TIỂU LUẬN:
Hiệu quả sử dụng các chức năng
đó trong điều kiện nước ta
Lời nói đầu
Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc
diệt vong của mọi tổ chức. Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được
tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên
quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản
lý thành công.
Thực tế cho thấy, có những quốc gia đương ở vị trí các cường quốc nhưng
chỉ vì quan điểm, chủ trương, đường lối quản lý đất nước sai lầm đã dẫn đến sự đổ
vỡ, suy thoái và lu mờ vị trí. Ngược lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không
lớn nhưng có chủ trương, đường lối đúng đắn đã đưa đất nước tiến lên các bước
phát triển mới. Nước ta trong sự nghiệp đổi mới với đường lối, chủ trương đúng đắn
của Đảng cũng đã bước đầu thu được những thành quả hết sức quan trọng và cơ
bản.
Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược điểm của
mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng được mọi cơ
hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức
có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các
khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn.
Quản lý là hoạt động sống còn của mọi người trong thời đại ngày nay, thể
hiện qua các chức năng vốn có của nó. Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự
tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý. Là tập
hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản
lý. Như vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý do tồn tại các hoạt động quản
lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này. Chức năng quản lý bao gồm
các chức năng cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp và kiểm tra.
Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề:
I. Các chức năng quản lý.
II. Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nước ta.
Phần nội dung
I - Các chức năng quản lý
1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).
a. Định nghĩa.
Trong việc thiết lập một môi trường để các cá nhân đang làm việc với nhau
trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của người
quản lý là phải biết rõ mọi người có hiểu được nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và
các phương pháp để đạt được mục tiêu đó hay không. Để sự cố gắng của nhóm có
hiệu quả, các cá nhân phải biết họ được yêu cầu hoàn thành cái gì. Đây là chức
năng của việc lập kế hoạch. Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong
tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành
động trong tương lai. Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa
của các chức năng khác. Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ
thống sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo được tất cả các mục tiêu
thông qua kế hoạch đã có để đạt được mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi
nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch được ví như cây cầu bắc qua các khoảng trong
để đi tới đích. Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các
đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục
tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương
lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các
mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được mục
tiêu. Như vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trước và
đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
b. Vai trò của việc lập kế hoạch.
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ
thống của mình cũng như cuả môi trường bên ngoài. Vì việc này đòi hỏi phải thực
hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tương lai mà tương lại là rất ít
khi xảy ra chắc chắn, tương lai càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng kém chính
xác. Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì các nhà quản lý vẫn phải tìm
cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã
đóng góp như thế nào vào công việc phải làm.
- Đưa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế hoạch là
nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.
- Việc hoạch đọnh được xem xét toàn diện sẽ thống nhất được nhưng hoạt
động tương tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.
- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống. Nó thay sự
hoạt động manh mún, không được phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ
lực theo định hướng với những quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng.
- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ thống
bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp dưới nếu khoong có các mục
tiêu đã được xác định làm chuẩn mực để đo lường.
c. Các loại kế hoạch cơ bản.
* Kế hoạch chiến lược.
- Chiến lược: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản
cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi
thế, cơ hội của tổ chức để đạt được các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.
- Kế hoạch chiến lược là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các
chiến lược của hệ thống.
Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực hiện để qua đó
lãnh đạo hệ thống từng bước tiến lên.
- Nội dung của công tác hoạch định chiến lược: bao gồm các mục đích, mục
tiêu, các chính sách, chương trình và ngân sách.
Nội dung của hoạch định chiến lược
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong
muốn riêng của mỗi người trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất
các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của
hệ thống. Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:
Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian
không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm
kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Như vậy mục tiêu là các
hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lường trong lượng hoá
được kết quả. Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhưng điều phục vụ
cho hệ thống.
* Chính sách:
Hoạch đ
ịnh chiến
lư
ợc
Các m
ục
đích
Các mục tiêu
Các chương
trình
Các ngân sách
Các chính sách
Các kế hoạch