Làm thế nào để khéo léo
từ chối công việc?
Hầu như bất cứ ai từ nhân viên cho tới nhà quản lý đều không dưới một lần
rơi vào tình thế "khó nhằn" khi khả năng và tâm trí không đủ để thực hiện tốt
một công việc hay trách nhiệm với khách hàng, thường thì để "dĩ hòa vi quý",
họ sẽ chấp nhận công việc. Để rồi sau đó tự mình rơi vào vòng khó khăn, xì –
trét và dẫn tới một kết quả "xôi hỏng bỏng không".
Làm thế nào để khéo léo từ chối công việc?
Nhiều "sếp", khách hàng hay đối tác, thậm chí đồng nghiệp thỉnh thoảng vẫn
đặt ra cho chúng ta những vấn đề mà chúng ta hiểu đó là những ý tưởng tồi,
hoàn toàn lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thật không dễ dàng khi chúng ta
muốn họ hiểu ra điều đó, tất cả cần phải có nghệ thuật. Dianna Booher, tác giả
cuốn sách "Tự tin trong giao tiếp: Nói khéo mọi lúc" đã đưa ra một vài gợi ý
về cách xử lý một yêu cầu khó thực hiện như sau:
Nói "Được, nhưng…"
Thay vì nói không ngay lập tức, bạn nên học cách để nói có và trong mọi
trường hợp, hãy cố gắng nói có trước đã. Sau đó, bạn có thể gợi ý điều chính
bạn mong muốn trong công việc, những thay đổi, bổ sung những gì hay phải
chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Luôn thận trọng, đừng vội vàng
phản ứng ngay khi điều này không thể được, điều kia chẳng thể xong, mà nên
nhẹ nhàng nhận lời rồi giải thích cho hợp tình hợp lý. - Học cách nói "có"
kèm điều kiện.
Xây dựng thái độ tích cực
Hãy nhớ giữ cho ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu lời nói phù hợp, trong tầm kiểm
soát và đưa ra một ý tưởng mới để hỗ trợ khách hàng hoặc người đối diện.
Đừng vội chê bai hay tỏ thái độ tiêu cực, khiến người khác cảm thấy bạn đang
là một "ideal killer" – người luôn phản đối ý tưởng. Nhớ rằng đôi khi thái độ
phê phán gay gắt bị hiểu lầm là cầu thị dẫn tới mọi công việc, ý tưởng sẽ được
dồn vào tay bạn giải quyết. Bạn nên điềm tĩnh, cho mình chút thời gian để
nghiền ngẫm những gì người ta nói và tính xem có cách nào giải quyết vấn đề
tối ưu.
Sẵn sàng giải thích rõ ràng
Đôi khi, người khác có những yêu cầu không hợp lý bởi họ không nắm hết
được số lượng công việc mà chỉ đi vào một số dự án mang tính tổng quan.
Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được công việc nhiều tới mức nào.
Vì thế, giúp họ hiểu được các bước và thời gian, cách thức tham gia, nếu có,
hãy cho họ giải pháp để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể. Đây là lúc
cần chú ý đến cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình. Giải
thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra lý do, cũng không nên chỉ tập
trung vào việc thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất
định.
Đề xuất giải pháp thay thế
Vì thế, bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp giúp cho công việc của họ
được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra
lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải
quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra những tùy chọn này, bạn cũng có thể được
xem như là một nhân vật có uy tín đối cả trong và ngoài công ty. Bởi lẽ về
bản chất, đôi khi người trong đề nghị công việc không thể thấy hết được
hướng giải quyết cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài.
Kết thúc trong thiện chí
Dù ý kiến người khác đưa ra có nhiều vấn đề nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết
thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ tích cực, vạch ra cho họ thấy những
gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu
không có sự lựa chọn thay thế, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương
lai gần, cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong dự án sắp tới.
Trong công việc, không phải ai cũng dám từ chối vì sợ mất lòng hay ảnh
hưởng xấu đến hình ảnh bản thân, và rất ít trong số đó biết cách xử lý hòa nhã
nhất. Nói "Không" cũng cần có nghệ thuật và bí quyết riêng để đối tác không
cảm thấy quá khó chịu. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều
người khác mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì
hay phải chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao.