Danh Sách Nhóm 7 Danh Sách Nhóm 7
1. Vương Ngọc Đoan Thư 2. Nguyễn Thị Tường Vy 3. Nguyễn Thị Mỹ Linh 4. Phạm Thị Song Toàn 5. Nguyễn Thị Diệu Linh 6. Tô Hồng Hưng 7. Bùi Hồng Nhung Lê Thị Phương Thảo 8. 9. Nguyễn Thị Duyên 10. Đỗ Thị Thu Thảo 11. Lương Phú Thịnh
K104071253 K104071275 K104071198 K104071257 K104071197 K104071191 K104071220 K104071247 K104071167 K104071246 K104061000
NNỘỘI DUNG I DUNG
II
KHÁI QUÁT CÔNG TÁC LƯƯU TRU TRỮỮ KHÁI QUÁT CÔNG TÁC L
IIII
KKỸỸ NĂNG L
NĂNG LƯƯU TRU TRỮỮ TTẠẠI CÔNG TY I CÔNG TY
I. Khái quát công tác l I. Khái
quát công tác lưưu tru trữữ
1.1. Công
Công táctác llưưuu trtrữữ làlà gìgì??
2.2. VaiVai tròtrò
trình 3.3. QuyQuy trình
I. Khái quát công tác l I. Khái
quát công tác lưưu tru trữữ
1. Công tác lưưu u trtrữữ 1. Công tác l
•• LLựựa a chchọọn + gi n + giữữ llạại + bi + bảảo quo quảản n
nhnhữững tài li ng tài liệệu có giá tr u có giá trịị mmộột cách t cách
khoa hhọọcc khoa
•• MMụụcc đích: Đ đích: Đểể làm b làm bằằng ch ng chứứng + ng +
tra cứứu thông tin tra c u thông tin quáquá khkhứứ
•• YêuYêu ccầầu: đu: đảảm bm bảảo tính khoa h o tính khoa họọc c
+ tính cơơ mmậậtt + tính c
I. Khái quát công tác l I. Khái
quát công tác lưưu tru trữữ
2. Vai trò 2. Vai trò
•• CungCung ccấấpp thông thông tin tin chocho lãnhlãnh đđạạoo kkịịpp ththờờii
•• GiúpGiúp ngngườườii ccầầnn ssửử ddụụngng hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu xxửử lýlý công công viviệệcc
chóng nhanh chóng nhanh
•• TTạạoo ssựự thuthuậậnn llợợii khikhi chuy chuyểểnn giaogiao hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu gigiữữaa cáccác
phòng ban ban khikhi ccầầnn thithiếếtt phòng
I. Khái quát công tác I. Khái
quát công tác llưưu u trtrữữ
3. Quy trình 3. Quy trình
Công tác lưưu u Công tác l trtrữữ
Thu thậập, p, Thu th bbổổ sung sung ChChỉỉnh lý nh lý tài liệệuu tài li BBảảo o ququảảnn ThThốống kê, ng kê, kikiểểm tram tra Khai thác Khai thác ssửử ddụụngng
a. Thu thậập, bp, bổổ sung tài li a. Thu th
sung tài liệệu lu lưưu tru trữữ
•• VănVăn ththưư đãđã gigiảảii quyquyếếtt xong xong..
•• TàiTài liliệệuu cũcũ còncòn đđểể llạạii ởở cáccác đđơơnn vvịị, , ttổổ chchứứcc, ,
cácá nhânnhân, , cáncán bbộộ..
•• TàiTài liliệệuu do do cácá nhânnhân, , giagia đìnhđình, , dòng
dòng hhọọ nnộộpp
vàovào llưưuu trtrữữ..
•• Theo
Theo yêuyêu ccầầuu ccủủaa ccơơ quanquan, , llưưuu trtrữữ nhànhà
nnướướcc
b. b. ChChỉỉnhnh lý tài li
lý tài liệệu u llưưu u trtrữữ
Phân loạại, l Phân lo
i, lậập hp hồồ ssơơ
Xác địịnh giá tr Xác đ
nh giá trịị tài li
tài liệệuu
ChChỉỉnh lý nh lý tài liệệuu tài li
Biên mBiên mụục hc hồồ ssơơ
c. Bc. Bảảo quo quảản tài li
n tài liệệu lu lưưu tru trữữ
phá hoạại tài li
i tài liệệu u llưưuu trtrữữ
-- NhânNhân ttốố phá ho + + TTựự nhiên: nhiên:
trùng côn trùng
VdVd: : đđộộ ẩẩm, tm, too, ánh sáng , ánh sáng, , nnấấm m mmốốc, c, côn ….….
+ Con ngngườườii:: + Con
VdVd: : kkẻẻ giangian llấấyy ccắắpp, , ngngườườii ssửử ddụụngng ccẩẩuu ththảả, , llưưuu trtrữữ chchưưaa đúngđúng quyquy đđịịnhnh,…,…
+ + HóaHóa hhọọc: c:
t xâm nhậập p
VdVd: : hóahóa chchấất, cht, chấất xâm nh ttừừ môi trmôi trườường bng bịị ô ô nhinhiễễm…m…
d. Thd. Thốống kê và ki
ng kê và kiểểm tra tài
m tra tài liliệệuu
MMụục đích c đích
• Lập kế họach bổ sung tài liệu
• Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang
thiết bị bảo quản
• Làm cơ sở cho quản lý nhà nước
Công cụụ ththốống kê ng kê Công c
•• SSổổ nhnhậập tài li
p tài liệệu vào kho l
u vào kho lưưu tru trữữ
•• MMụục lc lụục hc hồồ ssơơ
•• SSổổ đăng ký m
đăng ký mụục lc lụục hc hồồ ssơơ
•• SSổổ ththốống kê phông ng kê phông
•• Báo cáo t
Báo cáo tổổng hng hợợp: kho tàng, cán b
p: kho tàng, cán bộộ, tài li
, tài liệệu u llưưu u
trtrữữ
•• SSổổ xuxuấất tài li
t tài liệệu u llưưu u trtrữữ
Phương pháp kiểm tra
• Đối chiếu số lượng, tình hình thực tế với sổ
sách
Ghi lại sai lệch, lập biên bản điều tra
• Sau kiểm tra: tìm, bổ sung, đòi lại, phục chế,…
e. Khai thác, sửử ddụụng tài li e. Khai thác, s
ng tài liệệu lu lưưu u trtrữữ
HìnhHình ththứức sc sửử ddụụngng
•• TTổổ chchứức phòng đ c phòng đọọcc
•• CCấấp phát b p phát bảản n sao sao llụục (trích l c (trích lụục) c)
•• TriTriểển n lãm tài li lãm tài liệệuu
•• Công b Công bốố tài li tài liệệu u llưưu u trtrữữ
II. KII. Kỹỹ năng l
năng lưưu tru trữữ ttạại công ty i công ty
1.1.
TiTiếến n trình l
trình lưưu tru trữữ
2.2.
Công cụụ llưưu tru trữữ Công c
3.3. MMẹẹo đo đểể chchọọn tn tủủ hhồồ ssơơ
4.4.
Thao tác lưưu chuy Thao tác l
u chuyểển tài li
n tài liệệu hu hồồ ssơơ vào t
vào tủủ
II. KII. Kỹỹ năng l
năng lưưu tru trữữ ttạại công ty i công ty
1. Ti1. Tiếến n trình l
trình lưưu tru trữữ
a.a. Phân lo
Phân loạại hi hồồ ssơơ ccầần ln lưưu tru trữữ
-- HHồồ ssơơ ttốối ci cầần thin thiếết t
Các Các hhồồ ssơơ ccầần n thithiếết cho s t cho sựự ttồồn tn tạại ci củủa a ttổổ chchứức,không c,không
ththểể thay thay ththếế đđượượcc
CCầần ln lưưu tru trữữ trong t trong tủủ chchốống cháy ng cháy
VDVD:: bbảản chính h n chính hợợp đp đồồng, hng, hợợp đp đồồng đng đạại lý, con d i lý, con dấấu, u,
nhãn hihiệệu u ththươương ng mmạại…i… nhãn
-- HHồồ ssơơ ththườường sng sửử ddụụng ng -- HHồồ ssơơ quanquan trtrọọngng
c tái bảản đn đượượcc Có Có ththểể thay th Có Có ththểể thay thay thếế hohoặặc tái b thay ththếế hohoặặcc saosao llạạii nhnhưưngng ttốốnn kémkém
Không cầần tn tủủ chchốống cháy vì d ng cháy vì dễễ nhân nhân bbảảnn Không c CCầầnn llưưuu trtrữữ trong
trong ttủủ chchốốngng cháy cháy a thuậận kinh doanh, danh sách t hàng, thỏỏa thu n kinh doanh, danh sách chính) ) hhồồ ssơơ vvềề thuthuếế, , cáccác tàitài khokhoảản n phphảảii trtrảả -- (tài chính
viên, nhà cung cấấp, hp, hợợp đp đồồng chuyên ch ng chuyên chởở,…,…
VD:VD: đđơơn n đđặặt hàng, th VD:VD: (tài nhân viên, nhà cung c nhân thu, hóa đđơơnn, s, sổổ llươươngng,…,… thu, hóa phphảảii
-- HHồồ ssơơ không c
không cầần thin thiếết t
Nên Nên hhủủyy sausau khikhi kkếếtt thúc thúc công công viviệệcc sausau khi khi llưưuu vàivài ngàyngày, ,
tutuầầnn, , vàivài tháng tháng
VD:VD: ththưư ttừừ giaogiao ddịịchch hhằằngng ngàyngày: : thông thông báo báo nnộộii bbộộ, ,
thông báo cáccác cucuộộcc hhọọpp, , llịịch ch côngcông táctác,…,… thông báo
b. Sb. Sắắp xp xếếp hp hồồ ssơơ, tài li
, tài liệệu mu mộột cách khoa h
t cách khoa họọcc
Các cách phổổ bibiếến nhn nhấất hi Các cách ph t hiệện nay: n nay:
Theo mẫẫu tu tữữ ABCABC Theo m
Theo sốố ththứứ ttựự hhồồ ssơơ Theo s
Theo mẫẫu tu tựự -- ssốố ththứứ ttựự Theo m
heo chủủ đđềề TTheo ch
heo thờời gian i gian TTheo th
Theo địịa danh a danh Theo đ
c. Lên lịịch lch lưưu tru trữữ c. Lên l
− Quy định thời gian để giữ lại các hồ sơ được lưu trữ
trong bộ hồ sơ
− Một số tài liệu hồ sơ cần được lưu lại (theo qui định nhà
nước)
VD: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng,
hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán
tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn
hiệu đăng ký.
d. Cách hủủy by bỏỏ hhồồ ssơơ, tài li d. Cách h
, tài liệệuu
−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ thông th thông thườường đng đượược hc hủủy by bỏỏ hàng ngày hàng ngày
bbằằng cách b ng cách bỏỏ vào gi vào giỏỏ rácrác
−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ phphảải thêu h i thêu hủủy, by, bỏỏ vào máy vào máy nghinghiềền n làm làm
nguyên liệệu u hohoặặc c máy cmáy cắắt t vvụụnn nguyên li
LLưưu ýu ý: đ: đốối vi vớới tài li i tài liệệu cu củủa ca cơơ quan qu quan quảản lý nhà n n lý nhà nướước, hc, hồồ ssơơ
tài liệệu tiêu h tài li u tiêu hủủy phy phảải đi đượược thc thốống kê, đ ng kê, đượược phê duy c phê duyệệt, sau t, sau
khi hkhi hủủy phy phảải có văn b i có văn bảản báo cáo cho th n báo cáo cho thủủ trtrưởưởng cng cơơ quan. quan.
e. Le. Lưưu tru trữữ hhồồ ssơơ tài li
tài liệệuu
−− LLậập p danh m danh mụục hc hồồ ssơơ: b: bảản lin liệệt kê có h t kê có hệệ ththốống hng hồồ
ssơơ ccủủa đa đơơn vn vịị, ph, ph
−− Tìm Tìm vvịị trí nh trí nhấất đt địịnh đnh đểể llưưu tru trữữ, sao cho đáp , sao cho đáp ứứng ng
nhu cầầu nhanh chóng u nhanh chóng nhu c
II. KII. Kỹỹ năng l
năng lưưu tru trữữ ttạại công ty i công ty
2. Công cụụ llưưu tru trữữ 2. Công c
Có nhiều cách bố trí hồ sơ: Có nhiều cách bố trí hồ sơ:
+ Để đứng (vertical files) + Để đứng (vertical files)
+ Nằm (horizontal files) + Nằm (horizontal files)
+ Hai bên (lateral files) + Hai bên (lateral files)
+ Kệ (shelf files), + Kệ (shelf files),
+ Di động (mobile files),… + Di động (mobile files),…
Vậy Vậy nên công cụ lưu trữ rất đa dạng nên công cụ lưu trữ rất đa dạng
ĐĐểể ngang ngang
ĐĐểể đđứứngng
Hai bên Hai bên
KKệệ
Di đDi độộngng
chia thành
thành cáccác nhómnhóm sausau đây đây
CácCác côngcông ccụụ đđượượcc chia :: •• Công
thông ththườườngng ((ccổổ điđiểểnn) )
Công ccụụ llưưuu trtrữữ thông + + TTủủ hhồồ ssơơ ::
KKệệ bbốố trítrí ddọọcc nnơơii làmlàm viviệệcc
TTủủ ttổổngng hhợợpp
TTủủ kkệệ không
không ccửửaa
TTủủ quayquay
GiáGiá treotreo
+ + BìaBìa đđựựngng hhồồ ssơơ theotheo mimiếếngng phânphân loloạạii (index (index divider), ccặặpp hhồồ ssơơ đđểể bànbàn (desk files) (desk files) divider),
HHộộpp hhồồ ssơơ
MiMiếếng ng phân lo phân loạạii
CCặặp p hhồồ ssơơ đđểể bànbàn
+ + VVậậtt ddụụngng bbổổ trtrợợ: : nhãnnhãn bìabìa kkẹẹpp, , nhãnnhãn ththẻẻ chchỉỉ ddẫẫnn, , nhãnnhãn ngănngăn kéokéo hhồồ ssơơ, , bìabìa kkẹẹpp,..,..
BìaBìa kkẹẹpp hhồồ ssơơ
•• Công
Công ccụụ hihiệệnn đđạạii
+ + MMáy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi áy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi ĩa CD--ROMROM, , đĩađĩa mmềềmm, , đĩađĩa ccứứngng => => titiệệnn llơơii ++ ĐĐĩa CD tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.. nhnhấấtt vàvà nhanh
nhanh nhnhấấtt
+ Vi phim (một số công ty nước ngoài tại tp.HCM):
phiếu phim cực nhỏ (to bằng bưu ảnh hoặc ảnh
9x12), mỗi cái phiếu phim chụp được gần 200 trang
tài liệu, được dễ dàng bằng máy đọc vi phim
Giúp công ty tiết kiệm được 98% khoảng trống
II. KII. Kỹỹ năng l
năng lưưu tru trữữ ttạại công ty i công ty
3. M3. Mẹẹo đo đểể chchọọn tn tủủ hhồồ ssơơ
Hồ sơ số lượng lớn
Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn (ngăn ở trên, hộc ở dưới)
Kích thước ngăn thông thường là 28cm x 35 cm
Văn phòng có không gian nhỏ
Dùng tủ hồ sơ treo trên tường
Hồ sơ không còn hoạt động
Dùng tủ hồ sơ loại rẻ tiền, tiết kiệm chi phí
II. KII. Kỹỹ năng l
năng lưưu tru trữữ ttạại công ty i công ty
4. Thao tác lưưu chuy 4. Thao tác l u chuyểển hn hồồ ssơơ tài li tài liệệu vào t u vào tủủ
NhânNhân viênviên ccầầnn lênlên kkếế hohoạạchch llưưuu chuy chuyểểnn::
y ghi chú: Dùng mẩẩu giu giấấy ghi y ghi ng nhữững mng mẩẩu giu giấấy ghi chú: Dùng m −− SSửử ddụụng nh −− ChuChuẩẩnn bbịị bìabìa đđựựngng hhồồ ssơơ còncòn mmớớii đđểể kkẹẹpp hhồồ ssơơ đangđang
i dung củủa ta từừng long loạại hi hồồ ssơơ đđểể dán trên t dán trên tườường thành ng thành nnộội dung c đđượượcc ssửử ddụụngng, , đđểể tránh tránh nhnhầầmm llẫẫnn
ccủủa ta từừng kng kệệ, , ttủủ riêng bi riêng biệệt. t. −− ChuChuẩẩnn bbịị các các nhãnnhãn hihiệệuu dándán vàovào hhồồ ssơơ, , ngănngăn kéokéo, , hhộộpp
dung, ngàyngày tháng tháng ssửử ddụụngng ––
y ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kkệệ đóđó chuyểểnn))
((ghighi rõrõ têntên bbộộ phphậậnn, , nnộộii dung, VD:VD: trên mtrên mẩẩu giu giấấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là llưưuu chuy chchứứa a hhồồ ssơơ vvềề báo cáo. báo cáo.
