Họ tên SV/HV: Nguyễn Thị Huyền - Mã LHP: 2163CEMG2811 Trang 1/8
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021 – 2022
(Phần dành cho sinh viên/ học viên)
Bài thi học phần: Quản trị nhóm làm việc
Mã số đề thi: 6
Ngày thi: 22/12/2021 Số trang: 8
Số báo danh: 31 Mã SV: 19D100301
Lớp: 2163CEMG2811
Họ và tên: Nguyễn Thị Huyền
Điểm kết luận:
GV chấm thi 1: …….………………………......
GV chấm thi 2: …….………………………......
BÀI LÀM
Câu 1:
a. Phân tích vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc
Có thể nói rằng, bất cứ nhóm làm việc nào cũng cần phải có ít nhất một nhà quản trị nhóm là
trưởng nhóm. Trong nhóm làm việc, nhà quản trị nhóm là người chịu ảnh hưởng cao nhất về kết
quả hay mục tiêu của nhóm làm việc. Do tính chất đặc thù của hoạt động quản trị nhóm làm việc,
nhà quản trị nhóm làm việc cần tập trung vào các vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau:
Nhà quản trị
nhóm làm việc
Nhà kiến trúc
sư
Nhà truyền
thông
Một trọng tài
Một huấn luyện
viên
Họ tên SV/HV: Nguyễn Thị Huyền - Mã LHP: 2163CEMG2811 Trang 2/8
Thứ nhất, nhà quản trị nhóm làm việc đóng vai trò như một nhà kiến trúc sư. Để xây dựng
và đưa nhóm đi vào hoạt động, trước tiên nhà quản trị cần phải “thiết kế cơ chế hoạt động của
nhóm, giữ cho tầm nhìn được rõ ràng, thiết lập các điểm mốc thời gian và kết quả cho từng giai
đoạn trong quá trình thực hiện công việc nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Thứ hai, nhà quản trị nhóm thực hiện vai trò của một nhà truyền thông trong quá trình thực
hiện giao tiếp nhóm và điều phối các mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Thông tin
trong nhóm và giữa nhóm với các bộ phận khác trong tổ chức cần phải được đảm bảo chia sẻ
nhanh chóng, kịp thời, chính xác để giúp các thành viên trong nhóm hiểu biết lẫn nhau, phối hợp
công việc và là cơ sở cho quá trình ra quyết định. Nhà quản trị nhóm cần có khả năng truyền đạt
thông tin và tiếp nhận thông tin phản hồi.
Thứ ba, nhà quản trị nhóm có vai trò như một trọng tài để giải quyết mâu thuẫn, xung đột giữa
các thành viên trong nhóm. Trong bất kỳ một tổ chức hay nhóm làm việc nào, mâu thuẫn là vấn
đề tất yếu bời vì mỗi thành viên trong nhóm có năng lực, đặc điểm tâm lý – xã hội khác nhau. Do
vậy nhà quản trị nhóm cần tỉnh táo đối phó với các xung đột xảy ra và kịp thời thực hiện các giải
pháp khắc phục.
Thứ tư, nhà quản trị nhóm đóng vai trò của một huấn luyện viên. Nhà quản trị nhóm có khả
năng định hướng hành động cho các thành viên trong nhóm, hiểu biết về những kỹ năng và kinh
nghiệm, nhìn nhận ưu điểm và hạn chế của họ để kịp thời có kế hoạch giúp các thành viên trong
nhóm khắc phục, nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành tốt các công việc
được giao.
Cùng với vai trò quan trọng như trên, nhà quản trị nhóm làm việc có các trách nhiệm như sau:
Thông báo thường xuyên về tiến độ và các vấn đề nan giải với nhà tài trợ của nhóm (nếu
có).
Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành
viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình.
Đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người
lắng nghe.
Chia sẻ công việc giữa các thành viên trong nhóm.
Không hối thúc hành động với tư cách cấp trên.
Qua những phân tích trên ta thấy rõ được vai trò cũng như trách nhiệm vô cùng to lớn của nhà
quản trị nhóm làm việc. Nhận thức được những điều ấy, một nhà quản trị phải rèn luyện cho mình
thật nhiều những phẩm chất, tư cách cũng như kỹ năng chuyên môn cần và đủ để xứng đáng là
một người quản trị nhóm mẫu mực, đưa nhóm hoàn thành công việc đúng mục tiêu.
Ví dụ: Vai trò và trách nhiệm của người Đội trưởng trong Đội SVTN Khoa QTKD Trường
Đại học Thương Mại- VMT.
Họ tên SV/HV: Nguyễn Thị Huyền - Mã LHP: 2163CEMG2811 Trang 3/8
Giới thiệu:
VMT là một Đội sinh viên tình nguyện thuộc Khoa QTKD Trường Đại học Thương Mại.
Trong Đội có các hoạt động chính như tham gia hỗ trợ giúp đỡ các công việc, phong trào của
Khoa, của Trường. Đồng thời tổ chức các chương trình thiện nguyện, gây quỹ ủng hộ giúp đỡ
những hoàn cảnh khó khăn trong xã hội. Hiện nay Đội đang hoạt động với gần 200 thành viên là
các sinh viên thuộc khoa QTKD và được chia đều thành 6 nhóm nhỏ.
Có thể nói rằng, VMT có một bộ máy hoạt động gần giống như một doanh nghiệp thu nhỏ.
Với người đứng đầu là Đội Trưởng, theo sau đó là đội ngũ BĐH với các trưởng ban chuyên môn,
trưởng nhóm và cuối cùng là các thành viên, cộng tác viên của Đội. Theo đó ở đây, Đội trưởng
là người đầu tàu- đóng vai trò như một nhà quản trị nhóm làm việc với vai trò và trách nhiệm hết
sức quan trọng.
Thứ nhất, Đội trưởng VMT đóng vai trò như một nhà kiến trúc sư. Ngay từ ngày đầu thành
lập ngày 11/11/2009- Chị Nguyễn Thị Thuý, người Đội trưởng đầu tiên của VMT đã dần thiết kế
lên cơ chế hoạt động của Đội như việc thiết lập lên Đội ngũ BĐH và chia thành viên, CTV vào
các nhóm nhỏ để dễ quản lý. Cùng với đó, Đội trưởng là người thiết lập các mốc thời gian cụ thể,
mục đích, mục tiêu và kết quả cần đạt được cho các hoạt động của Đội trong năm.
Thứ hai, nhà quản trị nhóm- Đội trưởng VMT thực hiện vai trò của một nhà truyền thông
trong quá trình thực hiện giao tiếp Đội và điều phối các mối quan hệ giữa các thành viên trong
Đội. Đội trưởng VMT sẽ đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa các thầy cô trong Khoa về các
công việc của Khoa với Đội. Theo đó, đòi hỏi Đội trưởng cần có khả năng truyền đạt thông tin
tới BĐH và các thành viên một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác để mọi người hiểu để cùng
nhau giải quyết đồng thời Đội trưởng cũng sẽ tiếp nhận các thông tin phản hồi lại nếu có khúc
mắc.
Thứ ba, Đội trưởng có vai trò như một trọng tài để giải quyết mâu thuẫn, xung đột giữa
các thành viên trong nhóm. Trong hoạt động của một Đội với gần 200 con người thì mâu thuẫn
xảy ra là một điều tất yếu. Cụ thể một mâu thuẫn của Đội trong đợt vừa qua là mâu thuẫn giữa
một thành viên ở nhóm 1 và một thành viên ở nhóm 6. Để giải quyết vấn đề này thì Đội trưởng
đã âm thầm tìm hiểu nguyên nhân của mâu thuẫn, trong các buổi họp BĐH có nói chuyện với
nhóm trưởng của hai nhóm đó, tỉnh táo đối phó với các xung đột xảy ra và kịp thời thực hiện các
giải pháp khắc phục.
Thứ tư, nhà quản trị nhóm đóng vai trò của một huấn luyện viên. Trong VMT các thành
viên không chỉ được tham gia vào các hoạt động tình nguyện mà còn có cơ hội cải thiện kỹ năng
mềm thông qua năm ban chuyên môn. Theo đó, Đội trưởng VMT sẽ định hướng cho các thành
viên trong nhóm, hiểu biết về những kỹ năng và kinh nghiệm, nhìn nhận ưu điểm và hạn chế của
họ để kịp thời có kế hoạch cho các ban tuyển thành viên, giúp các thành viên khắc phục, nâng
cao kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành tốt các công việc.
Họ tên SV/HV: Nguyễn Thị Huyền - Mã LHP: 2163CEMG2811 Trang 4/8
Là một người Đội trưởng- một người đàu tàu chắc chắn mang trên mình những trách nhiệm
vô cùng to lớn. Trước hết là trách nhiệm đánh giá định kỳ các hoạt động của Đội, quan điểm của
các thành viên, và cách mỗi thành viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình sau những hoạt
động ấy. Đồng thời là người đứng ra chịu trách nhiệm trước Khoa về bất cứ điều gì xảy ra trong
mọi hoạt động của Đội. Sau mỗi hoạt động, Đội trưởng phải đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên
đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người lắng nghe. Trước mỗi một kế hoạch, chương
trình Đội trưởng chịu trách nhiệm lên bản kế hoạch cụ thể, phân công, chia sẻ công việc giữa các
thành viên trong nhóm, không thiên vị, đảm bảo công tư phân minh. Trách nhiệm thông báo
thường xuyên về tiến độ, kết quả sau mỗi chương trình; các vấn đề liên quan đến quỹ Đội, tài
trợ,…Và cuối cùng là không hối thúc hành động với tư cách cấp trên.
b. Bình luận nhận định “Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của các thành viên trong nhóm làm
việc quyết định tính tích cực trong giao tiếp.”
Có thể thấy rằng, hiệu quả hoạt động của nhóm làm việc chịu tác động của rất nhiều nhân tố
và quá trình thực hiện các nội dung quản trị nhóm, trong đó có nội dung “giao tiếp trong nhóm
làm việc”. Trong cuộc sống con người, giao tiếp diễn ra hàng ngày. Theo đó, giao tiếp là cơ sở
để tạo lập mối quan hệ giữa con người với con người và liên kết hoạt động trong một tổ chức.
Trong phạm vi hẹp là nhóm làm việc, việc giao tiếp trong nhóm có thể hiểu là quá trình chuyển
giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu
chung của nhóm. Quá trình giao tiếp trong nhóm làm việc có thể chịu ảnh hưởng của nhiều nhân
tố, trong đó có “hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên trong nhóm”. Hoàn cảnh tâm lý nói nên
tâm trạng và cảm nhận của chủ thể giao tiếp tại thời điểm xảy ra quá trình giao tiếp. Giao tiếp
nhóm chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố tâm lý cá nhân bao gồm hiện tượng xúc cảm, tình cảm,
đến các quá trình nhận thức như tư duy, tưởng tượng đến ý chí, nhu cầu, động cơ thúc đẩy từng
thành viên thực hiện các hoạt động này hay hoạt động khác. Các hiện tượng tâm lý đó gọi là tâm
lý cá nhân, tức là các hiện tượng tâm lý thuộc về từng cá nhân, mang sắc thái riêng của mỗi cá
nhân, là sự phản ánh mang tính chất cá nhân riêng lẻ. Các hiện tượng tâm lý cá nhân đó được
nghiên cứu một cách tương đối độc lập với nhóm có cá nhân đó. Trong quá trình tham gia vào
hoạt động của nhóm làm việc, cá nhân tác động qua lại với những cá nhân khác, biểu lộ thái độ
đánh giá, mong muốn của bản thân và của người khác, nhận biết người khác, ảnh hưởng và bị
ảnh hưởng của người khác. Tâm lý của cá nhân khi đó một mặt chịu sự quy định của nhóm xã hội
và sự tương tác xã hội, mặt khác điều chỉnh hành vi của bản thân cho phù hợp với yêu cầu và tình
huống tương tác. Hệ quả tất yếu là làm nảy sinh các hiện tượng tâm lý chung ở nhiều cá nhân
trong một nhóm. Qua đây ta có thể khẳng định rằng, giao tiếp trong nhóm làm việc có tích cực
hay không sẽ một phần phụ thuộc vào hoàn cảnh tâm lý cá nhân của các thành viên trong nhóm
đó và một phần sẽ phụ thuộc vào môi trường giao tiếp trong nhóm làm việc đó. Ví dụ ngày hôm
nay làm việc, trong nhóm có một thành viên nhà xảy ra những chuyện không may khiến cho thành
viên ấy có tâm lý buồn, chán nản dẫn đến không tập trung vào công việc, không giao tiếp nói
chuyện với ai trong nhóm- ấy là hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên đó, điều này khiến
Họ tên SV/HV: Nguyễn Thị Huyền - Mã LHP: 2163CEMG2811 Trang 5/8
chúng ta có thể nhận ra rằng việc giao tiếp nhóm sẽ phải chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố tâm lý cá
nhân này. Tuy nhiên khi ở trong môi trường làm việc nhóm, nơi có những thành viên khác họ
hoạt động cởi mở hơn, vui vẻ, yêu đời, luôn lắng nghe san sẻ với đồng nghiệp thì thành viên buồn
rầu kia sẽ dần dần thay đổi, điều chỉnh hành vi của bản thân để phù hợp với tình huống tương tác,
qua đó nâng cao được tính tích cực của hoạt động giao tiếp trong nhóm.
Kết luận: Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên trong nhóm làm việc chỉ tác động một
phần chứ không hoàn toàn quyết định tính tích cực trong giao tiếp.
Câu 2:
1.
Theo bài ra ta có thể thấy mức độ hoàn thành công việc là chưa cao do quy trình cải tiến này
không dễ dàng gì để áp dụng ở một số bộ phận, tuy nhiên cũng không thể phủ nhận những đóng
góp cũng như quá trình làm việc của John và các thành viên trong nhóm đã nỗ lực thực hiện trong
suốt 6 tháng. Vậy để đánh giá kết quả của các thành viên trong nhóm và ghi nhận đóng góp của
họ với các nhà quản lý, với cương vị là một trưởng nhóm việc đầu tiên John cần làm là xây dựng
các tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc.
Đặt vào hoàn cảnh cũng như nội dung trong đề bài, nhóm tiêu chuẩn có thể được xây dựng
như sau:
Nhóm tiêu chuẩn
Nội dung
Phản ánh mức độ
hoàn thành nhiệm vụ
- Mức độ hiệu quả công việc của các phòng ban sau khi thiết kế lại
quy trình làm việc của doanh nghiệp (mức độ hoàn thành mục tiêu).
- Kết quả cải thiện được dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp.
- Khối lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành
Phản ánh thái độ,
hành vi
- Ý thức kỷ luật của thành viên khi tham gia làm việc nhóm.
- Mức độ tham gia và hợp tác của các thành viên trong quá trình làm
việc nhóm (tinh thần trách nhiệm).
- Quá trình xây dựng và duy trì quan hệ giao tiếp giữa các thành viên
nhóm (tinh thần lam việc nhóm).
Phát triển cá nhân
- Sự học hỏi, rèn luyện và phát triển các năng lực cá nhân trong quá
trình làm việc nhóm.
Tiếp đến là lựa chọn phương pháp đánh giá nhóm làm việc. Đối với tình huống này, do các
thành viên trong nhóm được tập hợp từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Mặt khác đây