Tối ưu hóa hiệu quả cách làm việc nhóm
Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả
Công ty nào cũng muốn nhân viên phát huy tối đa năng lực của họ. Cách tốt nhất
để đạt được điều này không phải là chú trọng đến nhân viên như những cá nhân mà
như những thành viên của các nhóm có khả năng giải quyết hiệu quả các công
việc, dự án quan trọng.
Tuy nhiên, theo Peter Economy, tác giả của cuốn sách bán chạy Managing For
Dummies, The Management Bible, Leading Through Uncertainty (tạm dịch: Quản
lý doanh nghiệp vượt qua khó khăn) và hơn 60 đầu sách về quản trị doanh nghiệp
khác, nếu chỉ sắp xếp nhân viên thành một nhóm thôi thì chưa đủ, điều quan trọng
hơn là phải có những cách định hướng, quản trị cần thiết để họ làm việc với nhau
một cách hiệu quả. Economy đưa ra năm bí quyết giúp các nhà quản lý thực hiện
điều này:
1. Tạo cho nhóm thẩm quyền để ra những quyết định quan trọng
Khi các thành viên của nhóm cảm thấy họ không có
thẩm quyền nào và các quyết định luôn được đưa ra bởi sếp hay các nhà quản lý
khác trong tổ chức, họ sẽ thu mình lại và không đưa ra những đề xuất, ý tưởng tốt
nhất. Những nhóm làm việc hiệu quả nhất là những nhóm đang làm những công
việc quan trọng của tổ chức và họ có thẩm quyền để ra các quyết định quan trọng.
Khi nhân viên toàn tâm toàn lực và gắn bó với công việc, nhà quản lý cũng có thể
giải phóng khỏi những công việc hay quyết định nhỏ, riêng lẻ và dành thời gian để
suy nghĩ những vấn đề quan trọng hơn hay mang tính chiến lược hơn. Nhưng điều
đó cũng không có nghĩa là sếp phải buông lỏng nhân viên hoàn toàn. Economy
khuyên các nhà quản lý vẫn nên làm việc gần gũi với các nhóm và đảm bảo rằng
nhân viên đang chịu trách nhiệm chính cho các tiến triển và kết quả công việc của
họ.
2. Thử thách nhân viên bằng cách hỏi “Nếu… thì điều gì sẽ xảy ra?”
Nên khuyến khích nhân viên đặt ra những câu hỏi như vậy và cùng nhau xem xét
chúng một cách nghiêm túc. Thảo luận về những tình huống hay kết quả tuy nghe
có vẻ “xa xôi” nhưng sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn trong tương lai khi phải
đối diện với nhiều rủi ro hay yếu tố bất ngờ. Nên khuyến khích nhân viên ở tất cả
các cấp tham gia vào những cuộc họp như thế. Đôi khi, những quan điểm, ý kiến từ
các nhân viên có ít kinh nghiệm hơn sẽ giúp nhóm nảy sinh ra những vấn đề thú vị
mà trước nay có thể đã bị bỏ quên.
3. Giải quyết những khác biệt
Để tạo ra một nhóm đoàn kết, cùng hướng đến một mục tiêu chung của tổ chức,
nhà quản lý cần phải giải tỏa được những mối lo lắng, quan tâm của nhân viên.
Việc một quyết định nào đó không được tất cả nhân viên nhất trí là điều khó tránh
khỏi nhưng quan trọng là không nên để những bất đồng như vậy trở thành những
nhận thức tiêu cực kéo dài, làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung của nhóm.
Sếp nên giải thích cho nhân viên rằng họ không nhất thiết lúc nào cũng phải đồng ý
về một vấn đề nào đó, nhưng họ phải biết cách chấp nhận quyết định chung của
nhóm và cùng nhau tiến về phía trước. Mỗi thành viên của nhóm cần phải chịu
trách nhiệm về kết quả chung khi thực hiện một quyết định nào đó của nhóm ngay
cả khi họ không phải là người ủng hộ cho quyết định ấy.
4. Đảm bảo tất cả các nhà quản lý đều thực hiện tốt việc trao trách nhiệm giải
quyết công việc cho nhân viên.
Chủ doanh nghiệp có thể bị sa vào thói quen tự ra hết mọi quyết định, dù nhỏ hay
lớn, dù quan trọng nhiều hay ít. Các nhà quản lý làm việc cùng chủ doanh nghiệp
cũng có thể đi theo lối mòn ấy. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian quý báu
của các nhà quản trị mà còn làm cho doanh nghiệp mất cơ hội thu thập được những
ý tưởng thông minh và ra các quyết định sáng suốt do chính nhân viên đề xuất.
Economy khuyên chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý nên xem nhân viên như
những nguồn giải pháp chính, trao quyền và trách nhiệm cho họ trong việc giải
quyết chính các vấn đề mà họ đang gặp, bằng chính các ý tưởng mà họ đề xuất.
Nhà quản lý cần phải có niềm tin rằng nhân viên thật sự hiểu những gì mà họ đang
làm.
Nếu điều này không đúng, xem như doanh nghiệp đã tuyển dụng không đúng nhân
sự. Khi đã tuyển dụng đúng thì nhiệm vụ của nhà quản lý là theo dõi, hỗ trợ và giải
đáp các thắc mắc cho nhân viên để giúp họ đi đúng hướng chứ không phải tìm ra
những lỗi của nhân viên và đánh giá hiệu quả làm việc của họ trên những lỗi đó.
