TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VÀ TRUYỀN THÔNG
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
TÓM TẮT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
NIÊN KHÓA: 2016 - 2019
HSSV
: Lê Thị Quỳnh Hƣơng
Mã HSSV : CCQC16A0004 CBHD
: ThS. Lê Thị Hải Vân
Đà Nẵng, 06/2019
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tổ chức sự kiện, nếu được xem xét dưới góc độ của doanh
nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt
Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ,
thông tin… dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển
đáng kể ở Việt Nam. Bởi thông qua các sự kiện mà công ty tổ chức
sẽ thu hút được đông đảo công chúng quan tâm hơn. Vì vậy, ngày
nay có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ra đời và đi vào hoạt động
kinh doanh.
Hiện là sinh viên chuyên ngành Quảng cáo và quan hệ công
chúng được học hỏi những kiến thức chuyên ngành do các thầy cô
giảng dạy, em nhận thấy rằng hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện là
một hoạt động thiết yếu cho bất kì một doanh nghiệp nào. Để tổ chức
nên những sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố, công ty không
ngừng nghiên cứu, học hỏi nâng cao kĩ năng tổ chức cũng như hoàn
thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty mình nhằm kịp thời đáp
ứng mong muốn của các doanh nghiệp cũng như thị trường. Sau khi
đi thực tế năm 2018 và thực tập năm 2019, nhận thấy ngành tổ chức
sự kiện đòi hỏi cần có quy trình thực hiện chuyên nghiệp và khoa
học, tuy nhiên hầu như các doanh nghiệp đều thực hiện theo kinh
nghiệm và tính thực tế của xã hội. Do đó, dù doanh nghiệp đã từng
bước thay đổi và đưa ra nhiều phương pháp quy trình thực hiện tổ
chức sự kiện tương đối phù hợp nhưng chưa tạo được sự chuyên
nghiệp cũng như có một chương trình thực hiện khoa học, logic…
Xuất phát từ thực tế này cũng với những kiến thức đã học, vì vậy em
chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty
TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh”.
1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu:
+ Tìm hiểu và phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty
TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
+ Đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện
cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu và thu thập thông tin về tổ chức sự kiện
+ Tìm hiểu và thu thập thông tin về lịch sử hình thành, hoạt
động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự
kiện Anh Thịnh Minh
+ Phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự kiện và
hoạt động tổ chức sự kiện
+ Phân tích và đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện tại công
ty
+ Đề xuất ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của
công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
+ Nội dung của đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự
kiện, trong đó tập trung nghiên cứu chính về quy trình tổ chức sự
kiện của công ty
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Đề đạt được mục tiêu đề ra. Đề tài tập trung
vào nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty, nhằm đề ra
giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
2
+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự
kiện, quy trình tổ chức sự kiện dựa trện địa bàn thành phố Đà Nẵng.
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện
trong thời gian 3 năm 2016 – 2018.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra: Thu thập tài liệu, các thông số về
nhân sự, tình hình hoạt động của công ty trong thờ gian qua, quy
trình tổ chức sự kiện của công ty..
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê các số liệu đã
điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu.
- Phương pháp đánh giá: Đánh giá quy trình tổ chức sựu kiện
của công ty, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cáo hiệu quả tổ
chức sự kiện.
5. Dự kiến kết quả
Thông qua hoạt động tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện hiện tại Công ty TNHH Quảng cáo và
Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh cũng như nghiên cứu sau về nhưng
tồn tại trong quy trình tổ chức sự kiện cho công ty.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Ý nghĩa khoa học: Nội dung trong đề tài sẽ góp phần bổ sung
tư liệu về lí thuyết cho ngành truyền thông nói chung và trong ngành
tổ chức sự kiện nói riêng. Ngoài ra còn làm tài liệu tham khảo cho
các doanh nghiệp khác cũng hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự
kiện.
Ý nghĩa thực tiễn: Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự
kiện Anh Thịnh Minh là một công ty tập trung chuyên về tổ chức sự
kiện, mặc dù công ty đã đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện cho
công ty áp dụng, tuy nhiên quy trình này vẫn còn nhiều mặc hạn chế,
3
gây ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động tổ chức sự kiện. Với đề tài
này, sau khi hoàn thành sẽ là tư liệu tham khảo để công ty xem xét
và điều chỉnh quy trình của công ty mình cho phù hợp hoặc áp dụng
thẳng vào quy trình của công ty nhằm mục đích hoàn thiện quy trình
cho công ty.
7. Nội dung của đồ án tốt nghiệp
Ngoài những nội dung như Phần mở đầu, kết luận, tài liệu
tham khảo thì nội dung chính của đồ án gồm các chương như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện
Chương 2. Thực trạng tổ chức sự kiện của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của
công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
4
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1.1. Khái niệm về sự kiện
Khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau:
Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng
đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục
tập quán.
1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ
các công việc như: nghiên cứu các yêu tố ảnh hưởng; lập chương
trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành
diễn biến các sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để
truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham dự sự
kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ
thể tham gia vào sự kiện.
1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện
1.2.2. Đặc điểm về lao động
1.2.3. Đặc điểm về hoạt động quản lý tổ chức sự kiện
1.3. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện
bao gồm:
1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ
1.3.2. Theo hình thức và mục đích
1.4. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.5. MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.6. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5
1.7. CÁC YẾU TỐ TẠO THÀNH MỘT SỰ KIỆN
1.8. CÁC YẾU TỐ RỦI RO ẢNH HƢỞNG ĐẾN TỔ CHỨC
SỰ KIỆN
1.8.1. Thời tiết
1.8.2. Nhân lực
1.8.3. Văn hóa
1.8.4. Tài chính
1.9. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.9.1. Đánh giá tình hình
1.9.2. Xác định mục tiêu
1.9.3. Xác định nhóm công chúng chính
1.9.4. Hình thành chủ đề cho sự kiện
1.9.5. Viết chƣơng trình cho sự kiện
1.9.6. Lịch trình, lập thời gian biểu
1.9.7. Hoạch định ngân sách
1.9.8. Tổ chức theo dõi, điều phối sự kiện
1.9.9. Đánh giá – họp rút ra kinh nghiệm
6
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG
TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.1.1. Lịch sử hình thành của công ty
Thông tin chính:
Tên giao dịch: Công Ty TNHH Quảng Cáo và Tổ chức sự kiện
Anh Thịnh Minh.
Tên giao dịch (Eng): ANH THINH MINH EVENT ORANIZING &
ADVERTISING CO., LTD.
Tên viết tắt: ATM
Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0401517395 / 12-11-2012
Mã số thuế: 0401517395
Địa chỉ: 02/36 Đinh Thị Hòa, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng
Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Nhung Chức danh: Tổng
Giám Đốc
Hình 2.1. Logo Công ty Anh Thịnh Minh
(Nguồn: http://anhthinhminh.vn/ năm 2019)
2.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
2.1.2.1. Tầm nhìn
2.1.2.2. Sứ mệnh
2.2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
7
2.2.1. Tổ chức sự kiện
2.2.2. Quảng cáo
2.2.3. Thiết kế
2.2.4. Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện
2.2.5. Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện
2.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG
CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
2.4. CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY
2.4.1. Cơ sở vật chất
2.4.1.1. Nhà cửa kiến trúc
8
2.4.1.2. Máy móc, thiết bị
2.4.2. Nguồn nhân lực
2.4.3. Nguồn tài chính
2.5. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH CỦA CÔNG TY
2.5.1. Môi trƣờng vĩ mô
2.5.1.1. Môi trường kinh tế
2.5.1.2. Môi trường văn hóa- xã hội
2.5.1.3. Môi trường chính trị pháp luật
2.5.1.4. Môi trường công nghệ
2.5.1.5. Môi trường tự nhiên
2.5.2. Môi trƣờng vi mô
2.5.2.1. Khách hàng
2.5.2.2. Đối thủ cạnh tranh
2.5.2.3. Đối tác nhà cung ứng
2.6. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH
THỊNH MINH.
2.6.1. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh
2.6.2. Phân tích quy tình tổ chức sự kiên của công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
2.6.2.1. Thu thập thông tin của khách hàng
2.6.2.2. Hình thành ý tưởng và thông điệp
2.6.2.3. Lập kế hoạch chương trình và thuyết trình với khách
hàng
Sau khi phát triển được các ý tưởng rồi sẽ tiến hành phác thảo
kế hoạch dựa trên ý tưởng đó. Đây chính là giai đoạn chuẩn bị cho
9
nội dung thuyết trình với khách hàng. Ở bước này công việc được
chia thành hai nội dung đó là lập kế hoạch chương trình và thuyết
trình với khách hàng.
Nhưng trên thực tế việc thuyết trình với khách hàng chưa thực
sự thục hiện hiệu quả. Bởi bước này công ty rất chủ quan, chỉ những
khi xảy ra sự cố về mặt thực hiện thì mới thoonga báo, gọi điện đến
khách hàng và hỏi lại. Điều này rất ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
2.6.2.4. Lập kế hoạch chi tiết
Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện là cụ thể hóa một cách chi
tiết các công việc cần chuẩn bị cho sự kiện. Nhiệm vụ của anh Trần
Công Nguyên (người điều phối sự kiện) là phân công công việc, quy
định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ
thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt
nhất.
Ở bước này, các công việc của từng bộ phận được phân công
một cách rõ ràng, ai mạnh công việc nào làm công việc đó, bộ phận
nào làm bộ phận nấy, bản công việc tuy rất rõ ràng nhưng chưa thực
sự bài bản. một số công việc thì nhân sự chồng chất một phần do
thiếu nhân lực.
2.6.2.5. Thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch là bắt tay vào thực hiện những nội dung đã
lập ra, mỗi bộ phận theo dõi kế hoạch và thực hiện các hạng mục
công việc như kế hoạch đã đề ra và báo cáo cho người phụ trách sự
kiện đó. Các bộ phận phòng ban trong công ty đều bắt tay vào công
cuộc thi công thực hiện, dựa trên những thông tin đã thu thập được,
những ý tưởng đã thiết kế, những nội dung công việc, kế hoạch đã
lập ra, bản phân công sẽ tiến hành để thực hiện.
10
Bên cạnh đó, Anh Thịnh Minh vẫn còn nhiều vấn đề thiếu
xót như trong quá trình thực hiện như: nhân sự chồng chéo, các
hạng mục công việc hoàn thành tốt nhưng lại thiết tính tỉ mỉ, chu
đáo, ồ ạt bên phía bộ phận thiết kế. Một phận cũng thiếu nhân sự
ở khâu này.
2.6.2.6. Tổng kết và đánh giá
Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được công ty vận
chuyển về kho, địa điểm tổ chức sẽ được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ.
Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà
cung cấp (chị Hiếu – kế toán).
Ngoài ra, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình
tổ chức sự kiện của công ty chính là sự kết thúc, các bộ phận chịu
trách nhiệm sẽ viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những
sai xót cho những sự kiện tiếp theo.
2.7. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH
THỊNH MINH
- Ưu điểm
+ Quy trình tổ chức diễn ra một cách rõ ràng, chi tiết, các
công việc được tiếp nối thực hiện và hoàn thành theo quy định của
ban tổ chức.
+ Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Anh Thịnh Minh
được chia thành 6 bước rõ ràng, có đầy đủ chi tiết về nội dung,
nhiệm vụ trong từng bước.
+ Quy trình tuy chưa đạt quy chuẩn những cũng đã đưa ra
được những công việc chính cần thực hiện trong việc tổ chức một sự
kiện
11
+ Phần lớn, khách hàng đều đánh giá tốt đối với công ty
Anh Thịnh Minh. Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng với
mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho công chúng
mục tiêu. Và trong mỗi sự kiện mà Anh Thịnh Minh tổ chức thì
đều đáp ứng được nhu cầu đó.
+ Một chương trình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên
nghiệp, sáng tạo là những yếu tố đặt biệt quan trọng. Hầu hết
khách hàng đều đánh giácông ty có tính chuyên nghiệp cao trong
công tác tổ chức sự kiện.
- Nhược điểm
+ Về sự sáng tạo trong quá trình tổ chức sự kiện thì Anh
Thịnh Minh chưa được đối tác đánh giá cao, phần lớn thì vẫn làm
theo khuôn mẫu
+ Trong một số trường hợp công ty không theo một mô hình
làm việc cụ thể mà thay vào sẽ sẽ thực hiện một cách đại trà. Công
việc chồng chéo, không thể hiện được tính chuyên nghiệp.
+ Chưa có quy trình chuẩn về mốc thời gian thực hiện theo
từng giai đoạn, có thể giao động số ngày để tùy vào tính chất cho sự
kiện.
+ Các bước thực hiện đúng quy trình đặt ra nhưng trong mỗi
bước lại chưa đảm bảo các nội dung công việc rõ ràng.
12
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ
CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH.
3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG
CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.1.1. Định hƣớng phát triển của trong ty trong năm 2019
Tiếp tục xây dựng, giữ vững và phát triển, Công ty TNHH
Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Ming là một doanh nghiệp
mạnh, đa ngành nghề, lấy hiệu quả kinh tế là thước đo cho sự phát
triển ổn định và bền vững của thương hiệu. Với mong muốn càng
ngày càng có nhiều khách hàng biết đến thương hiệu Anh Thịnh
Minh với tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện. Đem
đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ. Các sản phẩm
kinh doanh dịch vụ và hoạt động chính của công ty TNHH Quảng
cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh.
3.1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ Công tác đổi mới doanh nghiệp; đầu tư mở rộng văn phòng kinh doanh; Đầu tư mua thêm và nâng cấp các trang thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện; hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành giữa các bộ phận trong công ty; tăng cường nguồn lực về nhân sự nhằm điều phối công việc dễ dàng hơn.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ
KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.2.1. Thu thập, tiếp nhận thông tin từ khách hàng
13
Hình 2.8. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 1
Sau khi đã thu thập và tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin, yêu
cầu, mong muốn từ phía khách hàng, sẽ tiến hành hợp bàn để thông
báo mọi người về sự kiện sẽ tổ chức. Buổi họp bàn phải có sự góp
mặt của các thành viên trong công ty hoach đại diện trưởng các bộ
phận để nắm bắt tình hình sự kiện.
3.2.2. Hình thành chủ đề, ý tƣởng và thông điện cho sự kiện
Chủ đề, ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, vì vậy
công ty cần chú trọng, đầu tư hơn. Bước này do chị Phương Thảo
dưới sự hỗ trợ của những các anh chị trong bộ phận liên quan như sự
góp ý của Chị Hoài, anh Phát (bộ phận thiết kế), anh Nguyên (bộ
phận điều phối nhân sự).
14
Hình 2.9. Sơ đồ hoạt động làm việc bước 2
3.2.3. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện và thuyết trình với
khách hang
Sau khi có được chủ đề, ý tưởng, thông điệp và bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện, nội dung sự kiện, danh mục các công việc, các hàng hóa cần chuẩn bị, công ty nên tiến hành thuyết trình với khách hàng để tránh những trường hợp sai sót dù là nhỏ nhất như là sự hài lòng của khách hàng về các bản mẫu thiết kế như băng rôn, backdrop, phướn, các bản vẽ đề mô sân khấu. Hay các chi phí ngân sách đã phù hợp chưa, có gì muốn bổ sung hay không, nếu muốn bổ sung sẽ bổ sung những gì, lượt bỏ những gì. Sau khi đã hoàn chỉnh sẽ tiếng hành cho công tác tiếp theo.
3.2.4. Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện công ty cần đảm bảo một số
yêu cầu:
15
- Lập kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý
tưởng chính của sự kiện.
- Lập kế hoach phải dựa trên những yêu cầu, tiêu chí của
khách hàng đã đề ra.
- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của
nhà tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phải tính đến những tác động của các yêu tố
ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
- Lập kế hoạch phải xem xét yết tố thời gian.
- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các
phương án dự phòng.
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và
đầy đủ.
- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi.
- Những rủi ro luôn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự
kiện, những điều này không đến từ bạn, nhưng có thể xuất phát từ
nhân sự sự kiện, việc chuẩn bị đồ đạc hay bất kỳ yếu tố chủ quan hay
khách quan nào. 3.2.5. Thực hiện tổ chức sự kiện
- Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử,
thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối
hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của
phòng event cũng thấp hơn.
- Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã
được phân công. Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ
cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ
Trong quá trình tổ chức thực hiện cần có bộ phận giám sát kỹ
lưỡng từ khau chuẩn bị cho đến khâu thực hiện, tra từ trong ra ngài
16
từ ngoài vào trong để đảm bảo thực hiện đúng các công việc hạng
mục đã đề ra. Hiện tại thì anh Nguyên là người đảm nhiệm công việc
này trong khi anh cũng là người điều phối nhân sự thực hiện. Vì Vậy
cần tuyển thêm nhân sự để hỗ trohw công công tác giám sát kiểm
soát các chi tiết cho sự kiện.
3.2.6. Tổng kết và họp đánh giá
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức,
sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà
cung cấp, bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ
chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu
sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự
kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO
VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH
3.3.1. Tuyển dụng thêm nhân sự và nâng cao về trình độ
chuyên môn cho nhân viên
3.3.1.1. Tuyển dụng thêm nhân sự
So với tình hình hiện tại thì công ty nên tuyển thêm nhân sự,
củ thể như sau
- Bộ phận kiểm soát cần tuyển thêm 01 người. Hiện tại công
ty không có bộ phận kiểm soát.
- Bộ phận tổ chức sự kiện cần tuyền thêm 02 người, bộ phận ý
tưởng 01 người. Công ty Anh Thịnh Minh là công ty chuyên về lĩnh
vực tổ chức sự kiện nhưng hiện tại nhân sự bên phòng này lại rất ít
chỉ có 04 người. Trong đó chị Hoài kiêm luôn cả bộ phận tổ chức sư
kiện.
17
- Bộ phận thiết kế: Tuyền thêm 02 người để phụ trách công
việc thiết kế trách tình trạng công việc chồng chèo.
3.3.1.2. Nâng cao về trình độ chuyên môn cho nhân viên
- Sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý.
- Khuyến khích nhân viên tự học và tổ chức chương trình đào
tạo thường niên
- Ngoài ra công ty nên mời các chuyên gia, những người có uy
tín cũng như tài năng về nghiệp vụ tổ chức sự kiện đến giảng dạy và
truyền tải kinh nghiệm cho các nhân viên.
- Kích thích nhân viên vận dụng những điều mới học
- Bên cạnh đó công ty cũng nên kết hợp với các công ty tổ
chức sự kiện để các nhân viên giao lưu trao đổi kinh nghiệm với
nhau về hoạt động tổ cức sự
- Thay vì những buổi họp chỉ ngồi tại vị trí làm việc của mình
và trao đổi như vậy thì công ty nên thay đổi bằng cách họp trong một
phòng riêng, mọi người phải ngồi xung quanh một cái bàn họp chứ
không phải là ngồi tại chỗ bàn làm việc của mình, và những người
báo cáo công việc cần phải đứng lên, đứng giữa và đứng trước mọi
người để thuyết trình, báo cáo công việc và kết hợp với việc làm
slide báo cáo để thể hiện tính chuyên nghiệp hơn.
- Khi làm việc với khách hàng hãy để cho nhân viên của mình
có cơ hội được làm việc với họ, được nói chuyện, được trình bày ý
tưởng. Bởi khi làm việc trực tiếp họ sẽ học hỏi được nhiều hơn, có
sai, có vấp thì sẽ là kinh nghiệm cho họ. tăng khả năng tiếng Anh của
bản thân.
3.3.2. Phát triển thêm hệ thống khen thƣơng, lƣơng bổng cho
nhân viên
18
- Cứ định kì theo từng quý trong năm, công ty nên phát động
phong trào thi đua khen thưởng cho những nhóm, bộ phận đạt thành
tích đáng kể trong quá trình tham gia thực hiện sự kiện. Những nhóm
hoàn thành tốt sẽ được thưởng khoảng 5% doanh thu từ sự kiện diễn
ra trong quý đó.
- Tặng nhân viên những đặc quyền ưu tiên: Những đặc quyền
dành cho các cấp lãnh đạo luôn tạo sự tò mò đồng thời cũng là động
lực phấn đấu khiến nhân viên cấp dưới nỗ lực vươn lên trong công
việc. Việc chia sẻ một trong những đặc quyền của lãnh đạo đến nhân
viên xuất sắc nhất là một ý tưởng khen thưởng rất thiết thực và hiệu
quả. Nhân viên vượt chỉ tiêu và đạt thành tích cao nhất cuối mỗi
tháng sẽ được hưởng quyền lợi như bộ phận hay đọi đó sẽ được
thưởng du lịch ở một địa điểm nài đó trong 2 ngày.
3.3.3. Đầu tƣ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị.
- Tình hình sử dụng các trang thiết bị cả công ty đang rất tốt,
các thiết bị vẫn đang hoạt động bình thường. Tuy nhiên, cần đầu tư
thêm máy vi tính có cấu hình cao hơn để phục vụ cho hoạt động thiết
kế của công ty.
- Thường xuyên kiểm tra, bảo trì các máy móc, trang thiết bị
để tránh tình trạng hư hỏng.
19
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay nhu cầu kết nối của các
doanh nghiệp cũng như nhu cầu quảng bá và phát triển thương hiệu
là vô cùng quan trọng. Có rất nhiều cách khác nhau để khách hàng
hay các đối tác tiềm năng cơ thể biết tới công ty, doanh nghiệp của
mình nhiều hơn, ấn tượng hơn, sâu sắc hơn nhờ vào những buổi tổ
chức sự kiện ấn tượng.
Tổ chức sự kiện đơn giản như hội nghị khách hàng hay ra mắt
các sản phẩm mới, tổ chức các hội nghị triển lãm… để quảng bá hình
ảnh của mình với đối tác một cách tinh tế và khéo léo nhất. Nếu biết
cách chọn một phương án truyền thông tinh tế và hiệu quả thì chắc
chắn mục đích mà các doanh nghiệp đạt được sẽ vô cùng ấn tượng và
tuyệt vời. Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến
dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây
chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như
giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một
cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền
thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được
phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.
Qua quá trình nghiên cứu tìm hiểu về quy trình tổ chức sự
kiện, bài báo cáo đồ án tốt nghiệp đã đưa ra những thực trạng cụ thể
về tình hình kinh doanh và dịch vụ nói riêng, thực trạng tổ chức sự
kiện nói chung. Bên cạnh đó cũng đưa ra những giải pháp trong bào
báo cáo để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện thành công cho công
ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh. Bên cạnh
đó, còn có nhiều hạn chế về lý luận và thiếu kinh nghiệm thực tế nên
bài viết còn nhiều thiếu sót rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô để
đề tài của em hoàn thiện hơn.
20
