12. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong bối cảnh chuyển đổi số:
Nghiên cứu điển hình tại Công ty Điện lực Gia Lai
TS. Trần Thị Yến*
*Khoa Kinh tế và Kế toán, Trường Đại học Quy Nhơn
Nguyễn Thị Bích Huế**
**Công ty Điện lực Gia Lai
Tóm tắt
Kế toán một trong những lĩnh vực chịu sự ảnh hưởng nhiều bởi cuộc Cách mạng công
nghiệp 4.0 nói chung và quá trình chuyển đổi số nói riêng đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ
như ngày nay. Mục đích của bài viết này phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán
tại Công ty Điện lực Gia Lai dựa trên phương pháp phỏng vấn, quan sát thực tiễn tổng
hợp phân tích. Từ đó, nhóm tác giả đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại Công ty Điện lực Gia Lai trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Cụ
thể, các giải pháp được đề xuất liên quan đến hoàn thiện về chứng từ kế toán, tài khoản kế
toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán, bộ máy kế toán công tác kiểm tra kế toán nhằm
giúp Công ty Điện lực Gia Lai phát huy tốt nhất công cụ quản lý tài chính nâng cao hiệu
quả kinh doanh cho đơn vị trong thời gian tới.
Từ khoá: giải pháp, tổ chức công tác kế toán, công ty, điện lực, chuyển đổi số.
Abstract
Accounting is one of the fields affected by the Industrial Revolution 4.0 in general and the
digital transformation process in particular, which is taking place more and more strongly
today. The purpose of this article is to analyze and evaluate the current status of accounting
work at Gia Lai Electricity Company based on interview methods, practical observation
and synthesis analysis. From there, the authors propose appropriate solutions to improve
the organization of accounting work at Gia Lai Electricity Company in the context of
increasingly strong digital transformation. Specifically, the proposed solutions are related to
the completion of accounting documents, accounting accounts, accounting books,
accounting reports, accounting apparatus and accounting inspection work to help Gia Lai
Electricity Company make the best use of financial management tools, improving business
efficiency for the organization in the coming time.
Keywords: solution, accounting, company, electricity, digital transformation.
JEL Classification: M40, M41, M49.
1
1. Giới thiệu
Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) các đơn vị thành viên của EVN một trong
những đơn vị tiên phong, nỗ lực chuyển đổi số nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
trong những năm vừa qua. Quá trình chuyển đổi số của EVN luôn gắn liền đóng góp tích
cực vào các mục tiêu chuyển đổi số quốc gia, góp phần xây dựng Chính phủ số, nền kinh tế
số (Bảo Trân, 2021). Trong lĩnh vực kế toán, chuyển đổi số có thể hiểu đơn giản là việc ứng
dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán được triển
khai nhanh chóng, hiệu quả hơn vẫn tối ưu tiết kiệm nhân lực, thời gian chi phí
cho doanh nghiệp (Đỗ Thị Hồng Hạnh Phạm Trọng Nghĩa, 2023). Kế toán chịu tác động
lớn của quá trình chuyển đổi số do ngoài nội dung lý thuyết, thì đây là ngành mang tính thực
hành và ứng dụng cao (Vũ Ðức Chính, 2020).
Thủ tướng Chính phủ (2022) đã nhấn mạnh, mục tiêu thực hiện chuyển đổi số trong
lĩnh vực kế toán: đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với quá trình chuyển đổi
số trong việc xây dựng khung khổ pháp lý và tổ chức triển khai thực hiện tại các đơn vị; xây
dựng sở dữ liệu liên quan đến kế toán - kiểm toán phục vụ hoạt động của các đơn vị
hoạt động quản lý, giám sát kế toán - kiểm toán. Luật Kế toán sửa đổi, bổ sung năm 2015
cũng đã đề cập đến c quy định về ng dụng công nghệ trong công tác kế toán liên quan
đến chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ, xác lập và lưu trữ các chứng từ, mở sổ - ghi sổ -
khóa sổ công tác u trữ. Những vấn đề y, đòi hỏi sự đóng góp của hệ thống công
nghệ thông tin để mang lại hiệu quả làm việc cao nhất.
Công ty Điện lực Gia Lai đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung
một trong năm tổng công ty phân phối điện thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam,
nhiệm vụ rất quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu cung cấp, phân phối điện cho toàn tỉnh
Gia Lai. Thực hiện chủ trương đổi mới nâng cao hướng hoạt động của Nhà nước, Công
ty Điện lực Gia Lai đã chủ động cấu lại bộ máy tổ chức tăng cường công tác quản ,
trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán. Nhận thức về tầm quan
trọng của chuyển đổi số các hoạt động ứng dụng công nghệ số trong kế toán được tổ
chức, thực hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam luôn được chú trọng (Đỗ Thị Hồng Hạnh
Phạm Trọng Nghĩa, 2023). Theo đó, vấn đề tổ chức công tác kế toán gắn với chuyển đổi
số hiệu quả là vấn đề quan trọng tại Công ty Điện lực Gia Lai. Do đó, nghiên cứu thực trạng
đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho Công ty Điện lực Gia Lai trong
xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ vấn đề cần thiết về mặt luận thực
tiễn.
2
2. Thực trạng và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Điện lực Gia
Lai
2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty Điện lực Gia Lai thực hiện theo quy
định tại Thông 200/2014/TT-BTC. Theo đó, đơn vị luôn tuân thủ nội dung, phương pháp
lập, chứng từ theo quy định của Luật Kế toán hiện hành các văn bản pháp luật hướng
dẫn của Chính phủcác cơ quan chức năng liên quan khác của nhà nước. Tuy nhiên, công
ty chưa ban hành bằng văn bản quy trình lập luân chuyển chứng từ thủ tục phê duyệt
chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hiện nay, công ty chưa mở sổ đăng ký mẫu chữ ký có thể dẫn đến rủi ro về sự lợi dụng
của kẻ xấu hay sự trốn tránh trách nhiệm khi gian lận sai sót xảy ra nên cần thực hiện
mở sổ này. Công tác kiểm tra chứng từ phục vụ quyết toán đối chiếu số liệu giữa kế toán
chi nhánh và kế toán công ty còn mất nhiều thời gian. Công tác bảo quản lưu trữ chứng từ
các đơn vị trực thuộc và mở sổ đăng ký mẫu chữ ký cần được quan tâm hoàn thiện.
2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được tổ chức khoa học và chi tiết, đầy đủ, tuân
thủ đúng quy định hiện hành đã giúp phản ánh toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn của công
ty. Cụ thể, công ty đã sử dụng linh hoạt tất cả tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và chi tiết các tài
khoản khi cần thiết để dễ dàng quản lý từng khoản mục, từng chi phí và theo dõi chặt chẽ sự
biến động của các tài khoản. Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác kế toán quản trị của
công ty, cần chi tiết hóa một cách linh hoạt, dễ điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với mục tiêu
quản lý theo từng thời kỳ và đặc trưng đặc thù của ngành điện.
Các bộ chi tiết của hệ thống tài khoản cần đủ phong phú có thể kết xuất dữ liệu
theo yêu cầu hẹp nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, bằng cách lọc dữ liệu theo
yêu cầu chứ không nhất thiết đi qua tất cả các cấp chi tiết. Các bộ đối tượng quảncần
đảm bảo tính khái quát dễ hiểu, dễ sử dụng. Phương pháp hóa cần phù hợp với trình
độ của người sử dụng. Sử dụng các phương pháp tạo sự dễ nhớ, khoa học logic. Tóm lại,
hiện tại hệ thống tài khoản kế toán tại công ty chưa đáp ứng tốt cho kế toán quản trị phục vụ
công tác quản các đơn vị sản xuất điện lực huyện, đội quản nhất là công tác quản lý
chi phí.
2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay, với phần mềm được lập trình sẵn, các biểu mẫu sổ sách kế toán tại công ty
đã tuân thủ theo quy định rất phù hợp với tình hình hạch toán của công ty, nên mọi thông tin
số liệu rất chính xác dễ hiểu, dễ kiểm tra. Tuy nhiên, xử thông tin bằng máy vinh
3
vậy thể xảy ra trường hợp máy móc thể bị hỏng, vi rút dẫn đến tình trạng mất dữ
liệu kế toán đã được ghi chép công ty thường in sổ sách kế toán vào cuối năm tài chính.
Hiện nay, công ty tuy sử dụng phần mềm diệt vi rút nhưng chưa phải là một trong những
phần mềm tốt nhất (Bkav, Windows Defender). Phương pháp cập nhật phần mềm diệt vi rút
được thực hiện thủ công cho từng máy tính chưa phải là tối ưu và an toàn cao. Phần mềm kế
toán theo dõi được công nợ từng khách hàng, tuy nhiên vẫn còn cho phép mở nhiều đối
tượng công nợ (sổ chi tiết theo dõi nợ từng khách hàng, nhà cung cấp) khác nhau cho một
đối tượng nợ. Việc này dễ gây nhầm lẫn trong thanh toán, thu hồi nợ. Công ty chưa mở một
số sổ chi tiết, chi tiết cho một số chi phí sản xuất kinh doanh quan trọng ttrọng cao
trong kết cấu chi phí sản xuất như chi phí công điện, thùng bảo vệ công . Điều này
thể dẫn tới việc, quản trị chi phí sản xuất nói riêng quản trị tập hợp chi phí sản xuất
tính giá thành sản phẩm nói chung chưa thực sự có hiệu quả cao.
2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Việc lập trình bàyoo tài chính,o cáo quản trị tại Công ty Điện lực Gia Lai
đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước của nội bộ ngành. Tuy nhiên,
thuyết minh báo cáo tài chính mới chỉ dừng lại ở việc thuyết minh cho các chỉ tiêu trên bảng
cân đối kế toán báo cáo kết quả kinh doanh. Cần thuyết minh cụ thể hơn cho các chỉ tiêu
trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thông tin trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ chi tiết, cụ thể sẽ
tăng độ tin cậy và rõ ràng cho số liệu kế toán. Ngoài ra, công ty tuy đã gửi báo cáo tài chính
cho các quan Nhà nước tại địa phương, gồm những biểu mẫu theo quy định nhưng chưa
công khai thông tin tài chính trên website của công ty. Công ty cần thực hiện theo Thông
171/2013/TT-BTC ngày 20/11/2013 hướng dẫn về công khai thông tin tài chính theo quy
định tại Nghị định số 61/2013/NĐ-CP ngày 25/6/2013 của Chính phủ về việc công khai báo
cáo tài chính năm của các doanh nghiệp Nhà nước.
2.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các
kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng. Tổ chức bộ máy kế toán của
công ty tương đối gọn nhẹ, đội ngũ kế toán công ty luôn trách nhiệm, tận tâm với công
việc. Gồm 7 nhân viên kế toán, 1 thủ quỹ, 1 trưởng phòng tại phòng tài chính kế toán
mỗi Điện lực Huyện chỉ 1 nhân viên kế toán thuộc phòng tổng hợp. Tuy nhiên, số lượng
và chất lượng (trình độ chuyên môn, năng lực, độ tuổi) lao động kế toán so với quy mô khối
lượng hoạt động của công ty chưa đồng đều thiếu nhân lực vào lúc hoạt động sản xuất
kinh doanh cao điểm, công tác kế toán tăng đột xuất. Quy định phân công, tả công việc
của từng nhân viên, phần hành kế toán đã quy định, tuy nhiên chưa được chi tiết việc
gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc cần làm thì chưa được thể hiện rõ. Sự
phân công nhiệm vụ cho các phần hành kế toán còn chưa chi tiết cụ thể. Chưa sự phân
4
công lập kế hoạch cụ thể, chi tiết công tác kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán.
Công ty chưa xây dựng quy định về sở đánh giá phương pháp đánh giá năng lực cho
lao động kế toán nhằm nâng cao chất lượng lao động kế toán. Việc nâng cấp trang thiết bị
phục vụ cho công tác kế toán rất cần thiết nhất lĩnh vực công nghệ thông tin như máy
tính, phần mềm kế toán cần được quan tâm đầu nhiều hơn tương xứng với quy
hiệu quả quản lý mang lại.
2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Qua khảo sát, công ty chưa bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bộ phận chuyên trách
làm công tác kiểm toán nội bộ hoặc nhân sự chuyên trách kiểm tra kế toán để thực hiện yêu
cầu kiểm soát trong nội bộ công ty. Theo đó, các nhân viên kế toán tự kiểm tra chéo nhau
theo quy trình đã được xây dựng được trưởng phòng kế toán thường kiểm tra, theo dõi
thường xuyên. Bộ phận kế toán cấp trên cũng thường xuyên phối hợp kiểm tra, nên cũng
đảm bảo cho việc kiểm tra đạt kết quả tương đối ổn. Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch kiểm
tra kế toán chưa thể hiện đầy đủ các nguyên tắc kiểm tra như phạm vi, trình tự nhân sự,
thời hạn thời gian, nội dung kết luận. Công ty cũng chưa quy định riêng về công
tác tổ chức kiểm tra kế toán cho toàn công ty để sở pháp vững chắc chất lượng
kiểm tra.
3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Điện lực Gia Lai
trong bối cảnh chuyển đổi số
3.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trước hết, công ty cần hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty cần
thiết lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ, quy trình ký duyệt của những người có trách
nhiệm lên chứng từ kế toán bằng văn bản riêng. Quy trình này do kế toán trưởng phê duyệt
bằng văn bản, tả ràng quy trình cho các chuỗi hoạt động trong từng nhóm nghiệp vụ
sản xuất kinh doanh của công ty. Để chặt chẽ hơn, quy trình lập luân chuyển chứng từ
cần soạn thảo cụ thể hóa bằng các lưu đồ với tất cả các mẫu biểu kèm theo có liên quan đến
quy trình đó. Lưu đồ mô tả quá trình luân chuyển chứng từ được sử dụng để theo dõi đường
đi của chứng từ trong công ty, tả quá trình luân chuyển của chứng từ từ khi lập, hình
thành đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Đồng thời, cần mở sổ đăng mẫu chữ của các
nhân liên quan đến chứng từ kế toán theo quy định. Đối tượng cần đăng chữ
mẫu những người trách nhiệm phê chuẩn nghiệp vụ, thực thi nhiệm vụ giám đốc,
các phó giám đốc, những người được ủy quyền, trưởng phó các đơn vị trực thuộc, kế
toán trưởng, các kế toán viên, thủ quỹ thủ kho. Sau đó, công ty cần hoàn thiện tổ chức
công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. Công ty cần phân loại các chứng từ, tài liệu
5