Kỹ năng làm việc nhóm
(Team work)
Ngay cả ông bà ta từ xưa cũng đã có câu: "Một cây làm chẳng nên non, ba cây
chụm lại nên hòn núi cao".
Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo ra
môi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn
nhau để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã
được đặt ra. Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của
mình cho tập thể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự
tưởng thưởng xứng đáng, không có sự không rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của
mỗi người. Những thành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả
của tập thể có từ sự đóng góp tích cực của mỗi người.
Khi lập nhóm làm việc, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:
1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về
lĩnh vực liên quan
Trong sản xuất, chúng ta có rất nhiều thành phần người lao động, có người có kiến
thức cao, người thì có sự sáng tạo, người có kinh nghiệm, người nắm rõ công việc,
thao tác... Việc lập nhóm tốt hơn hết nên hội đủ những người với nhiều thành phần
khác nhau và chúng ta đừng vội cho rằng những ngừơi ít học sẽ không đóng góp
được gì cho nhóm. Hãy hiểu rằng, mỗi người đều có những khả năng tiềm ẩn mà
không phải ai cũng khai thác được. Và việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm
nên căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực hiện là gì.
2. Phân công phù hợp với khả năng
Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn. Các
công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với nhau chứ không phải độc lập.
Chúng ta đừng ngại khi muốn tìm cách phát huy khả năng tiềm ẩn của một thành
viên nào đó bằng cách giao cho anh ta những công việc mới. Điều đó sẽ giúp bạn
nhìn nhận rõ khả năng của họ.
3. Đảm bảo sự công bằng
Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình và chúng ta không nên phản bác sự
nhiệt tình của họ khi mà chúng ta chưa xác định được rõ ràng bằng thực tế rằng, ý
tưởng đó là sai. Dù ý kiến không phù hợp đi chăng nữa, sự chê bai không bao giờ
là phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến.
4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên
Hãy khẳng định rằng các thành viên là như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ
người trưởng nhóm. Mọi người đều có trình độ, sự hiểu biết và tay nghề khi tham
gia vào nhóm. Mỗi người có thế mạnh riêng, tích cách riêng. Do đó, ý kiến, ý
tưởng của mỗi người đều có giá trị trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không có sự
"vạch lá tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh". Hãy nhớ rằng, thành quả chỉ đến
từ sự cống hiến và tin tưởng lẫn nhau của các thành viên trong nhóm.
5. Mục tiêu rõ ràng
Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải
đạt đến là gì? Thông tin đến với mọi người chính xác như nhau.
6. Trưởng nhóm
Đây là người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trong quá trình thực hiện dự án. Do đó,
người này phải có khả năng kêu gọi và điều khiển mọi người. Những thành viên
trong nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu của
người trưởng nhóm. Nếu bạn muốn đào tạo hay tìm kiếm những nhân tài lãnh đạo
tương lai cho tổ chức, bạn hãy mạnh dạn trao cho những người trẻ và theo bạn là
có khả năng phát triển.
7. Thời hạn dự án phải hoàn thành
Những dự án có thời hạn phải hoàn thành luôn là điều kiện thuận lợi để thực hiện.
8. Động viên để duy trì
Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy thường xuyên đến tìm hiểu, hỏi thăm về tiến độ dự
án, tình hình của nhóm. Điều này kích thích nhóm cùng nhau làm việc tốt hơn khi
họ cảm nhận được sự quan tâm thật sự từ lãnh đạo và cũng như một sự nhắc nhở
của bạn đối với công việc của nhóm.
9. Khen thưởng kịp thời và rõ ràng
Hãy xác định rõ những phần thưởng mà tổ chức sẽ dành cho tập thể khi họ đạt
được mục tiêu.Đảm bảo rằng sự khen thưởng đó dành cho cả tập thể. Hạn chế tối
đa việc khen thưởng một cá nhân khi mà thành quả của công việc đến tự sự cật lực
làm việc của cả nhóm, dù rằng, theo bạn, người đó là xuất sắc nhất; bạn hãy nhớ
rằng, không có sự cống hiến của những người khác, thành quả sẽ không có.
10. Hành động
Cho cả nhóm biết rằng, họ hãy tự tin thực hiện những ý tưởng mà cả nhóm đã
thống nhất thành hành động cụ thể. Sau mỗi lần không thành, cả nhóm sẽ gắn kết
và tin tưởng nhau hơn và đương nhiên, mọi người sẽ học hỏi được nhiều điều hơn.
Chắc chắn rằng, sự thất bại sẽ không được quy cho riêng cá nhân nào. Đó là tập
thể.
11. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm
Để việc quản lý nhóm và nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng người
trưởng nhóm đã được trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để kết hợp mọi
người, khai thác, phân tích ý kiến, ý tưởng, công việc của mọi người.
Các nguyên tắc khi làm việc, thảo luận nhóm
1. Sự bình đẳng
Mọi ngừơi trong nhóm đều là thành viên như nhau, không có ai hơn ai, quyền phát
biểu thuộc về mọi người, ý kiến của mọi người được tôn trọng như nhau, không có
sự chê bai. Khi có sự nể nang xuất hiện, hãy dập tắt nó ngay. Điều này đòi hỏi
người trưởng nhóm quyết đoán và mạnh mẽ. Đó cũng là điều kiện để trở thành một
người lãnh đạo.
2. Tinh thần tích cực
Mọi thành viên tham gia vào nhóm đều phải tích cực đóng góp ý kiến, kinh
nghiệm, kiến thức của mình vào công việc chung của nhóm. Khuyến khích mọi
ngừoi đóng góp hơn là ngồi ỳ hoặc không có ý kiến gì. Điều này đòi hỏi kỹ năng
của ngừơi trưởng nhóm.
3. Xác định trách nhiệm, công việc rõ ràng
Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm đều đựơc
giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng.
4. Không có chủ nghĩa cá nhân
Có nhiều người luôn tự cho những ý kiến của mình là đúng. Người trưởng nhóm
hãy cho cả nhóm biết đâu là ý kiến hữu ích thông qua các kỹ năng phân tích tính
hiệu quả của từng ý kiến. Tránh những cuộc cải vã không cần thiết.
5. Sự lắng nghe
Đây là một kỹ năng trong giao tiếp, nhất là khi thảo luận nhóm. Sự lắng nghe tiếp
thu ý kiến, ý tưởng của mọi thành viên sẽ giúp buổi thảo luận hiệu quả. Ngừơi phát
biểu cảm thấy được tôn trọng và mạnh dạn đóng góp ý kiến của mình nhiều hơn.