Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : TS. TRẦN THỊ LOAN

Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ NGỌC ANH

Mã số sinh viên : 1705LTHA005

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705LTHA

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Bảo quản và khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III” là

công trình nghiên cứu phát triển và hoàn thiện trong thời gian khảo sát và

thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực được

thực hiện tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III; Chưa được công bố dưới bất kì

hình thức nào trước đây.

Ngoài ra bài khóa luận tốt nghiệp này có sử dụng một số khái niệm của

các tác giả đều có trích dẫn và chú thích rõ ràng.

SINH VIÊN

Phạm Thị Ngọc Anh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

Ts. Trần Thị Loan đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực

hiện đề tài này. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa

Văn thư – Lưu trữ nói riêng và thầy, cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói

chung đã truyền đạt cho em rất nhiều kiến thức về học tập và thực tế. Cuối

cùng em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể cán bộ, nhân viên tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III đã giúp đỡ em để hoàn thành được đề tài khóa luận tốt

nghiệp này.

Trong quá trình nghiên cứu gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình

độ chuyên môn còn hạn chế nên dù rất cố gắng nên đề tài của em không tránh

khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được đóng góp của thầy cô

để em học được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn hoàn thành tốt hơn các đề tài

nghiên cứu tiếp theo.

Cuối cùng em xin chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và gặt hái được

nhiều thành công trên con đường sự nghiệp trồng người của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT

STT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ

TTLTQG III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1

2 TLLT Tài liệu lưu trữ

3 CSDL Cơ sở dữ liệu

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................... 4

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 5

5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 5 6. Cấu trúc của đề tài ............................................................................................. 5

NỘI DUNG ................................................................................................................ 7

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN .................................................................... 7

1.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................... 7

1.1.1. Khái niệm ................................................................................................... 7

1.1.1.1. Khái niệm tài liệu nghe - nhìn.............................................................. 7

1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ................................................. 7

1.1.1.3. Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ............................ 9

1.1.1.4. Khái niệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ............ 10

1.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ...................................................... 10

1.1.2.1. Tài liệu lưu trữ ảnh ............................................................................ 11

1.1.2.2. Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh ........................................................... 11

1.1.2.3. Tài liệu lưu trữ ghi âm ....................................................................... 12

1.1.3. Đặc điểm của từng loại hình tài liệu lưu trữ nghe –nhìn ..................... 12

1.1.3.1. Đặc điểm của tài liệu ảnh .................................................................. 12

1.1.3.2. Đặc điểm của tài liệu phim điện ảnh ................................................. 14 1.1.3.3. Đặc điểm của tài liệu ghi âm. ............................................................ 16 1.1.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ................................................ 18

1.1.4.1. Về chính trị ......................................................................................... 18 1.1.4.2. Về kinh tế ............................................................................................ 19 1.1.4.3. Về nghiên cứu lịch sử ......................................................................... 19 1.1.4.4. Về văn hóa .......................................................................................... 20

1.2. Cơ sở pháp lý về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn ........................................................................................................... 20

1.2.1. Văn bản quản lý của nhà nước về bảo quản và khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ nghe – nhìn. ................................................................................... 20 1.2.2. Văn bản của cơ quan quản lý ngành về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ................................................................. 24

1.2.3. Văn bản quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn .................................. 26

Tiểu kết chương 1 ................................................................................................ 28

Chương 2. THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỦ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. ....... 29 2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III............................................ 29

2.1.1. Lịch sử hình thành .................................................................................. 29

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức .................................................... 29

2.2. Vai trò của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe

–nhìn. ..................................................................................................................... 31

2.2.1. Vai trò của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn .................... 31

2.2.2. Vai trò của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ... 32

2.3. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe – nhìn đang được bảo quản

tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .................................................................... 33

2.3.1. Tài liệu ảnh. .......................................................................................... 33

2.3.2. Tài liệu phim điện ảnh ......................................................................... 37

2.3.3. Tài liệu ghi âm ..................................................................................... 39 2.4. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III........................................................................................................... 42

2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ...... 42

2.4.1.1. Chất cấu thành tài liệu ....................................................................... 42 2.4.1.2. Điều kiện tự nhiên. ............................................................................. 42

2.4.1.3. Chế độ bảo quản, sử dụng của con người. ........................................ 44 2.4.2. Phương pháp bảo quản an toàn tài liệu nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ................................................................................................. 45 2.4.2.1. Kiểm tra phòng kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: .................................................................... 45 2.4.2.2. Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho để phòng chống ẩm, mốc tài liệu. . 47

2.4.2.3. Chống lão hóa, xuống cấp tài liệu ..................................................... 48

2.4.2.4. Số hóa tài liệu .................................................................................... 49

2.4.2.5. Đề phòng khi sử dụng tài liệu ............................................................ 51

2.4.2.6. Phục chế, tu bổ tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ...................................... 52

2.4.3. Nhận xét đánh giá việc bảo quản tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại TTLTGQ III. ...................................................................................................... 53

2.4.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................. 54 2.4.3.2. Hạn chế. ............................................................................................. 55

2.4.4. Nguyên nhân ........................................................................................... 57

2.5. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn tại

trung tâm lưu trữ quốc gia III ............................................................................ 59 2.5.1. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại Trung tâm

Lưu trữ ............................................................................................................... 59

2.5.2. Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ảnh ................................ 60

2.5.3. Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phim điện ảnh .. 68

2.5.4. Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ghi âm. .............. 69

2.5.5. Nhân xét, đánh giá trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –

nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III .......................................................... 71

2.5.5.1. Ưu điểm. ............................................................................................. 71

2.5.5.2. Hạn chế. ............................................................................................. 73

2.5.6. Nguyên nhân ........................................................................................... 74

Tiểu kết chương 2 ................................................................................................ 76

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III ..................................................................................... 77

3.1. Một số giải pháp đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. .................................................................. 77 3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý đối với công tác bảo quản tài

liệu lưu trữ nghe – nhìn. ................................................................................... 77 3.1.2. Bố trí khu vực bảo quản hợp lý và đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại. ......................................................................................................... 79 3.1.3. Xây dựng các chế độ bảo quản với từng loại hình tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. ................................................................................................................... 82

3.1.4. Khuyến khích hoạt động nghiên cứu trong công tác bảo quản tài liệu

lưu trữ nghe - nhìn ............................................................................................ 89

3.1.5. Tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực. ................................................... 91

3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ............................................... 93 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý cho việc tổ chức khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ................................................................ 93 3.2.2. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người làm công tác lưu trữ

............................................................................................................................ 95

3.2.3. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –

nhìn .................................................................................................................... 96 3.2.3.1. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe - nhìn qua internet. ............ 96

3.2.3.2. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe - nhìn theo chuyên đề ........ 98

3.2.4. Tăng cường sự hỗ trợ của công tác truyền thông, marketing nhằm

quảng bá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ nghe

– nhìn ................................................................................................................. 99

3.2.5. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến của các

tour du lịch ở Việt Nam. .................................................................................. 100

Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 103

KẾT LUẬN ............................................................................................................ 104

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 107 PHỤ LỤC ...................................................................................................... 109

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong

Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe - nhìn chiếm khối lượng lớn

trong Phông Lưu trữ Quốc Gia Việt Nam. Chính vì vậy, đây là loại hình tài

liệu phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình ảnh

động, hình tượng âm thanh, nên nó tác động trực tiếp và nhanh chóng đến thế

giới quan của con người. Những âm thanh và hình ảnh của sự kiện được phản

ánh trong tài liệu đúng thời điểm mà sự kiện diễn ra nên thời gian qua đi khi

nghe và xem lại các hình ảnh, âm thanh về các sự kiện đó, ta vẫn hình dung

được không khí ấy, con người ấy, sự kiện ấy như đang diễn ra trước mắt. Việc

ghi lại những hình ảnh, âm thanh về các sự kiện như nó đang diễn ra là ưu

điểm nổi trội.

Với bề dày lịch sử hàng nghìn năm, trải qua nhiều biến cố và thăng trầm

lịch sử, Việt Nam đã và đang hình thành nên khối tài liệu lưu trữ phong phú

về cả nội dung và hình thức mang ý nghĩa quốc gia và quốc tế, có giá trị

không thể thay thế. Chiếm số lượng đáng kể trong khối tài liệu này là tài liệu

ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là

nơi hiện bảo quản rất nhiều tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có ý nghĩa đặc biệt

quan trọng, tiêu biểu có thể kể đến là đoạn ghi âm bài phát biểu của Chủ tịch

Hồ Chí Minh trong ngày 02 tháng 9 năm 1945 khai sinh ra nước Việt Nam

Dân chủ Cộng hòa, các bức ảnh và đoạn băng ghi âm các kỳ họp Quốc hội.

Do đặc thù là nước nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa và quá khứ đã

trải qua những cuộc chiến tranh khốc liệt, phần lớn tài liệu lưu trữ nghe nhìn

bị mất mát, hư hỏng không thể phục hồi hoặc đứng trước nguy cơ xuống cấp

nghiêm trọng. Tình hình thực tế đã đặt ra yêu cầu cần có một cơ quan chuyên

môn với chức năng chủ yếu là bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ nghe nhìn

để hướng đến phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Cùng với các

Trung tâm Lưu trữ khác, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ra đời với trọng trách

cốt lõi là gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trong đó có tài liệu lưu trữ

nghe- nhìn.

Tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thu từ nhiều

nguồn, chủ yếu là từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, số còn lại do hiến

tặng, ký gửi hoặc thu thập bằng con đường ngoại giao, hợp tác. Số lượng tài

liệu lưu trữ nghe - nhìn thu thập được tăng dần qua các năm nên cần có sự bố

trí hợp lý trong công tác bảo quản. Đặc biệt, tài liệu nghe nhìn có đặc trưng về

vật mang tin rất nhạy cảm với các yếu tố ngoại cảnh như khí hậu, thời tiết,

sinh vật, con người...đòi hỏi sự khắt khe hơn so với việc bảo quản tài liệu

giấy. Quá trình bảo quản đặt ra nhiều thách thức, do đó việc bảo quản và khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn được xem là nhiệm vụ quan trọng

trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Từ những lý do trên, với mong muốn góp phần nâng cao công tác bảo

quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ở Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III em đã chọn đề tài: “ Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm khoá luận tốt nghiệp

của mình. ” để nghiên cứu nhằm hiểu và nắm bắt rõ hơn về giá trị các loại

hình tài liệu lưu trữ nghe nhìn, cách bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

nghe nhìn của Trung tâm và các tài liệu có liên quan.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn nói chung và công tác bảo quản,

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói riêng có ý nghĩa rất quan

trọng. Công tác bảo quản và tổ chưc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe

nhìn làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm

quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Do vậy,

từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên

tạp chí ngành, các luận văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp, giáo trình giảng

dạy, tập bài giảng chuyên ngành lưu trữ đã đề cập cả phương diện lý luận và

thực tiễn. Cụ thể:

Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách

chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ

Nhà nước và Vũ Dương Hoan làm chủ biên, năm 1987 của N hà xuất bản

Khoa học xã hội Hà Nội; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác

giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn

Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà

Nội; “Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn” Tập bài giảng của TS Trần Thị Loan. Qua

giáo trình và tập bài giảng đã cung cấp những cơ sở lý luận chung nhất về

công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như công tác bảo quản và khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.

Về mặt thực tiễn: các luận văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp đã đề cập

và nghiên cứu với một số đề tài liên quan đến lưu trữ tài liệu nghe - nhìn như:

Luận văn Thạc sĩ “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình

- Thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Thị Thuý Bình năm 2002; khoá luận

tốt nghiệp: “Tổ chức và quản lý tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện

nay” của sinh viên Lê Thị Vân Anh, “Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn ở

Trung tâm Nghe nhìn thông tấn xã Việt Nam-Thực trạng và giải pháp” của

sinh viên Nguyễn Thị Việt Hoa

Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam còn có mộ t số bài

viết, bài nghiên cứu của một số tác giả đề cập cũng liên quan tới nội dung của

khoá luận tốt nghiệp như: “Công tác bảo quản và phục vụ khai thác băng ghi

âm từ tính” của tác giả Đặng Anh Đào, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số

01/1978; “Bảo quản phim điện ảnh” của tác giả Xuân Lâm, Tạp chí Văn thư –

Lưu trữ số 3/1979; “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh,

phim điện ảnh và ghi âm” của tác giả Đào Xuân Chúc, Tạp chí Văn thư – Lưu

trữ số 3/1983;... Những bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả được đăng trên

tạp chí ngành đã góp phần khẳng định công tác bảo quản và khai thác sử dụng

tài liệu lưu trữ nghe – nhìn có vị trí rất quan trọng trong việc bảo quản an toàn

và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Công tác bảo quản và khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn của nước ta hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề

cần được quan tâm, nghiên cứu. Những công trình và bài viết chỉ giải quyết

từng vấn đề cụ thể. Chính vì vậy, để có cái nhìn toàn diện hơn về lĩnh vực bảo

quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn em đã nghiên cứu các

giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe

– nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

a. Mục tiêu nghiên cứu

Đặt vấn đề nghiên cứu trên, đề tài nhằm giải quyết hai mục tiêu sau:

Thứ nhất, làm rõ thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và đưa ra được những

nhận xét, đánh giá cũng như tìm được nguyên nhân của những hạn chế.

Thứ hai, đề xuất được các giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

b. Nhiệm vụ nghiên cứu

Với mục tiêu đã nêu trên, em đặt ra nhiệm vụ như sau:

- Giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu nghe – nhìn hiện

đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; qua đó thấy được

tình trạng tài liệu nghe-nhìn bị hư hỏng, mất mát và tìm ra nguyên nhân gây

hư hỏng đó; nắm được các hình thức khai thác sử dụng tài liệu nghe – nhìn tại

Trung tâm.

- Tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III; tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn tại

Trung tâm.

- Nghiên cứu và đưa ra các phương pháp nâng cao công tác bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn với mục đích nhằm hoàn thiện

và hiện đại hóa công tác bảo quản và tổ chưc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Thời gian: Từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến nay.

5. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Được vận dụng khi phân tích cơ sở

lý luận của đề tài thông qua các khái niệm, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của

tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.

- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn: Sử dụng phương pháp phỏng vấn

để phỏng vấn các cán bộ đang làm việc tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

đồng thời tiến hành khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn

để có những thông tin trực tiếp nhằm cung cấp dẫn chứng cho đề tài.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Ngoài khảo sát và phỏng vấn thực tế,

còn kết hợp nghiên cứu các tài liệu qua các nguồn khác nhau như sách, tạp chí,

các công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập,

internet...về tài liệu nghe nhìn và vấn đề bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Khi có được những

thông tincần thiết cho đề tài, sẽ kết hợp sử dụng cả ba phương pháp phân tích,

tổng hợp và thống kê trong quá trình nghiên cứu vấn đề để xử lý các nguồn

thông tin một cách khoa học, đáp ứng mục tiêu nghiên cứu.

6. Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, kết cấu của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

lưu trữ nghe-nhìn

Chương 2: Thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III.

NỘI DUNG

Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI

LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN

1.1. Cơ sở lý luận

1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1. Khái niệm tài liệu nghe - nhìn

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các loại hình tài

liệu ngày càng trở nên phong phú, đa dạng. Một trong những loại hình tài

liệu đó phải kể đến tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm (tài liệu

nghe nhìn). Đây là loại hình tài liệu dùng hình tượng, âm thanh để phản ánh

các mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, xã hội và văn hoá của đất

nước. Tài liệu nghe nhìn từ chỗ chỉ làm phương tiện tái hiện, ghi lại máy

móc hình người hoặc cảnh, tiếng nói,dần dần đã trở thành một loại hình nghệ

thuật, thể hiện một cách điển hình những sự kiện, hiện tượng trong thiên

nhiên và xã hội. Những hình ảnh, tiếng nói này là sản phẩm của con người,

được ghi lại không chỉ để dùng cho các mục đích trước mắt,mà còn lưu lại

cho đời sau những khoảnh khắc không bao giờ lặp lại, giúp cho thế hệ sau

nhận thức được lịch sử rõ nét và chi tiết hơn.

Theo Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần

Thị Loan: “Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ghi lại thông tin về các sự kiện, hiện

tượng, con người bằng hình ảnh, âm thanh trên các vật mang tin đặc biệt

nhằm tái hiện lại các mặt của đời sống chính trị, xã hội, văn hóa của con

người”. Đây là khái niệm nền tảng để cung cấp cái nhìn tổng quan và hiểu

biết ban đầu về tài liệu nghe nhìn, nhằm mục đích hiểu rõ đối tượng nghiên

cứu trước khi đi vào tìm hiểu vấn đề cụ thể hơn.

1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

Trong Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ

trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có ghi rõ: "Phông

lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế,

văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử...của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt

Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ nơi bảo quản, phương

pháp và kỹ thuật làm ra tài liệu đó". Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt

Nam được quy định:" Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm

bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu

khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên

cứu…); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự….);

bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật âm bản và dương bản

các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm; khuôn đúc đĩa; sổ công

tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in, tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ

động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác….hình thành trong quá trình

hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã

hội Việt Nam…..”. Điều này cũng một lần nữa được khẳng định trong Pháp

lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001:“Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính,

bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng

âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác….”. Như vậy là những bộ

phim, những bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình có giá trị về lịch sử, kinh tế,

chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được sản sinh ra trong các

hoạt động của cơ quan văn hoá, thông tin,tuyêntruyền,các cơ quan quản lý

nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những cá nhân quay phim,

chụp ảnh và ghi âm, ghi hình đều là những tài liệu lưu trữ. Tài liệu nghe nhìn

là kết quả của sự hình thành văn kiện, trong đó các hiện tượng khách quan

được thể hiện bằng hình ảnh và âm thanh.

Cũng trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS.

Trần Thị Loan khái niệm được nêu như sau: “Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là tài

liệu có giá trị bằng hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh,

băng ghi âm, băng ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện

ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân, được lựa chọn bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho các

nhu cầu của xã hội”

1.1.1.3. Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác bảo quản tài tiệu lưu trữ

được đưa ra, cụ thể như:

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, bảo quản tài liệu lưu trữ được

hiểu là “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện

pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn

và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng cúng

trong hiện tại và tương lai”

Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,

Nguyễn Thị Chinh (2006),NXB Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ

được hiểu là “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ

thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được

tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu”

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TS

Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu

trữ được hiểu là: “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa ọc

kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các

yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu”

Đối với khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn, trong Tập bài

giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần Thị Loan khái niệm

được nêu như sau như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe –nhìn là quá trình

sử dụng các biện pháp kỹ thuật để ngăn ngừa các yếu tố phá hoại tài liệu lưu

trữ nghe – nhìn nhằm phục vụ tốt các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ nghe

– nhìn trong hiện tại và tương lai”.

1.1.1.4. Khái niệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Hiện nay có rất nhiều khái niệm về “ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

lưu trữ” trong đó tiêu biểu là một số định nghĩa như sau:

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, khái niệm tổ chức khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu là “ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu

trũ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một tron những chức

năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Chức năng này đòi hỏi

các phòng, kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực để làm cho tài liệu

lưu trữ được sử dụng thuận lợi”

Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,

Nguyễn Thị Chinh (2006),NXB Hà Nội, khái niệm tổ chức khai thác sử dụng

tài liệu lưu trữ được hiểu là: “ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là

một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đản bà

Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những

thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đảng của công dân”

Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần

Thị Loan khái niệm về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

được nêu như sau: “ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là

quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ nghe – nhìn phục vụ cho

yêu cầu nghiên cứu lịch sử của các cơ quan tổ chức vào các mục đích như

chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học”

1.1.2. Các loại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe –

nhìn bao gồm: tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm.

1.1.2.1. Tài liệu lưu trữ ảnh

Tài liệu lưu trữ ảnh là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh được tạo nên

bằng phương pháp dùng ánh sáng, màu sắc và phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh

để ghi lại và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng diễn ra ở một thời điểm

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được lựa

chọn đưa vào bảo quản trong lưu trữ phục vụ cho nhu cầu xã hội

Các yếu tố kỹ thuật cần thiết để có một bức ảnh là ánh sáng, vật liệu và

kỹ thuật đặc biệt của nhiếp ảnh. Trong đó ánh sáng cần thiết để tạo nên hình

ảnh ẩn trên phim khi chụp. Các vật liệu để tạo nên hình ảnh gồm có: máy ảnh,

phim ảnh,(hoặc kính ảnh), giấy ảnh, các hoá chất tạo và giữ hình ảnh.

Có thể tóm tắt quy trình kỹ thuật tạo ra một bức ảnh như sau:

- Bước 1: Phim sau khi được chụp (đã lộ sáng), trên phim diễn ra quá

trình phản ứng quang học, tạo thành hình ảnh ẩn mà mắt thường không nhìn

thấy được.

- Bước 2: Phim được đưa qua thuốc hiện hình trong một thời gian nhất

định,thì hình ảnh của đối tượng chụp sẽ dần dần hiện ra. Để giữ cho hình ảnh

không bị đen và mất hình, phải ngâm qua thuốc hãm hình (giữ hình). Lúc này,

những hạt muối bạc không được dùng để tạo thành hình ảnh, sẽ hoà tan và bị

loại bỏ sau khi rửa sạch bằng nước lã. Như vậy, ta có phim âm bản (negative).

- Bước 3: Muốn có dương bản (positive), phải cho một chùm ánh sáng

xuyên qua âm bản (negative) xuống bề mặt cảm quang của giấy ảnh. Sau khi

thực hiện quá trình hiện hình và hãm hình như đối với âm bản, sẽ thu được

một tấm ảnh dương bản đúng như hình ảnh của đối tượng được chụp trước

ống kính

1.1.2.2. Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh

Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh là tài liệu có giá trị ghi lại và làm tái hiện

các sự kiện, các hiện tượng bằng phương tiện kỹ thuật điện ảnh. Các hình ảnh

được sắp xếp liên tiếp với nhau, khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim với

tốc độ 24 hình trong 1 giây thì hình ảnh của sự kiện hoặc hiện tượng được tái

hiện và chuyển động đúng như đang diễn ra trong thực tế, đồng thời với hình

ảnh trên phim còn có cả âm thanh của chính sự kiện, hiện tượng đó.

Lịch sử điện ảnh là quá trình ra đời từ cuối thế kỷ 19 cho đến nay. Sau

hơn 100 năm hình thành và phát triển nhanh chóng, điện ảnh đã chuyển từ

một loại hình giải trí mới lạ đơn thuần trở thành một nghệ thuật và công cụ

truyền thông đại chúng, giải trí quan trọng bậc nhất của xã hội hiện đại.

Từ năm 2000 đến nay, điên ảnh Việt Nam đã có nhiều đổi mới. Đáng

chú ý nhất là trong lĩnh vực phối hợp sản xuất phim truyện truyền hình và

khai thác bản quyền từ các đài truyền hình nước ngoài như Hàn Quốc, Trung

Quốc, Nhật Bản, Thái Lan… Nhiều bộ phim của Điện ảnh Việt Nam thời kỳ

này được khẳng định vị trí quan trọng trong các mùa giải Liên hoan phim

trong nước

1.1.2.3. Tài liệu lưu trữ ghi âm

Tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình: Là tài liệu mang thông tin nghe-nhìn

được ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình điện tử trên băng từ tính, trên đĩa

laser và bằng kỹ thuật số

Tài liệu lưu trữ ghi âm là loại tài liệu có giá trị nội dung thể hiện bằng

âm thanh được ghi trên đĩa, trên băng bằng phương pháp gghi âm cơ học, ghi

âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm lade

Trong lịch sử kỹ thuật ghi âm có các phương pháp ghi âm như: Ghi âm

cơ học ( trên sáp, đĩa); ghi âm quang học (trên đĩa); ghi âm từ tính (trên băng

ghi âm). Hiện nay chủ yêu được dùng phương pháp ghi âm từ tính trên bằng

và ghi âm từ số trên băng từ số

Bản sao tài liệu ghi âm: được in ra từ bản gốc như băng sao và đĩa sao

1.1.3. Đặc điểm của từng loại hình tài liệu lưu trữ nghe –nhìn

1.1.3.1. Đặc điểm của tài liệu ảnh

Tài liệu ảnh là tài liệu tượng hình, được ghi lại bằng phương tiện kỹ

thuật nhiếp ảnh các đối tượng, sự kiện, hiện tượng trong thực tế, dưới dạng

những hình ảnh riêng biệt.

- Nói đến tài liệu ảnh tức là bao gồm cả phim âm bản và ảnh dương

bản. Không thể tách rời phim và ảnh, bởi nếu chỉ có phim mà không có ảnh

thì không thể nhìn thấy được hình ảnh thực, còn nếu chỉ có phim thì giá trị sử

liệu sẽ giảm đi rất nhiều. Bản gốc của tài liệu ảnh là phim âm bản được chụp

đúng đối tượng, vào đúng thời gian địa điểm xảy ra sự kiện. Ngày nay, kỹ

thuật nhiếp ảnh còn có loại sản phẩm không cần qua âm bản mà ra dương bản

ngay trên giấy ảnh. Ảnh dương bản này cũng gọi là bản gốc vì không có âm

bản. Phim gốc có giá trị vì được chụp vào đúng thời gian và địa điểm của sự

kiện nên phản ánh đúng bản chất của đối tượng chụp theo ý đồ của tác giả.

Phim gốc còn có giá trị vì ảnh được in từ phim gốc thì đẹp hơn, rõ nét hơn,

chính xác hơn khi được in từ phim sao.

- Tài liệu ảnh không chỉ phản ánh chân thực các sự kiện hiện tượng đã

xẩy ra trên thực tế, mà còn cho thấy được tài năng của tác giả trong việc lựa

chọn, tiếp cận đối tượng và trình độ kỹ thuật. Ở đây người ta thấy bức ảnh

không phải là cái gương phản ánh tất cả những gì xảy ra trong xã hội và tự

nhiên. Sự phản ảnh đó liên quan đến sự lựa chọn đối tượng chụp của tác giả.

Mỗi bức ảnh có thể được thu nhỏ, có thể được phóng to, chụp xa, chụp gần

hay bố trí để chụp. Do có những đặc điểm như vậy, mà có những bức ảnh

phản ánh sự kiện một cách chính xác và chân thực, nhưng đồng thời cũng có

những bức ảnh làm cho sự kiện bị méo mó, sai lệch hay mang nặng tính chủ

quan. Ngày nay kỹ thuật nhiếp ảnh cho phép có thể lồng ghép ảnh làm đối

tượng chụp bị sai lệch đi so với thực tế ban đầu ở bản gốc. Cho nên khi thu

thập tài liệu ảnh cần phải có những hiểu biết về xuất xứ tài liệu cũng như kiến

thức về kỹ thuật nhiếp ảnh.

- Tài liệu ảnh có thể làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình

ảnh trực quan, nó không đi sâu phân tích bản chất bên trong của sự kiện như

tài liệu chữ viết, mà chỉ làm sống lại một khoảnh khắc, một thời điểm của sự

kiện đúng như khi nó đang diễn ra.

- Bên cạnh việc cung cấp những thông tin mang tính thời sự, nhiếp ảnh

còn là một nghệ thuật, nó không chỉ phản ánh sự vật một cách cứng đờ, mà

các sự kiện, hiện tượng được tái hiện một cách sinh động với bố cục hợp lý,

tạo hình đẹp để làm nổi bật các đối tượng và gây cảm xúc, hấp dẫn người

xem. Đây cũng là một đặc điểm đặc thù của tài liệu ảnh.

1.1.3.2. Đặc điểm của tài liệu phim điện ảnh

- Đây là một loại hình tài liệu đặc biệt, được chế tác theo phương pháp

kỹ thuật riêng biệt so với tài liệu giấy, tài liệu ảnh, ghi âm v.v... Chúng được

sản xuất từ những loại vật liệu đặc biệt: phim nitrat xenluylo, phim axetat

xenluylo. Vì vậy, điều kiện bảo quản, sử dụng chúng cũng khác với các loại

hình tài liệu khác. Đây cũng là một trong những lý do cần có kho lưu trữ

chuyên dụng cho loại tài liệu này.

- Song sự khác biệt về chất liệu chế tác chưa phải là cơ bản, mà phim

điện ảnh có phương thức chuyển tải thông tin khác nhiều so với các loại hình

tài liệu khác. Nội dung thông tin của tài liệu không phải kể về các sự vật hiện

tượng bằng các ký tự như tài liệu chữ viết, hoặc phản ánh, mô tả các sự kiện

hiên tượng ở dạng tĩnh như tài liệu ảnh, mà là thể hiện bản thân các sự vật

hiện tượng hoặc một quá trình trong không gian và thời gian nhất định, đúng

như chúng đã xẩy ra trong thực tế đời sống xã hội và tự nhiên bằng máy quay

phim, tạo hình sắp xếp thứ tự các hình ảnh và thông tin âm thanh (lời nói,

tiếng động) ghi lại trên chất liệu phim. Khả năng này được thể hiện nhiều nhất

ở loại hình phim thời sự, tài liệu. Từ những hình ảnh độc lập, riêng rẽ nhờ kỹ

thuật dựng phim (Montarge) một hệ thống thông tin âm thanh và hình ảnh của

sự vật, sự kiện được tạo ra theo một chủ đề nhất định. Như vậy, tài liệu phim

điện ảnh gồm hai bộ phận chính là hình ảnh và âm thanh. Nếu hình ảnh(bộ

phận chính) thể hiện sự kiện thì âm thanh (gồm những âm thanh thực hiện

giọng nói con người, băng ghi âm đồng bộ, tiếng của người đọc thuyết minh,

lời bình và tiếng động, âm nhạc) cũng là bộ phận không thể thiếu được để tạo

thành một bộ phim hoàn chỉnh. Lời đọc trong phim có một vai trò quan trọng

trong bất cứ một phim thời sự, tài liệu nào vì nó bổ sung và làm cho hình ảnh

càng sâu đậm hơn. Do đó hệ thống tính chất hình ảnh - âm thanh truyền thông

tin là đặc điểm khác biệt của tài liệu phim điện ảnh. Đặc điểm này đòi hỏi khi

bảo quản cũng như khi xem xét tình trạng tài liệu phim điện ảnh phải chú ý

đến cả chất lượng hình và tiếng của tài liệu. Như vậy, tài liệu phim điện ảnh

cũng giống như các nguồn tài liệu khác là đều có tính thời sự của nó. Hơn nữa

nó có thể dùng để kiểm tra, minh hoạ, làm chính xác thông tin của các nguồn

tài liệu khác. Vì lẽ đó mà tài liệu phim điện ảnh đã trở thành một trong những

nguồn sử liệu có giá trị để nghiên cứu lịch sử dân tộc cũng như lịch sử ngành

điện ảnh.

- Phim điện ảnh có đặc điểm là việc sản xuất và sử dụng chúng theo

một khối nhất định: âm bản hình ảnh, âm bản ghi âm, dương bản, bản sao

dương bản trung gian, bản sao băng ghi âm. Những chủng loại này được các

nhà làm phim gọi theo các danh từ chuyên môn: Negative (Negative-

original); positive; dup-positive (double-positive);dup-negative (double-

negative). Thành phần quan trọng nhất của mỗi bộ phim là âm bản hình và âm

bản tiếng. Việc nghiên cứu nội dung tài liệu phim điện ảnh chỉ có thể thực

hiện được trên dương bản (positive). Các bản sao trung gian (dup-

positive,dup- negative) dùng làm để bảo hiểm và để nhân bản nhiều lần. Vì lẽ

đó khi thu thập, phân loại, biên mục và bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng

tài liệu phim điện ảnh rất cần phải chú ý đến đặc điểm này của tài liệu.

- Để một tác phẩm điện ảnh hoàn hảo, không chỉ có hình ảnh và âm

thanh cùng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là đủ, mà còn cần có những tài

liệu chữ viết đi kèm. Nghĩa là bên cạnh thành phần chính là hình ảnh, âm

thanh (gồm có âm bản gốc hình, âm bản gốc tiếng, dương bản trung gian,

dương bản phát hành), còn có một loạt tài liệu giấy đi kèm theo. Xuất phát từ

đặc thù của tài liệu phim điện ảnh, tài liệu chữ viết đi kèm theo nó cũng có

những đặc điểm riêng về thể loại, chất liệu, kích cỡ, hình thức thể hiện. Đó là

những kịch bản văn học điện ảnh, kịch bản phân cảnh, các tài liệu quảng cáo,

tranh ảnh, áp phích, ảnh các cảnh trong phim, các bài báo, bài viết nói về bộ

phim, ảnh đạo diễn phim, các lời thuyết minh hoặc lời bình phim, các quyết

định phổ biến tác phẩm điện ảnh v.v...Qua đó chúng ta thấy, tài liệu chữ viết

đi kèm tài liệu phim điện ảnh rất phong phú về chủng loại và hình thức kích

cỡ thể hiện cũng rất khác nhau. Những tài liệu này có loại làm bằng giấy,

bằng các chất liệu hoá học, có loại là văn bản, có loại công bố và không công

bố, có loại in thành sách, đánh máy hoặc chép tay.v.v…Mỗi loại có cách thể

hiện thông tin khác nhau. Tuy không phải là thành phần chính, nhưng những

tài liệu kèm theo này rất quan trọng, giúp cho chúng ta hiểu được xuất xứ, nội

dung của các sự kiện trong phim, cho ta cách nhìn nhiều chiều, đa dạng qua

những nội dung mà nó cung cấp. Điều đó cho thấy, đây cũng là nguồn sử liệu

bổ sung cho việc nghiên cứu, đánh giá chất lượng, nội dung và nghệ thuật của

một tác phẩm điện ảnh cũng như nghiên cứu lịch sử điện ảnh.

- Bên cạnh tính chất thời sự tài liệu, phim điện ảnh còn là một loại

hình nghệ thuật tổng hợp. Trong phim điện ảnh, những tinh hoa của các môn

nghệ thuật khác như văn học, sân khấu, hội hoạ, âm nhạc, điêu khắc, kiến trúc

được thể hiện một cách sinh động, hoà quyện với nhau, tạo thành một tác

phẩm điện ảnh. Đây là một đặc điểm mà chỉ phim điện ảnh mới có.

1.1.3.3. Đặc điểm của tài liệu ghi âm.

Đối với tài liệu ghi âm thường được ghi trên các vật liệu nhựa như

băng, đĩa nhựa cứng, đĩa nhựa mềm và hóa chất nhạy bắt ánh sáng…

- Đối với băng ghi âm:

Do chất liệu chủ yếu là nhựa nên các loại băng được cấu tạo chủ yếu

bằng Pôli-este có phủ một lớp ôxít sắt mỏng đã được từ hoá, nên âm thanh

được ghi vào băng dưới dạng các tín hiệu điện tử và có thể được phát lại, xoá,

ghi lại nhiều lần. Vì đặc điểm này nên khi thu thập cần lựa chọn những băng

mới ghi lần đầu, chưa bị ghi đè để chất lượng âm thanh được đảm bảo. Khi sử

dụng băng ghi âm cần tránh cho tiếp xúc với nam châm hay những chất khác

có phản ứng với ôxít sắt để đảm bảo chất lượng âm thanh không bị rè, hoặc

méo tiếng.

+ Công nghệ sản xuất băng từ thay đổi rất nhanh chóng và có nhiều

loại hình và kích cỡ khác nhau:

+ Băng ghi âm 1/4 inch với cuộn băng mở.

+ Băng cassette loại 1/4 inch(1/4 inch audio cassette- philps)

+ Băng cassette mini

+ Băng ghi âm kỹ thuật số (DAT- digital audio tape)

Điều này cần chú ý khi thu thập tài liệu, phân loại và bảo quản tài liệu

ghi âm cần phải có phương tiện máy móc tương thích đi kèm mới có thể sử

dụng được tài liệu và đòi hỏi phải có những phương tiện bảo quản kích cỡ

khác nhau.

Tài liệu ghi âm được sản xuất chủ yếu bằng poli-este nên hay bị xoắn,

cuộn, cho nên khi sử dụng phải rất thận trong.

- Đĩa: Là phương tiện chứa thông tin âm thanh và hình ảnh.

Do sự phát triển của khoa học công nghệ, nên hiện nay rất nhiều các

loại đĩa khác nhau được chế tác trên những chất liệu và kỹ thuật khác nhau:

+ Đĩa hát thông thường: được ghi âm bằng phương pháp cơ giới, đây

thường là đĩa nhựa hoặc đĩa kim loại, âm thanh được ghi bằng kim khắc trong

một rãnh liên tục. Những đĩa hát thường được sử dụng trước đây có khá nhiều

loại với kích cỡ khác nhau và có thể được làm bằng sáp, thuỷ tinh, axêtát hoặc

thậm chí cả giấy. Hiện nay các loại đĩa hát được làm bằng hợp chất nhựa

vinyl, loại 12 inch LP là kích cỡ tiêu chuẩn.

+ Đĩa từ : được ghi âm bằng phương pháp từ tính.

+ Đĩa lazer: Được ghi âm bằng tia lazer

+ Đĩa quang: sản xuất chủ yếu dựa trên chất liệu pôly- cácbônát với

thành phần được tráng nhôm và sơn bóng. Các đĩa quang học sử dụng trong

công nghệ nghe nhìn bao gồm đĩa CD 4 3/4 inch sử dụng trong ghi âm kỹ

thuật số và loại đĩa hình (VCD) 12 inch sử dụng cho việc quay phim và các

chương trình video trực tiếp.

Đặc điểm trên đòi hỏi khi thu thập tài liệu bao giờ cũng phải kèm theo

phương tiện máy móc tương thích thì mới sử dụng được. Do chất liệu chế tác,

nên đĩa hay bị xước bề mặt, bị gấp, bị rạn nứt, bị vỡ và có độ tuổi thọ rất khác

nhau, cho nên khi sử dụng và bảo quản phải có những chế độ thích hợp cho

từng loại.

1.1.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

1.1.4.1. Về chính trị

Trong lịch sử đấu tranh chính trị, ngoại giao, chúng ta đã chứng kiến sự

đóng góp to lớn của những bằng chứng lịch sử từ tài liệu nghe - nhìn. Qua

những bức ảnh tư liệu quý giá về hai cuộc kháng chiến, về những sự kiện

chính trị... tài liệu nghe nhìn đã đóng góp những bằng chứng lịch sử vô cùng

quí giá cho lịch sử đấu tranh chính trị và ngoại giao của của đất nước. Không

có loại hình tài liệu nào có sức thuyết phục cao như tài liệu nghe - nhìn, chỉ có

phim, ảnh mới có thể trực tiếp đưa lại cho người xem những chứng kiến về

các sự kiện lịch sử như về cuộc chiến tranh phi nghĩa mà đế quốc Mỹ đã gây

ra ở Việt Nam, qua đó tranh thủ được sự đồng tình của các dân tộc yêu

chuộng hoà bình trên thế giới đối với dân tộc Việt Nam, ủng hộ cuộc đấu

tranh vì chính nghĩa của chúng ta trong thời điểm đó.

Tài liệu lưu trữ nghe- nhìn còn được sử dụng để tuyên truyền giáo dục

truyền thống yêu nước, tinh thần lao động cần cù, sáng tạo của nhân dân. Tài

liệu lưu trữ nghe nhìn là bằng chứng tin cậy để vạch trần tội ác chiến tranh

của đế quốc xâm lược và bọn tay sai bán nước. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ nghe

nhìn là minh chứng khẳng định chủ quyền lãnh thổ quốc gia. Điều này được

thể hiện rõ nhất trong các tài liệu nghe nhìn có chứa đựng nội dung về cắm

mốc biên giới và cầu biên giới Việt - Trung đang được bảo quản tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nhờ có khối tài liệu này, Đảng và Nhà nước Việt

Nam đã có đầy đủ cơ sở pháp lý để khẳng định độc lập chủ quyền và toàn vẹn

lãnh thổ với các quốc gia láng giềng như Trung Quốc, Lào và Campuchia.

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ nghe nhìn cũng giúp cho các nhà nghiên cứu trong và

ngoài nước tiếp cận được nguồn tài liệu sống động nhất bằng hình ảnh và âm

thanh về âm mưu thủ đoạn của các thế lực thù địch, về tội ác chiến tranh của

Mỹ và tay sai.

1.1.4.2. Về kinh tế

Trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế đất nước, bên cạnh các

công trình hiện đại mới xây dựng, các công trình lịch sử, văn hoá cũng được

trùng tu cải tạo lại. Tài liệu nghe-nhìn có thể được phát huy tác dụng của

mình trong việc cung cấp những hình ảnh chân thực, đúng nguyên mẫu, kiến

trúc của công trình, giúp cho việc trùng tu được nhanh chóng, tiết kiệm thời

gian và tiền của.

Ở nước ta hiện nay còn lưu giữ được nhiều tài liệu lưu trữ nghe nhìn

về các công trình trọng điểm của đất nước như : Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh,

công trình nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, công trình đường dây tải điện

500KW Bắc Nam, Hầm đèo Hải Vân …

1.1.4.3. Về nghiên cứu lịch sử

Tài liệu lưu trữ nghe nhìn ghi lại trực tiếp các sự kiện, các hiện tượng

diễn ra trong tự nhiên, trong xã hội. Với sự tiến bộ của khoa học - công nghệ,

các sự kiện trọng đại của đất nước, các hoạt động chủ yếu của các ngành, các

cấp hoặc các hiện tượng đặc biệt diễn ra trong tự nhiên như nhật thực, nguyệt

thực, động đất, núi lửa, sóng thần, bão, lụt... được ghi lại trực tiếp từ khi diễn

ra đến khi kết thúc. Hình ảnh và âm thanh của các sự kiện, các hiện tượng

được ghi lại là hoàn toàn khách quan, có độ chính xác, độ tin cậy cao. Đó là

nguồn sử liệu vô cùng quí báu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc,

lịch sử ngành, địa phương, tiểu sử của cá nhân, nghiên cứu các quy luật vận

động của tự nhiên.

1.1.4.4. Về văn hóa

Tài liệu lưu trữ nghe nhìn phản ánh các hoạt động và thành tựu của con

người trong lĩnh vực văn hoá như nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế,

văn học, nghệ thuật. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn được sử dụng phục vụ thiết

thực cho công tác nghiên cứu phê bình trong lĩnh vực văn hoá. Kết quả

nghiên cứu sẽ là cơ sở lý luận để xây dựng đường lối, chủ trương chính sách,

kế hoạch phát triển các ngành trong lĩnh vực văn hoá. Đối với nhân dân, tài

liệu lưu trữ nghe nhìn là phương tiện không thể thiếu trong đời sống tinh thần.

Thông qua tài liệu lưu trữ nghe nhìn và phương tiện sử dụng tài liệu, con

người được thưởng thức các tác phẩm nghệ thuật các chương trình biểu diễn

đặc sắc như ca, múa, nhạc, kịch... ở trong nước và trên thế giới.

1.2. Cơ sở pháp lý về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ nghe – nhìn

1.2.1. Văn bản quản lý của nhà nước về bảo quản và khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.

Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc

phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được

hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình

hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã

hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ

trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ cho việc nghiên cứu

lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản

chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình,

băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp

không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Do tính chất và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia được Nhà

nước khẳng định như vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu

lưu trữ quốc gia đã, đang và mãi mãi vẫn là một trong những nhiệm vụ cơ bản

của ngành lưu trữ. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước đã có những văn bản quy

định về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:

- Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao

nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả

tài liệu lưu trữ Quốc gia”.

- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cũng quy định:

“Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia” và yêu cầu “Các

cơ quan lưu trữ Nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý phải thực

hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ

quốc gia”;

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định tại Điều 9:

“Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ

quốc gia”; Điều 17 quy định: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn

trong kho lưu trữ”;

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định tại mục 2 về: “ Sử

dụng tài liệu lưu trữ” trong đó quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân; Phí khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật.

- Luật Lưu trữ năm 2011. Luật Lưu trữ ra đời không chỉ đáp ứng các

yêu cầu của công tác lưu trữ trong bối cảnh đổi mới và hội nhập mà còn tạo ra

cơ sở pháp lý vững chắc cho việc cụ thể hóa thành các văn bản quản lý ngành,

văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ sau này, mang tới sự chặt chẽ về luật

pháp cho mỗi văn bản được ban hành, Bảo quản và khai tác sử dụng tài liệu

lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng được đề cập, cụ thể tại Điều 4

Luật Lưu trữ quy định : “ Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo

vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông hưu trữ

quốc gia Việt Nam ”. Ngoài ra, Luật còn đề cập tới kinh phí cho công tác lưu

trữ tại Điều 39 Luật Lưu trữ như sau: Kinh phí cho công tác lưu trữ của các cơ

quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong

dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc cụ

thể, trong đó có việc bảo quản tài liệu lưu trữ như:

- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.

- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài

liệu lưu tru.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Điều 32 của Luật Lưu trữ có quy định về công tác tổ chức khai thác sủ

dụng tài liệu lưu trữ :

- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu TLLT trên các phương tiện

thông tin đại chúng, trang thông tin 21 điện tử Triển lãm trưng bày TLLT

- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực TLLT Việc tổ chức các

hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải căn cứ vào thực tế tình hình,

điều kiện của Trung tâm để lựa chọn xem hình thức nào phù hợp, mang lại

hiệu quả cao.

- Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy

định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại Điều 4

đã quy định kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm các thiết bị,

phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc

Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới đã giao nhiệm vụ cho

Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra

toàn bộ công tác bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ trong toàn quốc để chỉ

đạo về tu bổ, phục chế, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu theo yêu cầu và tiêu

chuẩn kỹ thuật;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng

Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã

giao trách nhiệm cho Bộ Nội vụ chỉ đạo các cơ quan, tổ chức :"Nghiên cứu,

ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an

toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ";

- Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng

Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến

2010. Văn bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc

biệt quí, hiếm và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa

các thảm hoạ do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy

định việc thử nghiệm lập phông bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu

ảnh và phim điện ảnh.

- Và gần đây nhất Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (năm

2006) đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của

tài liệu lưu trữ”.

1.2.2. Văn bản của cơ quan quản lý ngành về công tác bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, và tổ chức khai thác sử

dụng tài liệu theo đúng tinh thần các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước

như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước) đã ban hành một số văn bản quy định về công tác bảo quản và khai thác

sủ dụng tài liệu và một số văn bản liên quan đến việc chỉ đạo, hướng dẫn tài

liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như:

- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà

nước về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng

đối với tài liệu giấy là chủ yếu;

- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà

nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện

và mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;

- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về

hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài

liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có

quy định;

- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà

nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu

trữ. Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy

còn quy định đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ

160C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 50C (± 20C),

Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 20C (± 20C), Độ ẩm: 35% (±

5%); Tài liệu ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…;

- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ

Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi

Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu;

- Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng

định mức.

- Hướng dẫn số 169 / HD - VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

- Thông tư số 08 / 2012 / TT - BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ

quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng

của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc.

- Thông tư số 10/2014/ TT - BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy

định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.

Hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác bảo quản và khai thác

sử dụng tài liệu đang dần hoàn thiện. Tuy nhiên, có thể thấy, số lượng các văn

bản quy định về bảo quản cũng như khai thác sử dụng tài liệu nghe-nhìn còn

khiêm tốn và chưa có sự cập nhật. Vì vậy, xây dựng và ban hành văn bản về

quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là nhiệm

vụ cấp thiết của các cơ quan lưu trữ trong tương lai, đặc biệt là Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước.

1.2.3. Văn bản quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về công

tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã ban hành một số văn bản về

bảo quản cũng như khai thác sử dụng tài liệu và tài liệu nghe - nhìn như:

- Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;

- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

- Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương

án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy;

- Nội quy ra vào kho ngày 25/8/1996;

- Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi

âm trên máy vi tính…

- Quyết định số 428/QĐ - TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Ban hành Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong đó quy định về công tác bảo

quản và công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình

hoạt động của TTLTQG III.

Về chế độ bảo quản tài liệu, Trung tâm đã xây dựng Quy chế bảo quản,

an toàn tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong đó hướng dẫn

cụ thể các chế độ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, bao gồm :

- Đảm bảo chế độ vệ sinh-phòng dịch trước và sau khi tài liệu lưu trữ

được nộp lưu vào TTLTQG III;

+ Tổ chức, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong các Kho Lưu trữ

+ Đảm bảo chế độ nhiệt - ẩm tối ưu cho tài liệu lưu trữ được lưu giữ

trong Kho lưu trữ :

+ Chế độ phòng, chống cháy và đột nhập trái phép vào Kho lưu trữ ;

+ Các phương án phòng, chống và khắc phục các thảm họa bất ngờ do

thiên tai

+ Chế độ nhập - xuất tài liệu lưu trữ ;

+ Chế độ kiểm tra sự hiện diện cũng như tình trạng lý - hóa của tài liệu

lưu trữ

+ Chế độ thực hiện tu bổ, phục chế, khử axit, lập phộng bảo hiểm tài

liệu lưu trữ ;

+ Các chế độ khác có liên quan để bảo quản an toàn của tài liệu lưu trữ.

- Quyết định 521/QĐ - TTLTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc

ban hành Quy định về việc quản lý kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

lưu trữ quốc gia III

Có thể nói, những văn bản quy định của Đảng, Nhà nước đã nêu ở trên

là cơ sở pháp lý cho công tác bảo quản tài liệu nói chung và công tác bảo

quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III nói riêng. Qua các văn bản đã giúp cho các cơ quan, đặc biệt là các Trung

tâm Lưu trữ cả nước thực hiện thống nhất theo đúng quy định, nhằm bảo quản

an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.

Tuy nhiên, các văn bản quy định về bảo quản tài liệu chủ yếu đối với

tài liệu giấy, còn tài liệu nghe – nhìn quy định chung chung. Chính vì vậy,

chưa có văn bản quy định cụ thể đối với bảo quản tài liệu nghe – nhìn như:

- Các biện pháp an toàn cho tài liệu nghe - nhìn

- Trang thiết bị bảo quản đối với tài nghe - nhìn;

- Tổ chức tài liệu trong kho;

- Thực hiện cụ thể các biện pháp, kỹ thuật bảo quản đối với tài liệu

nghe – nhìn;

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn;

- Xây dựng các quy trình nghiệp vụ đối với tài liệu nghe - nhìn…

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, em đã nêu ra một số vấn đề lý luận như: Một số khái

niệm về tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, các khái niệm về bảo quản

và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, trình bày đặc điểm về các

loại hình tài liệu lưu trữ nghe – nhìn và nêu được ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

nghe - nhìn. Cơ sở pháp lý: nội dung các văn bản có liên quan đến việc bảo

quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Với những nội dung,

thông tin mang đến trong chương 1 này đã khái quát toàn bộ hệ thống liên

quan đến lĩnh vực nghiên cứu của đề tài trong chương 2.

Chương 2

THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỦ DỤNG TÀI LIỆU LƯU

TRỮ NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

2.1.1. Lịch sử hình thành

Ngày 10 tháng 6 năm 1995, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban

hành Quyết định số 118/QĐ - TCCP về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III có trụ sở tại 34, Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình,

thành phố Hà Nội, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ

Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm

đã từng bước phát triển và đạt được những thành tích đáng tự hào. Cơ cấu tổ

chức và chức năng, nhiệm vụ được thay đổi và hoàn thiện qua các thời kỳ để

phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước. Trải qua hơn 20 năm phát

triển, Trung tâm đã và đang từng bước tự làm mới mình và đóng góp ngày

càng tích cực vào ngành lưu trữ nói chung, góp phần đưa lưu trữ đến gần hơn

với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của xã hội.

Tòa nhà 7 tầng của TTLTQG III [ Phụ lục 1]

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

- Về chức năng :

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ

quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm,

thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ

hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương

và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng

hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng

Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước.

TTLTQG III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm

việc đặt tại thành phố Hà Nội.

- Về nhiệm vụ :

Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá

nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;

Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc

nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Phân loại, chinh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu từ liệu lưu

trữ đã nộp vào Trung tâm;

Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao

bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm thuộc phạm vi quản lý của

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử

trùng khử axít với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu

lưu trữ thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước;

Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu,

tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và

công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III;

Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và

kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Về cơ cấu tổ chức:

Tháng 03 năm 2020, TTLTQG III đã tiến hành tổ chức lại bộ máy làm

việc theo hướng tinh gọn và hiệu quả, từ 10 phòng ban ban đầu xuống còn 05

phòng ban. Như vậy, cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay có Giám đốc và

không quá 2 Phó Giám đốc cùng với 05 phòng chức năng :

+ Phòng Thu thập và chỉnh lý.

+ Phòng Bảo quản.

+ Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

+ Phòng Tài liệu nghe nhìn.

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp.

Việc thành lập các phòng chức năng được quy định trong Quyết định số

06/QĐ - BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III.

2.2. Vai trò của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữ nghe –nhìn.

2.2.1. Vai trò của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có vai trò rất quan trọng

bởi vì nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu nghe - nhìn có nguy cơ

bị hư hỏng hoặc mất mát rất nhanh. Hơn nữa, đối với các nước có khí hậu

nhiệt đới gió mùa như Việt Nam thì yếu tố nhiệt độ, độ ẩm cao sẽ càng thúc

đẩy nhanh quá trình tự lão hoá của tài liệu nghe - nhìn. Vì thế, bảo quản tài

liệu lưu trữ nói chung và tài liệu nghe - nhìn nói riêng ở nước ta là một nhiệm

vụ rất khó khăn và phức tạp.

Tài liệu nghe nhìn là những tài liệu mang nội dung thông tin bằng tinh

ảnh và âm thanh trên các vật liệu khác nhau, chúng có khả năng ghi và làm tái

hiện lại những hình ảnh và âm thanh đúng như đã xảy ra trong thực tế khách

quan và những gì mà ống kính máy ảnh, máy quay phim và ghi âm đã được

chứng kiến ghi lại. Do vậy cùng với loại hình tài liệu giấy thì loại hình tài liệu

nghe nhìn là một thành phần không thể thiếu trong Phông Lưu trữ Quốc gia

Việt Nam, việc hình thành, bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu

trữ nghe nhìn là một yêu cầu hết sức cấp thiết.

Hiện nay ở nước ta vấn đề bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu

nghe nhìn nói riêng có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Bởi lẽ, tài liệu nghe

nhìn được cấu tạo bởi các vật mang tin hết sức nhạy cảm với các yếu tố bất

lợi từ môi trường như nhiệt độ cao, độ ẩm lớn, bụi bẩn, khí độc... Ngoài ra các

yếu tố từ chính bản thân con người trong quá trình bảo quản và sử dụng

không đúng quy định cũng tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực tới tuổi thọ của

tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn luôn là nhiệm vụ cấp bách

mà các lưu trữ cần sớm giải quyết.

2.2.2. Vai trò của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Tài liệu lưu trữ nghe nhìn có vai trò về nhiều phương diện của xã hội.

Muốn phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn các cơ quan, tổ chức

| phải nhận diện được nhu cầu khai thác thông tin cũng như đa dạng hóa các

hình thức khai thác sử dụng loại hình tài liệu đặc biệt này đáp ứng yêu cầu

của toàn xã hội, nâng cao vị thế của công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có ý nghĩa thiết thực trong

việc tuyên truyền giáo dục cho quần chúng nhân dân về truyền thống anh

hùng trong lao động bất khuất trong chiến đấu của dân tộc Việt Nam. Ví dụ:

Nhân kỷ niệm 70 năm chiến thắng Chiến dịch Biên giới Thu Đông 16/9/1950-

16/9/2020, TTLTQG III giới thiệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh quan sát trận

địa ở mặt trận Đông Khê năm 1950 đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III. Bức ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh quan sát trận địa, là hình ảnh vừa

đẹp, giản dị mà trên hết đó là sự thể hiện quyết tâm cao độ của người lãnh

đạo, chỉ huy cũng như thể hiện rõ về tầm quan trọng của chiến dịch. Đây là

nguồn động viên lớn lao với cán bộ, chiến sĩ, nhân dân, hình ảnh tác động, lan

tỏa đến cán bộ, chiến sĩ, nhân dân, có tác dụng mạnh mẽ thúc đẩy thi đua

chiến đấu, sản xuất. Thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nghe -

nhìn giúp cho mọi cơ quan, tổ chức và công dân hiểu sâu sắc giá trị tiềm năng

của đất nước, của địa phương, nâng cao đời sống tinh thần và văn hoá cho

nhân dân. Tổ chức sử dụng tài liệu nghe - nhìn mang lại lợi ích thiết thực cho

xã hội, các kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy các khâu nghiệp vụ

lưu trữ tài liệu nghe - nhìn phát triển.

Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là hệ quả của quá trình

thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Từ việc đưa tài liệu ra khai thác sử dụng mới

có thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác

định giá trị có chính xác không, phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu có khoa

học không, bảo quản có tốt không. Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng

TLLT ngày càng đa dạng, phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đẩy mạnh

các nghiệp vụ như thu thập. phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu

TLLT... Như vậy, khai thác sử dụng TLLT chính là động lực mạnh mẽ để

thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.

2.3. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe – nhìn đang được

bảo quản tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm lưu trữ Quốc gia III hiện đang có 03 kho bảo quản tài liệu

nghe – nhìn là kho bảo quản tài liệu ảnh, kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh

và kho bảo quản tài liệu ghi âm. [ phụ lục 2]

2.3.1. Tài liệu ảnh.

Về thành phần tài liệu ảnh: TTLTQG III đang quản lý 100.833 tấm

ảnh, trong đó có 21,803 ảnh chưa chính lý và 48.000 tấm phim (âm bản),

trong đó có 9.481 phim chưa được chinh lý. Khối tài liệu này được chia theo

02 thời kỳ: Trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 và sau Cách mạng tháng

Tám năm 1945 với 03 thể loại chính là ảnh sự kiện, ảnh chân dung và ảnh

phòng cảnh. Tài liệu ảnh phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và

nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Tiêu biểu trong số

đó có thể kể đến:

- Tài liệu ảnh trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 có 1658 ảnh gốc và

174 phim gốc, toàn bộ đã được chỉnh lý;

- Tài liệu ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và

phái đoàn Việt Nam năm 1946 có 353 ảnh gốc và 271 phim gốc;

- Tài liệu ảnh về quá trình xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, có

6012 tấm, toàn bộ đã được số hóa;

- Tài liệu ảnh về các kỳ Quốc hội có 3941 ảnh gốc và hơn 43 phim gốc,

- Tài liệu ảnh của nghệ sĩ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản có 2000 ảnh

phản ánh về cuộc kháng chiến của quân, dân ta trong thời kỳ chống thực dân

Pháp kể từ năm 1954;

- Tài liệu ảnh về Thủ tướng Nguyễn Khánh có 643 ảnh.

- Ngoài ra, còn có những tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả

nước và bạn bè quốc tế đối với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình xây

dựng quảng trường Ba Đình; ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt

Nam, đình, chùa, lễ hội truyền thống và các phong tục tập quán của nhân dân,

sắc phục, các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về một số công trình lớn những

bức ảnh lột tả sự tàn khốc của chiến tranh và góp phần tố cáo tội ác của các đế

quốc xâm lược.

Về nội dung: Nội dung chính của khối tài liệu ảnh phản ánh những

hoạt động của Đảng, Quốc hội, Chính phủ; phản ánh các cuộc đấu tranh xây

dựng và bảo vệ tổ quốc của nhân ta; trong đó đáng chú ý là khối tài liệu ảnh

thể hiện những ngày lịch sử của Cách mạng tháng Tám 1945 như: Lễ Tuyên

ngôn độc lập 2- 9-1945 ở Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội; nhân dân cả nước đi

bầu cử Quốc Hội; những bức ảnh ghi lại Kỳ họp thứ I Quốc hội khoá I năm

1946 tại Nhà hát Lớn Hà Nội; những hình ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh và

Chính phủ đón tiếp phái đoàn thanh niên Nam Bộ tại Việt Bắc năm 1949; ảnh

về Đại hội Đảng Lao động Việt Nam lần thứ III năm 1960 tại Hà Nội; khối

ảnh về Khu Tự trị Việt Bắc như các Hội nghị Hội đồng nhân dân, Uỷ ban

nhân dân, các hội nghị nông nghiệp, công nghiệp, giáo dục…

Ảnh về những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946 với những hình

ảnh oai hùng của tinh thần quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh.

Ảnh về hoạt động quân sự với nhiều chiến dịch quân sự quan trọng ở

miền Nam đã được các phóng viên chiến tranh ghi lại như chiến dịch Giòng

Dứa (Mỹ Tho), chiến dịch Trà Vinh năm 1949, chiến dịch Sóc Trăng năm

1950; ảnh của các nhà máy quân giới trong các vùng giải phóng như Nhà máy

Cơ Khí Trần Hưng Đạo, cảnh Đại hội Uỷ ban Kháng chiến Nam Bộ; những

bức ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh-vị Tổng Tư lệnh các lực lượng vũ trang

cùng với các đồng chí Trường Chinh, Phạm Văn Đồng…

Ảnh về hoạt động Ngoại giao - Hợp tác quốc tế bao gồm những bức ảnh

nói về hoạt động đối ngoại trong nước và nước ngoài như: Hoạt động của lãnh

đạo các nước tại Việt Nam; tiếp đón các đoàn đại biểu Quốc hội các nước; tiếp

các vị Đại sứ, đại diện các tổ chức quốc tế; hoạt động của đại sứ quán, tổng lãnh

sự quán nước ngoài tại Việt Nam; hội nghị quốc tế tại Việt Nam...

Ảnh về hoạt động kinh tế, văn hoá-xã hội với những bức ảnh như

phong trào Bình dân học vụ(1945-1946); những tấm ảnh ghi lại Hội diễn

Nghệ thuật sân khấu chèo, cải lương, kịch nói chuyên nghiệp toàn quốc từ

năm 1980 diễn ra tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng; hoạt động

của đoàn nghệ thuật nước ngoài…

Ngoài ra còn hàng nghìn tấm ảnh thể hiện sự giúp đỡ, ủng hộ của

bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong hai cuộc kháng chiến; ảnh

thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp năm châu với Chủ

tịch Hồ Chí Minh.Bên cạnh những khối ảnh trên, chúng ta không thể không

kể đến là khối ảnh về phong cảnh đất nước và con người Việt Nam, về các

loại đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của đồng bào

các dân tộc; ảnh về các hoạt động văn hoá, thể thao và một số công trình xây

dựng lớn...

Tình trạng vật lý: Do chế độ bảo quản không tốt trước đây và sự

xuống cấp theo thời gian, tài liệu ảnh tại Trung tâm đã có hiện tượng bị hư

hỏng với nhiều dạng khác nhau như :

- Tài liệu ảnh bị nấm mốc và ố vàng: Dạng hư hỏng này chiếm tỉ lệ lớn

nhất ở tài liệu ảnh. Khí hậu nhiệt đới gió mùa của nước ta có độ ẩm cao quanh

năm tạo điều kiện cho nấm mốc sinh sôi và phát triển. Các tấm ảnh khi bị nấm

mốc tấn công sẽ xuất hiện các chấm trắng nhỏ hình tròn và bong dần lớp

thuốc ảnh dẫn đến mất hình ảnh. Đối với hiện tượng ố vàng, tài liệu ảnh có

các dấu hiệu như bề mặt ảnh bị phủ một lớp màu vàng nâu, mức độ đậm nhạt

của màu vàng phản ánh tình trạng hư hỏng của bức ảnh. Nguyên nhân của

hiện tượng này xuất phát từ việc giấy ảnh có nền để sợi xelulo phản ứng với

các tác nhân như nhiệt độ, độ ẩm, cường độ sáng và vật liệu trưng bày lưu trữ.

- Tài liệu ảnh bị hư hỏng do xước và bong thuốc: Hiện tượng này xảy ra

do chế độ bảo quản và sử dụng không đúng cách của con người dẫn đến xước

và trầy ảnh, hoặc do điều kiện môi trường không tốt làm cho anh bị bong

thuốc, bay màu, mất màu.

- Tài liệu ảnh bị quăn, gấp nếp và gẫy gập hoặc bị vật nặng đè lên:

Dạng hư hỏng này do chế độ bảo quản không tốt trước đây của các cơ quan,

tổ chức khi xem hoặc khi di chuyển không cẩn thận dẫn đến hiện tượng cọ xát

giữa các tấm ảnh, xếp ảnh không cẩn thận làm ảnh bị gấp lại tạo thành các vết

hằn lớn gây biến đổi về hình dạng vật lý của ảnh.

- Tài liệu ảnh bị xé rời thành từng mảnh: Ảnh bị xé rời thường xuất

phát từ hành động có chủ đích của con người làm cho ảnh bị vụn ra từng

mảnh nhỏ rất khó phục hồi lại được như hiện trạng ban đầu.

- Tài liệu ảnh bị côn trùng phá hoại: Các tấm ảnh vừa là môi trường

sống, vừa là nguồn thức ăn cho các loại côn trùng. Chúng cắn, phá, ăn mòn

gây nên các vết loang lổ trên ảnh và bài tiết ra các chất thải tạo điều kiện cho

nấm mốc và các vị sinh vật có hại phát triển. Sức phá hoại của côn trùng đối

với tài liệu ảnh là rất lớn.

- Tài liệu ảnh bị thiếu, thừa ánh sáng : Hiện tượng xuất phát từ nguyên

nhân góc chụp của người chụp ảnh bị thiếu sáng hoặc thừa sáng khi thể hiện

nội dung của bức ảnh.

- Tài liệu ảnh bị mất hình không khôi phục được đây là dạng hư hỏng

không thể xác định được nội dung, thể loại, địa điểm và thời gian chụp nên

bức ảnh hoàn toàn không có giá cần được thống kê bằng văn bản để tiêu hủy

theo quy trình.

2.3.2. Tài liệu phim điện ảnh

Về thành phần: Trung tâm đang bảo quản 362 cuộn phim, 290 cuộn

băng video và 7 đĩa đều được quy ra 500 giờ chiếu trong đó thống kê, biên

mục 100 giờ chiếu bao gồm cà phim tài liệu và phim điện ảnh, tất cả đã số

hóa sang đĩa DVD. Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt

động của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, cuộc Sống sinh hoạt, chiến đấu, sản

xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim

nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam, góp phần tố cáo tội

ác của đế quốc Mỹ gây ra với Việt Nam và sự ủng hộ của những người yêu

chuộng hòa bình trên thế giới đối với cuộc đấu tranh của nhân dân ta.

Về nội dung: Nội dung chính của các bộ phim là tố cáo tội ác chiến

tranh mà đế quốc Mỹ đã gây ra ở hai miền Nam - Bắc Việt Nam, đồng thời

phản ánh tinh thần lao động cần cù và ý chí đấu tranh anh dũng của nhân dân

ta trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước và xây dựng Chủ nghĩa xã hội.

Nhiều phim còn phản ánh sự ủng hộ và đồng tình của nhân dân Việt Nam. Có

thể nói, đây là những thước phim hết sức quý giá, thể hiện bằng chứng sinh

động cho các thế hệ tương lai nghiên cứu và thấy được toàn cảnh cuộc chiến

tranh khốc liệt ở Việt Nam.

Một số phim tài liệu - thời sự phản ánh công cuộc sản xuất và đời sống

sinh hoạt của nhân dân ta ở Khu Tự trị Việt Bắc – căn cứ địa của cuộc kháng

chiến chống thực dân Pháp và cũng là An toàn khu, hậu phương của thời kỳ

chiến tranh chống Mỹ.

Bên cạnh những thước phim tài liệu - thời sự nói trên còn có hàng trăm

băng hình nghệ thuật (video) của ngành sân khấu. Đó là những băng hình ghi

lại các cuộc hội diễn, liên hoan sân khấu, hội thi tài năng sân khấu toàn

quốc... Đây là những băng ghi hình rất có giá trị, vì nội dung của chúng phản

ánh cả một nền sân khấu nước nhà trong một số thời điểm nhất định. Có nhiều

băng ghi trọn vẹn các vở diễn đạt giải cao với hình ảnh những nghệ sĩ, đạo

diễn có tên tuổi đã từng đạt nhiệt danh hiệu vinh dự cao quý của Nhà nước.

Về tình trạng vật lý: Dù được bảo quản trong điều kiện khắt khe và môi

trường lý tưởng, một phần tài liệu phim điện ảnh tại TTLTQG III vẫn có biểu

hiện xuống cấp như :

- Phim bị loang ố, khô giòn : Hiện tượng này xảy ra do sự không ổn

địns của độ ẩm không khí, hoặc ở mức quá cao, hoặc ở mức quá thấp. Khi độ

ẩm không khí 30 cao lớp gelatin của phim sẽ hút ẩm và trương phồng lên, tạo

thành các vết ố và loang dần ra theo thời gian hoặc sẽ làm cho phim bị bết

dính. Trong điều kiện này, nấm mốc có môi trường lý tưởng để phát triển và

ngược trở lại phá hủy lớp gelatin của phim. Đối với độ ẩm thấp, lớp gelatin

thiếu độ ẩm sẽ trở nên khô giòn và tạo thành các vết chân chim trên phim. Sự

không ổn định này có thể làm cho phim bị sai màu, mất màu và thậm chí làm

hỏng phim.

- Hiện tượng phân hủy các lớp hữu cơ tạo màu trên phim màu làm cho

hình ảnh của các tấm phim bị phai nhạt dần, dẫn đến mất hẳn hình ảnh của

phim và làm cho phim mất đi giá trị sử dụng.

- Hiện tượng nấm mốc xuất hiện và phát triển trên các lớp nhũ tương

khiến lớp gelatin bị ăn mòn phá hủy hình ảnh của phim, làm cho phim không

thể sử dụng được.

- Hiện tượng tự phân hủy của vật liệu làm đế phim gây biến đổi các tính

chất quang, hóa của phim, đặc biệt các phản ứng hóa học trên phim sẽ làm

cho phim có mùi chua giấm hoặc làm ngả màu của phim đen trắng.

- Phim bị trầy xước: Trong quá trình bảo quản và sử dụng, phim nhiều

lần tiếp xúc với sự ô nhiễm của không khí hoặc có thể do sự bất cẩn của con

người trong quá trình sử dụng, các hạt bụi sẽ dám dính trên phim cọ xát và

gây ra sự trầy xước, Phim bị xước, hình ảnh sẽ bị gián đoạn hoặc không rõ nét

gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới nội dung, chất lượng của phim.

2.3.3. Tài liệu ghi âm

Về thành phần: Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất

phong phú và đa dạng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần

bằng hình tượng âm thanh một cách sinh động. Tài liệu ghi âm ở TTLTQG III

Bao gồm hơn 4.000 cuộn băng với gần 3.000 tiếng băng, trên 2.000 băng

cassette về các kỳ họp Quốc hội và gần 300 đĩa, bằng video được chia ra hai

loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật, quy ra giờ nghe khoảng

10.000 giờ và đã số hóa được khoảng 3.700. Có các loại hình băng ghi âm

sau: Băng từ tính, cassette, đĩa CD, đĩa DVD, băng VHS, băng cối.

Về nội dung: Khối tài liệu ghi âm có nội dung nói về những sự kiện lịch

sử quan trọng của đất nước, những chương trình liên hoan ca múa nhạc toàn

quốc. Tài liệu ghi âm được chia thành 02 khối: Tài liệu ghi âm sự kiện và tài

liệu ghi âm nghệ thuật.

* Khối tài liệu ghi âm sự kiện bao gồm các nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh: Đây là băng ghi

âm các bài phát biểu của Hồ Chủ tịch tại các sự kiện trọng đại của đất nước

như: Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc Tuyên ngôn độc lập ngày 2/9/1945, đọc lời

kêu gọi toàn quốc kháng chiến ngày 19/12/1945 và đọc lời chúc mừng năm

mới từ năm 1955-1969; bài nói chuyện của Chủ tịch Hồ Chí Minh với Đoàn

đại biểu Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam do bác sỹ Phùng Văn Cung

dẫn đầu ra thăm miền Bắc ngày 28/2/1969. Ngoài ra, có nhiều tài liệu ghi âm

khác của Chủ tịch Hồ Chí Minh như trong các kỳ họp Quốc hội, Đại hội

Đảng…Đặc biệt khối tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh có

những bài nói với nhân dân nước ngoài bằng những ngôn ngữ khác nhau tiếng

Anh, Pháp, Nga. các buổi đón tiếp đoàn khách nước ngoài và đặc biệt là 31

hàng trăm băng ghi âm giọng nói của Bác Hồ khi người đọc bản Tuyên ngôn

độc lập ngày 02/09/1945, bài nói chuyện của Người với Việt kiều tại Paris

ngày 15/07/1946, Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946

Có thể nói, nhóm tài liệu này tuy không nhiều, về mặt nội dung còn

chưa đầy đủ nhưng cũng đã phản ảnh những hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí

Minh, đây cũng là nguồn tư liệu giúp cho những nhà nghiên cứu khi tìm hiểu

một phần về thân thế sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.

- Tài liệu ghi âm các kỳ Đại hội Đảng gồm: Các loại băng ghi âm về

Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ 3 năm 1960 và lần thứ 4 năm 1976, các bài

báo cáo, tham luận tại Đại hội, những lời chào mừng của đại biểu các Đảng

dân chủ và Đảng Xã hội, cùng với lời chào mừng của các Đảng Cộng sản các

nước tới tham dự Đại hội Đảng ta. Đây là những băng gốc do Trung tâm Kỹ

thuật âm thanh Hà Nội ghi âm.

- Tài liệu ghi âm về hoạt động của Quốc hội: Nhóm tài liệu này chiếm

số lượng lớn trong khối băng ghi âm sự kiện hiện đang bảo quản tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III. Các băng ghi âm đã ghi lại đầy đủ hoạt động của

Quốc hội từ khoá VI đến khoá X.

Qua những băng ghi âm này người sử dụng có thể nghiên cứu đường

lối xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và cuộc đấu tranh thống nhất đất

nước của dân tộc ta trong năm 60 – 80 của thế kỷ 20 và chiến lược công

nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước trong những năm gần đây. Nghiên cứu

những băng ghi âm này người sử dụng có thể nắm được một cách đầy đủ,

toàn diện tình hình kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh chính trị của đất nước qua

từng năm, tình hình xây dựng và ban hành các luật và đạo luật của đất nước.

Trong nhóm tài liệu ghi âm về hoạt động của Quốc hội còn có tài liệu về hội nghị

toàn quốc Hội đồng nhân dân lần thứ 2, thứ 3 và thứ 4 vào các năm 1990 – 1992.

Ngoài các nhóm chính trên đây trong khối băng ghi âm sự kiện còn có

những băng ghi âm về các sự kiện quan trọng khác như lễ truy điệu Chủ tịch

Hồ Chí Minh, Chủ tịch Tôn Đức Thắng, hoạt động của nhân dân Thủ đô

mừng miền Nam giải phóng năm 1975…

* Khối tài liệu thứ 2 trong tài liệu ghi âm đó là khối tài liệu ghi âm

nghệ thuật. Đây là băng ghi lại các chương trình liên hoan ca múa nhạc toàn

quốc do Cục Nghệ thuật Sân khấu giao nộp và chương trình biểu diễn của một

số ca sĩ nổi tiếng trong nước như các ca sĩ nổi tiếng như: Thanh Hoa, Thu

Hiền, Kiều Hưng, Lê Dung,…

Có thể nói, so với bề dày lịch sử của dân tộc ta thì tài liệu ghi âm hiện

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn quá ít, nhưng dù sao về

mặt giá trị nó cũng phản ánh những sự kiện trọng đại của đất nước, đời sống văn hoá tinh thần của nhân dân ta ở cuối thế kỷ XX

Về tình trạng vật lý: Trung tâm đã tiến hành các biện pháp để bảo quản

an toàn tài liệu ghi âm như việc sao từ băng gốc sang các bằng chất lượng hơn

để lập bản sao bảo hiểm và tiến hành số hóa để lưu trữ dưới dạng số. Mỗi

băng đều được đánh số, chú thích và bảo quản trong từng hộp riêng biệt

nhưng vẫn không tránh khỏi sự hư hỏng. Qua khảo sát, có nhiều dạng hư

hỏng băng ghi âm tại TTLTQG III như : Xước bằng; mốc băng; băng bị quăn

xoắn và rối tiếng, rè, méo, mất tiếng băng; bong lớp bột từ trên bằng; băng bị

phồng và bết dính.

Tình trạng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

đang đứng nguy cơ xuống cấp do các tác động sinh hóa, vi sinh vật, sinh vật

và chế độ bảo quản chưa tốt trước đây. Các cấp độ hư hỏng khác nhau nhưng

đều gây ra những tổn thất to lớn cho thành phần, nội dung và giá trị của tài

liệu nghe nhìn. Từ việc nghiên cứu tình trạng của tài liệu nghe nhìn tại

TTLTQG III, chúng ta có thể tìm ra các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu ở

phần tiếp theo và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài

liệu lưu trữ nghe nhìn.

2.4. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III.

2.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Có 03 yếu tố cơ bản gây hư hỏng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn: Chất cấu

thành tài liệu; điều điện tự nhiên; chế độ bảo quản, sử dụng của con người.

2.4.1.1. Chất cấu thành tài liệu

Chất cấu thành tài liệu Tài liệu nghe nhìn là loại hình tài liệu đặc thù

nên chúng được cấu tạo từ những chất liệu đặc biệt chỉ dành riêng cho tài liệu

nghe nhìn. Việc bảo quản tài liệu nghe nhìn cần tuân thủ theo những chế độ

nghiêm ngặt do chúng được cấu thành từ chất liệu rất nhạy cảm với yếu tố

bên ngoài. Theo thời gian, chất liệu sẽ chịu tác động của các yếu tố bên ngoài

và bị biến đổi, gây hư hỏng cho tài liệu.

Ví dụ, những phim có cấu tạo nên đế bằng chất Nitơrat xenlulo có thể

tự bốc cháy ở nhiệt độ trên 40 ° C hay lớp gelatine cấu tạo nên phim chịu tác

động mạnh của độ ẩm, đặc biệt dễ hút ẩm và trường lên gây ra sự bám dính

trên tài liệu ảnh.

2.4.1.2. Điều kiện tự nhiên.

- Nhiệt độ và đô ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở nước ta tương đối

cao của môi trường chung quanh. Nhiệt độ cao, đặc biệt là độ ẩm làm giảm độ

nhậy sáng. Độ ẩm cao có thể gây ra những tác hại khác đối với tài liệu nghe –

nhìn: Bị bong lớp thuốc, mất màu, phim dính vào nhau, đối với phim màu làm

mất màu lục của lớp chống phản xạ.

Ví như: Trong việc bảo quản phim màu, nhiệt độ và độ ẩm cao ảnh

hưởng lớn đến các lớp thuốc nhậy sáng, kết quả làm mất cân đối màu sắc của

phim. Độ ẩm thấp làm phim khô, giòn, cong và dễ dẫn đến việc tạo diện tích.

Đối với ảnh, phim điện ảnh được cấu tạo gồm nhiều lớp như lớp đế, lớp

gêlatine (chứa các chất bắt sáng) và các chất chống phản quang, chống xước.

Nếu phim ảnh màu thì còn có chất bắt màu. Trong thành phần hoá chất tạo ra

lớp ảnh, còn có chất keo để kết dính các hạt bạc, nếu không khí quá ẩm, chất

keo sẽ bị dãn nở ra và kết dính lại với nhau. Mặt khác, chất Giêatin còn là một

môi trường tốt cho các loại vi sinh vật và nấm mốc có thể xâm nhập và phát

triển gấy hư hỏng cho tài liệu lưu trữ. Nếu đế của vật liệu mang tin và âm

thanh là từ tính thì dễ bị hư hỏng do tác động mạnh của từ trường dẫn đến sự

phá huỷ hay làm sai lệch thông tin trên băng từ tính hoặc từ tính.

- Ánh sáng : Đây là yếu tố làm cho tài liệu nghe – nhìn bị hư hỏng

nhanh. Trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn, tuyệt đối không để ánh nắng mặt

trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.

Ánh sáng tự nhiên và nhân tạo đều ảnh hưởng tới tài liệu nghe nhìn

những tác động mạnh nhất vẫn là ánh sáng tự nhiên với tỷ lệ tia cực tím ( UV

) cao. ánh sáng với cường độ cao sẽ làm cho tài liệu nghe nhìn bị khô, giòn,

cong và dễ gây nát dẫn đến mất hình, mất tiếng. Tia UV từ ánh sáng tác động

tới chất liệu của ảnh, làm mất tính ổn định của lớp Gelatin trên ảnh, ánh sáng

có oxygen làm bay hơi nước trên mặt phim màu.

- Bụi, không khí: Bụi có mặt ở khắp nơi trong không khí, nhất là ở gần

các khu dân cư, khu công nghiệp. Bụi bám vào tài liệu nghe nhìn, cọ xát và

gây ra các vết xước trên băng, đĩa, ảnh. Trong bụi còn tiềm ẩn nguy cơ cho tài

liệu khi mang theo các bào tử nấm mốc, côn trùng bám sinh sôi và đẻ trứng

trên tài liệu. Do đó, khi xây dựng kho lưu trữ, cần tránh xa các khu vực đông

dân, ven biển hoặc khu công nghiệp và chú ý vệ sinh kho tàng thường xuyên.

Ngoài bụi, không khí đôi khi cũng là yếu tố có tác động xấu tới tài liệu, Thành

phần hóa học trong không khí làm Oxi hóa các tấm ảnh, phim, bằng ghi âm.

Các chất như peroxit, ozon, sunfua được tạo ra do ô nhiễm không khí cũng là

nguyên nhân tạo ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu.

- Nấm mốc: nấm mốc cũng là một trong những nguyên nhân gây hư

hỏng tài liệu nghe – nhìn. Nhiệt độ cao, hơi ẩm lớn và bụi nhiều đã tạo điều

kiện cho nấm mốc phát triển mạnh. Nấm mốc sống ký sinh trên phim, ảnh,

băng ghi âm, tài liệu thường bị ố trắng lúc đầu, sau chuyển sang màu sẫm làm

cho các loại băng ghi âm, ghi hình, phim bị mục giòn...

- Sinh vật: Côn trùng và các loài gặm nhấm là yếu tố phá hoại tài liệu

nặng nề và nhanh nhất trong kho lưu trữ. Chúng cắn phá tài liệu, làm hỏng

các dụng cụ, trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe nhìn trong kho và bài tiết

gây ô nhiểm, bẩn tài liệu. Có rất nhiều côn trùng trong kho lưu trữ như ba

đuổi, bọ cánh cứng, mổi, mọt.. và các loại gặm nhấm như chuột, gián, nguy

hại nhất trong số này là mối. Mối phát triển nhanh với sức tàn phá ghê gớm và

dễ dàng xâm nhập vào các kho lưu trữ, do đó phòng mối sống trước và sau

khi xây dựng kho là việc làm rất cần thiết để bảo quản tài liệu nghe nhìn

2.4.1.3. Chế độ bảo quản, sử dụng của con người.

Cùng với các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn do thiên

nhiên gây ra là các nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu

chưa tốt. Đây là nguyên nhân do chính con người gây ra. Có những nguyên

nhân do điều kiện kinh tế chưa đáp ứng được. Có những nguyên nhân do ý

thức, có mục đích phá hoại rõ ràng. Đồng thời, cũng có những nguyên nhân

do vô ý thức, do thiếu trách nhiệm gây ra. Ngoài ra, việc ban hành không kịp

thời và chấp hành không nghiêm túc các quy chế, chế độ, quy định của nhà

nước, của ngành, của cơ quan về công tác lưu trữ nói chung, công tác bảo

quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng cũng là nguyên nhân làm hư hỏng, mất

mát, thất lạc tài liệu.

Bên cạnh đó, tài liệu nghe - nhìn còn bị mất mát do chiến tranh liên

miên tàn phá nhiều kho lưu trữ. Chính vì tài liệu nghe - nhìn quan trọng như

vậy mà lại khó bảo quản trong điều kiện khí hậu nóng, ẩm mưa nhiều như ở

nước ta, nên cần có chế độ bảo quản phù hợp tránh tác động gây nguy hiểm,

hư hỏng tài liệu.

2.4.2. Phương pháp bảo quản an toàn tài liệu nghe- nhìn tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III

Sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập vào năm 1995,

Trung tâm chưa bố trí được kho tàng nên phần lớn khối tài liệu nghe - nhìn

được bảo quản tại kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.

Đến tháng 9 năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã khánh thành

nhà kho lưu trữ 10 tầng để bảo quản các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu

nghe – nhìn. Toàn bộ khối tài liệu nghe – nhìn của Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III do Phòng Phim - Ảnh - Ghi âm quản lý và bảo quản tại tầng 1, nhà A1

của Trung tâm. Đây là khối tài liệu phim, ảnh khá lớn thuộc các phông lưu trữ

của các Bộ, ngành chuyển giao sang và thu trong các dịp giải thể các Liên khu

3, 4 Tả Ngạn, các khu Tự trị Việt - Bắc, Tây - Bắc và tài liệu của các tỉnh

miền Nam do cán bộ và chiến sĩ tập kết mang ra.

Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy phương pháp bảo quản tài

liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:

2.4.2.1. Kiểm tra phòng kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe –

nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

Có thể nói, kho lưu trữ và các trang thiết bị được Nhà nước đầu tư tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm

của nước ta. Kho Lưu trữ tại Trung tâm được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ

thuật cho việc bảo quản tài liệu lưu nói chung và tài liệu phim, ảnh, ghi âm

nói riêng. Kho được trang bị giá compak hiện đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn

cùng với hệ thống điều hoà trung tâm, bên trong kho có những phòng lạnh sâu

thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe – nhìn. Không khí đưa vào kho

được qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết trong lành. Nhiệt độ trong kho luôn

luôn dưới 200C Ngoài ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều

hoà và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO2, hệ thống báo đột

nhập được lắp đặt để bảo vệ an toàn trong kho và tài liệu.

Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe –

nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm các loại máy móc trang thiết

bị như:

- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;

- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;

- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;

- Đầu câm Mixer:

- Máy ảnh, máy camera...

Sắp tới Trung tâm sẽ đề nghị trang bị thêm các loại máy móc, trang thiết

bị hiện đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy

ảnh hiện đại…

Công tác kiểm tra trang thiết bị kho là việc làm thường xuyên được thực

hiện tại Kho lưu trữ của TTLTQG III để đảm bảo các điều kiện an toàn trong

bảo quản tài liệu lưu trữ. Đề quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác này,

Trung tâm đã ban hành Quyết định số 521/ QĐ - TTLTIII ngày 02 tháng 11

năm 2015 Về việc ban hành Quy định về việc quản lý kho bảo quản tài liệu

lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo đó, Phòng Tài liệu nghe -

nhìn trực tiếp quản lý khu vực kho tài liệu nghe-nhìn và các thiết bị nghe nhìn

có trong kho. Bên cạnh đó, các đơn vị phối hợp quản lý có Phòng Hành chính

- Tổng hợp quản lý hệ thống điện, điện chiếu sáng trong và ngoài kho và vận

hành hệ thống cảnh báo cháy, chữa cháy và hệ thống an ninh, phòng chống

đột nhập, hệ thống thang máy trong khu vực kho và bảo vệ an toàn khu vực

kho trong và ngoài giờ hành chính. Nhằm đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật

trong công tác, Trung tâm đã thuê 01 nhân viên kỹ thuật không thuộc Trung

tâm được ký hợp đồng thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng vực kho. Nhân viên

này có nhiệm vụ phối hợp với các Phòng ban vừa nêu trên trong khi thực hiện

các nhiệm vụ theo hợp đồng đã ký. Cụ thể, khi phát hiện ra các sự cố, hỏng

thiết bị bảo quản, thiết bị thuộc hệ thống điều hòa, hệ thống điện, hệ thống

phòng chống cháy nổ và an ninh được lắp đặt tại kho, nhân viên kỹ thuật có

nhiệm vụ báo cáo kịp thời với các phòng ban có thẩm quyền để có biện pháp

xử lý và khắc phục, sửa chữa theo quy định

Số đăng ký ra, vào kho [ Phụ lục 03]

2.4.2.2. Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho để phòng chống ẩm, mốc tài liệu. Để phòng chống ẩm mốc thì việc theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho lưu

trữ tài liệu nghe nhìn phải được thực hiện thường xuyên và được thực hiện

theo 02 chế độ :

- Kiểm tra thường xuyên: Thủ kho, nhân viên kỹ thuật thường xuyên

kiểm tra kho và khu vực kho được phân công quản lý. Việc theo dõi chế độ,

nhiệt độ và độ ẩm giao cho nhân viên phụ trách kỹ thuật đảm nhiệm và ghi

chép các thông số kỹ thuật hàng ngày vào sổ theo dõi.

- Kiểm tra đột xuất : Khi có mưa bão; trước và sau các kỳ nghỉ Lễ, Tết,

khi phát hiện có sự cố Phòng Tài liệu nghe nhìn tổ chức cho các thủ kho phối

hợp với nhân viên kỹ thuật, phòng, chống cháy nổ tiến hành kiểm tra khu vực

kho để có biện pháp xử lý kịp thời các sự cố.

Hiện nay, kho bảo quản tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG III được duy trì

ở mức nhiệt độ, độ ẩm sau:

- Đối với kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh có mức nhiệt độ 10 ° C -

11 ° C, độ âm là 50 + 5 %.

- Đối với kho bảo quản tài liệu ảnh và ghi âm có mức nhiệt độ 15 ° C.

17 C, độ ẩm trong khoảng 50 + 5 %.

Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho [ Phụ lục 04 ].

Khu vực kho bảo quản tài liệu nghe nhìn được bố trí hợp lý, riêng biệt

để phù hợp với những chế độ bảo quản khác nhau: kho ảnh ở trong cùng và

kho ghi âm ở ngoài cùng, kho phim điện ảnh được bố trí ở giữa trong phòng

lạnh sâu do đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm thấp hơn. Ngoài ra, Trung tâm còn thiết

kế phòng chờ và khu vực hành lang với nhiệt độ dao động trong khoảng từ 20

đến 23° C nhằm giúp cho tài liệu khi đưa ra khỏi kho bảo quản có được sự

thích nghi cần thiết, tránh tình trạng tài liệu bị sốc do nhiệt độ và độ ẩm thay

đổi đột ngột.

2.4.2.3. Chống lão hóa, xuống cấp tài liệu

Bụi bẩn, nấm mốc là một trong các yếu tố gây hư hại xuống cấp tài

liệu. Nhà kho A1 của Trung tâm đã được xây dựng khá nhiều năm và gần các

khu dân cư nên bụi bẩn là điều không thể tránh khỏi. vì vậy để bảo quản an

toàn tài liệu nghe – nhìn, Công tác vệ sinh tài liệu nghe nhìn sẽ được thực

hiện định kì mỗi năm một lần, thường kéo dài từ khoảng giữa năm đến hết

năm hoặc xuyên suốt trong một năm, căn cứ vào tình hình thời tiết và kết quả

thống kê, khảo sát hàng năm của Trung tâm đối với tình hình tài liệu đang

được bảo quản trong kho, cụ thể như sau :

- Đối với tài liệu ảnh: Nếu ảnh bị quăn, gãy gập sẽ được ép phẳng lại

rồi vệ sinh bụi bẩn trước khi được đưa trở lại vào kho bảo quản. Các ảnh bị ố

vàng, mất màu hay xước, đặc biệt là các tấm ảnh có giá trị cao, tần suất sử

dụng nhiều hoặc đang trong tình trạng hư hỏng nặng sẽ được scan và sử dụng

các phần mềm chỉnh sửa ảnh để phục chế, tu bổ sao cho gần như đạt được

hiện trạng ban đầu rồi tiến hành in ra để lập bản sao dự phòng, đồng thời

đượu lại trên cơ sở dữ liệu của Trung tâm nhằm phục vụ cho hoạt động khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu ghi âm: Vệ sinh sơ bộ các cuộn băng ghi âm và làm

công tác thống kê những cuộn có dấu hiệu hư hỏng nấm mốc, phồng, bết dính

hay bị mất các thiết bị bao bọc. Sau đó, tiến hành các biện pháp khắc phục

như sử dụng các máy quay bằng ghi âm chạy lại để tránh bết dính, đồng thời

kiểm tra lại chất lượng ghi âm của mỗi băng để đưa ra cách xử lý phù hợp và

kịp thời, Tài liệu ghi âm đang bảo quản tại Trung tâm có tuổi đời khá lớn và

cấu thành từ vật liệu rất nhạy cảm với môi trường nên công tác vệ sinh tài liệu

ghi âm có phần phức tạp hơn so với việc vệ sinh các loại hình tài liệu khác.

Công việc vệ sinh tài liệu ghi âm đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thuận của người thực

hiện, tránh làm đứt, xước các cuộn băng khi thực hiện các thao tác. Bên cạnh

đó, việc này cần rất nhiều thời gian để đảm bảo chất lượng, hiệu quả trong

công việc.

Vệ sinh tài liệu ghi âm [ Phụ lục 5 ].

- Đối với tài liệu phim điện ảnh : Tài liệu được kiểm tra và vệ sinh sơ

bộ. Vệ sinh từng băng, đĩa một theo trình tự từ hộp đựng ngoài cùng đến

băng, đĩa trong cùng. Đối với những phim bị mốc và cũ, Trung tâm sử dụng

máy lau mốc phim để tiến hành khôi phục. Khi thực hiện công tác vệ sinh tài

liệu nghe nhìn, người thực hiện phải đeo găng tay, khẩu trang và mũ trùm đầu

để tránh gây ảnh hưởng đến tài liệu cũng như bảo vệ sức khỏe của chính

mình. Ngoài ra, Trung tâm còn trang bị các dụng cụ cần thiết như chổi chuyên

dụng, khăn mềm, thổi bụi để vệ sinh tài liệu nghe nhìn. Công việc này yêu

cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ của người thực hiện vì vậy nó thường diễn ra trong

khoảng thời gian khá dài.

2.4.2.4. Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những ưu tiên của công tác bảo quản

tài liệu lưu trữ tại Trung tâm trong những năm gần đây, trong đó có số hóa tài

liệu nghe - nhìn. Mục đích chính của việc số hóa là tạo lập bản sao dự phòng

dưới dạng số cho tài liệu gốc đề phòng trường hợp tài liệu gốc bị mất mát, hư

hỏng và tiến tới xây dựng CSDL phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin thay thế

hoàn toàn việc đưa tài liệu gốc ra phục vụ khai thác, sử dụng như hiện nay.

Do hạn chế về thiết bị, nhân lực số hóa, việc lựa chọn tài liệu lưu trữ nghe

nhìn “ đủ điều kiện ” để số hóa dựa vào các tiêu chí như: mức độ quan trọng

của phong lưu trữ, tình trạng vật lý của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng

của tài liệu.. Sau khi lựa chọn được tài liệu để số hóa sẽ trình cấp có thẩm

quyền phê duyệt. Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng quy trình số hóa tài liệu

ghi âm theo Quyết định số 70/QĐ - VTLTNN ngày 12 tháng 6 năm 2017 của

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình số hóa và chinh lý tài

liệu ghi âm.

Quyết định số 70/QĐ - VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước Ban hành Quy trình số hóa và chính lý tài liệu ghi âm [ Phụ lục 6 ].

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đã trình lên Cục quy trình số hóa tài liệu

anh và đã được Cục đồng ý, hiện tại đang trong quá trình hoàn thiện thủ tục

và định mức tài liệu ảnh để ban hành. Trong quá trình số hóa, các cán bộ thực

hiện phải đeo găng tay để tránh để lại dấu vân tay và gây ẩm cho tài liệu. Đối

với từng loại hình tài liệu nghe nhìn, thao tác số hóa sẽ thực hiện khác nhau.

Cụ thể :

- Đối với tài liệu ảnh: Tài liệu từ kho được xuất ra để thực hiện việc số

hóa tại Phòng Tài liệu nghe nhìn. Trước khi số hóa, sẽ tiến hành kiểm tra và

vệ sinh sơ bộ tài liệu, sau đó đặt vào các máy scan ảnh chuyên dụng. Trung

tâm đã trang bị nhiều loại máy scan tài liệu khác nhau để phục vụ cho việc số

hóa, người thực hiện căn cứ vào kích thước, tình trạng vật lý của các bức ảnh,

sử dụng máy scan phù hợp. Ảnh sau khi được quét qua máy scan sẽ được

chỉnh sửa thông qua phần mềm Adobe Photoshop 7.0 để khôi phục lại hiện

trạng ban đầu đối với các ảnh có mức độ hư hỏng tương đối nặng, gắn bản

quyền hình ảnh cho ảnh để tránh việc kẻ gian lấy cắp bản quyền hình ảnh

nhằm sử dụng vào các mục đích cá nhân. Hình ảnh sau khi được chỉnh sửa

xong sẽ được lưu vào thư mục lập trước đó theo tên phông chứa ảnh, tên file

ảnh cũng là tên số chính thức được đánh trên ảnh gốc. File ảnh thường được

lưu bằng định dạng TIFF ( Tagged Image File Format ). Cuối cùng, tài liệu

ảnh vừa số hóa sẽ được kiểm tra và lưu vào CSDL để phục vụ hoạt động khai

thác, sử dụng.

- Đối với tài liệu ghi âm và tài liệu phim điện ảnh: Việc số hóa hai loại

hình tài liệu này tương đối giống nha. Tài liệu sau khi đưa ra khỏi bao sẽ tiến

hành kiểm tra và vệ sinh sơ bộ và được đưa vào các máy đọc băng, đĩa có kết

nối với máy tính. Tiếp đến, sử dụng phần mềm đọc ghi âm và đọc video có

tên là Media Player để chuyển những nội dung trong các băng đĩa này thành

dữ liệu số. Đối với tài liệu ghi âm sau khi được số hóa sẽ phải chú thích nội

dung được lưu với định dạng WAV ( Waveform Audio ) và người thực hiện

phải nghe lại, gỗ lại thành bản chữ và tru file ( dưới định dạng dọc. hoặc PDF

). Lưu file trong thư mục của máy tính, kiểm tra lại sản phẩm và chuyển vào

CSDL.

Một số thiết bị số hóa tài liệu nghe nhìn [ Phụ lục 7].

Đối với những sản phẩm không đạt yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật,

các cán bộ sẽ thực hiện việc số hóa lại, biên mục lại dụng sự giám sát và kiểm

tra chất lượng của Trưởng phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng

phòng và lãnh đạo Trung tâm về đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ,

CSDL số hóa trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ. Sau khi kết thúc quá trình

số hóa, các viên chức kiểm đếm lại tài liệu, bàn giao tài liệu trả về kho và lập

hồ sơ về quá trình số hóa tài liệu theo quy định.

2.4.2.5. Đề phòng khi sử dụng tài liệu

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn không cẩn thận, không đúng

qui định cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực tới tuổi thọ của chúng. Do tính chất

vật lý và hoá học của mình, tài liệu nghe - nhìn là tài liệu mỏng giòn và dễ

gãy nên chúng đòi hỏi những thao tác cẩn thận khi sử dụng. Sử dụng tài liệu

nghe nhìn thường xuyên sẽ làm tăng các rủi ro như bị vết vân tay, rách, mất

góc hoặc bị quăn, bị cắt... Vì vậy để bảo vệ các tài liệu nghe - nhìn nguyên

bản và khỏi bị sử dụng thái quá, TTLTQG III thường sử dụng bản sao cho các

mục đích tham khảo. Các nhân viên lưu trữ và người sử dụng cần được biết

những nguyên nhân cũng như như các nguyên tắc đảm bảo an toàn trong sử

dụng tài liệu như: không để lại vết vân tay trên tài liệu nghe - nhìn ( mặt trước

của tài liệu nghe - nhìn ); tuyệt đối không dùng thức ăn và nước giải khát khi

sử dụng ảnh và trong các khu vực lưu trữ tài liệu nghe - nhìn, không viết lên

mặt trước của ảnh dương bản, đóng gói an toàn tài liệu khi vận chuyển và đặc

biệt là đề phòng hư hại đối với ảnh dương bản trong quá trình sao chụp.

2.4.2.6. Phục chế, tu bổ tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Tài liệu ảnh ở Trung tâm đã được xác minh chú thích, lập mục lục ( phụ

lục 8), quét ảnh để phục chế các loại ảnh bị hư hỏng và xuống cấp. Tài liệu

ảnh đều được bảo quản trong giấy hút ẩm. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ảnh chưa

được xác minh, chú thích. Vì có một số cơ quan, cá nhân khi nộp vào đã

không chú thích nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh nội dung.

Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu được tiến

hành là tua, đảo băng và lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh.

Ngoài ra một số băng đã bị mốc và cũ, lại không có loại máy lau mốc phim

điện ảnh nên Trung tâm đã ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam

nhằm khôi phục lại những băng quá cũ.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tiến hành đề án nâng cấp tài liệu

bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong đó tài liệu ghi âm được coi

là một phần trọng điểm. Mục tiêu của đề án là ứng dụng công nghệ thông tin

để chỉnh lý, lập cơ sở dữ liệu nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có

hiệu quả loại hình tài liệu này. Nội dung của đề án gồm 2 bước sau:

Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm các công việc như phân loại

và hệ thống hoá toàn bộ khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng và biên mục

phiếu tin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm thanh, in sao băng sang

băng bảo hiểm.

Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM.

Chính vì vậy, để thực hiện Đề án này Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành văn bản hướng dẫn quy trình

xử lý tài liệu ghi âm. Kết quả, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được Hội

đồng nghiệm thu sản phẩm của Cục Lưu trữ nhà nước công nhận đạt yêu cầu

về chất lượng. Ngoài ra, Trung tâm còn tiến hành sao các băng ghi âm tài liệu

quan trọng sang loại băng có chất lượng cao để đưa vào bảo hiểm cũng như

bảo hiểm trên cả ổ cứng của máy tính. Công việc này đã đem lại hiệu quả rất

cao trong việc sử dụng tài liệu ghi âm tại Trung tâm như: Độc giả hoàn toàn

có thể tra tìm tự động tài liệu ghi âm; ngoài phần âm thanh, độc giả có thể

nhìn thấy và sao in nội dung bài mà mình được nghe và nghiên cứu.

Khối lượng tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III do phòng Phim - Ảnh - Ghi âm quản lý là lớn. Trong khi đó,

Trung tâm chỉ bố trí một số cán bộ phụ trách, lại không được đào tạo chuyên

sâu về lĩnh vực tài liệu nghe – nhìn. Do đó vấn đề cán bộ nghiệp vụ có đủ

năng lực và trình độ để đảm đương các khâu nghiệp vụ đối với loại hình tài

liệu này tại Trung tâm đang là một khó khăn lớn. Bởi lẽ, xã hội phát triển sẽ

kèm theo những công nghệ kỹ thuật hiện đại. Khi đưa công nghệ kỹ thuật

hiện đại vào chuyên môn đòi hỏi phải có những người có trình độ thực sự để

đảm đương các khâu nghiệp vụ này, đồng thời tiếp cận những máy móc hiện

đại phục vụ cho công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe

– nhìn nói riêng.

2.4.3. Nhận xét đánh giá việc bảo quản tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại

TTLTGQ III.

Tài liệu nghe – nhìn là một trong số thành phần tài liệu của phông lưu

trữ Quốc gia. Nó có giá trị về nhiều mặt nên việc bảo quản an toàn và khai

thác sử dụng một cách hiệu quả là nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngành lưu

trữ Việt Nam nói chung và của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng.

Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em rút ra một số nhận xét về những ưu nhược

điểm trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm như sau:

2.4.3.1. Ưu điểm.

Công tác bảo quản tại TTLTQG III trong những năm qua đã thu được

nhiều kết quả quan trọng, góp phần lớn vào việc giữ gìn nguồn tài liệu, tư liệu

quý giá cho quốc gia, cho dân tộc. Để có được những thành quả đáng tự hào

này là sự kết hợp hài hòa, triệt để các nguồn lực để tạo nên những bước tiến

lớn trong bảo quản tài liệu nghe nhìn. Dựa vào việc phân tích thực trạng ở

chương này, ta có thể thấy công tác bảo quản tại Trung tâm có được những

điểm tích cực sau:

Thứ nhất, TTLTQG III nhận được sự quan tâm lớn của Nhà nước và Bộ

Nội vụ trong việc đầu tư kinh phí để xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết

bị, cơ sở vật chất và đào tạo nhân sự để phục vụ tốt các hoạt động lưu trữ nói

chung, trong đó có công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.

Thứ hai, Trung tâm đã ban hành một số văn bản về công tác bảo quản

tài liệu như: Nội quy ra vào kho; quy định về phòng cháy, chữa cháy; quy

định về xuất, nhập tài liệu và một số nghiệp vụ khác liên quan. Các quy định,

quy chế này được ban hành dựa trên việc khảo sát thực tế hoạt động, khả

năng, điều kiện của Trung tâm do đó mang tính thiết thực cao, tạo điều kiện

thuận lợi để các cán bộ, công chức, viên chức nắm rõ nghiệp vụ và thực hiện

tốt nhiệm vụ.

Thứ ba, Hệ thống kho tàng để bảo quản tài liệu nghe – nhìn luôn được

nâng cấp, xây mới nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Hệ

thống các trang thiết bị ở cả kho cũ và kho mới đều được trang bị đầy đủ bao

gồm cả các trang thiết bị cơ bản và nâng cao như các giá đựng tài liệu, máy

hút ẩm, tủ hút ẩm, hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống báo cháy và chữa

cháy tự động, hệ thống báo đột nhập... thường xuyên được kiểm tra, duy tu,

bảo dưỡng theo định kỳ và đột xuất đảm bảo tối đa cho sự an toản của tài liệu.

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng chú trọng việc mua sắm các trang thiết bị mới,

gần đây Trung tâm đã trang bị thêm mấy số hóa tài liệu để đẩy nhanh tiến độ

và số lượng các tài liệu được số hóa.

Thứ tư, nguồn nhân lực cho công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại

Trung tâm cả trình độ chuyên môn cao, giầu kinh nghiệm, năn chắc về nghiệp

vụ bảo quân tài liệu nghe- nhìn và có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực công

nghệ thông tin trong việc vận hành các loại máy móc, thiết bị hiện đại phục

vụ cho công tác bảo quản tài liệu nghe nhin.

Thứ năm, Trung tâm ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ thông

tin vào công tác bảo quản tài liệu như xây dựng các phần mềm lưu trữ CSDL

từ tài liệu số hóa và tài liệu điện tử để phục vụ cho nhu cầu tra tìm trong

tương lai tiến tới thay thế hoàn toàn phục vụ độc giả bằng tài liệu gốc. Hiện

nay, Trung tâm cũng thực hiện việc xuất tài liệu phục vụ độc giả hoàn toàn

thông qua hệ thống phần mềm từ việc đăng ký đến xử lý yêu cầu và đáp ứng

yêu cầu và phục vụ đổi với cả tài liệu gốc và tài liệu được số hóa

2.4.3.2. Hạn chế.

Bên cạnh những điểm tích cực, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe

nhìn tại TTLTQG III cũng gặp phải những khó khăn, hạn chế về nhiều mặt

Cụ thể:

Thứ nhất, chưa có văn bản nào được ban hành quy định riêng về công

tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Hệ thống văn bản khá hoàn thiện nếu

xét về khía cạnh bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung nhưng sẽ là thiếu sót nếu

xét trên khía cạnh bảo quản tài liệu nghe nhìn. Hiện nay, các văn bản quy định

về bảo quản tài liệu chủ yếu nghiêng về tài liệu giấy, hoặc nếu có tài liệu nghe

nhìn thì chỉ được đề cập đến trong các văn bản quy định chung. Đối với loại

hình tài liệu có tính đặc thù như tài liệu nghe nhìn thì sự khác biệt trong chế

độ bảo quản So với các loại hình tài liệu khác là rất lớn. Những văn bản đã

ban hành có thể phù hợp một phần hoặc hoàn toàn không phù hợp do không

bám sát được các đặc điểm của tài liệu nghe nhìn, vì vậy chưa mang lại hiệu

thực sự khi áp dụng.

Thứ hai, kho lưu trữ được xây dựng từ năm 2002 cùng các trang thiết bị

trong kho đã có hiện tượng xuống cấp, vị trí nhà kho bố trí chưa hợp lý. Mặc

dù Trung tâm rất quan tâm tới việc duy tu, sửa chữa và nâng cấp hệ thống kho

bảo quản nhưng theo thời gian, công trình không tránh khỏi những hư hỏng

về mặt vật lý, ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu nghe nhìn và các trang thiết bị ở

bên trong từ đó gây khó khăn cho công tác bao quan. Mặt khác, nhà kho được

xây dựng gần khu dân cư có mật độ các công trình nhà ở, trung tâm thương

mại, cửa hàng dày đặc tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây mất an toàn với tài liệu

nghe nhìn

Thứ ba, thiếu nguồn nhân lực cho công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn..

Thứ tư, Trung tâm còn gặp phải nhiều vướng mắc khi số hóa tài liệu

nghe nhìn trong việc lựa chọn tài liệu để số hóa và quy trình số hóa tài liệu.

Hiện tại, vẫn chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể nào về điều kiện, tiêu chí

để lựa chọn tài liệu số hóa mà chỉ căn cứ vào giá trị của phông lưu trữ, tình

trạng vật lý và tần suất khai thác, sử dụng của tài liệu đó. Về quy trình số hóa

tài liệu nghe nhìn, Trung tâm mới chỉ có văn bản về quy trình số hóa tài liệu

ghi âm, chưa có văn bản quy định về quy trình số hóa tài liệu ảnh và tài liệu

phim điện ảnh, riêng tài liệu ảnh thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã

đồng ý văn bản dự thảo của Trung tâm trình lên và đang trong quá trình làm

các thủ tục để ban hành. Những điều này gây lúng túng cho các cán bộ khi

thực hiện, ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ nghe nhìn

của Trung tâm.

Thứ năm, thiếu kinh nghiệm và giải pháp trong các hoạt động nghiệp

vụ như : công tác vệ sinh tài liệu ; công tác tu bổ, phục chế tài liệu nghe nhìn

bị hư hỏng. Các phương án được đưa ra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quốc tế

qua những đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ của các cán bộ được cử đi nước

ngoài mà chưa có sự nghiên cứu cụ thể về tình hình, đặc điểm tài liệu trong

nước để đưa ra những biện pháp phù hợp.

2.4.4. Nguyên nhân

Những hạn chế vừa nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Thứ nhất, hệ thống cơ sở lý luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

nghe nhìn chưa hoàn thiện, gây khó khăn cho việc xây dựng và ban hành văn

bản. Tài liệu lưu trữ nghe nhìn xuất hiện ở khoảng đầu thế kỷ XIX, có thể coi

là loại hình tài liệu “ trẻ ” bên cạnh các loại hình khác như gỗ, vải, giấy. Với

thời gian ra đời muộn hơn, tài liệu nghe nhìn chưa trải qua khoảng thời gian

nghiên cứu cần thiết để xây dựng nên một hệ thống lý luận hoàn thiện. Hơn

nữa, đặc tính phức tạp của tài liệu nghe nhìn phần nào là một trở ngại đối với

các nhà nghiên cứu khi xây dựng các biện pháp bảo quản. Mặt khác, sự ra đời

của tài liệu nghe nhìn vào bối cảnh lịch sử để nhìn nhận một cách có căn

nguyên về vấn đề này. Khoảng thế 50 kỷ XIX đến XX là khoảng thời gian thế

giới có nhiều biến động lớn về chính trị và quân sự, những cuộc xung đột vũ

trang, tôn giáo, sắc tộc liên tiếp xảy ra trong một quốc gia hoặc giữa các quốc

gia với nhau đã đặt thế giới vào tình trạng luôn bất ổn. Trong một bối cảnh

lịch sử, xã hội bất ổn thì những ưu tiên khác như kinh tế, giáo dục, khoa học...

sẽ đặt dưới chính trị, quân sự,. khoa học về tài liệu nghe nhìn không có được

môi trường thuận lợi để phát triển, vì vậy ở Việt Nam và trên thế giới hiện

nay, chưa có nhiều công trình nghiên cứu có giá trị về loại hình tài liệu này.

Xuất phát từ những nguyên nhân trên, hoạt động xây dựng và ban hành văn

bản về công tác này gặp nhiều trở ngại do thiếu căn cứ về mặt lý luận - yếu tố

cần thiết để cấu thành nên hiệu lực pháp lý của văn bản, Điều này dẫn tới một

thực trạng trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là thiếu hệ

thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền.

Hai là, nguồn kinh phí để đầu tư vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

ngh- nhìn còn hạn chế so với nhu cầu thực tế. Tài liệu nghe nhìn có chế độ

bảo quản phức tạp, do đó những cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho

công tác này cực kỳ tốn kém. Mặc dù có được sự quan tâm đầu tư từ Nhà

nước, song mức độ vẫn còn khiêm tốn so với nhu cầu thực tế trong khi nguồn

thu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia luôn hạn chế.

Thứ ba, chưa có nhiều nghiên cứu bài bản về các biện pháp kỹ thuật

trong bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn, Các biện pháp kỹ thuật trong bảo

quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn tại TTLTQG III được thực hiện chủ yếu bằng

các phương thức và phương tiện truyền thống mà chưa có tính khoa học, việc

áp dụng những kinh nghiệm nước ngoài đôi khi mang tính chắp vá. Thực

trạng này xuất phát từ việc những công trình nghiên cứu đối với tài liệu giấy

chiếm số lượng áp đảo trong khi nghiên cứu đối với tài liệu nghe-nhìn chiếm

một số lượng khiêm tốn, do đó chưa mang lại được hiệu quả. Việc nghiên cứu tài

liệu nghe nhìn phức tạp hơn tài liệu giấy rất nhiều, người nghiên cứu ngoài kiến

thức về lưu trữ cần có sự hiểu biết đối với nhiều lĩnh vực khác như lý - hóa - sinh

hay công nghệ thông tin.

Thứ tư, các nghiệp vụ của ngành lưu trữ chưa đủ sức hút để thu hút

nguồn nhân lực dồi dào, chất lượng. Ngành lưu trữ là một ngành tạo ra nhiều

cơ hội nghề nghiệp vì tầm quan trọng của nó đối với hoạt động của mọi cơ

quan, tổ chức. Tuy nhiên, chưa nhiều người biết và hiểu rõ về ngành nghề này

và nó chỉ phổ biến với giới trong ngành hay những ngành có liên quan. Ngay

cả những sinh viên được đào tạo bài bản về lưu trữ cũng có xu hướng chấp

nhận làm trái ngành, trái nghề ngày càng nhiều. Nói cách khác, các công việc

trong ngành lưu trữ chưa tạo ra được sức hút để tạo nên được sự cạnh tranh và

thu hút nguồn nhân sự chất lượng.

2.5. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –

nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

2.5.1. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe- nhìn tại

Trung tâm Lưu trữ

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản với số lượng

gần 350.000 tấm ảnh, hàng trăm cuộn phim, hàng nghìn cuộn băng ghi âm có

nội dung phản ánh về các hoạt động trên các lĩnh vực chính trị, ngoại giao,

quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của đất nước từ sau Cách mạng tháng Tám

năm 1945 đến nay. Do vậy, TLLT nghe-nhìn là nguồn thông tin tài liệu chính

xác để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử, viết bài cho tạp chí, cung cấp

các tư liệu để xây dựng các tuyển tập, phục vụ triển lãm và các nhu cầu chính

đáng khác của độc giả.

Qua khảo sát độc giả đến sử dụng TLLT nghe-nhìn qua sổ đăng kí độc

giả từ 2009-2020 tại Trung tâm, theo thống kê số lượng độc giả đến khai thác

sử dụng tăng lên đáng kể nhất là trong những năm gần đây. Độc giả đến khai

thác sử dụng TLLT nghe-nhìn nhằm nhiều mục đích khác nhau. [phụ lục 9]

Trước tiên là nhu cầu khai thác TLLT nghe-nhìn để phục vụ học tập và

nghiên cứu khoa học. Chủ yếu là mục đích nghiên cứu thực hiện luận văn

thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp trong thời gian học tập và nghiên cứu khoa học

tại trường, có độc giả nghiên cứu các phông lưu trữ nghe-nhìn để viết báo,

quay phim; hay nghiên cứu về TLLT nghe-nhìn nhằm tìm hiểu về cuộc đời,

sự nghiệp của các cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất, Nhìn chung, đối tượng đến khai

thác, sử dụng TLLT nghe-nhìn rất đa dạng từ sinh viên, học viên cao học cho

đến các nhà nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ. Chủ đề nghiên cứu phù hợp với lĩnh

vực mà độc giả quan tâm khai thác. Do vậy, trước nhu cầu khai thác sử dụng

TLLT ngày càng cao, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã và đang đa dạng hóa

các hình thức khai thác sử dụng tài liệu để đáp ứng nhu cầu và mục đích khai

thác của độc giả

Thứ hai là nhu cầu khai thác tài liệu để phục vụ công tác quản lý: TLLT

là nguồn tài liệu quan trọng trong việc xây dựng các chiến lược, các kế hoạch,

mục tiêu cũng như đưa ra những quyết định quản lý của các cơ quan nhà nước

như Chính phủ, Các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, các Cục, các Sở ban

ngành... Đặc biệt khối tài liệu lưu trữ nghe-nhìn bảo quản tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III còn cung cấp những tài liệu có giá trị cho các đại biểu

Quốc hội thẩm định, tham khảo trong việc thông qua các bài phát biểu, bài

viết của các nhà lãnh đạo đất nước trong các kỳ họp của Quốc hội ; giúp

các đại biểu Quốc hội có cơ sở xem xét và quyết định các vấn đề trong đời

sống xã hội, đất nước.

Thứ ba, nhu cầu khai thác TLLT nghe-nhìn để phục vụ hoạt động của

các cơ quan, tổ chức: TLLT nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

cũng góp phần phục vụ đắc lực cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt chức

năng, nhiệm vụ và những mục tiêu đã đặt ra. Ví dụ như Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III đã cung cấp những bức ảnh, bản đồ, bài viết về chủ quyền biển

đảo, ngoài ra có rất nhiều bài phát biểu liên quan đến các chủ trương chính

sách của Nhà nước về kinh tế, xã hội hay những tài liệu bản vẽ, tài liệu về

điều tra, thị sát về các công trình quốc gia... giúp cho các cán bộ ở các cơ

quan, đơn vị có liên quan có thể học hỏi những kinh nghiệm trong quá khứ về

thực hành tiết kiệm mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc; Trung tâm

cũng cung cấp TLLT là tài liệu hành chính hoặc tài liệu nghe-nhìn giúp các

bảo tàng để trưng bày một chuyên đề hấp dẫn, đúng với lịch sử, thu hút khách

tham quan.

2.5.2. Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ảnh

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc

biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai

thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.

Tài liệu ảnh có nhiều ý nghĩa khác nhau và được khai thác sử dụng

dưới nhiều hình thức phong phú tuỳ thuộc vào mục đích của người nghiên

cứu. Đối với TLLT ảnh, TTLTQG III đã sử dụng một số hình thức tổ chức

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ảnh như sau:

- Sử dụng tài liệu lưu trữ ảnh tại phòng đọc [ phụ lục 10]

Nhìn chung, trong nhiều năm qua, Lãnh đạo và viên chức tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III đã có nhiều cố gắng trong việc lưu trữ, bảo quản, đa

dạng hóa các hình thức khai thác, trong đó tập trung đổi mới hình thức khai

thác sử dụng tài liệu tại phòng Đọc. Tuy nhiên, so với tổng số độc giả đến

khai thác sử dụng tài liệu thì số độc giả khai thác TLLT nghe - nhìn còn hạn

chế, chưa tương xứng với kỹ thuật, kinh phí đầu tư cho bảo quản khối tài liệu

đang bảo quản tại Trung tâm. (Số liệu độc giả đến khai thác tại phòng đọc

theo biểu gửi kèm tại phụ lục ). [ phụ lục 11]

Hiện nay, hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn phổ biến nhất

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là hình thức khai thác sử dụng tại phòng

Đọc. Hình thức này giúp cho độc giả có thể trực tiếp tiếp cận với tài liệu để

phục vụ hoạt động nghiên cứu. Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này là độc

giả phải thực hiện các thủ tục khai thác phức tạp, ảnh hưởng đến thời gian,

công sức đi lại, hạn chế về khoảng cách địa lý của độc giả. Nhất là đối với

những độc giả không thể thường xuyên, trực tiếp đến Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III để đọc và khai thác tài liệu. Ngược lại về phía Trung tâm, để

phục vụ tốt nhất có thể cho độc giả đến khai thác tài liệu cần phải bố trí phòng

đọc, các trang thiết bị (bàn, ghế, ánh sáng, máy vi tính…) và bố trí cán bộ,

viên chức có kinh nghiệm chuyên môn sâu, am hiểu về tài liệu để hướng dẫn

độc giả làm các thủ tục và tiếp cận trực tiếp với TLLT nghe - nhìn.

Hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn tại phòng Đọc cho phép

độc giả tiếp cận với tài liệu dưới dạng bản chính, bản gốc và với nhiều loại

hình tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm… Các tài

liệu khi đưa ra phục vụ đều đã được lập hồ sơ và biên mục đầy đủ nhằm thuận

tiện cho công tác khai thác sử dụng của độc giả. Bên cạnh đó, với những tài

liệu đã được số hóa thì độc giả sẽ được cung cấp máy tính để khai thác trực

tiếp tại phòng Đọc.

Theo bà Nguyễn Hằng Lý - cán bộ phòng Đọc, Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III cho biết “Hiện nay tại trung tâm lưu trữ quốc giá III đang đồng

thời tồn tại 2 loại công cụ tra cứu: mục lục giấy (hơn 400 quyển) và cơ sở dữ

liệu điện tử (hơn 200 phông dữ liệu)”. Với mục lục giấy, mỗi phông tài liệu

được biên mục và đóng thành một quyển mục lục để thuận tiện đem ra khai

thác và sử dụng; cơ sở dữ liệu điện tử cũng được chia thành các phông tài liệu

để dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã sử dụng công nghệ thông tin vào

việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin của LTTL nghe - nhìn để đưa ra phục

vụ độc giả tại phòng Đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tại liệu một cách nhanh

chóng. Việc đăng tải sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III lên cổng dịch vụ công trực tuyến là bước tiến lớn cho

thấy nỗ lực của Trung tâm trong việc hoàn thiện dịch vụ của mình, đưa TLLT

đến gần với xã hội.

Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo

cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác.

Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định

số 104/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng

đọc và Quy trình Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ

quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả,

đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác tài liệu rút ngắn được thời gian

chờ đợi làm thủ tục.

Nhìn chung, việc khai thác hồ sơ, TLLT nghe - nhìn tại phòng Đọc

bước đầu đã đáp ứng tốt dịch vụ cơ bản tới độc giả, cùng với đó là không gian

phòng Đọc rộng rãi, đảm bảo sự riêng tư cho từng người nhưng vẫn có sự liên

kết với cán bộ phòng Đọc, hệ thống công cụ hỗ trợ được cải tiến phù hợp với

nhu cầu của khách hàng cùng một điểm cộng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III. Điều này đã phần nào thỏa mãn được yêu cầu của độc giả khi tới sử dụng

dịch vụ.

- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ ảnh :

Triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức truyền thông tin trong TLLT đến

với người đọc, người xem nhanh nhất vì cùng một lúc có thể giới thiệu được một

loạt ảnh nói về một chủ đề hoặc nhiều chủ đề khác nhau và trực tiếp nhất nên

được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm và tiến hành một cách thường

xuyên [ Phụ lục 12]. Mỗi năm thường sẽ có một cuộc triển lãm do Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III chủ trì tổ chức, và một số cuộc triển lãm, trưng bày là phối hợp

với các đơn vị khác cùng thực hiện (cung cấp TLLT theo yêu cầu của đơn vị mà

Trung tâm phối hợp…), trung bình vài tháng sẽ có một chuyên đề trưng bày.

Phòng Công bố - Giới thiệu tài liệu chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai các

cuộc trưng bày, triển lãm của Trung tâm để trình lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước. Địa điểm tổ chức có thể là ngay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoặc có

thể thuê địa điểm, hợp tác với các bảo tàng như Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng

Quân đội, Bảo tàng Cách mạng... Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

đã tổ chức được rất nhiều cuộc trưng bày triển lãm TLLT nghe - nhìn. Các cuộc

trưng bày, triển lãm do Trung tâm tổ chức có sức lôi cuốn mạnh mẽ, thực sự hấp

dẫn người xem, được dư luận xã hội đánh giá cao như:

Cuộc triển lãm “Họa sĩ Bùi Trang Chước - Tác phẩm và hành trình sáng

tạo” tổ chức từ ngày 25/04/2004 - 25/05/2004 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

với hơn 1000 tác phẩm của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước. Đây là lần đầu tiên một số

lượng tác phẩm lớn của hoạ sĩ được ra mắt công chúng. Trong số hơn 100 tác

phẩm này có 80 bản mẫu Quốc huy (trong tổng số 90 bản phác của cố hoạ sĩ Bùi

Trang Chước), cũng là lần đầu tiên Trung tâm tự tổ chức cuộc triển lãm có quy

mô lớn dựa trên cơ sở vật chất đang có. Nội dung cuộc triển lãm bao gồm các mẫu

bằng khen, tem bưu chính, biểu trưng và nhiều mẫu bằng khen, huân huy chương

khác phục vụ cho công cuộc sáng tác mẫu Quốc huy Việt Nam - Mẫu để làm cơ

sở lựa chọn cuối cùng. Triển lãm đã thu hút được sự quan tâm của các bộ, ban,

ngành, các nhà nghiên cứu, các họa sĩ và gần 50 cơ quan thông tấn báo chí trong

cả nước và có trên 100 trong số 300 người đến xem viết cảm tưởng ghi lại cảm

xúc về cuộc trưng bày. Đặc biệt, tham dự buổi triển lãm còn có sự góp mặt của

Tổng Bí thư Lê Khả Phiêu, nhà sử học Dương Trung Quốc, Giáo sư Nguyễn Lân

Dũng, nguyên Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin Phạm Quang Nghị.

Mới đây nhất là cuộc triển lãm về Quốc huy - Quốc kỳ - Quốc ca của Việt

Nam tại phòng Trưng bày thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III [ phụ lục 13],

trong đó có trưng bày các bản vẽ phác thảo Quốc huy của Họa sỹ Bùi Trang

Chước và một số tài liệu liên quan đến nhạc sỹ Văn Cao với bản sao bản viết tay

sáng tác ca khúc Tiến quân ca (quốc ca của Việt Nam). Cuộc trưng bày tổ chức

nhân dịp chào mừng Quốc khánh 02-9 kéo dài từ 1/9 - 9/9/2020 đã và đang thu

hút được nhiều sự quan tâm của độc giả. Nó cũng có ý nghĩa rất to lớn đối với

nhiều nhà nghiên cứu cũng như tạo được sự yêu thích, tự hào đối với học sinh,

sinh viên đến tham dự.

Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn đẩy

mạnh các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo nhằm thu hút người xem đến tham

quan. Trung tâm đã tiến hành tổ chức các buổi họp báo, mời các nhà báo, các đài

truyền hình đến tham dự và đưa tin trước những buổi trưng bày, triển lãm. Ví dụ

như buổi họp báo trước cuộc triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B” vừa qua

của Trung tâm đã có hơn 40 nhà báo tham dự và có hàng chục bài báo viết về

cuộc triển lãm. Hơn nữa, triển lãm này còn được đưa tin vào chương trình thời sự

của Đài Truyền hình Việt Nam và Đài phát thanh - truyền hình Hà Nội. Đây là

những hoạt động có giá trị không chỉ để người xem biết đến Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III mà còn giúp người xem hiểu và giữ gìn, trân trọng các giá trị văn hóa

chứa đựng trong các TLLT

Ngoài việc tổ chức triển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức

trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2007 đến nay

đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại Trung tâm như: “Chủ tịch

Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm 2007”; “Kỷ

niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”.

Nhìn chung, các cuộc trưng bày triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III tổ chức đã thu hút nhiều lượt khách trong và ngoài nước đến thăm, đem

lại hiệu quả tuyên truyền về TLLT một cách tích cực, góp phần tăng cường

phát huy giá trị của tài liệu. Nội dung trưng bày triển lãm phong phú, nhiều

cuộc đã theo sát các sự kiện chính trị xã hội. Đã có sự phối hợp chặt chẽ với

các đơn vị như các bảo tàng và các cơ quan báo chí, truyền hình.

- Cung cấp bản sao: Hình thức cung cấp bản sao là hình thức khai thác

sử dụng TLLT nghe – nhìn do cơ quan lưu trữ cung cấp bản sao chứng thực

cho độc giả có nhu cầu sử dụng thông tin làm bằng chứng hoặc chứng minh,

đây là dịch vụ công và tính phí sử dụng theo quy định của pháp luật. Giống

như khai thác các nhóm TLLT khác đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III, đối với việc khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn, nếu độc giả có

nhu cầu chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu sao tài liệu [ phụ

lục 14]. Dịch vụ sao phim được thực hiện như sau:

- Viên chức phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III phê duyệt.

- Viên chức phòng Đọc ghi vào sổ đăng kí phiếu yêu cầu sao tài liệu và

tiến hành thực hiện sao phim.

Đối tượng được sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao phim là tất cả cơ

quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng TLLT nghe - nhìn để phục vụ công

tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Những đối

tượng trên cần phải đem giấy tờ chứng minh thân phận và các loại giấy tờ liên

quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi. Các đối tượng được quy định rõ

trong Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Thời gian sao tài liệu sẽ tùy thuộc vào số lượng tài liệu cần sao chụp, số

lượng phiếu yêu cầu, khối lượng công việc của cơ quan cũng như các điều

kiện khách quan khác. Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thực

hiện tốt công đoạn này, thời gian được rút gọn với tác phong làm việc nhanh

chóng của cán bộ Trung tâm thường được hoàn thành trước thời hạn đã hẹn.

- Công bố, giới thiệu tài liêu lưu trữ ảnh thông qua các phương tiện

truyền thông:

Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử

lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ ảnh thường được lựa chọn, xác minh sử liệu

để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Từ năm 1995

đến nay, Trung tâm đã có hơn 300 bài đăng tải công bố. Hầu hết các bài viết

được đăng tải trên các phương tiện truyền thông như báo, tạp chí trong và

ngoài ngành: Tạp chí Văn thư và Lưu trữ, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Tạp chí

Lịch sử Đảng, Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Tiền phong, Báo An ninh

thế giới; website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (https://luutru.gov.vn/

) , trang facebook: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Cục văn thư và lưu trữ

nhà nước và một số các trang website xã hội khác như http://vietbao.vn;

http://vnexpress.net; http://tienphong.vn…Các bài viết có thể được đăng tải

với nhiều nội dung khác nhau như: Công bố những tài liệu quý hiếm mà

Trung tâm mới thu thập được hay các tài liệu được các cơ quan, tổ chức, cá

nhân tình nguyện hiến tặng cho Trung tâm.

Gần đây nhất, trong không khí rộn ràng, phấn khởi của cuộc bầu cử Đại

biểu Quốc hội khóa XV và bầu cử Hội đồng Nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2021

-2026, trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

(https://luutru.gov.vn) đã giới thiệu một số hình ảnh quý về Bác Hồ với công

tác bầu cử đại biểu Quốc hội. Trong các kỳ bầu cử Quốc hội khóa I, khóa II,

khóa III, Bác Hồ vừa là người chỉ đạo, tổ chức các cuộc bầu cử đại biểu Quốc

hội, kêu gọi nhân dân tham gia bầu cử, ứng cử để góp sức mình cho sự nghiệp

cách mạng của đất nước. Những bức ảnh đó không chỉ có ý nghĩa đối với

cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội đã qua, mà đến hôm nay những bức ảnh này

còn giữ nguyên giá trị sâu sắc, là hình mẫu để các thế hệ người dân Việt Nam

noi theo, càng thêm kính trọng Bác và niềm tin vào sự nghiệp cách mạng của

dân tộc. [ phụ lục 15]

Trung tâm cũng đã biên soạn và xuất bản 11 cuốn sách và một số ấn

phẩm lưu trữ. Chẳng hạn như: Nhân kỷ niệm 60 năm thành lập Hội Nhà văn

Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có những bài công bố giới thiệu

một số tác phẩm của Nhà văn Tô Hoài, trong đó có các hình ảnh liên quan đến

đời tư cũng như quá trình hoạt động của nhà văn cùng với đó là bản viết tay

Hồi ký “Cát bụi chân ai” của Nhà văn năm 1990.

Các bài viết có tính chất giới thiệu với một số nội dung chính là: giới

thiệu một phông lưu trữ hoặc một loại hình phông lưu trữ của Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III; giới thiệu một số các cuộc trưng bày triển lãm, các cuốn

sách, bộ phim của Trung tâm; giới thiệu các hoạt động của Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III. Các bài viết này phục vụ mục đích tuyên truyền cho giá trị to

lớn về nội dung và sự đa dạng, phong phú về hình thức của TLLT hiện đang

bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua đó, quảng bá hình ảnh của

Trung tâm đối với xã hội

- Làm quà lưu niệm: Đây cũng là một hình thức để tuyên truyền, quảng

bá, giới thiệu TLLT nghe -nhìn cũng như hình ảnh của Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III với các cá nhân, đơn vị, tổ chức trong xã hội. Quà lưu niệm là vật

phẩm mang đậm dấu ấn của TLLT hiện đang bảo quản tại Trung tâm. Chúng

giúp cho hình ảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tác động vào tâm trí

của đối tượng được biếu tặng ví dụ như: Trung tâm đã sưu tầm và lựa chọn 79

chữ ký của Chủ tịch Hồ Chí Minh từ năm 1945 - 1969 để số hóa, in và treo

trong khung ảnh làm quà tặng cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Với đối tượng là các nhà nghiên cứu sử dụng tài liệu với số lượng lớn

và thường xuyên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gửi tặng các ấn phẩm, tranh

ảnh về TLLT hiện đang được bảo quản tại cơ quan; tổ chức các cuộc trưng

bày - triển lãm TLLT; gửi email, tin nhắn giới thiệu về những khối TLLT

mới, đặc sắc của Trung tâm...

Với đối tượng là học sinh, sinh viên Trung tâm III cũng gửi tặng các ấn

phẩm, sách giới thiệu, tranh ảnh về TLLT tại Trung tâm thông qua đầu mối là

trường học hoặc khoa, bộ môn; đưa những thông tin hấp dẫn, thú vị về TLLT

nghe - nhìn trên các phương tiện truyền thông như báo đài, mạng xã hội,

website...

2.5.3. Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phim điện

ảnh

Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh là một di sản văn hóa đặc biệt, là nguồn

sử liệu quý giá có ý nghĩa rất lớn đối với việc nghiên cứu khoa học, xây dựng

kinh tế, quản lý Nhà nước và quản lý xã hội.

Tuy nhiên, hình thức khai thác sử dụng của tài liệu lưu trữ phim điện

ảnh của TTLTQG III cũng giống như tài liệu lưu trữ ảnh ở hình thức như: Sử

dụng tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại phòng xem; Triển lãm; Công bố tài

liêu lưu trữ phim điện ảnh thông qua các phương tiện truyền thông. Song tài

liệu lưu trữ phim điện ảnh cũng có thêm những hình thức tổ chức khai thác sử

dụng phong phú và đa dạng để phát huy hết những tiềm năng sẵn có của

chúng. Đó là các hình thức như: giới thiệu tài liệu phim theo các chuyên đề;

cho mượn các bản sao tài liệu phim; sử dụng phim cũ để sản xuất phim mới.

Các hình thức hoạt động trên đều có tính chất tuyên truyền rộng rãi.

Trung tâm đã phối hợp với các cơ quan chức năng như Hội Nhà văn, Đài

Truyền hình Việt Nam, Đài Truyền hình Hà Nội…. xây dựng một số bộ phim

như bộ phim “Những người giữ tài liệu của Bác Hồ” nhân dịp kỷ niệm 107

năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1997, xây dựng 02 cuốn phim về

nhà văn Nguyễn Văn Bổng,…. Đặc biệt là việc hợp tác với Đài Truyền hình

Việt Nam xây dựng phóng sự: “Giữ trọn niềm tin” qua đó giới thiệu những

hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B thời kỳ kháng chiến chống Mỹ. Việc phát sóng

bộ phim đã có hiệu quả to lớn là giúp nhiều cá nhân và gia đình tìm lại được

hồ sơ là chứng cứ để làm thủ tục về chế độ chính sách. Xây dựng các bộ phim

tài liệu từ các tư liệu cũ, ví dụ: phim Hồ Chí Minh chân dung một con người,

Đường mòn trên biển, Việt Nam-Thiên lịch sử truyền hình hay Việt Nam-

cuộc chiến tranh 1 vạn ngày…

Bộ phim tài liệu nhiều tập Những giải mã mang tên Việt Nam do Đài

Truyền hình Việt Nam sản xuất, chương trình Người gieo mùa vui, gặt tiếng

cười - Chuyện kể về Nhà thơ trào phúng Tú Mỡ (1900-1976) do Đài Truyền

hình Việt Nam sản xuất,… Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cho ra

mắt công bố nhiều bộ phim tài liệu để kỷ niệm một số sự kiện trọng đại của

dân tộc và của ngành như năm 2007 với bộ phim “Hội diễn văn nghệ lưu trữ

các tỉnh phía Bắc tại Hải Phòng” và 10 chuyên đề phim về các sự kiện, hoạt

động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III; bộ phim “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - một mỏ vàng văn hóa” có nội

dung về sự hình thành và phát triển của Trung tâm và một số phông và sưu

tầm tài liệu đang bảo quản tại đây. Các bộ phim này có tính chất tuyên truyền,

quảng bá về công tác lưu trữ và vai trò của TLLT trong công cuộc xây dựng

và bảo vệ đất nước, cũng như hình ảnh và vị trí của Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III đối với xã hội.

2.5.4. Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ghi âm.

Tài liệu lưu trữ ghi âm của TTLTQG III là các tài liệu được chế tác

bằng các loại vật liệu đặc biệt, có nội dung ghi lại các sự kiện lịch sử vĩ đại

của dân tộc, lời nói của các vị lãnh đạo Đảng, Nhà nước hoặc các giọng ca

của các nghệ sỹ nổi tiếng. Tài liệu ghi âm có ý nghĩa vô cùng quan trọng

trong hoạt động văn hoá, nghệ thuật, trong đời sống xã hội của đất nước, của

địa phương, của ngành, của cơ quan. Đối với hình thức khai thác tài liệu lưu

trữ ghi âm thì có thể áp dụng được các hình thức khai thác sử dụng của tài

liệu ảnh và phim điện ảnh mà em đã đưa ra ở trên như: hình thức khai thác sử

dụng tài liệu tại phòng đọc, hình thức thông báo, giới thiệu tài liệu trên các

phương tiện thông tin truyền thông hoặc hình thức xuất bản phẩm. Với mỗi

hình thức này đều cho độc giả, các đối tượng khai thác thông tin những cách

thức tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, do đặc điểm vốn có của nó là sản sinh ra

trong các hoạt động ghi âm, ghi hình được thu lại trong các băng casset hoặc

các loại đĩa Quang như đĩa CD, DVD thì hình thức đảm bảo cho người khai

thác thông tin một cách chính xác, trực quan và mang lại độ chân thực nhất

trong quá trình khai thác sử dụng là hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu tại phòng đọc. Với hình thức này độc giả, công chúng khi đến khai thác

sử dụng tài liệu có thể tiếp cận được những thông tin đang lưu giữ tại đây một

cách toàn diện, đa chiều trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội khi bàn

luận về một vấn đề, một sự việc hay một đối tượng nào đó được đề cập trong

loại hình tài liệu này

- Với hình thức công bố tài liệu lưu trữ ghi âm: các tài liệu lưu trữ ghi

âm là nguồn sử liệu quý giá gây ấn tượng sâu sắc và xúc cảm mạnh mẽ đối

với đông đảo thính giả. Với đặc điểm thông tin độc đáo là âm thanh tài liệu

ghi âm được công bố sử dụng rộng rãi như một công cụ tuyên truyền giáo dục

quần chúng rất sinh động và thực. Nhiều tài liệu ghi âm qua làn sóng của đài

tiếng nói Việt Nam, đài truyền hình Việt Nam đã đến với đông đảo thính giả

trong và ngoài nước.

Ví dụ: Nhà hát kịch Việt Nam khi dựng vở “ Người cầm súng ” đã công

bố đoạn băng ghi âm đầy tình cảm : “ Hồ Chủ Tịch nói về V.I.Lênin ” vở kịch

này đã được diễn trên nhiều sân khấu và trên đài truyền hình Việt Nam.

Ngoài các hình thức trên, việc sử dụng tài liệu lưu trữ ghi âm để nghiên

cứu lịch sử nghệ thuật âm nhạc dân ca của các địa phương, của các dân tộc

cũng được Trung tâm sử dụng nhưng không thường xuyên. Hình thức này

cũng được nhiều nhà nghiên cứu âm nhạc quan tâm. Tuy nhiên, hiện nay ở

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, do điều kiện về kỹ thuật còn nhiều khó khăn

nên việc phát huy giá trị của khối tài liệu lưu trữ ghi âm chưa được triệt để.

2.5.5. Nhân xét, đánh giá trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã nỗ lực tiến hành việc ứng dụng các

hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe-nhìn nói

riêng, góp phần đắc lực vào việc quảng bá, giới thiệu TLLT nghe –nhìn của

Trung tâm một cách thường xuyên, linh hoạt với sự đa dạng và phong phú.

2.5.5.1. Ưu điểm.

Thứ nhất, số lượng độc giả khai thác TLLT nói chung và TLLT nghe-

nhìn nói riêng đến khai thác sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày

càng đông đảo với nhiều mục đích khai thác khác nhau. Nhất là gần đây,

Trung tâm hướng tới việc đa dạng hóa việc áp dụng các hình thức khai thác,

sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe-nhìn nói riêng thì số lượng độc giả

đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng. Với những con số được

thống kê ở trên, có thể thấy rằng nhu cầu khai thác thông tin của xã hội ngày

càng tăng và cho thấy hiệu quả mà việc tích cực đổi mới các hình thức khai

thác sử dụng tài liệu mang lại cùng với sự hỗ trợ của các hoạt động truyền

thông, maketing về Trung tâm. Nhờ vậy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã

thu hút được nhiều đối tượng khai thác thông tin hay chính là thành phần độc

giả trong xã hội.

Thứ hai, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày càng đa dạng hóa và hiện

đại hóa hơn các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn. Ngoài các

hình thức truyền thống, có thể thấy những nỗ lực của Trung tâm trong việc sử

dụng nhiều các hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT nghe -nhìn như triển

lãm, trưng bày; làm phim; xây dựng phim; làm các ấn phẩm - quà lưu niệm...

với sự hỗ trợ tối đa của hoạt động truyền thông, maketing.

Ví dụ: Tổ chức những sự kiện phối hợp với các tỉnh thành trong cả

nước về một nội dung, vấn đề được xã hội quan tâm: trưng bày - triển lãm tài

liệu tại các địa điểm tập trung đông người như quảng trường. Kết hợp với các

đài truyền hình, các tờ báo uy tín sản xuất ra những chương trình, phim tài liệu,

phim tư liệu, các bài viết có nội dung liên quan khối TLLT nghe –nhìn mà

Trung tâm đang quản lý, có thể kể ra cái tên như: Bộ phim tài liệu nhiều tập

Những giải mã mang tên Việt Nam do Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất.

Thứ ba, Sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm, của Cục Văn thư và Lưu trữ

Nhà nước đối với công tác khai thác sử dụng TLLT nghe –nhìn ngày càng

được nâng cao. Lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khá quan tâm

đến công tác quảng bá, giới thiệu TLLT nghe -nhìn của Trung tâm. Trung tâm

đã xây dựng “Chương trình bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu từ năm 2008

đến năm 2015 (giai đoạn 1)” với những nội dung chính như sau: Biên soạn và

xuất bản 24 cuốn sách; Xây dựng các bộ phận chuyên đề, tổ chức sản xuất các

ấn phẩm lưu trữ; Hoàn thiện khu trưng bày tài liệu quí hiếm của Trung tâm;

Trưng bày, triển lãm 27 cuộc; Xây dựng Website của Trung tâm về công bố

các bài giới thiệu các cuộc trưng bày, triển lãm; Các bộ phim chuyên đề; Mục

lục tài liệu; Chăm lo xây dựng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực

trong việc phát huy giá trị TLLT.

Thứ tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay cũng đã đầu tư xây

mới cơ sở hạ tầng, song song với đó là hàng loạt trang thiết bị mới được lắp

đặt tạo thuận lợi cho việc sử dụng dịch vụ của độc giả như : hệ thống máy

tính, bàn ghế theo bộ và không gian rộng mở tạo sự thoải mái. Bên cạnh đó,

hệ thống công cụ tra cứu đã đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu của độc giả,

đặc biệt trong những năm gần đây, Trung tâm đã bước đầu ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu tạo nhiều thuận lợi cho người sử dụng.

Cùng với đó, công tác số hóa cũng rất được quan tâm, đầu tư sẽ là một thuận

lợi cho độc giả đến khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn sau này.

Thứ năm, sự thay đổi trong cách phục vụ bạn đọc của cán bộ Trung

tâm. Có thể nói, một trong những điểm mạnh dẫn đến sự thay đổi lớn trong

cộng tác khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT nghe –nhìn nói riêng đó là

sự tận tụy, yêu nghề và hăng say với công việc của các cán bộ lưu trữ tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III, Qua khảo sát thực tế, có thể nhận thấy rất rõ ràng, các

cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III luôn chủ động nắm chắc các

TLLT về nội dung, đặc điểm có trong kho lưu trữ của Trung tâm.

2.5.5.2. Hạn chế.

Thứ nhất, đối tượng độc giả của Trung tâm nói riêng và các lưu trữ nói

chung khá hạn chế, điều này do nhận thức của xã hội về lưu trữ còn chưa cao,

cơ quan lưu trữ cũng không có nhiều chương trình thực hiện quảng bá về

TLLT nghe- nhìn mà chủ yếu làm các công việc được cấp trên giao một cách

thụ động. Chính vì vậy, rất nhiều TLLT nói chung và TLLT nghe –nhìn nói

riêng, dù có giá trị thông tin cao nhưng không được xã hội biết đến và đưa

vào khai thác sử dụng gây lãng phí cho Nhà nước.

Thứ hai, các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn mà Trung

tâm tổ chức thực hiện chưa tương xứng với “sản phẩm TLLT nghe - nhìn”

hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như: Các bài viết, các

cuộc trưng bày triển lãm, các cuốn sách chưa khai thác hiệu quả lượng thông

tin và hình thức phong phú, đa dạng của TLLT nghe – nhìn hiện đang bảo

quản tại Trung tâm. Đa số những TLLT được giới thiệu, quảng bá chủ yếu là

khối tài liệu hành chính (nhiều nhất là Phông Thủ tướng ) và tài liệu một vài

cá nhân tiêu biểu, Hay nói cách khác, hiệu quả của các hình thức khai thác sử

dụng TLLT nghe – nhìn chưa cao. Vì vậy, nên nhiều người chưa biết đến nội

dung và giá trị TLLT nói chung và TLLT nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III để đến khai thác sử dụng.

Thứ ba, thông tin TLLT nghe - nhìn tại các cuộc triển lãm và sách

chuyên đề còn thiếu tính “ mới ” hay tính độc quyền thông tin tức thông tin

này chỉ có trong TLLT nghe - nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà

ngoài ra không nơi nào có. Đa số các thông tin tài liệu mà Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III giới thiệu, trưng bày hầu như xã hội đều đã biết thông qua các

nguồn thông tin khác như thư viện, internet, báo tạp chí chuyên ngành... Vì

vậy, các hoạt động quảng bá, giới thiệu chưa đạt hiệu quả cao về chất lượng.

Thứ tư, các cán bộ lưu trữ chưa có các biện pháp điều tra nhu cầu,

mong muốn của xã hội một cách bài bản. Mặc dù trong các báo cáo tổng kết

hàng năm của Trung tâm mới đây, các cán bộ lưu trữ đã bắt đầu thống kê số

lượng thành phần độc giả, số lượng người đến khai thác, số trang tài liệu mà

độc giả sao chụp. Nhưng dễ dàng nhận thấy, số lượng độc giả đến khai thác

TLLT nói chung và TLLT nghe - nhìn nói riêng vẫn khá là hạn chế. Do đó,

Trung tâm nên có định hướng mới về quảng bá, giới thiệu tài liệu không chỉ

dừng lại ở việc cung cấp, quảng bá, giới thiệu TLLT nghe - nhìn mà Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III có mà còn hướng đến cung cấp thông tin về TLLT

nghe - nhìn mà xã hội có nhu cầu.

2.5.6. Nguyên nhân

Thứ nhất, về kinh phí đầu tư, mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

đã đầu tư một khoản kinh phí nhất định hàng năm cho hoạt động phát huy giá

trị TLLT của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Nhưng nguồn kinh phí Nhà

nước chỉ có giới hạn nên nhiều khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III không thể

tổ chức các hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT nghe- nhìn hay TLLT nói

chung, vượt quá mức kinh phí tối đa cho phép. Muốn xin được kinh phí của

Cục, Trung tâm phải lập kế hoạch, dự toán ngân sách cho các hình thức giới

thiệu tài liệu sẽ triển khai trong năm sau vào thời điểm cuối năm nay để kịp tổ

chức. Một hình thức giới thiệu tài liệu ngoài khai thác tại phòng Đọc, muốn

được Cục phê duyệt và Trung tâm triển khai thì còn phải xem xét, bàn bạc và

xây dựng kế hoạch trong thời gian tương đối là dài. Vì vậy, trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III không thể tổ chức và đẩy mạnh các hình thức khai thác sử dụng

mới để phục vụ quảng bá, giới thiệu TLLT nghe-nhìn một cách thường xuyên

và sâu rộng

Thứ hai, về hạn chế trong công tác thu thập tài liệu. Hiện nay, Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III mới chỉ thu thập được khối tài liệu hành chính, tài

liệu của các văn nghệ sĩ và các nhà hoạt động khoa học xã hội. Tài liệu của

các nhà hoạt động chính trị, tài liệu nghe-nhìn và tài liệu khoa học kỹ thuật

chưa thu được nhiều. Vì vậy, nhiều khi tài liệu đưa ra giới thiệu không tạo

được hứng thú, lôi cuốn khách thăm quan và thỏa mãn nhu cầu thông tin của

họ. Trong các hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT, bên cạnh các tài liệu hành

chính thông thường thì các TLLT nghe – nhìn với những chùm tranh, ảnh,

bản vẽ, bút tích, bài viết sưu tầm... sẽ giúp cho thông tin đưa ra thêm phần

sinh động và phong phú. Từ đó Trung tâm sẽ thu hút được nhiều người quan

tâm hơn.

Thứ ba, Về thái độ phục vụ của viên chức phòng Đọc tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo

quản với số lượng gần 350.000 tấm ảnh, hàng trăm cuộn phim, hàng nghìn

cuộn băng ghi âm có nội dung phản ánh về các hoạt động trên các lĩnh vực

chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của đất nước từ sau

Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Để góp phần phát huy giá trị của

TLLT nghe – nhìn, đội ngũ làm công tác lưu trữ đóng vai trò là cầu nối, người

hỗ trợ khai thác quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều độc giả phàn

nàn về thái độ phục vụ của viên chức phòng Đọc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III, Độc giả đến khai thác không được hướng dẫn, phổ biến cụ thể các quy

định cũng như thủ tục khai thác tại Trung tâm. Hơn nữa, cán bộ làm công tác

lưu trữ thường có tâm lý lo ngại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn chưa được thu

thập, sưu tầm đầy đủ nên chưa thể phục vụ nghiên cứu được làm hạn chế việc

cho độc giả khai thác sử dụng TLLT nghe- nhìn.

Tiểu kết chương 2

Qua khảo sát thực trạng, nội dung Chương 2 của đề tài đã phân tích

thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng TLLT nghe-nhìn. Với sự cố gắng,

nỗ lực của toàn thể công chức, viên chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III,

việc bảo quản và tổ chức các hình thức khai thác sử dụng TLLT nghe - nhìn

đạt hiệu quả khá cao, song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần

phải khắc phục. Từ việc nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình

thực tế khảo sát tại Trung tâm, tiếp đến Chương 3 em xin đề xuất một số giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản và khai thác sử dụng

TLLT nghe – nhìn tại TTLTQG III.

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

3.1. Một số giải pháp đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý đối với công tác bảo

quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.

Đối với Bộ Nội vụ: Cần tăng cường vai trò quản lý về lưu trữ thông

qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để kịp thời đôn đốc, chỉ đạo và giải

quyết những vướng mắc còn tồn đọng trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

nghe nhìn, Bộ Nội vụ cần sát sao với tình hình thực tế, thu thập thông tin cần

thiết từ các nguồn tham mưu đề ban hành những văn bản quản lý, điều hành

về tài liệu nghe nhìn, nên có sự tách bạch đối với tài liệu giấy trong các quy

định về nghiệp vụ.

Trước hết, để cụ thể hoá những điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia,

Bộ Nội vụ( thông qua Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần xây dựng và

trình Chính phủ ban hành Nghị định về công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn

nói chung, trong đó có tài liệu nghe - nhìn của các Trung tâm Lưu trữ nói

riêng. Nghị định cần phải quy định những điều cơ bản sau:

- Khẳng định tài liệu nghe - nhìn nói chung và của các Trung tâm Lưu

trữ nói riêng thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia và phải được tổ chức,

quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng theo quy định của Nhà nước về tài liệu

lưu trữ nói chung.

- Quy định về tổ chức - cán bộ lưu trữ cho các cơ quan chuyên ngành

có tài liệu nghe - nhìn trong đó có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Sau khi văn bản được ban hành cần theo dõi và đôn đốc việc áp dụng

nhằm giám sát sự hiệu quả và có những điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.

Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước tiếp thu những ý kiến chỉ đạo, quản lý từ Bộ Nội vụ để xây dựng các văn

bản hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn.

Song song với đó, Cục cần lắng nghe ý kiến tham mưu từ các Trung tâm Lưu

trữ quốc gia, đặc biệt là TTLTQG III – nơi bảo quản phần lớn tài liệu nghe

nhìn ở nước ta.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng cần nghiên cứu tổng kết thực

tiễn tham khảo kinh nghiệm quốc tế và kết hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia để ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất cho các Trung

tâm Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương như:

- Ban hành danh mục thành phần tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần nộp vào Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia

-Hướng dẫn về phương pháp thu thập, đặc trưng phân loại, các yêu cầu

và thông tin cần biên mục đối với tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.

- Hướng dẫn về phương pháp xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài

liệu và ban hành các biểu mẫu, công cụ tra cứu, thống kê thống nhất cho hệ

thống Trung tâm lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.

- Hướng dẫn các phần mềm ứng dụng trong quản lý, tra tìm thống nhất

cho tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của các Trung tâm lưu trữ quốc gia.

- Hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.

Sớm nghiên cứu một số đề tài ứng dụng về tổ chức quản lý khoa học tài

liệu, ứng dụng tin học trong bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ nghe –nhìn.

Những văn bản mà Cục xây dựng cần kịp thời chính xác, khoa học và

cụ thể để các cơ quan, đơn vị dễ dàng áp dụng vào thực tế. Ngoài ra, Cục

cũng phải tăng cường khả năng dự báo để bắt kịp với xu hướng lưu trữ hiện

đại trên thế giới.

Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Đề xuất với Cục trưởng Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước những vấn đề cần ban hành văn bản hướng dẫn

trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn để Cục xem xét và có kế hoạch phù

hợp. Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tích cực tham mưu cho

Cục bằng việc tham gia đóng góp ý kiến hoặc sáng kiến dựa trên những kinh

nghiệm thực tế để Cục có thêm nguồn dữ liệu khi xây dựng văn bản.

Cùng với việc tham mưu, Trung tâm có thể trực tiếp tham gia vào quá

trình xây dựng văn bản thông qua các văn bản dự thảo trình lên Cục để phê

duyệt và ban hành, đơn cử Trung tâm đã xây dựng quy trình chỉnh lý và số

hóa tài liệu ảnh được Cục phê duyệt và đang trong thời gian làm thủ tục ban

hành. Với kinh nghiệm thực tiễn, những văn bản do Trung tâm xây dựng giúp

đảm bảo tính hiệu quả khi áp dụng và đáp ứng được yêu cầu phát triển của

công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.

Bên cạnh đó, Trung tâm cần tăng cường chức năng quản lý thông qua

việc cụ: thể hóa hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn của Nhà nước thành các

quy định, quy chế, nội quy áp dụng trong phạm vi nội bộ. Trong những văn

bản này, cần tách bạch giữa bảo quản tài liệu nói chung và bảo quản tài liệu

nghe nhìn trong những trường hợp cần thiết.

Ví dụ như trong các chế độ bảo quản tài liệu và chế độ quản lý kho để

đáp ứng được những yêu cầu bảo quản đặc thù của tài liệu nghe - nhìn, cùng

với đó cần phân rõ trách nhiệm thực hiện hay phối hợp của các đơn vị trong

cơ quan trong bảo quản tài liệu nghe nhìn, đặc biệt là giữa Phòng Tài liệu

nghe - nhìn và Phòng Bảo quản để tránh chồng chéo nhiệm vụ trong quá trình

thực hiện.

3.1.2. Bố trí khu vực bảo quản hợp lý và đầu tư về cơ sở vật chất,

trang thiết bị hiện đại.

Bố trí hợp lý khu vực bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn Khu vực bảo

quản tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG II hiện nay chưa đáp ứng tốt được yêu

cầu an toàn theo Thông tư số 09/2007/ TT - BNV ngày 26 tháng năm 2007

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bao quanh nhà kho là khu dân cư, cửa

hàng, trung tâm thương mại nên nguy cơ xảy ra rủi ro đối với tài liệu rất cao,

đặc biệt là hỏa hoạn. Căn cứ vào tình hình thực tế, Trung tâm cần bố trí các

biện pháp an ninh, an toàn quanh khu vực trụ sở và trong khu vực kho để hạn

chế tối đa rủi ro cho tài liệu.

- Trong khu vực kho : Mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn có một chế độ

bảo quản khác nhau nên cần bố trí thành từng khu riêng trong kho, việc bố trí

nhiều phòng kho trong một khu vực bảo quản khiến cho không hề khó lưu

thông và gây khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ cũng như sử dụng các

trang thiết bị. Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn của TTLTQG III bố trí khá hợp

lý giữa phòng bảo quản tài liệu phim điện ảnh với phòng bảo quản tài liệu ảnh

và tài liệu ghi âm: Kho ảnh ở trong cùng và kho ghi âm ngoài cùng, kho phim

điện ảnh được trí ở giữa trong phòng lạnh sâu có nhiệt độ và độ ẩm thấp hơn.

Các phòng được bố trí liền kề nhau mà không có sự xen kẽ làm cho không khí

khó lưu thông, do đó cần bố trí hợp lý giữa các phòng kho để không khí dễ

lưu thông. Mỗi phòng kho bên cạnh trang bị hệ thống điều hòa và các thiết bị

thông gió cần bố trí lối đi thông thoáng và có sự kết nối với các khu vực khác

để thuận lợi trong việc vận chuyển, vệ sinh tài liệu, thực hiện các biện pháp

kỹ thuật và xử lý các tình huống khẩn cấp.

- Bên ngoài khu vực kho : Khu vực kho bảo quản tài liệu nghe nhìn cần

bố trí kết nối với các khu vực khác của trụ sở nhằm tạo sự thuận tiện khi thực

hiện các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản và hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực

tiếp của tài liệu với khu vực bên ngoài. Kho bảo quản được bố trí để đảm bảo

sự kết nối giữa kho và các khu vực khác như khu vực xử lý nghiệp vụ, khu

vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng. Tiếp giáp giữa

khu vực kho với các khu vực lân cận cần bố trí thang máy chuyên dụng và

thang bộ để vận chuyển tài liệu và các thiết bị bảo quản, thang máy cần được

thiết kế phù hợp về kích thước, tải trọng trong khoảng 500-800 kg và có

tường chịu lửa để đảm bảo an toàn cho người vận chuyển và tài liệu. Ngoài

ra, cần bố trí độc lập đường đi của độc giả và khu vực làm việc của cán bộ,

nhân viên với khu vực bảo quản để hạn chế sự tiếp xúc của con người với

tài liệu.

Khu vực nhà kho bảo quản tài liệu nghe nhìn hiện có nhiều dấu hiệu

của việc xuống cấp, vì vậy thời gian sắp tới Trung tâm cần thực hiện việc

nghiên cứu, lập thêm phương án nâng cấp, sửa chữa nhà kho để đảm bảo an

toàn cho tài liệu và các trang thiết bị bên trong. Qua khảo sát thực tế, tường

kho đã xuất hiện các vết nứt nên không còn đảm bảo tính kiên cố trước các

tác động mạnh, sơn tường cũng đã bị bong tróc không còn khả năng chống

bụi và chống do đó cần gia cố lại và phủ các lớp sơn chống bụi lên bề mặt. Hệ

thống cửa ra vào kho ít nhiều có sự biến dạng và xuất hiện các khe hở làm cho

không khí, nhiệt độ bên ngoài môi trường dễ xâm nhập vào bên trong gây

hư hại tài liệu vì vậy Trung tâm cũng cần cân nhắc đưa việc sửa chữa hoặc

thay mới hệ thống cửa kho vào kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm

bảo các điều kiện cơ bản để lưu trữ tài liệu nghe nhìn. Bên cạnh đó, lên

phương án để vận chuyển một phần tài liệu sang nhà kho mới nhằm giảm

sự quá tải cho kho cũ.

- Với trang thiết bị, Trang bị đầy đủ các hệ thống, thiết bị như hệ thống

điều hòa, hệ thống an ninh, thiết bị báo cháy và chữa cháy tự động, máy hút

ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, thiết bị thông gió, quạt điện... và thường

xuyên kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng, Hệ thống các trang thiết bị cần phải được

lắp đặt và kiểm soát thông qua khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật bao gồm các

phòng lắp đặt hệ thống như thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo

vệ và xử lý trong trường hợp khẩn cấp như cháy, nổ. Hệ thống điện chiếu

sáng trong kho và ngoài kho cần được lắp đặt riêng và có phương tiện đóng,

ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho khu vực kho tài liệu nghe nhìn.

Đường điện trong kho phải đảm bảo an toàn bằng cách sử dụng hệ thống cáp

ngầm và đảm bảo hoạt động ổn định để cung cấp đủ công suất cho các thiết

bị, hệ thống bảo quản, cần trang bị máy phát điện đề phòng trường hợp cắt

điện. Hạn chế ánh sáng trong kho bằng các thiết bị chiếu sáng phù hợp, có thể

tắt đèn chiếu sáng trong kho khi không có nhu cầu sử dụngTrung tâm cần

thường xuyên cử các nhân viên kỹ thuật kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng. Có

kế hoạch mua mới các trang thiết bị đã cũ, bị hư hỏng hoặc đầu tư mua thêm

các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản, Công tác số hóa tài liệu lưu

trữ đang được Trung tâm, đẩy mạnh vì vậy cần trang bị thêm các thiết bị số

hóa tài liệu nghe nhìn với các kích cỡ khác nhau phù hợp với sự đa dạng về

kích thước của tài liệu nghe nhìn. Các công cụ tu bổ, phục chế tài liệu và thiết

bị vệ sinh tài liệu còn đơn giản, thủ công không đáp ứng được yêu cầu của các

biện pháp kỹ thuật trong bảo quản do đó cần chú trọng mua sắm các trang

thiết bị áp dụng công nghệ hiện đại nhằm giảm thiểu những rủi ro cho tài liệu

nghe nhìn cũng như nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Đặc biệt, cần

chú trọng hơn tới việc mua sắm thiết bị bảo hộ lao động cho các viên chức,

nhân viên khi làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là việc vệ sinh

tài liệu. Khi vệ sinh tài liệu, người thực hiện có nguy cơ nhiễm các bệnh liên

quan đến hô hấp hay bệnh về da khi phải tiếp xúc với những bụi bẩn, chất hóa

học bảo quản tài liệu gây ảnh hưởng xấu tới sức khỏe. Vì vậy, việc trang bị

đầy đủ đồ bảo hộ đảm bảo chất lượng và phù hợp với đặc thù nghề nghiệp

như mũ, áo, găng tay, khẩu trang là việc làm cần thiết để Trung tâm bảo vệ

sức khỏe của đội ngũ lao động.

3.1.3. Xây dựng các chế độ bảo quản với từng loại hình tài liệu lưu

trữ nghe - nhìn.

Có thể nói, tuổi thọ của tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

nói riêng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường bảo quản. Tài liệu lưu

trữ nghe – nhìn là những vật liệu dễ bị hư hỏng do tác động của môi trường,

khí hậu và do bản thân những chất cấu tạo nên những vật mang tin đó cũng bị

tự huỷ hoại. Cho nên, cần phải có những điều kiện môi trường đặc biệt để bảo

quản loại tài liệu này. Ảnh, phim điện ảnh và ghi âm cũng như loại tài liệu

khác không phải tồn tại vĩnh viễn. Thời gian tồn tại của nó phụ thuộc vào

nhiều yếu tố như: Chất liệu làm ra, ánh sáng tử ngoại, mùn gỗ, giấy có axít,

bụi bẩn, nhiệt độ và độ ẩm quá cao hoặc quá thấp làm cho tài liệu nghe – nhìn

bị hư hỏng ở nhiều dạng khác nhau dẫn đến làm giảm giá trị của loại tài liệu

này. Như vậy, biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho từng loại tài liệu ảnh,

phim điện ảnh và ghi âm là biện pháp rất quan trọng và cần thiết.

- Thứ nhất là nhiệt độ, độ ẩm, không khí và ánh sáng thích hợp đối với

bảo quản tài liệu ảnh:

Chất lượng không khí trong sạch, nhiệt độ và độ ẩm phù hợp sẽ quyết

định đến độ bền của tài liệu ảnh. Các loại ảnh có thể tồn tại trong nhiều

thập kỷ nếu chúng được bảo quản ở những điều kiện quy định nghiêm ngặt

về nhiệt độ và độ ẩm. Những bức ảnh trơn, phẳng được coi là bền nhất

cũng có thể bị hư hại nghiêm trọng nếu để ở môi trường không khí quá ô

nhiễm và ẩm ướt.

- Nhiệt độ: Nói chung, vật liệu làm ảnh đòi hỏi trong kho nhiệt độ thấp.

Nếu nhiệt độ tăng lên 100C tỷ lệ phản ứng hoá học tăng lên 2 lần. Trái lại,

nhiệt độ trong kho hạ thấp thì làm giảm nhiều tỷ lệ hư hỏng tài liệu ảnh. Nhiệt

độ có sức phá huỷ đặc biệt, bởi vì nó gây ra sự mở rộng và sự co lại của phim.

Trong lớp phủ khác nhau của bức ảnh, tạo nên kiểu khác nhau vì tình trạng

vật lý của bức ảnh. Hiện nay qua tìm hiểu nhiệt độ trong kho 40C. Sự biến

thiên nhiệt độ không quá 40C và nhiệt độ trong kho không quá 210C. Nhiệt độ

trong kho 10-150C là tốt nhất cho tài liệu phim và ảnh mầu khác. Tài liệu ảnh

mầu yêu cầu nhiệt độ thấp hơn 20C so với ảnh đen trắng. Tuy nhiên, sự tiếp

xúc gắn với thực tế là cần thiết, nhiệt độ có thể duy trì tối thiểu cần thiết thuận

tiện cho con người. Sự thay đổi nhanh chóng về nhiệt độ khi tài liệu đưa từ

kho lạnh ra chỗ ấm sẽ làm hỏng tài liệu.

- Độ ẩm: Đây là yếu tố môi trường là rất quan trọng đối với việc bảo

quản ảnh. Nó cũng giống như nhiệt độ, Độ ẩm thấp có thể là nguyên nhân dẫn

đến bị tróc từng mảng ảnh trên tấm ảnh, nhưng khi độ ẩm cao lại gây ra nhiều

vấn đề hơn. Độ ẩm cao sẽ tạo điều kiện cho sự hư hỏng như lão hoá giấy, sự

phát sinh của mốc và sự bám dính của lớp gelatin trên các bức ảnh không tốt.

Những thứ đó gây hư hại cho ảnh rất nghiêm trọng. Độ ẩm 35-40% thì thích

hợp cho việc bảo quản tài liệu ảnh. Độ ẩm không bao giờ tăng lên 65%, bởi vì

như thế mốc sẽ có điều kiện phát triển.

- Không khí trong sạch: Thành phần hoá học có trong không khí có khả

năng làm oxi hoá trắng các tấm ảnh. Các chất này có chứa chất peroxit, ozon,

sunpua (làm tăng axít sunpua và hydrosunphat) và axít nitrogen. Tất cả những

chất này đều có tác động đến môi trường. Giới hạn tối đa để tạo nên sự ô

nhiễm không khí là không quá 10Mgm3 đối với chất dioxít sunpua và dioxít

nitrogen, trong khi đó chất ozon sẽ giảm các vết nếu giới hạn ở mức 0,2Mgm.

Để đảm bảo tốt những điều kiện này thì hiệu quả hơn hết là dùng hệ thống

điều hoà không khí.

- Ánh sáng: Lớp bọc bằng nhựa thì không giữ được sự ổn định ánh sáng

nhưng quá trình làm bạc màu tài liệu lưu trữ thì lớp gelatin làm ổn định cơ

bản ánh sáng nhạt. Những chất liệu làm phim màu thì đặc biệt dễ bị tác động

của ánh sáng có oxygen và hơi nước trên mặt phim, ánh sáng tia cực tím

quang phổ thì tác động mạnh đến vật liệu ảnh. Tuy nhiên tính trong suốt của

phim màu bị tác động nhiều của ánh sáng tuỳ theo mức độ trưng bày ra ánh

sáng nhiều hay ít. Một số chất trong suốt biến màu rất dễ nhận thấy sau 20

phút dùng đèn chiếu. Loại chất trong suốt cần được lựa chọn cẩn thận. Một số

loại chất giữ được màu gốc rất lâu trong khi chiếu sáng; còn loại chất khác sẽ

giữ được màu lâu hơn khi để trong kho tối.

Qua tham khảo các sách, tư liệu và các đề tài nghiên cứu về loại hình

tài liệu nghe – nhìn này, em xin đưa ra các yếu tố ảnh hưởng đến sự hư hại

của tài liệu ảnh:

Nguyên Yếu tố Chất nhạy cảm Kiểu hư hại nhân

-Độ ẩm thấp - Các chất nền xenlulo - Vật lý: Bị sấy khô,

(<20%) axetat, ảnh giấy dương giòn, biến dạng, phân

bản, gelatin, anbumin, lớp

phim âm bản kính

- Độ ẩm cao - Các chất nền xenlulo - Hoá học: Bị thuỷ

Độ ẩm (>50%) axetat và nitơrat; phân;

- Muối bạc, các chất hoá - Hoá học: Bị oxy

học dư lại hoá-khử tạo gương

bạc, lưu hoá, mất hoặc

làm trong suốt kính

ảnh;

- Độ ẩm rất -Protein(gelatin, - Sinh học: Sự phát

cao (>70%) anbumin(, giấy triển của vi sinh vật

- Vật lý: Bị mềm và

dính với lớp gelatin

Nhiệt - Nhiệt độ - Các chất nền xenlulo - Hoá học: Bị thuỷ

độ thường axetat, các loại thuốc ảnh phân và ôxy hoá

nhiễm sắc

- Nhiệt độ và - Ảnh giấy dương bản, - Vật lý: Sự ngưng tự

độ ẩm tương phim, gelatin, anbumin hơi nước, sự co giãn

đối biến đổi khác bất thường, biến

dạng, bị sấy khô, rạn

nứt.

- Hoá học: Bị oxy hoá

- Các chất khí - Muối bạc - Hoá học: Bị oxy hoá Các

oxy hoá - Các bề mặt có chất dẻo, khử chất

gâyô - Bụi phim và ảnh dương bản - Vậy lý: Bị ố bẩn,

trầy xước nhiễm

- Hoá học: Bị oxy hoá

- Ánh sáng - Thuốc ảnh - Hoá học: Bị phai Ánh

thường -Thuốc ảnh, giấy màu, ố vàng sáng

- Tia tử ngoại côlôphan - Hoá học: Bị phai

màu, ố vàng, biến

màu do bị oxy hoá,

rạn nứt

Các - Hoả hoạn - Tất cả các loại chất nền - Bị huỷ hoại

thảm - Ngập lụt - Tất cả các loại chất nền - Bị biến dạng, dính

với nhau, trôi đi, biến hoạ

màu, phân lớp, vi sinh

vật phát triển

- Thứ hai là nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản phim điện ảnh:

Như chúng ta tìm hiểu phim điện ảnh cũng như các vật liệu bắt sáng

khác thường bị thay đổi về tính chất lý hoá. Trong đó, cấu trúc của loại phim

đều được cấu tạo từ 2 thành phần chính ở dạng các lớp mỏng là đế phim

và lớp nhũ tương (còn gọi là lớp emulsilon) lớp đế phim có độ dầy

khoảng từ 0,125mm – 0,135mm có nhiệm vụ làm nền để bảo vệ cho phim.

Muốn bảo đảm tính chất lý học và tính chất hoá ảnh của phim thì điều

kiện quan trọng nhất là làm sao loại trừ được nhiệt độ và độ ẩm cao của

môi trường xung quanh.

Nhiệt độ cao đặc biệt là độ ẩm làm giảm độ nhậy sáng. Độ ẩm cao có

thể gây ra những tác hại như đã trình bày các dạng hư hỏng của tài liệu phim

điện ảnh ở phần trên. Trong việc bảo quản phim màu, nhiệt độ và độ ẩm cao

ảnh hưởng lớn đến các lớp thuốc nhậy sáng, kết quả làm mất màu cân đối màu

sắc của phim. Độ ẩm thấp làm phim khô, giòn, cong. Khi độ ẩm cao có thể làm

hộp phim bị rỉ hoặc làm nhãn hộp bong, tróc. Nhưng nếu ở nhiệt độ luôn thay

đổi cuốn phim sẽ “thở” tức là cứ mỗi lần nhiệt độ thay đổi dẫn theo hơi nước

trong không khí vào hoặc ra ngoài hộp và như vậy phim dễ bị phân huỷ.

Nơi để phim âm bản và phim tiếng đen trắng trong sát tháng, độ ẩm

tương đối phải từ 50-70%, nhiệt độ từ 14-160C, đối với phim đen trắng dương

bản không quá 200C, phim màu không quá 140C. Trên 6 tháng phim âm bản,

phim tiếng hoặc phim màu phải được bảo quản trong buồng có nhiệt độ từ 10-

120C, phim dương bản đen trắng có thể từ 16-180C. Khi phim được bảo quản

trong kho, nếu đưa phim ra khỏi kho mà nhiệt độ cao hơn ta phải để nguyên

gói tại đó trong một vài giờ (tốt nhất khoảng một đêm) mới đem ra sử dụng.

Vì khi ta đưa phim tới nơi có nhiệt độ có hơn, mở ngay thì hơi nước sẽ đọng

lại trên mặt phim, làm cho phim dính lại với nhau tạo ra những đốm nhạt đậm

về màu hoặc độ đen trắng.

- Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu ghi âm:

Có thể nói, tài liệu ghi âm phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường

bảo quản. Vì tài liệu ghi âm được cấu tạo bằng hoá chất, do đó dễ bị ảnh

hưởng của các yếu tố khí hậu. Theo các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước

thì điều điều kiện bảo quản thích hợp trong môi trường nhiệt độ đối với tài

liệu ghi âm là 15-200C và độ ẩm là 40-50%. Việc bảo quản sẽ không được

đảm bảo nếu tài liệu được lưu giữ trong môi trường có sự thay đổi lớn hơn

40C và nhiệt độ lớn hơn 5% về độ ẩm. Đồng thời tài liệu ghi âm phải được

bảo quản trong môi trường không có bụi, khô, ráo và ít chịu ảnh hưởng của

các nguồn sáng, nguồn nhiệt.

Ánh sáng chỉ được sử dụng ánh sáng nhân tạo trong các phòng, kho bảo

quản. Tránh tuyệt đối ánh sáng mặt trời chiếu vào tài liệu. Ánh sáng nhân tạo

(ánh sáng điện) cũng chỉ sử dụng hạn chế, nói chung bảo quản loại tài liệu

này trong bóng tối là tốt nhất.

Ví như băng ghi âm từ tính là loại tài liệu quan trọng nhất trong số các

loại tài liệu ghi âm hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nó có thể bị

xoá sạch dưới tác dụng của điện trường mạnh, vì thế không nên để băng ghi

âm từ tính gần các loại biến áp, động cơ điện đang chạy, micrô, loa

v.v….không nên đặt băng ghi âm từ tính lên giá bằng sắt vì giá sắt có thể gây

hiện tượng từ xung. Những băng từ nên đựng trong hộp sắt để chống lại tác

động của từ trường bên ngoài. Ngoài ra, phải chống bụi cho băng ghi âm, vì

bụi phá huỷ tài liệu, làm âm thanh sai lệch và bụi cũng làm băng ghi âm mất

dần từ tính.

Chính vì vậy, chúng ta phải luôn kiểm tra thường xuyên điều kiện nhiệt

độ, độ ẩm trong kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu nghe - nhìn như sử dụng

máy điều hoà không khí và máy điều chỉnh độ ẩm có thể giúp điều chỉnh do

tác động của môi trường. Nếu kiểm tra độ ẩm tương đối bằng cách sử dụng

máy đo độ ẩm. Để tạo và duy trì trong kho một môi trường khí hậu theo yêu

cầu người ta có thể sử dụng các phương pháp sau:

- Dùng máy lạnh và máy hút ẩm: Khi sử dụng phương pháp này người

ta có thể điều chỉnh chính xác và độc lập hai thông số nhiệt độ và độ ẩm

không khí trong kho một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, khi sử dụng máy lạnh và

máy hút ẩm thì công suất thiết bị phải lớn, đầu tư sẽ gây tốn kém vì loại máy

này cũng khá đắt.

- Dùng máy lạnh và dây đốt điện: Phương pháp này chỉ sử dụng duy

nhất hệ máy làm lạnh có trang bị thêm sợi dây điện trở sinh nhiệt. Theo từng

chu kỳ nhất định, ta chỉ việc thải loại nước đóng băng ra ngoài nhờ một sợi

dây điện trở đốt nóng khối băng đó. Ưu điểm khi sử dụng phương pháp này là

hiệu suất sử dụng của thiết bị cao, dẫn đến việc tiết kiệm được kinh phí đầu tư

và cả kinh phí vận hành máy. Tuy nhiên, việc điều chỉnh một cách độc lập

nhiệt độ và độ ẩm là rất khó. Nhưng phương pháp thứ hai này có thể trang bị

trong kho bảo quản phim ảnh tương đối tốt và phù hợp.

Dưới đây em xin đưa ra bảng chỉ số nhiệt độ, độ ẩm cho từng loại hình

tài liệu mà qua tham khảo và nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin tư liệu - Bộ

Quốc phòng:

STT Loại hình tài liệu Nhiệt độ Độ ẩm

1 Phim đen trắng 150C ± 20C 40% ± 5%

2 Phim ảnh màu 130C ± 20C 40% ± 5%

3 Ảnh đen trắng 150C ± 30C 40% ± 5%

4 Ảnh màu 130C ± 20C 40% ± 5%

5 Đĩa CD 180C ± 50C 40% ± 5%

3.1.4. Khuyến khích hoạt động nghiên cứu trong công tác bảo quản

tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

Nghiên cứu là hoạt động thực sự cần thiết trong bối cảnh hệ thống lý

luận về bảo quản tài liệu nghe nhìn chưa hoàn thiện gây ảnh hưởng trực tiếp

tới chất lượng thực hiện các nghiệp vụ bảo quản. Có thể thấy, ở TTLTQG III

vẫn còn sử dụng các biện pháp đơn giản khi vệ sinh tài liệu nghe nhìn như

dùng khăn mềm, chổi cọ để quét bụi và lau mốc cho tài liệu nghe - nhìn. Biện

pháp này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro vì bản thân những vật dụng vệ sinh có thể

làm cho tài liệu bị xước, đứt, gãy, thêm vào đó là sự bất cẩn của người thực

hiện làm tăng nguy cơ hư hại đối với tài liệu. Bên cạnh đó, các biện pháp để

tu bổ, phục chế tài liệu nghe nhìn còn hạn chế và chưa mang lại hiệu quả cao

trong khi một số lượng lớn tài liệu nghe nhìn đứng trước nguy cơ xuống cấp

hoặc đã hư hỏng nhiều.

Trước thực trạng này, Trung tâm cần có chính sách để khuyến khích sự

tham gia của các cán bộ, nhân viên vào hoạt động nghiên cứu nhằm tìm ra

những phương pháp phù hợp giải quyết các vấn đề của tài liệu nghe nhìn.

Chính sách này phải tạo điều kiện để các cán bộ được tiếp xúc, khai thác

nhiều nguồn thông tin và đi kèm với các quyền lợi để tạo động lực nghiên

cứu.Việc thu thập tài liệu, khai thác thông tin chiếm phần lớn thời gian thực

hiện một đề tài và có tính quyết định tới hàm lượng khoa học cũng như mức

độ thành công của đề tài đó. Vì vậy, Trung tâm cần hỗ trợ các cán bộ trong

việc tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin cả trong và ngoài nước thông

qua uy tín và các mối quan hệ hợp tác. Bên cạnh đó, Trung tâm cần duy trì

một khoản đầu tư cho hoạt động nghiên cứu để hỗ trợ kinh phí cho người thực

hiện đề tài trong các vấn đề như đi lại, khai thác thông tin, điều tra, khảo sát,

in ấn và khuyến khích cho các đề tài có sản phẩm được áp dụng hiệu quả cho

công tác bảoquản tài liệu nghe nhìn bằng những giải thưởng nhất định. Cần

đưa hoạt động nghiên cứu vào một trong những tiêu chí để xét thi đua, khen

thưởng, xem xét nâng ngạch, bậc đối với mỗi cán bộ, công, viên chức trong

quá trình công tác. Qua đó, kích thích tinh thần thi đua và tạo môi trường

cạnh tranh lành mạnh để phát huy tối đa tính sáng tạo của mỗi cá nhân, bộ

phận trong cơ quan. Để hoạt động nghiên cứu không mang tính tự phát, nhỏ lẻ

cần tổ chức các đợt nghiên cứu một cách bài bản định kỳ mỗi năm một lần

hoặc hai năm một lần tùy vào điều kiện của Trung tâm, đồng thời đưa vào quy

định trong văn bản nhằm định hướng cho sự phát triển lâu dài, chiến lược.

Các sản phẩm của quá trình nghiên cứu sẽ là tiền đề để đưa vào sử dụng các

biện pháp mang tính khoa học, an toàn và hiệu quả đối với tài liệu lưu trữ

nghe nhìn.

Các chính sách chỉ là một phần giải pháp để giải quyết tình trạng khan

hiếm các công trình nghiên cứu về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe

nhìn. Để giải quyết vấn đề từ gốc, chính sách là chưa đủ mà cần có sự đầu tư

vào “chất xám” của đội ngũ cán bộ, nhân viên đang công tác tại TTLTQG III.

Cụ thể, cần liên kết với các trường Đại học đào tạo về lưu trữ trong việc đào

tạo, bồi dưỡng kiến thức về mặt lý luận cho các cán bộ, khuyến khích việc tự

học nâng cao trình độ, bằng cấp. Trong quá trình học tập, các cán bộ dễ dàng

kết hợp việc học với hoạt động nghiên cứu thông qua việc phát triển đề tài từ

các luận văn, luận án đã thực hiện tại trường học thành các công trình nghiên

cứu. Sự kết hợp giữa nền tảng lý luận vững chắc được mài giũa qua môi

trường giáo dục chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn thu được trong công

tác giúp các cán bộ có được điều kiện thuận lợi để phát triển các ý tưởng

nghiên cứu, nâng cao tính khả thi cũng như hiệu quả của các giải pháp được

nghiên cứu trong đề tài.

3.1.5. Tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực.

Trong công tác đào tạo nhân sự Trung tâm lưu trữ Quốc gia III cần

khuyến khích các cán bộ tham gia các lớp học, khóa học về công tác bảo quản

tài liệu lưu trữ nghe-nhìn để nâng cao chuyên môn, Một trong những cách làm

hiệu quả là liên kết với các trường Đại học đào tạo về lưu trữ như trường Đại

học Nội vụ Hà Nội hay trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tạo

điều kiện để các cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ, bằng cấp, từ đó

quay trở lại phục vụ cho công tác lưu trữ tại Trung tâm. Thường xuyên cử các

đoàn tham quan, tập huấn nghiệp vụ sang các nước có nền lưu trữ phát triển

để học hỏi kinh nghiệm bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn. Ngoài ra, Trung

tâm cần phối hợp với các cơ quan, tổ chức công nghệ tổ chức các lớp học,

chương trình huấn luyện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu

trữ. Áp dụng quy định chuẩn ngoại ngữ cho tất cả các cán bộ, nhân viên đang

làm việc nhằm tạo động lực để họ tự nâng cao trình độ ngoại ngữ, qua đó góp

phần mở rộng cơ hội học tập, phát triển của cá nhân và tăng cường các mối

quan hệ hợp tác nước ngoài cho Trung tâm. Có các chương trình hợp tác quốc

tế để chia sẻ kinh nghiệm và chuyển giao công nghệ với các nước trong công

tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe -nhìn. Cùng với chuyên môn, đạo đức nghề

nghiệp của các cán bộ, nhân viên tại TTLTQG III cũng cần được quan tâm

bồi dưỡng: Các nội dung mang tính định hướng, tuyên truyền những phẩm

chất cần có của người làm lưu trữ được lồng ghép vào các hoạt động tập thể,

các buổi họp, hội nghị sẽ là cách làm hiệu quả giúp các cán bộ, nhân viên của

Trung tâm thường xuyên tự nhắc nhở, soi chiếu bản thân và nâng cao tinh

thần tự giác, trách nhiệm nghề nghiệp để cống hiến hết mình cho công việc

của bản thân cũng như sự nghiệp chung của ngành lưu trữ. Ngoài cách làm kể

trên, có thể tổ chức các đợt phát động thi đua giữa các cá nhân hoặc tập thể

với nhau nhân các ngày lễ kỷ niệm hay ngày lễ lớn của đất nước thông qua

các hoạt động như viết sách, viết báo, thuyết trình, hùng biện hay kể chuyện,

biểu diễn nghệ thuật về phẩm chất của người làm lưu trữ. Hoặc tổ chức các

buổi tọa đàm, nói chuyện chuyên đề kết nối giữa các cán bộ, nhân viên trong

Trung tâm với những chuyên gia đầu ngành hoặc sinh viên của các trường đại

học nhằm truyền lửa và tiếp nối truyền thống tốt đẹp của ngành lưu trữ.

Trong tuyển dụng nhân sự, Trung tâm cần lên kế hoạch tuyển dụng

những nhân sự trẻ bên cạnh chuyên môn về lưu trữ còn có khả năng sử dụng

thành thạo công nghệ và ngoại ngữ. Muốn vậy, Trung tâm phải tổ chức truyền

thông một cách hiệu quả trên các kênh thông tin, đặc biệt là mạng xã hội bằng

cách đăng bài trên fanpage các trường đại học, các hội nhóm, tổ chức có lĩnh

vực hoạt động trong ngành lưu trữ hoặc gần với lưu trữ với nội dung ngắn gọn

nhưng đầy đủ, hấp dẫn kết hợp các biểu tượng, ký tự hay hình ảnh nổi bật để

thu hút sự tương tác. Song song đó, dựa vào các mối quan hệ hợp tác với các

cơ quan, tổ chức, với độc giả để mở rộng mạng lưới truyền thông. Lựa chọn

và khoanh vùng các khu vực tiềm năng như các trường đại học đào tạo về lưu

trữ hoặc công nghệ thông tin để tổ chức hoạt động truyền thông một cách có

hiệu quả. Trong hoạt động phỏng vấn, khi xây dựng các bài kiểm tra và tổ

chức đánh giá cần dựa trên nguyên tắc khách quan, đa chiều để xem xét đồng

thời nhiều tiêu chí, bên cạnh các tiêu chí như khả năng chuyên môn, kỹ năng

sử dụng tin học, trình độ ngoại ngữ, đạo đức, thái độ công việc cũng cần xem

xét đến các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết

vấn đề, lắng nghe... Có những chính sách ưu tiên đối với người có kinh

nghiệm nghề nghiệp, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin và có trình độ

ngoại ngữ ( đặc biệt là tiếng Anh ) và sắp xếp vị trí làm việc phù hợp với năng

lực, nhu cầu làm việc của người lao động đồng thời là yêu cầu tuyển dụng của

Trung tâm. Tạo điều kiện trong hoạt động đào tạo, phát triển bản thân và nâng

cao cơ hội nghề nghiệp cho các nhân sự mới sau khi tuyển dụng. Thường

xuyên tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra đánh giá, tự đánh giá năng lực làm việc,

từ đó có các chế độ khen thưởng, kỷ luật phù hợp, tạo động lực phấn đấu cho

các nhân sự trong công việc.

3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác khai thác sử dụng tài liệu

lưu trữ nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý cho việc tổ chức

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư lưu

trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ

đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò

của TLLT nghe - nhìn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trong những năm gần đây, Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách để

phát huy giá trị của TLLT. Trong đó phải kể đến Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg

ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát

huy giá trị TLLT; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-

CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật

Lưu trữ và các thông tư, văn bản hướng dẫn…Tuy nhiên, TLLT nghe - nhìn là

một dạng tài liệu đặc biệt nên những quy định về sưu tầm, bảo quản, khai thác

sử dụng TLLT nghe - nhìn cũng cần được thiết lập một cách đầy đủ, toàn diện

và có những đặc thù cụ thể riêng. Xuất phát từ những vấn đề đó, để hoàn thiện

các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn,

em xin đưa ra một số đề xuất như sau:

- Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Cần xây dựng cơ chế

chính sách phù hợp, có đầu tư kinh phí để công tác thu thập, tổ chức khai thác

sử dụng TLLT nghe - nhìn được đồng bộ, thống nhất, đạt hiệu quả ngày càng

cao cũng cần được chú trọng. Đồng thời với đó là xây dựng chế độ chính sách

đối với những chủ sở hữu hiến tặng, bán tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cho Nhà

nước nhằm làm cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày càng đa dạng,

phong phú hơn.

- Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Để cụ thể hoá các văn bản

quy phạm pháp luật của Nhà nước, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước, tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III, mà Trung tâm cần có văn bản quy định cụ thể hơn

về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn cụ thể như:

- Văn bản ban hành nội quy, chế độ khai thác sử dụng riêng biệt đối với

tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của Trung tâm.

- Cần ban hành cơ chế, chính sách đối với nội dung về bảo hộ nhà nước

đối với TLLT nghe - nhìn, trong đó phải quy định rõ các đối tượng, cá nhân

cụ thể và chi tiết các điều khoản quy định về các hình thức bảo hộ từ việc

đăng ký, ký gửi, tặng cho, bán đến quyền khai thác sử dụng, các chế độ chính

sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ của Trung tâm. Trong công tác khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cần phải lập Danh mục các tài liệu

lưu trữ nghe - nhìn. Hơn nữa, cần xây dựng quy trình, thủ tục và cụ thể hơn

đối với việc tiếp cận TLLT nghe - nhìn của độc giả.

Đối với các cơ sở đào tạo: cần điều chỉnh, bổ sung nội dung chương

trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác tổ chức sử

dụng TLLT nghe - nhìn. Tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu, hướng dẫn

các cán bộ làm công tác lưu trữ về việc khai thác sử dụng, ứng dụng công

nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả của hình thức khai thác.

3.2.2. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người làm công tác

lưu trữ

Có nhiều ý kiến không hài lòng khi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

vì thái độ của một số viên chức phòng Đọc. Một số độc giả cho rằng thái độ

phục vụ của một số viên chức phòng Đọc còn chưa nhiệt tình, hòa nhã, Tại

Điều 7 Chương II của Quy định về đạo đức, ứng xử của viên chức làm công

tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 916/QĐ - BNV ngày 20/4/2016

của Bộ Nội vụ đã quy định cụ thể những việc phải làm của viên chức làm lưu

trữ đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân là : “ lịch sự, hòa nhã, văn minh, chân

thành, cởi mở khi giao tiếp; chia sẻ, thảo gỡ những khó khăn, vướng mắc,

hướng dẫn tận tình, chu đáo cho độc giả đến khai thác tài liệu và tôn trọng,

lắng nghe, tiếp thu những ý kiến đóng góp của người đến công tác ”. Vì vậy,

để khắc phục tình trạng trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần xây dựng

một đội ngũ cán bộ lưu trữ không chỉ làm nghiệp vụ chuyên môn tốt mà còn

là những cán bộ tâm huyết, nhiệt tình và biết cống hiến để trong mắt độc gỉa “

các cơ quan lưu trữ là một điểm đến văn hóa ". Hơn nữa, cần hướng dẫn độc

giả khai thác tài liệu để tạo điều kiện thuận lợi giúp người có nhu cầu khai

thác sử dụng tài liệu có cơ hội, điều kiện tiếp xúc với tài liệu được nhanh hơn,

thuận tiện và dễ dàng hơn. Để làm tốt những điều đó, các cơ quan lưu trữ cần

quán triệt tư tưởng thống nhất là khi làm nghiệp vụ lưu trữ, các cán bộ lưu trữ

cần gần gũi với quần chúng nhân dân, phục vụ cho nhân dân, lấy nhu cầu của

nhân dân làm nhiệm vụ quan trọng để làm cho mối quan hệ giữa các viên chức

lưu trữ và độc giả ngày càng tốt đẹp hơn. Quan trọng nhất là mỗi cán bộ lưu trữ

cần phải nhận thức được trách nhiệm cao cả của mình đối với sứ mệnh gìn giữ

và bảo vệ ký ức lịch sử của dân tộc ", có thể áp dụng tiêu chuẩn 4s trong giao

tiếp là tươi cười, lịch sự, mau lẹ và chân thành ( Smile, Smart, Speed,

Sincerity) cho mỗi cán bộ lưu trữ mỗi khi tiếp xúc và làm việc với độc giả.

3.2.3. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn

Khai thác sử dụng TLLT chính là khâu nghiệp vụ cuối cùng của cộng

tác lưu trữ, là cầu nối để đưa TLLT gắn kết giữa các cơ quan lưu trữ đến với

xã hội, Tuy nhiên, hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, hình thức

khai thác sử dụn TLLT nghe - nhìn chủ yếu là hình thức khai thác sử dụng tại

phòng Đọc. Các hình thức khai thác sử dụng khác như : trưng bày triển lãm,

công bố tài liệu, xuất bản các ấn phẩm... vẫn chưa đáp ứng và chưa tương

xứng được với tiềm năng thông tin vô tận được bảo quản tại Trung tâm, nên

so với nguồn thông tin có giá trị đặc biệt từ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn đem

lại là chưa tương xứng với công tác phát huy giá trị tài liệu. Muốn vậy, trong

thời gian tới, cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải tham mưu cho Lãnh đạo

Trung tâm để tiến hành đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT

nghe - nhìn, tiếp tục phát huy, đẩy mạnh những hình thức đang thực hiện có

hiệu quả, ứng dụng triển khai những hình thức mới có thể đem lại hiệu quả

cao hơn.

3.2.3.1. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe - nhìn qua internet.

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thường bị động trong việc

phục vụ bạn đọc, tức là khi nào bạn đọc tìm đến yêu cầu được khai thác sử

dụng thì sẽ phục vụ. Việc này làm hạn chế việc phát huy tối đa giá trị TLLT

đòi hỏi các Trung tâm cần thay đổi phương thức tiếp cận TLLT tạo điều kiện

cho độc giả có thể khai thác sử dụng TLLT. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

có thể chủ động đưa thông tin trong TLLT đến với người có nhu cầu khai thác

sử dụng. Việc cung cấp TLLT từ xa nhằm đáp ứng yêu cầu của những độc giả

không có điều kiện đến Trung tâm khai thác sử dụng nhưng lại có nhu cầu

được sử dụng TLLT. Việc nghiên cứu thông tin từ xa sẽ giúp nhiều độc giả có

cơ hội được tiếp cận TLLT hơn, đặc biệt là những độc giả ở xa trung tâm và

độc giả ở nước ngoài.

Đây là một hình thức hoàn toàn mang tính chủ động, Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III chủ động cung cấp thông tin có TLLT nghe - nhìn, độc giả có

thể chủ động không bị hạn chế về không gian và thời gian khai thác tài liệu,

các đối tượng khác nhau cũng có thể khai thác được thông tin lưu trữ.

Để áp dụng được hình thức này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần

xây dựng trang web riêng của Trung tâm thì mới có thể triển khai được hình

thức cung cấp thông tin qua internet. Mức độ cung cấp thông tin cho độc giả

chỉ có thể là thông tin cấp 2, dưới dạng file ảnh hoặc các thông tin cấp 2 dưới

dạng mục lục hồ sơ khai thác các phông lưu trữ. Ngoài ra, Trung tâm có thể

cung cấp thông tin cấp 1 đối với các tài liệu không thuộc danh mục TLLT hạn

chế tiếp cận và có tần suất sử dụng thường xuyên. Trên trang web của Trung

tâm, thường xuyên cập nhật phần mềm tra cứu trực tuyến tài liệu hiện đang

được bảo quản tại Trung tâm để người đọc có thể tìm kiếm dược TLLT cần sử

dụng hiện đang được bảo quản tại dầu và quy trình tiếp cận chúng như thế

nào. Với xu thế hiện nay, việc cung cấp thông tin trên internet sẽ là một hình

thức thiết thực giúp cho người đọc có thể tiếp cận được với TLLT nghe - nhìn

cũng như các TLLT khác; hiểu hơn về công tác lưu trữ và hoạt động của

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Tóm lại, ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc khai thác sử dụng

TLLT nghe - nhìn được thực hiện tại phòng Đọc chủ yếu được thực hiện qua

hình thức tiếp xúc trực tiếp với bản gốc của tài liệu. Thời gian gần đây, một số

phòng thường xuyên sử dụng rộng rãi đã được số hóa nhưng việc khai thác

cũng mới chỉ ở hệ thống mạng LAN tại nội bộ Trung tâm. Do vậy, muốn phát

huy được giá trị TLLT nghe - nhìn thì trước hết cần phải xác định được

những tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nào được sử dụng rộng rãi, những tài liệu

lưu trữ nghe - nhìn nào ít được khai thác để có phương án số hóa tài liệu. Đây

là điều kiện tiên quyết để tạo được cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, để khai thác trực

tuyến, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải đầu tư rất nhiều về cơ sở hạ

tầng phần cứng, phần mềm, máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ

điều hành, phần mềm quản trị, phân cấp cho phép khai thác sử dụng tài liệu;

đội ngũ các cán bộ lưu trữ có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng học hỏi và

quan trọng hơn là phải có tố chất như tính sáng tạo, sự phối hợp trong công

việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai mô hình khai thác

TLLT nghe - nhìn trực tuyến.

3.2.3.2. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ nghe - nhìn theo chuyên đề

Đây là hình thức cung cấp thông tin chủ động của các Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia. Để thực hiện được hình thức này, yêu cầu các Trung tâm phải

điều tra, khảo sát nhu cầu cùa người dùng tin từ đó tổng hợp thông tin thành

một chuyên đề cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống đến người dùng

tin. Ngoài ra, Trung tâm phải cập nhật bổ sung thông tin liên quan đến các

chuyên đề một cách liên tục. Các chuyên đề được thành lập sẽ được công bố

trên trang web của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các trang truyền

thông của Trung tâm như Facebook. Độc giả có nhu cầu sử dụng thông tin

TLLT nghe - nhìn theo chuyên đề có thể dễ dàng tìm kiếm thấy thông tin

mình cần. Từ đó người đọc có thể mua lại thông tin trong bộ thông tin đó của

Trung tâm. Nếu độc giả có nhu cầu sử dụng thêm các thông tin bổ sung liên

tục thì có thể đăng ký theo dõi chuyên đề thông tin đó và nộp lệ phí theo định

kỳ. Hình thức cung cấp thông tin này giúp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III có thể chủ động hơn trong việc lựa chọn thông tin trong TLLT đến người

sử dụng. Người đọc có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin đồng thời nhận thông

tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho đối tượng khai thác.

Tuy nhiên, hình thức cung cấp thông tin theo chuyên đề sẽ không đạt

được hiệu quả nếu như quá trình khảo sát cũng như tổng hợp thông tin theo

chuyên đề thực hiện không tốt, nhiều chuyên đề sau khi xây dựng sẽ không

được quan tâm sử dụng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin phải

đi theo yêu cầu, mong muốn của người khai thác sử dụng thông tin. Các

chuyên đề được xây dựng phải đảm bảo hai yếu tố đó là thông tin trong

chuyên đề được tổng hợp từ các TLLT có tần suất sử dụng cao nhất và quá

trình tổng hợp xử lý thông tin là chính xác nhất. Như vậy, hình thức cung cấp

tài liệu này mới đạt được hiêu quả tối ưu của nó.3.2.4. Tăng cường sự hỗ trợ

của công tác truyền thông, marketing nhằm quảng bá Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư lưu

trữ, cùng với những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ

đi vào nề nếp, ổn định và hiệu quả. Đây chính là điều kiện để phát huy vai trò

của marketing trong công tác quảng bá, giới thiệu TLLT nói chung cũng như

TLLT nghe – nhìn nói riêng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Bởi TLLT,

sản phẩm của TLLT, dịch vụ TLLT là đối tượng mà marketing trong công tác

quảng bá, giới thiệu tài liệu phải quan tâm. Marketing giúp cho Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III tìm hiểu được nhu cầu và mong muốn của các nhóm đối

tượng dùng tin. Sau khi đã nắm được những thông tin này, Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III cần phải đưa ra các sản phẩm từ TLLT phù hợp và thỏa mãn nhu

cầu của đối tượng. Hay nói cách khác nếu không có sản phẩ từ TLLT,

marketing không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Điều này phụ thuộc

vào công tác chỉnh lý TLLT ( TLLT mà đối tượng có nhu cầu khai thác đã

được chỉnh lý hoàn chỉnh chưa, có đầy đủ hay không, tình trạng vật lý có ổn

định và đảm bảo để đưa ra khai thác sử dụng không ? ), công tác thu thập, bổ

sung TLLT ( TLLT quí hiếm chứa đựng thông tin có giá trị cao thỏa mãn yêu

cầu dùng tin của các đối tượng hiện vẫn chưa thu thập được hoặc đã có nhưng

ít giá trị và chưa sung kịp thời...). Khi không có sản phẩm từ TLLT thì

marketing không thể triển khai việc quảng bá, giới thiệu TLLT.

Mục tiêu của công tác quảng bá, giới thiệu TLLT của Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III muốn hướng đến chính là xã hội biết đến giá trị của thông tin

chứa đựng trong TLLT, có ý thức bảo vệ nguồn tài sản vô giá này. Từ đó, vai

trò và những đóng góp to lớn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng

và công tác lưu trữ nói chung được xã hội thừa nhận. Nhưng để đạt được

mục tiêu này, Trung tâm cũng cần phải xác định được những mục đích cụ

thể mà mình muốn đạt được trong công tác quảng bá, giới thiệu TLLT nghe

- nhìn đó là:

+ Giới thiệu những thông tin về TLLT nghe - nhìn hiện đang bảo quản tại

Trung tâm gồm: nội dung, hình thức và giá trị mà tài liệu mang lại cho xã hội.

+ Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng TLLT làm sao có thể

quảng bá hình ảnh và giá trị của TLLT đến mọi tầng lớp trong xã hội.

+ Hiệu quả sau khi đã thực hiện các hình thức khai thác sử dụng TLLT

nghe - nhìn đó là số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, thành phần

độc giả, số lượt tài liệu phục vụ. Vì vậy số lượng này phải có xu hướng tăng

lên và đa dạng hơn qua các năm.

+ Nội dung TLLT nghe - nhìn đưa ra quảng bá, giới thiệu phải thỏa

mãn nhu cầu, mong muốn và “ bù đắp ” sự thiếu hụt thông tin của đối tượng

khai thác.

+ Kích thích được nhu cầu tìm đến TTLT của đối tượng khai thác.

3.2.5. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến

của các tour du lịch ở Việt Nam.

Du lịch có vai trò then chốt trong sự phát triển kinh tế xã hội của một

đất nước. Du lịch thúc đẩy sự hiểu biết quốc tế như một phần của “ Khái niệm

ngôi làng toàn cầu ”. Khách du lịch luôn mong muốn có được một trải nghiệm

mang tính tổng thể từ việc đến thăm các viện bảo tàng hay các di tích văn hóa

đến việc tham gia các hoạt động như giải trí, thể thao, hội hè, thám hiểm,

chăm sóc sức khỏe, giáo dục hay các hoạt động liên quan đến kinh tế có thể

làm giàu kinh nghiệm và vốn hiểu biết cho du khách. Nhu cầu đi du lịch đang

ngày càng tăng cùng với những tiến bộ hiện đại về giao thông, truyền thông

100

và những cải thiện chung về an sinh kinh tế. Do đó, để đáp ứng nhu cầu rất đa

dạng của khách du lịch nên cũng hình thành nhiều loại hình du lịch khác nhau

như : du lịch văn hoá, du lịch nghỉ dưỡng, du lịch thám hiểm, du lịch tâm

linh,... Trong đó loại hình du lịch văn hoá đang ngày càng phát triển và nhận

được nhiều sự quan tâm của Nhà nước cũng như nhân dân. Việc phát triển du

lịch văn hóa là cách để phát huy truyền thống lịch sử, giáo dục lòng yêu nước,

nhận thức trách nhiệm bảo vệ tài sản công của quốc gia, quảng bá về hình ảnh

của đất nước ra thế giới.

Các trung tâm lưu trữ mà trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

có nguồn tài nguyên di sản phong phú và có giá trị đặc sắc - đó chính là

TLLT. TLLT là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử và là một

trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Xây

dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành điểm đến của khách du lịch là

một hình thức để nâng cao công tác khai thác sử dụng cũng như phát huy giá

trị TLLT mới nhất. Hình thức này đã được các nước trên thế giới như Pháp,

Mỹ, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc thực hiện và nhận được những kết

quả rất tốt. Ví dụ, Lưu trữ Quốc gia Pháp, người ta mở cửa các Trung tâm lưu

trữ và liên kết với Bảo tàng để đón khách du lịch. Những hoạt động này đã

giúp cho ngành du lịch nội địa cũng như ngoại quốc của quốc gia họ phát

triển và gặt hái được nhiều thành tựu. Do đó, với tiềm năng của mình, các

Trung tâm lưu trữ có tiềm năng du lịch, hội tụ các điều kiện cần thiết để trở

thành một điểm đến du lịch nếu được đầu tư xây dựng tốt và có các chính

sách phát triển đồng bộ. Các trung tâm lưu trữ có thể trở thành điểm đến của

các tour du lịch lịch sử - văn hoá, thông qua đó du khách có thể tìm hiểu các

sự kiện lịch sử, truyền thống lịch sử, các nhân vật lịch sử và được sống lại

những thời khắc trong quá khứ.

Như đã nêu trên, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo

quản với số lượng gần 350.000 tấm ảnh, hàng trăm cuộn phim, hàng nghìn

101

cuộn băng ghi âm có nội dung phản ánh về các hoạt động trên các lĩnh vực

chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội của đất nước từ sau

Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. TLLT nghe - nhìn đang được bảo

quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất đa dạng và phong phú là nguồn

thông tin chính xác, đáng tin cậy nhất. Để xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III thành điểm đến tham quan, học tập là một vấn đề quan trọng, cần phải

có sự liên kết của rất nhiều cơ quan, tổ chức. Trước hết cần phải có sự liên kết

giữa các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia với nhau vì mặc dù khối lượng tài liệu ở

mỗi Trung tâm là khác nhau nhưng giữa các tài liệu và công tác lưu trữ tại

mỗi trung tâm lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hơn nữa, tại mỗi Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia đều bảo quản tài liệu ở các chế độ khác nhau nên khi

hợp tác sẽ cung cấp cho độc giả nguồn TLLT nghe - nhìn xuyên suốt các thời

kỳ lịch sử, tạo nên một bức tranh đặc sắc, đầy đủ và hoàn thiện các thế hệ cha

ông tiêu biểu của dân tộc. Nếu biết kết hợp sử dụng và khai thác thì sẽ tạo sự

độc đáo, đặc sắc đối với khách du lịch.

Để có thể làm được điều đó, không chỉ đơn thuần là việc đưa các trung

tâm lưu trữ trở thành các khu du lịch mà cần có sự hợp tác với các cơ quan

khác như thư viện, các cơ quan truyền thông, các công ty du lịch... Việc hợp

tác đó nhằm xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ và chất lượng cũng như

các hình thức khai thác sử dụng TLLT phong phú và đa dạng hơn. Các cơ

quan lưu trữ có thể thiết lập mối quan hệ thường xuyên với thư viện. Nếu như

các kho lưu trữ có chức năng lưu trữ, bảo quản tài liệu thì thư viện lại là nơi

giới thiệu TLLT đến cho bạn đọc. Hoặc có những TLLT chuyên ngành mà

các TLLT không có thì ở các thư viện sẽ có. Nếu các cơ quan lưu trữ và thư

viện kết hợp với nhau thì phần nào giúp độc giả tiếp cận TLLT dễ dàng và

thuận lợi hơn. Việc kết hợp giữa du lịch và lịch sử - văn hoá, hay nói cách

khác việc kết hợp giữa các nhà kinh doanh lữ hành và các trung tâm lưu trữ sẽ

tạo ra những sản phẩm du lịch đặc sắc và tạo ra những lợi ích cho cả hai bên.

102

Thực tế hiện nay cho thấy các trung tâm lưu trữ chưa có sự gắn kết với các

công ty du lịch để quảng bá rộng rãi hình ảnh của mình, do đó các trung tâm

lưu trữ chưa thực sự được mọi đối tượng trong xã hội biết đến

Tuy nhiên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể coi đây là một định

hướng mà mình có thể hướng đến trong tương lai gần.em cho rằng, nếu giải

pháp này được triển khai sẽ là “ làn gió mới ” thổi vào công tác khai thác sử

dụng TLLT nói chung và TLLT nghe – nhìn nói riêng của ngành Lưu trữ

nước nhà.

Tiểu kết chương 3

Căn cứ những nhận xét của chương trước, chương 3 em đưa ra các giải

pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

nghe-nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, các giải pháp này cũng thể hiện

kết quả nghiên cứu của đề tài và điểm cá nhân trong vấn đề bảo quản và khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Những đề xuất, giải pháp này được phát triển theo hướng mở do đó sẵn sàng

103

tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện.

KẾT LUẬN

Thời đại chúng ta đang sống là thời đại khoa học kỹ thuật; các thành

tựu khoa học kỹ thuật mới, công nghệ mới đang từng ngày, từng giờ làm đất

nước ta thay da đổi thịt. Nhưng chính vì vậy, hàng ngày, hàng giờ khối lượng

tài liệu lưu trữ nghe – nhìn đã và đang hình thành với tốc độ rất nhanh. Trong

khi đó, tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt

quan trọng trong việc nghiên cứu khoa học, lịch sử và là những căn cứ quan

trọng trong việc tái dựng lại sự kiện lịch sử để tìm đến những ký ức của quốc

gia và ký ức thế giới. Đây là thời cơ và thách thức đối với mỗi cán bộ lưu trữ

chúng ta. Cho nên, nó đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp

nhằm góp phần làm cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu nói

chung và bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng ngày càng tốt hơn Đề tài “Bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

III ” đề cập về vấn đề không mới trong công tác lưu trữ nhưng được thực hiện

ở bối cảnh thế giới có những biến chuyển mạnh mẽ do tác động của công nghệ

số. Công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn cùng với

các nghiệp vụ khác của lưu trữ cũng không nằm ngoài vùng tác động. Chính

điều này đã làm nảy sinh những yêu cầu mới trong công tác bảo quản và khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn buộc chúng ta một lần nữa cần nghiên

cứu để thích nghi và thừa hưởng những tinh hoa mà thời đại đã sản sinh. Tầm

quan trọng của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cùng tính cấp thiết của vấn đề nghiên

cứu đã thôi thúc em thực hiện đề tài này.

Nội dung đề tài thể hiện trong 03 chương một cách hệ thống. Chương

đầu tiên nêu ra những cơ sở nền tảng để triển khai đề tài: Cơ sở lý luận làm rõ

đối tượng nghiên cứu qua các khái niệm, loại hình, đặc điểm, nội dung, ý

nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; Cơ sở pháp lý thể hiện mức độ hoàn

104

thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng, tất cả đóng vai trò chi phối

trong việc định hình và đưa đề tài theo đúng hướng nghiên cứu Chương tiếp

theo đi sâu phân tích thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ nghe - nhìn: Đầu tiên khoanh vùng phạm vi nghiên cứu tại Trung

tâm Lưu trữ quốc gia III thông qua phần giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức; sử dụng biện pháp phân tích để phân tách vấn

đề như: Các loại hình tài liệu nghe- nhìn đang được bảo quản tại trung tâm,

Các yếu tố ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn và các

phương pháp bảo quản an toàn tài liệu nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III; Tiếp đến, phân tích nhu cầu khai thác sử dụng TLLT nghe – nhìn của

TTLTQG III, nêu ra các hình thức khai thác sử dụng của từng loại hình tài

liệu lưu trữ nghe – nhìn; sau cùng, tổng hợp lại trong phần nhận xét ưu điểm,

hạn chế, đồng thời đưa ra nguyên nhân để đề xuất được các giải pháp nhằm

hoàn thiện công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn

ở chương sau. Chương cuối cùng thể hiện kết quả của quá trình nghiên cứu

thông qua việc đề xuất các giải pháp đối với công tác bảo quản như: Xây

dựng và ban hành văn bản; Bố trí khu vực bảo quản hợp lý và đầu tư về cơ sở

vật chất, trang thiết bị hiện đại; Xây dựng các chế độ bảo quản với từng loại

hình tài liệu lưu trư nghe – nhìn; Khuyến khích hoạt động nghiên cứu trong

công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; Tuyển dụng, đào tạo nguồn

nhân lực. Đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn em

xin đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng và ban hành văn bản về công tác

tổ chức khai thác sử dụng; Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người

làm công tác lưu trữ; Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữ nghe – nhìn; Tăng cường sự hỗ trợ của công tác truyền thông, marketing

nhằm quảng bá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ

nghe – nhìn; Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến

105

của các tour du lịch ở Việt Nam.

Những giải pháp này được nêu dựa trên những hạn chế đã nêu ở

chương trước nhằm giải quyết những yêu cầu mà thực tiễn đã đặt ra. Mỗi

chương đều đóng góp cho đề tài ở những khía cạnh khác nhau nhưng có mối

liên kết chặt chẽ, chương trước làm tiền đề để triển khai chương sau, chương

sau củng cố nội dung của chương trước giúp đề tài đạt được mục tiêu nghiên

cứu đã đề ra.

Dù đã rất nỗ lực và cố gắng trong quá trình nghiên cứu những đề tài

vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đề tài được phát triển theo

hướng mở, sẵn sàng tiếp thu những ý kiến phản hồi của độc giả. Hy vọng,

những nội dung khiêm tốn của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích

106

cho các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nhóm tài liệu Văn bản

1. Quốc hội (2011 ), Luật số 01/2011 / QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 Luật Lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 10/2004 /TT - BNV ngày 01/10/2014

về việc sử dụng tài liệu tại Phòng Đọc của các Lưu trữ lịch sử,

3. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (2015), Quyết định số 122 /QĐ -

TTIII ngày 02 tháng 11 năm 2015 quy định về xuất, nhập tài liệu lưu trữ bảo

quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

4. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (2015), Quyết định số 521 /QĐ -

TTLTII ngày 02 tháng 11 năm 2015 Về việc ban hành Quy định về việc quản

lý kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Nhóm tài liệu Sách tham khảo

5. Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác

Lưu trữ, NXB Lao động.

6. Trần Thị Loan (2019), Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn.

Nhóm tài liệu Đề tài nghiên cứu khoa học

7. Lê Thị Phương Dung (2017), Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thực trạng

công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

8. Trần Thị Thu Hà (2007), Khóa luận tốt nghiệp Nghiên cứu các

phương pháp bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Nhóm tài liệu Tạp chí chuyên ngành

9. Nguyễn Thị Chinh (2006), Nghiên cứu áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO

9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III, Luận văn Thạc sĩ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội

10. Đào Xuân Chúc, Hơn nửa thế kỷ bảo tồn và phát huy giá trị của tài

liệu lưu trữ nghe nhìn ở Việt Nam - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số

107

12/2008.

11. Đào Xuân Chúc ( 2014), Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu

lưu trữ nghe nhìn trong khoa học xã hội nhân văn – Tạp chí Văn thư Lưu

trữ Việt Nam.

12. Nguyễn Anh Thư, “ Quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu nghe

nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hội nhập -

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 06/2010.

13. Nguyễn Trọng Biên, Vài nét về tài liệu nghe nhìn và ý kiến đề xuất

108

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt nam số 01/2013.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1

109

Tòa nhà 7 tầng hiện đại của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Phụ lục 2:

110

Kho bảo quản tài liệu ảnh

111

Kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh

112

Kho bảo quản tài liệu ghi âm

Phụ lục 3

Sổ đăng ký ra, vào kho

Phụ lục 4

113

Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho

Phụ lục 5

114

Các dụng cụ vệ sinh tài liệu ghi âm

Phu lục 6

115

Quyết định số 70 / QĐ - VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình số hóa và chính lý tài liệu ghi âm

Phụ lục 7:

116

Một số thiết bị số hóa tài liệu lưu trữ nghe -nhìn

Phụ lục 8:

117

Mục lục tài liêu ảnh của phông Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh

Phụ lục 9:

118

Sổ đăng kí độc giả và sổ giao, nhận tài liệu giữa phòng tài liệu nghe- nhìn và phòng đọc

Phụ lục 10:

119

Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

PHỤ LỤC 11

Số lượng độc giả khai

Tổng số độc giả khai

Ghi

thác sử dụng TLLT

chú

Năm

thác sử dụng TLLT

Nghe - nhìn

01 2009

481

03 2010

432

0 2011

432

01 2012

335

01 2013

317

02 2014

414

04 2015

562

09 2016

341

0 2017

417

03 2018

341

02 2019

330 2020

04

175 (3 tháng đầu)

Biểu thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại

120

Sổ theo dõi độc giả tại Phòng Đọc từ năm 2009-2020.

Phụ lục 12:

Ảnh chụp một khu trưng bày tài liệu lưu trữ nghe - nhìn của TTLTQGIII

121

năm 2020

Phu lục 13

122

Cuộc triển lãm về Quốc huy - Quốc kỳ - Quốc ca của Việt Nam tại phòng Trưng bày thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Phụ lục 14

123

Ảnh chụp sổ đăng ký sao, chứng thực tài liệu tại TTLTQGIII

Phụ lục 15

124

Bác Hồ đến Việt Nam học xá nói chuyện với hàng vạn người về ngày Tổng tuyển cử 05/01/1946. Nguồn: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Mục lục ảnh phông Nguyễn Bá Khoản, số 198-927

125

Chủ tịch Hồ Chí Minh bỏ phiếu bầu cử đại biểu Quốc hội khoá II tại tiểu khu Trúc Bạch, khu phố Ba Đình, Hà Nội, tháng 5/1960. Nguồn: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Khối tài liệu Văn phòng Quốc hội, SLT 20-15