Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại

Chia sẻ: Agatha25 Agatha25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 Lập kế hoạch thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Kỹ năng tạo nhật ký công tác; Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc; Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày; Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại

CHƢƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN
STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời gian (%) 1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10 2 Báo cáo và kiểm tra 8 3 Họp với người cộng tác 10 4 Làm việc với thư ký 2 5 Điện thoại 20 6 Tiếp khách 20 7 Đọc các công văn và báo cáo 10 8 Đi xuống đơn vị trực thuộc 10 9 Ký giấy tờ trong ngày 10 Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng. Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.
NỘI DUNG Kỹ năng tạo nhật ký công tác Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian
CÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC Các công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chính xác, rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra, những cuộc hẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện. Một số công cụ: Lịch công tác hàng ngày (Time schedule) Sổ tay / nhật ký (Diary/ Day book) Lịch để bàn (Daily calendar) Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian (Electronic organizer)
Lịch công tác hàng ngày Giám đốc Thƣ ký 8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày 8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên 8h45-10h15 Xây dựng báo cáo Mở thư và soạn thảo thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại 11h15-trưa Cuộc gặp không chính Công việc VP thức Trưa-13h00 Ăn trưa 13h00-14h00 Thư tín 14h00-15h00 Thông tin điện thoại 15h00-16h30 Các cuộc hen Công việc VP 16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày
Kỹ năng lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book) • Là phương pháp truyền thống: Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi. Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng, những sáng kiến bất ngờ Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất. • Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:  Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ  Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần  Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau.  Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này
Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày Thời Hoạt động Số phút Mức ƣu gian sử tiên dụng 8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C 8:45 Email: kiểm tra và trả lời 15 B 9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C 9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C 9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A 10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C 10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B 10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C 11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B 11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C 11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B 1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C 2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C
Ví dụ: nhật ký công tác hàng ngày (tiếp) Thời Hoạt động Số phút sử Mức ƣu gian dụng tiên 2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A 2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B 2:32 Email: thư đến 3 C 2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B 2:47 Giải lao: uống nước 10 C 2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp 3 B 3:00 Họp: xét duyệt ngân sách 72 B 4:15 Email: gửi và trả lời 11 B 4:26 Internet: xem tin tức 4 B 4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C 4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A 4:50 Email: thư đi 10 B 5:00 Rời văn phòng
Lập kế hoạch thời gian là gì? Xác định mục tiêu sử dụng thời gian Lựa chọn biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian hiệu quả
Tại sao phải quản trị thời gian? • Góp phần tiết kiệm thời gian, 1 từ đó tiết kiệm nguồn lực • Huy động nguồn 2 lực hợp l{, kiểm soát nguồn lực • Góp phần giảm chi phí, giảm giá 3 thành, tăng lợi nhuận 4 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp 5 Nâng cao năng lực cạnh tranh
Lập kế hoạch thời gian như thế nào? Tạo nhật ký công tác Xây dựng lịch trình làm việc Lập danh sách công việc hàng ngày Sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian
Tạo nhật ký công tác Lịch công tác hàng ngày (Time schedule) Lập sổ tay sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book) Lịch để bàn (Daily calendar)
Lịch công tác hàng ngày Giám đốc Thƣ ký 8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày 8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên 8h45-10h15 Xây dựng báo Mở thư và soạn cáo thảo thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại 11h15-trưa Cuộc gặp không Công việc VP chính thức Trưa-13h00 Ăn trưa 13h00-14h00 Thư tín 14h00-15h00 Thông tin điện thoại 15h00-16h30 Các cuộc hen Công việc VP 16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày
Lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book) Là phương pháp truyền thống Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi. Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng, những sáng kiến bất ngờ Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất. Lập sổ tay sổ tay/nhật ký: • Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ • Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần • Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau. • Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này
XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm Xây dựng Lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn
Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm Xem xét bản liệt kê công việc trọng tâm vào đầu giờ mỗi ngày Gạch bỏ bản liệt kê công việc đã được thực hiện Đánh giá và phân loại công việc theo cấp độ A, B, C những công việc mới để đưa vào lịch trình ở thời điểm cuối ngày Hãy lên danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo vào cuối ngày trước đó hoặc đầu ngày tiếp theo. Phối hợp thực hiện công việc có liên quan trong lịch trình Dành thời gian dự phòng đối với những công việc đột xuất
Bản kê nhiệm vụ trọng tâm 1. Những cuộc điện thoại khẩn 2. Lập kế hoạch ngân sách 3. Gặp gỡ khách hàng A 4. Phân loại công văn đến 5. 6.
Xây dựng lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn Công việc có tính chất lặp đi lặp lại Tối đa là một năm Sử dụng biểu đồ treo tường (Biểu đồ Gantt)
Ví dụ: Kế hoạch cho một năm hoạt động JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC Kết thúc năm tài chính Các khoản ngân sách Hội nghị bán hàng Những chuyến công du Tuyển dụng, đào tạo Đánh giá nhân sự Xem xét vấn đề lương
Kỹ năng xây dựng công việc thường nhật Danh sách công việc thường nhật là tập hợp tất cả những việc bạn cần làm trong ngày (tuần, tháng) trong một mẫu. Công việc thường ngày bao gồm: Bao gồm như: các cuộc họp phải tham dự, những quyết định phải làm, những cuộc gọi phải thực hiện hoặc muốn nhận Biên bản, thư từ, email phải viết Những việc ưu tiên từ trước chưa thực hiện