Khóa luận tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty TNHH TM – DV In Ấn Bao Bì Tín Thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-----(cid:155)-----

ĐỀ TÀI:

NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng

SVTH : Vương Ngọc Hoa

MSSV : 09B4010009

Lớp

: 09HQT1

TP.Hồ Chí Minh, 2011

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-----(cid:155)-----

ĐỀ TÀI:

NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng

SVTH : Vương Ngọc Hoa

MSSV : 09B4010009

Lớp

: 09HQT1

TP.Hồ Chí Minh, 2011

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong

khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH,

không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011

trường về sự cam đoan này.

Tác giả

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên xin gởi lời cảm và lời chúc sức khỏe đến toàn thể thầy cô giáo

trường ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TPHCM, đặc biệt là các thầy cô của

Khoa Quản Trị Kinh Doanh.

Những người đã hết lòng, tận tâm giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong

suốt những năm theo học tại trường. Các thầy cô những người đã trang bị những

kiến thức và kinh nghiệm quý báu để làm hành trang cho em bước vào cuộc sống

mai sau.

Vì điều kiện hạn chế về thời gian, tài liệu cũng như kinh nghiệm thực tế mà

nội dung đề tài lại rộng, dù cho có rất nhiều cố gắng, đề tài không tránh khỏi những

thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các quý thầy cô.

Để hoàn thành đề tài này em đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình

của Cô Giáo Thạc sỹ LÊ THỊ NGỌC HẰNG và cùng các Cán Bộ Nhân Viên ở

Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH trong suốt quá trình viết khóa

luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó !

Một lần nữa cho em xin gửi lời cảm ơn đến toàn các thể thầy cô và chúc cho

các thầy cô thật nhiều sức khỏe để tiếp tục dạy dỗ thế hệ mai sau nên người.

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

MUÏC LUÏC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC ................................................................................................................ i

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ............................................. iv

DANH SÁCH CÁC BẢNG ....................................................................................v

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ .................................................................................. vi

LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ........................................................ 3

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất ..............................3

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng ......................3

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng .............................................3

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp ...........................3

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả ................................6

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng ............................................7

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng .....................................7

1.2.1.1 . Khái niệm về quản trị mua hàng ............................................. 7

1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng ............................................. 7

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng ................................................. 9

1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng ................................................... 9

1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp .............................................. 11

1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng ................................................... 13

1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng .................................. 14

1.2.2.5 Đánh giá kết quả thu mua .................................................. 14

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng ................... 15

1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng .................................................. 15

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng .................................................. 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG .. 18

SVTH: Vương Ngọc Hoa i Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2. 1 Vài nét sơ lược về Công ty Tín Thành ................................................... 18

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ............................... 18

2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty ........... 19

2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh ....................................... 19

2.1.2.2 Quyền hạn của Công ty ......................................................... 19

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ............................................... 19

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ..................................... 24

2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng tại Công ty ........................ 26

2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư trong 03 năm (2008, 2009, 2010) ...... 26

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng ............................. 28

2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty ............................................... 28

2.2.2.2 Các nhân tố bên ngoài Công ty .............................................. 29

2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành .......... 31

2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành .................... 31

2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty ............... 36

2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty .............. 37

2.3.4 Thương lượng và đặt hàng tại Công ty ............................................. 38

2.3.5 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng mua tại Công ty .................... 40

2.4 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại Công ty .......... 40

2.4.1 Ưu điểm .............................................................................................. 40

2.4.2 Khuyết điểm ........................................................................................ 41

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 44

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển Công ty Tín Thành ................. 44

3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty ........................................................ 44

3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty ............................................ 44

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác .......................... 46

3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng ..................................................... 46

3.2.1.1 Công tác xác nhận nhu cầu .................................................... 46

3.2.1.2 Cũng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp ............................ 47

ii SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng ......................... 48

3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng ....................... 49

3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng ............................ 49

3.3 Các kiến nghị ............................................................................................ 51

3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật .................................................................... 51

3.3.2 Cơ quan nhà nước ............................................................................. 51

KẾT LUẬN ......................................................................................................... 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 53

iii SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Stt

Chữ viết tắt

Giải thích

1 TNHH TM - DV

Trách nhiệm hữu hạn thương mại - Dịch vụ

2 MHCƯVT

Phòng mua hàng cung ứng vật tư

3 ĐĐKHSX - KTCL Phòng điều độ kế hoạch sản xuất - Kiểm tra chất lượng

4 KTTV

Phòng kế toán tài vụ

5 CB CNV

Cán bộ công nhân viên

6 HĐKT

Hợp đồng kinh tế

7 ĐĐH

Đơn đặt hàng

8 NXB

Nhà xuất bản

iv SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành ................................... Trang 20

Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành .......... 24

Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành .. 26

Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp được chọn mua của Công ty Tín Thành

trong thời gian qua ............................................................................... 30

Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành ........... 31

v SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG

Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp ..................................... Trang 9 Sơ đồ 2.1. Tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành ............................................. 21 Sơ đồ 2.2. Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành ................. 33

vi SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật riêng của nó thì đòi hỏi

những nhà kinh doanh, các doanh nghiệp phải nắm bắt vận dụng một cách đa dạng

và linh hoạt các triết lý, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh thì mới có thể

đứng vững tồn tại và phát triển trên thương trường. Một trong những triết lý quản

trị, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh đó là quản trị nguồn đầu vào của

doanh nghiệp. Việc quản trị mua hàng là phần quan trọng tất yếu cơ bản trong hoạt

động của doanh nghiệp và là điều kiện cần đủ để góp phần doanh nghiệp tồn tại và

phát triển.

Hoạt động mua hàng và quản trị mua nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc

biệt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên việc mua hàng

nguyên vật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp cũng góp phần làm cho chi phí sản

xuất của doanh nghiệp có được giảm xuống mức thấp nhất hay không thì phụ thuộc

rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa, quản trị mua hàng tốt cũng tạo điều

kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội

địa tại Công ty TNHH TM – DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH” làm Khóa Luận

Tốt Nghiệp.

* Lý do chọn đề tài (tính cấp thiết của đề tài):

Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng

trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không chỉ dực trên lý thuyết mà còn thông

qua thực tế để thực hành. Để nhằm làm nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa

trong công ty được cải thiện tốt hơn và góp phần giảm thiểu được chi phí đầu vào

cho doanh nghiệp. Đồng thời việc nâng cao tác quản trị mua hàng nội địa trong

công ty cũng góp phần làm tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp

tồn tại phát triển bền vững hơn trên thị trường.

1 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

* Mục tiêu nghiên cứu:

Nhìn nhận tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV

In Ấn Bao Bì Tín Thành.

Phân tích thực trạng hoạt động, đưa ra các vấn đế còn tồn tại và nguyên

nhân.

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

* Đối tượng nghiên cứu:

Bộ phận vật tư – mua hàng và các Bộ phận phòng ban liên quan đến việc

mua hàng.

* Phương pháp nghiên cứu:

Nhìn nhận tổng quát, tổng hợp, đánh giá và so sánh.

* Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi quản trị mua hàng nội địa và số liệu

nghiên cứu được lấy từ năm 2008 đến 2010.

* Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV

In Ấn Bao Bì Tín Thành.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công

ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.

Do kiến thức về đề tài này còn hạn chế và bản thân em chưa có nhiều kinh

nghiệm, nên chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành

tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy Cô và Công ty Tín Thành

để bài đề tài này hoàn thiện hơn.

2 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng trong sản

xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu vật tư là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sàn xuất thường

xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc mua

hàng theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt

lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời, đồng

bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế

hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

Mua hàng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp

sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các

điều kiện mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,...., để cho

lượng hàng hoá mua vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp

thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí mua thấp nhất.

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp là phải tổ

chức, quản lý, kiểm soát tốt các hoạt động mua hàng thường xuyên, chặt chẽ để cho

hàng hóa nguyên vật liệu mua vào kịp thời đúng đủ phù hợp với chính sách mua

hàng của doanh nghiệp, như: Giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo,....

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

a. Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức mua hàng trong

doanh nghiệp dịch vụ sản xuất thì trước khi xác định nhu cầu mua hàng cần phải

đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới

có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng.

3 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn

kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ).

Phương pháp này có ưu điểm sau:

Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được

xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận

phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất. Vì

vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ

hàng hoá và các chi phí khác.

Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh

nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,....,

thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng

theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian

cung ứng, chủng loại hàng,..., và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không

đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng.

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần

nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi

vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng

hoá bằng với chi phí mua hàng.

Nếu gọi các thông số:

: Sản lượng hàng/01đơn hàng Q

Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng

: Nhu cầu hàng năm D

: Chi phí đặt hàng S

: Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm H

: Nhu cầu ngày d

L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time).

TC : Chi phí tồn kho.

4 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta

2

Q

* =

DS H

có:

TC = H x Q*/2 + D x S/Q*

Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua,

bảo quản là thấp nhất.

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:

Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được

những ưu đãi của các nhà cung cấp.

Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng.

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:

Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn

tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn.

b. Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những

bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.

Mua theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ chức kinh tế khác thực

thiện hoạt động mua nguyên vật liệu.

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau

cùng thu mua chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu

cầu mà các bên đã thỏa thuận.

c. Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã

nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.

Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu

đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời

gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.

5 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với

nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá

trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến

hành giao hàng cho bên mua.

d. Căn cứ theo nguồn hàng

Mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động

mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó

được sản xuất trong nước.

Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua

mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc

gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại

lý tại quốc gia đó.

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác:

phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua

theo đơn hàng, hay mua lẻ…. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược

điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,

từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và

tốt nhất.

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có

rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả

và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị

trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại nguyên vật liệu, những

người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người

bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để bào đảm đạt

những yêu cầu đã đặt ra cho quá trình mua và bào đảm hiệu quả kinh doanh, các

doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng

cho doanh nghiệp.

6 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho

mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân

tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một

nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất

khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật

liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi thực hiện nguyên tắc này các doanh

nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung

cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau.

Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.

Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ

động thương lượng với người bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua

hàng.

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản

xuất kinh doanh

1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm

đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước

công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra

việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.

1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

kinh doanh

Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động kinh doanh, và là điều kiện để

hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có

hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi

phí thấp nhất.

7 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt

động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:

Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản

xuất của doanh nghiệp.

Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệu vụ mục tiêu kinh doanh

của doanh nghiệp.

Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo

tài chính của doanh nghiệp.

Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của

doanh nghiệp.

Mục tiêu quan trọng trong quá trình mua hàng là mua đúng đủ kịp thời về số

lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian và chi phí mua thấp nhất.

Đảm bảo hàng mua phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn

đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng

đến lưu thông hàng hoá. Nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng thì sẽ

gây ứ đọng vốn và còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, do phải

bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên vật liệu, cho kho bãi của

doanh nghiệp. Tất cả những điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh của

doanh nghiệp.

Đảm bảo hàng mua phải đúng chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng

bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư cần mua. Đúng chủng loại các yếu tố cấn

mua là yêu cầu có tính bắt buộc.

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào phải phù hợp với quá trình kinh doanh

sản xuất của doanh nghiệp.

Đảm bảo hàng mua phải kịp thời, kịp lúc theo tiến độ sản xuất kinh doanh

cho doanh nghiệp.

Đảm bảo mua hàng với chi phí mua thấp nhất nhằm tạo những điều kiện

thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh

chiếm vị trí trên thị trường .

8 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu

của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua

hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu

chung của doanh nghiệp.

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh

Để đảm bảo vật tư được cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

và tiết kiệm chi phí thì triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, cần thực hiện tốt

công tác quản trị mua hàng. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành

một chu kỳ.

Xác định nhu cầu Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Đàm phán và đặt hàng Theo dõi và thực hiện giao hàng

Thỏa mãn Không thỏa mãn

Đánh giá kết quả mua hàng

Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Lượng mua hàng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ yêu

cầu sản xuất và dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Do

vậy, trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của

doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ thì nhà quản trị phải làm rõ 05 nội dung cơ bản:

Chủng loại nguyên vật liệu vật tư cần mua.

Lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần mua.

Tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu,

9 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Thời điểm cần nguyên vật liệu

Dự tính chi phí và khả năng bào đảm tài chính để thực hiện mua nguyên vật liệu.

Để xác định cụ thể từng loại hàng mua thì lựa chọn nhà cung cấp, phương

thức mua nhằm đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại hàng mua, thời gian mua đáp

ứng kịp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Cần phân biệt rõ lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu

cần mua. Lượng hàng hóa nguyên vật liệu cần dùng bao gồm lượng cần dùng để

hoàn thành nhiệm vụ sản xuất khối lượng sản phảm theo yêu cấu thị trường và

lượng cần dự trữ cuối kỳ.

Lượng hàng hóa nguyên vật liệu vật tư cần mua được xác định theo công

thức sau:

Vcm = Vcd + (Vd2 – Vd1)

Trong đó:

: Lượng hàng hoá vật tư thực mua vào trong toàn bộ kỳ sản xuất Vcm

kinh doanh.

: Lượng hàng hóa vật tư cần dùng trong toàn bộ kỳ sản xuất Vcd

kinh doanh.

: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ. Vd1

: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ. Vd2

Tiêu chuẩn chất lượng hàng mua thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu về chất lượng:

Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng mua.

Chất lượng tối ưu hàng hoá đáp ứng tốt nhất phù hợp với nhu cầu sản

xuất và tiết kiệm chi phí.

Thời gian mua phải đáp ứng đúng kịp thời theo hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp.

Chi phí mua hàng phải phù hợp với chính sách mua hàng và khả năng tài

chính của doanh nghiệp.

10 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng

tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp phù

hợp.

1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Để việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, doanh cần phải xác định

được chính sách lựa chọn nhà cung cấp, chính sách này phải đảm bào 02 mục tiêu

cơ bản:

Thỏa mãn được 05 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua hàng: Đúng đủ về

loại hàng, số lượng, chất lượng, kịp thời và chi phí mua thấp.

An toàn cho sản xuất, nghĩa là bảo đảm sản xuất tiến hành liên tục, không

bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía nhà cung cấp.

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm các

nhà cung cấp thông qua các hình thức: Chương trình quảng cáo, giới thiệu chào

hàng qua hội chợ, triển lãm, qua hội nghị khách hàng, Internet,…

Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có

rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá

cả, lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị

trường cạnh tranh có rất nhiều người bán mà bán cùng một loại nguyên vật liệu, nên

việc lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “Không

nên chỉ có một nhà cung cấp”. Có 04 loại chính sách lựa chọn nhà cung cấp:

Mua hay tự chế tạo

Loại chính sách này chỉ giới hạn cho một số loại vật tư nhất định như bán

thành phẩm, dụng cụ, bộ phận chi tiết sản phẩm. Tiêu chuẩn cơ bản chi phối sự lựa

chọn trong loại chính sách này là khả năng đảm bảo hiệu quả kinh tế. Nếu việc tự

chế tạo có khả năng bảo đảm được chất lượng, kỳ hạn và chi phí thấp hơn tìm mua

trên thị trường, thì sự lựa chọn sẽ giành cho việc tực chế tạo và ngược lại.

Có 03 sự lựa chọn trong chính sách này là: Tìm mua trên thị trường; Tự chế

tạo bằng thiết bị và lao động của doanh nghiệp; Giao cho doanh nghiệp khác gia

công.

11 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Vậy để bảo đảm tính hiệu quả và tính bền vũng của quan hệ gia công, cần

chú ý giải quyết nhiều vấn đề kinh tế – tổ chức và kỹ thuật, như xác định giá gia

công hợp lý, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác,

hướng dẫn theo dõi kỷ thuật sản xuất,.....

Mua của một hay của nhiều người.

Doanh nghiệp phải có sự cân nhắc giữa việc rải mua của một số nhà cung

cấp hay chỉ tập trung mua của một nhà cung cấp. Sự lựa chọn mua này đều có lợi và

bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên liệu, lượng nguyên liệu cần mua thì doanh

nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp.

Dưới đây là tóm tắt những điểm có lợi và bất lợi của từng sự lựa chọn:

Điểm

Một nhà cung cấp

Nhiều nhà cung cấp

Lợi

- Tạo nên sự cạnh tranh giữa những nhà cung cấp để tìm ra những điều kiện mua thuận lợi nhất. - Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung cấp gây gián đoạn trong cung ứng. - Mở rộng các quan hệ kinh tế – xã hội.

- Thuận lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp. - Có khả năng giảm cước phí vận tải nhờ nhà cung cấp gần, tận dụng phương tiện vận tải. - Thuận lợi về quan hệ nếu thường xuyên chỉ mua của 01 nhà cung cấp nhất định. - Dễ theo dõi tiến thực hiện,..... - Sử dụng ưu đãi về giá ứng với lượng mua lớn.

Bất lợi

- Khó bảo đảm an toàn - Có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc

- Khó theo dõi tiến độ. - Phức tạp về thanh toán. - Có thề làm tăng chi phí.

Tuy nhiên, với lượng mua nhỏ thì doanh nghiệp chỉ nên tập trung mua của

một nhà cung cấp.

Mua trực tiếp hoặc mua qua trung gian

Việc mua hàng trực tiếp các loại nguyên liệu từ chính nơi nó sản xuất ra thì

doanh nghiệp có lợi thế khi mua hàng: giá ưu đãi hơn, giảm thiểu chi phí mua,....

12 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Việc mua hàng qua trung gian, như các đại lý phân phối, các hãng kinh

doanh vật tư...., tuy có làm tăng chi phí mua hàng, nhưng lại cần thiết khi doanh

nghiệp mua hàng với số lượng ít, nguyên vật liệu vật tư nhập khẩu, hoặc vị trí nhà

cung cấp quá xa nơi sản xuất của doanh nghiệp,.....

Mua bán tương hỗ

Loại chính sách này được áp dụng một số doanh nghiệp cùng tương hỗ qua

lại với nhau trong mua bán hàng hoá vật tư.

Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp:

Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường so với các nhà cung

cấp khác.

Khả năng tài chính của các nhà cung cấp ở giai đoạn ổn định và phát triển

với tình hình tài chính lành mạnh.

Uy tín của nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao

nhận hàng hóa, như: Đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Chính sách giá cả, chiết khấu, thanh toán và các dịch vụ sau bán hàng.

Vị trí địa lý của nhà cung cấp thì cũng ảnh hưởng đến khả năng giao hàng.

Doanh nghiệp phải nghiên cứu toàn diện và phân tích đánh giá các nhà cung

cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng

hoá cho doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có

gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp.

Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.

1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng

Sau khi có danh sách các nhà cung cấp đã chọn thì doanh nghiệp tiến hành

thương lượng và đặt hàng để ký kết hợp đồng mua bán.

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp gồm: Số lượng, loại

hàng, chất lượng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các

điều kiện khác và các biện pháp xử lý nếu như vi phạm hợp đồng.

Sau khi hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều kiện mua bán thì doanh

nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hay đơn đặt hàng bằng văn bản với các nhà cung

13 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

cấp. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện và khi xảy ra tranh chấp thì hợp đồng

hay đơn đặt hàng này là bằng chứng để đưa ra pháp lý. Hợp đồng hay đơn hàng

phải được lập thành tối thiểu nhất là hai bản. Hình thức chứng từ đặt hàng gồm:

Hợp đồng mua bán. Nội dung của hợp đồng gồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua / bán hoặc người đại diện cho các bên.

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.

Đơn giá và chính sách chiết khấu (nếu có).

Phương pháp và điều kiện giao nhận vận chuyển hàng.

Phương thức và điều kiện thanh toán (hạn thanh toán, hình thức và

phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có).

Đơn đặt hàng, nội dung gồm: Các thông tin bên mua, thông tin hàng hóa,

các thông tin liên quan khác, …

Hoá đơn bán hàng thì nội dung tương tự đơn đặt hàng.

1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng hay đơn đặt hàng.

Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần đôn đốc, hối thúc các nhà cung cấp nhanh chóng giao

hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng gián đoạn tới hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp thực

hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, như: Hàng hoá nhập

kho phải nghiệm thu đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng hàng và nhận đủ các

chứng từ giao hàng thì tiến hành các thủ tục ký chứng từ nhập kho. Nếu phát hiện

hàng giao không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị bể thì từ chối nhận hàng,

đồng thời lập biên bản và báo ngay cho nhà cung cấp trả hoặc giao đổi lại hàng.

1.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng

Kết thúc quá trình mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành

đánh giá kết quả hoạt động mua. Nội dung đánh giá là so sánh giữa thực tế mua với

các yêu cầu đặt ra cho quá trình mua, nếu kết quả không thỏa mãn được các yêu cầu

14 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

thì cần rà xét tìm nguyên nhân khắc phục để đảm bảo quá trình mua tiếp theo đạt

hiệu quả.

Việc đánh giá kết quả mua hàng cũng phải làm rõ trách nhiệm về ưu và

nhược điểm từng bộ phận có liên quan đến quá trình mua hàng.

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị mua

hàng luôn gắn liền với từng bước của quá trình. Bất kể xảy ra một sai sót nào của

nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng và từ đó ảnh hưởng đến kết

quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng

1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển

của doanh nghiệp. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình

mua hàng, vì vậy quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo

chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua

hàng hợp lý.

Kế hoạch chi tiết:

Công tác hoạch định mua hàng mà nhà quản trị phải đưa ra được một kế

hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng. Kế hoạch mua

hàng chi tiết hợp lý phải đảm bảo cung cấp hàng mua đúng đủ kịp phù hợp với nhu

cầu sản xuất kinh doanh.

Kết quả kinh doanh:

Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để

xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh.

Các nguồn lực của doanh nghiệp, gồm:

Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp đặc biệt là trong mua hàng.Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng

đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.

15 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Cơ sở vật chất kỹ thuật: Là tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh

nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng

nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được

hàng nhanh hơn và tốt hơn.

Nhân viên mua hàng: Mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con

người. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức hiểu biết về hàng hoá, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm

trong thu mua, giao tiếp tốt,…

Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quyết định đến quá trình mua hàng. Nhà quản trị là

người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng, nên họ phải nắm rõ được về năng lực nhân

viên, như khả năng làm việc đảm nhận việc mua hàng,…

Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng

sẽ dễ dàng hơn.

Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ

tiến bộ khoa học kỹ thuật,…, đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua

hàng của doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp thì sẽ không đảm

bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp.

Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả

mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn

phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự

cạnh tranh về giá. Nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì

họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.

Các cơ quan nhà nước:

16 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến

hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp

đều có các cơ quan nhà nước, cơ quan địa phương kiểm tra và giám sát các hoạt

động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Thông qua hệ thống cơ quan

nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua

hàng của mình, như : Thông qua các cơ chế, chính sách thuế, ….

Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh

nghiệp, có những nhân tố chủ quan và khách quan thì doanh nghiệp có thể điều

chỉnh chính sách mua hàng phù hợp.

17 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

2.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN

THÀNH

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Tín Thành

Ngày 01/11/2006, Công ty được thành lập và được Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp

giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102044467 ngày 01/11/2006 với:

• Tên giao dịch : Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH

• Tên viết tắt : TTP.Co., Ltd .

• Trụ sở chính : 12 Phan Văn Trị, P.7, Q.Gò Vấp, TPHCM.

• Mã số thuế : 0 3 0 4 6 8 0 5 2 6

• Điện thoại : 08.62576294 Fax : 08.62576346

• Email : tinthanhco.ltd@gmail.com

Công ty được thành lập theo hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Ngành nghề kinh doanh:

Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm về in ấn bao bì (Trừ in lụa, in tráng

bao bì nhựa), thiết kế tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo, sản xuất pano, hộp đèn, vật phẩm

quảng cáo, hàng may mặc, trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải, tẩy,

nhộm, hồ,in và gia công hàng đã qua sử dụng.

Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, thiết bị máy móc các ngành

in: mực in, hóa chất ngành in (trừ hóa chất độc hại mạnh), giấy, in và bao bì, văn

hóa phẩm, văn phòng phẩm,.....

Đến năm 2010, tổng số nhân viên công ty là 30 người, trong đó nhân viên

quản lý là 03 người.

Đặc điểm :

Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hình thức sở hữu của công ty là sở hữu tư nhân.

18 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty Tín

Thành

2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực họat động: Thiết kế tạo mẫu, dịch vụ

quảng cáo, sản xuất pano, hộp đèn, kệ trưng bày, vật phẩm quảng cáo, hàng may

mặc. Sản xuất và in ấn: Bao thư, Profile, Catalogue, các loại lịch,….

Duy trì và không ngừng phát triển cung cấp các sản phẩm: In ấn và thiết kế,

tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo,…., để chiếm lĩnh thị trường trong và ngòai nước, nâng

cao thu nhập cho Cán Bộ Công Nhân Viên (CBCNV) công ty trong điều kiện thị

trường cạnh tranh gay gắt.

2.1.2.2 Quyền hạn của công ty

Kinh doanh đúng các dịch vụ đã được cấp phép trong “Giấy Chứng nhận

đăng ký kinh doanh “

Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, với địa phương bằng

việc nộp đủ và đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế. Công

ty được huy động và sử dụng vốn trong kinh doanh.

Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tổ chức tốt đời sống vật

chất và tinh thần, không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên

môn, nâng cao mức sống cho nhân viên trong công ty.

Tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới ổn định. Xây dựng và tổ chức thực

hiện tốt các kế họach kinh doanh in ấn và thiết kế, tạo mẫu bao bì, dịch vụ quảng

cáo. Công ty đảm bảo an ninh chính trị xã hội và bảo vệ môi trường.

Được quyền tuyển nhân viên hay cho thôi việc đối với nhân viên không có

năng lực, có phẩm chất đạo đức xấu, chủ động trả lương cho CBCNV trong khả

năng cho phép của công ty .

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành

Giám đốc: 01 người

Khối gián tiếp – CB CNV và quản lý: 07 Người

Khối lao động trực tiếp: 22 Người

19 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Trong đó trình độ lao động tại công ty:

• Đại học: 5 Người

• Trung cấp, cao đẳng, công nhân bậc 3/7: 25 người.

Chức vụ nhân sự

Số người

Khối lao động

Giám Đốc

1

Gián tiếp

Trưởng Phòng

2

Gián tiếp

Nhân Viên

5

Gián tiếp

Công nhân

22

Trực tiếp

Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng,

các bộ phận có mối quan hệ với nhau, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm

đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng tiến độ kế họach công ty đề ra.

Tình hình nhân sự của công ty tương đối ổn định, hầu hết CBCNV trẻ tuổi,

có trình độ và được đào tạo chuyên môn tay nghề, đây là lợi thế cho cho sự tồn tại

và phát triển lâu dài của công ty.

Sau đây là Sơ đồ tổ chức quản lý hoạt động của Công ty TNHH TM - DV In

Ấn Bao Bì TÍN THÀNH:

20 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

21 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Nhìn chung, Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty Tín Thành được tổ chức và bố trí

các phòng ban trong công ty thì tương đối hợp lý và phù hợp với qui mô và tình

hình sản xuất kinh doanh công ty.

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TÍN THÀNH trong 03

năm (2008, 2009, 2010)

Bảng tóm tắt kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty trong 03 năm (2008,

2009, 2010):

%Chênh lệch

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Stt

Chi Tiêu

2009/ 2008

2010/ 2009

(VNĐ)

(VNĐ)

(VNĐ)

1

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (1)

3,597,477,400

3,948,347,225

6,275,769,000

10% 59%

2 Doanh thu hoạt động tài chính (2)

1,519,958

2,746,652

3,039,187

81% 11%

3 Doanh thu thuần (3) = (1)

3,597,477,400

3,948,347,225

6,275,769,000

10% 59%

Chi phí sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (4) = (4.1) + (4.2)

4

3,565,093,533

3,716,006,335

6,000,084,872

4% 61%

- Giá vốn hàng bán (4.1)

3,216,746,514

3,325,957,170

5,725,030,563

3% 72%

348,347,019

390,049,165

275,054,309

12% -29%

- Chi phí bán hàng & quản lý (4.2) Lợi nhuận gộp về bán hàng + dịch vụ (5) = (3) - (4.1)

380,730,886

622,390,055

550,738,437

63% -12%

5

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (6) = (5) + (2) - (4.2)

33,903,825

235,087,542

278,723,315

593% 19%

6

33,903,825

235,087,542

278,723,315

593% 19%

7 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

8,475,956

58,771,886

69,680,829

593% 19%

9

8 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

25,427,869

176,315,657

209,042,486

593% 19%

Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành

Tổng doanh thu bán hàng của công ty đều tăng nhanh trong ba năm. Năm

2009 tăng so với năm 2008 là 10% và năm 2010 tăng so với năm 2009 là 59%. Điều

này ghi nhận hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Doanh

thu thuần của công ty năm 2009 cũng tăng lên so với năm 2008 là 10% tương ứng

với số tiền tăng lên là 350 896 825 đồng và năm 2010 tăng so với năm 2009 là 59%

24 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

ứng với số tiền 2 327 421 775 đồng. Điều này do các khoản giảm trừ của công ty,

chủ yếu là giảm trừ do giảm giá hàng bán, khuyến mại, còn giảm trừ do hàng bán bị

trả lại thì chiếm tỷ lệ không đáng kể, nên tăng chủ yếu là do doanh thu tăng.

Vì công ty được thành lập vào cuối năm 2006 và mới đi vào hoạt động trong

năm 2007, nên năm 2008 công ty phải trang bị thêm về máy móc, thiết bị, nhà

xưởng,...., tức là tăng chi phí cho tài sản cố định. Vì vậy, Lợi nhuận năm 2008 chỉ

đạt 33 903 825 đồng, do công ty chưa có nhiều khách hàng và phải tăng chi phí đầu

tư tài sản cố định. Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty năm

2009 so với năm 2008 tăng cao gấp hơn 05 lần và kéo theo lợi nhuận gộp năm 2009

tăng cao hơn so với năm 2008 là 63%. Điều này là do trong năm 2009 công ty đã

chú trọng đến tìm kiếm nguồn hàng nguyên liệu thay thế tương đương giá thành rẽ

hơn nên giá vốn bán hàng năm 2009 so với năm 2008 chỉ tăng 3% và do doanh thu

từ hoạt động tài chính năm 2009 tăng so với năm 2008 là 81%. Đồng thời, Công ty

có thêm khách hàng lớn mới như: Mobifone, Marsk Line, ..., làm tăng lợi nhuận.

Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty năm 2010 so với

năm 2009 tăng lên 19%. Điều này là do trong năm 2010 công ty đã tiết kiệm giảm

chi phí bán hàng + quản lý thấp hơn so với năm 2009 là 29%, nên kéo theo lợi

nhuận gộp năm 2010 giảm thấp hơn so với năm 2009 là 12%. Giá vốn bán hàng

năm 2010 tăng so với năm 2009 là 72%, vì giá nguyên vật liệu đầu vào trong năm

2010 luôn biến động tăng cao và do Nhà nước ban hành chính sách tăng về tỷ giá

tiền USD/VND, tăng giá xăng dầu vào đầu năm 2010. Doanh thu từ hoạt động tài

chính năm 2010 tăng so với năm 2009 là 11%. Ngòai ra, trong năm 2010 công ty có

chính sách bán hàng và dịch vụ tốt đối với các khách hàng hiện hữu, nên đã khuyến

khích khách hàng dồn nhiều số lượng đặt hàng cho công ty hơn năm 2009.

Bên cạnh vấn đề doanh thu thì nộp ngân sách nhà nước cũng được công ty

quan tâm đến, khi lợi nhuận tăng kéo theo các khoản nộp ngân sách nhà nước cũng

tăng lên trong 03 năm vừ a qua, cụ thể chi phí nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho

nhà nước trong ba năm như sau: Năm 2008 là 8 475 956 đồng; Năm 2009 là 58 771

886 đồng và trong năm 2010 là 69 680 829 đồng.

25 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của Công ty Tín Thành

trong thời gian qua

2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư nguyên vật liệu trong 03 năm (2008,

2009, 2010)

Bảng tóm tắt doanh số mua vật tư, nguyên vật liệu trong ba năm (20008; 2009;

2010) như sau:

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Stt

Chi Tiêu

(VNĐ)

(VNĐ)

(VNĐ)

%Chênh lệch 2009/ 2008

2010/ 2009

579,014,373

638,583,770

883,182,690

1 Giấy in

10.3% 38.3%

193,004,790

245,386,450

469,368,900

2 Decal

27.1% 91.3%

259,507,180

268,291,880

584,503,060

3 Mực in

3.4% 117.9%

175,428,860

198,318,950

376,645,730

4

Hóa chất phụ gia in

13.0% 89.9%

347,408,624

332,150,266

480,383,750

5 Mica

-4.4% 44.6%

55,901,437

47,938,040

63,945,250

6 Sắt thép

-14.2% 33.4%

69,251,198

44,301,750

78,007,870

7 Inox

-36.0% 76.1%

158,403,850

193,614,960

364,002,450

8 Bản kẽm in

22.2% 88.0%

61,761,534

55,876,080

82,700,370

9

Bóng đèn, thiết bị điện phụ trợ

-9.5% 48.0%

4,860,098

3,995,570

7,152,530

10 Băng keo

-17.8% 79.0%

157,333,880

133,348,620

321,626,380

11

Các nguyên vật liệu phụ khác

-15.2% 141.2%

2,061,875,824

2,161,806,336

3,711,518,980

Tổng cộng:

Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) thì

hàng hóa mua vào công ty chủ yếu mua hàng trong nước và thường được mua từ

nhiều cách khác nhau. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh

nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng để thấy được sự biến động tăng,

giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại, vướng mắc

26 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

trong những nguồn hàng mua vào, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn

nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh.

Qua bảng kê tóm tắt doanh số mua hàng trong 03 năm (2008, 2009, 2010)

của Công ty Tín Thành thì nhận định:

Năm 2008 so với năm 2009:

Doanh số mua hàng giấy in, decal, mực in, hóa chất phụ gia in, bản kẽm in có

doanh số mua trong năm 2009 tăng so với năm 2008 từ 3.4% → 27.1%, do công ty

có thêm khách hàng mới và gia tăng sản xuất. Đồng thời, Công ty cũng tận dụng

dùng hàng tồn kho năm trước của 05 loại nguyên vật liệu vật tư trên đưa vào sản

xuất để tăng sản lượng sản phẩm sản xuất nhằm theo kịp kế hoạch kinh doanh của

công ty, vì theo bảng 2.2 thì doanh thu bán hàng năm 2009 tăng gấp 05 lần so với

năm 2008.

Còn các mục còn lại: Mica, Sắt thép, Inox, Bóng đèn - Thiết bị điện phụ

trợ và băng keo và các nguyên vật liệu phụ khác thì doanh số mua hàng của năm

2009 giảm nhiều so với năm 2008 từ 4.4 % → 36%, do công ty sử dụng hàng tồn

kho của năm 2008, vì trong năm 2008, Công ty đã mua vật tư với số lượng tương

ứng theo chính sách giá chiết khấu của nhà cung cấp, mặc dù trong năm 2008 thì

tình hình sản xuất kinh doanh của công ty chưa phát triển. Ngoài ra, công ty đã tìm

được nguồn hàng mua (hàng thay thế tương đương) giá rẻ hơn, và công ty cũng tìm

thêm nhà cung cấp mới có chính sách bán hàng hỗ trợ tốt cho công ty (Như giá mua

rẻ, hỗ trợ cho công ty dùng hàng mẫu miễn phí,..., mặc dù lượng dùng trong sản

xuất của các nguyên vật liệu vật tư này năm 2009 tăng cao hơn so với năm 2008.

Năm 2009 so với năm 2010:

Nhìn chung, doanh số mua hàng của các nguyên vật liệu, vật tư trong

năm 2010 đều tăng so với năm 2009 là do giá thành mua, số lượng mua của năm

2010 tăng hơn năm 2009. Vì công ty có nhiều đơn đặt hàng, nên công ty tăng sản

xuất hàng hóa nhiều hơn và ít tồn kho nguyên vật liệu vào đầu năm 2010, cho nên

số lượng nguyên vật liệu vật tư mua vào cũng tăng lên. Đồng thời do giá xăng dầu,

tỷ giá USD/VNĐ trong nước tăng biến động vào quý 4/năm 2009 đến quý 1/năm

27 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2010, nên đã kéo theo giá vật tư nguyên vật liệu năm 2010 cũng biến động tăng cao

hơn giá năm 2009.

Do trong năm 2010 công ty có doanh số bán hàng tăng cao, công ty có

thêm nhiều khách hàng mới: Red Driver, Dai-ichi, Green Cross,...., và các khách

hàng cũ, như: Mobifone, JTI, Marks Line,..., đặt hàng tăng nhiều hơn (Như:

Mobifone đặt hàng tăng lượng tờ bướm quảng cáo,..., là do công ty có chính sách

bán hàng + dịch vụ hậu mãi tốt nhằm duy trì các khách hàng cũ. Công ty sản xuất

hàng in ấn tăng nhiều hơn các hàng khác: Hộp đèn, kệ tủ trưng bày,... Vì vậy, doanh

số mua năm 2010 thì tăng nhiều hơn so với 2009: Giấy in, mica, sắt thép, bóng đèn

– thiết bị điện phụ trợ tăng từ 33.4 % → 48%; Decal, hóa chất, inox, bản kẽm in,

băng keo tăng từ 76 % → 91.3%; Còn mực in và các nguyên vật liệu phụ tăng trên

100%.

Nhìn chung, kế hoạch mua hàng của công ty khá hợp lý và phù hợp với kế

hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty nên chú ý đến mức tiêu

hao nguyên vật liệu trong sản xuất, để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm

cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên.

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của Công ty Tín

Thành trong thời gian qua

2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty

a. Chiến lược kinh doanh của Công ty

Do công ty mới thành lập cuối năm 2006, loại hình kinh doanh (Dịch vụ in

ấn bao bì) của công ty là theo nhu cầu của khách hàng. Nên trong hai năm đầu

(2007; 2008), công ty gặp rất nhiều khó khăn để xây dựng chiến lược kinh doanh,

Công ty chỉ xây dựng được chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn: tháng, quý, vì

chưa có nhiều khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng rất ít.

Do đó, việc việc mua nguyên vật liệu vật tư từ năm 2008 về trước là mua

theo số lượng tối thiểu của nhà cung cấp bán, nên dẫn đến lượng hàng mua vào tồn

kho nhiều trong năm 2008, như: Mica, Inox,....

b. Kết quả kinh doanh

28 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Kết quả kinh doanh năm 2008 thấp hơn 2009 là công ty mới đi vào hoạt

động sản xuất kinh doanh, nên việc mở rộng phát triển khách hàng mới và sản xuất

kinh doanh của công ty còn hạn chế. Vì vậy, Lượng vật tư tồn kho nhiều trong năm

2008 là do mua hàng theo số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp bán.

Năm 2009, Công ty phát triển kinh doanh có nhiều khách hàng mới, như

Mobifone, Marks Line, Việt Thái Quốc Tế,...., nên lợi nhận năm 2009 đạt gấp 05

lần 2008 mà Tổng doanh số mua vật tư của năm 2009 tăng so với năm 2008 là

4.8%, do trong năm 2009 công ty dùng lượng vật tư tồn kho năm 2008 để sản xuất.

Ngoài ra trong năm 2009, Bộ phận cung ứng cũng tìm được nhiều nguồn hàng khác,

hàng thay thế của nhiều nhà cung cấp có giá tốt hơn năm 2008.

Tổng lợi nhuận năm 2010 vượt qua năm 2009 là 19% mà tổng doanh số mua

hàng nguyên vật liệu vật tư năm 2010 tăng cao so với năm 2009 là 71.7%, là do giá

thành vật tư mua vào tăng giá theo biến động trên thị trường. Nguyên nhân giá mua

vào tăng là nguyên nhân khách quan do ảnh hưởng từ chính sách nhà nước: Lãi suất

ngân hàng tăng lên 17%, tăng tỷ giá ngoại tệ USD/VNĐ,....; do lạm phát; do tình

hình biến động tăng giá nguyên vật liệu trên thị trường;.

c. Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật

Việc thanh toán mua hàng bị ảnh hưởng lớn trong quá trình mua hàng vật tư,

do công ty gặp khó khăn về tài chính trong hai năm đầu sau khi thành lập vì công ty

phải đầu tư trang bị nhiều máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng.

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty mới đầu tư trang bị, nên cũng góp phần

hỗ trợ cho Bộ phận cung ứng mua hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng trên thị

trường trong quá trình mua hàng.

2.2.2.2 Các yếu tố bên ngoài Công ty

a. Nhà cung cấp

Trong hai năm đầu sau khi thành lập thì Công ty chưa có nhiều nhà cung cấp,

nên việc lựa chọn so sánh mua hàng còn hạn chế.

Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của công ty Tín

Thành trong thời gian qua:

29 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Stt Tên nhà cung cấp

Số điện thoại

Tên hàng hóa cung cấp

1 Phong Thái

08 - 38273896 Giấy

2 Hoàng Kim Phát

08 - 62507979 Giấy

3 Tân Kim Hưng

08 - 38981549 Giấy

4 3M

08 - 62538421 Decal, băng keo

5 Kiều Mi

08 - 38291919 Decal, băng keo

6 Nam Sơn Hà

08 - 38644104 Mica

08 - 38408836 Mica

7 Triều Chen

08 - 37582933 Mica

8 Tuấn Đạt

08 - 38254656 Mực in; hóa chất

9 M&P

08 - 39252146 Mực in; hóa chất

10 Tín Ân

08 - 37174871 Mực in; hóa chất

11 Tân Tín Phát

08 - 38823424 Sắt thép, Inox, Bản kẽm

12 Miền Đông

08 - 62952814 Sắt thép, Inox, Bản kẽm

13 Minh Sơn

08 - 22408990 Sắt thép, Inox, Bản kẽm

14 Trung Vũ

15 Thái Lợi

08 - 38566754 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v…

16 Phong Vân

17 Thanh Qúy

08 - 38478118 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… 08 - 38212503 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v…

Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của Công ty

Tín Thành.

Theo bảng danh sách nhà cung cấp chủ lực của Công ty Tín Thành nêu trên thì

xét thấy còn hạn chế trong việc chọn nhà cung cấp về vật tư Decal, băng keo so với

các nhà cung cấp các vật tư nguyên vật liệu khác trong tiến trình mua hàng.

b. Đối thủ cạnh tranh

Thị trường dịch vụ in ấn bao bì ở Việt Nam rất phát triển đa dạng, nên Công

ty Tín Thành có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, như: Công ty LIKSIN, MAI,

VISINGPACK,.... Vì vậy, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, như dịch vụ, chính

sách giá,...., khi mua vật tư nguyên vật liệu cùng một nhà cung cấp với các công ty

đối thủ cạnh tranh lớn mạnh hơn và đối thủ cạnh tranh này có vị trí thương hiệu lớn

30 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

trên thị trường bao bì, do các nhà cung cấp sẽ có chính sách bán hàng ưu tiên cho

các đối thủ cạnh tranh lớn này .

c. Cơ quan nhà nước

Trong năm 2009, nhà nước đã hỗ trợ chính sách thuế giá trị gia tăng (VAT)

từ 10% giảm còn 5% đối với các hàng hóa: Giấy, Hóa chất,...., nên cũng góp phần

làm giảm chi phí mua hàng trong doanh nghiệp.

2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành

Bộ phận mua hàng thuộc Phòng Vật tư, gồm Trưởng phòng (kiêm mua hàng)

và một nhân viên mua hàng (Mua hàng và gia công).

Chức vụ

Số người

Chức năng công việc

Trưởng phòng

1

Quản lý + kiêm chức năng nhân viên mua hàng một số vật tư chính: Giấy, mực in,…

Nhân viên

1

Mua hàng gián tiếp một số vật tư , mua trực tiếp tại chợ, cửa hàng,…và gia công vật tư bên ngoài.

Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành

Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế đối với

những mặt hàng có giá trị lớn, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức, theo dõi, kiểm tra,

giám sát các các hoạt động công việc trong phòng và trực tiếp báo cáo BGĐ về quá

trình thực hiện mua hàng.

Nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ thay mặt đại diện công ty giao dịch

đàm phán với các nhà cung cấp về việc mua một hoặc một số loại hàng vật tư mà

Nhân viên phụ trách mua.

2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành

Chú thích:

: Hợp đồng kinh tế áp dụng cho các loại hình mua • HĐKT

hàng không sử dụng Đơn đặt hàng, hoặc một số

trường hợp mua thẳng.

31 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

: Hình thức mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhà • Mua thẳng

cung cấp bằng tiền mặt không lập Hợp đồng kinh

tế .

: Đơn đặt hàng, áp dụng đối với nhà cung cấp • ĐĐH

trong nước đã ký hợp đồng nguyên tắc.

: Mẫu hàng, gồm: Vật tư – Nguyên vật liệu, phụ • Mẫu (mua hàng)

tùng thiết bị và bán thành phẩm gia công,

Catalogue mẫu vật tư, mẫu khách cấp,…, sử dụng

trong đặt hàng nhà cung cấp để đối chiếu kiểm

hàng khi nhập hàng vào Công ty.

32 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Sơ đồ 2.2. Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành

33 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Mô tả sơ lược quy trình mua hàng:

Phòng mua hàng cung ứng vật tư (MHCƯVT) tiếp nhận các nhu cầu mua

hàng từ các phòng ban: Phòng kinh doanh (KD), Phòng Điều Độ Kế Hoạch Sản

Xuất – Kiểm tra chất lượng (ĐĐKHSX - KTCL) và các phòng ban khác, sau đó

MHCƯVT triển khai đặt hàng

Đối với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện

lập các thủ tục chứng từ: HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác liên quan, để trình Ban

Giám Đốc (BGĐ)ký duyệt mua.

Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện

các bước công việc thủ tục mua, bao gồm: Hỏi giá các nhà cung cấp, thỏa thuận các

điều kiện liên quan đến mua hàng, như: Thanh toán, giao nhận hàng,..., với các nhà

cung cấp, sau đó nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: Bảng so

sánh giá và chọn nhà cung cấp, HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác: Phiếu tạm ứng

tiền mặt đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp,...., để trình

Ban Giám Đốc ký duyệt mua. (Lưu ý: Các chứng từ trình mua này phải có chữ ký

xác nhận của bộ phận hay người đề nghị mua).

Sau khi các HĐKT/ĐĐH đã được BGĐ duyệt, phòng MHCƯVT chuyển các

HĐKT/ ĐĐH đến các nhà cung cấp thông qua Fax, Email (Phải yêu cầu nhà cung

cấp ký xác nhận HĐKT/ĐĐH và Fax, Email lại công ty sau khi nhà cung cấp đã

nhận được HĐKT/ĐĐH) hoặc chuyển trực tiếp đến nhà cung cấp ký xác nhận.

Nhân viên MHCƯVT phát hành các HĐKT/ĐĐH cho các đơn vị phòng ban:

ĐĐKHSX – KTCL, Phòng kế toán tài vụ (KTTV), Bộ phận kho sau khi nhân viên

MHCƯVT đã nhận lại HĐKT/ĐĐH từ các Nhà cung cấp đã ký xác nhận. Tiếp theo

là các công việc giao nhận, kiểm tra hàng, thanh toán hàng mua:

Đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp: Sau khi các

HĐKT/ĐĐH và các chứng từ liên quan (Phiếu tạm ứng tiền mặt) đã được BGĐ

duyệt thì nhân viên MHCƯVT chuyển phiếu tạm ứng tiền đến KTTV để nhận tiền

mặt và nhân viên MHCƯVT sẽ mua hàng và thanh toán tiền hàng trực tiếp tại cửa

hàng nhà cung cấp (hoặc thanh toán tại công ty Tín Thành). Sau khi nhân viên

34 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

MHCƯVT lấy hàng từ nhà cung cấp, hoặc nhà cung cấp sẽ giao về công ty và giao

đưa cho phòng ban yêu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng

mua. Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các

chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng, ...., thì Bộ phận kho

tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên

MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ giải chi và

chuyển bộ chứng từ giải chi này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và

BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là việc lưu giữ hồ sơ chứng từ

mua hàng.

Đối với trường hợp mua gián tiếp: Nhân viên MHCƯVT chịu trách nhiệm

thực hiện, theo dõi việc mua hàng và trực tiếp thông báo cho phòng ban đưa nhu

cầu về thời gian nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, để các phòng ban đưa nhu

cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua, như kiểm tra chủng

loại, số lượng, chất lượng hàng so với yêu cầu đặt mua.

Nếu hàng mua kiểm tra không đạt theo yêu cầu thì nhân viên

MHCƯVT phụ trách mua hàng báo nhà cung cấp trả, giao đổi lại hàng cho công ty.

Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT

nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng,...., thì

Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến

nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ

thanh toán và chuyển bộ chứng từ này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng

và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là công việc lưu giữ hồ sơ

chứng từ mua hàng.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ mua hàng: tối đa 01 năm, riêng các hồ sơ mua hàng là

máy móc thiết bị, thời hạn lưu trữ không hạn định. Cách lưu hồ sơ mua hàng theo

qui định Công ty.

35 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty Tín Thành

trong thời gian qua

Phòng ĐĐKHSX – KTCL lập định mức vật tư nguyên vật liệu và đưa ra nhu

cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần dùng đủ, bao gồm: Chủng loại quy cách vật tư,

Số lượng - tính cả lượng hao hụt trong quá trình sản xuất sản phẩm; Thời gian cần

vật tư; chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có),..., để sản xuất ra sản phẩm, thành

phẩm theo từng đơn đặt hàng của Phòng KD triển khai cho ĐĐKHSX – KTCL thực

hiện.

Ghi chú: Lượng hao hụt chiếm 10%/lượng vật tư thực dùng để sản xuất sản phẩm.

Phòng MHCƯVT sẽ tiến hành xác định nhu cầu lượng thực mua ngay sau

khi nhận được định mức vật tư nguyên vật liệu và nhu cầu lượng vật tư nguyên vật

liệu cần dùng từ Phòng ĐĐKHSX – KTCL.

Sau khi Phòng MHCƯVT có được số lượng thực tồn kho của loại nguyên vật

liệu vật tư cần mua tại thời điểm đó và lượng nguyên vật liệu vật tư thực mua được

xác định theo:

Lượng vật tư thực mua = Lượng vật tư cần dùng trong sản xuất – Số lượng

thực tồn kho vật tư cần mua tại thời điểm đó + Số lượng vật tư dự trữ (nếu có).

Lưu ý: Số lượng vật tư dự trữ là do Phòng MHCƯVT đề nghị mua và được thực

hiện mua khi BGĐ duyệt mua số lượng vật tư dự trữ này.

Dựa theo cách tính lượng vật tư thực mua của Công ty Tín Thành nêu trên

thì xét thấy Công ty đã đã kiểm soát được lượng hàng thực mua và lượng tồn kho

của công ty.

Tuy nhiên trong năm 2010, Công ty đã mua lắc nhắc nhiều lần với số lượng

mua ít cho cùng 01 mã hàng/ loại hàng trong 01 đợt yêu cầu mua của ĐĐKHSX –

KTCL, do lượng hao hụt tăng lên trong quá trình sản xuất và do công ty dự trữ tồn

kho quá ít hoặc gần như không tồn kho vật tư này. Điều này làm tăng thêm chi phí

mua hàng, như: Mua hàng phải trả thêm phí vận chuyển hoặc mua giá cao hơn do

mua quá ít,...

36 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty Tín Thành

trong thời gian qua

Phòng MHCƯVT tìm kiếm các nhà cung cấp qua mạng internet, người bạn

bè, hội chợ triển lãm, nhà cung cấp tự tìm đến công ty chào hàng, hay do BGĐ công

ty giới thiệu chỉ định nhà cung cấp,...

Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng khi có nhu cầu mua hàng thì

nhân viên MHCƯVT tiếp tục ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ hiện mua, nếu

giá cả mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng không đổi, có hàng giao, các

thông tin khác không đổi so với đợt mua gần nhất. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ

thay đổi thông tin hàng mua, như tăng giá, hoặc hàng giao không kịp tiến độ,...thì

thông thường công ty lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối

thiểu 02 nhà cung cấp, để làm bảng so sánh so với nhà cung cấp hiện hữu và từ đó

chọn lựa 01 nhà cung cấp tối ưu nhất trong số các nhà cung cấp so sánh đó.

Thông thường, Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty sẽ dựa vào thông

tin liên quan đến việc mua hàng vật tư trong thời gian gần nhất vừa qua và kết hợp

thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư trên báo đài, internet,

các mối quan hệ bạn bè,..., về các thông tin như: Tỷ giá USD/VNĐ, lạm phát, bất

ổn chính trị,tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu,..., để quản lý và kiểm tra

tính xác thực thông tin chọn nhà cung cấp mua do nhân viên cấp dưới trình, điều

này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng.

Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và cũng tùy thuộc vào

hiện trạng thị trường nguyên vật liệu theo từng thời điểm mà BGĐ Công ty Tín

Thành đặt ra những tiêu chí chọn nhà cung cấp phù hợp. Thông thường nhà cung

cấp được chọn thì nhà cung cấp phải thỏa 06 tiêu chí cơ bản của Công ty Tín

Thành:

Đúng đủ về chất lượng hàng.

Đúng đủ về số lượng hàng.

Giá hàng hợp lý.

Hạn thanh toán phù hợp.

37 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất.

Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến

hành liên tục.

Trong đó, Công ty Tín Thành rất chú trọng 03 tiêu chí: Tiêu chí chất lượng;

Tiêu chí thời gian giao hàng; Tiêu chí giá mua hàng, vì 03 tiêu chí này ảnh hưởng

trực tiếp đến việc giá bán sản phẩm và lợi nhuận công ty. Hiện tại do Công ty chưa

xây dựng được tiêu chuẩn thang đo tính điểm để làm căn cứ đánh giá nhà cung cấp,

nên Công ty chỉ đánh giá nhà cung cấp còn mang cảm tính thông qua các dịch vụ hỗ

trợ hợp tác của các nhà cung cấp diễn ra trong quá trình mua hàng, như: Nhà cung

cấp nào có chính sách bán hàng tốt: Giá tốt, hưởng chính sách chiết khấu cao,...,+

dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt: Sửa đổi lại hàng nhanh chóng, tư vấn kỹ thuật,... thì

đánh giá tốt nhà cung cấp ấy.

Phòng MHCƯVT sẽ tổng kết liệt kê chọn ra các nhà cung cấp chủ lực sau

khi chọn được các nhà cung cấp đã tích cực hỗ trợ hợp tác với Công ty trong suốt

thời gian qua.

Nhìn chung, việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Tín Thành

thường chỉ ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ thì việc này giúp cho nhân viên

hạn chế được các bước công việc chuẩn bị khi chọn mua nhà cung cấp mới. Ngược

lại, Công ty sẽ ít có sự lựa chọn khi có biến động từ nhà cung cấp cũ, do Công ty

chưa thường xuyên tìm và chọn thêm nhà cung cấp mới để bổ sung vào danh sách

nhà cung cấp. Ngoài ra trong công tác đánh giá nhà cung cấp, Công ty vẫn chưa chú

trọng quan tâm nhiều đến tiêu chí hạn thanh toán mua hàng, vì mua hàng có hạn

thanh toán lâu thì công ty có lợi nhiều mặt về tài chính, nguốn vốn.

2.3.4 Thương lượng và đặt hàng tại Công ty Tín Thành trong thời gian

qua

Khi đã có nhu cầu mua hàng thì Phòng MHCƯVT ưu tiên thương lượng với

nhà cung cấp cũ hiện đã đang mua, nội dung thông tin hỏi hàng gồm: Số lượng, loại

hàng, chất lượng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các

điều kiện khác, để so với các thông tin đã nhập mua thời gian gần nhất. Nếu giá mới

38 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, hạn mức thanh toán vẫn như cũ hoặc nhà cung cấp

cho hạn thanh toán dài lâu hơn và các điều kiện khác điều kiện khác: Chất lượng,

thời gian giao đáp ứng đúng theo yêu cầu của công ty thì MHCƯVT tiếp tục đặt

hàng nhà cung cấp cũ đó. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin hàng

sắp mua, như tăng giá, hoặc không có hàng,..., thì thông thường công ty dựa vào

thông tin hàng hóa đó mà nhà cung cấp cũ vừa báo để có thêm cơ sở thương lượng

nhà cung cấp khác khi lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối

thiểu 02 nhà cung cấp khác, để so sánh so với nhà cung cấp cũ mà chọn lựa đặt

hàng.

Trong thời gian qua, Công ty Tín Thành đã chưa thương lượng đàm phán với

một số nhà cung cấp về việc giao hàng miễn phí vận chuyển, do Công ty Tín Thành

mỗi lần đặt mua số lượng quá ít với một số vật tư như sắt thép, inox,....hoặc mua lắc

nhắc nhiều lần, điều này góp phần làm tăng thêm chi phí mua hàng.

Công ty ít chủ động trong việc thương lượng đám phán đặt mua hàng với các

nhà cung cấp mới, trừ khi có biến động về thông tin mua hàng với nhà cung cấp cũ

thì mới tiến hành làm, do nhân viên mua hàng ngại, không tích cực đàm phán làm

việc với các nhà cung cấp mới, như thương lượng dùng thử mẫu miễn phí,..., điều

này sẽ gây bất lợi và bị động trong việc chọn mua hàng, cũng như bổ sung thêm

danh sách các nhà cung cấp cho công ty. Tuy nhiên, việc mua hàng nhà cung cấp

khác có ưu điểm là đánh giá được thực lực kỹ năng thương lượng đàm phán của

nhân viên mua hàng sâu sắc hơn.

Ngoài ra, Công ty sẽ gặp khó khăn hạn chế trong việc lấy thông tin mua hàng

so sánh giữa các nhà cung cấp khác, cũng như khó duy trì và tạo thêm mối quan hệ

với các nhà cung cấp, do công ty cứ liên tục lấy thông tin hỏi hàng từ nhà cung cấp

khác, như: Giá, chất lượng hàng,... mà công ty vẫn không mua hàng nhà cung cấp

đó thì họ sẽ không cung cấp thông tin những lần hỏi tiếp theo, tức là hỏi hoài mà

không mua.

39 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

2.3.5 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng mua tại Công ty Tín Thành

trong thời gian qua

Thực trạng việc theo dõi và kiểm tra hàng vật tư mua về của công ty chỉ

được thực hiện giữa ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho và bên giao hàng của nhà

cung cấp, mà chưa có sự giám sát của bên thứ ba, điều này dễ xảy ra hiện tượng tiêu

cực thông đồng giữa bên nhận và bên giao hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng, số

lượng hàng vật tư mua về không đúng đạt yêu cầu thực mua của công ty. Vì vậy,

Công ty nên sắp xếp thêm nhân sự Bảo vệ để giám sát việc kiểm tra nhận hàng vật

tư mua về của ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho.

Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về với các thiết bị còn thủ công sơ

sài và cảm tính, do công ty cũng chưa đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo chuyên

dùng để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng đạt kết quả chính xác hơn.

Ngoài ra, việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng mua do ĐĐKHSX –

KTCL đảm trách còn rất chậm chạp, dễ gây ách tắc trong việc làm thủ tứ chứng từ

nhập kho và thanh toán tiền hàng mua. ĐĐKHSX – KTCL cũng nên hỗ trợ kết hợp

với MHCƯVT tìm kiếm vật tư, hàng thay thế tương đương hoặc chọn mua nhà

cung cấp khác, để dự phòng trường hợp nhà cung cấp cũ giao đổi hàng lại nhiều lần

mà không đáp ứng được theo yêu cầu sản xuất của công ty.

Sau mỗi lần mua hàng Công ty Tín Thành thường đánh giá kết quả mua

hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các yêu cầu mà Công ty đã đề ra

như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại,... thì nhà cung cấp cũ đó vẫn

được Công ty duy trì tiếp tục ưu tiên đặt hàng cho các đợt mua hàng tiếp theo. Còn

nếu hàng hóa mua về có sai sót do lỗi của nhà cung cấp hoặc do lỗi sản phẩm thì

công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác cho những lần mua hàng tiếp sau.

Mặt khác, do Nhân viên mua hàng còn ngại trong việc đàm phán tìm thêm nhà cung

cấp mới.

2.4 Nhận xét chung với công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty Tín

Thành

2.4.1 Ưu điểm

40 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Ngày càng có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn quan hệ hợp tác với công ty,

trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng chào bán

hàng cho công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng

tối ưu.

Công ty đã mua hàng nội địa trong nước, nên có thể tìm kiếm dễ dàng các

nhà cung cấp bán các vật tư nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu của công ty,

điều này có thể giúp công ty có thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh khác từ các

nhà cung cấp.

Phòng MHCƯVT dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu cần mua loại vật tư nào

mà Công ty thường xuyên mua dùng, do Nhân viên MHCƯVT thường xuyên cập

Với quy mô hoạt đông vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự ít, nên công ty cũng có ưu điểm

dễ quản lý, kiểm soát tình hình mọi hoạt động của công ty, dễ dàng phân chia, quản lý và

phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với các công việc giao phó cho từng nhân sự

trong phòng, do công tác tổ chức nhân sự trong phòng đơn giản.

nhật số liệu tồn kho và kiểm soát được tình hình tồn kho nguyên vật liệu.

Việc quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung

ứng hàng vật tư mua về phải thực hiện đúng theo yêu cầu của công ty. Nếu CBCNV

nào do chủ quan, thiếu trách nhiệm trong công việc mà gây ra thiệt hại cho công ty

thì tuỳ theo mức độ gây ra mà Công ty sẽ xử lý phù hợp với quy định.

2.4.2 Khuyết điểm

Trong công tác tìm và chọn các nhà cung cấp chủ lực, nhưng công ty chưa

thường xuyên tuyển chọn thêm nhà cung cấp chủ lực, nên công ty có thể sẽ gặp khó

khăn trong mua hàng khi thị trường có sự biến động về giá cả hàng hóa hoặc nhà

cung cấp cũ hiện hữu không có hàng bán, nhà cung cấp cũ giải thể,..., vì công ty quá

bị động trong việc lựa chọn nhà cung cấp mua hàng, do nhân viên còn e dè, ngại

thương lượng đàm phán tìm nhà cung cấp mới, vì năng lực nghiệp vụ mua hàng

còn yếu, chưa chuyên nghiệp.

41 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Đối với công tác thương lượng và đặt hàng thì công ty chưa tận dụng được

ưu thế của người đi mua là Thượng Đế, do số lượng đặt mua của một số vật tư còn

hạn chế, số lượng quá ít, đặt mua quá lắc nhắc.

Do việc mua hàng phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty,

nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng của công ty chưa đầy đủ, kế hoạch mua

hàng đôi khi không sát với thực tế tình hình sản xuất. Và công ty thường phải dùng

hàng tồn kho cho các kỳ sản xuất tiếp theo, vì phải mua theo số lượng bán tối thiểu

của nhà cung cấp, dẫn tới công ty mua hàng dư gây ra tồn kho nhiều vật tư, làm

phát sinh nhiều chi phí, như: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm

vòng quay vốn cho công ty,..., cũng làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà

MHCƯVT chưa thỏa thuận thương lượng được với nhà cung cấp giao miễn phí. Vì

vậy, nhân viên MHCƯVT nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương

lượng đàm phán và giao tiếp với các nhà cung cấp.

Công tác kiểm tra chất lượng vật tư mua về với thiết bị kiểm tra còn quá thủ

công và cảm tính, cho nên công ty cần phải trang bị đầu tư thêm thiết bị, dụng cụ đo

chuyên dùng để kiểm tra chất lượng hàng mua về đạt kết quả chính xác hơn. Ngoài

ra, Công ty cũng phải tăng cường nhân sự hoặc cử nhân viên Bảo vệ giám sát tiến

trình việc kiểm tra giao nhận giữa các bộ phận trong công ty với bên giao hàng nhà

cung cấp.

Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý mua hàng

và hoạt động kinh doanh của công ty chưa được chú ý, công tác này của Công ty

Tín Thành được thực hiện và theo dõi trên máy vi tính (MS Office: Excel, Word),

các công cụ như: Các file, các mẫu văn bản - bảng biểu phục vụ công tác theo dõi,

quản lý còn thủ công, do công ty vẫn chưa trang bị được phần mềm quản lý chuyên

dùng phục vụ công tác mua hàng cho công ty.

Do Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, nên còn

hạn chế số lượng nhân viên trong bộ phận mua hàng cung ứng vật tư. Đây là một

hạn chế lớn đối với công tác mua hàng. Công ty cần tổ chức đào tạo, tuyển dụng

thêm nhân viên phụ trách mua hàng thì công tác quản trị mua hàng của Công ty mới

42 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

hoạt động có hiệu quả cao, điều này sẽ phù hợp hơn nữa nếu Công ty mở rộng qui

mô sản xuất kinh doanh.

Nhân viên công ty còn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, nên

khả năng phản ứng giải quyết với các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra còn kém,

khả năng giải quyết tình huống chưa linh hoạt, nên làm cho quá trình thương lượng,

đặt hàng đạt hiệu quả không cao và nghiệp vụ kỹ năng mua hàng của nhân viên

chưa chuyên nghiệp, còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế.

Ngoài ra, Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng mua

hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, nói chung trong quá trình mua hàng nếu công ty

gặp vướng mắc phát sinh chổ nào thì gỡ rối điều chỉnh khắc phục chổ đấy.

43 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong

tương lai

3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai

Công ty Tín Thành hướng đến mục tiêu phát triển trong ngắn hạn và dài hạn:

Mục tiêu ngắn hạn – 01 năm (2011)

Hạ giá thành sản phẩm, để cạnh tranh với các đối thủ doanh nghiệp lớn khác

nhưng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Công ty mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thị trường trong nước.

Để đạt được mục tiêu trên, từ cuối năm 2008 thì Công ty đã liên tục thực

hiện hình thức quảng cáo, mở rộng phát triển nhiều khách hàng mới, như:

Mobifone, Marsk Line, JTI,.... Đối với khách hàng hiện tại, công ty luôn cố gắng

mang lại sự hài lòng từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đảm bảo thời

gian giao hàng đúng, đủ theo hợp đồng.

Mục tiêu dài hạn – 03 năm (2011- 2013)

Đầu tư công nghệ, tập trung chuyên sâu vào thiết kế và sản xuất.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm, để nhằm thỏa mãn hơn cả sự mong đợi của

khách hàng về chất lượng, giá cả và các dịch vụ.

Đầu tư, mở rộng, tăng cường năng lực sản xuất, nâng cao vị thế trong hàng

ngũ doanh nghiệp tại Việt Nam và xuất khẩu.

Đầu tư nguồn nhân lực chất lượng cao để nâng tầm phát triển công ty hướng

đến mở rộng xuất khẩu cho những năm tiếp theo.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho Công ty theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008.

3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai

Lĩnh vực in ấn bao bì trên thị trường Việt Nam dù đã có lịch sử khá lâu,

nhưng đến nay vẫn chưa chính thức có tên trên bản đồ thị trường bao bì trên thế

giới. Vì vậy, chắc chắn mọi người Việt Nam cũng đều mong muốn ngành in ấn bao

44 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

bì nước nhà phát triển nhanh chóng, công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và hội nhập với

thế giới.

Công ty Tín Thành là một công ty TNHH với quy mô vừa và nhỏ, thời gian

hoạt động chưa lâu dài, nên Công ty tất yếu phải chịu sức ép với các tác động cạnh

tranh quyết liệt của các đối thủ lâu năm trên nền kinh tế thị trường. Tuy ngay từ khi

mới thành lập, Công ty Tín Thành đã không ngừng vươn lên giành thị trường và chỉ

trong một thời gian ngắn đã đạt được hiệu quả kinh doanh đáng kể. Trong thời gian

đầu sau khi thành lập, Công ty kinh doanh ít lợi nhuận, nhưng những năm gần đây

công ty cố gắng nổ lực thực hiện phương hướng đề ra, nên đã góp phần làm cho

công ty tăng lợi nhuận đáng kể.

Công ty TNHH SX – DV In Ấn Bao Bì Tín Thành từ khi chính thức được

thành lập với sự nỗ lực không ngừng, dù có những bước đi thăng trầm nhưng công

ty vẫn vững vàng phát triển. Công ty Tín Thành là nhà sản xuất dịch vụ in ấn bao bì

quảng cáo hàng đầu, là thương hiệu lớn không chỉ ở Việt Nam mà còn ở khu vực.

Công ty nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tạo ra các sản phẩm

chất lượng, an toàn cho con người, thân thiện với môi trường và phát huy nguồn nội

lực về nhân sự, công nghệ,..., cùng các mối quan hệ hợp tác với các khách hàng,

nhà cung cấp để cùng phát triển bền vững lâu dài

Công ty Tín Thành trân trọng những tình cảm, những thiện chí, sự ủng hộ,

hợp tác của Qúy khách hàng, của Qúy đối tác, của các cộng đồng xã hội trong thời

gian qua và mong muốn tiếp tục thắt chặt hơn nữa mối quan hệ tốt đẹp này trong

tương lai để cùng phát triển.

Công ty Tín Thành là mái nhà chung, là nơi hội tụ của những con người ưu

tú, giàu kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết sáng tạo, biết đoàn kết và sẻ chia, có ý chí

vươn lên mạnh mẽ nhằm mang lại những giá trị tốt đẹp.

Công ty Tín Thành đã xác định những đặc tính sau đây:

Khách hàng là tiên quyết

Chất lượng là lẽ sống

Sáng tạo không có điểm dừng

45 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Giá trị truyền thống song hành cùng sự phát triển

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua

hàng của công ty thời gian tới

3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng

Xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn

tại, để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty.

3.2.1.1 Công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty

Xác định nhu cầu mua hàng công ty thì phải xác định lượng cần dùng, như:

Chủng loại, quy cách,…, trong sản xuất ứng với khoảng thời gian sản xuất đó so với

lượng hàng tồn kho. Do đó, công ty cần chú trọng hơn nữa công tác phân tích, đánh

giá và dự đoán nhu cầu dùng trong sản xuất đối với từng loại mặt hàng hoá và từ đó

có kế hoạch mua hàng hợp lý phù hợp với kế họach sản xuất kinh doanh của công

ty trong thời gian tới.

Cần phải có dự báo trước số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý,

năm đối với các vật tư chủ lực thường dùng sản xuất, như giấy in, sắt thép,…, để

MHCƯVT chủ động trong công tác chuẩn bị nhập mua hàng, như : Thông báo đến

KTTV ngân sách chi tiêu mua vật trong thời gian tới, hoặc MHCƯVT có nhiều thời

gian hơn để thuận lợi trong công tác lấy thông tin hỏi hàng từ nhiều nhà cung

cấp,…, Ngoài ra, Công ty cũng nên tăng lượng lượng hao hụt đối với vật tư: Giấy,

decal, mực in, hóa chất in trong sản xuất lên 15%/ Lượng thực dùng sản xuất, nhằm

hạn chế rủi ro thiếu hụt lượng vật tư cần dùng đủ để sản xuất cho một lô sản phẩm,

do lượng hao hụt tăng nhiều hơn 10% hao hụt dự tính ban đầu.

Ngoài ra, nếu Công ty Tín Thành có điều kiện tài chính phù hợp, thì Công ty

Tín Thành nên trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng cho công tác mua hàng, để

nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty được càng đạt hiệu

quả hơn. Chẳng hạn, Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng phù hợp với quy

mô sản xuất kinh doanh công ty theo từng thời kỳ phát triển như sau:

46 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Với quy mô như hiện nay, hoặc mở rộng quy mô sản xuất theo như mục

tiêu dài hạn trên thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng FAST, với giá mua

khoảng gần 10 000 USD.

Với quy mô mở rộng sản xuất như các công ty bao bì đối thủ lớn mạnh,

như: Công ty cổ phần bao bì Biên Hòa (SOVI); Công ty cổ phần giấy Sài Gòn,...,

thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng ORACLE của Công ty FPT, với giá

mua khoảng gần 01 Triệu USD.

3.2.1.2 Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực

Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lý đảm bảo cho quá trình mua

hàng được diễn ra một cách thường xuyên, đều đặn thì công ty cần phải cải thiện

các điểm:

Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín,

những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo hàng kịp thời gian giao, đảm bảo đúng số

lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên, Công ty luôn phải có sự kiểm

tra, giám sát chặt chẽ về chất lượng hàng hoá, giá cả, các dịch vụ sau bán hàng,... so

với các nhà cung cấp khác.

Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà

cung cấp mới và từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu chủ lực để có thể cung cấp hàng

hoá cho công ty.

Công ty nên cố gắng tìm kiếm những sản phẩm nguyên vật liệu mới,

hàng thay thế tương đương, để đảm bảo có lợi nhất về mọi mặt. Nếu công ty cần

duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp thì sẽ nhanh chóng

nắm bắt được nhiều thông tin mua hàng trên thị trường và được nhà cung cấp sẽ ưu

tiên hơn trong việc đặt mua hàng. Ví dụ: Nhân dịp cuối năm, Công ty tổ chức Tiệc

Tất Niên thì MHCƯVT nên đề xuất mời một số nhà cung cấp chủ lực thường mua

nhằm tạo mối quan hệ hợp tác tốt hơn giữa công ty và các đối tác nhà cung cấp.

Công ty phải đảm bảo giữ uy tín với các nhà cung cấp, như: Công ty phải

thanh toán đúng hẹn, phải có công văn/văn bản, email thông báo đến các nhà cung

cấp khi thanh toán trễ, ….

47 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Để có thể tìm và lựa chọn được nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lượng

hàng hóa tốt, giá cả hợp lý,… Công ty nên cần bổ sung vào các tiêu chí sau:

Uy tín tài chính, các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.

Giá cả và chính sách chiết khấu phải hợp lý. Giá cả phải theo giá thị

trường và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.

Vị trí địa lý của nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả năng giao hàng, như:

Nhà cung cấp gần công ty thì giao hàng giảm được chi phí vận chuyển,....

Chính sách bán hàng của nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu chính

sách mua hàng quy định của công ty khi có sự biến động giá cả, nguồn hàng hóa

nguyên vật liệu trên thị trường.

3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng

Hiện nay, công ty chưa thực sự quan tâm tới vấn đề này, do công ty thường

xuyên mua hàng của các nhà cung cấp cũ hiện hữu đối với những hàng vật tư

thường xuyên mua.

Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do công tác thương lượng và đặt

hàng của MHCƯVT chưa có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm còn yếu, nên kết

quả trong giao dịch đàm phán không cao. Để khắc phục được tình trạng trên công ty

nên có biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ mọi mặt cho đội ngũ nhân viên mua

hàng, đặc biệt là chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch. Bằng cách là tài

trợ toàn bộ học phí cho nhân viên MHCƯVT tham gia khóa học nghiệp vụ mua

hàng tại các trung tâm/ trường doanh nhân tổ chức giảng dạy, như Trường doanh

nhân PACE,…, hoặc công ty tuyển thêm nhân sự có năng lực, nghiệp vụ chuyên

môn, kinh nghiệm giỏi, để nhằm đào tạo, hướng dẫn lại nghiệp vụ chuyên môn ,

kinh nghiệm làm việc cho nhân viên cũ, tức là cầm tay chỉ việc cho nhân viên cũ.

Phòng MHCƯVT nên cố gắng thương lượng đàm phán và đặt hàng nhà cung

cấp mới một hoặc vài ĐĐH sau vài lần hỏi hàng các nhà nhà cấp mới đó, nhằm tạo

lập, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho các lần tiếp theo khi có

nhu cầu.

48 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

Mặc khác, BGĐ công ty cần quan tâm hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên cấp

dưới thương lượng đàm phán mua hàng theo cách thức mà BGĐ gợi ý hướng dẫn.

3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá

Công ty nên đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo kiểm tra chuyên dùng càng

sớm càng tốt, để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về đạt kết quả

chính xác hơn, như: Máy đo định lượng giấy, đồng hồ đo độ dày micron,.... Thông

qua đó để công ty sử dụng chi phí một cách tiết kiệm hơn nhằm góp phần vào việc

hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ khác.

Công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra giám sát nhân viên

mua hàng, nhân viên kiểm tra giao nhận hàng. Sự kiểm tra, kiểm soát này được tiến

hành nghiêm túc, bằng giải pháp là bổ sung thêm nhân sự Bảo Vệ để giám sát việc

kiểm tra giao nhận hàng giữa nhân viên MHCƯVT, ĐĐKHSX – KTCL, KHO với

bên giao hàng nhà cung cấp. Đồng thời, Công ty cần trang bị lắp đặt Camera quan

sát tại nơi giao nhận hàng, tại cổng ra vào công ty,…, để BGĐ và Trưởng bộ phận

kiểm tra giám sát gián tiếp nhân viên cấp dưới làm việc.

Ngoài ra, để hạn chế bớt hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình

mua hàng thì Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty cần cập nhật thêm các thông

tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư, như giá cả, tình hình cung cầu hàng

hóa vật tư trên thị trường, tỷ giá USD/VNĐ,…, thông qua báo đài, internet, các mối

quan hệ bạn bè,..., để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn mua do nhân

viên cấp dưới trình.

3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng

Trong mỗi doanh nghiệp thì con người vẫn đóng vai trò chủ chốt trong mọi

hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy muốn quản trị tốt một lĩnh vực nào đó trước

tiên phải quản trị tốt con người hoạt động trong lĩnh vực đó.

Nhân viên trong bộ phận mua hàng được giao trách nhiệm mua danh mục

hàng hoá nhất định. Công ty nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ bằng

các văn bản cụ thể, và gắn trách nhiệm của họ với công việc được giao. Nếu như

hoạt động sản xuất kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá do nhân

49 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

viên mua hàng nào phụ trách thì nhân viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm. Đồng thời,

Công ty nên có những phần thưởng vật chất cũng như tinh thần để khuyến khích

nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm đem lại lợi ích cho công ty, như mua hàng

giá rẻ và còn hưởng chính sách chiết khấu cao, tìm được nguồn hàng vật tư thay thế

tương đương làm giảm chi phí mua,... nhằm giảm thiểu hiện trạng tiêu cực của nhân

viên trong quá trình mua hàng.

Lực lượng lao động của công ty vừa đủ với quy mô hoạt động sản xuất kinh

doanh như hiện nay. Công ty nên có công tác chuẩn bị tuyển dụng đạo tạo thêm

nhân sự mua hàng nếu công ty hướng đến mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh

trong nước và xuất khẩu trong thời gian tới, cũng như đào tạo lại và nâng cao trình

độ tay nghề đối với đội ngũ nhân viên hiện hữu.

Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc

nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Công ty phải có một chế độ chính sách đãi ngộ

nhân sự hợp lý. Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, như

hàng năm nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán bộ

công nhân viên công ty đi nghỉ dưỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí.

Giải pháp về chế độ đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức mà như:

Thưởng cho những người có công sức đóng góp lớn cho công ty, những

người trung thành tận tuỵ với công ty, ví dụ: Tăng hệ số thưởng cuối năm cho số

năm thâm niên làm việc,....

Tiền thưởng cho nhân viên mua hàng mà đảm bảo hàng mua chất lượng

tốt, giao hàng đúng thời hạn, mua được hàng với giá rẻ và hưởng chính sách chiết

khấu cao,…, nhằm giảm thiểu hiện tượng tiêu cực của nhân viên trong quá trình

mua hàng. Tuy nhiên, chế độ thưởng đãi ngộ phải dựa trên nguyên tắc công bằng và

hợp lý. Bởi vì, nếu công ty làm tốt công tác này thì sẽ tạo nên bầu không khí làm

việc tin cậy lẫn nhau

Trợ cấp và các khoản thu nhập khác: Trợ cấp y tế, giáo dục, thai sản, tặng

quà nhân dịp ngày lễ tết,...., và thực hiện đầy đủ chế độ chính sách bảo hiểm y tế -

xã hội cho người lao động.

50 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

3.3 Một số kiến nghị

3.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Với các máy móc thiết bị cũ không còn giá trị sử dụng, thì Công ty nên thanh

lý bán, nhằm có thể hỗ trợ phần nào chi phí đầu tư trang bị đổi hoặc mua máy móc

thiết bị mới hiện đại, để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Ngoài ra, Công ty nên tổ chức cho CB CNV tham gia các buổi hội chợ triển

lãm về máy móc thiết bị ngành in ấn bao bì, để các CB CNV công ty có dịp nắm bắt

cập nhật trau dồi thêm kiến thức về các công nghệ thiết bị tân tiến.

3.3.2 Cơ quan nhà nước

Chính sách nhà nước là yếu tố khách quan, có tác dụng mạnh mẽ tới sự tồn

tại và phát triển của Công ty. Vì vậy, vấn đề nóng hiện nay liên quan đến chính sánh

nhà nước mà các doanh nghiệp đang bị ảnh hưởng nhiều nhất là do biến động tăng

mạnh về giá xăng dầu, nên đã kéo theo tăng giá hàng loạt các vật tư, hàng hóa khác

trên thị trường.

Do đó, xin kiến nghị cơ quan nhà nước nên có chính sách bình ổn hỗ trợ giá

xăng dầu cho các doanh nghiệp vận tải, dẫn đến có thể góp phần hỗ trợ quản lý chi

phí mua hàng trong Công ty được ổn định hơn.

Hiện nay, nhà nước đang đầu tư xây dựng rất nhiều cơ sở hạ tầng, mọc rất

nhiều lô cốt trên đường, nên thường xuyên gây ách tắt giao thông, nạn kẹt xe kéo

dài, điều này làm ảnh hường lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh

nghiệp, như: Không kịp tiến độ mua hàng của công ty, trễ lịch giao hàng của nhà

cung cấp,…. Cho nên, nhà nước nên chú ý đến hoàn thiện hệ thống giao thông vận

tải, đường xá, công trình công cộng càng sớm càng tốt.

Nhà nước nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều

thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các

doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh để tiếp tục đầu tư cho quá trình kinh doanh. Tránh

tình trạng doanh nghiệp cứ phải ngồi chờ nhà nước hoàn lại vốn làm gián đoạn quá

trình kinh doanh của doanh nghiệp.

51 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

KẾT LUẬN

Qua quá trình tìm hiểu về quá trình mua hàng nội địa tại Công ty Tín Thành

thì nhận thấy Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp họat động kinh doanh khá

hiệu quả. Tuy nhiên, do Công ty mới thành lập chưa lâu nên công ty cũng có nhiều

khó khăn vì sức cạnh tranh của các công ty đối thủ lâu năm lớn mạnh trên thị

trường, cùng với sự quản lý của Ban giám đốc kết hợp với các phòng ban của công

ty, nên đã đưa họat động sản xuất kinh doanh của công ty đạt lợi nhuận như mong

muốn.

Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty hiện nay đang trên đà phát

triển và hứa hẹn sẽ gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Tuy nhiên, công ty vẫn

cần cắt giảm các khoản chi phí không hợp lý mà chủ yếu là do chi phí quản lý

doanh nghiệp và chi phí vận chuyển (gồm cả mua hàng và bán hàng), chi phí khác

phát sinh quá nhiều. Nếu công ty khắc phục được điều này thì sẽ làm cho công ty

đạt lợi nhuận cao hơn.

Do thời gian thực tập có hạn và bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, nên

những nhận xét và kiến nghị nêu trên chắc chắn không thể trách khỏi các sai sót khi

em cố gắng hoàn thành tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành

của các Thầy Cô và Công ty Tín Thành để bài chuyên đề này hoàn thiện hơn.

52 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương (2008). Quản Trị Sản Xuất và Dịch Vụ. NXB

Thống Kê.

2. ThS. Nguyễn Thị Mai Trâm (2010). Tài liệu giảng Môn Quản Trị Sản Xuất.

Giảng dạy Lớp 09HQT1.

3. GS.TS. Nguyễn Kế Tuấn (2004). Quản Trị Chức Năng Thương Mại của

Doanh Nghiệp Công Nghiệp. NXB Thống Kê.

4. PGS.TS. Hoàng Minh Đường; Phó Giáo Sư Tiến Sỹ Nguyễn Thừa Lộc (2005).

Quản Trị Doanh Nghiệp Thương Mại. NXB Lao Động – Xã Hội.

5. Web site: www.thuvienluanvan.com

6. Các thông tin, tài liệu của Công ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.

53 SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1