C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Luận văn
Một số giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác quản lý dự án
đầu tư tại công ty VINCO
1 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
LỜI NÓI ĐẦU
Đầu tư phát triển được coi là một nhân tố quan trọng để phát triển
kinh tế và là chìa khóa của sự tăng trưởng đối với mỗi quốc gia. Đồng thời,
đầu tư phát triển cũng quyết định sự ra đời và phát triển của mỗi cơ sở sản
xuất kinh doanh dịch vụ. Mỗi một dự án đầu tư thành công sẽ góp phần tăng
thêm sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng cũng như nền kinh tế nói chung.
Tuy nhiên, hoạt động đầu tư phát triển là một hoạt động mang tính
phức tạp, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị một cách cẩn thận, nghiêm túc. Điều
này có nghĩa là mọi công cuộc đầu tư đều phải được thực hiện theo dự án thì
mới đạt được hiệu quả mong muốn.
Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của
khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức
mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa.
Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hóa
không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn, kỹ thuật cao,
chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản của cuộc sống xã hội. Cùng
với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ
khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối
với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án.1
Nhận thức được tầm quan trọng của đầu tư, sự cần thiết phải đầu tư
theo dự án, ảnh hưởng của công tác lập dự án, quản lý dự án. Qua thời gian
1
Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý, Tổ chức và điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội- 2006,Tr. 22
thực tập tại công ty TNHH Tư vấn và Đầu tư Việt Nga (VINCO), em đã
2 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý
dự án đầu tư tại công ty VINCO”, với nội dung nghiên cứu tìm hiểu những
vấn đề lý luận về quản lý dự án đầu tư và công tác quản lý dự án đầu tư ở
Công ty VINCO. Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả quản lý dự án đầu tư ở công ty VINCO.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường và Khoa Khoa học quản
lý, với sự giúp đỡ của công ty TNHH Tư vấn và Đầu tư Việt Nga, sự giúp
đỡ nhiệt tình của các bác, các cô chú trong Phòng dự án, đặc biệt là sự
hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, qua quá trình thực tập,
nghiên cứu tài liệu và tìm hiểu thực tiễn đã giúp em hoàn thành luận văn
này.
Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:
- Phần 1: Lời nói đầu
- Phần 2: Nội dung chuyên đề.
+ Chương I: lý luận chung về quản lý dự án
+ Chương II: Thực trạng công tác lập dự án tại công ty VINCO.
+ Chương III: Giải pháp và kiến nghị
- Phần 3: Kết luận.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do trình độ và kinh nghiệm thực tế
có hạn, chắc chắn luận văn không thể tránh những sai sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ dẫn, góp ý kiến của thầy cô hướng dẫn và các cô, các bác trong
phòng dự án để bài viết được hoàn thiện hơn.
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 3 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
I.
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ QUÁ
TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆN ĐẠI.
Quản lý dự án đầu tư?
1.1 Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính
hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự
án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các
nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống
chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án.
Nói cách khác, quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều
phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm
đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.2
1.2 Đặc trưng của quản lý dự án.
Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau:
- Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án.
- Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc
của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc
này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động
này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án.
- Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án,
tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Bản
2 TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.9
than việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích.
4 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ
lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các
chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý
cũng không được thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính
sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo.
Lịch sử ra đời và quá trình phát triển của quản lý dự án hiện đại.
Quản lý dự án tồn tại kể từ khi có hoạt động đầu tư. Quản lý dự án
đầu tư đầu tiên chỉ là sự quản lý theo kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển
của khoa học kỹ thuật, các dự án có kỹ thuật tiên tiến, chất lượng cao xuất
hiện rầm rộ, phương pháp quản lý truyền thống cũng ngày càng không phù
hợp với nhu cầu khách quan của quản lý dự án.
Trong chiến tranh thế giới II, Mỹ đã áp dụng phương pháp quản lý dự án vào
dự án thực nghiệm khoa học nguyên tử hạt nhân và họ đã đạt mục tiêu đề ra.
Vào những năm 50, 60 của thế kỷ XX, phương pháp quản lý bắt đầu được
ứng dụng rộng rãi, đặc biệt trong các dự án có kỹ thuật cao như lĩnh vực
nghiên cứu không gian vũ trụ, điện tử, hạt nhân. Vì thế, quá trình ứng dụng
phương pháp quản lý dự án hiện đại cũng chính là quá trình chuyển đổi từ
phương thức quản lý kinh nghiệm truyền thống sang phương thức quản lý
3Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý, Tổ chức và điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội- 2006,Tr.24
khoa học hiện đại. Trong quá trình chuyển đổi này đã xuất hiện rất nhiều tư tưởng và kỹ thuật quản lý mới. 3
5 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
II. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN.
1. Quá trình quản lý dự án
Quá trình là chỉ thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả. Quá trình quản lý dự
án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự để đề ra kế
hoạch dự án, sau đó từng bước thực hiện các công việc trong dự án.
Quá trình quản lý dự án được mô tả trong hình sau:
6 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ
Xác định mục tiêu dự án và tầm quan trọng của nó
Chọn lựa tiêu chuẩn đo lường hoạt động
Xây dựng kế hoạch
Dự toán ngân sách
Phát triển quy trình công nghệ
Tổng hợp kế hoạch dự án
Thực hiện dự án
Kiểm soát và điều phối dự án
Đánh giá thành công dự án
7 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Nội dung quản lý dự án
Xét theo đối tượng quản lý, nội dung chủ yếu của quản lý dự án gồm:
2.1 Quản lý phạm vi dự án.
Quản lý phạm vi dự án là việc tiến hành khống chế quá trình quản lý
đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Xác
định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào
ngoài phạm vi của dự án. Cụ thể, gồm các công việc: phân chia phạm vi, quy
hoạch phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án..
2.2 Quản lý thời gian dự án.
Quản lý thời gian của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát
thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ
chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
2.3 Quản lý chi phí dự án.
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án
nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban
đầu. Nó gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí.
2.4 Quản lý chất lượng dự án.
Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực
hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách
hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng
và đảm bảo chất lượng.
2.5 Quản lý nguồn nhân lực.
Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống
nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người
trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Cụ thể gồm những
công việc: hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia
dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án.
8 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
2.6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án.
Quản lý thông tin của dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin
thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và
với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời
được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản
lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
2.7 Quản lý rủi ro trong dự án.
Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta
không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ
thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi, không xác định và giảm
thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Cụ thể bao gồm
những công việc: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức độ rủi ro và có
kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro.
2.8 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa
chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán
nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ... cần thiết cho dự án. Quá trình quản
lý này giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch
vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung,
chất lượng cung như thế nào.
2.9 Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình đảm bảo các lĩnh vực
quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
2.10 Quản lý việc giao nhận dự án.
Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý
dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án.
Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp
9 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng một số dự án lại
khác, sau khi dự án hình thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án
này vào việc vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có
thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng,
kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp
đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản
lý việc giao- nhận dự án. Quản lý giao- nhận dự án cần có sự tham gia của
đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp
chặt chẽ giữa hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án
tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Trong rất nhiều
dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó quản lý việc giao-
nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong
việc quản lý dự án.
Ý nghĩa của quản lý dự án.
Mục đích của quản lý dự án là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp
dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục
tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt
công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
- Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong
những công trình lớn, phức tạp.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng
cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn,
phức tạp cũng ngày càng nhiều. Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự
án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây
ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại
giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề
ra một cách thuận lợi.
10 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều
tiết hệ thống mục tiêu dự án.
Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án
công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án.
Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể
phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú
trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính.
Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án
mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả.4
II.
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN.
1.Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Theo hình thức này, chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trực tiếp ký hợp
đồng với một hoặc nhiều tổ chức tư vấn để thực hiện các công việc của dự
án. Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng với các nhà thầu, nhiệm vụ giám sát,
quản lý quá trình thực hiện hợp đồng bảo đảm tiến độ vẫn do tổ chức tư vấn
đã được lựa chọn đảm nhiệm.
Hình thức chủ đầu tư quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự
án nhỏ, đơn giản.
2. Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án.
Theo hình thức này, chủ đầu tư thành lập một bộ phận chuyên trách,
đại diện thực hiện việc quản lý dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án có năng
lực chuyên môn về quản lý dự án, có đầy đủ quyền hạn và chịu trách nhiệm
về kết quả thực hiện các công việc của dự án. Trong hình thức chủ nhiệm
điều hành dự án, chủ đầu tư không trực tiếp ký hợp đồng, giám sát các chủ
4Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý, Tổ chức và điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội- 2006,Tr.30-31
thầu mà tất cả các công việc đó được chủ nhiệm dự án đảm nhiệm.
11 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án được sử dụng rộng rãi hiện nay.
Đối với những dự án lớn, quan trọng, chủ đầu tư thường lựa chọn hình thức
quản lý này.
3. Hình thức chìa khóa trao tay.
Theo hình thức này, chủ đầu tư tổ chức đấu thầu dự án một nhà thầu
(tổng thầu) thực hiện toàn bộ công việc của dự án. Dự án trong hình thức tổ
chức quản lý này không được chia thành các gói thầu để chủ đầu tư lựa chọn
nhà thầu cho từng gói thầu. Toàn bộ các công việc của một dự án giao cho
một chủ thầu. Chủ thầu này có trách nhiệm như một chủ nhiệm dự án nhưng
khác ở chỗ quan hệ giữa chủ nhiệm dự án và chủ đầu tư là quan hệ quản lý,
quan hệ phụ thuộc hành chính cấp dưới và cấp trên, còn giữa chủ đầu tư và
tổng thầu là quan hệ hợp đồng.
Tổng thầu có thể giao thầu lại cho các nhà thầu phụ theo từng gói
thầu.
Hình thức chìa khóa trao tay được áp dụng chủ yếu trong việc xây
dựng các công trình nhà ở, công trình dân dụng, và công trình sản xuất kinh
doanh có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản.
4. Tổ chức quản lý dự án theo hình thức tự làm.
Tự làm là hình thức thực hiện dự án mà chủ đầu tư không cần phải
nhờ đến các nhà thầu trong việc thực hiện các công việc của dự án. Chủ đầu
tư sử dụng lực lượng của mình để thực hiện các công việc của dự án.
Hình thức tự làm thích hợp với các dự án nhỏ, có tính chất chuyên
5
Khoa Khoa học quản lý, Giáo trình Hiệu quả và quản lý dự án nhà nước, NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật, Hà Nội- 2001,
Tr. 234-238.
ngành. 5
12 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA.
I.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA.
1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty VINCO
1.1 Quá trình hình thành của công ty.
- Tên công ty: công ty tư vấn và đầu tư Việt Nga. Tên viết tắt:
VINCO.
- Đăng ký kinh doanh số: 010200029 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành
phố Hà Nội cấp ngày 31/01/2000.
- Trụ sở chính: 38 Hà Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội. Đến tháng 03/2003
chuyển về 218c Đội Cấn- Ba Đình- Hà Nội.
- Công ty tư vấn đầu tư Việt Nga là một doanh nghiệp 100% vốn do
các thành viên đóng góp. Công ty có tài khoản, con dấu riêng, sản xuất kinh
doanh độc lập. Kinh doanh theo mô hình tự hạch toán.
- Vốn điều lệ của công ty là 4 tỷ đồng.
1.2 Ngành nghề kinh doanh.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là: tư vấn và đầu tư trong
nước, chủ yếu là lĩnh vực tài chính. Tư vấn đầu tư bao gồm: tư vấn lập dự
án, khảo sát, tư vấn giám sát thi công, tư vấn quản lý, tổ chức và thực hiện
dự án. Ngoài ra, còn tư vấn du học, tư vấn hướng nghiệp và các ngành nghề
khác.
1.3 Quá trình phát triển của công ty:
Trong quá trình xây dựng và phát triển công ty đã kiện toàn về tổ
chức, xây dựng và phát triển không ngừng, đủ mạnh để đảm nhận các công
trình có giá trị đầu tư lớn và có công nghệ tiên tiến. Công ty luôn hoàn thành
đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, luôn hoàn thành kế hoạch được giao.
13 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Toàn thể lãnh đạo, công nhân viên trong công ty luôn đoàn kết nhất trí
nỗ lực phấn đầu khắc phục mọi khó khăn thiếu thốn trong quá trình sản xuất
kinh doanh để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
Tuy nhiên công ty cũng gặp không ít khó khăn. Đó là cuộc khủng
hoảng kinh tế khu vực tuy đã qua nhưng vẫn còn ảnh hưởng nhiều đến quá
trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là khâu vốn để đầu tư sản xuất, Công ty
có những lúc thiếu vốn trầm trọng. Thứ hai là cán bộ quản lý, cán bộ kỹ
thuật của công ty còn thiếu, năng lực chưa đáp ứng được với nhiệm vụ sản
xuất đề ra, trong khi đó nền kinh tế đang diễn ra sôi động, quá trình đấu thầu
cạnh tranh gay gắt, giá cả thấp, hiệu quả sản xuất kinh doanh không cao.
1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2004 đến nay:
Những kết quả của sự phấn đấu nỗ lực của một tập thể lao động Công
ty Việt Nga đã góp phần đưa công ty lên một vị thế mới. Chính vì vậy, quá
trình hoạt động và trưởng thành giai đoạn 2004- 2007, ban lãnh đạo Công ty
luôn quan tâm theo dõi sát sao nên đã đạt được thành tích cao. Cùng với thời
gian 4 năm qua, vị thế của Công ty tư vấn đầu tư Việt Nga đã tiếp tục được
khẳng định và ngày càng được nâng cao qua nhiều công trình, dự án có quy
mô lớn, kỹ thuật cao trong toàn quốc, giữ vững và củng cố uy tín. Cụ thể
công ty đã đạt được các kết quả sau:
14 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Bảng 1:Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty (2004- 2007)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2004 2005 2007 200
6
Số dự án thực hiện
4 3 3 4
Tổng giá trị các dự án
52.250 65.670 72.351 87.650
Tổng doanh thu
460,02 567,51 986,963 1243,041
Lợi nhuận
184,008 209,975 444,133 497,216
Lợi nhuận/ tổng doanh
thu
0,40 0,37 0,45 0,4
Nộp ngân sách
117,092 138,53 250,153 276,58
Dựa vào các số liệu trên, ta thấy doanh thu của công ty có những
năm tăng giảm rất khác nhau. Giải thích điều này là do đặc thù lĩnh vực
hoạt động mà công ty đang thực hiện: việc tư vấn và lập các dự án đầu tư
thường kéo dài khá lâu (khoảng 12- 18 tháng), do đó số vốn tồn đọng
trong các khâu của dự án là khá lớn. Hơn nữa, việc giải phóng mặt bằng,
xây lắp, mua sắm thiết bị...phải kéo dài, dự án chậm đi vào hoạt động nên
chủ đầu chưa có tiền để trả cho nhà tư vấn. Việc này dẫn đến những
khoản tiền công của dự án năm trước lại rơi vào doanh thu năm sau. Vì
15 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
vậy, doanh thu sẽ có những năm tăng cao trong khi số dự án thực hiện lại
không thay đổi.
Về chỉ tiêu lợi nhuận ta dễ dàng nhận thấy cũng có những sự biến
động lớn. Năm 2005, lợi nhuận thu được là 209,97 triệu, lớn hơn năm
2004 là 25,97 triệu, tăng 14,11%. Nhưng đến năm 2006, mức lợi nhuận
thu được tăng lên là 444,13 triệu, hơn năm 2005 là 234, 16 triệu, tăng tới
111,52%. Năm 2007 cũng tăng hơn năm 2006 là 53,09 triệu, tăng 11,95%.
Lợi nhuận công ty có những năm tăng cao như năm 2006 là do những dự
án đã thực hiện năm 2004, 2005 thì đến năm 2006 mới thanh toán hết.
Hơn nữa, công ty đã có kinh nghiệm hơn trong việc lập và thực hiện dự án
nên tiến độ thực hiện nhanh hơn. Vì vậy, chi phí cho công tác lập dự án đã
được giảm xuống, tạo điều kiện cho doanh thu tăng cao hơn.
Một thành tựu không thể không nhắc tới là việc công ty luôn hoàn
thành đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước. Với những thành
công đã đạt được công ty VINCO đang thực sự lớn mạnh và dần khẳng
định được vị thế của mình trên thị trường.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ cấu tổ chức của công
ty VINCO.
2.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức của công ty VINCO.
Công ty TNHH Tư vấn và đầu tư Việt Nga được tổ chức theo mô
hình:
- Hội đồng thành viên
- Ban giám đốc: 4 người, trong đó có 1 giám đốc, 3 phó giám đốc.
- Các phòng chức năng:
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng tổ chức
+ Phòng kế toán
16 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
+ Phòng hành chính
+ Phòng dự án.
Chức năng của các bộ phận:
2.1.1 Hội đồng thành viên:
Gồm 2 thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty
VINCO. Hội đồng họp mỗi năm hai lần để quyết định phương hướng phát
triển của Công ty; Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời
điểm và phương thức huy động thêm vốn; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm
Giám đốc, Kế toán trưởng và các chức vụ quan trọng khác; Quyết định cơ
cấu tổ chức; Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện; Sửa đổi,
bổ sung điều lệ Công ty; Quyết định tổ chức lại công ty; Quyết định giải thể
công ty.
2.1.2 Giám đốc công ty:
Là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực
tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về
việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
2.1.3 Các Phó Giám đốc:
Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc thực hiện các phần việc mình phụ
trách, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc khi được uỷ quyền, chịu
trách nhiệm trước Ban Giám đốc công ty về công việc mình phụ trách. Ba
Phó Giám đốc được phân công như sau:
- Phó Giám đốc kinh doanh: phụ trách phòng kinh doanh, tìm kiếm
việc làm, cũng như công tác kinh doanh nói chung của toàn công ty.
- Phó Giám đốc nhân sự: phụ trách phòng hành chính, tổ chức của
công ty. Điều hành công ty lúc Giám đốc đi vắng hay thay mặt giám đốc ký
những văn bản giao dịch.
17 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Phó Giám đốc sản xuất: phụ trách phòng dự án, tổ chức thực hiện
cũng như triển khai các dự án. Khi cần thiết, thay mặt Giám đốc tư vấn cho
chủ đầu tư triển khai dự án tại nơi thi công.
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng:
* Phòng kinh doanh:
- Thực hiện hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác có liên quan.
Ngoài ra, Phòng còn có chức năng tìm kiếm việc làm, quảng bá hình ảnh
công ty để công ty mở rộng thêm thị trường và tìm ra nhiều lĩnh vực kinh
doanh mới.
* Phòng tổ chức:
- Có nhiệm vụ kiện toàn bộ máy tổ chức của công ty. Theo dõi năng
lực của các thành viên.
- Báo cáo Ban giám đốc đề bạt, bãi nhiệm, điều động, thuyên chuyển,
khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên.
- Xây dựng quy chế tiền lương, bảo hiểm xã hội và tiền thưởng cho
toàn công ty.
- Tham mưu chế độ nâng lương cho cán bộ công nhân viên hàng năm.
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện quỹ lương dựa vào kết quả sản
xuất kinh doanh từng kỳ.
- Lập báo cáo tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và bảo hiểm xã hội
theo đúng quy định.
- Lập hồ sơ giải quyết mọi chế độ chính sách có liên quan đến người
lao động.
- Làm công tác thi đua và xét chọn thi đua, khen thưởng.
Ngoài ra, Phòng còn làm nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc công
ty trong mối quan hệ phối hợp với tổ chức công đoàn trong việc giải quyết
những vấn đề liên quan đến người lao động.
18 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
* Phòng kế toán:
- Chức năng:
+ Thực hiện hạch toán kinh tế tài chính chính xác, đầy đủ theo
luật kế toán.
+ Tham mưu cho lãnh đạo về công tác thu- chi tài chính năm kế
hoạch, thực hiện bảo toàn và phát triển vốn, hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà
nước và cấp trên.
+ Tham mưu cho lãnh đạo Công ty xây dựng cơ chế tài chính,
huy động mọi nguồn vốn kể cả liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế
trong và ngoài nước, tham gia quản lý sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý công tác tài chính kế toán, cập nhật sổ sách và bảo
quản chứng từ.
+ Theo dõi tiến độ cung ứng vốn cho từng công trình, khả năng
cấp vốn của chủ đầu tư để có kế hoạch ưu tiên hoàn thành công trình trọng
điểm nhằm thu hồi vốn nhanh.
+ Mở sổ sách kế toán theo dõi, cập nhật toàn bộ hoạt động sản
xuất kinh doanh toàn công ty đúng thời khoá luật quy định.
* Phòng hành chính:
- Quản lý con dấu chặt chẽ, lưu trữ công văn, vào sổ công văn đi- đến,
photocopy tài liệu, trực điện thoại, đánh máy vi tính.
- Mua sắm văn phòng phẩm, nội thất, quản lý, kiểm tra, sửa chữa điện
nước, thiết bị văn phòng.
* Phòng dự án:
Phòng dự án trực tiếp lập dự án quản lý dự án và tham mưu cho lãnh
đạo công ty về việc xin thẩm định và lên kế hoạch thực hiện dự án.
Về lập dự án:
19 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Hướng dẫn chủ đầu tư lựa chọn sản phẩm, dịch vụ. Phân tích thị
trường, đầu vào và đầu ra của dự án.
- Lựa chọn công suất của dự án. Xác định chương trình sản xuất kinh
doanh.
- Lựa chọn công nghệ, thiết bị.
- Lựa chọn phương án thiết kế, xây dựng.
- Lựa chọn khu vực và địa điểm cụ thể.
- Lựa chọn nguồn vốn đầu tư.
- Lựa chọn hình thức đầu tư, tổ chức quản trị thực hiện dự án.
- Phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư, an toàn đầu tư.
Về thẩm định và thực hiện dự án:
- Lập tờ trình xin xét duyệt, chấp thuận dự án và ưu đãi đầu tư.
- Đăng ký vệ sinh công nghiệp và bảo vệ môi trường.
- Lên kế hoạch thực hiện dự án.
Về quản lý dự án:
- Quản lý phạm vi dự án
- Tìm kiếm thông tin, quản lý việc trao đổi thông tin dự án.
- Quản lý việc thu mua của dự án.
- Quản lý chi phí, nguồn lực dự án.
- Quản lý chất lượng của dự án.
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.(Xem trang bên)
20 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Hội đồng quản trị
Giám đốc
PGĐ kinh doanh PGĐ nhân sự PGĐ sản xuất
P. Kế toán P. Kinh doanh P. Tổ chức P. Dự án Tổ 1
P. Hành chính Tổ 2
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty tư vấn đầu tư Việt Nga
21
Các CTV, chuyên gia
Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
3. Vấn đề lao động tiền lương của công ty:
Chế độ tiền lương của công ty thực hiện theo thang bậc lương của
Bộ Tài chính và theo điều lệ của Công ty. Công ty xây dựng quỹ lương
tiền thưởng dựa trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
Thu nhập của người lao động trong công ty phụ thuộc vào hiệu quả
công tác, vị trí của các thành viên và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của năm tài chính.
Lao động của công ty gồm hai bộ phận là lao động chính thức và
lao động không chính thức. Lao động chính thức là bộ phận lao động chủ
chốt, thường xuyên có mặt tại công ty. Đây là những thành viên chính
thức, được công ty trả lương cố định hàng tháng. Lao động không chính
thức là lao động thời vụ, được công ty thuê khoán theo việc. Lực lượng
lao động này là đội ngũ cộng tác viên, chuyên viên đông đảo đang làm
việc trong nhiều cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội, có mối quan hệ và vai trò
hết sức quan trọng, đóng góp công sức vào sự phát triển của công ty. Bộ
phận này làm việc, ăn lương theo sản phẩm.
Lao động của công ty hầu hết đều có trình độ cao (trình độ Đại học
và trên Đại học chiếm gần 70% trong cơ cấu lao động của công ty). Chính
đội ngũ trí thức này đã giúp công ty có khả năng đáp ứng được những đòi
hỏi hết sức khó khăn của công tác lập dự án.
22 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Bảng 2: Trình độ lao động của công ty trong năm 2007:
STT Trình độ Số lao động Cơ cấu
(người) (%)
Đại học và trên đại học 28 66.67 1
Cao đẳng 6 14.29 2
Trung cấp 4 9.52 3
Lao động khác 4 9.52 4
Bảng 3: Số lao động của công ty (2004- 2007)
Năm 2004 2005 2006 2007
Tổng số lao động (người) 21 24 31 42
Trong đó:
+ Lao động không chính 12 20 5 5
thức
+ Lao động chính thức 16 19 19 22
Nguồn: Theo số liệu của Phòng Tổ chức.
Theo số liệu của phòng tổ chức công ty VINCO, ta thấy rằng lao động
chính thức của công ty năm 2007 tăng 3 người so với năm 2004, số tăng
tương đối là 14,3% công ty VINCO có một bộ máy tổ chức rất linh hoạt và
đặc trưng của nền kinh tế thị trường. Bình thường tại các doanh nghiệp Nhà
nước thì số lao động chính thức luôn chiếm đa số, còn số lao động không
chính thức chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ. Nhưng công ty VINCO là một công ty tư
23 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
nhân, hoạt động theo mô hình tự hạch toán nên công ty luôn cố gắng giảm
chi phí để tối đa hoá lợi nhuận. Công ty cố gắng tinh giảm số lao động chính
thức phải trả lương cố định và tăng số lao động không chính thức là những
cộng tác viên hay chuyên viên làm khoán việc và được trả lương theo kết
quả công việc mà họ đã hoàn thành. Chính việc này đã góp phần thúc đẩy
công việc hoàn thành nhanh với chất lượng cao, đồng thời cũng kích thích
người lao động phát huy tối đa khả năng làm việc của mình. Đây cũng là thế
mạnh của công ty vì nhờ đó công ty có thể tăng được lợi nhuận và rút ngắn
được thời gian hoàn thành dự án.
Cùng với sự phát triển của công ty, tiền lương của toàn thể thành viên
trong công ty tư vấn đầu tư Việt Nga cũng ngày càng được cải thiện.
Bảng 4: Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty VINCO
Năm 2004 2005 2006 2007
Lương bình quân (nghìn 700 843.72 899.3 928 đồng/người/tháng)
Nguồn: Theo số liệu của Phòng Kế toán
Theo bảng tiền lương của công ty từ năm 2004 đến năm 2007, côngty
cũngđạt được sự tăng trưởng nhất định. Số tăng tuyệt đối là 228 nghìn, tốc
độ tăng trưởng định gốc là 34,6%. Như vậy là trung bình mỗi năm tiền
lương của công tytăng 11,5%. Có được kết quả này là do sự nỗ lực và
phấn đấu của tập thể thành viên trong toàn công ty.
Ngoài ra công ty công ty còn quan tâm đến đời sống của các thành
viên bằng nhiều hình thức như tổ chức đi thăm quan du lịch, tặng quà vào
những dịp lễ, tết...hoặc cử cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình
độ.
24 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
II.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NGA.
1. Đặc điểm các dự án lập tại công ty VINCO:
Các dự án do công ty VINCO lập thường thuộc nhiều lĩnh vực khác
nhau. Ví dụ như dự án "nhà máy cơ khí giao thông Á Châu" thuộc lĩnh
vực công nghiệp ô tô; dự án "Nhà máy chế biến nông sản xuất khẩu Vĩnh
Thắng" thuộc lĩnh vực nông nghiệp; dự án "Nhà máy bao bì an toàn thực
phẩm Thắng Hiền" thuộc lĩnh vực bảo vệ môi trường; dự án "Nhà máy dệt
lụa tơ tằm Thái Hà" thuộc lĩnh vực may mặc; dự án "Nhà máy gạch
ceramic Bình Minh" thuộc lĩnh vực vật liệu xây dựng; dự án "Nhà máy
sản xuất thuốc Đông nam dược Bảo Long" thuộc lĩnh vực dược học; dự
án "Trung tâm sản xuất giống gốc, giống mới công nghệ cao và chế biến
chè Thiên Thanh" thuộc lĩnh vực công nghệ sinh học...
- Thời gian lập dự án kéo dài từ 10- 14 tháng do tính chất phức tạp
của các dự án và quá trình thực hiện dự án.
- Hầu hết các dự án được lập đều là các dự án nhóm B, thường có
số vốn đầu tư không lớn (khoảng từ 20- 70 tỷ.
- Công ty thường phải tư vấn cho chủ đầu tư hầu hết các thông tin
để giúp chủ đầu tư có thể thực hiện dự án một cách tốt nhất.
- Các dự án được công ty lập thường thuộc diện được ưu đãi đầu tư
nên phải làm các thủ tục xin ưu đãi và tư vấn nguồn vốn để thực hiện dự
án.
2. Công tác quản lý dự án tại công ty VINCO.
Hiện nay, công tác quản lý thực hiện dự án đầu tư của Công ty
VINCO đang áp dụng theo hình thức tự thực hiện.
Quy trình quản lý dự án tại công ty VINCO:
25 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Doanh nghiệp đặt hàng (thuê tư vấn)
Công ty tiếp nhận ký hợp đồng
Phòng dự án nghiên cứu lập đề cương
Xử lý, chọn lọc, kiểm tra thông tin
Thu thập thông tin có liên quan đến dự án
Lập báo cáo nghiên cứu khả thi
Phân tích kỹ thuật
Phân tích tài chính
Trình chủ đầu tư xem xét, góp ý
Chỉnh sửa theo yêu cầu của chủ đầu tư
Hòan thiện dự án trình phê duyệt
Chủ đầu tư trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
Phòng dự án vừa có nhiệm vụ lập dự án vừa thực hiện quản lý dự án.
Hoạt động đầu tư phát triển là một quá trình có thời gian kéo dài trong
nhiều năm với số lượng lớn các nguồn lực được huy động cho từng công
26 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
cuộc đầu tư khá lớn và nằm đọng vốn trong suốt quá trình thực hiện đầu tư.
Các thành quả của hoạt động đầu tư cần và có thể được sử dụng trong nhiều
nămđủ để các lợi ích thu được lớn hơn những nguồn lực đã bỏ ra. Chỉ có
như vậy công cuộc đầu tư mới được coi là có hiệu quả. Để đảm bảo cho mọi
công cuộc đầu tư phát triển được tiến hành thuận lợi, đạt mục tiêu mong
muốn, đem lại hiệu quả kinh tế- xã hội cao thì trước khi lập dự án phải làm
tốt công tác chuẩn bị. Có nghĩa là Công ty phải xem xét, tính toán toàn diện
các khía cạnh kinh tế- kỹ thuật, điều kiện tự nhiên, môi trường xã hội, pháp
lý...có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư, đến sự phát huy tác dụng và
hiệu quả đạt được của công cuộc đầu tư, phải dự đoán các yếu tố bất định (sẽ
xảy ra trong suốt quá trình kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi các thành
quả của hoạt động đầu tư kết thúc sự phát huy tác dụng theo dự kiến trong
dự án) có ảnh hưởng đến sự thành bại của công cuộc đầu tư. Chính vì vậy,
khi nhận được bất cứ đơn đặt hàng nào của doanh nghiệp, một nhóm của
Phòng dự án sẽ được giao nhiệm vụ tiến hành phân tích khả năng của khách
hàng. Nếu thấy khách hàng là người có đủ năng lực, có khả năng về tài
chính và hơn hết là phải có bầu nhiệt huyết với công việc sắp làm thì công ty
mới bắt đầu tiến hành ký kết hợp đồng để giúp họ có thể biến ước mơ thành
hiện thực. Thường thì những chủ đầu tư này có khả năng về chuyên môn, tài
chính nhưng về việc thực hiện dự án và quản lý dự án họ lại không giỏi. Vì
vậy, để giúp những chủ đầu tư này hoàn thành công việc cần hiểu rõ về
những khó khăn của doanh nghiệp để từ đó đề ra các giải pháp tối ưu nhất.
Sau khi hợp đồng được ký kết, ý tưởng của chủ đầu tư sẽ được chuyển
xuống Phòng dự án. Ngay sau khi biết đầy đủ về ý tưởng của chủ đầu tư,
Phòng sẽ bắt tay vào việc nghiên cứu các cơ hội để tiến hành lập đề cương.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư nhằm tìm kiếm những cơ hội đầu tư thuận lợi.
27 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Một cơ hội đầu tư được coi là thuận lợi khi đảm bảo ba điều kiện: Đầu vào
thuận lợi, đầu ra thuận lợi, và phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của chủ đầu tư.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư dựa trên những căn cứ khác nhau:
Chiến lược phát triển kinh tế xã hội, chính sách đầu tư -
của Nhà nước.
- Nhu cầu sản phẩm hàng hóa dịch vụ trong và ngoài nước,
nhu cầu hiện tại và tương lai của sản phẩm đó.
- Sự phát triển của khoa học công nghệ, hạ tầng cơ sở, khả
năng về vốn của một quốc gia.
Ngoài ra, Phòng còn nghiên cứu nhiều yếu tố khác như thái độ đối với
người nước ngoài, tôn giáo, tác phong làm việc...
Sau khi có được những thông tin cần thiết, Phòng sẽ lập đề cương sơ
bộ để phân việc cho từng tổ, cá nhân trong Phòng. Ngoài ra, Phòng cũng lên
kế hoạch thuê chuyên gia hay các công ty tư vấn khác đảm nhiệm những
phần việc không thuộc lĩnh vực chuyên môn của Công ty. Các nhóm sẽ tìm
kiếm, thu thập và xử lý những thông tin và báo cáo cho Trưởng phòng.
Trưởng phòng sẽ tổng hợp thông tin, báo cáo lên Ban Giám đốc. Ban Giám
đốc sẽ tiến hành một cuộc họp để đánh giá công việc. Nếu thấy tình hình
không khả quan (ví dụ như giá bán của sản phẩm thấp trong khi giá nguyên
vật liệu lại rất cao...), thì cùng tìm ra cách giải quyết. Còn trong điều kiện
mọi thông tin đều thuận lợi, thì sẽ thông qua để tiếp tục công việc lập và
quản lý dự án.
Vì những dự án mà Công ty thực hiện chủ yếu là dự án nhóm B nên
công ty thường bỏ qua giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi mà đi ngay vào quá
trình lập báo cáo khả thi.
28 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Nội dung chủ yếu của nghiên cứu khả thi mà phòng dự án thực hiện
bao gồm các khía cạnh kinh tế vi mô và vĩ mô, quản lý và kỹ thuật. Những
khía cạnh này ở các dự án của các ngành khác nhau đều có những đặc thù
riêng. Tuy nhiên, việc xem xét các khía cạnh này đối với dự án công nghiệp
và xây dựng là phức tạp hơn cả. Trong các khâu của dự án, Phòng luôn coi
tình hình kinh tế tổng quát là nền tảng của dự án đầu tư. Nó thể hiện khung
cảnh đầu tư, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển và hiệu quả kinh
tế tài chính của dự án. Quá trình nghiên cứu thị trường giúp Phòng dự án xác
định được các yếu tố về:
- Thị trường cung cầu sản phẩm và dịch vụ mà dự án dự kiến sản xuất
và cung cấp tại thời điểm hiện tại, tiềm năng phát triển của thị trường này
trong tương lai.
Các biện pháp khuyến thị và tiếp thị cần thiết giúp cho việc tiêu -
thụ sản phẩm và dịch vụ của dự án.
- Khả năng cạnh tranh của sản phẩm so với các sản phẩm cùng
loại có sẵn và các sản phẩm có thể được sản xuất sau này.
Sau khi nghiên cứu khía cạnh thị trường, Phòng dự án sẽ phải xác
định dự án có khả thi về mặt thị trường hay không.
Phân tích kỹ thuật là tiền đề cho việc phân tích mặt kinh tế tài chính
các dự án đầu tư. Không có số liệu của phân tích kỹ thuật thì không thể tiến
hành phân tích mặt kinh tế tài chính tuy rằng các thông số kinh tế có ảnh
hưởng quyết định đến kỹ thuật. Các dự án không khả thi về mặt kỹ thuật sẽ
phải được bác bỏ để tránh những tổn thất trong quá trình đầu tư. Phân tích
kỹ thuật là công việc phức tạp đòi hỏi phải có các chuyên gia kỹ thuật
chuyên sâu về từng khía cạnh kỹ thuật của dự án. Chi phí nghiên cứu mặt kỹ
29 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
thuật chiếm tới trên dưới 80% chi phí nghiên cứu lập dự án của công ty
VINCO.
Tùy thuộc vào từng dự án cụ thể mà nội dung phân tích có mức độ
phức tạp khác nhau. Dự án càng lớn thì các vấn đề kỹ thuật càng phức tạp,
càng cần xử lý nhiều thông tin.
Phân tích và quản lý tài chính là một nội dung kinh tế quan trọng
trong quá trình lập dự án của công ty VINCO, nhằm đánh giá tính khả thi
của dự án về mặt tài chính. Kết quả của quá trình phân tích này là căn cứ để
Công ty tư vấn cho chủ đầu tư quyết định có nên đầu tư hay không.
Tính toán tổng vốn đầu tư có ý nghĩa rất quan trọng với tính khả thi
của dự án. Nếu vốn đầu tư dự tính quá thấp, dự án không thực hiện được.
Ngược lại, nếu dự tính quá cao sẽ không phản ánh được chính xác hiệu quả
tài chính của dự án. Khi xác định tổng mức vốn đầu tư của từng dự án cụ
thể, Công ty phải dựa vào quy mô của dự án, loại sản phẩm sẽ sản xuất ra.
Bên cạnh đó, không thể bỏ qua việc căn cứ vào định mức mà Nhà nước quy
định như định mức về tiêu hao nguyên vật liệu, định mức chi phí thiết kế
công trình xây dựng và định mức tư vấn đầu tư và xây dựng...như quy định
trong Quyết định số 12/2001/QĐ- BXD ngày 20/07/2001 của Bộ trưởng Bộ
Xây dựng về việc ban hành định mức chi phí thiết kế công trình xây dựng;
Quyết định số 15/2001/QĐ- BXD ngày 20/07/2001 của Bộ trưởng Bộ Xây
dựng về việc ban hành định mức chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng...
Tổng mức vốn đầu tư của dự án bao gồm toàn bộ số vốn cần thiết để
lập và đưa dự án vào hoạt động, bao gồm: vốn cố định (vốn đầu tư xây lắp,
vốn đầu tư thiết bị, vốn kiến thiết cơ bản khác, chi phí lãi vay xây dựng, vốn
dự phòng) và vốn lưu động ban đầu của dự án.
30 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Các báo cáo tài chính giúp cho chủ đầu tư thấy được tình hình hoạt
động tài chính của dự án. Đồng thời đây là nguồn số liệu quan trọng giúp
cho việc tính toán, phân tích các chỉ tiêu phản ánh về mặt tài chính của dự
án. Đây là cơ sở để chủ đầu tư quyết định có nên đầu tư hay không.
Sau khi đã hoàn thành xong dự án, Phòng dự án sẽ trình chủ đầu tư
xem xét và duyệt qua. Nếu thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thì Phòng sẽ
tiếp tục nghiên cứu và chỉnh sửa lại cho hợp lý. Về mặt lý thuyết, việc lập
báo cáo khả thi của công ty VINCO đã hoàn thành. Tuy nhiên, công ty còn
phải tư vấn cho chủ đầu tư trong việc trình dự án lên các cơ quan có thẩm
quyền phê duyệt, cho đến khi dự án được phê duyệt và cấp ưu đãi đầu tư.
Nếu chủ đầu tư có yêu cầu tư vấn nguồn tài chính cho dự án thì Công ty phải
tiến hành thêm các bước như lập hồ sơ vay vốn trình các tổ chức tín dụng
như: Quỹ hỗ trợ phát triển hay các Ngân hàng thương mại.
3. Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý dự án của công
ty VINCO.
Về công tác lập dự án:
- Trong những năm qua, công ty đã thực hiện được nhiều dự án. Đa
số dự án của công ty lập đều được tỉnh phê duyệt, cấp ưu đãi đầu tư và
được các ngân hàng cho vay vốn để đầu tư sản xuất kinh doanh. Các dự
án đã đi vào hoạt động đều đạt được kết quả khả quan. Ví dụ như:
+ Dự án Á Châu: với số vốn đầu tư gần 35 tỷ, đã được tỉnh
Phú Thọ phê duyệt, được ngân hàng Đầu tư và phát triển chi nhánh tại
tỉnh Phú Thọ cho vay vốn. Dự án đã đi vào vận hành sản xuất và có lãi.
+ Dự án sản xuất bao bì an toàn thực phẩm Thắng Hiền:
Tổng vốn đầu tư là 30 tỷ đồng. Dự án đã được tỉnh Nam Định phê duyệt,
31 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
cấp ưu đãi đầu tư, được Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh
Nam Định cho vay vốn.
- Thời gian lập dự án của công ty ngày càng được rút ngắn. Khi
mới thành lập, công ty VINCO đã rất khó khăn trong quá trình thu thập và
xử lý các thông tin cần thiết cho dự án. Một ví dụ đơn giản là các số Công
báo, một phương tiện công bố những văn bản pháp luật mới, tuy rất phổ
biến với các doanh nghiệp Nhà nước nhưng để tìm mua được đầy đủ đối
với doanh nghiệp tư nhân cũng rất khó khăn. Trải qua quá trình phát triển,
cùng với kinh nghiệm thu được trong những năm qua, việc tìm và xử lý
thông tin được thuận lợi hơn nhiều so với trước. Vì vậy, công ty đã rút
ngắn được thời gian lập dự án từ 12- 14 tháng xuống còn 9- 10 tháng.
- Trình độ của cán bộ làm công tác dự án trong công ty ngày càng
được nâng cao cả về lý thuyết và kinh nghiệm thực tế. Công ty luôn
khuyến khích cán bộ công nhân viên của mình, đặc biệt là cán bộ làm
công tác lập dự án học hỏi, trau dồi kiến thức, cử cán bộ dự án đi học các
lớp nghiệp vụ, dự các cuộc hội thảo... để cập nhật thông tin, nắm bắt
những thay đổi để có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế.
- Thị trường của công ty ngày càng được mở rộng, công ty đã tạo
được vị thế và uy tín trên thị trường. Trước đây công ty chỉ nhận được
những dự án có vốn đầu tư nhỏ, chủ yếu ở các vùng lân cận Hà Nội như
Sóc Sơn, Hà Tây, Nam Định...nhưng nay thị trường của công ty đã mở
rộng ra các tỉnh phía Bắc như Phú Thọ, Thái Nguyên, Bắc Kạn, Quảng
Ninh, Lai Châu...uy tín của công ty cũng nâng cao, nhiều chủ đầu tư đã
tìm đến nhờ công ty tư vấn lập dự án, hầu như công ty không phải tìm
kiếm khách hàng như những năm mới đi vào hoạt động.
32 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Từ những thành tựu trong công tác lập dự án của công ty có thể
thấy công tác quản lý dự án của công ty đã đạt được nhiều hiệu quả. Tuy
nhiên cũng gặp không ít khó khăn trong việc lập dự án cũng như quản lý
dự án.
4. Những khó khăn trong công tác lập dự án của công ty:
- Các dự án mà công ty thực hiện thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau
nên khó khăn trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin. Đội ngũ làm dự án
của công ty chưa nhiều, mỗi người lại có kiến thức về một lĩnh vực khác
nhau. Vì vậy, một dự án khi thực hiện chỉ có một lượng người nhất định
có thể tham gia.
- Các đường lối, chính sách của Chính phủ thay đổi liên tục gây
khó khăn trong quá trình lập dự án. Đơn cử như Nghị định 52 của Chính
phủ về quy chế đầu tư và xây dựng ban hành năm 1999. Đến năm 2000,
sửa đổi và bổ sung bằng Nghị định 12 và năm 2003 lại được bổ sung và
thay thế bằng Nghị định 07. Về tín dụng đầu tư phát triển, năm 1999 ban
hành Nghị định số 43, đến năm 2004 thay đổi bằng Nghi định số 106.
Chính điều này đã khiến những doanh nghiệp như VINCO phải luôn tìm
tòi, cập nhật để có thể giúp chủ đầu tư thực hiện tốt dự án.
- Việc thanh toán cho công ty thường chậm vì vốn của chủ đầu tư
đã dùng hết vào việc đầu tư xây dựng hay mua sắm thiết bị. Vì thế, chỉ
khi nhà máy đi vào hoạt động sản xuất và có lãi khi đó chủ đầu tư mới có
khả năng thanh toán hết cho nhà tư vấn.
- Công tác lập dự án gặp khó khăn là do công ty chưa chú trọng tốt
tới công tác quản lý dự án, việc quản lý thời gian, thu thập thông tin và
quản lý rủi ro thường bị lơi là do các dự án mà công ty nhận được thường
là những dự án nhỏ.
33 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Việc quan tâm tới hiệu quả công việc của nhân viên cũng chưa
được quan tâm sát sao. Cũng như việc tạo hứng thú làm việc và quyết tâm
làm việc của cán bộ dự án cũng chưa được quản lý dự án xem xét tới.
- Chất lượng phân tích tài chính dự án của công ty chưa cao.
34 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.
Với khẩu hiệu: " ngày mai phải tốt hơn ngày hôm nay", công ty
VINCO không ngừng vươn lên để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ đã đề
ra. Công ty hiện nay đã và đang đề ra những nhiệm vụ ngắn hạn và dài hạn
để tiếp tục đưa công ty đạt nhiều thành tựu mới.
Để đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng, nâng cao sức cạnh tranh và uy tín
trên thị trường, công ty phấn đấu thực hiện những mục tiêu chủ yếu sau:
* Mục tiêu ngắn hạn:
Những dự án đang lập báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ hoàn thành trong
năm để trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt dự án và làm thủ tục vay
vốn cho chủ đầu tư. Đối với các dự án đã được phê duyệt và đang làm thủ
tục vay vốn thì cố gắng hoàn thành trong năm.
* Mục tiêu dài hạn:
Công ty xác định là phải phát huy tối đa mọi nguồn lực của chính
mình, trước hết là phát huy tổng hợp trí tuệ, sáng tạo của tập thể thành viên
để xác định hướng đi, chọn bước đi thích hợp, mạnh dạn đi vào những lĩnh
vực mới có hiệu quả kinh tế cao.
Công ty VINCO phấn đấu đảm bảo tốc độ tăng trưởng ổn định, đẩy
mạnh đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ quản lý,
tăng cường khả năng tích tụ vốn, phấn đấu đến năm 2010 tổng giá trị tài sản
đạt trên 500 tỷ đồng, trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh, đủ sức cạnh
tranh, hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế.
Tích cực tìm kiếm, mở rộng thị trường hoạt động, đặc biệt là các địa
phương như Thanh Hoá, Bắc Cạn, Thái Nguyên, Nghệ An... Thời gian tới
35 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
công ty đang có hướng mở rộng vào các tỉnh phía nam, nơi đang có rất nhiều
tiềm năng.
2. Một số giải pháp phát triển công ty
2.1 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và quản lý dự án tại
công ty VINCO.
Như chúng ta đã biết, công tác lập và quản lý dự án rất quan trọng, có
vai trò quyết định tới sự thành công hay thất bại của một dự án đầu tư. Vì
vậy, phải đặc biệt chú trọng đầu tư để nâng cao chất lượng của các dự án
được lập.
2.1.1 Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ lập dự án
Trước hết, cần thường xuyên tổ chức nâng cao bồi dưỡng kiến thức
cho đội ngũ cán bộ quản lý dự án, cũng như cán bộ toàn công ty. Đối với đội
ngũ lãnh đạo yêu cầu phải là những người vừa có khả năng nghiệp vụ, vừa
có khả năng về trình độ quản lý, có trình độ và kinh nghiệm. Tuy nhiên, để
đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý dự án thì cần
phải xây dựng những tiêu chuẩn có thể đối với lãnh đạo như: Có năng lực
điều hành hệ thống tổ chức, nắm vững quy trình nghiệp vụ, nắm vững những
chủ trương, chính sách của Đảng, thường xuyên được đào tạo nâng cao năng
lực.
Đối với đội ngũ trực tiếp tham gia quá trình quản lý dự án yêu cầu
phải có năng lực, trình độ và nắm vững quy trình nghiệp vụ quản lý dự án.
Đồng thời, phải có phẩm chất đạo đức, nghiêm túc trong công việc và luôn
đặt mục tiêu chất lượng của dự án lên hàng đầu.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ quản lý dự án tại công ty đều là những
người đã tốt nghiệp đại học và trên đại học. Cần phải xây dựng kế hoạch
nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý dự án như tăng cường tổ chức các
cuộc hội thảo, tập huấn nghiệp vụ, mời các chuyên gia về tập huấn.
36 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Vì những tài liệu về phân tích dự án chưa được phong phú ở Việt
Nam nên các cán bộ trong quá trình phân tích cần phải tìm hiểu, tham khảo
thêm tài liệu từ sách, báo nước ngoài.
2.1.2 Xây dựng được quy trình lập dự án hợp lý.
Các dự án mà công ty tiến hành lập thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau
như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, dịch vụ...Mỗi lĩnh vực lại có
những đặc điểm riêng đòi hỏi trong quá trình lập dự án, công ty cần phải xây
dựng được một quy trình dự án hợp lý tuân thủ đúng các yêu cầu của Nhà
nước và phù hợp với đặc điểm riêng của từng lĩnh vực.
2.1.3 Nâng cao chất lượng phân tích tài chính dự án.
Việc phân tích tài chính của dự án là hết sức quan trọng, đặc biệt là
các chỉ tiêu NPV, IRR, thời gian thu hồi vốn...
2.1.4 Tăng cường công tác phân tích các chỉ tiêu kinh tế xã hội.
Việc phân tích các chỉ tiêu kinh tế xã hội trong các dự án của công ty
thường bị xem nhẹ, do đó cần tăng cường công tác này trong quá trình lập
dự án. Hệ thống chỉ tiêu kinh tế xã hội sẽ giúp cho dự án có thể được các cơ
quan chức năng thông qua một cách dễ dàng hơn.
2.1.5 một số giải pháp khác.
- Sử dụng phần mềm tin học ứng dụng vào công tác phân tích và lập
dự án:
việc sử dụng các phần mềm ứng dụng như EXEL, MICROSOFT
PROJECT...sẽ giúp cho công tác lập dự án được nhanh chóng và chính xác
hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả lập dự án. Vì vậy công ty cần
quan tâm đến việc hiện đại hoá cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, trang bị
máy móc...
- Tăng cường thu thập thông tin của dự án.
37 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
Công tác lập và quản lý dự án đòi hỏi phải làm tốt khâu chuẩn bị, có
nghĩa là phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh kinh tế kỹ thuật,
điều kiện tự nhiên, môi trường pháp lý, xã hội...có liên quan đến quá trình
thực hiện đầu tư, đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt được của công
cuộc đầu tư, phải dự đoán các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong suốt quá trình
kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi các thành quả của hoạt động đầu tư
kết thúc sự phát huy tác dụng theo dự kiến trong dự án) có ảnh hưởng đến sự
thành bại của công cuộc đầu tư.
Vì vậy, trong quá trình thu thập thông tin, công ty cần áp dụng nhiều
biện pháp khác nhau như qua sách báo, qua Internet hay trực tiếp thu thập
thông tin trên thị trường. Cần tăng cường cập nhật các thông tin mới liên
quan đến sự thay đổi của các chính sách Nhà nước, yếu tố bất định của thị
trường...
- Tăng cường kiểm tra kiểm soát quá trình hình thành và thực hiện các
dự án đầu tư.
Đây là công việc quan trọng để đảm bảo những dự án được thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật và có chất lượng cao. Vì vậy, cần phải đầu
tư vào việc lập kế hoạch chất lượng cho các dự án bao gồm việc lập kế
hoạch kiểm tra nghiệm thu chi các công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng của dự án; thiết kế các biểu mẫu kiểm soát chất lượng để áp dụng cho
dự án.
2.2 Các giải pháp về quản lý, tổ chức của công ty.
- Tiếp tục kiện toàn bộ máy ở công ty nhằm nâng cao năng lực quản lý
bộ máy lãnh đạo, rút kinh nghiệm những mô hình tổ chức quản lý hiệu quả
để nhân rộng áp dụng trong toàn công ty.
38 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Kiện toàn về nhân sự các phòng ban, thực hiện bổ nhiệm cán bộ
đúng thời hạn, đánh giá cán bộ lãnh đạo để qua đó có biện pháp nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ.
- Tiếp tục mở rộng các mối quan hệ với các doanh nghiệp bạn trong
và ngoài nước để tạo sự gắn bó mật thiết về thị trường, hỗ trợ nhau trong sản
xuất kinh doanh.
- Củng cố các mối liên kết giữa công ty với các trường Đại học, các
trung tâm khoa học và mở các mối liên kết mới để tạo nguồn cán bộ và thu
hút trí tuệ, các thành tựu công nghệ mới cho công ty trong những năm sau.
- Nguồn vốn cho đầu tư và sản xuất kinh doanh trong năm 2007 và
những năm sau là lớn, vì vậy để củng cố về mặt tài chính, công ty nên thực
hiện các biện pháp:
+ Tăng cường các mối quan hệ với các tổ chức tín dụng, ngân
hàng trong nước để thu xếp vốn cho các dự án đầu tư.
+ Đa dạng hoá các hình thức huy động vốn theo quy định của
Pháp luật.
+ Lành mạnh hóa công tác tài chính, sử dụng có hiệu quả các
nguồn vốn huy động phục vụ tốt cho sản xuất, cho đầu tư phát triển. Tăng
cường công tác thu hồi vốn từ các công trình xây dựng.
3. Kiến nghị.
Từ những thuận lợi, khó khăn, các giải pháp và đường lối phát triển của
công ty. Với việc tham khảo các tài liệu và qua thời gian thực tập ở công ty
em xin đưa ra một số kiến nghị, những kinh nghiệm, kỹ năng quản lý dự án
sau:
39 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
3.1 Kỹ năng quản lý dự án
Các nhà quản trị ngày nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung
thực, liêm chính của cấp dưới ngang bằng nhau và ở vị trí cao nhất trong
những năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên. Kế tiếp đó mới là sự năng
động, sáng tạo, làm việc siêng năng và khả năng làm việc theo nhóm.
Sở dĩ những tính chất, kỹ năng nêu trên được đánh giá cao như vậy vì
nó liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án, một loại hàng công việc
rất quan trọng mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện.
Dưới đây là những cách giúp bạn đạt hiệu quả trong công việc quản lý
dự án.
- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc: Khi
thành thạo các kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh
hơn, nhất là việc lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản. Do đó, nên
luyện để nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là
rất quan trọng.
- Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực
hiện công việc: Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch
cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong
thời gian ngắn nhất. Mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, bạn hãy ghi
lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nghiệm thì đó là những tài liệu
vô giá của bạn sau này.
- Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp: Không phải cứ họp
hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào.
Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để
có đủ thông tin.
40 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
- Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm: Bạn có làm việc
ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có
muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án
không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không? Khi một
người trong nhóm chất vấn bạn, hãy cố gắng lý giải vấn đề một cách trực
tiếp và thật khách quan.
- Luôn đảm bảo tiến độ công việc: Không đảm bảo đúng tiến độ
và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết
chết sự nghiệp của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc đảm
bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều
này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng.
- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình: Một người quản lý dự án giỏi
cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin
về dự án. Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải
biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề
phòng bất trắc. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết
mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.
- Thích ứng với những thay đổi: Đừng khó chịu trước những thay
đổi bất thường của dự án. Một người quản lý dự án giỏi luôn phải thích ứng
với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình và đảm bảo sự thành công cho dự án đó.6
3.2 Mười lời khuyên trong việc quản lý dự án Phương Nga.
Làm việc theo dự án là sự huy động nguồn lực từ các phòng, ban
6www.ngoisao.net/News/Hoc-song/2007/10/3B9C14A9
khác nhau trong một đơn vị để thực hiện một dự án nào đó. Trong một thế
41 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
giới mà sự tập trung làm việc theo dự án ngày càng gia tăng, việc quản lý
tốt các dự án để đạt được hiệu suất cao là một điều tất yếu. Đối với hầu
hết các Công ty, việc quản lý theo dự án được xem là một sự thay đổi lớn.
Jame M.Kerr, sáng lập viên kiêm Chủ tịch Công ty tư vấn Kerr
Consulting Group ở bang Countecticut (Mỹ), đưa ra mười quy tắc có thể
mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phương
pháp quản lý này.
1. Thu hẹp phạm vi của dự án: Không có gì tệ hơn một dự án
không bao giờ kết thúc. Một dự án như thế có thể vắt kiệt các nguồn lực
làm việc của những nhóm được xem là ưu thế trong một doanh nghiệp.
Để các dự án được tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia
chúng thành những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng thời
hạn. Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả
cho tổ chức nhiều hơn là việc thực hiện các dự án quá lớn mà chúng ta
không bao giờ có đủ khả năng để hoàn tất.
2. Phân bổ thành viên một cách phù hợp: Cách tốt nhất để có
một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong nhóm thực
hiện dự án. Quá đông người làm việc trong một dự án sẽ khiến việc động
viên, giám sát và khuyến khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung
gặp nhiều khó khăn. Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là
phù hợp, nhưng nguyên tắc chung là mỗi người một việc và mỗi việc một
người. Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có những thành viên phải
đảm đương hai ba việc.
3. Huy động tất cả các nguồn lực: Để đảm bảo dự án đạt được
kết quả như mong muốn, người lãnh đạo phải huy động được mọi nguồn
lực trong doanh nghiệp, cũng như phải khẳng định tính chất quan trọng
42 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
của dự án. Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông
tin giỏi nhất, có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh
đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lực giống như
bộ phận kinh doanh.
4. Thiết lập bộ phận kiểm soát dự án: Bộ phận này có trách
nhiệm xem xét cả về chính sách, định hướng chiến lược và giải quyết
những vướng mắc, trở ngại trong thực hiện dự án. Ví dụ như, các trưởng
phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những
cuộc họp về thực trạng của dự án được tổ chức định kỳ hai lần mỗi tuần.
Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được đưa ra trong những cuộc họp này và được
phân công cho các thành viên trong bộ phận kiểm soát dự án giải quyết
trong khi đó, các nhóm thực hiện dự án vẫn tiếp tục công tác của họ.
5. Không nên tạo nhiều áp lực công việc: Áp lực công việc có
thể làm cho các nhân viên trong dự án bị căng thẳng mệt mỏi cả về tinh
thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy bén với hiện tượng này và chú ý đừng để
nó xảy ra. Trường hợp này thường thấy ở người được phân công vào hàng
loạt dự án. Các tổ chức có khuynh hướng chọn những người đưa ra sáng
kiến có khả năng áp dụng cao. Nếu nhận thấy có tình trạng người nào đó
vừa hoàn thành xong dự án này đã được phân công ngay vào một dự án
khác thì bạn nên xây dựng một số chính sách để giới hạn hay giám sát
việc sử dụng nhân viên như thế.
6. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài: Một cách khác nữa để giảm
bớt áp lực công việc là sử dụng các chuyên gia từ bên ngoài. Song song
với việc gia tăng các nhóm thực hiện dự án, việc mời những nhà tư vấn
bên ngoài cũng có thể mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng mới có giá trị.
Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn về kỹ thuật, kinh doanh và quản trị dự
43 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
án thì không giống nhau. Do vậy, bạn phải xem xét kỹ kế hoạch cũng như
kinh nghiệm của từng nhóm thực hiện dự án cụ thể trước khi quyết định
chọn cho họ một sự hỗ trợ thích hợp từ bên ngoài.
7. Trao quyền cho các nhóm thực hiện dự án: Khi đang phải cố
gắng hết mình để hoàn thành công việc đúng thời hạn, các nhóm thực hiện
dự án sẽ khó lòng tuân thủ một số hoạt động theo quy định như việc nộp
các bảng kiểm tra công việc hay tham gia các cuộc họp thường kỳ...ở một
chừng mực nào đó, những nhóm này cần được trao thêm quyền hạn để có
thể hoàn thành công việc đúng tiến độ với chi phí đã được cấp. Mọi người
sẽ làm việc tích cực hơn trong một môi trường tin cậy và cảm thông lẫn
nhau và coi trọng sáng kiến của từng cá nhân.
8. Sử dụng những công cụ quản lý dự án: Những công việc
quản lý dự án bình thường có thể được thực hiện một cách tự động với
những công cụ có chức năng hỗ trợ như: theo dõi dự án, phân công nhiệm
vụ, quản lý tiến độ và hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa trên mạng cục
bộ. Những công cụ này tăng cường việc chia sẻ và trao đổi thông tin. Tuy
nhiên, hãy nhớ rằng việc sử dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp của
dự án thì đây không phải là một điều hay.
9. Động viên và khen thưởng: Sự góp sức của tất cả những
người tham gia vào dự án cần phải được công nhận một cách xứng đáng.
Phần thưởng giành cho họ không cần quá phô trương. Đôi khi, là một lá
thư động viên từ sếp cũng là một niềm khích lệ cho nhân viên. Khen
thưởng các nhân viên là việc tốt bằng cách tặng họ vé xem một trận bóng
đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép, tăng phụ cấp cho họ
là những hình thức thể hiện sự đánh giá cao công sức mà họ đã cống hiến
cho dự án.
44 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
10. Không chấp nhận cách làm sơ sài: Những chính sách quản lý
tốt phải ngăn chặn những cung cách làm việc sơ sài, cẩu thả. Những kiểu
làm việc như thế sẽ dẫn đến nhiều sai lầm trong lúc thực hiện công tác, sự lãng phí, công việc làm đi làm lại nhiều lần và sự thất bại.7
3.3 25 bí quyết quản lý dự án.
Đã có rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý
dự án hiệu quả. 25 bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý thuyết và kinh
nghiệm quản lý của các chuyên gia AMA (American Management
Association)- một tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng về đào tạo Quản trị kinh
doanh.
1. Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề.
Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra
nhiều tranh cãi về mục tiêu dự án.
2. Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong
suốt quá trình dự án.
3. Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục
tiêu dự án.
4. Giám sát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng dự án luôn
nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra.
5. Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong
muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như
7www.quantrimang.com/view.asp?
mong đợi.
45 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
6. Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người
có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để
tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này.
7. Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án- là những người có
thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không
chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm.
8. Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/
nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống
như những gì nhóm đã thể hiện.
9. Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn
có thể đảm trách và mục tiêu đã đề ra.
10. Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: Phải
làm những gì? Ai làm? Bao nhiêu? Khi nào? Làm như thế nào?...
11. Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau đó
chọn ra cái tối ưu nhất dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (VD:dựa
trên chi phí, thời gian, mục tiêu...)
12. Hãy thương lượng khi cần những nguồn lực/tài
nguyên/những yếu tố đó rất ít hoặc khó tìm kiếm.
13. Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của
dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường được dễ dàng hơn.
14. Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có
ảnh hưởng tới giá trị của các chuẩn này.
15. Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời
gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy hãy chia nhỏ ra thành nhiều
tác vụ để dễ quản lý.
46 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
16. Tiếp tục đặt ra các câu hỏi, càng có nhiều câu hỏi bạn sẽ
càng tìm ra được nhiều cách giải quyết vấn đề hoặc khám phá ra những
vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu.
17. Tránh sự “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc-
điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ.
18. Hãy dành thời gian dự phòng trong những trường hợp xảy ra
những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính.
19. Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể giữ cho các tác vụ theo
đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện
tại.
20. Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự
án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro- active),
đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn
thành các nhiệm vụ của họ.
21. Xem như các thành viên trong nhóm đang thực hiện nhiệm
vụ quan trọng, do đó họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thực hiện thêm
các công việc khác.
22. Đề ra các thành viên có thể thực hiện nhiều vai trò khác nhau
trong quy trình quản lý dự án.
23. Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” mới bắt đầu thực
hiện nhiệm vụ. Khi đó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống
để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao.
24. Hãy luôn ghi nhớ 3 lần sức ép: hoàn thành dự án theo đúng
tiến độ, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng.
47 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
25. Hãy ghi nhận lại kết quả của các dự án: xem xét lại cả nhóm
8www.saga.vn/sanxuatvanhanh/Duan.saga
làm việc và các nhiệm vụ thực thi.8
48 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
KẾT LUẬN
Công ty VINCO ngày nay đang có bước phát triển mạnh mẽ và ngày
càng khẳng định được vị thế của một công ty mạnh, không chỉ ở phạm vi
trong nước mà còn vươn ra trên thị trường thế giới. Giá trị sản lượng của
công ty đến nay đã đạt mức gần 100 tỷ đồng, với tốc độ tăng trưởng bình
quân hàng năm là 15%. Điều này có được là nhờ ban lãnh đạo đã đề ra chiến
lược đầu tư hợp lý. Để những dự án đầu tư của công ty đạt được hiệu quả
cao, tạo ra những bước phát triển mạnh mẽ thì việc lập và quản lý dự án là
rất cần thiết, giữ vai trò quyết định, đồng thời việc củng cố tổ chức công ty
và nâng cao khả năng quản lý bộ máy tổ chức của công ty cũng có một vai
trò quan trọng. Mỗi dự án khả thi có chất lượng cao sẽ là điều kiện cần để
đảm bảo sự thành công cho mỗi dự án đầu tư, do đó cũng là yếu tố nâng cao
vị thế của công ty trên thị trường.
Từ chuyên đề thực tập trên có thể thấy những hạn chế, thiếu sót trong
công tác lập và đặc biệt là công tác quản lý dự án- công việc chủ chốt trong
công ty, cũng như những hạn chế của bộ máy tổ chức của công ty. Để đưa
công ty thành một tập đoàn kinh tế lớn mạnh thì vấn đề đặt ra trước mắt là
nhanh chóng tìm ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả của
công tác lập và quản lý dự án cũng như hiệu quả bộ máy quản lý trong công
ty.
Việc nghiên cứu về công ty, nghiên cứu tài liệu và thực tế để đưa ra
được chuyên đề thực tập trên đã mang lại cho em rất nhiều điều bổ ích trong
quá trình học tập và thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ và các bác,
các cô trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này.
49 Phạm Minh Trang Kinh tế và quản lý công K46
C H U Y Ê N Đ Ề T Ố T N G H I Ệ P
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao
Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005.
2. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, Giáo trình Lập dự án đầu tư, NXB
Thống Kê, Hà Nội- 2005.
3. Khoa Khoa học quản lý, Giáo trình Hiệu quả và quản lý dự án nhà
nước, NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật, Hà Nội- 2001.
4. Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý, Tổ chức và điều hành dự án,
NXB Tài chính, Hà Nội- 2006.
5. Nguồn tài liệu Phòng kế toán.
6. Nguồn tài liệu Phòng Tổ chức.
7. Nguồn tài liệu Phòng dự án Công ty VINCO.
8. www.ngoisao.net/News/Hoc-song/2007/10/3B9C14A9
9. www.quantrimang.com/view.asp?
10. www.saga.vn/sanxuatvanhanh/Duan.saga
