Số hoá tài liệu lưu trữ: Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học tại công ty cổ phần Ecoit

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Họ tên

Trần Anh Đạo Diễn

:

Mã sinh viên

1805LTHB008

:

Lớp

1805LTHB

:

Giảng viên

Tạ Thị Liễu

:

Hà Nội, 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Họ tên

Trần Anh Đạo Diễn

:

Mã sinh viên

1805LTHB008

:

Lớp

1805LTHB

:

Giảng viên

Tạ Thị Liễu

:

Hà Nội, 2022

LỜI CAM ĐOAN

Đầu tiên tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình

nghiên cứu độc lập của riêng tôi. Những nội dung, thông tin trong bài khóa luận

này đều được xác minh rõ ràng, trung thực. Mọi tài liệu tham khảo trong bài khóa

luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình.

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022.

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho tôi cơ hội được thực

hiện khóa luận tốt nghiệp. Đây là cơ hội để tôi được học hỏi và trải nghiệm trong

thời gian này.

Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị

Liễu, người đã hướng dẫn tôi trong thời gian tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp.

Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu

đáo tận tình rất nhiều để tôi có được bài khóa luận hoàn chỉnh như ngày hôm nay.

Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cổ

phần EcoIT đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu và khai thác các thông tin phù

hợp giúp tôi hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cổ phần EcoIT.

Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ

rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót

khi thực hiện đề tài khóa luận. Để khóa luận được hoàn thiện hơn, tôi rất mong

nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022

Sinh viên

Diễn

Trần Anh Đạo Diễn

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CTCP Công ty cổ phần

TLLT Tài liệu lưu trữ

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần EcoIT ......................................... 23

Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ ............................................................ .32

Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu ................................................................. .33

Hình 23 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh ..................................... 37

Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu .......................................................... .43

Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu ........................ .44

Hình 2.6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu ............................................ .45

Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh lý ............................... .46

MỤC LỤC MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu đề tài .............................................................................. 2

3. Mục tiêu đề tài ............................................................................................... 4

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 4

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5

6. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 5

7. Bố cục ............................................................................................................. 5

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ........... 7

1.1. Cơ sở lí luận ................................................................................................ 7

1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 7

1.1.2. Mục đích, ý nghĩa ............................................................................... 10

1.2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 14

1.3. Cơ sở thực tiễn .......................................................................................... 15

1.3.1. Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT ....................................... 15

1.3.2. Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực ............................... 16

1.3.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 21

Tiểu kết chương 1 ............................................................................................ 22

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ECOIT ............................................................................................... 23

2.1. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT ................... 23

2.1.1. Đặc điểm tài liệu số hoá ...................................................................... 23

2.1.2. Thành phần tài liệu số hoá ................................................................. 24

2.2. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT .............. 25

2.2.1. Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ ......................................... 25

2.2.2. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ ........................................ 26

2.2.3. Tạo siêu dữ liệu kết nối....................................................................... 42

Tiểu kết chương 2 ............................................................................................. 43

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT .............................. 45

3.1. Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT ................... 45

3.1.1. Ưu điểm .............................................................................................. 45

3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ

phần EcoIT ...................................................................................................... 47

3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài

liệu lưu trữ .................................................................................................... 47

3.2.2. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài

liệu lưu trữ .................................................................................................... 50

3.2.3. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn ......... 51

3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị ............................................... 52

3.2.5. Nâng cao chất lượng văn hoá công sở ............................................... 53

3.2.6. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc............................................... 54

Tiểu kết chương 3 ............................................................................................ 54

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 57

PHỤ LỤC............................................................................................................. 58

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng trong xã hội,

ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự

kiện, hiện tượng, biến cố xảy ra trong lịch sử. Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một

phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội,

khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, …. Vì vậy, duy trì và bảo quản tài liệu lưu

trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây

dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đi đúng hướng, tiếp

nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phục vụ hoạt động của các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp.

Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc

biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong

những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó,

việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển

khai phổ biến trên nhiều nơi khắp thế giới. Có thể kể đến nhiều thư viện lớn như

thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc

gia Nga, … đã áp dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình.

Ở Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo

quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu khai

thác, sử dụng của độc giả, trong đó có số hóa tài liệu.

Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đổi của tài liệu từ dạng

tài liệu, vật mang tin khác nhau thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại trong phần

mềm hệ thống máy tính. Với xu hướng hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa

của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan

tâm nhiều hơn. Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập

và vươn mình trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong số

hóa tài liệu. Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số,

CTCP EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản

xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty EcoIT

luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ

quan nhà nước cũng như doanh nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy được bước tiến hành thực

hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng. Công tác số hoá không

những giúp khoa học trong công tác quản lý tài liệu mà còn thuận tiện cho việc bảo

quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu. Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu

lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu đề tài

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở ra nhiều cơ hội

mới, tạo điều kiện cho số hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn hơn trong nhiều lĩnh vực.

Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuổi thọ cho tài liệu, lưu trữ một

cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả hơn so với phương pháp

truyền thống. Vì vậy, với đề tài này có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, buổi khoa

học hội thảo chuyên đề về số hóa TLLT. Trong đó cụ thể như sau:

Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học:

1. Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương

Đảng, Khảo sát, đánh giá và đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu

trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

(ĐHQGHN), Hà Nội, 2014.

2. Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ

ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

(ĐHQGHN), Hà Nội, 2016.

3. Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài

nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa

Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2016.

4. Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân

dân Quận Tây Hồ” của tác giả Tô Lan Hương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2018.

Hội thảo khoa học:

1. Kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực

tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” của NXB Lao động năm 2013.

2. Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân

tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên.

3. “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị

Thu Hoài, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học

“Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà

Nội, 2011.

Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như:

1. “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder,

Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007.

2. “Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn

Bá Phong, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2009.

3. “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ” của

tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, năm 2013.

Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu ở nước ngoài như:

1. “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu

trữ Quốc gia Lào” của tác giả Electronic Resources, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013.

2. “Số hoá và bảo quản trong thư viện, kho lưu trữ công cộng” của tác giả

Peter J. Astle, Adrienne Muir, Tạp chí Thủ thư và Khoa học Thông tin, NXB Hiền

Nhân, 2002.

Đánh giá qua hội thảo, khoá luận, nghiên cứu khoa học trên thì các bài đều

tập trung vào nghiên cứu số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

thuộc Nhà nước chưa có đề tài nào đi sâu vào thực trạng của quy trình số hoá tài

liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Nhận biết được sự thiếu sót này, tôi đã lựa chọn quy

trình số hoá của Công ty cổ phần EcoIT làm đề tài khoá luận của mình. Qua khoá

luận này, nghiên cứu khai thác thực trạng số hoá TLLT tại Công ty cổ phần EcoIT,

đưa ra đánh giá nhận xét về ưu điểm, hạn chế và từ đó nêu ra một số giải pháp

nhằm nâng cao chất lượng số hoá tại Công ty.

3. Mục tiêu đề tài

Thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật hiện đại vào quy

trình nghiệp vụ số hoá TLLT. Nêu ra được những đặc điểm của TLLT dưới dạng số

hoá tài liệu; làm rõ nguyên tắc, yêu cầu đối với số hoá tài liệu; hệ thống các văn

bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT.

Nâng cao chất lượng số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hướng tới mục tiêu nghiên cứu và đưa ra giải pháp nâng cao số hoá TLLT

tại CTCP EcoIT, tôi cần hướng tới các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

Thứ nhất, hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến số hoá TLLT: khái

niệm số hoá TLLT, hệ thống văn bản quy định về số hoá TLLT và vai trò của số

hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Thứ hai, khát quát thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT: tình hình, đặc

điểm của TLLT; khảo sát thực tiễn số hoá; đưa ra đánh giá về ưu điểm và hạn chế

trong quá trình số hoá TLLT.

Thứ ba, căn cứ vào thực trạng số hoá tài liệu tại đây đưa ra giải pháp, đề xuất

nâng cao nhằm hoàn thiện số hoá TLLT tại Công ty.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: CTCP EcoIT.

Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội

(MB) từ năm 2005 đến năm 2020.

6. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện đề tài khoá luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp khảo sát thực tế: Tôi đã tiến hành đi khảo sát thực tế quy trình

số hoá TLLT tại Công ty EcoIT để có cách nhìn tổng quan và chính xác nhất về số

hoá TLLT tại đây.

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Căn cứ vào các nguồn thông tin thu

thập, tôi tiến hành phân tích và tổng hợp lại, lựa chọn các thông tin có giá trị để làm

rõ quy trình số hoá TLLT tại CTCP EcoIT được thực hiện qua các bước.

Phương pháp hệ thống, thống kê: Dựa trên những thông tin có được, trình

bày theo hệ thống, sắp xếp các thông tin theo trình tự logic phù hợp với quy trình

số hoá TLLT tại đây.

7. Bố cục

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận. mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh

mục tham khảo, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1. Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ.

Trong chương này, tôi chủ yếu tập trung làm rõ các khái niệm liên quan đến

số hoá TLLT: tài liệu, TLLT, số hoá TLLT.

Cùng với đó là các cơ sở pháp lý thông qua các văn bản quy định về việc số

hoá TLLT, nhiệm vụ và nguyên tắc, yêu cầu và ý nghĩa của số hoá TLLT.

Ngoài ra, tôi giới thiệu khát quát một số nét về CTCP EcoIT.

Chương 2. Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT.

Khảo sát tình hình số hoá TLLT tại Công ty. Trình bày các bước có trong

quy trình số hoá TLLT và kết quả đạt được.

Chương 3. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ của Công

ty cổ phần EcoIT.

Trong chương này, tôi dựa trên thực trạng để đưa ra một số nhận xét, đánh

giá chung về số hoá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của số hoá

TLLT tại Công ty.

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ

nhiệt tình đến từ các giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ

Hà Nội cũng như các bài giảng kiến thức các giảng viên đã truyền đạt cho tôi. Cùng

với đó là sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, nhân viên trong CTCP EcoIT đã

giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, tiếp cận, khảo sát tại Công ty. Đặc biệt

là tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, giảng viên trực tiếp hướng dẫn

tôi để tôi hoàn thiện đề tài khoá luận này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu

sắc nhất tới các sự giúp đỡ trên.

Do hạn chế về thời gian khảo sát và trình độ kiến thức còn hạn chế trong số

hoá TLLT nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định qua quá trình thực

hiện đề tài khoá luận. Để khoá luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong

nhận được ý kiến, đánh giá và đóng góp của Quý thầy, cô và các bạn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022

Sinh viên

Diễn

Trần Anh Đạo Diễn

CHƯƠNG 1.

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1. Cơ sở lí luận

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu và TLLT đóng góp vai trò cực kì quan trọng đối với các lĩnh vực của

xã hội. Từ thuở xa xưa, con người đã biết truyền đạt, lưu trữ thông tin thông qua

các vật dụng, vật truyền tin, phương tiện ghi tin thô sơ, đơn giản nhưng có hiệu quả

lưu thông tin đó trong một thời gian dài. Theo dòng thời gian, với các kĩ thuật tiên

tiến của thời đại công nghệ số thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, TLLT càng được

nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau giúp chúng ta có cách hiểu rõ hơn về tài

liệu, TLLT.

“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân”. [10]

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên

cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,

nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin

khác”.

Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng

Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, “Tài liệu lưu trữ là những tài

liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không cỏ sự lựa

chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người

thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương

ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”.

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,

bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng

bản sao hợp pháp”. [10]

Ngoài ra, tài liệu còn được nhận định với hai đặc điểm khác biệt. Đặc điểm

thứ nhất, tài liệu có chức năng ghi chép lại các thông tin, diễn biến lịch sử, sự kiện,

quá trình hình thành và phát triển của một cá nhân, cơ quan, tổ chức. Đặc điểm thứ

hai, một số thành phần của tài liệu mang tính chất pháp lí khả năng dùng để làm

bằng chứng nên cũng đóng góp vai trò quan trọng. Vì vậy theo tiêu chuẩn ISO

15489, tài liệu còn là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc

cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lí hay hoạt động

quản lý.

1.1.1.2. Tài liệu điện tử

Với nhiều nguồn nghiên cứu khác nhau thì khái niệm về tài liệu điện tử cũng

xuất hiện nhiều định nghĩa khác nhau.

Tài liệu điện tử được quy định trong Luật liên bang (Luật pháp Nga) thì định

nghĩa về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của

nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”.

Với Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau:

“Tài liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể ghi

trên bất cứ vật mang tin máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình

thức thích hợp cho xử lí chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định

nghĩa “tài liệu””.

“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

[3]

“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập

hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng

theo quy định”. [5]

1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử

TLLT nói chung và TLLT điện tử nói riêng có vai trò quan trọng trong các

lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, an ninh quốc phòng và là một phần trong Phông

Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nắm bắt được tầm quan trọng đó nên việc quản lý

thống nhất, bảo quản, lưu trữ, khai thác một cách hợp lí để phục vụ nhu cầu hoạt

động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp

luật.

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn

để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau”.

[11]

1.1.1.4. Số hoá tài liệu lưu trữ

Khái niệm về số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu theo trong Cuốn số hoá tài liệu

lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002: “Số hoá là việc chuyển

đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất cứ hình dạng nào và bất cứ mục đích

nào) sang định dạng số”.

PGS.TS Dương Văn Khảm có giải thích về khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ

trong cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt

Nam: “Số hoá tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống

sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết”.

“Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. [10]

Qua những khái niệm trên, ta có thể hiểu được số hoá là việc chuyển đổi

thông tin từ dạng dữ liệu truyền thống sang dạng dữ liệu số tồn tại trên môi trường

mạng. Nói cách khác, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi thông tin có trên các

vật mang tin bên ngoài thành dạng tài liệu số - dự liệu dạng chữ, hình ảnh, âm

thanh, …. mà máy tính nhận biết và định dạng đúng để tồn tại và sử dụng trong

môi trường mạng.

Tóm lại, khái niệm số hoá và số hoá TLLT được hiểu như sau:

Số hoá (Digitising) là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài

(Analog) thành dạng dữ liệu (Digital) mà máy tính có thể hiểu được.

Số hoá TLLT là hình thức chuyển đổi thông tin TLLT ở dạng truyền thống

bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện

điện tử chuyển đổi tín hiệu (Máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể nhận biết

được.

Số hoá TLLT nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc và giúp việc

khai thác, sử dụng TLLT một cách thuận tiện, nhanh chóng tiếp cận các nhóm đối

tượng độc giả.

Vì vậy, số hoá TLLT là phương án hiệu quả, đạt kết quả cao trong việc lưu

trữ, truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi. Số hoá

còn tiết kiệm diện tích cho kho lưu trữ, tránh các trường hợp gây hư hại cho tình

trạng vật lý của tài liệu. Ngoài ra, số hoá TLLT còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa

tài liệu nhằm các mục đích phù hợp với yêu cầu, đáp ứng với các dạng tài liệu số

khác nhau.

1.1.2. Mục đích, ý nghĩa

a, Kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu gốc

Công tác số hoá tài liệu tạo ra bản sao thông qua kỹ thuật số hay còn gọi là

tài liệu điện tử, cung cấp tài liệu đầy đủ thông tin của bản gốc. Trong việc tra cứu,

khai thác và sử dụng TLLT, độc giả sẽ được tiếp cận tài liệu điện tử, không phải tra

cứu với bản tài liệu gốc. Thông qua đó, việc tần suất tiếp xúc tài liệu gốc sẽ được

giảm xuống mức đáng kể, việc cung cấp, khai thác tài liệu sẽ không tác động đến

tình trạng vật lý của tài liệu nhằm giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài hơn.

Đa phần trong thực tế, tài liệu đang được lưu trữ trong các kho truyền thống

mà trong đó nước ta chịu ảnh hưởng của thời tiết, các yếu tố như độ ẩm, mưa, gió,

bão, lũ, các côn trùng gây hại, nấm mốc nên sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tình trạng tài

liệu và nguy cơ không thể phục hồi được.

Vậy nên, công tác số hoá TLLT là phương án tối ưu nhất nhằm bảo quản tài

liệu gốc, duy trì và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

b, Đồng nhất hình thức bảo quản

Khi vật mang tin chứa TLLT dưới các hình thức, trạng thái khác nhau thì

công tác bảo quản các tài liệu này cũng khác nhau từ đó mỗi loại hình tài liệu có

cách tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác riêng. Khi muốn sử dụng các tài

liệu sẽ gặp khó khăn trong khâu tìm kiếm, tra cứu cũng như thời gian để có được

tài liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả. Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp chuyển đổi

sang tài liệu số, được thống kê và quản lý dưới một phần mềm hệ thống. Từ đó,

giúp các độc giả thuận tiện trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin cho

mục đích của bản thân. Ngoài ra cũng tạo ưu điểm trong việc quản lý tài liệu, thống

kê người dùng của các cán bộ, nhân viên lưu trữ.

c, Thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng, tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau

Khi tài liệu được chuyển sang một dạng đồng nhất: tài liệu số thì độc giả

không chỉ được tiếp cận với phạm vi tài liệu mình đang cần tìm kiếm mà có thể tiếp

cận với các tài liệu có liên quan, tài liệu khác nằm trong mạng nội bộ của cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp đó. Cho nên, độc giả sẽ thuận lợi để tìm kiếm nhu cầu của

mình về tài liệu.

Tiếp theo, việc số hoá tài liệu chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số

giúp số lượng độc giả tiếp cận tài liệu ngày càng nhiều hơn. Bởi vì, nhiều độc giả

muốn tiếp cận thông tin của tài liệu tại các cơ quan bất kỳ như Trung tâm lưu trữ,

Thư viện, … nhưng không thuận lợi trong vị trí địa lý, khoảng cách đi lại, thời

gian, công việc nên không thể tiếp cận được tài liệu. Nhưng sau khi số hoá, tài liệu

sẽ được truyền tải lên hệ thống của cơ quan, tổ chức thì độc giả có thể khai thác

thông qua đó. Độc giả có thể tiếp cận tài liệu trên bất kỳ thiết bị di dộng, máy tính ở

bất cứ địa điểm nào và có thể vào các thời điểm khác nhau miễn là thiết bị đó được

kết nối với dữ liệu mạng Internet. Đây là điểm ưu việt so với tài liệu truyền thống,

từ đó phạm vi người sử dụng tài liệu sẽ được mở rộng và số lượng người dùng sẽ

được tăng lên.

d,Tiết kiệm không gian lưu trữ, mở rộng phạm vi lưu trữ

Việc tiến hành công tác số hoá tài liệu chuyển đổi trạng thái tài liệu giấy sang

tài liệu điện tử trên hệ thống máy tính, tồn tại trong phần mềm lưu trữ ảo sẽ giúp cơ

quan, tổ chức giải phóng phần lớn diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm được phần lớn

không gian lưu trữ so với việc bảo quản tài liệu giấy trên các giá, tủ truyền thống

như trước.

Việc bảo quản TLLT giấy truyến thống cần có diện tích kho tàng, diện tích

luôn phải đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng nhiều thì kho lưu trữ số hoá

trên hệ thống điện tử sẽ lưu trữ được dữ liệu khổng lồ và có thể tăng dung lượng

lên khi cần thiết.

e, Đảm bảo thông tin

Thông tin chứa đựng trong tài liệu có tính xác thực cao, đáng tin cậy và có

giá trị thực tiễn với các lĩnh vực của xã hội cũng như công tác nghiên cứu khoa

học. Cho nên, trong các trường hợp do chủ quan hay khách quan mà tài liệu xảy ra

trường hợp mất mát hay hư hỏng không thể phục hồi thì sẽ không có nguồn tài liệu

khác thay thể. Vì vậy, việc số hoá tài liệu sẽ tạo ra bảo sao dưới dạng tài liệu số, dự

phòng cho tài liệu bản gốc và được bảo quản ở môi trường điện tử, tách rời với môi

trường bảo quản tài liệu gốc. Khi có sự việc đáng tiếc xảy ra, có thể sử dụng tài liệu

số hoá thay thế cho bản gốc và nó có giá trị pháp lý như bản gốc.

g, Phát triển cơ sở hạ tầng

Trong việc phát triển không ngừng của công nghệ thông thì trang thiết bị

hiện đại đóng vai trò quan trọng, đóng góp vào phát triển của các hoạt động cơ

quan, tổ chức. Việc nâng cấp sản phẩm, thiết bị công nghệ thông tin đóng vai trò

thành bại của công tác số hoá tài liệu. Chất lượng thiết bị càng hiện đại thì công tác

số hoá càng được thực hiện nhanh hơn, đầy đủ hơn để sử dụng thông tin tài liệu

hiệu quả hơn. Ngoài ra, trang thiết bị tân tiến còn giúp việc lưu trữ thông tin một

cách an toàn hơn, giúp cán bộ, nhân viên làm kho lưu trữ dễ dàng kiểm soát, tra

cứu tài liệu.

h, Nâng cấp khả năng bảo mật thông tin

Đây là điều kiện cần thiết sau khi thực hiện công tác số hoá tài liệu. Khi tài

liệu ở môi trường mạng, cần được bảo mật qua nhiều tầng của phần mềm số hoá,

cơ chế khoá, hệ thống bảo vệ nhằm tránh khỏi sự đe doạ về an toàn thông tin từ các

thế lực khác. Muốn truy cập và sử dụng tài liệu trong hệ thống, yêu cầu độc giả

đăng ký, cung cấp các thông tin dữ liệu cá nhân và tuân thủ mọi quy định đặt ra

nhằm bảo đảm an toàn cho tài liệu trong và sau khi sử dụng.

i, Cải thiện công tác tổ chức khoa học tài liệu

Với nhu cầu công tác số hoá tài liệu ngày càng cao thì các phần mềm số hoá

ngày càng được chú trọng cải thiện, nâng cấp hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu

của xã hội. Qua đó, thúc đẩy nhanh hơn quá trình hiện đại hoá công tác lưu trữ.

Công tác số hoá được thực hiện khi số lượng, khối hồ sơ, tài liệu được phân

loại, sắp xếp và xác định giá trị tài liệu. Cho nên, để thực hiện tốt công tác số hoá

TLLT thì công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu cũng phải thực hiện một cách

hiệu quả. Thông qua đó, việc công tác số hoá ngày càng được thực hiện tốt hơn kéo

theo các nghiệp vụ khác cũng được quan tâm phát triển đồng đều.

k, Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên lưu trữ

Con người là trung tâm của mọi hoạt động, chủ thể của mọi sự phát triển

trong xã hội, quyết định sự thành công trong các lĩnh vực, công tác số hoá TLLT

cũng không ngoại lệ. Việc đưa công tác số hoá vào nghiệp vụ lưu trữ đòi hỏi người

làm cán bộ, nhân viên lưu trữ phải có trình độ, chuyên môn đáp ứng các yêu cầu

nghiệp vụ. Cán bộ quản lý hệ thống phải có kiến thức chuyên sâu về quản lý dữ

liệu, thông tin, xử lý các trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra, không ngừng trau

dồi kiến thức về kỹ năng tin học, liên tục cải thiện chuyên môn để thích nghi với

các thay đổi. Không chỉ là những kỹ năng cứng mà người làm cán bộ, nhân viên

lưu trữ còn phải đáp ứng yêu cầu về kỹ năng mềm khi việc tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu dần như một loại hình dịch vụ thương mại đòi hỏi cán bộ, nhân viên

được rèn luyện và nâng cao phẩm chất hơn nữa.

1.2. Cơ sở pháp lý

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp. Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì bản thân các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp phải có phương pháp truyền tải đến đối tượng thực hiện cho

nên lượng tài liệu sản sinh nhiều trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, do chức

năng, nhiệm vụ khác nhau nên cách thức và vật mang tin cũng khác nhau. Để thống

nhất và phù hợp khi gửi các văn bản trong nội bộ và sang cơ quan khác thì công tác

số hoá TLLT được lựa chọn nhằm phục vụ mục đích này. Sau đây là một số quy

định của các văn bản quy phạm pháp luật về số hoá TLLT:

Tài liệu điện tử

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 do Quốc hội ban hành ngày 29

tháng 6 năm 2006.

Khoản 3 Điều 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011 do Quốc hội ban hành ngày 11

tháng 11 năm 2011 có quy định: “Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các

vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá”.

Điều 13 Luật Lưu trữ 01/2011 có ban hành quy định về Quản lý tài liệu lưu

trữ điện tử nhưng chưa đề cập đến công tác số hoá TLLT hay TLLT dạng số.

Khoản 1, 2 Điều 5 Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ

ban hành Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ban hành ngày 03

tháng 01 năm 2013: “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu

trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu

vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản

vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá”.

Tài liệu lưu trữ

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về

Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hướng dẫn số 168/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban

hành Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ vào ngày 10 tháng 03 năm 2010.

Số hoá tài liệu

Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình

chuyển đổi dữ liệu số hoá sang phim bảo hiểm.

Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình số

hoá tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bảo sao sử dụng.

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành Ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước vào ngày 10 tháng 4 năm 2007.

1.3. Cơ sở thực tiễn

1.3.1. Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT

 Tên gọi: Công ty cổ phần EcoIT

 Tên tiếng Anh: ECOIT CORPORATION

 Người đại diện: Ông Nguyễn Đình Hải

 Mã số doanh nghiệp: 0104613963

 Số điện thoại: 02462750064

 Website: ecoit.asia

 Trụ sở chính: Tầng 3, Khu A-B Khu văn phòng, Imperia Garden, 203

Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.

 Văn phòng 2: A10 - Ngõ 217 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội.

 Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 4, Toà nhà Minh Sơn, Số 25 Đường 2/9,

Phường Hoà Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.

Logo công ty: [ Xem phụ lục 01].

CTCP EcoIT được đăng ký thành lập vào ngày 29/4/2010 với sứ mệnh cung

cấp cho khách hàng các trang thiết bị, phần mềm chuyên dụng, dịch vụ hệ thống và

những giải pháp đồng bộ liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin.

Một số hình ảnh về CTCP EcoIT: [Xem phụ lục 02].

Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, Công ty

EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất

phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của EcoIT luôn đảm bảo

chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước

cũng như doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.

1.3.2. Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực

1.3.2.1. Lĩnh vực kinh doanh

Với hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển trong môi trường tài liệu điện tử, hệ

thống số, Công ty đã quy tụ được nhiều nhân sự có chất lượng cao, có trình độ

chuyên môn. Nhờ đó, Công ty luôn có sự phát triển mạnh mẽ và chú ý hướng tới

một số lĩnh vực có liên quan. Các lĩnh vực phát triển chủ yếu của Công ty là :

 Số hoá và chuyển đổi số;

 Tích hợp hệ thống công nghệ thông tin;

 Cung ứng dịch vụ công nghệ thông tin;

 Tư vấn dự án công nghệ thông tin;

 Sản xuất và gia công phần mềm.

Phương châm của Công ty là luôn đi tiên phong trong việc nghiên cứu giải

pháp ứng dụng công nghệ số. Ngoài các sản phẩm đã khẳng định được tên tuổi và

chỗ đứng trên thị trường như EcoECM, EcoEmail, EcoPortal, EcoOffice … một

sản phẩm mang tính đột phá trong thời đại công nghệ số của công ty là “EcoOCR-

Số hóa và chuyển đổi số” cũng đang phát triển mạnh mẽ với những đánh giá tích

cực của khách hàng.

EcoECM – Hệ thống quản trị tài liệu

Phần mềm Quản trị tài liệu (ECM) là phần mềm có mục tiêu trong những

chiến lược, phương thức và công cụ dùng để khai thác, bổ sung, lưu trữ và cung

cấp các nội dung của tài liệu liên quan các quy trình của một tổ chức. ECM bao

trùm việc quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi một tổ chức dù những thông tin đó

có ở dạng tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ liệu hay thậm chí là Email.

EcoECM bao gồm các thành phần chính như sau:

– Phân hệ quản lý kho thông tin

– Quản lý tài liệu

– Quản lý quy trình, luồng nghiệp vụ

– Quản lý hồ sơ

– Cộng tác theo nhóm

– Xuất bản web

– EcoOCR: Phần mềm scan nhận dạng và tách bộ tài liệu kết hợp máy quét

Kodak.

ECO-INVOICE

Phần mềm hóa đơn điện tử ECO – Invoice là sản phẩm của Công ty CP

ECOIT. Phần mềm ECO – Invoice mang lại sự chuyên nghiệp, nâng tầm doanh

nghiệp đồng thời mở ra cho Doanh Nghiệp cơ hội phát triển theo kịp thời đại công

nghệ. Phần mầm dựa trên các quy định như Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài

chính và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hướng dẫn khởi tạo, phát

hành, sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch và quy định về hóa đơn

điện tử khi bán hàng hóa.

EcoOCR

Sử dụng các giá trị chỉ mục nhận dạng được để đặt tên tự động cho tập tin

kết xuất, người dùng không phải nhập tên thủ công. Đồng thời khi kết xuất các tập

tin được đặt tên tự động này đến các hệ thống được chỉ định như FTP, local,

EcoECM,.. EcoOCR cho phép trích xuất các thông tin chỉ mục nhận dạng ra các

trường siêu dữ liệu (metadata như xml, csv, txt, excel…) để tích hợp vào các hệ

thống quản lý thông tin (DMS, ECM), ERP, CRM, Core Banking…

EcoPORTAL

Hệ thống các Portlet được thiết kế độc lập với nền tảng framework cổng

nhằm tận dụng tối đa khả năng phát triển liên tục của các framework nền tảng từ

cộng đồng cũng như đảm bảo tính liên kết nhất quán giữa các ứng dụng với nhau

trong một tổng thể thống nhất của hệ sinh thái các ứng dụng mà EcoIT cung cấp

bao gồm EcoMail; EcoECM…

EcoPortal Portlet được thiết kế thiên về các tính năng trình diễn, hiển thị và

giao tiếp với người dùng Internet đồng thời đưa các thông tin cần xử lý đến

documents bus do EcoECM hình thành. Các luồng thực thi đối với dữ liệu, tài liệu

truyền về sẽ được thực hiện, và phân phối đến các phần mềm nghiệp vụ một cách

độc lập nhằm đảm bảo tính dễ mở rộng và đáp ứng các hệ thống lớn trong tương

lai.

EcoGOV

Là phần mềm dịch vụ công trực tuyến được thiết kế để giải quyết các thủ tục

hành chính công cho người dân, cho các doanh nghiệp và hỗ trợ cán bộ giải quyết

thủ tục hành chính nhanh chóng, hướng tới công khai, minh bạch, đơn giản, rõ

ràng và đúng pháp luật.

EcoGOV đáp ứng cho việc xây dựng dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao

nhất (mức độ 4) và dựa trên các nghị định, thông tư, công văn của nhà nước.

EcoMail

EcoMail là sản phẩm dịch vụ máy chủ thư điện tử theo yêu cầu được EcoIT

cung cấp dưới dạng dịch vụ hướng tới đáp ứng nhu cầu trao đổi nội bộ và cộng tác

dành cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ

EcoMail được xây dựng trên cơ sở chuyển framework phần mềm nguồn mở

Zimbra trước đây là Yahoo, bây giờ là VMWare phát triển thành dịch vụ dưới dạng

điện toán đám mây nhằm cung cấp một giao diện tiện lợi trên nền AJAX và

HTML5 cũng như khả năng chống thư rác, chống virus tấn công hệ thống…

EcoMail cung cấp đến người sử dụng một nền tảng hoàn thiện bao gồm hệ

thống máy chủ tự quản trị, giao diện máy trạm trên nền Web cũng như trên

Desktop được hỗ trợ đa ngôn ngữ và hệ thống hỗ trợ trực tiếp đặc biệt tại khu vực

Châu Á mà EcoIT hướng tới.

EcoOFFICE

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp – EcoOffice là hệ thống

quản lý văn bản và điều hành được phát triển ngôn ngữ lập trình JAVA. Thiết kế

mở của phần mềm có thể thỏa mãn đến mức tối đa các khả năng thiết lập động giúp

cho người dùng có thể tự định nghĩa các luồng công việc, chức năng từng cá nhân

có liên quan đối với người làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, công

sở.

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp gồm các chức năng sau:

– Chức năng quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn bản với

các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.

– Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ

công việc của cơ quan.

– Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc

trên mạng thông qua Nhật ký công việc.

– Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo.

– Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban

chuyên môn.

– Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ.

– Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.

– Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.

– Các chức năng quản trị hệ thống

– Hỗ trợ đăng nhập một cửa (SSO) thông qua CAS và quản lý user qua

LDAP.

– Kết nối máy quét văn bản trực tiếp trên WEB.

Hệ thống gồm các module: Văn bản đến, Văn bản đi, Nhật ký công việc,

Sổ văn bản, Danh mục, Hệ thống.

1.3.2.2. Chiến lược

Sản phẩm: Phát triển sản phẩm cốt lõi thành một nền tảng bus dịch vụ nhằm

giải quyết nhu cầu liên thông giữa các hệ thống thông tin và các nền tảng công

nghệ.

Công nghệ: Hướng tới tiêu chí bền vững (EcoSystem) bằng cách gia nhập

cộng đồng, dự án phát triển phần mềm nguồn mở (FOSS) trong nước và trên toàn

thế giới.

Thị trường: Từng bước khẳng định vị thế của một nhà cung cấp dịch vụ, giải

pháp tích hợp và quản trị nội dung số. Đồng thời mở rộng ra khu vực Châu Á.

Nhân sự: Đầu tư, chia sẻ quyền lợi tối đa đến các nhà đầu tư, các thành viên

giỏi, có cùng tâm huyết, chung chí hướng nhằm phát huy khả năng sáng tạo không

ngừng.

1.3.2.3. Tiềm lực

Là một trong những công ty sản xuất phần mềm có tên tuổi và uy tín trong

lĩnh vực công nghệ thông tin với trên 10 năm kinh nghiệm triển khai nhiều dự án

CNTT lớn cho các đơn vị, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã được cấp chứng

chỉ ISO/IEC 27001:2013.

Với Ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm cùng với đội ngũ nhân sự nhiều năm làm

việc với các đơn vị cơ quan nhà nước, khối doanh nghiệp và các đối tác khách hàng

nước ngoài, EcoIT đang từng bước khẳng định mình và giữ vững vị trí là một trong

những công ty cung cấp sản phẩm phần mềm, phát triển giải pháp và dịch vụ hàng

đầu Việt Nam.

EcoIT cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đa dạng cho khách hàng, bao gồm

các ứng dụng trên cơ sở điện toán đám mây, tích hợp hệ thống và tư vấn về các hệ

thống CNTT. Đồng thời nghiên cứu phát triển thêm các sản phẩm về công nghệ để

đáp ứng thêm các giải pháp, dịch vụ cho khách hàng.

EcoIT luôn cam kết hỗ trợ, tư vấn tận tình cho khách hàng trước, trong và

sau khi triển khai áp dụng các giải pháp và sản phẩm của công ty. Chính sách bảo

hành, bảo trì của EcoIT luôn đảm bảo khách hàng sẽ được chăm sóc tối đa, cam kết

gắn bó và đồng hành cùng khách theo vòng đời sản phẩm.

1.3.3. Cơ cấu tổ chức

CTCP EcoIT là nơi tập trung đội ngũ nhân sự nhiều năm làm việc về các ứng

dụng phần mềm, phát triển giải pháp và dịch vụ.

Cơ cấu Công ty được xây dựng trên tiêu chí gọn nhẹ, đơn giản vẫn đầy đủ

các phòng, trung tâm chức năng. Cụ thể cơ cấu Công ty được xây dựng bao gồm:

Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, Trung tâm kinh doanh, Trung tâm sản xuất (03

phòng), Trung tâm chuyển giao công nghệ (04 phòng), Khối Văn phòng (03

phòng).

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của CTCP EcoIT

Tiểu kết chương 1

Trong chương này, tôi đã trình bày và làm rõ một số vấn đề về cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý về số hoá TLLT; giới thiệu qua vài nét về CTCP EcoIT.

Những vấn đề trong chương này mà tôi trình bày đã cho thấy một cách nhìn

tổng quát về số hoá TLLT, tầm quan trọng của công tác số hoá cũng như mục đích,

ý nghĩa đối với các cơ quan, tổ chức.

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

2.1. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

2.1.1. Đặc điểm tài liệu số hoá

CTCP EcoIT là công ty chuyên cung cấp cho khách hàng các dịch vụ, phần

mềm chuyên dụng, dịch vụ hệ thống trong đó có số hoá tài liệu lưu trữ. Từ đó, có

sự hợp tác giữa Công ty với các đối tác khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu số hoá

tài liệu để duy trì tuổi thọ tài liệu, tạo nguồn tài liệu điện tử giúp thuận tiện trong

công việc và khai thác thông tin. Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi được tiếp

xúc với nguồn tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MB) nên

tổng số tài liệu được đưa vào số hoá được phân loại như sau:

- Hồ sơ kế toán

- Chứng từ về nợ

- Sổ sách theo dõi

- Hồ sơ khác

- Chứng từ sàn giao dịch

- Chứng từ tín dụng

- Sổ sách kho quỹ

*Về hình thức:

- Tình trạng vật lý: Đa số TLLT được số hoá của Ngân hàng MB có chất

lượng tương đối tốt. Tuy nhiên, có một số tài liệu đã bị ố vàng, nhàu nát, chất

lượng mực in không tốt nên nội dung của tài liệu không đảm bảo thông tin cần

thiết, nhiều tài liệu còn xuất hiện có sự chỉnh sửa thông tin. Tài liệu ở đây chủ yếu

được trình bày trên khổ giấy A4, một số tài liệu văn bản được trình bày trên khổ

giấy A3.

- TLLT ở đây chủ yếu là tài liệu gốc có đáp ứng đầy đủ thể thức văn bản.

*Về nội dung:

 Nội dung tài liệu chứa đựng các hoạt động giao dịch tài sản, hoạt động

chuyển tiền, chứng từ hạch toán, hoạt động về giao dịch tài sản thế chấp, tài sản nợ

nhằm làm chứng cứ ghi lại các cuộc giao dịch giữa cá nhân với Ngân hàng và cá

nhân với cá nhân.

 TLLT đều có tính chính xác cao, đa phần ở đây tài liệu đều có sự chứng

thực của chữ ký tươi và dấu đỏ nhằm xác nhận thông tin phù hợp, chính xác với

hoạt động giao dịch.

 Bản gốc là các hồ sơ, tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng. Giữ

nguyên số lượng hồ sơ là bản gốc. Thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G.

 Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách

hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là

P. Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trùng, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn chữ

viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và đánh

ký hiệu là T.

2.1.2. Thành phần tài liệu số hoá

Các hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản, phân loại thuộc Ngân hàng MB đang

được tổ chức số hoá ở Công ty EcoIT có thành phần và nội dung tài liệu như sau:

- Chứng từ sàn giao dịch: Thu mua ngoại tệ khách hàng vãng lai, mua/bán

vàng miếng, trả lương qua tài khoản, thu phí dịch vụ, điều chuyển tiền, thu cước

điện/Viettel/FPT/nước, điều chuyển tiền, rút tiền, phát hành giấy tờ có giá, nộp tiền

mặt vào tài khoản, mở số tài khoản, rút lãi số tài khoản, ….

- Sổ sách kho quỹ: Biên bản kiểm kê cuối tháng, biên bản kiểm quỹ đột

xuất, sổ theo dõi tiền giả, sổ theo dõi ra vào kho tiền, sổ xuất nhập tài sản đảm bảo,

sổ theo dõi mượn tài sản đảm bảo, …

- Chứng từ tín dụng: hồ sơ tín dụng, đề nghị bảo lãnh, đơn xin vay kiêm

giấy nhận nợ, hợp đồng mua bán ngoại tệ, ….

- Chứng từ vế nợ; sao kê tiết kiệm; …..

2.2. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

2.2.1. Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ

*Mục đích:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT cho khách hàng, cụ thể là Ngân hàng

Thương mại Cổ phần Quân đội (MB)

- Tạo điều kiện cho bảo quản TLLT nhằm kéo dài tuổi thọ của TLLT, đặc

biệt là bản gốc.

- Tổ chức chuyển đổi phương thức khai thác thông tin trên tài liệu giấy sang

khai thác thông tin trên tài liệu file điện tử giúp cho việc quản lý, tìm kiếm và sử

dụng nguồn thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời, tiết

kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả việc tiếp xúc với TLLT.

*Yêu cầu:

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cho số hoá TLLT tại Công ty EcoIT.

- Thực hiện số hoá tài liệu đối với các hồ sơ quan trọng, có giá trị.

- TLLT được số hoá đáp ứng yêu cầu về tình trạng vật lý, hiệu quả sử dụng,

đảm bảo có các phương án dự phòng về các bản sao nhằm mục đích hỗ trợ cho việc

tu bổ, bảo quản tài liệu trong trường hợp bản gốc, bản chính bị thiếu sót, mất mát.

*Nội dung:

- Trang thiết bị, cơ sở vật chất: Phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy scan và

các thiết bị khác nhằm đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt trong công tác số hoá tài

liệu cũng như lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu.

- Thiết kế cơ sở dữ liệu và nhập liệu cho tài liệu.

- Số hoá tài liệu nhằm hướng đến giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu bản cứng,

bảo quản tài liệu, giúp tiết kiệm không gian kho lưu trữ, thiết bị lưu trữ. Ngoài ra,

còn chia sẻ nguồn thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng, tiện ích và cải thiện

dịch vụ cung cấp thông tin cho khách hàng.

*Nguồn lực thực hiện số hoá:

Hiện nay, tại kho lưu trữ của Công ty EcoIT việc số hoá TLLT và bảo quản

TLLT được phụ trách bởi các nhân viên, trong đó có 02 người trình độ đại học, tốt

nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học, 03 người trình độ đại học, tốt nghiệp chuyên

ngành khác. Ngoài ra, số hoá tài liệu còn được thực hiện bởi các cộng tác viên làm

việc dưới sự giúp đỡ của các nhân viên.

2.2.2. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ

Sơ đồ các bước số hoá tài liệu lưu trữ:

Giao nhận thùng hồ sơ

Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý

Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ

Kiểm tra, hoàn chỉnh

Scan tài liệu

Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định

từng nghiệp vụ

Đánh số tờ các tài liệu

Biên mục thông tin hồ sơ, xác định thời hạn

Kiểm tra, hoàn chỉnh

lưu trữ các hồ sơ theo quy định từng nghiệp

vụ

Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định

từng nghiệp vụ

Đánh số chính thức vào thùng hồ sơ

In thông tin biên mục hồ sơ và dán Qrcode

vào thùng hồ sơ

Giao nhận thùng hồ sơ sau khi chỉnh lý

Kết thúc chỉnh lý

12 27

Quy trình tạo lập:

Cấu hình thông số kỹ thuật

chuẩn, tạo thư mục

Giao nhận tài liệu

Phân bổ tài liệu

Scan tài liệu

Lưu trữ file

Kiểm tra xác suất 100%

Kiểm tra xác suất 30%

Trả hồ sơ, tổng hợp dữ liệu

và bàn giao

Bước 1. Giao nhận thùng hồ sơ

Nhân sự đầu mối quản lý hồ sơ của ngân hàng Quân đội MB và nhân sự đại

diện Công ty EcoIT thi công thực hiện:

 Bàn giao thùng hồ sơ cho, đảm bảo bàn giao thùng hồ sơ còn nguyên

trạng, không bị bong, tróc niêm trên thùng.

 Mở thùng hồ sơ và kiểm đếm số lượng tập tài liệu có trong thùng.

 Lập biên bản giao hồ sơ gồm các thông tin về thời gian bàn giao, đơn vị

nghiệp vụ và nghiệp vụ bàn giao, số lượng thùng bàn giao.

Bước 2. Vận chuyển thùng hồ sơ về địa điểm thi công

Nhân sự đại diện ngân hàng Quân đội MB vận chuyển thùng hồ sơ về địa

điểm thi công của nhân sự đại diện Công ty EcoIT để triển khai chỉnh lý.

Bước 3. Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ

 Yêu cầu chung

 Kiểm tra các tài liệu trong từng thùng hồ sơ, thực hiện vệ sinh sơ bộ hồ

sơ (nếu cần).

 Đối với nghiệp vụ có nhiều nhóm hồ sơ khác nhau: thực hiện tách hồ sơ

theo các nhóm theo quy định của MB.

 Phân loại thành bản gốc, bản photo trong đó:

 Bản gốc là các hồ sơ, tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng.

Giữ nguyên số lượng hồ sơ là bản gốc. Thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G.

 Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của

khách hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký

hiệu là P. Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trùng, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn

chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và

đánh ký hiệu là T.

 Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trật tự (theo yêu cầu riêng cho từng

nghiệp vụ).

 Đánh số tạm hồ sơ giữ lại về mặt vật lý (Kẹp sơ mi và đánh số tạm 01

theo thứ tự hồ sơ đến hết).

 Xử lý với hồ sơ ngoại lệ

Đối với các hồ sơ khác biệt với các nguyên tắc nêu trên, nhân sự thi công thực hiện tổng hợp các hồ sơ, tài liệu khác biệt theo nhóm nghiệp vụ, đơn vị phát sinh vào vị trí chờ xử lý, tuân thủ theo các bước sau: Lưu đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ:

ECOIT

Nhóm

thường trực dự án

Đơn vị

nghiệp vụ

Hội đồng

thẩm định

ECOIT

Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ

Trong đó:

 Nhóm thường trực dự án: Đại diện Ngân hàng MB, Đại diện đối tác, chuyên

gia về lưu trữ.

 Đơn vị nghiệp vụ: Đơn vị chủ sở hữu hồ sơ, Đơn vị quản lý nghiệp vụ.

 Hội đồng thẩm định: Ban thường trực Dự án, phê duyệt đề xuất của nhóm

thường trực Dự án và đơn vị nghiệp vụ.

- Nhân viên scan nhận và kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ

Bước 4. Scan tài liệu

nhân sự chỉnh lý; thực hiện xử lý tài liệu trước khi scan.

Nhận tài liệu từ

nhóm Chỉnh lý

Xử lý tài liệu trước khi scan

Bóc ghim, Làm Xác định Tách tờ Tháo quyển

chỉ phẳng giấy chất lượng

giấy

Đối với tài liệu có tình trạng vật lý Đối với tài liệu có kích thước không

tốt, đặt tài liệu trong máy quét cuốn đồng đều, mỏng, giòn, dễ rách, đặt

(hay máy quét cuộn – Sheet feed nằm từng trang tài liệu trong máy

scanner) để máy tự động quét. quét phẳng (hay máy quét tĩnh –

Flatbed scanner) để quét.

Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu

Nhân sự scan thực hiện quét tài liệu theo định dạng, chế độ ảnh, độ phân giải và

kích cỡ như sau:

 Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

 Ảnh màu;

 Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi;

 Các định dạng file đầu ra: PDF hai lớp;

 Chất lượng ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng, trung thực với bản gốc;

- Thực hiện kiểm tra lại chất lượng bản quét (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội

 Kích cỡ: A3, A4 hoặc tỷ lệ 1:1 hoặc để chế độ tự động

- Nếu sai lệch (thiếu mất nét, gấp góc giấy, đen mờ do máy scan bẩn), không

dung…):

- Nếu không sai lệch, đạt chất lượng copy ngay dữ liệu đã hoàn thành lên

đạt chất lượng tiến hành kiểm tra và thực hiện lại.

- Đối với các tài liệu có chất lượng giấy thấp, tiến hành các biện pháp để đảm

server vào thư mục theo quy định;

- Đếm số lượng bản quét của từng bộ hồ sơ và ghi vào nhật ký;

- Sau khi quét thực hiện: Đóng ghim tài liệu gốc, cất tài liệu, lấy xác nhận

bảo chất lượng bản quét và nguyên trạng giấy;

nguồn gốc tài liệu của đơn vị/người cung cấp và Lập báo cáo thu thập dữ liệu, tài

- Sao chép vào phần mềm thi công: thực hiện theo quy định đặt tên file cho

liệu.

mỗi hồ sơ và Quy tắc tổ chức thư mục như sau:

Quy định đặt tên file scan: VNxxx.aaa.bb.cc.dd.ee. thông tin giao dịch 1.

Thông tin giao dịch 2 ; trong đó:

Đối với hồ sơ của đơn vị tại Hội sở: Đối với hồ sơ của Chi nhánh/Phòng giao

+ VNxxx: xxx là 3 số cuối của dịch:

mã đơn vị cấp 1 + VNxxx: xxx là 3 số cuối của

+ aaa là mã của đơn vị cấp 2 mã đơn vị cấp 1

+ bb là mã của đơn vị cấp 3, nếu + aaa là mã của đơn vị cấp 2

không có thì mặc định là 00 + bb là mã của đơn vị cấp 3

+ cc là mã của đơn vị cấp 4, nếu + cc là mã của đơn vị cấp 4, nếu

không có thì mặc định là 00 không có thì mặc định là 00

+ dd là mã của đơn vị cấp 5, nếu + dd là hai số cuối của năm phát

không có thì mặc định là 00 sinh hồ sơ

+ ee là mã của nghiệp vụ tại Hội + Thông tin giao dịch 1 và thông

sở tin giao dịch 2: là các thông tin được quy

Chi tiết mã đơn vị cấp 1, 2, 3, 4, 5 theo định nhập liệu tại bước 7 – Biên mục

phụ lục 03 – Danh sách các đơn vị tại thông tin hồ sơ.

Hội sở) Chi tiết mã đơn vị cấp 1, 2 theo phụ lục

Chi tiết mã của nghiệp vụ theo Phụ lục 01- Danh sách các Chi nhánh/Phòng

04 – Danh sách nghiệp vụ tại Hội sở giao dịch

Chi tiết mã đơn vị cấp 3, 4 theo Phụ lục

02 – Danh sách đơn vị cấp 3, 4 tại Chi

nhánh, Phòng giao dịch

 Quy tắc tổ chức thư mục lưu trữ theo thứ tự ưu tiên như sau:

 Đơn vị phát sinh giao dịch;

 Loại nghiệp vụ;

 Nhóm hồ sơ theo từng loại nghiệp vụ;

 Thời gian phát sinh hồ sơ.

- Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 2 vòng:

 Yêu cầu kiểm tra dữ liệu

 Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét.

 Nhân sự kiểm tra 1 kiểm tra 100% tổng khối lượng đã thực hiện (kiểm

tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:

 Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư mục đã kiểm

tra trên server;

 Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện dãy tài liệu bị sai kiểm tra và

sửa lỗi 100% tổng số tài liệu hồ sơ đã thực hiện;

 Ghi vào nhật ký kiểm tra.

 Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30%

 Nhân sự kiểm tra 2 kiểm tra 30% tổng khối lượng đã thực hiện và đã

qua bước kiểm tra 100% (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:

 Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư mục đã kiểm

tra trên server;

 Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi

100% tổng số tài liệu hồ sơ đã thực hiện;

 Ghi vào nhật ký kiểm tra.

Ví dụ:

Cây thư mục lưu trữ hồ sơ tín dụng

Hình 2.3 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh

Bước 5. Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định từng nghiệp vụ

Tài liệu loại bỏ sẽ được (1) phân loại, kẹp sơ mi và đánh ký hiệu P, (2) đánh

số trang và (3) đặt dưới hồ sơ gốc để MB thực hiện lọc và tiêu hủy theo quy trình

tiêu hủy của MB.

Nguyên tắc Loại bỏ hồ sơ: tuân thủ theo 08 nguyên tắc sau:

Bước 6. Đánh số các tờ tài liệu

Nhân sự tham gia số hoá thực hiện đánh số tờ của tài liệu gốc từ 1 đến hết,

của tài liệu photo từ 1 đến hết.

Bước 7. Biên mục thông tin hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ các hồ sơ theo quy

định từng nghiệp vụ

Nhân sự tham gia số hoá thực hiện biên mục thông tin hồ sơ trên phần mềm

thi công số hóa, đây là phần mềm dùng để lưu trữ các dữ liệu số hóa như: file ảnh,

thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai thực hiện dự án.

Cán bộ triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên phần

- Các bước thực hiện cụ thể như sau:

mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm số hóa.

 Đăng nhập phần mềm số hóa theo tài khoản được bàn giao;

 Mở file tài liệu đã được scan, đối chiếu thông tin và tiến hành nhập lần

lượt các thông tin tài liệu theo yêu cầu;

 Các tài liệu chưa đủ thông tin thực hiện > Chuyển sang Xử lý sau. Sau

khi có đủ thông tin thì nhập đầy đủ các file còn thiếu;

 Đối với các tài liệu kém chất lượng, không đầy đủ thông tin để nhập liệu

thì báo lỗi về cho nhân sự scan, nêu rõ lý do;

 Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử lý

bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập:

 Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang

Tài liệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn giao;

 Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộ

phận nhập liệu và yêu cầu bổ sung thông tin.

 Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên hệ thống lưu

trữ của đơn vị thi công và sẽ được bàn giao cho phía Chủ đầu tư theo quy định.

- Bộ phận kiểm tra chất lượng của đơn vị thi công sẽ kiểm tra lại toàn bộ

Kiểm tra chất lượng nhập liệu thông tin

sản phẩm số hóa, bao gồm so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm

- Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng:

tra sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với hồ sơ bản cứng;

 Đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu

xây dựng CSDL;

 Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận thực hiện xây dựng cơ sở dữ

- Quy trình kiểm tra thực hiện như sau:

liệu để đảm bảo tính khách quan.

 Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng với nhau thì chuyển sang

bước tiếp theo.

 Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiến

hành sửa chữa theo các nội dung sau:

+ Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bổ sung;

+ Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa file thừa, những file đóng

gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau;

+ Sai thứ tự các trang: Chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang;

+ Độ phân giải không đạt 200 dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ sơ

theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã nêu.

Ví dụ: Thông tin biên mục hồ sơ

Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu

- Toàn bộ hồ sơ đã được chỉnh lý và scan được đánh số thùng tạm lưu, nhân

Bước 8. Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định từng nghiệp vụ

sự thi công thực hiện sắp xếp hồ sơ chính thức vào thùng hồ sơ. Đối với các hồ sơ

- Nhân sự thi công thực hiện điều chỉnh thông tin số thùng mới phù hợp với

vượt vạch kẻ giới hạn lượng hồ sơ trong thùng sẽ được chuyển sang thùng mới.

hồ sơ sau khi đã được sắp xếp theo đúng giới hạn quy định của thùng hồ sơ.

Bước 9. Đánh số chính thức vào thùng hồ sơ

Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu

Bước 10. In thông tin biên mục hồ sơ và dán Qrcode vào thùng hồ sơ

Nguyên tắc tạo mã Qrcode theo cấu trúc: VNxxx.aaa.mmmmm.yyyy.zzzz ;

- VNxxx: xxx là 3 số cuối của mã đơn vị cấp 1

- aaa là mã của đơn vị cấp 2

- mmmmm là số thùng mà đối tác đánh sau khi chỉnh lý

- yyyy là năm phát sinh giao dịch của hồ sơ trong thùng

- zzzz là năm kết thúc lưu trữ các hồ sơ trong thùng

trong đó:

- Đối với hồ sơ của đơn vị tại Hội sở: tuân thủ theo phụ lục 03 – Danh sách

Lưu ý: Thông tin VNxxx.aaa:

các đơn vị tại Hội sở).

- Đối với hồ sơ của Chi nhánh/Phòng giao dịch: tuân thủ theo phụ lục 01-

Danh sách các Chi nhánh/Phòng giao dịch.

Nhân sự tham gia số hoá thực hiện:

In 02 mã Qrcode theo nguyên tắc nêu trên và dán lên bề mặt thùng hồ sơ tại

vị trí dán Qrcode (như hình minh họa bên dưới).

In thông tin biên mục các hồ sơ được lưu trữ trong thùng và dán trên nắp

thùng hồ sơ.

Hình 2.6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu

Bước 11. Giao nhận thùng hồ sơ sau khi chỉnh lý

Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh lý

Bước 12. Kết thúc chỉnh lý

Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý để chuẩn

bị nghiệm thu, bàn giao TLLT sau khi chỉnh lý.

2.2.3. Tạo siêu dữ liệu kết nối

“Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hoá mà

người làm về lưu trữ vẫn thường gọi là thông tin cấp II TLLT. Siêu dữ liệu là dạng

dữ liệu miêu tả về dữ liệu, cụ thể hơn là dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng

thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh, tổ chức.

Siêu dữ liệu có thể cung cấp cho người quản trị thông tin hiểu rõ bản chất

của dữ liệu mà họ đang quản lý. Thông qua siêu dữ liệu, người quản trị hay người

dùng thường sẽ được tiếp cận chi tiết: kích thước cơ bản của các cơ sở dữ liệu, các

mục về nghiệp vụ của nhiều dữ liệu khác nhau có trong thư mục. Những thông tin

này hướng dẫn người quản trị và người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, giúp người

dùng hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và tiếp cận đúng phương pháp.

Nhìn chung, Siêu dữ liệu có chứa các loại trường thông tin cơ bản như sau:

thông tin mô tả về bản thân dữ liệu của Siêu dữ liệu; thông tin dữ liệu mà Siêu dữ

liệu mô tả và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến Siêu dữ liêu mô

tả.

Ý nghĩa quan trọng của số hoá TLLT có thể là tìm thông tin tự động thông

qua kỹ thuật gắn thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hoá thông qua một phần

mềm chuyên dụng” [12; tr.37].

Sự liên kết giữa Siêu dữ liệu và thông tin dữ liệu mà tài nguyên thông tin mô

tả được thể hiện thông qua các cách sau:

Với công cụ tra cứu truyền thống, thành phần của thông tin cấp II được chứa

trong một mục, cột, hàng hay biểu ghi hoặc nằm ở công cụ tìm kiếm bên ngoài đối

với mô tả. Thông tin mô tả để quản lý và tra tìm tài liệu được lưu trữ bên ngoài đối

tượng mô tả.

Với cơ sở dữ liệu được số hoá trở thành tài liệu điện tử, các thành phần của

Siêu dữ liệu có khả năng gắn vào bên trong tài nguyên nó mô tả để quản lý và tra

cứu thông tin, tài liệu dạng tự động hoá. Chính sự tối ưu này tạo ra sự phức tạp

trong công tác số hoá nhưng giúp cho người quản trị, người làm lưu trữ thuận tiện

trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu, sử dụng các trường thông tin cho mục đích

của mình.

Tiểu kết chương 2

Những năm gần đây, sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin đã giúp số

hoá TLLT trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hoá tài liệu. Thông

qua tầm nhìn và chiến lược của mình, CTCP EcoIT đã tiến hành triển khai dịch vụ

số hoá TLLT. Trong quy trình số hoá TLLT của mình, Công ty đã xây dựng quy

trình riêng dành cho các loại tài liệu riêng biệt, có thể kể đến tài liệu của Ngân hàng

Thương mại Quân đội (MB). Dự án số hoá TLLT tại đây đã thực hiện tương đối

tốt, chặt chẽ theo kế hoạch đề ra và tạo ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu của

khách hàng khá thành công.

CHƯƠNG 3.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá TLLT tại CTCP EcoIT

Từ các nội dung phân tích thực trạng cũng như ưu và hạn chế, luận văn đề

xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả số hoá TLLT tại Công ty cổ phàn

EcoIT như sau:

3.1. Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT

3.1.1. Ưu điểm

CTCP EcoIT đã chú trọng quy trình số hoá TLLT dành cho các danh mục tài

liệu khác nhau nên đã xây dựng quy định số hoá tài liệu khác nhau để phù hợp với

từng loại tài liệu đặc thù. Từ đó, nhằm hạn chế tác động đến tình trạng vật lý của tài

liệu và đáp ứng các yêu cầu khác nhau của đối tác, khách hàng.

Việc bảo quản TLLT bản gốc trong tình trạng vật lý bị tác động, hư hỏng

được khắc phục thông qua số hoá tài liệu. Hơn nữa, số hoá tài liệu bản gốc giúp

tránh được tình trạng sử dụng trực tiếp tài liệu thường xuyên hơn mà thay vì đó sẽ

sử dụng tài liệu điện tử qua phần mềm hệ thống.

Công ty đã áp dụng công nghệ phầm mềm EcoOCR của công ty vào công tác

quản lý tài liệu sau khi số hoá nhằm phục vụ mục đích tra cứu, sử dụng các tài liệu

điện tử.

Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách thuận tiện,

nhanh chóng. Vừa tạo cách sắp xếp tài liệu một cách khoa học vừa tạo tiện ích cho

công việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng TLLT với ngân hàng dữ liệu số

liên quan.

Có thể đáp ứng tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau, có thể nhanh chóng

chuyển đổi file dữ liệu này sang dữ liệu khác. Ví dụ như file trong dạng PDF có thể

chuyển sang dạng Word nhờ một ứng dụng để chuyển đổi trạng thái. Có thể đó là

một chương trình độc lập, một kỹ thuật đã được gắn vào tích hợp vào PDF hay là

ứng dụng trực tuyến khác. Thông tin dữ liệu sau khi chuyển đổi được sử dụng linh

hoạt hơn tuỳ vào mục đích sử dụng của người dùng.

Giảm chi phí cho việc quản lý TLLT. Thông qua việc số hoá TLLT giúp

Công ty trong việc mua sắm trang thiết bị bảo quản, xây dựng kho bãi, thiết bị

phòng chống cháy nổ.

Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng thông tin dữ liệu của TLLT. Thông qua

việc này có thể chỉnh sửa vật mang tin, chất lượng vật mang tin nhằm duy trì thông

tin rõ ràng, mạch lạc để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.

3.1.2. Hạn chế

Tài liệu sau khi tiếp nhận của Ngân hàng Thương mại Quân đội MB thì được

bảo quản trong thùng giấy để dưới sàn, bụi bặm bám vào tài liệu ảnh hưởng đến

tình trạng vật lý của tài liệu số hoá.

Nhân sự trong công đoạn bóc ghim tài liệu vẫn còn làm rách tài liệu, không

làm phẳng tài liệu sau khi bóc ghim, tiếp xúc trực tiếp vật lý vào tài liệu.

Nhân sự làm số hoá TLLT đa phần chủ yếu là các bạn sinh viên đi làm thêm,

những người lao động tự do chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ

công tác lưu trữ nói chung và số hoá tài liệu nói riêng. Chỉ thông qua những bước

hướng dẫn cơ bản của nhân viên Công ty không thể giúp nhân sự nắm được các

nguyên tắc cũng như tiêu chí trong việc công tác số hoá để nhằm đảm bảo TLLT

được số hoá đúng quy định.

Với quy mô nhân sự nhiều mà quản lý ở kho lại ít nên việc công tác viên có

sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi.

Kho không được thiết kế chuyên dụng dùng để bảo quản tài liệu, chưa bổ

sung trang thiết bị cần thiết như máy hút ấm, máy hút bụi, việc phòng chống mối

xông, côn trùng còn chưa được chú trọng để phòng chống.

Trang thiết bị dùng cho số hoá TLLT ở trạng thái tương đối tốt, một số thiết

bị như máy tính, máy in, máy quét ảnh,… chưa được đầu tư, nâng cấp nhằm đáp

ứng nhu cầu tiến độ của công việc được giao, gây ra khó khăn trong số hoá tài liệu,

ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu số hoá.

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại CTCP EcoIT

3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu

lưu trữ

3.2.1.1. Đối với Ban Giám đốc

Số hoá là một trong những lĩnh vực hoạt động chính của CTCP EcoIT. Lĩnh

vực số hoá của Công ty đã được tin tưởng và có phản hồi đánh giá tích cực từ các

khách hàng, đối tác. Chính vì vậy Ban Giám đốc cần có những biện pháp, chính

sách phù hợp nhằm nâng cao chất lượng số hoá để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao

và yêu cầu của từng loại tài liệu riêng biệt. Ngoài ra, Ban Giám đốc còn phải có

những văn bản quy định của Công ty để quy định chặt chẽ hơn về công tác số hoá

nhằm cho các nhân viên thực hiện theo quy định để chỉ đạo về các phòng, kho

trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

Nắm được vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị là cốt yếu của công tác số

hoá TLLT đặt ra cho Ban Giám đốc về vấn đề kinh phí. Ban Giám đốc cần có đánh

giá chính xác về tình trạng của các trang thiết bị phục vụ cho công tác số hoá TLLT

để đưa ra các kế hoạch phù hợp. Vì vậy, Ban Giám đốc cần chú trọng quan tâm đầu

tư kinh phí, mua các trang thiết bị, đặc biệt là máy tính, máy in, máy scan nhằm

phục vụ số hoá một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn, đẩy nhanh quá trình công

việc hoàn thành sớm.

Để có sự khách quan và cách nhìn cụ thể trong các khâu nghiệp vụ số hoá

TLLT thì Ban Giám đốc có kế hoạch tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ và đột xuất

xuống các phòng, kho số hoá. Thông qua đó có thể có cụ thể về cơ sở đánh giá, tiến

độ công việc, có biện pháp khắc phục tình trạng chưa thực hiện được theo quy trình

đề ra hoặc xử lý, kỷ luật cá nhân, tập thể có sai phạm khi thực hiện các bước nghiệp

vụ hay có tình trạng để lộ thông tin dữ liệu của TLLT trong quá trình thực hiện

nghiệp vụ này.

Chủ động xây dựng kế hoạch thống nhất giữa công tác Văn thư với công tác

lưu trữ để có tạo nên điều kiện thực hiện tốt công tác số hoá. Công ty cần có được

sự cân bằng giữa công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ để khai thác và sử dụng

tài liệu lưu trữ đã số hoá đúng quy định của pháp luật.

Thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa Ban Giám dốc với bộ phận Kho,

bộ phận thực hiện công tác số hoá TLLT để nhằm đưa ra những mặt tích cực và

hạn chế trong quá trình thực hiện. Qua đó, có thể tiếp tục phát huy những thế mạnh

và có cách khắc phục điểm yếu cũng như đánh giá kết quả thực hiện công tác số

hoá.

Để thực hiện tốt các quy định trong nghiệp vụ số hoá TLLT cũng như các

quy định do Công ty ban hành thì việc phổ biến văn bản quy định đến các nhân

viên cũng đóng vai trò quan trọng. Nhân viên được tiếp xúc với các yêu cầu,

nguyên tắc trong nghiệp vụ sẽ giúp Công ty triển khai kế hoạch một cách mạch lạc,

rõ ràng. Qua đó cũng nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc khảo sát, lựa

chọn tài liệu cho số hoá, thực hiện các công đoạn kê khai thông tin đầy đủ, kết quả

số hoá tài liệu lưu trữ.

Đối với các cộng tác viên làm việc bán thời gian, đa phần là những sinh viên

không phải chuyên ngành, không được đào tạo cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ số

hoá thì Ban Giám đốc cần có những quy định hướng dẫn phù hợp, chỉ dẫn cụ thể để

thực hiện công tác số hoá đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Tiến hành rà soát và xử lý nghiêm minh những trường hợp cố tình thực hiện

các thao tác nghiệp vụ một cách hời hợt, bỏ qua quy trình, thực hiện trái với quy

định của Công ty.

3.2.1.2. Đối với bộ phận Kho

Số hoá TLLT là lĩnh vực thế mạnh của Công ty nên bộ phận Kho có trách

nhiệm quan trọng trong công tác phân loại, sắp xếp, số hoá và bảo quản TLLT

nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Để công tác số hoá TLLT được tốt thì công tác quản lý nhân sự của cán bộ

kho phải được chú trọng nâng cao chất lượng. Ngoài tuyển chọn những nhân viên

được đào tạo chuyên môn về công tác số hoá TLLT, tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng

chuyên ngành Lưu trữ thì số lượng cộng tác viên làm thêm cũng nên có sự sàng lọc

cần thiết nhằm có lực lượng đáp ứng yêu cầu số hoá.

Cán bộ kho cũng phải có trách nhiệm theo dõi các quy trình trong khâu

nghiệp vụ số hoá TLLT để có biện pháp xử lý khắc phục các tình huống sự cố

ngoài ý muốn có thể xảy ra, các tài liệu scan không đáp ứng yêu cầu tài liệu số hoá.

Cán bộ kho có khảo sát số lượng tài liệu được số hoá để đánh giá tiến trình thực

hiện công việc để đưa ra kế hoạch thúc đẩy công việc phù hợp với thời gian yêu

cầu của khách hàng.

Quan sát, thực hiện các nghiệp vụ số hoá để đưa ra các ưu điểm, hạn chế

trong quy trình số hoá để từ đó báo cáo lên Ban Giám đốc có những phương án,

cách xử lý, quy định về các trường hợp của những tài liệu đang xuống cấp, hư

hỏng, tình hình hiện trạng của cơ sở vật chất. Qua đó, phục hồi lại tình trạng vật lý

của tài liệu nhằm đáp ứng thông tin dữ liệu.

Tiến hành thực hiện theo sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về số hoá TLLT

của Ban Giám đốc, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các nhân sự trong quá

trình thực hiện số hoá nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Công ty.

Xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc về việc thực hiện các thao tác nghiệp

vụ này.

Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hướng dẫn sát sao của cả Ban Giám đốc

và quản lý kho sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng số hoá

TLLT của Công ty hiện nay.

3.2.2. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu

lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị quan trọng, có giá trị vĩnh viễn, phản ánh

quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp, cá nhân, có sự tác động đến các lĩnh vực của xã hội. Việc triển khai số hoá

TLLT hướng đến mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc, thay thế tài liệu bản cứng

bằng tài liệu điện tử để phục vụ rộng rãi cũng như xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng

nhu cầu của độc giả.

Hiện nay, thực tế tại Công ty cổ phần EcoIT tài liệu quy định về số hoá

TLLT còn khá hạn chế, chủ yếu là các văn bản quy định về lưu trữ, hướng dẫn thực

hiện các phần mềm ứng dụng của Công ty. Để có được sự thực hiện số hoá TLLT

thực hiện đúng với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban hành thì

Công ty nên có các văn bản quy định rõ ràng các yêu cầu, quy trình nghiệp vụ về số

hoá TLLT tại Công ty.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tiêu chuẩn lựa chọn các tài

liệu có giá trị nhằm đưa vào quy trình số hoá.

- Dựa trên cơ sở thực tế, xây dựng văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài

liệu lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về phương pháp bảo quản tài

liệu sau khi thực hiện xong quy trình số hoá TLLT.

- Xây dựng và ban hành các chuẩn thông tin và công nghệ để thực hiện số

hoá tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành các văn bản quy định theo yêu cầu của khách hàng.

Công ty cổ phần EcoIT là doanh nghiệp tư nhân hoạt động về một số lĩnh

vực công nghệ trong đó có lĩnh vực số hoá và chuyển đổi số nhưng có thể căn cứ,

tham khảo, nghiên cứu một số văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành

về quy trình số hoá TLLT để có hệ thống văn bản quy định riêng vừa đáp ứng được

yêu cầu của khách hàng vừa thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thẩm quyền.

3.2.3. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn

Số hoá tài liệu là một nghiệp vụ mang tính chính xác cao, đòi hỏi nguồn

nhân sự có kiến thức, kỹ năng để đáp ứng các yêu cầu trong các khâu nghiệp vụ

cũng như trách nhiệm trong các quy trình của số hoá. Hiện tại, số nhân viên phục

vụ tại kho của Công ty là 3 nhân viên, trong đó 2 người là trình độ Đại học, tốt

nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học. Tuy nhiên về năng lực công nghệ thông tin còn

chưa đáp ứng với các nghiệp vụ yêu cầu và chưa xử lý được một số trường hợp xảy

ra trong quá trình thực hiện số hoá.

Chính vì vậy, đây là vấn đề cấp thiết đặt ra cho Công ty về bố trí nhân sự và

đào tạo nguồn nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc cũng như nghiệp vụ chuyên

môn rõ ràng. Để có được quy trình số hoá thực hiện theo đúng các văn bản quy

định do Công ty quy định thì số lượng nhân viên cho số hoá tài liệu cần được đào

tạo chuyên môn nghiệp vụ về số hoá để có trình độ, kiến thức lý luận trong quy

trình nghiệp vụ số hoá. Khi nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ

thì dễ dàng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cũng như nâng cao

môi trường phát triển nghiệp vụ.

Để thực hiện được yêu cầu này, Công ty cần phải có kế hoạch tuyển dụng

nhân sự chuyên nghiệp, lựa chọn những người có chuyên môn, kiến thức, được đào

tạo bài bản về cơ sở lý luận, nắm được cơ sở pháp lý cũng như quy trình nghiệp vụ

thực hiện công tác số hoá TLLT, giúp nâng cao chất lượng chuyên môn đồng thời

thúc đẩy nghiệp vụ số hoá phát triển trong Công ty.

Ngoài chất lượng nhân sự tuyển chọn thì Công ty cũng cần có sự cần liên kết

với các trường Đại học, Cao đẳng có chuyên ngành đào tạo về Lưu trữ để cùng

phối hợp về việc mở lớp đào tạo, tập huấn cho nhân viên, cộng tác viên của Công

ty nhằm cung cấp kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ số hoá TLLT cho nhân sự,

cải thiện kỹ năng, nâng cao kiến thức tổng quát về số hoá cho nhân sự của Công ty

mình.

3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị

Quy trình nghiệp vụ số hoá TLLT là hoạt động chuyển đổi thông tin trên các

vật mang tin khác nhau thành tài liệu tồn tại dưới dạng số và được bảo quản trong

môi trường điện tử nên yêu cầu về cơ sở trang thiết bị được cho là cần thiết phục vụ

quá trình chuyển đổi thông tin.

Để nghiệp vụ số hoá thuận tiện, đạt hiệu quả cao thì yêu cầu được đặt ra cho

Công ty là cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu số hoá TLLT. Vì

vậy, không chỉ những yêu cầu về nhân sự thì trang thiết bị cũng cần được Ban

Giám đốc và quản lý kho quan tâm, thực hiện các buổi kiểm tra, đánh giá mức độ

sử dụng nhằm đưa ra biện pháp sửa chữa, nâng cấp, bổ sung cần thiết phục vụ quá

trình số hoá theo đúng tiến độ công việc. Cần loại bỏ các máy tính, máy in, máy

scan bị hư hỏng nặng không còn khả năng sử dụng cho nghiệp vụ số hoá, khắc

phục những hư hỏng để các thiết bị phục vụ tốt nhất cho số hoá TLLT.

Công ty đã chú trọng phát triển hệ thống phần mềm quản lý thông tin riêng

dành cho tài liệu sau khi số hoá. Các trường thông tin trong hệ thống phần mềm

giúp quản lý và nhân viên trong Công ty có thể tìm kiếm, tra cứu, sử dụng thông tin

một cách nhanh chóng, tiện ích, phù hợp với nhu cầu của mình. Hệ thống phần

mềm số hoá cũng cần được chú ý nâng cấp, bổ sung các chức năng để bắt kịp các

xu hướng thay đổi của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách

hàng. Việc thiết lập hệ thống mạng máy tính riêng dành cho các máy tính trong

Công ty hay hệ thống bảo vệ chống tin tặc, virus cần được cài đặt nhằm bảo vệ các

tác động xấu tấn công vào hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin sau khi số hoá.

Thực trạng tài liệu sau khi được thực hiện số hoá TLLT trong kho bảo quản

của Công ty chưa được thật sự đánh giá cao. Kho bảo quản của Công ty chỉ bao

gồm hệ thống chữa cháy với số lượng ít không thể đáp ứng chữa cháy nếu trong

trường hợp xấu xảy ra, hệ thống giá sắt đáp ứng được chứa đựng số lượng tài liệu

sau khi số hoá. Vì vậy, việc Công ty chú trọng những cơ sở xây dựng kho chuyên

dụng cho lưu trữ tài liệu là yêu cầu cấp thiết. Công ty nên tăng cường hệ thống hút

bụi, máy hút ấm, hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy một cách chuyên

nghiệp, trang bị các hệ thống bảo vệ, hệ thống thông gió nhằm đảm bảo các yêu cầu

về tình trạng vật lý của tài liệu.

3.2.5. Nâng cao chất lượng văn hoá công sở

Do bộ phận kho lưu trữ của Công ty nằm tách riêng biệt với cơ sở chính của

Công ty nên việc quản lý, cách làm việc của kho phụ thuộc vào cán bộ, nhân viên

quản lý kho. Để tạo điều kiện phát triển, môi trường làm việc thân thiện giữa nhân

viên với nhân viên, nhân viên với cán bộ thì cần có các quy định trong văn hoá

công sở. Khi Ban Giám đốc ban hành quy định về văn hoá công sở yêu cầu các cán

bộ, nhân viên trong Công ty thực hiện nên từ đó tạo ra sự phát triển về văn hoá

công sở tạo tiền đề phát triển công việc. Từ những hoạt động nhỏ đến lời nói, cử

chỉ sẽ giúp sự đồng thuận trong công việc tăng cao, hiệu quả từ đó cũng được phát

triển.

3.2.6. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Có thể nói là tiêu chuẩn công việc là đầu vào của hoạt động đánh giá, là

thước đo để tiến hành xét thành tích làm việc của nhân sự Công ty. Có thể bổ sung

các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc thành hai nhóm như sau:

Nhóm chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI):

 Thời gian hoàn thành công việc;

 Giải quyết vấn đề phát sinh, xử lý công việc: Khả năng tự giải quyết

vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình công tác;

 Nhận thêm công việc sau khi làm xong nhiệm vụ của mình.

Nhóm tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc:

 Thái độ, ý thức làm việc như đi làm đầy đủ, đúng giờ, tinh thần kỷ luật

tốt;

 Tinh thần hợp tác, hỗ trợ người khac, tinh thần làm việc nhóm;

 Thực hiện công việc chuyên cần;

 Đóng góp ý tưởng sáng tạo giúp cải thiện năng suất lao động.

Tiểu kết chương 3

Số hoá TLLT tại CTCP EcoIT đã thực hiện tương đối tốt nhưng trong quá

trình thực hiện vẫn còn xuất hiện những mặt chưa hạn chế và cần được cải thiện để

khắc phục những nhược điểm đó. Nếu khắc phục các tình trạng còn tồn đọng trên

thì số hoá TLLT tại Công ty sẽ đạt hiệu quả cũng như tiến độ công việc được nhanh

hơn.

Để khắc phục các nhược điểm đã nêu, qua chương 3 tôi có đề xuất một số

giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong số hoá TLLT. Những đề xuất đó sẽ phần nào

đóng góp vào việc thúc đẩy, nâng cao chất lượng số hoá TLLT tại cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp nói chung và CTCP EcoIT nói riêng.

KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ, công nghệ số hoá

TLLT đã xuất hiện mang lại cơ hội mới dành cho lĩnh vực lưu trữ, thư viện và các

trung tâm lưu trữ để tăng cường khả năng bảo quản tài liệu gốc và tạo thuận tiện

cho việc tiếp cận, tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng,

vượt qua các hạn chế về thời gian, không gian.

TLLT đóng góp vai trò quan trọng tới các lĩnh vực khác nhau của xã hội, là

nguồn sử liệu chính xác, phản ánh quá trình hình thành, phát triển của các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, nhìn nhận được tầm quan trọng của TLLT, CTCP

EcoIT đã chú trọng phát triển lĩnh vực số hoá nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao

của xã hội, nhờ đó tuổi thọ tài liệu được kéo dài, tài liệu gốc được bảo quản đặc

biệt trên hai dạng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử giúp các cơ quan, tổ chức,

cá nhân tiếp cận một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đề tài đã nêu ra cũng như hệ thống hoá về một số khái niệm lý luận về số

hoá TLLT, TLLT và số hoá; làm rõ một số đặc điểm của tài liệu, tài liệu số hoá và

còn có những nguyên tắc đối với số hoá TLLT; trình bày hệ thống các văn bản quy

phạm pháp luật về số hoá TLLT.

Đề tài nghiên cứu thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, qua đó nhận

được đánh giá về ưu điểm, hạn chế và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao

chất lượng số hoá TLLT tại Công ty.

Qua một thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi hy vọng với những kết quả

đạt được sẽ đóng góp thiết thực vào cải thiện số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, góp

phần trong việc kéo dài tuổi thọ TLLT nhằm phát huy giá trị quan trọng của TLLT

cho các mặt của xã hội.

Với thời gian và trong khuôn khổ giới hạn của đề tài nghiên cứu cũng như

giới hạn về trình độ nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận

được những lời nhận xét, đóng góp ý kiến, đánh giá từ Quý Thầy, Cô để có thể

hoàn thiện hơn về đề tài nghiên cứu của mình. Đề tài của tôi xin dừng lại tại đây

nhưng hoàn toàn có thể nghiên cứu mở rộng, nâng cấp trong tương lai. Hi vọng

rằng đề tài khoá luận này sẽ giúp ích cho sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nói chung và sinh viên của Khoa Văn thư Lưu trữ nói riêng.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành

ngày 23 tháng 6 năm 2014 về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ

liệu TLLT.

2. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm

2019 Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản

TLLT điện tử.

3. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 10 tháng 4 năm 2007 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan

Nhà nước.

4. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu

trữ.

5. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chỉnh phủ ban hành

ngày 05 tháng 03 năm 2020 Nghị định về Công tác Văn thư.

6. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 168/HD-

VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 10 tháng 03 năm 2010

Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết

định về Quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình chuyển đổi dữ liệu số hoá sang

phim bảo hiểm.

8. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Quyết định về

quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hoá TLLT để lập bản sao bảo hiểm

và bản sao sử dụng.

9. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy

trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ..

10. Quốc hội khoá XI (2006), Luật số 67/2006/QH11 của Quốc hội ban hành

ngày 29 tháng 6 năm 2006 Luật Công nghệ thông tin.

11. Quốc hội khoá XIII (2011), Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban

hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ.

12. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2017), Giáo trình lý luận và phương án

công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội.

13. Tô Lan Hương (2018), Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân

dân Quận Tây Hồ, Trang 37.

14. Website:

Công ty cổ phần EcoIT: https://ecoit.asia/

PHỤ LỤC

Ảnh 01. Logo của CTCP EcoIT

(Nguồn: Website của Công ty)

Ảnh 02. CTCP EcoIT

(Nguồn: Website của Công ty)

Ảnh 03 và 04: Phần mềm chỉnh lý và số hoá dữ liệu EcoOCR

(Nguồn: Cán bộ quản lý kho)

Ảnh 05 và 06: Check thông tin qua phần mềm

(Nguồn: Cán bộ quản lý kho)

Ảnh 07 và 08: Kho lưu trữ tài liệu sau khi thực hiện công tác số hoá

(Nguồn: Cán bộ quản lý kho)

 Yêu cầu riêng từng nghiệp vụ

Yêu cầu Tên hồ sơ, tài liệu Nghiệp vụ Ghi chú thường gặp phân loại

báo

Thông phê duyệt, biên bản họp hội đồng thành viên, báo cáo thẩm định trung hạn: trên 12 Tín dụng tại Trung tâm phê duyệt tín dụng và Khối thẩm định

Phân loại theo thời gian cho vay gồm: Vay ngắn hạn: thời gian cho vay từ 12 tháng trở xuống Vay tháng đến 60 tháng Vay dài hạn: trên 60 tháng

Phân loại theo loại hình khách gồm hàng Khách hàng cá nhân (KHCN), doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), doanh lớn nghiệp (CIB&FI)

Chi tiết theo nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng bên dưới.

Tín dụng tại khối vận hành và chi nhánh/ phòng giao dịch trung hạn: trên 12

Phân loại thành các nhóm hồ sơ gồm: pháp lý, chính, tài phương án, phê duyệt, tài sản đảm bảo, giải ngân, bảo lãnh, kiểm soát sau. Lưu ý với hồ sơ giải ngân: Phân loại theo thời gian cho vay gồm: Vay ngắn hạn: thời gian cho vay từ 12 tháng trở xuống Vay tháng đến 60 tháng Vay dài hạn: trên 60 tháng

từ vế nợ,

Theo yêu cầu chung Chứng điều chuyển quỹ Chứng từ quỹ và sàn giao dịch

Chứng từ kế toán Theo yêu cầu chung Đề nghị thanh toán/hoàn ứng Đã được MB đóng thành từng tập theo thời gian phát sinh và user thực hiện Đã được MB đóng thành từng tập theo thời gian phát sinh và user thực hiện

Hồ sơ khách hàng Theo yêu cầu chung Đã được MB lưu thành file theo thời gian phát sinh Đơn đề nghị mở tài khoản/đăng ký dịch vụ

Hồ sơ Thẻ Theo yêu cầu Đơn đề nghị mở thẻ, Đã được MB lưu thành file

chung yêu cầu trợ giúp theo thời gian phát sinh

Thanh toán trong nước Theo yêu cầu chung Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh

Thanh toán quốc tế Theo yêu cầu chung Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh

Treasury và nguồn vốn Theo yêu cầu chung Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh Sổ phụ, điện tra chuyển, soát/hoàn bảng kê hoàn trả, bảng đối chiếu tổng hợp Hình thức Chuyển tế tiền quốc Lệnh (CTQT): chuyển tiền Hình thức LC: đơn đề nghị mở LC, đơn đề nghị thanh toán LC Xác nhận giao dịch, hợp đồng mua bán trái phiếu, reuter ticket

Phân loại chi tiết nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng

Tên loại hồ sơ nhận biết của Nhóm hồ sơ Tên loại hồ sơ nhận biết của Khách hàng cá nhân Khách hàng tổ chức

Hồ sơ pháp lý

Chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu/chứng minh sỹ quan, sổ hộ khẩu, đăng ký kết hôn/giấy xác nhận độc thân. Giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ, quyết định bổ nhiệm (giám đốc/kế toán trưởng/…), ủy quyền, đăng ký mã số thuế.

Hồ sơ tài chính

Hợp đồng lao động, quyết định tăng quân hàm, bảng lương, sao kê tài khoản Báo cáo tài chính, sổ chi tiết tài khoản, hợp đồng kinh tế với các đối tác

Ví dụ: Ví dụ:

Hồ sơ phương án (chứng minh

mục đích vay ngân hàng) 1. Vay mua/sửa chữa nhà đất/chung cư: hợp đồng mua nhà, hợp đồng thuê khoán, phiếu thu tiền đặt cọc,… 1. Thanh toán tiền hàng: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, lệnh chuyển tiền, đơn mở LC, hóa đơn VAT

2. Vay thực hiện dự án: hồ sơ năng lực dự án, … 2. Vay mua ô tô: hợp đồng mua ô tô, phiếu thu tiền đặt cọc Thông báo phê duyệt, báo cáo thẩm định, tờ trình đề xuất Hồ sơ phê duyệt

Hồ sơ

Phiếu nhập kho, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, hợp đồng mua bán, hóa đơn VAT Tài sản đảm bảo

Hồ sơ giải ngân Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ, đề nghị giải ngân, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt

Hồ sơ bảo lãnh Thư bảo lãnh (dự thầu, thanh toán, thực hiện hợp đồng, …), hợp đồng bảo lãnh, đề nghị phát hành bảo lãnh

Hồ sơ Biên bản kiểm soát sau, hóa đơn VAT đã đóng dấu “Đã cho vay” kiểm soát sau

Các yêu cầu nghiệp vụ riêng của Bước 3. Phân loại hồ sơ

Yêu cầu thông tin biên mục hồ sơ theo từng loại nghiệp vụ, cụ thể: Thông tin Thông tin Yêu cầu STT Yêu cầu STT biên mục biên mục

Nhập liệu theo định

dạng YYYYMMDD Nhập số hộp trên thùng Ngày hiệu 1 Số thùng cũ 12 Quy định chi tiết Phụ hồ sơ trước khi chỉnh lý lực lục 05 – Thông tin biên

mục các nghiệp vụ

Số Nhập theo số tờ thực tế Nhập mã Qrcode sau 2 13 Số tờ của hồ sơ khi chỉnh lý thùng mới

Đơn vị Nhập theo quy định đặt Lựa chọn Gốc hoặc 3 14 Hình thức tên file hồ sơ tại bước 4 Photo cấp 1

Thời gian xác định bằng năm của

Đơn vị Nhập theo quy định đặt lưu trữ ngày hiệu lực cộng thời 4 15 cấp 2 tên file hồ sơ tại bước 4 theo ngày gian lưu trữ của từng

hiệu lực nghiệp vụ

Mặc định Tích X nếu là Đơn vị Nhập theo quy định đặt 5 16 Vật lý hồ sơ gốc cấp 3 tên file hồ sơ tại bước 4

Đơn vị Nhập theo quy định đặt Mặc định Tích X 6 17 Loại bỏ cấp 4 tên file hồ sơ tại bước 4 nếu là hồ sơ photo

7 Code Nhập mã khách hàng 18 Scan Tích X nếu đã hoàn

T24/Giấy thể hiện trên hồ sơ của thành scan

tờ pháp lý từng nghiệp vụ. trường

hợp không có thông tin,

nhập theo thông tin

giấy tờ tùy thân: với

khách hàng cá nhân là

số CMT/CCCD/HC/

CMSQ, với khách hàng

doanh nghiệp là số

đăng ký kinh doanh

Nhập tên khách hàng

có đủ dấu.

Đối với khách hàng

doanh nghiệp viết tắt

như sau:

Công ty = CTY; Cổ Dành riêng cho MB

phần = CP; điền bổ sung sau khi Tên Ngày 8 Trách nhiệm hữu hạn = 19 kiểm tra hệ thống khách hàng tất toán TNHH; Chỉ áp dụng cho nghiệp

Một thành viên = vụ tín dụng và bảo lãnh

MTV; Thương mại =

TM; Dịch vụ = DV; Và

= &; Xuất nhập khẩu =

XNK; Đầu tư = ĐT;

Sản xuất = SX; Xây

dựng = XD; Kỹ thuật =

Dành riêng cho MB Thời gian Quy định chi tiết Phụ điền bổ sung sau khi Thông tin lưu trữ 9 lục 05 – Thông tin biên 20 kiểm tra hệ thống giao dịch 1 theo ngày mục các nghiệp vụ Chỉ áp dụng cho nghiệp tất toán vụ tín dụng và bảo lãnh

Quy định chi tiết Phụ Dành riêng cho MB Thông tin 10 lục 05 – Thông tin biên 21 Kho điền bổ sung sau khi giao dịch 2 mục các nghiệp vụ hoàn kho

Quy định chi tiết Phụ Dành riêng cho MB Thông tin Vị trí 11 lục 05 – Thông tin biên 22 điền bổ sung sau khi hồ sơ trong kho mục các nghiệp vụ hoàn kho

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

(Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn)

I. Thông tin chung

- Họ và tên người hướng dẫn: Tạ Thị Liễu

- Học hàm, học vị: Thạc sĩ

- Chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

- Đơn vị công tác: Khoa Văn thư Lưu trữ

- Họ và tên sinh viên làm đồ án/ khóa luận tốt nghiệp: Trần Anh Đạo Diễn

- Mã sinh viên: 1805LTHB008 - Ngành đào tạo: Lưu trữ học

- Lớp: 1805LTHB - Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Tên khóa luận tốt nghiệp: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT”

II. Nội dung nhận xét

1. Tính cấp thiết của đề tài khóa luận

Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt

là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối

quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó, việc chú trọng

áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến trên

nhiều nơi khắp thế giới.

Với xu hướng hội nhập quốc tế, nhu cầu số hóa của các cơ quan nhà nước, đơn

vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm nhiều hơn. Số hóa tài liệu lưu trữ là

công việc sử dụng các trang thiết bị số để chuyển hóa thông tin tài liệu có ở các vật

mang tin khác nhau thành các trường thông tin dữ liệu dưới dạng số và được bảo

quản trong các thiết bị điện tử hiện đại. Dó đó sinh viên lựa chọn đề tài “Số hóa tài

liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp là phù

hợp với chuyên ngành đào tạo và nhu cầu thực tiễn.

2. Tổng quan

Đề tài cơ bản đã hệ thống, khái quát được các công trình nghiên cứu, kế thừa và

phát huy những kết quả nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.

3. Phương pháp nghiên cứu

Sinh viên sử dụng phương pháp phù hợp đạt được mục tiêu nghiên cứu.

4. Các kết quả nghiên cứu đạt được

Mặc dù trong thời gian thực hiện đề tài do dịch bệnh Covid-19 trên thế giới và

tại Việt Nam diễn biến phức tạp, phải thực hiện các biện pháp phòng, chống

Covid-19 đã ảnh hưởng đến việc nghiên cứu, khảo sát, thực hiện đề tài khóa luận của

sinh viên. Tuy nhiên, đến nay sinh viên đã hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận

tốt nghiệp.

5. Về kết cấu khóa luận: Phù hợp

Chương 1. Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần

EcoIT.

Chương 2. Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT.

Chương 3. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ tại

Công ty cổ phần EcoIT.

6. Trình bày và văn phong khoa học

Kỹ thuật trình bày đúng quy định. Văn phong sử dụng trong khóa luận cơ bản đã

rõ ràng, mạch lạc, khoa học.

7. Trích dẫn tài liệu

Có trích dẫn tài liệu.

8. Những nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa

Bổ sung thêm thành phần tài liệu, quy trình số hóa tài liệu

III. Đánh giá về tinh thần, thái độ làm việc, nghiên cứu của người học

Sinh viên tích cực chủ động, sáng tạo và có ý tinh thần cầu thị trong quá

trình thực hiện đề tài.

Hướng nghiên cứu phù hợp với chuyên ngành được đào tạo.

IV. Kết luận:

- Khóa luận tốt nghiệp đạt/chưa đạt yêu cầu: Đạt yêu cầu

- Đề nghị Đồng ý cho bảo vệ:

Không đồng ý cho bảo vệ:

NGƯỜI HƯỚNG DẪN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Tạ Thị Liễu

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Số hoá tài liệu lưu trữ tại cổng ty cổ phần Ecoit

Chủ đề:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Họ tên

Trần Anh Đạo Diễn

:

Mã sinh viên

1805LTHB008

:

Lớp

1805LTHB

:

Giảng viên

Tạ Thị Liễu

:

Hà Nội, 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI

CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT

Họ tên

Trần Anh Đạo Diễn

:

Mã sinh viên

1805LTHB008

:

Lớp

1805LTHB

:

Giảng viên

Tạ Thị Liễu

:

Hà Nội, 2022

ECOIT

ECOIT

ECOIT

Tài liệu liên quan

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Hỗ trợ

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi