Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 - ĐH Thương Mại

Chia sẻ: Agatha25 Agatha25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:20

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Phát hiện sự lãng phí thời gian; Khắc phục sự lãng phí thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 - ĐH Thương Mại

CHƢƠNG 4 PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Khái niệm PHÁT HIỆN sự lãng phí thời gian KHẮC PHỤC sự lãng phí thời gian
PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian Sự trì hoãn Quá tải công việc Gián đoạn công việc
KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN  XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN  THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC
SỰ TRÌ HOÃN NGUYÊN NHÂN CÁCH KHẮC PHỤC Những Nhóm giải pháp 1: nhiệm vụ khó chịu  Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể. hoặc không  Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là tạo hứng động lực để bạn hành động thú  Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát và không lặp lại Sợ thất bại, ngại va Nhóm giải pháp 2: chạm  Hãy trực tiếp đối đầu với nó Không biết  Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn bắt đầu từ đâu Nhóm giải pháp 3:  Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ  Chia nhỏ công việc thành nhiều phần. Sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần. Sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như thế.
QUÁ TẢI CÔNG VIỆC Nguyên nhân Cách khắc phục  Chưa thực sự am hiểu  Hãy nhận biết các nhiệm nhiệm vụ, trách nhiệm của vụ, trách nhiệm chính của bản thân. bản thân.  Có quá nhiều mục tiêu,  Xác định mục tiêu và sắp mong muốn xếp thứ tự ưu tiên
Hãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của bản thân Đừng can thiệp và đảm nhận công việc vì những người khác không chịu làm việc của họ hoặc không làm nó theo đúng các chuẩn mực của bạn  Đừng nhận tất cả mọi thứ phải làm  Biết nói không  “Nói không” với những hoạt động ở mức độ ưu tiên thấp  “Nói không” với công việc không phù hợp “Nói không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng
Thiết lập ƣu tiên rõ ràng Lập kế hoạch cho các dự án, chương trình với mục tiêu rõ ràng Nguyên lý Pareto để phân loại và sắp xếp công việc Quy luật số 3 Xác định nhiệm vụ chính, nhiệm vụ quan trọng hay cấp bách Giữ đúng hướng và xây dựng nguyên tắc làm việc, lối sống Xây dựng thói quen tốt trong công việc Ủy nhiệm, ủy quyền
Gián đoạn công việc • Các cuộc họp • Email Nguyên • • Điện thoại Tiếp khách nhân • Sắp xếp nơi làm việc • … Biện pháp • Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn • Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp khắc phục • Cuộc họp hiệu quả (Kiểm soát • Làm việc email hiệu quả • Quản lý điện thoại và các cuộc gọi sự gián •Tiết kiệm thời gian tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp đoạn) •…
Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn • Sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào là không cần thiết • Sự gián đoạn là hợp l{ và cấp bách bạn cần phải giải quyết chúng • Sự gián đoạn không thể ngăn chặn
Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp Cần tối thiểu 60 đến 90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc gì có giá trị. Đừng lẫn lộn giữa Dành thêm thời gian công việc sáng tạo và hành chính Đặt ra các khoảng thời gian phù hợp vào buổi sáng, giờ ăn trưa…
Loại bỏ cuộc họp không cần thiết Tránh cuộc họp bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít CUỘC HỌP Nắm chương trình trước khi dự họp
Tổ chức hội nghị/cuộc họp Trước cuộc họp • Chuẩn bị chương trình bằng văn bản • Xác định ít nhất một mục tiêu • Xác định rõ thời gian bắt đầu • Xác định rõ thời gian kết thúc • Chỉ mời những thành phần tham gia có liên quan • Liệt kê những công việc cần thảo luận • Chuẩn bị tài liệu cần thiết • Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợp Trong cuộc họp • Đặt nhiều câu hỏi hơn • Khơi gợi ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự • Ghi lại biên bản Sau cuộc họp: Chính thức hóa kết luận cuộc họp và gửi tới các đối tượng liên quan triển khai
Email và công việc giấy tờ 3 2 Nếu có thể hãy giao phó Duy trì một địa chỉ 1 email riêng cho những thư từ cá Giải quyết email nhân theo thời gian đã định trong ngày
Điện thoại và nhóm các cuộc gọi Sàng lọc Tránh gọi các cuộc nhiều lần gọi Để điện Lịch sự và thoại ở chuyên chế độ nghiệp rung và chế độ Đi thẳng vào hộp thư vấn đề khi sử thoại. dụng điện thoại
Điện thoại và nhóm các cuộc gọi Cuộc điện thoại gọi ra ngoài và Cuộc điện thoại từ bên ngoài gọi lại • Phân loại cuộc điện thoại • Chuẩn bị giấy tờ ghi rõ nội gọi đến dựa vào mức độ dung trao đổi khẩn cấp và quan trọng để • Xác định thời gian bao lâu ứng xử nhận ngay hay cho một cuộc gọi chứ không không hay ủy quyền phải kéo dài vô tận • Cuộc gọi quan trọng, gấp • Chọn thời điểm gọi lại nên • Cuộc gọi quan trọng, vào cuối giờ làm việc buổi không gấp sáng hoặc cuối giờ làm việc • Cuộc gọi không quan buổi chiều trọng, gấp • Cuộc gọi không quan trọng, không gấp
Tiết kiệm thời gian tiếp khách Làm chủ việc tiếp khách Đừng quên đóng cửa Quan hệ xã hội
Làm chủ việc tiếp khách Quy định thời gian tiếp khách Kiểm soát thời gian nói chuyện Phân loại và lựa chọn cách thức tiếp khách phù hợp Đến chỗ làm việc của cấp dưới Tiếp khách ngoài phòng làm việc Đứng để tiếp khách Tiếp khách tại phòng ăn
Sắp xếp chỗ làm việc khoa học Vị trí làm việc • Thư ký vị trí gần cửa ra vào • Người hay trao đổi sắp xếp ngồi gần Trang trí nơi làm việc • Màu sắc • Tiếng ồn • Thiết bị • Ánh sáng Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang thì đầu óc cũng ngổn ngang) • Phân loại tài liệu giấy tờ • Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt • Để vào ngăn kéo những tài liệu sử dụng trong 10 – 15 ngày • Thư mục, danh mục có nhãn dán