HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Khoa QTKD2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Bài giảng về Teamwork
Người biên soạn: Nguyễn Văn Phương
Giảng viên khoa QTKD2, Học viện CNBCVT.
TP.HCM, tháng 07 năm 2011
1
Giới thiệu
Trƣớc khi vào nội dung chính của môn học chúng ta nên tìm hiểu vì sao cần phải học
kỹ năng làm việc nhóm. Trƣớc hết, mỗi ngƣời trong sinh hoạt hằng ngày là thành viên của ít
nhất một nhóm. Ví dụ, gia đình đóng vai trò nhƣ là một nhóm nhỏ trong xã hội mà bạn chính
là thành viên trong nhóm và đảm nhiệm một vai trò nhất định. Trong trƣờng học, bạn sẽ là
thành viên của lớp học. Ngoài xã hội, bạn sẽ là thành viên của một nhóm nào đó trong sinh
hoạt câu lạc bộ hoặc là nhân viên làm việc cho một doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu xét về hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp, các nhóm trong doanh nghiệp nhƣ là các phòng ban chức
năng, các phân xƣởng sản xuất, các tổ chuyên môn và các nhóm dự án đóng vai trò vô cùng
quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó mà các chủ doanh nghiệp rất quan tâm đến việc đầu tƣ lớn cho việc đào
tạo nhân viên có kỷ luật lao động, có khả năng thích ứng trong môi trƣờng làm việc mới và
có thể làm việc cùng với nhau để gia tăng hiệu quả công việc và năng suất lao động.
Nhƣ vậy vấn đề đặt ra là bằng cách nào bạn có thể hòa đồng với các thành viên khác
trong một nhóm mới ở một môi trƣờng làm việc khác biệt? Trong thực tế, các sinh viên mới
ra trƣờng nếu không chuẩn bị những kỹ năng làm việc theo nhóm sẽ gặp rất nhiều khó khăn
khi tiếp cận công việc mới. Họ có thể có kiến thức về chuyên môn tốt và có sự nhiệt tình của
tuổi trẻ, nhƣng họ không thể hòa đồng trong nhóm mới một cách hiệu quả. Họ sẽ có tâm
trạng lo lắng và thiếu tự tin khi đƣợc phân công việc. Cảm giác thƣờng thấy đối với ngƣời
mới nhận việc là hay có suy nghĩ “ma cũ ăn hiếp ma mới”.
Những nguyên nhân gây ra sự thất bại trong một nhóm làm việc thƣờng thấy là:
1> Thành viên có sự khác biệt quá lớn về văn hóa, sắc tộc, vùng miền.
2> Thành viên kém về kỹ năng giao tiếp và kỹ năng sống trong môi trƣờng tập thể.
3> Thành viên không có khả năng học hỏi và quan sát từ đồng nghiệp.
4> Thành viên không đánh giá đƣợc năng lực thực tế của mình.
5> Thành viên thiếu nhiệt tình và thiếu tự tin khi tham gia các hoạt động của nhóm.
6> Thành viên có thái độ tiêu cực, không thể làm việc cùng với nhau một cách hiệu quả vì
những ganh tị hay hiềm khích. Ngoài ra, những xung đột về lợi ích cá nhân có thể ảnh hƣởng tiêu
cực đến hiệu quả công việc của nhóm
7> Thành viên có tính tự kỷ hay ích kỷ sẽ rất khó hòa đồng trong môi trƣờng làm việc
nhóm. Ngoài ra, những cá nhân có tƣ tƣởng bảo thủ, cục bộ cũng rất khó thích nghi trong công
việc đòi hỏi có sự hợp tác của nhiều ngƣời.
Nếu bạn thật sự muốn thành công trong một doanh nghiệp, bạn cần phải biết cách làm
việc nhƣ là một thành viên không thể thiếu của nhóm. Bạn phải nhanh chóng thích nghi trong
môi trƣờng làm việc hiện đại với áp lực công việc ngày càng cao và đòi hỏi phải có sự phối
hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức.
2
Do tầm quan trọng của kỹ năng làm việc theo nhóm, nên chúng tôi thiết kế nội dung
cho môn học này trên cở sở trang bị cho ngƣời học những kỹ năng cơ bản trong quá trình làm
việc nhóm. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ cung cấp những bài học kinh nghiệm thực tế trong
quá trình làm việc theo nhóm và các nghiên cứu môi trƣờng làm việc thực tế nhằm giúp cho
sinh viên có thể hiểu rõ hơn những kỹ năng làm việc nhóm.
Nếu bạn trang bị những kỹ năng làm việc nhóm thật tốt, bạn sẽ trở thành những ứng
cử viên sáng giá cho bất kỳ vị trí nào trong hành trang tìm việc và thay đổi công việc của bạn.
Những điều may mắn hay cơ hội phát triển nghề nghiệp của bạn tự nó sẽ không bao giờ đến
với bạn, mà do chính bản thân bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để tạo ra nó và đón nhận chúng một
cách hiệu quả nhất.
Trong chƣơng trình học về kỹ năng làm việc nhóm chúng tôi sẽ giới thiệu đến các học
viên sáu chƣơng chủ yếu sau:
Chƣơng 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm
Chƣơng 2: Sự cần thiết phải làm việc nhóm
Chƣơng 3: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm
Chƣơng 4: Vai trò lãnh đạo
Chƣơng 5: Phát triển nhóm
Chƣơng 6: Vài điều lƣu ý khi làm việc nhóm trong thực tế
Chúng ta sẽ có 15 tiết lý thuyết và 15 tiết bài tập để hoàn thành khóa học này.
Ngoài những nội dung trên, chúng tôi còn hƣớng tới mục tiêu chung của môn học
giúp cho học viên phát triển những thái độ và kỳ vọng chuẩn mực trong môi trƣờng làm việc
theo nhóm. Sinh viên học cách làm thế nào biểu lộ những tài năng cá nhân tác động tích cực
đến hiệu quả công việc của mình và mang lại sự thành công chung của nhóm. Sinh viên sẽ
học cách chấp nhận thực tế từ nơi làm việc và các đồng nghiệp. Những vấn đề luật bất thành
văn trong môi trƣờng làm việc cũng rất đƣợc quan tâm trong môn học này mà các bạn cần
phải biết. Sinh viên còn học cách giải quyết và né tránh những mâu thuẫn trong quá trình làm
việc nhóm. Ngoài ra, sinh viên cũng sẽ đƣợc tiếp cận những kỹ năng xây dựng mục tiêu và
thƣơng thuyết để đạt đƣợc mục tiêu của nhóm.
Hy vọng với những nội dung đƣợc trình bày trong môn học này sẽ mang lại nhiều giá
trị thiết thực cho các bạn học viên trong sinh hoạt hằng ngày và sẵn sàng nắm lấy thời vận
mới trên con đƣờng tìm kế mƣu sinh của mình.
3
Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm
việc nhóm
Trong chƣơng này chúng tôi sẽ giới thiệu các nội dung chủ yếu: 1> khái niệm về
nhóm; 2> giải thích vì sau các công ty quan tâm đến việc hình thành và phát triển các nhóm
làm việc hiệu quả; 3> liệt kê các loại hình nhóm; 4> các đặc trƣng của nhóm; 5> quá trình
hình thành nhóm; 6> những điều cần quan để hoàn thiện nhóm; 7> qui chế tổ chức nhóm.
1> Khái niệm về nhóm.
Từ “team” đƣợc sử dụng lần đầu tiên vào thế kỷ thứ 9 nhằm để ám chỉ các gia súc
đƣợc cột lại với nhau phục vụ cho việc cày bừa; vào thế kỷ 16, ý nghĩa cùa nó đã phát triển
nhằm diễn tả nhóm ngƣời làm việc với nhau vì một mục tiêu chung. Trong thế kỷ 19, từ team
sử dụng chủ yếu trong các môn thể thao. Vào giữa thế kỷ 20, ý nghĩa của “teamwork” trong
nhóm làm việc chung càng trở nên phổ biến.
Chúng ta sẽ xem xét các khái niệm về nhóm đƣợc nhiều học giả chấp nhận:
Cùng theo đuổi 1 triết lý, các tư tưởng và giá trị;
Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp;
Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau nhằm đạt được nhiệm vụ chung;
Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực;
Tóm lại, teamwork là nhóm ngƣời cùng làm việc với nhau để theo đuổi 1 mục đích cụ
thể nhằm đạt đƣợc nhiều thành công. Tất cả chúng ta đều tham gia hoặc là thành viên của ít
nhất một nhóm. Ví dụ, một gia đình hoạt động nhƣ là 1 nhóm. Nếu muốn thành công trong
công việc, bạn cần thiết phải biết làm việc nhƣ một thành viên của nhóm. “All for one and
one for all” 3 Musketeers.
Teamwork đƣợc thiết lập nhƣ là 1 trong những chuẩn mực quan trọng trong chiến
lƣợc kinh doanh. Vấn đề làm sao khuyến khích các thành viên đóng góp những ý tƣởng mới
và triển khai những ý tƣởng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhằm phục vụ cho chiến lƣợc
kinh doanh của doanh nghiệp. “Chúng tôi tất cả làm việc cùng với nhau; đó là bí quyết -
We’re all working together; that’s the secret” Sam Walton.
Các thành viên trong nhóm đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của
nhóm. Do đó các doanh nghiệp chi tiêu hàng triệu Mỹ kim để đào tạo nhân viên làm việc theo
nhóm một cách hiệu quả.
4
2> Vì sao các công ty quan tâm đến các nhóm làm việc
Những nhân viên cần hoàn thiện những kỹ năng tƣơng tác cá nhân trong nhóm, điều
đó sẽ giúp họ thích nghi nhanh chóng trong một tập thể. Jerry Richmond từng là ngƣời quản
lý hệ thống siêu thị của Sears và Woolworth trƣớc khi thành lập hệ thống cửa hàng bán lẻ.
Ông ấy phát biểu nhƣ sau: ông ấy đã từng chứng kiến những ngƣời tài giỏi đến và ra đi.
Nhƣng lời khuyên chân thành của ông ấy đối với các bạn sinh viên là: kỹ năng tốt nhất mà
bạn có thể phát triển đó là hòa đồng với mọi ngƣời. Sự hợp tác với đồng nghiệp là vô cùng
cần thiết để khắc phục hàng ngàn khuyến điểm mà bạn có thể gặp phải.
Phát triển những kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp bạn sẳn sàng tiếp nhận bất cứ
công việc với nhiều cơ hội và thách thức cho sự nghiệp của bạn. Tầm quan trọng của làm
việc theo nhóm đó là sự nổ lực của bản thân của các thành viên không thể thiếu đƣợc, do đó
mà các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến nhóm làm việc hiệu quả.
Các doanh nghiệp rất quan tâm đến hiệu quả của các nhóm làm việc. Những chuyên
gia nghiên cứu trong lãnh vực nhân sự có nhận xét rằng nhóm làm việc hiệu quả có thể cải
thiện năng suất lao động tăng từ 10-40 phần trăm. Các nhóm trong nơi làm việc đƣợc kỳ vọng
mang lại giá trị cao hơn so với giá trị đơn lẻ của từng thành viên trong nhóm. Hay nói cách
khác, các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả có thể tiêu hao nhiều công sức và cống
hiến toàn tâm trí của mình để đạt đƣợc mục tiêu của nhóm.
Chúng ta sẽ xét đến một số lý do vì sao các doanh nghiệp quan tâm đến làm việc theo
nhóm trong môi trƣờng làm việc hiện đại với đầy khó khăn và thách thức:
Yêu cầu của phát triển của công nghệ đòi hỏi nhiều nhiệm vụ, trách nhiệm và dự án
ngày càng có mức độ phức tạp hơn mà một cá nhân không thể đảm đƣơng nổi.
Để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất, các doanh nghiệp phải thiết kế cấu trúc quản lý
theo nhóm.
Khi hoạt động kinh doanh mở rộng và phát triển trên phạm vi nhiều quốc gia, các
công ty phải giải quyết nhiều vấn đề mới phát sinh. Vì vậy, phân công trách nhiệm rõ
ràng cho từng nhóm và tƣơng tác giữa các nhóm là vô cùng cần thiết.
3> Các loại hình nhóm
Trong những nghiên cứu các loại hình của nhóm ngƣời ta phân biệt các loại hình
nhóm làm việc theo các tiêu chí sau:
i. Nhóm theo mục tiêu công việc:
Nhóm giải pháp-hình thành nhằm nghiên cứu những vấn đề nan giải cụ thể và
đƣa ra các biện pháp.
Nhóm chạy việc-có trách nhiệm chính thức nhằm dẫn dắt các nhóm khác.
Nhóm thực thi-có chức năng thực thi các nhiệm vụ phân công.
ii. Nhóm theo chức năng: