Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:180

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị thời gian" được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả. Giáo trình được kết cấu thành 6 chương và chia làm 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: kiểm soát sử dụng thời gian, khắc phục lãng phí thời gian; ủy nhiệm, ủy quyền; cân bằng công việc và cuộc sống;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 2

Chương 4 KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN Mỗi lần phân vân là mỗi lần chậm trễ và ngày tháng sẽ chỉ để nuối tiếc những ngày đã mất. Chỉ có suy nghĩ thì tâm trí mới được hâm nóng - Chỉ có bắt đầu thì công việc mới được hoàn thành (Johann Wolfgang Von Goethe) Mục tiêu của chƣơng: Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về kiểm soát sử dụng thời gian và khắc phục lãng phí thời gian, các giải pháp, kỹ thuật đƣợc sử dụng để vƣợt qua những sai lầm trong sử dụng thời gian. Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng kiểm soát sử dụng thời gian, kỹ năng lập và phân tích nhật ký làm việc, kỹ năng phát hiện các lãng phí thời gian; Trau dồi kỹ năng và phƣơng pháp lập kế hoạch và xác định ƣu tiên công việc, vƣợt qua sự trì hoãn; kỹ năng nói “không” tránh ôm đồm công việc; rèn luyện kỹ năng kiểm soát sự phân tán trong công việc; Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả; Kỹ năng sử dụng hòm thƣ điện tử, mạng xã hội và công nghệ tối ƣu; Kỹ năng tổ chức, sắp xếp không gian làm việc. Về thái độ: Rèn luyện chủ động trong phát hiện lãng phí thời gian; ý chí, thái độ tích cực để từng bƣớc giảm bớt và dẫn đến xoá bỏ sự lãng phí thời gian, để sử dụng thời gian có hiệu suất công việc cao. Tình huống dẫn nhập: CHỮA CHÁY CÔNG VIỆC 189
Tuấn làm việc trong một công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ đo điện. Anh mô tả công việc của mình giống nhƣ việc "chữa cháy". Cứ một "khủng hoảng" vừa chấm dứt thì một "khủng hoảng" khác lại tới. "Tôi dƣờng nhƣ không bao giờ có đƣợc một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn luôn muốn mọi việc phải đƣợc hoàn tất từ ngày hôm qua rồi. Toàn những việc đại loại nhƣ "ở đây lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này đƣợc không?" hoặc "Tuấn ơi, anh kiểm tra lƣợng tồn kho giúp tôi đƣợc không? Việc này quan trọng đấy!" Hay nhƣ "Chúng ta phải giao các mặt hàng này cho khách vào thứ Tƣ rồi. Việc này rất khẩn, ƣu tiên hàng đầu đấy!" Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ƣu tiên hàng đầu". Việc vội vàng xử lý hết vụ việc này đến vụ việc khác và đối phó với bất cứ vấn đề nào là sức ép lớn nhất về mặt thời gian và ta thƣờng gọi đó là việc chữa cháy. Yêu cầu: 1. Hãy xác định nguyên nhân của các cuộc "khủng hoảng" mà Tuấn gặp phải? 2. Làm thế nào để Tuấn giải thoát đƣợc việc "chữa cháy"? 4.1. Kiểm soát sử dụng thời gian 4.1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian Kiểm soát đƣợc hiểu là việc xem xét, phân tích để từ đó có đƣợc các nhận định về những ƣu điểm, hạn chế hay những nhận xét liên quan đến đối tƣợng, nội dung nào đó cần đƣợc kiểm soát. Kiểm soát sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu thập thông tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian. Từ khái niệm trên nhận thấy: Một là, kiểm soát sử dụng thời gian là một quá trình. Quá trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian bao gồm việc xem xét về cách 190
thức phân bổ công việc, phân chia thời gian triển khai thực hiện công việc dựa trên việc phân tích các thông tin liên quan trong kế hoạch sử dụng thời gian, nhật ký công tác... để từ đó xác định lãng phí sử dụng thời gian và nguyên nhân của những lãng phí này. Hai là, mục tiêu của kiểm soát sử dụng thời gian là giúp chỉ ra đƣợc thực trạng và khả năng sử dụng thời gian của bản thân nhƣ thế nào, những ƣu điểm và hạn chế trong cách sử dụng thời gian làm cơ sở tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm sử dụng thời gian một cách hợp lý và khoa học hơn. Ba là, kiểm soát sử dụng thời gian là quá trình diễn ra thƣờng xuyên, liên tục bao gồm cả kiểm soát trƣớc khi thực hiện công việc, trong khi thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc. Việc kiểm soát cách thức sử dụng thời gian trƣớc khi các hoạt động triển khai công việc đƣợc diễn ra giúp tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh từ khi lên ý tƣởng, xây dựng kế hoạch hành động nhằm có cách thức phòng ngừa trƣớc. Kiểm soát cách thức sử dụng thời gian trong khi thực hiện công việc chính là theo dõi tiến trình triển khai kế hoạch, đặt trong bối cảnh thực tế với những sự tác động khác nhau của môi trƣờng biến đổi không ngừng để kịp thời phát hiện ra những sai lệch nếu có. Kiểm soát cách thức sử dụng thời gian sau khi thực hiện công việc là việc xem xét kết quả thực hiện công việc cuối cùng, cung cấp các thông tin cần thiết, rút ra bài học kinh nghiệm để điều chỉnh cho các kế hoạch sử dụng thời gian, cách thức tổ chức sử dụng thời gian tiếp theo. 4.1.2. Vai trò của kiểm soát sử dụng thời gian Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn. Mặc dù các kế hoạch chiến lƣợc, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã đƣợc xây dựng song với sự tác động của các yếu tố môi trƣờng và thực tế quá trình triển khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch. Từ đó, chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời. 191
Kiểm soát sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu mong muốn. Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình, phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ nguyên nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời. Điều này giúp mỗi cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả hơn và có thời gian cân bằng công việc, cuộc sống và cải thiện chất lƣợng cuộc sống, công việc. Qua quá trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian, bản thân mỗi ngƣời sẽ biết đƣợc những công việc cần trực tiếp thực hiện, những công việc cần ủy thác để mang lại hiệu quả cao. Trên cơ sở đó, ngƣời đƣợc ủy thác cũng có cơ hội để thực hiện công việc nhằm cải thiện năng lực, mở rộng sự hiểu biết và làm giàu công việc bản thân. Kiểm soát sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mô hình sử dụng thời gian tối ƣu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thông qua việc tạo ra môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp. Thời gian là nguồn lực quý giá của tổ chức và của mỗi ngƣời, do đó kiểm soát cách thức sử dụng thời gian giúp phát hiện những lãng phí của bản thân và tổ chức trong quá trình làm việc, từ đó rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh, cải tiến trong các công việc tiếp theo. 4.1.3. Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian Việc xem xét, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân là quan trọng và cần thiết đƣợc thực hiện bởi thông qua đó, mỗi ngƣời có thể quan sát, phân tích cách thức chúng ta đang sử dụng thời gian nhƣ thế nào, phát hiện ra những hành vi, thói quen, kỹ năng có tác động cả tích cực và tiêu cực đến năng suất công việc, đến mục tiêu cần hoàn thành. Chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để làm gì? Mỗi ngày thực hiện đƣợc bao nhiêu việc trong danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện? Cách thức chúng ta giải quyết các công việc của mình nhƣ học tập, họp hành... nhƣ thế nào? Chính hoạt động nhìn lại quá trình sử dụng thời 192
gian, xem xét các thói quen hàng ngày trong công việc và cuộc sống giúp mỗi cá nhân kiểm soát đƣợc khả năng sử dụng thời gian của mình để có những điều chỉnh kịp thời, tăng tính khoa học và hiệu quả của sử dụng nguồn lực thời gian. Mục tiêu: Mục tiêu của kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là nhằm đo lƣờng khả năng sử dụng thời gian của mỗi ngƣời, xem xét kết quả các công việc mà ngƣời đó thực hiện đƣợc trong khoảng thời gian nhất định với các hao phí nguồn lực khác, các kỹ năng tổ chức, triển khai công việc và thái độ đối với công việc, cuộc sống. Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian đƣợc thực hiện làm cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch làm việc, cải tiến cách thức tổ chức sử dụng thời gian nhằm đạt hiệu quả công việc cao hơn. Đồng thời đây cũng là hoạt động cần thiết để bản thân nhìn nhận lại khả năng sử dụng thời gian của mình, tiếp tục học tập, rèn luyện các kiến thức, kỹ năng liên quan đến quản trị thời gian để nâng cao năng lực sử dụng thời gian của mình. Chu kỳ: Chu kỳ là đơn vị đo thời gian, đƣợc hiểu là khoảng thời gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, hay thời gian để kết thúc một vòng quay, một chu trình. Trên thực tế, việc kiểm soát năng lực sử dụng thời gian đƣợc tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận đƣợc chính xác khả năng sử dụng thời gian của bản thân cũng nhƣ nhanh chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý để có thể có đƣợc những điều chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả cao. Việc kiểm soát năng lực sử dụng thời gian đƣợc tiến hành cuối mỗi ngày để có thể lập đƣợc kế hoạch làm việc của ngày tiếp theo, cuối mỗi tuần, mỗi tháng để có thể xây dựng đƣợc kế hoạch làm việc của tuần, tháng tiếp theo. Hay khi kết thúc một dự án, một chƣơng trình, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian cũng cần đƣợc thực hiện. Tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là bộ thƣớc đo về mức độ hiệu quả trong sử dụng thời gian để thực hiện các kế hoạch học tập, làm việc, cuộc sống của mỗi cá nhân. Tuỳ thuộc vào vị trí 193
công việc, nhiệm vụ thực hiện mà có các tiêu chuẩn phù hợp để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian. Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian bao gồm cả các tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lƣợng. Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian hàng ngày, hàng tuần chúng ta có thể sử dụng ít tiêu chuẩn kiểm soát hơn và tập trung vào khối lƣợng công việc đƣợc hoàn thành; Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian theo quý, năm thì các tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian bên cạnh việc xem xét mức độ hoàn thành công việc, hỗ trợ thực hiện mục tiêu còn cần xem xét đến cả năng lực làm việc, sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân - công việc... Khi kiểm soát tính hiệu quả trong sử dụng thời gian có thể xem xét thông qua các biểu hiện: - Tỷ lệ thời gian phân bổ cho các công việc cụ thể nhƣ thế nào? Có tuân thủ theo các mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian không? - Số lƣợng các công việc đã hoàn thành trên tổng số các công việc đã đƣợc lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định; - Số lƣợng công việc bị trì hoãn, không triển khai theo kế hoạch; - Số lƣợng công việc hoàn thành chậm tiến độ; - Kết quả thực hiện các công việc nhƣ thế nào, có đáp ứng yêu cầu hay không, có hỗ trợ cho mục tiêu đề ra hay không? - Có thực hiện đƣợc mục tiêu đề ra hay không? - Các công việc cá nhân, gia đình của bạn diễn ra nhƣ thế nào? Bạn có thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân hay không...? - Trạng thái cảm xúc, nguồn năng lƣợng của bản thân nhƣ thế nào? - .... Phương pháp: Các phƣơng pháp có thể sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian bao gồm: Phƣơng pháp phân tích nhật ký công việc: Dựa trên nhật ký công việc đã ghi chép lại toàn bộ các công việc đƣợc thực hiện cùng với thời 194
gian dành cho các công việc đó, tiến hành phân loại công việc, tổng hợp và so sánh, đối chiếu với mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian để thấy đƣợc tính hợp lý/chƣa hợp lý trong việc sử dụng thời gian, từ đó kiểm soát đƣợc năng lực sử dụng thời gian. Phƣơng pháp quan sát: Tự bản thân theo dõi, ghi chép lại tiến trình thực hiện công việc, hiệu quả công việc, theo dõi trạng thái năng lƣợng, cảm xúc của bản thân để đƣa ra đƣợc nhận định về năng lực sử dụng thời gian. Phƣơng pháp làm bài trắc nghiệm kiểm soát năng lực: Tiến hành trả lời các câu hỏi trong bài trắc nghiệm, tính tổng điểm và so sánh với kết quả để biết về năng lực sử dụng thời gian của bản thân. Nhiều tác giả đã đề xuất các câu hỏi, bài trắc nghiệm để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời. Ví dụ, trong cuốn sách Cẩm nang kinh doanh Harvard - Quản lý thời gian (2011), của trƣờng Kinh doanh Harvard đã đƣa ra 7 câu hỏi gợi ý để kiểm soát xem một ngƣời có đang chịu áp lực về thời gian hay không, bao gồm: Câu hỏi 1: Khi vào thang máy, bạn có nhấn nút đóng cửa thay vì chờ thang máy tự động đóng không Câu hỏi 2. Bạn có thƣờng chỉnh lại đồng hồ đeo tay và treo tƣờng để thời gian chính xác không? Câu hỏi 3. Bạn có chuẩn bị hay nấu nƣớng hơn 30% bữa tối không? Câu hỏi 4. Bạn có thấy mình phải làm nhiều việc ở chỗ học/làm không? Câu hỏi 5. Bạn có bận rộn đến không thể đi dạo vào buổi trƣa/tối dù bạn biết cần làm nhƣ vậy để có một cơ thể cân đối và khỏe mạnh? Câu hỏi 6. Bạn có ăn khi đang lái xe không Câu hỏi 7. Nếu có ngƣời thông báo rằng bố của bạn đang phải đƣa vào bệnh viện vì chứng đau ngực, ý nghĩ đầu tiên của bạn là về sức khỏe 195
của bố và việc đến bệnh viện, ý nghĩ tiếp theo có phải là về một đống công việc trong kế hoạch của bạn? Nếu câu trả lời là “Có” cho đa số các câu hỏi trên, điều đó có nghĩa là ngƣời trả lời đang phải chịu áp lực về thời gian, còn có những hạn chế trong năng lực sử dụng thời gian của bản thân. Một ví dụ khác đƣợc sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của nhà quản trị nhƣ sau: Lần lƣợt đƣa ra lựa chọn phù hợp nhất với 32 mệnh đề sau đây với cách thức cụ thể nhƣ sau: nếu câu trả lời là “không bao giờ hoặc hiếm khi” đánh dấu vào ô số 1; nếu câu trả lời là “thỉnh thoảng”, đánh dấu vào ô số 2; nếu câu trả lời là “thƣờng xuyên”, đánh dấu vào ô số 3 và nếu câu trả lời là “luôn luôn”, đánh dấu vào ô số 4. Sau đó cộng các điểm số lại để xem tổng điểm và chiếu theo Bảng phân tích, tìm ra những lĩnh vực cần hoàn thiện. Mức độ STT Mệnh đề 1 2 3 4 1 Tôi đến đúng giờ và chuẩn bị cho cuộc họp 2 Trong phòng họp, tôi để đồng hồ ở nơi có thể dễ dàng nhìn thấy 3 Những cuộc họp do tôi tổ chức đạt mục tiêu đề ra 4 Những cuộc họp do tôi tổ chức kết thúc đúng giờ 5 Tôi bóc thƣ ngay khi nhận tại bàn làm việc 6 Tôi đọc lƣớt qua bất kỳ tờ báo nào có liên quan và những bài viết trên báo 7 Tôi rút tên ra khỏi danh sách những ngƣời mua báo đối với những tờ báo hay tạp chí 196
Mức độ STT Mệnh đề 1 2 3 4 mà tôi không đọc 8 Tôi đọc những bức fax ngay trong ngày nhận nó 9 Tôi có thể hoàn thành công việc nếu không bị đồng nghiệp làm gián đoạn 10 Tôi xác định đƣợc là bao nhiêu lần trong một ngày công việc của tôi có thể bị gián đoạn 11 Tôi dành ra một khoảng thời gian nào đó để tiếp các đồng nghiệp 12 Khi cần có những suy nghĩ mang tính chiến lƣợc, tôi đóng cửa văn phòng làm việc 13 Tôi thông báo cho những ngƣời gọi điện thoại cho tôi biết rằng tôi sẽ gọi lại để trả lời họ và tôi thực hiện điều đó 14 Tôi hạn định một khoảng thời gian nào đó trong ngày cho những cuộc gọi điện thoại 15 Tôi cho phép một đồng nghiệp hay thƣ ký nhận giúp các cuộc gọi điện thoại gọi đến 16 Tôi quyết định đƣợc số cuộc gọi trong một ngày mà tôi có thể nhận 17 Đối với những bản ghi nhớ nội bộ, tôi đọc lƣớt qua ngay khi nhận nó 18 Sau đó tôi sẽ đọc kỹ từ đầu đến cuối bản ghi nhớ đó 19 Số lƣợng thƣ từ tài liệu trong khay đựng hồ sơ đƣợc tôi duy trì ở mức độ có thể xử lý đƣợc 20 Đối với tất cả những hồ sơ, sổ sách không còn sử dụng nữa, tôi chuyển đi nơi khác 197
Mức độ STT Mệnh đề 1 2 3 4 và không để trên bàn làm việc của mình 21 Tôi giao bớt những công việc mà tôi có thể làm đƣợc cho những đồng nghiệp 22 Tôi theo dõi công việc mà tôi đã bàn giao 23 Tôi khuyến khích các nhân viên cấp dƣới viết những bản báo cáo không quá một trang giấy 24 Tôi xem xét những ai đƣợc phép biết những thông tin nội bộ 25 Tôi cân đối đƣợc khoảng thời gian dành cho suy nghĩ và thời gian dành cho hành động 26 Tôi liệt kê những công việc cần phải làm trong một ngày 27 Tôi dành một khoảng thời gian nào đó cho công việc mỗi ngày và không để nó vƣợt qua con số này 28 Tôi cố gắng giữ liên lạc với các nhân viên của mình 29 Tôi lƣu tâm đến những ƣu điểm của mỗi đồng nghiệp 30 Tôi chắc rằng bản thân mình đã nắm bắt đƣợc công nghệ thông tin mới nhất 31 Thƣ điện tử (email) đƣợc lƣu lại để tôi có thể đọc lại sau 32 Tôi quản lý công việc nhà bằng máy tính Nếu tổng số điểm trong khoảng: 198
32-64: Cần phải học cách sử dụng thời gian cho hữu ích hơn và phải giảm bớt những khoảng thời gian làm việc quá căng thẳng nhƣng không hiệu quả. 65-95: Đã có khả năng quản lý thời gian khá hợp lý nhƣng cần phải trau dồi hơn. 96-128: Sử dụng thời gian hiệu quả, nên tìm kiếm những phƣơng pháp mới để làm sao cho việc thực hiện công việc của bạn đƣợc hợp lý hơn nữa. Một số bài kiểm tra trắc nghiệm khác đƣợc sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời xem thêm trong Phụ lục 01. Nhƣ vậy thông qua kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân giúp xác định đƣợc khả năng sử dụng thời gian và trong trƣờng hợp còn có những hạn chế thì đòi hỏi cần có sự phân tích, kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian tối ƣu để phát hiện những lãng phí thời gian, trên cơ sở đó có các biện pháp khắc phục cho phù hợp. 4.1.4. Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian Để kiểm soát tình hình sử dụng thời gian và phát hiện ra những sai lầm trong cách thức sử dụng thời gian, cần căn cứ vào việc phân chia thời gian thực tế cho các nhóm công việc đã đƣợc triển khai. Thời gian sử dụng thực tế cho các công việc đƣợc tổng hợp thông qua hoạt động phân tích nhật ký công việc. Sau đó tiến hành so sánh giữa thời gian sử dụng thực tế với thời gian đặt ra trong kế hoạch và so sánh việc phân bổ thời gian thực tế với mô hình phân bổ thời gian tối ƣu đã đƣợc trình bày chƣơng 3. a. Phân tích nhật ký công việc Nhật ký công việc là tài liệu ghi chép lại toàn bộ các công việc đƣợc thực hiện trong ngày và thời gian để thực hiện mỗi công việc đó. Phân tích nhật ký công việc giúp chúng ta nhìn nhận đƣợc thời gian thực 199
sự đã sử dụng cho từng nhóm công việc, kiểm soát đƣợc tính hiệu quả trong sử dụng thời gian đồng thời từ đó có thể chỉ ra những điểm chƣa hợp lý khi sử dụng thời gian. a1. Lập nhật ký công việc Một cách quan trọng để quản lý thời gian đó là bản thân cần tự nhận thức đƣợc mình đang sử dụng quỹ thời gian nhƣ thế nào. Chúng ta có thể kiểm tra chính xác điều này bằng cách ghi lại chi tiết từng công việc trong ngày. So với việc ƣớc lƣợng thời gian đã dành cho các công việc thì việc ghi chép tỉ mỉ lại công việc đã làm là ƣu việt hơn. Lợi ích của lập nhật ký công việc: Đầu tiên, nhật ký công việc giúp có đƣợc kết quả chính xác về thời gian đã sử dụng. Nếu không ghi chép lại các công việc đã làm trong một ngày, chúng ta thƣờng chỉ nhớ những việc quan trọng mình đã làm và thời gian sử dụng một cách tƣơng đối trong khi lại dễ bỏ sót thời gian dành cho những việc nhỏ nhƣ giải lao uống cà phê, đọc tin tức giải trí, nói chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp... mà đôi khi những việc này lại tốn khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhật ký công việc là cơ sở để theo dõi, kiểm soát kết quả công việc và thiết lập kế hoạch làm việc trong khoảng thời gian tiếp theo. Nhật ký công việc không chỉ giúp ghi lại toàn bộ công việc đã làm và thời gian sử dụng cho mỗi việc đó trong ngày mà còn giúp khám phá và phát triển khả năng của bản thân khi nhìn nhận mình đã làm đƣợc đến đâu, mình có thể làm tốt hơn điều gì vào ngày tiếp sau. Ngoài ra, nhật ký công việc còn giúp ghi chép lại những ý tƣởng sáng tạo, những phát hiện mới trong quá trình làm việc và giúp duy trì thái độ tích cực. Khi chứng kiến kết quả làm việc mỗi ngày, các thành tích trong công việc ngày một tốt hơn, hiệu suất công việc cao hơn sẽ khiến bản thân vui vẻ, tinh thần tích cực từ đó đạt đƣợc thành công dễ dàng hơn. Công cụ lập nhật ký công việc: Ngƣời lập nhật ký công việc có thể sử dụng công cụ truyền thống hoặc sự hỗ trợ của công nghệ để ghi chép lại một cách đầy đủ, chi tiết quá trình làm việc. Với công cụ truyền 200
thống, cần chuẩn bị một cuốn sổ tay phù hợp cùng với bút viết để luôn thuận tiện mang theo ngƣời. Với sự hỗ trợ của công nghệ, sổ nhật ký công việc có thể đƣợc mở trên ứng dụng Word, Excel hoặc một số phần mềm ứng dụng khác. Nhật ký công việc dƣới dạng bản mềm thƣờng đƣợc ƣa chuộng hơn do dễ dàng trong quản lý, lƣu trữ và sử dụng, tuy nhiên tuỳ vào điều kiện và sự phù hợp của mỗi cá nhân mà lựa chọn công cụ ghi nhật ký làm việc để thuận tiện và có hiệu quả. Để kiểm soát đƣợc cách thức sử dụng thời gian qua phân tích nhật ký công việc thì nhật ký làm việc cần đƣợc ghi chép trong khoảng thời gian đủ dài, có thể là 3 ngày hoặc tốt hơn là trong vòng một tuần để có đủ thông tin. Các ngày ghi nhật ký công việc cần là những ngày làm việc điển hình, không nên là những ngày có các hoạt động đột xuất, khác thƣờng nhƣ chuyến công tác, đi du lịch, nghỉ ngơi... Cách thức lập nhật ký công việc: Lập nhật ký công việc đƣợc tiến hành nhƣ sau: (i) Thiết kế sổ nhật ký công việc. Tuỳ vào công cụ sử dụng, nhật ký công việc có thể đƣợc thiết kế trên sổ sách truyền thống hay bằng bản mềm. Bảng nhật ký công việc thƣờng gồm các nội dung cơ bản sau đây: Tên ngƣời thực hiện công việc, ngày ghi chép nhật ký, thời gian bắt đầu - thời gian kết thúc của công việc, tên công việc thực hiện, tổng thời gian đã sử dụng để xử lý cho mỗi công việc đó, kiểm soát kết quả/mức độ hoàn thành công việc, xác định mức độ ƣu tiên của công việc... Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc Họ và tên:...………………………… Ngày:……………………. Thời Thời Kết quả Tên công Mức độ Ghi STT gian gian sử công việc ƣu tiên chú bắt đầu dụng việc 1. 201
2. 3. 4. ... (ii) Tiến hành ghi chép: Bắt đầu ngày mới, ghi lại lần lƣợt các công việc đƣợc tiến hành theo thời gian bắt đầu thực hiện. Mỗi lần thay đổi hoạt động, bắt đầu một công việc mới kể cả những việc nhỏ nhƣ dọn dẹp, giải lao, kiểm tra tin nhắn... đều cần ghi lại, không đƣợc bỏ sót. Khi ghi tên công việc, nên phân loại và xếp vào những mục cụ thể nhƣ email, việc giấy tờ, kế hoạch, hội họp... để thuận lợi cho việc phân tích nhật ký làm việc ở bƣớc tiếp theo. Khi chuyển sang làm một công việc khác, cần tính và điền thời gian sử dụng cho công việc trƣớc đó, sơ lƣợc kết quả công việc đạt đƣợc hoặc mô tả tình trạng của công việc. Đồng thời, xác định mức độ ƣu tiên của công việc này dựa trên các mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian đã đƣợc giới thiệu ở trên. Bảng 4.1: Ví dụ nhật ký công việc Thời Thời gian gian sử Mức STT Tên công việc Kết quả bắt dụng ƣu tiên đầu (phút) Chờ máy tính 3 C 1 8:42 khởi động Email: kiểm tra 15 Hoàn thành B 2 8:45 và trả lời Giải lao: uống cà phê 9 C 3 9:00 tán gẫu 202
Thời Thời gian gian sử Mức STT Tên công việc Kết quả bắt dụng ƣu tiên đầu (phút) Chờ họp: dọn bàn 6 C 4 9:09 làm việc Họp: nhóm giới thiệu 60 Phân tích A sản phẩm thêm về 5 9:15 khách hàng tiềm năng Giải lao: cà phê, email 15 C 6 10:15 cá nhân Điện thoại: xác nhận 12 B 7 10:30 ăn trƣa Điện thoại: 8 B 8 10:42 phòng kỹ thuật Hòm thƣ điện tử: 3 C 9 10:50 Trả lời khách hàng 10 10:53 Internet: Xem tin tức 7 C Chuẩn bị: Cuộc gặp 8 B 11 11:00 ăn trƣa Họp: Bàn kế hoạch chia 32 C 12 11:08 tiền Di chuyển: Ra ngoài 120 B 13 11:40 ăn trƣa a2. Phân tích tình hình phân bổ và sử dụng thời gian 203
Trong tổng số 24 giờ/1 ngày, một ngƣời đi làm sẽ dành khoảng 8 giờ cho việc ngủ, 9 giờ cho việc đi lại và làm việc, 1 giờ cho việc ăn uống, 30 phút cho việc tập thể dục, 2 giờ cho việc nghỉ trƣa và giải trí, 30 phút dành cho bạn bè, 3 giờ cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đình... Theo một cuộc khảo sát, 89% số ngƣời trả lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí 3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở lên. Vậy chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian trong ngày? Theo dõi hoạt động hàng ngày của bản thân giúp có cái nhìn tổng thể khoảng thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. Đây là bƣớc đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả. Việc so sánh, kiểm soát kết quả sử dụng thời gian là cần thiết và cần đƣợc tiến hành định kỳ để có những điều chỉnh thích hợp đảm bảo đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn. Nên dành thời gian 5-10 phút mỗi cuối ngày và 15-30 phút mỗi cuối tuần để xác định tình hình phân bổ thời gian cho các công việc dựa trên dữ liệu từ nhật ký công việc. Việc kiểm soát hàng tuần là thời điểm tốt để rà soát lại diễn biến và tập trung vào kết quả công việc của tuần cũng nhƣ xem xét định kỳ tiến bộ. Từ nhật ký công việc, tiến hành phân tích tình hình phân bổ thời gian trên các khía cạnh sau: (i) So sánh thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch và thời gian thực tế triển khai công việc: Khi đó có thể có 3 trạng thái xảy ra là thời gian thực tế bằng thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế triển khai công việc ngắn hơn so với thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế lớn hơn so với kế hoạch, khi đó cần phân tích nguyên nhân chủ quan và khách quan để xảy ra tình trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp khắc phục. 204
Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc Ƣớc tính Thời Thời Thời gian Thời có sát điểm bắt điểm bắt Công việc sử dụng gian kết thực tế đầu dự đầu trên dự kiến thúc không kiến thực tế (+/- phút) 1. 2. 3. 4. ... (ii) So sánh phân bổ thời gian sử dụng thực tế cho từng nhóm công việc với các mô hình phân bổ thời gian tối ưu: Phân chia các công việc đã tiến hành thành các nhóm công việc theo cách tiếp cận của các mô hình sử dụng thời gian tối ƣu, ví dụ nhƣ nhóm công việc P1, P2, P3, P4 của ma trận Eisehower; nhóm công việc A, B, C theo nguyên lý Pareto, nhóm công việc theo mức độ quan trọng, nhóm công việc theo mức độ xuất hiện... Sau đó tính tổng thời gian đã phân bổ cho mỗi nhóm công việc và tiến hành so sánh với thời gian phân bổ của mô hình để từ đó phát hiện những sai lệch nếu có, chẳng hạn nhƣ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thƣờng nhật, dành ít thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ... (iii) Kiểm soát hiệu quả công việc: Ngoài việc so sánh thời gian thực hiện, so sánh việc phân bổ thời gian, có thể kiểm soát hiệu quả công việc thông qua trả lời các câu hỏi xác định nhƣ: Tình hình thực hiện công việc nhƣ thế nào? Những công việc nào đã diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch và công việc nào có thể làm tốt hơn Có công việc nào đƣợc ƣu tiên mà chƣa thực hiện và phải chuyển sang ngày hôm sau, tuần sau? Quá trình thực hiện công việc có đang diễn ra bám sát mục tiêu hay không Điều gì 205
khiến công việc diễn ra đi chệch hƣớng mục tiêu? Có tiến bộ gì trong việc sử dụng thời gian và hiệu quả công việc hay không Do đâu mà có tiến bộ này?... Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc 1. Công việc mục tiêu: Bạn đã bắt đầu mục tiêu số một của mình vào đúng thời điểm dự kiến? Điều gì khiến bạn phân tâm không bắt tay vào làm việc? Lẽ ra bạn đã có thể làm thế nào để tránh được sự xao lãng đó? Khi bị xao lãng, bạn mất bao lâu để có thể “phục hồi” và tiếp tục công việc? Bạn đã đạt được mục tiêu chính của mình ở mức độ nào? Những tính toán thời gian của bạn có thích đáng không? Bạn có nên điều chỉnh nó trong tương lai? 2. Năng lượng làm việc: Khoảng thời gian lâu nhất bạn tập trung vào các ưu tiên mà không bị gián đoạn? Khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất? Tại sao? Khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất? Tại sao? 3. Gián đoạn công việc: Có gián đoạn nào giá trị hơn những nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn không? Nếu có - và nếu chúng có khả năng lặp lại, hãy ghi thêm chúng vào danh sách các ưu tiên. Gián đoạn nào “nặng nề” nhất? Điện thoại?... Những người đặt yêu cầu?... Các cuộc khủng hoảng?... Tự áp đặt bản thân? 4. Các mối liên lạc: Những liên lạc theo kế hoạch của bạn có nhằm mục đích phục vụ các ưu tiên? Các liên lạc đó có lâu hơn dự tính? Dữ liệu của bạn đã sẵn sàng? Bạn có liên lạc với đúng người? Người đó đã sẵn sàng cho công việc? 5. Công việc giấy tờ và thư điện tử: Bạn có dành thời gian kiểm tra mail trong ô thời gian dự tính cho các ưu tiên? Bạn có mất thời gian vào giấy tờ bởi chúng được sắp xếp rất lộn xộn, phân loại kém hay thất thoát dữ liệu? 6. Uỷ thác: Bạn giữ công việc nào mà lẽ ra có thể ủy thác cho người khác? Nguồn: Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson, 2012 b. Phát hiện lãng phí thời gian Quá trình kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát tình hình sử dụng thời gian thực tế giúp phát hiện ra những sai lầm mà ngƣời sử dụng thời gian gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Những sai lầm trong sử dụng thời gian dẫn đến sự lãng phí nguồn lực đặc biệt hữu hạn này. Lãng phí thời gian chính là việc phân bổ, sử dụng thời gian một cách không hợp lý và việc phân chia thời gian đó không mang lại 206
hiệu quả tốt nhất cho công việc mà còn có thể mang đến hậu quả ngƣợc lại. Ví dụ bắt đầu năm học mới, một sinh viên năm thứ hai đặt mục tiêu nâng điểm trung bình chung học tập từ 2,5/4 điểm lên 3,0/4 điểm và sau 1 năm nữa sẽ thi Toeic đạt 550 điểm. Sau đó, trong một ngày, sinh viên này dành 2 giờ để chơi game, 1 giờ để xem phim, 2 giờ để đọc báo về tin tức của các thần tƣợng và sử dụng mạng xã hội để giải trí và 9 giờ để ngủ (nhiều hơn 1 giờ so với 8 giờ trung bình). Theo mô hình Eisenhower, các hoạt động chơi game, xem phim, đọc tin tức và sử dụng mạng xã hội để giải trí thuộc nhóm ô P4 không nên làm hoặc chỉ làm khi còn dƣ thời gian và chỉ chiếm tối đa 5% tổng thời gian. Còn nếu sắp xếp theo mô hình ABCDE thì đây là những công việc cần loại bỏ (mức E) hoặc nếu còn dƣ thời gian thì làm (mức C) bởi những việc này không có tác động nào tới mục tiêu đã đƣợc đề ra. Nhƣ vậy, một ngày sinh viên này đã để lãng phí 6 giờ và trong bốn năm đại học, số thời gian lãng phí có thể là 4x365x6 = 8760 giờ, đó chính là số giờ của một năm. Vậy một năm lãng phí đó, bạn đã có thể cải thiện đƣợc kết quả học tập của mình, nâng cao đƣợc trình độ ngoại ngữ... Phát hiện sự lãng phí thời gian là việc tìm thấy những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích. Việc tìm ra những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích và nguyên nhân của sự lãng phí thời gian là cơ sở quan trọng để có các biện pháp phù hợp nhằm khắc phục đƣợc sự lãng phí thời gian. Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian đó là: Sự trì hoãn; Ôm đồm công việc; Di chuyển không cần thiết; Hành chính hoá; Họp hành; Bị động đến từ cấp trên và từ những ngƣời khác; Thƣ điện tử và công việc giấy tờ .... c. Tìm ra nguyên nhân lãng phí thời gian Theo quan điểm của Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson (2009), nguyên nhân gây ra hiện tƣợng lãng phí thời gian đƣợc chia thành bốn nhóm nhƣ sau: 207
Nhóm A: Mục tiêu mơ hồ; Thông tin tồi; Quyết định bị gác lại; Chờ thời; Thiếu tin tức; Thiếu phản ứng; Làm theo nếp cũ; Đọc quá nhiều; Gián đoạn công tác; Điện thoại; Thiếu kế hoạch về thời gian; Hội học; Những cô thƣ ký đẹp; Cán bộ thiếu năng lực; Thiếu phân công; Thiếu kỷ luật bản thân; Khách khứa; Đào tạo nhân viên mới; Thiếu ƣu tiên; Bị động theo kiểu "đột xuất". Nhóm B: Các hội nghị định trƣớc; Hội nghị đột xuất; Thiếu ƣu tiên; Không biết phân công; Gián đoạn công tác; Nhân viên không dùng đƣợc; Thƣ tín lộn xộn; Thiếu kế hoạch; Ràng buộc với bên ngoài; Thiếu hệ thống phân loại tƣ liệu; Mệt mỏi; Chờ thời cơ; Điện thoại; Những bảng câu hỏi; Thiếu phƣơng pháp xử lý công việc sự vụ. Nhóm C: Thƣ tín không có giá trị; Công việc giao tiếp; Hội họp vô ích; Thiếu tập trung; Thiếu công cụ quản lý; Đòi hỏi về thời gian; Ngƣời giúp việc bất lực; Nghỉ, uống cà phê; Bị động "đột xuất"; Thông tin mù mờ khó hiểu; Hoãn việc lại hôm sau; Thiếu nhân sự văn phòng; Sức khỏe kém; Quan liệu và giấy tờ; Chạy theo những chƣơng trình ƣa thích; Thiếu ƣu tiên. Nhóm D: Tham nhiều việc một lúc; Thiếu phân công; Tán gẫu nhiều quá; Hành động không hợp lý; Thiếu ƣu tiên; Chỉ đạo trên diện rộng quá; Lấn quyền; Không biết cách từ chối; Thiếu kế hoạch; Quyết định độc đoán; Hoãn việc lại hôm sau; Tinh thần sút kém; Nhầm lẫn; Bộ phận thƣ ký tổ chức tồi; Liên lạc kém; Vui chơi tiếu lâm; Có trách nhiệm mà không có quyền hạn. Có nhiều nguyên nhân sử dụng thời gian không tốt, dẫn đến lãng phí thời gian nhƣng chủ yếu có thể kể đến những nguyên nhân chính nhƣ sau: Không lập kế hoạch làm việc, thiếu các mục tiêu và ưu tiên thực hiện công việc: Đây là nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất cho chúng ta trên các phƣơng diện cả về học tập, nghề nghiệp, cá nhân. Với suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó, bản thân không có mục tiêu nhất 208