Bài giảng PDCA trong hoạt động nhóm

PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM

WELCOME TEAM LEADERS WELCOME TEAM LEADERS

ĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBN

Ậ

Ố ƯỢ

STT

NH N XÉT

S  L

NG (17)

SL

%

ư

ạ

Ch a phân tích tình tr ng

1

5.88

1

2

ư

Không đ a ra nguyên nhân

4

23.53

ụ ể

3

ư Nguyên nhân đ a ra không c  th

1

5.88

4

ả

ư Không đ a ra gi

i pháp

5

29.41

5

ả

ư

ợ

ớ

Gi

i pháp đ a ra không phù h p v i nguyên nhân

5

29.41

ả

ụ ể

ư

6

Gi

i pháp đ a ra không c  th

1

5.88

7

ư

ụ

ổ

ể

Không đ a ra m c tiêu t ng th

5

29.41

8

ủ ừ

ư

ụ

ạ Không đ a ra m c tiêu c a t ng giai đo n

4

23.53

ạ

9

ạ Trình bày không rõ ràng, m ch l c

1

5.88

10

ạ ề

ế

ế

ạ

ạ

ổ

ể L c đ  ( cách XD k  ho ch, XD k  ho ch t ng th )

2

11.76

Ụ M C TIÊU

•V n d ng 1  ậ ụ ậ ơ ố ỹ s  k  thu t s   ồ ươ ng cá,  đ  x ả ồ ư   b n đ  t ươ duy, ph ng  pháp      20/80

c

ự

• N m đ ượ ắ c ướ các b trong chu  trình  PDCA

• Th c hành   phân tích và  ậ l p KHCL  theo PDCA

1

2

3

Ộ ỘN I DUNG N I DUNG

ự

ậ Bài t p th c  hành

ả i thích  Gi cướ các b P­D­C­A

ệ ớ i thi u Gi c ướ Các b ủ c a chu  trình

Giới thiệu

 PDCA là công cụ hữu hiệu, phương pháp luận khoa học để giải

quyết vấn đề

 Được thiết kế để áp dụng liên tục, nhiều lần

 Bao gồm các hoạt động theo vòng khép kín

 Nâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đề

 Mục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho

khách hàng hài lòng

 Khi thực hiện cần:

 Dữ liệu  Bằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề  Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đề

ậ

ế P – Plan ­ L p k   ho ch ạ

ự ệ

D – Do ­ Th c hi n

ể

C – Check ­ Ki m tra

A – Act ­ Hành đ ngộ

Prof. Edwards Deming (1900 – 1993)

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

 P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu  P: Xác định nguyên nhân  P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc

rễ của vấn đề

 P: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành

động

 D: Thực hiện kế hoạch hành động  C: Xác định hiệu quả của kế hoạch  A: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan

KHÁI NIỆM:

Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó

VAI TRÒ:

ế ạ

ấ ạ

“Không l p k  ho ch  ậ ế ạ ậ là l p k  ho ch cho th t b i”  Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý

3

4

2

1

ị

ề ấ Đ  xu t    ả i pháp gi

Xác đinh,  ườ ng  Đo l ề v n đấ

Phân tích  nguyên  nhân

Xác đ nh  ụ m c tiêu  i ả cho gi pháp

PLANPLAN

A C T A C T

Khi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta thường đặt ra các câu hỏi:





C C

H H

D O D O

E E

C C

K K

What: Vấn đề là gì? Where: Nguyên nhân ở đâu? Why : Tại sao nảy sinh vấn đề How : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào …

Bài tập 1

Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2 tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các bạn hãy phân tích các nguyên nhân và đánh giá, xác định nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn.

ươ

ự ỏ S  th a  mãn cao  h nơ

ỗ ợ H  tr    c  ừ ơ t quan

ỗ ợ H  tr   tài năng

Xây d ng ự ch ng  trình gi ng ả d yạ

ỉ ệ T  l   tiêu  hao  th pấ

Hi u ể t ế bi r ng ộ h nơ

t ế

ng

Môi  ườ tr v t ậ ch tấ

Thi k  ế khóa  h cọ

ỗ ợ H  tr   sinh viên  (đào t o ạ k  ỹ thu t)ậ

PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE)

 People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục

vụ

 Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách, qui trình, luật, lệ, qui định

 Machines/ Máy móc: Any equipment, computers, tools etc. required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính, dụng cụ,v.v… nào cần thiết để hoàn thành công việc)

 Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v..

được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùng

 Measurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó  Environment/ Môi trường: Các điều kiện, như địa điểm, thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn ra

Bài tập 2

Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất các giải pháp khắc phục.

ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP )



ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh .

Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện.

Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.

Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn

Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.



ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)

Làm thế nào để mind map?!? - Tư duy hai chiều (phản biện) Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết. - Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra. - Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map. - Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh. - Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú. - Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước. - Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map. - Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết. - Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác - Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự. - Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào. - In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn. - Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề. - Hãy sáng tạo. - Bắt tay vào và HAVE FUN.

Bài tập 3

Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy lựa chọn những giải pháp chính cho phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho các giải pháp đó.

 Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20%

việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”.

LỰA CHỌN GiẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP 20/80)

Xác định mục tiêu

SSpecific - cụ thể, dễ hiểu

MMeasurable - đo lường được

AAchievable - vừa sức, có thể đạt được

RRealistics - thực tế

TTimebound - có thời hạn.

Phương pháp xác định 5W - 1H

1. Why 4. When

2. What 5. Who

3. Where 6. How

Bài tập 4

ứ ứ

ả ả

ụ ụ

i pháp, m c tiêu) nhóm  i pháp, m c tiêu) nhóm

ả ả

ậ ậ

Căn c  các phân tích trên ( nguyên nhân, gi Căn c  các phân tích trên ( nguyên nhân, gi ạ b n hãy l p b n KHCL  ạ b n hãy l p b n KHCL

Thời gian thực hiện ( theo tháng/tuần/ngày)

MT

Nguồn lực

Nội dung công việc

T T

T H

T1

T2

T3

T4

T5 T6

T7

1

ả ,

ứ Căn c  mô t HDCV

2

3

ạ ỗ T i m i khâu

Plan – Do – Check ­ Act đ u ề

ầ ượ l n l t đi qua các quy trình

ớ ầ ủ con v i đ y đ  các b ướ P –  c

D – C – A

DO - THỰC HIỆN

P P

L L

ạ ế ề ự

A A

N N

A C T A C T

ụ



ớ ườ ệ ổ ứ DO: T  ch c th c hi n k  ho ch đã đ  ra M c đích:  ề      ­  Truy n thông t i có



C C

H H

E E

liên quan trong k  ho ch

DODO

C C

K K

ấ

ộ ữ i toàn b  nh ng ng ạ ế ọ ế      ­  Cung c p  cho h  ki n th c, k  năng  ụ ữ ệ

ụ ỹ ứ ệ ả ủ ổ ứ  ch c

ể nh ng nhi m v , công vi c ph i làm đ   ạ đ t m c tiêu chung c a t Vai trò:

ệ ử ả i pháp

ế ả

­ Th  nghi m các gi ­ Xem xét, đo l ườ ng, phân tích k t qu ­ Đánh giá các gi ả i pháp

DO - THỰC HIỆN

Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi

 Nắm được kế hoạch

 Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình

 Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả

người trong tổ chức:

công việc của từng cá nhân đối với kết quả của

chung

DO - THỰC HIỆN

Để làm tốt khâu DO phải:

Plan: Làm gì trước, sau (When)

Làm như thế nào, cách thức (How)

Do: Triển khai thực hiện theo Plan

DO

Check:Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng? Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá

trình DO để hoàn thiện

Bài tập 5

ổ ổ

ử ử

ở ở

ả ỉ ặ ạ B n hãy b  sung ho c ch nh s a vào b n  ả ỉ ặ ạ B n hãy b  sung ho c ch nh s a vào b n  ệ ạ ế  bài t p 4 các k  ho ch/công vi c  KHCL  ạ ế ệ  bài t p 4 các k  ho ch/công vi c  KHCL  ệ ự ầ ổ ứ  ch c th c hi n ệ ầ ổ ứ ự  ch c th c hi n

ậ ậ ế liên quan đ n ph n t ế liên quan đ n ph n t

CHECK - KIỂM TRA

P P

L L

A A

N N

A C T A C T





O O

CHECK CHECK

D D

CHECK ­ Kiểm tra lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù hợp không và có sai sót gì không?

Vai trò: ­ Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh

CHECK - KIỂM TRA

- Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định

những thay đổi

- So sánh kết quả với yêu cầu

- Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do

- Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều

hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy.

CHECK - KIỂM TRA

Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn bị về phương pháp và công cụ

kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương

pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng

 Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn

thiện

 Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H  Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan  Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả

CHECK - KIỂM TRA

CHECK - KIỂM TRA

CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

 Kiểm tra chéo

 Đánh giá thực tế

 Kiểm tra trong suốt quá trình

 Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ

 …

Bài tập 6

ổ ổ

ử ử

ạ ạ

ở ở

ậ ậ ế ế

ế ế ể ể

ự ự

ầ ầ

ả ỉ ặ ạ B n hãy b  sung ho c ch nh s a vào b n  ả ỉ ặ ạ B n hãy b  sung ho c ch nh s a vào b n  ệ  bài t p 5 các k  ho ch/công vi c  KHCL  ệ  bài t p 5 các k  ho ch/công vi c  KHCL  ệ liên quan đ n ph n ki m tra th c hi n ệ liên quan đ n ph n ki m tra th c hi n

ACT – HÀNH ĐỘNG

 Áp dụng các tiêu chuẩn mới, đã cải

P P

tiến

L L

A A

N N

ACTACT

 Huấn luyện mọi người các phương



pháp



C C

H H

E E

C C

D OD O

K K

 Cập nhật các số liệu, qui trình cải tiến

theo yêu cầu

 Chia sẻ các tiêu chuẩn mới

 Tiếp tục áp dụng PDCA

ACT – HÀNH ĐỘNG

ụ ừ ữ ắ Kh c ph c và phòng ng a nh ng sai sót,

ữ ể ầ ợ nh ng đi m không phù h p c n:

ụ ể ệ ắ ộ  Có m t Plan c  th  cho vi c kh c ph c ụ

ụ ắ  Kh c ph c theo đúng Plan

ạ ế ụ ả ắ  Ki m tra l ể i k t qu  kh c ph c

ế ụ ụ ắ  Ti p t c kh c ph c đ  c i ti n ể ả ế

ACT – HÀNH ĐỘNG

Nếu kết quả không tốt thực hiện

lại PLAN

Nếu đạt kết quả tốt cần huấn

luyện mọi người các phương pháp mới, qui trình chuẩn

ACT – HÀNH ĐỘNG

Trước khi đưa ra một hành động, một mục tiêu mới cần :

- Cân nhắc, xem xét và phân tích các số liệu.

- Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu thực, chính xác

Bài tập 7

Giả sử trong quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra khi đánh giá kết quả không được như mục tiêu, bạn sẽ làm gì?

Bài tập 8

Hoàn thiện kế hoạch CL tổng thể của nhóm bạn cho cả quá trình P-D-C-A để giải quyết vấn đề của nhóm bạn (tiếp bài tập 6)

Yêu cầu:

 Xác định vấn đề: nguyên nhân và các giải

pháp cho vấn đề trên

 Thiết lập mục tiêu cho từng giải pháp  Lập bảng kế hoạch chi tiết cho từng bước

P-D-C-A

Thực hiện theo chu trình PDCA

Bạn phải :

- Được cấp trên đồng ý

- Có nhóm trưởng

- Có điều kiện, nguồn lực để thực hiện

- Có các thành viên trong nhóm

BÀI TẬP VỀ NHÀ – DÀNH CHO NHÓM THỰC TÊ

Áp dụng kiến thức đã được trao đổi, bạn hãy lập kế hoạch chất lượng cho nhóm của mình để giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà nhóm bạn đã xác định.

Thời gian: 30/9 Phương thức: Làm trên máy và gửi mail đến địa

chỉ: luuhienninh.pvhk1@niags.com.vn