BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : ThS. HOÀNG VĂN THANH
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG
Mã số sinh viên : 1205QTVA054
Khóa : 2012-2016
Lớp : ĐH QTVP 12A
HÀ NỘI - 2016
LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ”. Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm
trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Phương
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................. 1
3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................... 2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 2
6. Giả thuyết nghiên cứu ......................................................................................... 3
7. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 3
8. Bố cục của đề tài ................................................................................................. 3
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................ 4
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ ............... 4
1.1. Khái niệm hội nghị ........................................................................................... 4
1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị............................................................... 5
1.3. Phân loại tổ chức hội nghị ............................................................................... 6
1.4. Quy trình tổ chức hội nghị ............................................................................... 8
1.4.1. Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức .................... 8
1.4.2. Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức. .................................... 9
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN
PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .......................................................... 17
2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................. 17
2.2. Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức ....................................................... 20
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
nghệ ....................................................................................................................... 27
2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị .................................................... 27
2.3.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị ............................................................ 36
2.3.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị ..................................................................... 36
2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự ............................................................... 38
2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời .......................................... 41
2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị ......................................................... 46
2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị
.............................................................................................................................. 49
2.3.2.6. Công tác thông tin truyền thông .............................................................. 52
2.3.2.7. Công tác y tế ............................................................................................ 52
2.3.2.8. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị ......................................................... 53
2.3.2.9. Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị ................................................. 54
2.3.2.10. Chuẩn bị các yếu tố khác. ...................................................................... 55
2.3.3. Giai đoạn tiến hành ..................................................................................... 57
2.3.3.1. Đón tiếp đại biểu ...................................................................................... 58
2.3.3.2. Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật ..................................................... 59
2.3.3.3. Triển khai chương trình hội nghị ............................................................. 59
2.3.3.4. Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu
đọc tham luận. ....................................................................................................... 60
2.3.3.5. Giải quyết vấn đề phát sinh .................................................................... 63
2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị ........................................................... 64
2.3.3.7. Bế mạc hội nghị ....................................................................................... 64
2.3.4. Giai đoạn kết thúc ....................................................................................... 65
2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội nghị ............................................................ 67
2.3.5.1. Ưu điểm ................................................................................................... 67
2.3.5.2. Nhược điểm ............................................................................................. 71
2.3.5.3. Nguyên nhân ............................................................................................ 73
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG
NGHỆ ........................................................................................................................... 76
3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội
nghị ....................................................................................................................... 76
3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ
Khoa học và Công nghệ ........................................................................................ 76
3.1.2. Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ chức
hội nghị tại Bộ ...................................................................................................... 78
3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm ...................................................... 82
3.1.4. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng ..................................................................... 83
3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị ..................................... 84
3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị
.............................................................................................................................. 86
3.4. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ ................... 102
3.5. Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành
quản trị văn phòng .............................................................................................. 103
KẾT LUẬN ................................................................................................................ 107
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 108
PHỤ LỤC
