trong phi u, khách hàng kí nh n, và gi ữ ạ c, l u c a phi u thu đ ượ ư ủ ậ ề ế ủ i phi u thu, và 1 liên đ a cho k toán công n đ ghi gi m s ti n ph i thu c a l ế ạ i phi u thu. N u khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n ,ngân khách hàng và l u l ấ hàng g i gi y báo có đ n cho doanh nghi p, sau đó k toán công n căn c vào gi y ệ báo có đ ghi gi m n ph i thu và ghi tăng ti n g i ngân hàng ,l u l i gi y báo có theo s th t ể . ố ứ ự

3. Xác đ nh các ch ng t s d ng: ứ ị ừ ử ụ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

B NG CH NG T Ứ Ả Ừ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

CH NGỨ TỪ

M C ĐÍCH N I L P Ơ Ậ Ử Ụ Ở Ụ

N IƠ DUY TỆ D NG S HO T Đ NG Ạ Ộ

ộ ộ ậ ph n nh nậ

ặ Đ n đ t ơ hàng ậ B ph n bán hàng B kinh doanh -Ho t đ ng ạ ộ , đ t hàng ặ

ặ ạ ủ -Xu t kho ấ -Ghi nh n s đ t hàng ậ ự ặ c a KH (m t hàng, ủ SL, ch ng lo i, thông tin c a KH) ủ

ả ể

ủ

-Đ xem xét kh năng thanh toán c a khách hàng

-Làm căn c đ l p ứ ể ậ phi u xu t kho ế ấ

ộ -Xu t kho ấ ố ự hàng th c

Phi uế xu t kho ấ -Ghi s xu t ấ -Lâp hóa đ nơ ậ B ph n kho (thủ kho l p)ậ ứ ậ -Giao hàng -Làm căn c l p hóa đ n bán hàng ơ

- Ghi sổ ứ

ế

-Kiêm luôn ch c năng c a phi u giao hàng ủ cho khách hàng

-Giao hàng ể

-Ghi sổ Phòng kế toán ( Kế ng ) toán tr ưở

Hóa đ nơ bán hàng Hđ ( GTGT) Phòng kế l pậ toán toán (k ế kho lâp)

-Đ khách hàng làm căn c đ thanh toán ứ ể công n cho công ty, ợ đ kê -làm ch ng t ứ ừ ể ế, khai và n p thu ộ

ứ ể

-Làm căn c đ ghi nh n doanh thu . ậ

ế ố Giám đ cố -Thu ti nề

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Phòng kế toán ( kế toán công -Đ đ i chi u s trên ể ố s sách c a công ty ổ ủ v i s theo ghi chép ớ ố Biên b n đ i ố ả chi uế

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

công nợ n l p) ợ ậ c a khách hàng ủ

ứ ể

-Làm căn c đ khách hàng thanh toán nợ

-Thu ti nề

Phi uế thu ề ti n ố khách hàng -Ghi nh n s ậ th c thu t ừ ự

ứ Phòng kế toán ( kế toán ti nề l p )ậ ổ t liên ế

-Làm căn c ghi s qu , s chi ti ổ ỹ quan

4. T ch c dòng d li u và luân chuy n ch ng t ổ ứ ữ ệ ứ ể ừ

Giao hàng

Ghi sổ

Thu tiền

Nhận đặt hàng

Xuất kho + lập hóa đ nơ

Chia làm 5 ho t đ ng ạ ộ

a) Hoạt động nhận đặt hàng: l u đ

Mô t ọ ệ ế ả ư ầ ậ

ơ ơ ầ ặ ồ

ẽ ử ơ ặ

ẽ ậ ơ ộ ặ ậ ả ậ

ưở ủ

i t ư ạ ạ ộ ộ ơ ế ậ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

: Khách hàng g i đi n đ n cho công ty, yêu c u l p đ n đ t ặ ồ hàng. Nhân viên bán hàng s l p đ n đ t hàng ( bao g m 2 liên) theo yêu c u c a ủ ế khách hàng. Sau khi kí vào đ n đ t hàng, nhân viên bán hàng s g i đ n đ t hàng đ n ớ ạ cho b ph n kinh doanh, B ph n kinh doanh xem xét kh năng thanh toán, gi i h n ộ ng phòng n c a khách hàng, n u khách hàng đ kh năng mua hàng c a công ty, tr ủ ả ợ ủ i b ph n kinh kinh doanh kí xác nh n lên đ n đ t hàng, m t đ n đ t hàng l u l ậ doanh, m t đ n đ t hàng đ ặ ơ c g i cho th kho l u l ủ ượ ử ặ i. ư ạ ộ ơ ặ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

b) Ho t đ ng xu t kho, l p hóa đ n

ạ ộ ơ ấ ậ

ủ ả ư ồ : Th kho sau khi nh n đ ừ ộ ượ ơ

Mô t ẽ ậ

i 1 liên và l u đ ấ ế ấ ự ư ạ ấ

ậ ố ủ . l u l ơ ế

ng. Hàng đ c đ n đ t hàng t ặ ấ ẽ đó l u l i PGH ư ạ ậ ể ế ậ ị ộ ưở ữ ậ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

b ph n kinh ậ ậ doanh s l p phi u xu t kho ( g m 4 liên). Th kho s xu t hàng hóa trong kho và ghi ồ ủ đ aư nh n s hàng th c xu t vào phi u xu t kho, sau ế 3 liên c a phi u xu t kho cho k toán kho, k toán kho l p hóa đ n giá tr gia tăng, có ấ ế ủ K toán tr c chuy n lên xe cho b ph n giao ch kí xác nh n c a ế hàng, kèm theo 3 hóa đ n gía tr gia tăng và 3 phi u xu t kho. ị ượ ế ấ ơ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

c) Giao hàng:

l u đ ả ề ể ể ả ậ

ả ư ồ : Hàng ph i qua b ph n b o v đ ki m tra, b o v s xác nh n s ả ế ủ ấ ậ

l ậ ố c đ a đ n cho ẽ ữ ạ i ẽ ế ấ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Mô t ệ ẽ ộ hàng trong xe và kí nh n lên 3 liên c a phi u xu t kho. Khi hàng đ ượ ư ế khách hàng, khách hàng s kí lên 3 hóa đ n và 3 phi u xu t kho, khách hàng s gi ơ 1 liên c a phi u xu t kho và hóa đ n đ . ỏ ấ ủ ế ơ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

BPGH

KT công nợ

L u đ giao hàng ư ồ

D

E

PXK

HDBH

HĐBH

PXK

GHI CÔNG NỢ

KH KÍ XÁC NHẬN

PXK

HDBH

PXK

HĐBH

SCT

N

KH

Trưởng P. KD

E

D

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 ế d) Ho t đ ng ghi s : ổ

ạ ộ

ộ ế ư

ậ Mô t ề ấ ồ ư ạ l u đ : ả ư ậ ộ ế

ậ ế ể ả ổ

ế

ả ể ố ủ

ố ơ ẽ ượ ư ổ ợ ự ả ố ả

ố ẽ

ớ ố ợ ủ ả ế ế

i 1 liên cho công ty, k toán công n s l u l ế ợ ẽ ư ạ ể

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ồ B ph n giao hàng đ a 1 phi u xu t kho và 1 hóa đ n bán ậ ơ hàng v cho b ph n kinh doanh đ ghi nh t kí bán hàng r i l u l i, 1 phi u xu t kho ấ đ a cho k toán kho đ ghi nh n gi m s hàng trong kho, theo dõi trên s chi ti t hàng ư ế hóa, và ghi tăng gía v n hàng bán, hóa đ n s đ c đ a cho k toán công n đ ghi ợ ể t n ph i thu khách hàng và ghi tăng tăng kho n ph i thu c a khách hàng trên s chi ti ả ế ợ ậ t ph i thu khách hàng, l p doanh thu. Cu i tháng, k toán công n d a vào s chi ti ế ổ ế ả biên b n đ i chi u công n (2 liên) giám đ c s kí xác nh n lên 2 liên, sau đó biên b n ế ậ ợ ố c g i cho khách hàng, n u đúng v i s n c a khách hàng, đ i chi u công n s đ ợ ẽ ượ ử ố khách hàng s kí nh n và g i l i đ làm ử ạ ậ ẽ căn c cho s d đ u tháng ti p theo. ế ố ư ầ ứ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

e) Ho t đ ng thu ti n:

ạ ộ

ề

ả ề ặ ự ế

ồ ố ề ề ẽ ậ ư ế ế ế ế ậ ả

ề ể ậ ậ

ủ ỹ ủ ỹ ế ậ

ế ế ề

ế i1 liên. 1 liên c a phi u thu đ ủ c, l u l ậ ư ạ ượ ủ ả ế ế ả

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Khi khách hàng tr ti n m t tr c ti p cho công ty, k toán ti n s l p phi u thu ( g m 3 liên), ghi s ti n khách hàng tr , kí nh n lên phi u thu, sau đó đ a phi u thu cho th qu , th qu nh n ti n và ki m ti n, xác nh n lên phi u thu đã thu đ s ti n ủ ố ề ề ượ ư c đ a l ghi trong phi u, khách hàng kí nh n, và gi ữ ạ i phi u thu, và 1 liên đ n cho k toán ti n đ ghi tăng s ti n đã nh n đ ố ề ể ế ế đ a cho k toán công n đ ghi gi m s ti n ph i thu c a khách hàng và l u l i phi u ố ề ợ ể ư ạ ư thu. N u KH thanh toán b ng chuy n kho n ,ngân hàng g i gi y báo có, sau đó KT ả ằ ử ể ế ấ

ệ ố

ế ử ề ả ấ ợ

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2 công n căn c vào gi y báo có đ ghi gi m n ph i thu và ghi tăng ti n g i ngân ả hàng, l u l

ể . i gi y báo có theo s th t ố ứ ự ợ ư ạ ứ ấ

Theo mô t bao g m các ho t đ ng : ả ạ ộ ồ

ế ậ o L p phi u thu

ủ ậ o Xác nh n thanh toán c a khách hàng

ệ ụ ậ o Ghi nh n nghi p v thanh toán

ư ế o L u phi u thu

ư o L u gi y báo có ấ

N u khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n ngân hàng: ằ ế ể ả

ế ề

i công ty c ph n HP ổ

ầ

N u khách hàng thanh toán b ng ti n m t ặ ằ Chu trình doanh thu t ạ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

KE TOAN TIEN

THU QUY

KE TOAN CONG NO

khach hang

D

khách hàng

E

tien

phieu thu

lap phieu thu

nhan tien, kiem tra, xac nhan, lay chu ki KH

phieu thu

ghi so

phieu thu

ghi so tien, ki nhan

phieu thu

SCT PTKH

tien

E

ghi so

phieu thu

N

khach hang

D

phieu thu

NKTT

Thanh toán bằng tiền mặt

N

Buy SmartDraw!- purchased copies print this document without a watermark . Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

III. Ho t đ ng ki m soát trong chu trình

ạ ộ

ể

1. L u đ mô t chu trình ư ồ ả

V l u đ (toàn b ) ẽ ư ồ ộ

BPGH

BP KD

THU KHO

KT KHO

NVBH

KT CONG NO

KT TIEN

THU QUY

C

B

D

A

HDGTGT

KH

H

KH

DDH

HDGTGT (3 lien)

DDH

PXK (3 lien)

TIEN

LAP DDH, KI NHAN

PHIEU THU (3 lien)

LAP PHIEU THU

GHI SO

LAP PXK

BAO VE XAC NHAN

XET DUYET DDH, KI XAC NHAN

DDH

LAP HDGTGT CÓ XAC NHAN CUA KKT

DDH

HDGTGT

NKBH

PHIEU THU (3 lien)

NHAN TIEN, KIEM TRA, XAC NHAN, LAY CHU KI KH

DDH DDH

DDH

HDGTGT (3 lien)

PXK (3 lien)

SCT PTKH

A

TIEN

PHIEU THU

PHIEU THU (3 lien)

GHI SO TIEN, KI NHAN

HDGTGT (3 lien)

PXK (4 lien)

B

GIAO HANG, LAY CHU KI KH

LAP BIEN BAN DOI CHIEU CONG NO, XIN CHU KI GIAM DOC

KH

D

G

GHI SO

PHIEU THU (3 lien)

E

F

XUAT KHO, GHI SO HANG THUC XUAT

BIEN BAN DOI BIEN BAN DOI CHIEU CONG NO CHIEU CONG NO

PXK

PXK (3 lien)

HDGTGT (3 lien)

H

PHIEU THU

PXK

HDGTGT

NKTT

PXK (4 lien)

G

E

F

LAY CHU KI KH

KH

GHI SO

N

GHI NKBH

C

PHIEU THU

BIEN BAN DOI BIEN BAN DOI CHIEU CONG NO CHIEU CONG NO

PXK

SCT HTK

PXK

HDGTGT

KH

GHI SO

SCT HTK

NKBH

PHIEU THU

SCT PTKH

N

Buy SmartDraw!- purchased copies print this document without a watermark . Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.

2. Ho t đ ng ki m soát trong chu trình ạ ộ ể

Nguyên nhân R i roủ ủ ụ

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

Th t c ki m ể soát Ho tạ đ ngộ M c tiêu ụ ki mể

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

soát

ậ l pự ậ

Khách hàng không t đ n đăt hàng mà ơ g i đi n tho i ệ ọ ạ ế - Khách hàng tự ặ l p đ n đ t ơ ậ hàng ho c g i ặ ử phi u yêu c u ầ đ n công ty ế

Nh nậ đ tặ hàng c aủ KH ị ế ả -Ghi nh nậ thông tin đ t hàng ặ k p th i, ờ ị chính xác, . h p l ợ ệ -Bán đ cượ hàng cho nh ngữ KH có đủ kh năng mua hàng

-NVBH ghi nh n thông tin không chính xác v vi c đ t ề ệ ặ hàng ( sai về ủ m t hàng, ch ng ặ lo i, s l ng) ạ ố ượ ghi nh n không ậ chính xác về KH(tên, đ a ch , ỉ mã s thu …) ố - Phi u XK và ế ậ Hóa đ n đã l p ơ không h p l ợ ệ

ủ

ế l pự ậ

ủ

ể ố i - Th kho xu t ấ không chính xác ố v hàng hóa( s ề l ủ ng,ch ng ươ lo i...)mà khách ạ h ng yêu câu ả ấ - R i ro xu t kho không h pợ lệ ế - Thi u ch ng ứ ế t ừ ầ đ u vào(Khách hàng không t đ n đăt hàng mà ơ g i đi n tho i) ạ ệ ọ - Khách hàng không t l pự ậ đ n đăt hàng mà ơ g i đi n tho i ạ ệ ọ - Khách hàng tự ặ l p đ n đ t ơ ậ ặ ử hàng ho c g i phi u yêu c u ầ đ n công ty ế - Khách hàng tự ặ l p đ n đ t ơ ậ hàng ho c g i ặ ử ầ phi u yêu c u đ n công ty ế ủ Xu tấ kho ệ Phòng ng a vàừ phát hi nệ r i roủ trong quá trình xu tấ kho .Để gi mả thi u t đa m cứ thi ệ ạ t h i cho công ty

ấ -R i ro xu t ề ơ hàng nhi u h n ậ s ghi nh n ố th c tự ế t trách - Tách bi nhi m và nhân ệ viên ghi sổ

ạ - Th kho kiêm ủ ứ nhi m ch c ệ năng gi a xu t ấ ữ kho và ghi nh nậ xu t s th c t ấ ố ự ế ế - T o thêm 1 liên đ l uể ư

- Không có cơ s đ i chi u so ở ố sánh ki m tra v ề ể sau

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

- Không l u hóa ư ơ ở ộ ậ b ph n đ n k toán kho ế

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

ứ ừ Đ Đh - L u ch ng t ư ĐĐH ừ

- Không l uư ch ng t ứ - Không có phi u gia hàng ế

- L p phi u ế ậ giao hàng Giao hàng

- Không có cơ s đ i chi u , ế ở ố không ki m soát ể ượ ơ ở ố c c s đ i đ chi uế - Không có cơ ế s đ i chi u, ở ố xác nh n nghi p ệ ậ v bán hàng ụ Th cự ệ ị hi n k p th i, đúng ờ và chính xác. Đ mả b o anả toàn hàng hóa trong quá trình giao hàng

Ghi sổ

ế

ệ

- Ghi nh nậ nghi p v bán ệ ụ hàng không chính xac - Chuy n dể ữ li u công n sai, ợ không k p th i. ờ ị

Theo dõi chính xác, ờ k p th i, ị đ y đầ ủ kho nả ph i thu ả KH , Doanh thu , GVHB, HTK ứ - Thi u ch ng ế t đ u vào( ừ ầ Khách hàng không t l pự ậ đ n đăt hàng mà ơ g i đi n tho i) ệ ọ ạ - Cu i tháng ố m i l p b ng ả ớ ậ đ i chi u công ế ố nợ

- Khách hàng tự ặ l p đ n đ t ơ ậ ặ ử hàng ho c g i phi u yêu c u ầ đ n công ty ế - Chuy n dể ữ ế li u/ s chi ti t ổ ệ k p th i, hàng ờ ị ngày. Đói chi uế công n KHợ đ nh kỳ. ị

- Th t thoát ấ ti n,ề ữ ề

ụ - L m d ng ạ ti n.ề - Phân chia trách nhi m gi a gi ữ ệ ti n,ghi chép,theo dõi thu ti n.ề

ể

Thu ti nề

- Th qu không ủ ỹ l u phi u thu, ế ư không có c sơ ở ủ đ i chi u.Th ế ố qu kiêm nhi m ệ ỹ ch c năng gi a ữ ứ ti n,ghi gi ữ ề chép,theo dõi thu ti n.ề -Ghi chép thu ti nề k pị th i,chính ờ xác, đ yầ đ .ủ -Không x y raả m t mát ấ ti nề

Chu trình doanh thu t

ạ

i công ty c ph n HP ổ

ầ

ỹ -Ki m kê qu , đ i chi u v i ế ớ ố ghi chép c a kủ ế toán. H n chạ ế các thanh toán tr c ti p b ng ự ế ằ ti n m t. ặ ề - Ti n đ ề ượ ư c l u i qu , không t ỹ ạ ki m kê th ườ ng ể xuyên.

ệ ố

Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 H th ng thông tin k toán 2

ế

K t lu n

ế

ậ

ể ề

ộ ỗ ẫ ệ ặ

ộ ẽ ể ờ ạ ố

ấ ằ ộ ể ọ ế ấ

ứ ậ ả ỏ ứ ư ệ ạ ả

ấ ầ ệ

ệ

ả ủ ệ ứ ễ ơ ả ề ụ ế ả

Qua quá trình tìm hi u v chu trình doanh thu ta th y r ng không có m t quy ộ ụ ể trình khuôn m u chung nào. M i m t doanh nghi p tùy thu c vào đ c đi m c th c a mình s có m t quy trình riêng, không ai gi ng ai .Có th nói trong th i đ i này ủ h o, m i th hôm nay có th là không có quy trình, công th c nào là b t bi n, hoàn ể ệ hi n đ i, hi u qu nh t nh ng ngay ngày mai nó đã tr nên l c h u, không còn hi u ạ ệ qu th m chí là sai l m. Chính vì lý do đó, công vi c nghiên c u, tìm hi u đ xây ể ả ậ ể d ng m t quy trình bán hàng hi u qu c a doanh nghi p ph i di n ra th ng xuyên, ườ ệ ộ ự nhi u h n đ tìm ki m cho liên t c, đòi h i nhà qu n tr , doanh nghi p ph i đ u t ể ả ầ ư ị ỏ mình m t quy trình hi u qu . ả ệ ộ

Danh m c tài li u tham kh o ả ụ ệ

Giáo trình H th ng thông tin k toán, t p 2-NXB Ph ng Đông ệ ố ế ậ ươ

ủ ụ ứ ụ ổ

Bài “Tìm hiêu các th t c ng d ng đ i v i chu trình doanh thu Công ty C Ph n ầ ố ớ Bibica”

Và m t s tài li u khác. ộ ố ệ