76
Phải báo cáo lất cả những hoạt động đã diễn ra, kể cả những hoạt động không
theo đúng như kế hoạch, nghĩa là nếu có những sai lệch thì phải được báo cáo rõ ràng.
2.1.2. Các hình thức kiểm tra dự án
Căn cứ vào các tính liên tục về thời gian kiểm tra, người ta chia ra thành hai hình
thức kiểm tra là:
- Kiểm tra theo kế hoạch (còn gọi là kiểm tra định kỳ).
- Kiểm tra đột xuất
Căn cứ vào cách thức kiểm tra người ta chia thành hai hình thức kiểm tra là:
- Kiểm tra gián tiếp
- Kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra theo kế hoạch là kiểm tra theo lịch đã được sắp xếp trước, mỗi dự án
đều 1 có kế hoạch tiến độ từng hoạt động của nổ. Căn cứ vào từng hoạt động của dự án
đã được xây dựng người ta có thể xây dựng được kế hoạch kiểm tra đối với từng công
việc. Kiểm tra đội xuất là kiểm tra không theo kế hoạch định trước và không theo một
quy luật nào, có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào nếu thấy cần thiết.
Kiểm tra gián tiếp là thực hiện việc kiểm tra dự án thông qua các báo cáo bằng
giấy tờ văn bản hoặc báo cáo miệng, điện thoại của cấp dưới, không trực tiếp đến tận
nơi dự . án dang làm, không chứng kiến tận mắt những hoạt động đang diễn ra của dự
án.
Kiểm tra trực tiếp là kiểm tra tại nơi dự án dang tiến hành để xem xét thực tế diễn
ra như thế nào. Ví dụ: Để theo dõi tiến độ xây dựng trạm bơm, người kiểm tra đã đến
tận chân công trình xây dựng để xem xét cụ thể lừng công việc đang diễn ra ở đó.
2.1.2. Nội dung của công tác kiểm tra dự án
Muốn công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, có căn cứ để đưa ra những kết luận xác
đáng, trước hết phải xây dựng cho được các tiêu chuẩn kiểm tra làm cơ sở' cho việc
kiểm tra, đánh giá thực hiện dự án, đưa ra những kết luận đánh giá tốt hay xấu. Các
tiêu chuẩn kiểm tra chính là nội dung và là công cụ phục vụ cho công tác kiểm tra.
Mỗi dự án có nội dung khác nhau nên nội dung các chỉ tiêu kiểm tra cũng khác nhau.
Tuỳ theo dự án mà xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra thích hợp cho mỗi dự án cụ thể.
Muốn công tác kiểm tra đạt kết quả tết thì phải thực hiện được mấy bước sau:
Bước l: Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra.
Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra là đưa ra các tiêu chuẩn và lấy các tiêu chuẩn đó
làm 1 thước đo chuẩn mực để áp dụng cho việc kiểm tra. Các liêu chuẩn này phải nói
lên được kết quả thực hiện dự án tốt hay xấu.
Ví dụ: Để kiểm tra tình hình chi tiêu của dự án, người ta xây dựng các chỉ liêu
kiểm tra sau:
- Số lượng tiền cấp cho từng công việc (cho cho từng khoản mục có đủ không).
77
- Thời gian cấp tiền (đúng tiến độ hay không). Căn cứ vào bản kế hoạch công
việc chi tiết đã được ghi trong dự án, chúng ta đối chiếu với thời gian thực tế xem có
lệch nhau hay không.
- Sử dụng tiền có đúng mục đích hay không? (tiền mua thiết bị có được đùng để
mua thiết bị hay không, nhãn hiệu, chủng loại, công suất và hãng sản xuất thiết bị có
đúng như đã ghi trong dự án không, nếu có sự sai khác thì phải có thuyết minh lý do
thay đổi và phải có phê duyệt điều chỉnh mua thiết bị...).
Ví dụ: Theo thiết kế trạm bơm ở xã Đồng Liên thì phải dùng gạch loại một để
xây.
Nhưng qua kiểm tra đã phát hiện người thực hiện mua gạch đã mua gạch loại hai
và quyết toán gạch loại một để hưởng chênh lệch. Nếu không có sự kiểm tra đúng lúc
thì việc làm trên sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới độ bền của công trình, ảnh hưởng xấu
đến hiệu quả dự án.
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm tra cụ thể cho từng công việc, từng giai đoạn và cho
suốt cả thời kỳ của dự án.
Như chúng ta đã biết, khi xây dựng một dự án phải xây dựng được kế hoạch thời
gian thực hiện các công việc của dự án, căn cứ và kế hoạch công việc đó người kiểm
tra phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra cho từng công việc và phải lập được kế
hoạch kiểm tra chung cho cả chu kỳ dự án. Kết hợp kế hoạch kiểm tra với chỉ tiêu
kiểm tra đối với từng công việc để chọn người tham gia công tác kiểm tra cho phù
hợp.
Yêu cầu đối với lập kê hoạch kiểm tra là:
- Phải phù hợp với kế hoạch công việc
- Phải xây dựng được nhóm kiểm tra
Thông thường, để đảm bảo tính khách quan thì những người tham gia nhóm kiểm
tra phải đủ thành phần các bên tham gia (gồm cả người đại diện cho người hưởng lợi
dự án, đại diện cho người thực hiện dự án và đại diện cho người quản lý dự án). Thể
hiện tốt nhất trong phương pháp đồng tham gia là làm sao cho người thực hiện công
việc tự kiểm tra chất lượng họ làm.
Yêu cầu đối với người tham gia công tác kiểm tra:
- Phải là người có hiểu biết về lĩnh vực mà họ tham gia vào kiểm tra.
- Phải nhiệt tình với công việc
- Phải là người mạnh dạn chống những biểu hiện sai trái, dám nói thẳng, nói thật.
- Phải có phương pháp giải quyết mềm dẻo, cương quyết, kịp thời để chống
những biểu hiện làm sai hoặc thiếu trách nhiệm đối với công việc, góp phấn hạn chế
thiệt hại cho dự án.
Bước 3: Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện dự án là xem xét các công việc của dự án có được
78
thực hiện đúng thời gian như đã ghi trong bản kế hoạch của dự án hay không.Ví dụ:
Để kiểm tra tiến độ thực hiện dự án xây dựng hệ thống thuỷ lợi ở xã Đồng Liên, người
có trách nhiệm đã dựa trên bảng kế hoạch tiến độ công việc để kiểm tra, cụ thể là đối
chiếu xem tiến độ thực hiện khảo sát thiết kế có đúng vào đấu tháng 7/2000 không,
cuối tháng 8/2000 đã có hồ sơ khảo sát thiết kế hoàn chỉnh chùn, tháng 9/2000 người
dân đã bắt đầu đào mương chưa... Việc xem xét lại từng mốc thời gian đặt ra đối với
mỗi công việc, so sánh đối chiếu với mốc thời gian thực tế đã làm của từng công việc
đó gọi là kiểm tra thực hiện tiến độ công việc.
Kiểm tra chi tiêu tài chính
Kiểm tra chi tiêu tài chính của dự án là xem xét tiền của dự án được sử dụng như
thế nào (có đúng mục đích, có đủ số lượng hay không, việc cung cấp tiền có đúng tiến
độ kế hoạch hay không).
Ví dụ: Kiểm tra việc thực hiện chi tiêu tài chính trong dự án xoá đói giảm nghèo
thì cần kiểm tra xem các hộ được vay có đúng là các hộ nghèo có tên trong danh sách
được duyệt không, các hộ có được vay đúng số tiền vay như đã thông báo ban đầu
không? Thời gian cấp tiền cho các hộ có đúng như kế hoạch không và các hộ có sử
dụng tiền vay đúng mục đích không? Hiệu quả vốn vay như thế nào?
Kiểm tra quá trình phối hợp giữa các khâu công việc của dự án.
Một dự án dù lớn hay nhỏ bao giờ cũng có rất nhiều khâu trong công việc khác
nhau, cần phải có kế hoạch phối hợp chặt chẽ giữa công việc trước với công việc sau,
giữa công việc này với công việc khác, đảm bảo sự nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động
của dự án. Có khi chỉ một khâu công việc nào đó bị chậm trễ hay không thực hiện
được thì có thể dẫn tới hậu quả hỏng toàn bộ dự án. Cách kiểm tra tốt nhất là phải xây
dựng được biểu đồ tiến độ công việc (biểu đổ Giam), khi cần đến giai đoạn thực hiện
công việc nào đó thì chúng ta phải kiểm tra công việc trước đó đã hoàn thành đến mức
độ nào để chuẩn bị triển khai các công việc tiếp theo cho phù hợp với thực tế.
Từ thực tế kiểm tra, chúng ta đối chiếu với biểu đồ thời gian để đánh giá tiến độ
công việc đúng, nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đề ra. j Tóm lại là: 1 Phải xây
dựng được một kế hoạch kiểm tra cho từng công việc. 1 - Tiến hành kiểm tra theo kế
hoạch đối với mỗi công việc đã được ghi trong kế 1 hoạch tiến độ công vệc của dự án.
2.2. Giám sát hoạt động của dự án
Giám sát hoạt động dự án là sự theo dõi sát sao, liên tục của người giám sát trong
suốt thời gian các hoạt động của dự án diễn ra. Thực chất của giám sát là quá trình
kiểm tra liên tục các hoạt động. Trong quá trình giám sát phải chú ý tới ba thông số
sau đây 1 để giám sát:
- Quy trình kỹ thuật thực hiện các công việc và chất lượng công việc được thực
hiện.
- Thời gian hoàn thành của mỗi hoạt động so với kế hoạch.
79
- Chi phí thực tế so với kế hoạch.
Mục tiêu số một và là bản chất thực của giám sát là theo dõi việc thực hiện các
quy trình kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm của từng công đoạn và đảm bảo cho
sản phẩm cuối cùng phải đạt như ý muốn.
Để đảm bảo tính khách quan và sự chính xác của việc giám sát, phải chọn người
tham gia ban giám sát theo những tiêu chuẩn nhất định.
Chọn người tham gia vào ban giám số dự án
Mỗi dự án có đặc thù riêng, tuỳ theo từng dự án hoặc từng hoạt động cụ thể mà
định ra những tiêu chuẩn chọn người tham gia giám sát cụ thể cho phù hợp, người ta
thường dựa vào bốn tiêu chuẩn chính sau đây:
* Chọn người hiểu biết sâu về kỹ thuật thuộc lĩnh vực dự án đang làm
Thông thường người ta chọn những người đã được đào tạo ở các trường về lĩnh
vực kỹ thuật mà dự án sẽ thực hiện, đối với các dự án lớn, nhất thiết phải có người
giám sát đủ tư cách pháp nhân (người có bằng cấp đúng chuyên ngành kỹ thuật, người
thuộc cơ quan giám sát của Chính phủ). Ban lãnh đạo dự án nhất thiết phải ký kết hợp
đồng giám sát chất lượng thi công với họ và phải có quyết định của chính quyền địa
phương về việc thành lập ban giám sát.
* Chọn người đại diện cho những người được hưởng lợi từ dự án :
Họp nhóm những người được hưởng lợi từ dự án, thảo luận với họ về nội dung
công việc của dự án, giải thích cho họ nắm rõ yêu cầu kỹ thuật công việc, định mức
kinh phí thực hiện cho từng công việc và yêu cầu kết quả cuối cùng cần đạt được, thảo
luận với họ về tiêu chuẩn chọn người giám sát để họ bàn bạc và tự chọn ra người đại
diện của họ tham gia.
* Chọn người không bị lệ thuộc về kinh tế. chính trị tới dự án
Để chọn được người tham gia giám sát đạt được tiêu chuẩn này thì tốt nhất phải
là chọn người không nằm trong ban điều hành dự án và không phải là thành viên của
dự án, hoặc là người không làm việc thường xuyên cho dự án. (Thông thường các tổ
chức tài trợ hoặc nhà đầu tư thuê các giám sát viên từ một tổ chức khác để giám sát
chất lượng công trình và người này không có liên quan hoặc phụ thuộc gì về kinh tế
hay chính trị vào ban điều hành dự án. Công trả cho giám sát viên được lấy từ nguồn
kinh phí khác ngoài dự án). s
* Chọn người nhiệt tình với công việc, có thời gian để tham gia vào công tác
kiểm tra, dám mạnh dạn đấu tranh với những sai trái.
Muốn chọn được người theo tiêu chuẩn này thì trước hết người được chọn phải là
người không giữ nhiều chức vụ quan trọng trong chính quyền, không đảm nhận quá
nhiều công việc và tốt nhất là người đã từng hoặc đang làm những công việc gần gũi
với công việc của dự án sẽ làm, có nhiều hiểu biết về các vấn đề dự án đang làm nhiều
hơn 1 những người khác. Công việc của họ đúng với chức năng của họ để họ có thể
80
dành...?
2.3. Đánh giá dự án
Đánh giá dự án là nhìn nhận và phân tích lại toàn bộ quá trình triển khai thực
hiện dự án, các kết quả thực hiện cũng như hiệu quả thực tế đạt được của dự án trong
mối quan hệ với nhiều yếu tố, so sánh với mục tiêu đặt ra ban đầu. Việc đánh giá đó
thể do đơn Vị thực hiện dự án tự tổ chức đánh giá gọi là đánh giá trong, còn việc đánh
giá do tổ chức cấp trên hay cơ quan tài trợ thuê một đơn vị khác hoặc những người
ngoài dự án đánh giá dự án gọi là đánh giá ngoài hay đánh giá độc lập. Đánh giá ngoài
thường được thực hiện đối với những dự án lớn, kéo dài nhiều năm.
2.3.1. Các loại đánh giá dự án
- Đánh giá định kỳ: Là đánh giá từng giai đoạn thực hiện dự án, có thể là đánh
giá toàn bộ các công việc trong một giai đoạn của dự án nhưng cũng có thể là đánh giá
từng công việc ở từng giai đoạn nhất định (đánh giá theo từng mảng việc). Đánh giá
định kỳ chỉ áp dụng với những dự án có chu kỳ dài. Tuỳ theo mỗi loại dự án cụ thể
người ta định ra khoảng thời gian đánh giá định kỳ, có thể là ba tháng, sáu tháng hoặc
một năm một lần. Mục đích của đánh giá định kỳ là nhằm phát hiện ra những điểm
mạnh, yếu, những khó khăn, thuận lợi mà chúng ta đang gặp phải trong một thời kỳ
nhất định, nó đòi hỏi cần phải có những nhìn nhận và điều chỉnh cho những giai đoạn
tiếp theo nhờ đó dự án được hoàn thành tết hơn.
- Đánh giá cuối kỳ: Là đánh giá cuối cùng khi kết thúc dự án, đây là cuộc đánh
giá toàn diện tất cả các hoạt động của dự án và kết quả của nó.
Mục đích của đánh giá cuối kỳ là nhằm nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện
dự án, những thế mạnh, điểm yếu, những thành công và chưa thành công, nguyên nhân
của từng vấn đề, đưa ra những bài học cần phải rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho
những dự án khác.
2.3.2. Nội dung đánh giá dự án .
Mỗi dự án có đặc thù riêng, các dự án hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì
nội dung và cách thức tổ chức của nó cũng khác nhau. Trong thực tế có nhiều nguyên
nhân làm cho một dự án thành công hay không thành . công hoặc hạn chế hiệu quả của
một dự án, chính vì vậy khi đánh giá phải xem xét hết các nguyên nhân, phân tích kỹ
mức độ tác động tết, xấu của mỗi nguyên nhân. 1 Thông thường người ta chia các
nguyên nhân làm 2 nhóm:
Nhóm 1 : Nguyên nhãn khách quan từ hoàn cảnh bên ngoài đưa lại như do những
đơn vị hoặc cá nhân làm đối tác thực hiện chưa nghiêm túc các hợp đồng, hoặc đo điều
kiện mưa bão, lụt hoặc hạn hán làm cho dự án không triển khai được hoặc triển khai
chậm.
Nhóm 2: Nguyên nhân chủ quan do chính những người quản lý và thực hiện,
nhóm nguyên nhân này chúng ta có thể điều chỉnh và chủ động khắc phục.