CHƢƠNG 4 PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC
SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Khái niệm
PHÁT HIỆN sự lãng phí thời gian
KHẮC PHỤC sự lãng phí thời gian
PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian
Sự trì hoãn Quá tải công việc Gián đoạn công việc
XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC
KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN
SỰ TRÌ HOÃN
CÁCH KHẮC PHỤC
NGUYÊN NHÂN Những
Nhóm giải pháp 1:
Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể. Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là
động lực để bạn hành động
Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một
nhiệm vụ khó chịu hoặc không tạo hứng thú
cách dứt khoát và không lặp lại
Nhóm giải pháp 2:
Sợ thất bại, ngại va chạm
Hãy trực tiếp đối đầu với nó Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn
Nhóm giải pháp 3:
Không biết bắt đầu từ đâu
Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ Chia nhỏ công việc thành nhiều phần. Sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần. Sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như thế.
QUÁ TẢI CÔNG VIỆC
Cách khắc phục Hãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của bản thân. Xác định mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Nguyên nhân Chưa thực sự am hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân. Có quá nhiều mục tiêu, mong muốn
Hãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của bản thân Đừng can thiệp và đảm nhận công việc vì những
người khác không chịu làm việc của họ hoặc không làm nó theo đúng các chuẩn mực của bạn
“Nói không” với những hoạt động ở mức độ ưu tiên thấp “Nói không” với công việc không phù hợp “Nói không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng
kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng
Đừng nhận tất cả mọi thứ phải làm Biết nói không
Thiết lập ƣu tiên rõ ràng Lập kế hoạch cho các dự án, chương trình với mục tiêu
rõ ràng
Nguyên lý Pareto để phân loại và sắp xếp công việc Quy luật số 3 Xác định nhiệm vụ chính, nhiệm vụ quan trọng hay cấp
bách
Giữ đúng hướng và xây dựng nguyên tắc làm việc, lối
sống
Xây dựng thói quen tốt trong công việc Ủy nhiệm, ủy quyền
Gián đoạn công việc
Nguyên nhân
• Các cuộc họp • Email • Điện thoại • Tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc • …
• Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn • Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp • Cuộc họp hiệu quả • Làm việc email hiệu quả • Quản lý điện thoại và các cuộc gọi •Tiết kiệm thời gian tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp • …
Biện pháp khắc phục (Kiểm soát sự gián đoạn)
Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn • Sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào
• Sự gián đoạn là hợp l{ và cấp bách bạn cần phải giải
là không cần thiết
quyết chúng
• Sự gián đoạn không thể ngăn chặn
Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp
Cần tối thiểu 60 đến 90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc gì có giá trị.
Dành thêm thời gian
Đừng lẫn lộn giữa công việc sáng tạo và hành chính
Đặt ra các khoảng thời gian phù hợp vào buổi sáng, giờ ăn trưa…
Loại bỏ cuộc họp không cần thiết
Tránh cuộc họp bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít
CUỘC HỌP
Nắm chương trình trước khi dự họp
Tổ chức hội nghị/cuộc họp Trước cuộc họp
• Chuẩn bị chương trình bằng văn bản • Xác định ít nhất một mục tiêu • Xác định rõ thời gian bắt đầu • Xác định rõ thời gian kết thúc • Chỉ mời những thành phần tham gia có liên quan • Liệt kê những công việc cần thảo luận • Chuẩn bị tài liệu cần thiết • Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợp
• Đặt nhiều câu hỏi hơn • Khơi gợi ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự • Ghi lại biên bản
Trong cuộc họp
Sau cuộc họp: Chính thức hóa kết luận cuộc họp
và gửi tới các đối tượng liên quan triển khai
Email và công việc giấy tờ
3
2
Nếu có thể hãy giao phó
1
Duy trì một địa chỉ email riêng cho những thư từ cá nhân
Giải quyết email theo thời gian đã định trong ngày
Điện thoại và nhóm các cuộc gọi
Sàng lọc các cuộc gọi
Tránh gọi nhiều lần
Lịch sự và chuyên nghiệp
Để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại.
Đi thẳng vào vấn đề khi sử dụng điện thoại
Điện thoại và nhóm các cuộc gọi
Cuộc điện thoại từ bên ngoài
Cuộc điện thoại gọi ra ngoài và gọi lại
• Chuẩn bị giấy tờ ghi rõ nội
dung trao đổi
• Xác định thời gian bao lâu
cho một cuộc gọi chứ không phải kéo dài vô tận
• Phân loại cuộc điện thoại gọi đến dựa vào mức độ khẩn cấp và quan trọng để ứng xử nhận ngay hay không hay ủy quyền • Cuộc gọi quan trọng, gấp • Cuộc gọi quan trọng,
không gấp
• Chọn thời điểm gọi lại nên vào cuối giờ làm việc buổi sáng hoặc cuối giờ làm việc buổi chiều
• Cuộc gọi không quan
trọng, gấp
• Cuộc gọi không quan trọng, không gấp
Tiết kiệm thời gian tiếp khách
Làm chủ việc tiếp khách
Đừng quên đóng cửa
Quan hệ xã hội
Làm chủ việc tiếp khách
Quy định thời gian tiếp khách Kiểm soát thời gian nói chuyện Phân loại và lựa chọn cách thức tiếp khách
Đến chỗ làm việc của cấp dưới Tiếp khách ngoài phòng làm việc Đứng để tiếp khách Tiếp khách tại phòng ăn
phù hợp
Sắp xếp chỗ làm việc khoa học Vị trí làm việc
• Thư ký vị trí gần cửa ra vào • Người hay trao đổi sắp xếp ngồi gần
Trang trí nơi làm việc
• Màu sắc • Tiếng ồn • Thiết bị • Ánh sáng
Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang thì đầu óc
cũng ngổn ngang)
• Phân loại tài liệu giấy tờ • Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt • Để vào ngăn kéo những tài liệu sử dụng trong 10 – 15 ngày • Thư mục, danh mục có nhãn dán
