1. Đặt vấn đề
Trong cuộc sống hiện đại, tất cả mọi người đều
cần có kỹ năng quản lý thời gian. Tuy nhiên, kỹ năng
quản lý thời gian đặc biệt cần thiết với sinh viên - lực
lượng trí thức trẻ, quyết định sự phát triển của đất
nước trong tương lai. Việc cải thiện kỹ năng quản lý
thời gian không chỉ giúp sinh viên nâng cao kết quả
học tập mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát
triển cá nhân và thành công trong tương lai. Đây là
một yếu tố quan trọng giúp sinh viên trở thành
nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của xã hội và thị trường lao động. Do
vậy, việc quan tâm định hướng, giáo dục để nâng
cao kỹ năng quản lý thời gian cho sinh viên trong
các trường đại học hiện nay rất cần được quan tâm.
2. nội dung
2.1. Khái niệm kỹ năng quản lý thời gian của
sinh viên
Thuật ngữ thời gian được sử dụng phổ biến.
Hiểu theo nghĩa thông thường, thời gian là tài sản
của mỗi người trong cuộc sống mà con người có
được từ khi bắt đầu tồn tại. Theo Từ điển tiếng Việt,
thời gian được định nghĩa là “hình thức tồn tại cơ
bản của vật chất (cùng với không gian) trong đó vật
chất vận động và phát triển liên tục, không ngừng”
[6, tr.956]. Giá trị của thời gian phụ thuộc vào những
gì chúng ta làm và đạt được trong khoảng thời gian
mà chúng ta sử dụng nó. Giá trị của thời gian là
những lợi ích của việc sử dụng mỗi ngày 24 giờ để
hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Theo tác giả Weelfolkin. A.F, “Quản lí thời gian là
quá trình làm chủ, sắp xếp, sử dụng thời gian một
cách khoa học và nghệ thuật” [8, tr.6]. Theo tác giả
Huỳnh Văn Sơn thì “kĩ năng quản lí thời gian nghĩa
là biết hoạch định thời gian của mình đang có cho
những mục tiêu và những nhiệm vụ thật cụ thể. Có
kĩ năng quản lí thời gian không có nghĩa là luôn tiết
kiệm thời gian mà là biết làm chủ thời gian của mình
khi đặt những khoảng thời gian mình đang có trong
một kế hoạch thật cụ thể và chi tiết” [5].
Theo Điều 2 của Quy chế công tác sinh viên đối
với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy, ban
hành kèm theo Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
tapchinckhcd@dhcd.edu.vn
3
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN
Ngày nhận: 04/3/2025
Ngày phản biện: 10/3/2025
Ngày duyệt đăng: 24/3/2025
Tóm tắt: Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng đối với sinh viên để thành công trong học tập, công việc
và cuộc sống. Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận về kỹ năng quản lý thời gian, bài viết phân tích thực trạng kỹ năng quản lý thời gian
của sinh viên Trường Đại học Công đoàn và đề xuất một số giải pháp để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên Trường Đại
học Công đoàn hiện nay.
Từ khóa: kĩ năng quản lí thời gian; sinh viên.
TIME MANAGEMENT SKILLS OF CURRENT UNION UNIVERSITY STUDENTS
Abstract: Time management skills are important skills for students to succeed in their studies, work, and life. Based on a theoretical
framework discussing time management skills, this article analyzes the current status of time management skills of students at Trade
Union University and proposes some solutions to improve the time management skills of students at Trade Union University.
Keywords: time management skills; students.
—————
* Trường Đại học Công đoàn
Dương Thị Thanh Xuân*
ngày 5 tháng 4 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào
tạo thì “Sinh viên được quy định tại quy chế này là
người đang học chương trình đào tạo trình độ đại
học hệ chính quy tại các cơ sở giáo dục đại học”.
Như vậy có thể hiểu: Kỹ năng quản lý thời gian
của sinh viên là khả năng lập kế hoạch, tổ chức và
sắp xếp thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành
các nhiệm vụ học tập, công việc cá nhân và các hoạt
động ngoại khóa. Đây là một kỹ năng quan trọng
giúp sinh viên nâng cao hiệu suất học tập, giảm
căng thẳng và cân bằng giữa việc học và cuộc sống.
2.2. Cơ sở lý luận về kỹ năng quản lý thời gian
2.2.1. Một số nguyên tắc trong quản lý thời gian
Thứ nhất, nguyên tắc Pareto 80/20: Dựa trên
nguyên lý Pareto, Joseph M. Juran đã phát triển quy
tắc Pareto 80/20, còn được gọi là quy tắc 80/20.
Theo đó, 20% nguyên nhân gây ra 80% kết quả.
Theo nguyên tắc này, trong quản lý thời gian thì xác
định 20% công việc quan trọng nhất mang lại 80%
kết quả để ưu tiên thực hiện, hoặc loại bỏ 80% công
việc ít quan trọng để tập trung vào 20% công việc
tạo ra giá trị cao. Bất cứ việc gì cũng được tạo thành
từ 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn và 20% thiểu
số nhưng quan trọng hơn. Do đó, chúng ta hãy sử
dụng nguồn lực để giải quyết hai mươi phần trăm
đầu tiên và tám mươi phần trăm còn lại, những
phần ít quan trọng hơn, sẽ được giải quyết sau đó.
Thứ hai, nguyên tắc SMART: SMART là một
phương pháp đặt mục tiêu hiệu quả, được sử dụng
rộng rãi trong quản lý thời gian và nhiều lĩnh vực
khác. SMART là viết tắt của 5 yếu tố quan trọng:
S - Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
M - Measurable: Đo đếm được; A - Achievable:
Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
R - Realistic: Thực tế, không viển vông; T - Time
bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Thứ ba, phương pháp ABCDE để hoạch định
công việc: Phương pháp ABCDE là một kỹ thuật
quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả, giúp
bạn ưu tiên và sắp xếp công việc theo mức độ quan
trọng. Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto
80/20, theo đó 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực.
Trong đó: A là những công việc quan trọng phải
thực hiện nếu không muốn gánh chịu những hậu
quả đáng tiếc. Nếu có nhiều công việc loại A, chúng
ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm
quan trọng của chúng; B là những việc nên làm, tuy
nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích
tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi
vẫn còn một việc A nào đó; C là những việc vô
thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không
mang lại hiệu quả, khác biệt gì lớn; D là những việc
mà chúng ta có thể giao phó. Nhưng phải giao phó
cho đúng người; E là những công việc có thể gạt bỏ.
Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho
những việc E này.
Thứ tư, nghiêm khắc với bản thân, tuân thủ làm
theo những gì đã lên kế hoạch: Cần phải tuân thủ
làm theo những gì mình đã lên kế hoạch cho tới khi
tạo thành thói quen. Khi đã thành thói quen thì mọi
việc sẽ dễ dàng:
- Hiểu về bản thân: Hiểu biết về đặc điểm tâm
sinh lý, thói quen và sở thích của bản thân sẽ giúp
bạn quản lý thời gian tốt hơn. Chẳng hạn, mọi
người đều biết khi nào họ làm việc hiệu quả nhất
trong ngày, vì vậy họ sẽ tập trung vào những thời
điểm đó để làm việc hiệu quả nhất. Morgenstern
từng nhấn mạnh: “Những người giỏi việc sắp xếp
thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời
điểm trong ngày” [7].
- Hiểu về công việc:
Đặt mục tiêu cho mỗi ngày, có mục đích và kế
hoạch rõ ràng cho một ngày là điều kiện tiên quyết
để có năng suất, hiệu quả làm việc cao trong ngày.
Có quan điểm cho rằng: Nếu bạn thức dậy mà
không hề có một mục đích nào cho ngày hôm đó,
thì đó là một thất bại được báo trước. Bạn cần có
một danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện trong
một ngày cụ thể. Bạn sẽ không phải lo lắng hoặc bỏ
lỡ bất cứ điều gì với nó.
Biết lựa chọn công việc tham gia: Hãy luôn cố
gắng để công việc của mình có lợi cho mọi người và
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Taåp chñ Nghiïn cûáu khoa hoåc cöng àoaân
Söë 37 thaáng 3/2025
4
tận dụng tối đa khả năng của bản thân. Hãy học
cách nói “không” khi cần thiết. Cần tự hỏi: “Công
việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình
không?” hay “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn
thành nhiệm vụ này hay không?” Mình sẽ có nhiều
thời gian hơn để làm những việc quan trọng hơn
nếu mình học cách nói “không” với những yêu cầu
có mức ưu tiên thấp. Mình sẽ dành được cảm tình
cũng như sự tôn trọng của mọi người nếu mình biết
lựa chọn và hoàn thành tốt công việc. Đừng bị quá
tải với quá nhiều công việc để mình không thể hoàn
thành chúng.
Hoàn thành công việc đúng lúc: Những người
không thể kiểm soát được thời gian thường nghĩ
rằng “việc này chưa xong việc khác đã tới”. Trong khi
đó, những người sử dụng thời gian hợp lý luôn lên
kế hoạch trước cho những gì họ sẽ làm và họ biết
rằng họ sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành
mỗi nhiệm vụ. Nếu trả lời được câu hỏi “Mất bao lâu
để làm việc này?” ngay từ đầu, mình sẽ thấy việc
quản lý thời gian thật đơn giản.
Không trì hoãn công việc, trì hoãn công việc sẽ
kéo theo các hệ lụy của việc không kiểm soát được
thời gian của bản thân và ảnh hưởng đến thời gian
chung của tổ chức, lãng phí tài sản vô giá của con
người. Do đó, mọi người nên tự mình xem xét công
việc hiện tại của mình, các mục tiêu đã đặt ra, tình
trạng sức khoẻ của mình và mức độ quan tâm của
mình đến công việc đó. Sự bất mãn và không vừa
lòng với thực tế thường là kết quả của việc trì hoãn
thường xuyên đến mức trở thành thói quen.
- Ngăn nắp: Ngăn nắp luôn là bài học học đầu
tiên để quản lý thời gian hiệu quả. Hãy sắp xếp lại đồ
đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và đảm bảo
rằng chúng luôn ở vị trí cố định. Điều quan trọng là
phải đặt chúng lại vị trí của chúng sau khi sử dụng.
Tài liệu làm việc sắp xếp khoa học là được sắp xếp
theo chủ đề hoặc theo thứ tự ưu tiên công việc đã
được xác định cùng với mục tiêu đặt ra và mục tiêu
hoàn thành; Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô.
Điều này sẽ giúp mình tiết kiệm được nhiều thời
gian. Thay vì bạn phải lục tung lên đi tìm một giấy tờ
nào đó, mình chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết
ngay chúng đang ở đâu.
2.2.2. Quy trình quản lý thời gian
Thứ nhất, xác định mục tiêu ưu tiên: Xác định
mục tiêu trong công việc là việc xác định kết quả đạt
được khi tiến hành thực hiện công việc với một mức
giá trị hay mức ý nghĩa nào đó. Xác định mục tiêu
nhằm tập trung vào công việc quan trọng nhất, xác
định phương hướng làm việc, ít tốn thời gian cho
những công việc không quan trọng, hạn chế việc
lãng phí thời gian.
Thứ hai, lựa chọn công việc, ước tính thời gian,
cân nhắc mức độ ưu tiên: Liệt kê ra danh sách những
công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và
trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý
được qũy thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết
mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ
không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm
việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo
sau khi hoàn thành xong công việc nào. Sau khi liệt
kê công việc thì phải phân loại công việc, lập các
danh mục với công việc phải làm, lập thời gian biểu
cho công việc và sắp đặt kế hoạch.
Thứ ba, thực hiện tập trung và có định hướng:
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời
gian. Khi làm công việc gì đó mình hãy tập trung tất
cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ
đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết
kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung
mình sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có
thời gian cho việc khác. Đồng thời, tập trung hoàn
thành công việc theo định hướng có nghĩa là tiết
kiệm được thời gian và đạt được mục tiêu đặt ra.
Thứ tư, xác định thứ tự hành động và tầm quan
trọng của công việc: Khi đã có bảng kê đầu việc và
xác định thư tự ưu tiên, chúng ta cần xác định thứ tự
hành động và tầm quan trọng của công việc: việc
quan trọng/ việc không quan trọng; việc khẩn cấp/
không khẩn cấp; việc hàng ngày.
Thứ năm, rút ra bài học kinh nghiệm: Hay còn gọi
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
tapchinckhcd@dhcd.edu.vn
5
là bước đánh giá hiệu quả của việc thực hiện công
việc theo kế hoạch, theo mục tiêu đặt ra. Mục đích
của bước này là tổng kết lại công việc vào cuối ngày
để xem mình đã làm được những gì và chưa làm
được gì, mình đã mất bao nhiêu thời gian cho
những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay
không. Quỹ thời gian mình dành cho những công
việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào
chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những
lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng
ngọc để dành cho việc khác.
2.3. Thực trạng kỹ năng quản lý bản thân của
sinh viên Trường Đại học Công đoàn
Hiện nay, Trường Đại học Công đoàn có khoảng
10.000 sinh viên chính quy, tập trung ở 13 chuyên
ngành đào tạo. Đa số sinh viên Nhà trường có kết
quả học tập, phẩm chất đạo đức tốt, có nhiều kỹ
năng mềm. Tuy nhiên, trước những đòi hỏi ngày
càng cao của thị trường lao động, để hòa nhập và
thành công, trình độ kiến thức là điều kiện cần
nhưng chưa đủ, ngoài kiến thức, sinh viên Trường
Đại học Công đoàn cần phải nâng cao kỹ năng
quản lý bản thân trong đó có kỹ năng quản lý thời
gian để mỗi sinh viên có thể quản lý và làm chủ
công việc cũng như giải quyết những vấn đề trong
cuộc sống.
Qua quan sát thực tế cho thấy: Sinh viên Trường
Đại học Công đoàn còn quản lý thời gian chưa tốt,
dẫn đến những vi phạm quy định trong học tập và
công việc. Biểu hiện rõ nhất là tình trạng sinh viên đi
học muộn; sinh viên không lập kế hoạch học tập
hợp lý dẫn đến việc bài tập bị trì hoãn hoặc hoàn
thành vội vàng, chậm tiến độ và ảnh hưởng đến
chất lượng. Hiện tượng sinh viên chỉ bắt đầu quan
tâm tới việc học khi sắp đến kỳ thi, dẫn đến tình
trạng học vẹt, không hiểu sâu vấn đề. Đây là kiểu
“nước đến chân mới nhảy”, dẫn đến làm việc gấp
rút, không hiệu quả. Có những sinh viên vừa học
tập, vừa tham gia các hoạt động xã hội, đoàn thể,
vừa đi làm thêm để trang trải cuộc sống nên không
biết lên kế hoạch cụ thể nên dẫn đến việc bỏ sót
công việc, ảnh hưởng tới cả chất lượng học tập và
công việc.
Để đánh giá khách quan thực trạng kỹ năng
quản lí thời gian của sinh viên Nhà trường, tác giả
tiến hành khảo sát thói quen sử dụng thời gian của
sinh viên bằng cách đưa ra 9 thói quen tích cực để
sinh viên lựa chọn. Chín thói quen này đều là biểu
hiện của việc sử dụng thời gian một cách khoa học,
hợp lí và có thể đem lại hiệu quả cao cho công việc.
Điểm số được quy đổi thành điểm nguyên sau đó
tính điểm trung bình. Ở từng thói quen, việc thống
kê tần số được thực hiện để đánh giá trên tỉ lệ phần
trăm. Cách quy đổi điểm số theo thang bậc điểm
thấp nhất là 1, cao nhất là 5, chia làm 5 mức, theo đó
ta có thang điểm: Từ 1 đến 1,5: Kém; Từ 1,51 đến 2,5:
Yếu; Từ 2,51 đến 3,5: Trung bình; Từ 3,51 đến 4,5:
Khá; Từ 4,51 đến 5,0: Tốt.
Việc khảo sát được tiến hành trên 400 sinh viên
năm 1, năm 2, năm 3 và năm 4 của tất cả các ngành
đào tạo. Kết quả như sau:
Bảng 1. Thói quen sử dụng thời gian
của sinh viên Trường Đại học Công đoàn
(Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu)
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
Taåp chñ Nghiïn cûáu khoa hoåc cöng àoaân
Söë 37 thaáng 3/2025
6
Số liệu thống kê đã chỉ ra rằng, sinh viên Nhà
trường mới chỉ đạt mức trung bình ở kỹ năng này
với điểm trung bình là 2,72. Thói quen “Ước tính
khoảng thời gian cần sử dụng cho từng công việc”
là thói quen được nhiều sinh viên ưa chuộng nhất
(56,5%). Mọi người đều phải thực hiện điều này
trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động hay hành động
nào đó. Trong khi quỹ thời gian của chúng ta chỉ có
24 giờ mỗi ngày thì việc ước lượng khoảng thời gian
cần phải sử dụng cho mỗi loại công việc là một điều
hết sức cần thiết.
Thói quen thứ hai là “lên kế hoạch công việc ứng
với mốc thời gian cụ thể” (54,5%). Hơn một phần hai
số lượng sinh viên biết cách quản lý thời gian khi lập
kế hoạch công việc. Theo cơ chế sinh học, một
người bình thường có những khoảng thời gian
trong ngày mà thần kinh rơi vào trạng thái “hưng
phấn”, điều này khiến họ cảm thấy minh mẫn và
sảng khoái. Sẽ hiệu quả hơn khi sử dụng khoảng
thời gian này cho những việc quan trọng yêu cầu tư
duy. Tuy nhiên, nhiều người không biết điều này và
thường làm việc theo cảm tính hoặc ngẫu nhiên mà
không lên kế hoạch trước.
Các thói quen cao cấp về quản lý thời gian bao
gồm mang theo bảng kế hoạch, chia nhỏ các công
việc khó và xác định thời gian nhàn rỗi ở “điểm mút”
dưới đây. Thói quen được sinh viên chọn nhiều nhất
là “Chia các công việc khó, phức tạp thành những
việc nhỏ với khoảng thời gian tương ứng”, đứng ở vị
trí thứ 9. Sinh viên phải có khả năng phân tích và
tổng hợp để làm được việc này. Đây là một yêu cầu
khá cao đối với sinh viên, nhưng nó cũng rất quan
trọng trong quá trình học tập vì giai đoạn chuẩn bị
thi có nhiều áp lực học tập. Trong khoảng thời gian
này, sinh viên sẽ khó đạt được kết quả cao nếu họ
không biết cách chia nhỏ việc học tương ứng với
những khoảng thời gian nhất định.
Thói quen “luôn mang theo bảng kế hoạch hoặc
những dụng cụ nhắc nhở để quản lý thời gian” được
30,8% sinh viên lựa chọn. Đây cũng là một yêu cầu
cao đối với sinh viên vì nhiều học sinh không có kế
hoạch sử dụng thời gian và không biết làm thế nào
để nhắc nhở mình. Tuy nhiên, sinh viên có lợi thế
lớn khi được tiếp cận sớm với các công nghệ tiên
tiến có thể ứng dụng rất hiệu quả trong cuộc sống
ngày nay. Sinh viên hiện có thể sử dụng các phần
mềm để tạo thời gian biểu và nhắc nhở những việc
cần làm trên các thiết bị di động như iPad và điện
thoại di động. Vấn đề còn lại là sinh viên có biết tận
dụng tốt thiết bị máy móc hay không và học cách
quản lý thời gian.
Việc sử dụng thời gian nhàn rỗi là một vấn đề
khá phổ biến đối với sinh viên khi quản lý thời gian.
Sinh viên có thể làm những gì họ thích ngoài thời
gian học. Nếu sinh viên không có kế hoạch sử dụng
thời gian nhàn rỗi của mình một cách hợp lý, sinh
viên có thể lãng phí thời gian của mình vào những
việc không cần thiết hoặc vô bổ. Mặc dù nhà trường
đã đầu tư vào thư viện để tạo điều kiện cho sinh viên
có thể tự học ngoài thời gian lên lớp, nhưng số
lượng sinh viên lên thư viện không nhiều.
Nhìn chung, sinh viên Trường Đại học Công
đoàn chỉ có khả năng quản lý thời gian ở mức trung
bình. Một số thói quen quản lý thời gian tích cực vẫn
còn là “thách thức” đối với nhiều sinh viên, chẳng
hạn như chia các công việc khó khăn, phức tạp
thành các công việc nhỏ với các khoảng thời gian
tương ứng, luôn mang theo bảng kế hoạch hoặc các
dụng cụ nhắc nhở để quản lý thời gian, xác định
khoảng thời gian bị lãng phí...
2.4. Giải pháp nâng cao kĩ năng quản lý bản
thân cho sinh viên Trường Đại học Công đoàn
2.4.1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp sinh viên có
định hướng cụ thể, nâng cao kỹ năng quản lý thời
gian, công việc và phát triển bản thân một cách hiệu
quả. Trong xác định mục tiêu cần phân loại mục tiêu
dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Mục tiêu dài hạn là
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
tapchinckhcd@dhcd.edu.vn
7