66
Chương V
QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN
1. TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰÁN
Tổ chức thực hiện dự án là một quá trình sắp xếp, điều hành và phối hợp thực
hiện các công việc một cách khoa học, bao gồm sự chuẩn bị về tài liệu, nhân lực, vật
lực và tài chính nhằm thực hiện các công việc một cách hoàn mỹ nhất, hiệu quả nhất,
biến các ý tưởng của dự án thành kết quả hiện thực.
1.1. Chọn người quản lý dự án
Chọn người quản lý dự án là chọn người tham gia vào khâu tổ chức điều hành,
giám sát việc thực hiện dự án. Các bước chọn như sau:
* Xác định tiêu chuẩn người quản lý dự án
Người quản lý dự án phải .là người có tầm nhìn bao quát, có hiểu biết về chuyên
môn của dự án mà họ tham gia; phải có khả năng tổng hợp phân tích các vấn đề then
chốt của dự án và tập hợp được mọi người tham gia thực hiện các vấn đề then chết đó.
Muốn vậy người quản lý dự án phải hội tụ những tiêu chuẩn sau:
- Người có uy tín và ảnh hưởng tết nhất tới cộng đồng, có khả năng xây dựng các
nhóm cộng tác cùng làm việc và chia sẻ trách nhiệm.
- Người có kinh nghiệm và uy tín trong quản lý, trong chỉ đạo kỹ thuật, trong
quản lý tài chính.
Người có đức tính cởi mở, thẳng thắn, trung thực và công bằng.
- Người có trách nhiệm cao trong công việc của dự án.
Là người biết khuyến khích sự tham gia của các đối tác và giải quyết tốt các mâu
thuẫn hoặc xung đột giữa các thành viên của dự án.
Là người dám chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của dự án.
Các tiêu chuẩn chung trên được cụ thể hoá đối với từng chức danh của ban quản
lý dự án như sau:
Bảng 5.1 . Tiêu chuẩn quản lý dự án
STT Trưởn
g,
p
hó ban Thủ
q
u
ỹ,
k
ếtoán Thành viê
n
1 Người có kinh nghiệm về
quản lý và chỉ đạo kỹ thuật
Người có kinh nghiệm và
hiểu biết chuyên môn
nghiệp vụ kể toán
Người hiểu biết sâu về
chuyên môn kỹ thuật mà
dự án sẽ áp dụng
2 Người có đức tính cởi mở
thẳng thắn. công bằng và
trung thực
Người có đức tính trung
thực
Người có đức tính cởi
mở, thẳng thắng và trung
thực
67
3 Người có khả năng xây
dựng các nhóm cộng tác
viên và giải quyết tốt các
mâu thuẫn, phối hợp với cá
nhân, các nhóm hoạt động
có hi
ệ
u
q
u
ả
Người có khả năng tổ
chức điều hành trong
phạm vi nhiệm vụ chuyên
môn
Người có khả năng lãnh
đạo các nhóm hoàn
thành nhiệm vụ có khả
năng tổ chức phối hợp
các cá nhân, các nhóm
4 Người có khả năng và dám
chịu trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động và kết quả của
Người có khả nâng. dám
chịu trách nhiệm về phần
việc được phân công
Người có khả năng dám
chịu trách nhiệm về phần
việc được phân công
* Xác định số lượng thành viên ban quản lý dự án .
Xác định số lượng thành viên của ban quản lý dự án cho phù hợp với việc tổ
chức thực hiện dự án phải căn cứ vào mục tiêu, nội dung, quy mô và địa bàn thực hiện
dự án để ấn định số lượng thành viên. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô, phạm vi và
nôi dung hoạt động của từng dự án cụ thể. Thông thường đối với một dự án phát triển,
ban quản lý dự án thường được ấn định từ 3 đến 7 người. Trong đó có trưởng, phó ban
quản lý kế toán và các thành viên phụ trách các mảng công việc.
1.2. Chọn cán bộ tham gia dự án
Ban điều hành dự án (lãnh đạo dự án) cần phải tuyển chọn các kỹ thuật viên của
dự án và các nông dân tham gia vào tổ chức thực hiện các công việc của dự án và
hướng dẫn kỹ thuật cho các nông dân khác.
Tiêu chuẩn chọn kỹ thuật viên của dự án là:
Có trách nhiệm cao trong công việc đồng thời phải chủ động linh hoạt trong phần
việc mình phụ trách.
Có tinh thần dân chủ trong công việc, lắng nghe ý kiến nông dân, tôn trọng nông
dân và hoà mình trong nông dân.
Lôi cuốn được nông dân trong các công việc của dự án.
Một số dự án do kỹ thuật viên thiếu trách nhiệm trong bước khởi đầu thực hiện
kỹ thuật, không tập huấn đến nơi đến chốn, họ không hướng dẫn cụ thể cho nông dân,
không kiểm tra đôn đốc nông dân dẫn đến dự án thất bại không thế cứu vãn được.
Tiêu chuẩn để chọn nông dân tham gia quản lý và tổ chức thực hiện dự án là: Có
lòng nhiệt tình và say sưa với công việc.
Là người quan tâm đến dân làng và gắn bó với dân làng.
Phải là người mà chính họ áp dụng các kỹ thuật của dự án.
Nếu là các nông dân sản xuất giỏi, các trưởng thôn, dội trưởng sản xuất thì càng
tốt.
Các trưởng thôn và đội trưởng triệu tập hội họp dễ dàng, dễ vận động nông dân
áp dụng kỹ thuật, tuy nhiên do bận các công việc khác họ cũng hay "đánh trống bỏ
dùi".
68
Tuỳ theo số hộ của mỗi thôn bản có thể chọn từ 1 - 3 nông dân tham gia vào công
việc tổ chức điều hành và khuyến cáo kỹ thuật của dự án.
1.3. Chọn hộ nông dân tham gia dự án
Khi chọn hộ nông dân tham gia dự án cần xem xét một số điều kiện sau đây:
Có yêu thích kỹ thuật mới không?
Có lao động và có tích cực lao động hay không?
Có địa bàn để áp dụng kỹ thuật đó hay không?
Trong trường hợp dự án chỉ cung cáp kỹ thuật thì cần biết rõ nông dân có kinh
phí để đầu lư cho kỹ thuật đó hay không?
Chọn hộ gia đình tham gia dự án yêu cầu phải xuống lừng gia đình để phỏng vấn
và xem đất đai của họ một cách cụ thể. Nếu chọn đại khái sẽ gặp phải như sau: Chọn
gia đình làm SALT nhưng họ không có đất dốc; chọn gia đình trồng ngô nhưng họ chỉ
có ruộng nước 2 vụ . . .
Nên ưu tiên các gia đình có địa điểm ứng dụng kỹ thuật mới ở gần đường đi lại.
gần chợ, trường học, những nơi mà nhiều người ngẫu nhiên có thể quan sát được.
1 4. Tập huấn cho người tham gia dự án
Mỗi một loại cự án có mục tiêu, mục đích và nội dung khác nhau nên quá trình tổ
chức thực hiện dự án cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung, muốn dự án được thực hiện
tốt đạt được những kết quả như mong muốn thì phải có bước chuẩn bị tốt, nghĩa là
phải tập huấn cho những người tham gia dự án trước khi giao cho họ thực hiện công
việc. Thông thường, cơ quan quản lý dự án cấp trên tổ chức tập huấn cho cơ quan quản
lý dự án cấp dưới và các đối tác tham gia quản lý dự án. Có hai loại tập huấn:
- Tập huấn nghiệp vụ quản lý cho người tham gia ban quản lý dự án.
- Tập huấn kỹ thuật cho người tham gia thực hiện dự án và người tham gia giám
sát thực hiện dự án.
1.4.1. Tập huấn nghiệp vụ cho ban quản lý dự án
Nội dung tập huấn
* Tập huấn về nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án.
Tập huấn nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án là truyền đạt các nguyên tắc,
các phương pháp làm việc cho những người tham gia vào công tác điều hành dự án để
họ vận dụng các nguyên tắc, các phương pháp và các công cụ quản lý trong quá trình
diều hành dự án.
* Tập huấn về xây dựng các quy chế hoạt động
Để dự án hoạt động có hiệu quả cao thì sự điều hành các hoạt động của dự án
phải theo một nguyên tắc thống nhất, được xây dựng trên cơ sở nội dung các hoạt động
và được đa số các hộ tham gia dự án tán thành và được tiến hành trình tự theo các
bước sau:
69
Bước 1 : Xây dựng dự thảo quy chế hoạt động của dự án.
- Căn cứ để xây dựng quy chế là dựa vào các quyết định, các ký kết thoả thuận
giữa các bên.
- Xác định các nguyên tắc hoạt động chung của dự án (hạch toán hay hạch toán
báo sổ? Cơ quan điều hành cấp trên của dự án là cơ quan nào? phạm vi của dự án dấn
đâu? Ví dụ: Tiểu dự án thuỷ lợi ở xã Đồng Liên hoạt động theo cơ chế cùng tham gia
điều hành. Thành phần ban điều hành gồm cả ba đối tác (CPR Thái Nguyên, cộng
đồng dân cư hưởng lợi, UBND xã Đồng Liên và đại diện lãnh đạo tỉnh Thái Nguyên).
Giám sát hoạt động dự án gồm có cán bộ của tỉnh Thái Nguyên, cán bộ xã Đồng Liên
và đại diện của những người dân trong hai xóm hưởng lợi từ dự án. Phạm vi hoạt động
của dự án là xã Đồng Liên.
- Các quy định cụ thể là:
Quy định về quản lý tài chính như quy trình luân chuyển chứng từ, các chỉ tiêu
và chế độ báo cáo...
Quy định về chế độ báo cáo tiến độ, nội dung báo cáo.
Quy định về chế độ hội họp.
Quy định về chế độ kiểm tra giám sát, đánh giá.
Điều khoản cuối cùng: Thời gian thực hiện quy chế hoạt động.
Bước 2: Thông qua quy chế hoạt động.
Khi xây dựng xong dự thảo quy chế hoạt động thì ban quản lý dự án mời các hộ
tham gia dự án họp để đóng góp ý kiến bổ sung hoàn thiện cho bản dự thảo. Khi bản
dự thảo đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh rồi thì công bố công khai, nếu có thể thì phô tô
thành nhiều bản phát tận tay các hộ để cùng nhau thực hiện cho tết
* Tập huấn về quản lý lài chính
Tài chính và quản lý tài chính là một vấn đề then chốt trong việc thực hiện thành
công một dự án. Muốn dự án hoạt động được lâu dài có hiệu quả thì phải tập huấn
quản lý lài chính cho các thành viên ban quản lý dự án.
- Xác định nguồn hình thành vốn của dự án:
Vốn của các dự án thường được hình thành từ những nguồn sau:
Nguồn do các tổ chức nước ngoài tài trợ (là dụ án đầu tư của tổ chức quốc tê).
Nguồn vốn của Nhà nước
Nguồn vốn do nhân dân đóng góp
Nguồn vốn tín dụng.
- Phân cấp hệ thống quản lý vốn dự án:
Thông thường thì kinh phí một dự án được thực hiện quản lý theo hệ thống sau:
Quản lý vốn theo mục tiêu dự án
Quản lý theo quy định của Nhà nước
70
Quản lý theo thoả thuận của tổ chức tài trợ.
Cơ quan quản lý cấp trên quản lý và kiểm soát vốn toàn dự án, chịu trách nhiệm
về lập kế hoạch, thực' hiện kiểm tra, giám sát và duy trì vốn của dự án theo các hình
thức quản lý:
Duyệt kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính của cấp dưới .
Chuyển vốn cho ban quản lý dự án cấp dưới theo kế hoạch.
Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc sử dụng vốn của dự án cơ sở.
Thông thường người ta kiểm tra sử dụng vốn theo các nội dung sau:
Kiểm tra thực chi theo mức dụ toán được duyệt.
Kiểm tra chi theo hạng mục công việc, theo trình tự kế hoạch của dự án.
Kiểm tra mở sổ sách theo dõi chi phí thường xuyên.
Kiểm tra khoá sổ lập báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý.
Kiểm tra quyết toán chi kinh phí thường kỳ theo quy định thoả thuận của dự án.
Ban quản lý' dự án cấp dưới lập kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng
năm dựa trên kế hoạch hoạt động của dự án thông qua thảo luận cùng với các bên tham
gia. Sau khi xây dựng xong kế hoạch thì trình ban quản lý cấp trên phê duyệt. Tiếp
theo là triển khai kế hoạch thực hiện vốn đã được phê duyệt. Sau đó triển khai kế
hoạch thực hiện vốn đã được phê duyệt; theo dõi, kiểm tra việc sử dụng vốn của dự án
trong dân có đúng mục đích hay không (gồm cả phần vốn quay vòng, vốn xây dựng cơ
bản, vốn tín dụng và vốn do nhân dân đóng góp); huy động nhân dân đóng góp và ký
kết hợp đồng sử dụng vốn với các nhóm đối tác.
* Tập huấn về xây dựng kế hoạch chi tiết
Kế hoạch dự án được xây dựng phải đảm bảo đạt được hiệu quả và bền vững,
phải xem xét đầy đủ tính thích nghi với môi trường của địa phương.
Kế hoạch chi tiết của một dự án phải trả lời được các câu hỏi: Có bao nhiêu việc
cần phải làm? những việc đó là việc gì? tại sao cần làm? làm ở đâu? làm khi nào? ai
làm/ kinh phí bao nhiêu, lấy ở đâu? ai là người chịu trách nhiệm với mỗi công việc? ai
là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ dự án?
Các bước xây dựng kế hoạch chi tiết:
Bước l: Căn cứ vào kế hoạch dự án đã được phê duyệt hoặc thoả thuận, liệt kê
các công việc đó ra các mục nhỏ để thực hiện.
Bước 2: Tổ chức thảo luận với cộng đồng về các biện pháp thực hiện kế hoạch,
cách thức tổ chức, xác định những người tham gia đối với từng công việc, người chịu
trách nhiệm và thời gian, địa điểm thực hiện kế hoạch.
Bước 3: Thảo luận về phân bổ, sử dụng các nguồn vốn của dự án, xác định mức
chi phí cần thiết cho từng công việc cụ thể.
Bước 4: Thảo luận xác định thời gian để hoàn thành công việc, trong đó phải ghi