Quy tắc Hou-Ren-Sou
trong làm việc nhóm
Có lẽ nếu được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến
quy tắc Hourensou trong làm việc nhóm. Tôi, khi được học ở trường, cũng như tiếp
xúc với nhiều đàn anh đã làm việc ở Nhật, cả những đàn anh là người Nhật Bản
đều được nghe về quy tắc này, và đang từng bước thực hiện nó theo thói quen một
cách quy củ.
Nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các tập đoàn của Nhật đều có phong cách làm
việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Người Nhật khi tiếp xúc cũng sẽ thấy đều là
những người có tinh thần tập thể cao. Có thể thấy điều làm nên “Thần kì Nhật
Bản” trong thế kỉ 20 nhờ một phần lớn vào sự cần cù và tinh thần làm việc đồng
đội cao của người Nhật hơn là tính sáng tạo của họ.
1. Quy tắc HourenSou là gì?
Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên
trong nhóm.
Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.
Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc.
2. Hourensou như thế nào?
Trong một thời gian, tôi cũng nghĩ, tại sao quy tắc tưởng như đơn giản trong liên
lạc như vậy, mà người ta lại nhắc đi, nhắc lại nó như một điều kiện tiên quyết để
vận hành một nhóm làm việc hiệu quả? Thông thường khi làm việc nhóm, người ta
vẫn báo cáo, liên lạc, và bàn bạc đó thôi.
Một thời gian khi để ý một chút trong quá trình tương tác giữa các thành viên trong
nhóm, đặc biệt là giữa người trưởng nhóm (Leader) và các thành viên còn lại, tôi
nhận thấy rằng, việc hoạt động nhóm hiệu quả được cải thiện phần lớn là ở việc
chúng ta giao tiếp, liên lạc với nhau. Trong quá trình đó, tôi nhận ra một số những
kinh nghiệm trong việc sử dụng hiệu quả quy tắc trên.
a. Báo cáo (Houkoku – 報告):
Có một câu chuyện mà mình được nghe nhiều từ các đàn anh. Nó như thế này:
Thường có một sự khác biệt nhỏ giữa kỹ sư người Việt và người Nhật (nói rộng là
người nước ngoài) trong làm việc nhóm. Đó là khi được nhóm trưởng giao cho một
phần việc trong toàn bộ công việc của cả nhóm. Đơn giản là một module trong
nhiều module mà nhóm phải cùng nhau hoàn thành trong một thời hạn nhất định.
Thường thì khi làm phần việc của mình, khi gặp vấn đề khó khăn, nhất là những
vấn đề mang tính kĩ thuật, kỹ sư người Việt thường cố gắng giải quyết vấn đề đó
một mình. Cách làm việc đó hoàn toàn không xấu, nhưng nếu vấn đề khó đó, khi
không thể giải quyết được, đến sát hạn định giao sản phẩm cho khách hàng, một
module chưa được hoàn thành, thì cả nhóm bị đình trệ hoàn toàn, trong tình huống
đó, các thành viên khác trong nhóm cùng giúp đỡ tháo gỡ khó khăn, thì có thể là đã
quá muộn để cứu vãn tình thế. Vậy nên, thường khi gặp vấn đề khó giải quyết, thói
quen của một kỹ sư phần mềm là:
Ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần nhất (trong nhóm
thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm trưởng).
Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề.
Hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến
đâu…. Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn
hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó.
b. Liên lạc (Renraku – 連絡):
Vẫn tiếp tục tình huống trên. Thường thì khi bạn gặp phải vấn đề, đồng thời với
việc báo cáo với cấp trên, bạn cũng phải liên lạc với các bên liên quan để họ có thể
nắm được tình hình công việc bạn đang làm. Ở đây, ngoài việc báo cáo với nhóm
trưởng, người kỹ sư thường liên lạc với các thành viên khác trong nhóm đang xây
dựng các module khác liên quan tới module đang gặp vấn đề, để họ có thể nắm
được tình hình, và góp ý giải quyết vấn đề đó. Thường việc liên lạc ở đây có nội
dung tương tự với việc báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc
cá nhân giữa 2 người (liên lạc 1-1) và giữa cá nhân với những người khác trong
nhóm (1-n), có thể là những trao đổi với những nội dung chi tiết hơn.
c. Bàn bạc (Soudan – 相談):
Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan, vấn đề chưa được giải
quyết, hay chưa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm lúc này sẽ họp nhau lại, trực
tiếp bàn bạc và đưa ra phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn
thành công việc chung. Chi tiết về việc bàn bạc hay giải quyết vấn đề thì có lẽ
trong bài viết này không thể nói hết. Các kỹ thuật, kinh nghiệm bàn bạc, giải quyết
vấn đề theo nhóm có thể được linh hoạt áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau
(tôi sẽ cố gắng tìm hiểu và trao đổi với các bạn ở các bài viết trên blog).
Sau một thời gian được dẫn dắt làm việc trong nhóm (một số project nhỏ về IT, và
các hoạt động khác), tiếp xúc với quy tắc này, tôi cảm thấy giữa Báo cáo – Liên lạc
– Bàn bạc không phải lúc nào cũng phải hoàn thành tất cả các bước, hay theo trình
tự cứng nhắc, mà có thể linh hoạt áp dụng. Có thể đơn giản, khi gặp vấn đề, bạn
báo cáo ngay cho nhóm trưởng, đưa cách giải quyết, nếu hợp lý, nhóm truởng đồng
ý, bạn giải quyết vấn đề đó luôn. Hay chính trong khi báo cáo, bạn và nhóm trưởng
trao đổi, đó cũng chính là bàn bạc. Và có thể ngay trong khi báo cáo, bạn đã đồng
thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo của bạn với nhóm trưởng, vô hình
chung bạn đã liên lạc với những người đồng đội của bạn trong nhóm.
3. Một số điều lưu ý về Hourensou
Theo cảm nhận của tôi, điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourensou, chính là
việc bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng, và cả nhóm biết được công việc
bạn đang làm. Vậy nên, khi làm việc nhóm cùng nhau, có lẽ điều tiên quyết đó là
việc bạn thông báo cho nhóm trưởng, cũng như các thành viên khác về vấn đề bạn
gặp phải trong thời gian sớm nhất. Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình không
phải là ý kiến hay trong xu thế hiện nay (ý kiến chỉ mang tính cá nhân).
Chính việc cả nhóm đều biết tiến trình công việc đang làm, dẫn tới việc cả nhóm
có thể cùng nhau đổi hướng, đưa ra những phương pháp giải quyết vấn đề tốt hơn
một cách dễ dàng và ăn khớp.
Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo quy tắc 5W1H đó là:
What, where, when, why, who và How. Như thế các thành viên của nhóm sẽ dễ
dàng bao quát vấn đề và hướng đi một cách nhanh chóng nhất.
