10 k xo và bí quyết qun lý thi gian
Vương Trang
Qun lý thi gian là mt k xo rt đặc bit mà trong trường hc không ai dy bn
nhưng trong thc tế bn rt cn hc được, nếu không thì bt k bn thông minh đến my
bn vn không th sp xếp tt nhng tin tc bn nm bt được; bt k trong công vic
bn có nhiu kinh nghim đến my cũng không th kéo dài thi gian.
Nhng người tr tui nên biết điu này bi qun lý thi gian đang là mt vn đề “thi
thượng”. Trong công vic hin nay, bn có kh năng đi x lý thông tin và qun lý thi
gian ca bn, “mt s k xo đặc bit trên con đường ngh nghip có th giúp bn x
mt lượng công vic rt ln”.
Vì thế, 10 k xo dưới đây có th giúp bn qun lý tt hơn công vic ca mình:
10 k xo giúp bn qun lý tt thi gian và công vic
1. Không nên gi li e-mail trong hòm thư đin t
“Trên Thế gii này, k thut cn thiết nht chính là có th nhanh chóng x lý thông tin và
bt tay vào hành động”. Có th dùng phương thc “Folder” để t chc li hòm thư đin
t. Nếu ni dung thư nào cn suy nghĩ ri mi x lý vy thì hãy chuyn chúng sang
“Bng danh sách vic cn làm” (To-do List); Nếu thư có giá tr tham kho thì hãy in
chúng ra; Nếu thư là công văn, thông báo hi ngh… thì hãy chuyn sang “Kế hoch
hàng ngày” (Calendar).
Có mt b phn người tr làm rt tt công vic này, đó chính là h ch x lý hòm thư 1
ln, bn s không bao gi thy h lt li list thư để gi v như đang làm vic. Chính vì
thế, sau khi đọc xong mt e-mail bn hãy thc hin ngay thao tác cn thiết này nhé.
2. Nht tâm bt kh nh dng
Người bình thường không th trong cùng mt thi gian va xem TV li va tán gu trên
mng, li va làm vic nhà, “nht tâm nh dng” là sai lm. Bt k là ai, nếu làm như vy
đều h thp hiu qu công vic. Mt anh chàng 20 tui đối mt vi mt lot nhim v
va phát sinh có th vn có kh năng ng phó vi tt c nhưng như vy s làm nh hưởng
đến hiu qu công vic.
Do đó, gi thiết không tránh khi tình hung đó thì xin đề ngh bn hãy luyn phương
pháp tp trung để tránh “nht tâm nh dng”.
3. Làm vic quan trng trước
“Xung kích mt ln vào bui sáng” – đó là khi bn bt đầu mt công vic vào bui sáng,
bn hãy kim tra tt c e-mail trong hòm thư ca mình và dành thi gian 1 tiếng đồng h
phân cp mc độ quan trng ca công vic, đây chính là mt phương pháp làm vic rt
tt. Bi vì cho dù trong mt tiếng đồng h bn không th hoàn thành tt c công vic,
nhưng khi bn bt tay vào công vic bn s cm thy tht nh nhõm và thoi mái. Để gii
quyết được vn đề phân cp công vic, tt nht bn hãy làm xong vào bui ti hôm trước
để khi sáng sm hôm sau bn đã biết được nhng công vic nào là quan trng nht trong
ngày hôm đó để bt tay vào mt ngày làm vic hiu qu.
4. X lý thư đin t trong mt khong thi gian c định
Nhn được mt bc e-mail là lp tc đọc
qua và tr li, đó không phi là phương pháp
làm vic hiu qu nht, bi vì có th
người lp tc liên lc vi bn đồng thi
không có nghĩa là bn cn phi lp tc tr
li anh ta. Điu mà người ta cn chính là
mt câu tr li chính xác rõ ràng ch không
phi là mt câu tr li nhanh chóng mà mơ
h. Hãy để mi người biết rng, ch đợi mt
đáp án cn phi có thi gian, hơn na h
biết trong tình hung khn cp phi làm thế
nào để liên lc vi bn mt cách nhanh nht.
Vy thì phn ln thư đin t dng này bn
ch cn mi ngày x lý vài ln là được.
5. Sp xếp cho tt nhng địa ch trang
web
Có th s dng dch v kim website loi như del.icio.us để theo dõi website mà không
phi tin tay viết nào nơi nào đó. Bn mun dùng chúng làm cơ s tham kho, vy thì hãy
lưu nhng trang web đó vào mt ch, như vy khi cn s dng bn có th d dàng tìm
chúng.
6. Tìm hiu thi gian trng thái làm vic tt nht
K sư công nghip Jeff Beene đang làm công tác tư vn, vì thế ti bt k thi gian nào
trong ngày đều có th làm vic nhưng ông nói: “Thi gian đặt ra kế hoch công vic ca
tôi là vào sáng sm, bi vì lúc đó hiu sut công vic ca tôi là cao nht”. Mi mt người
đều có mt khong thi gian làm vic tt nht, bn có th thông qua giám sát hiu qu
công vic ca bn thân mình trong mt thi gian để t tìm ra khong thi gian làm vic
tt nht ca riêng mình, sau đó bn phi qun lý tt tiến độ làm vic ca mình. Hãy làm
công vic quan trng nht vào thi gian làm vic hiu qu nht ca bn.
7. Tăng tc độ đánh máy
Nếu c ngày bn phi làm vic trước máy tính, vy thì tc độ đánh máy s tr thành vn
đề v hiu qu công vic. Trong mi ngày, để tìm kiếm tin tc, chúng ta đều phi tiến
hành tìm kiếm hàng my chc ln trên Google, vy thì phi đánh biết bao nhiêu ch, bn
có th gim bt mt chút được không? Nếu mi mt phút bn tiết kim được vài giây,
vy thì sau mt khong thi gian, bn s tiết kim được rt nhiu thi gian đấy.
8. Vn s khi đầu nan, nên bt tay t vic d trước
Vn đề ca chúng ta không phi là làm thế nào để kết thúc mt công vic mà làm thế nào
để bt đầu công vic đó. Xin đề ngh bn hãy “Bt tay t vic đơn gin trước”. Chúng ta
biết được mu cht công vic thì có th chia công vic đó ra thành nhiu b phn nh
t t đi gii quyết tng b phn mt.
9. Mi ngày nên sp xếp danh sách công vic
Nếu bn không biết công vic gì bn cn làm thì làm sao bn qun lý được thi gian ca
mình? Có người thích đem danh sách công vic ca mình viết lên giy, bi vì danh sách
đó đối vi mi công vic là mt li cam kết cho đến khi nào công vic đó kết thúc mi
thôi. Ngoài ra, li có người thích s dng phn mm để chia ct nh công vic để tin
qun lý.
10. Dám th lng tc độ
Nên nh, mt người biết qun lý thi gian tt trên thc tế thì thi gian x lý mt s công
vic có th chm hơn so vi nhng người qun lý thi gian ti. Ví d, có người khi x
công vic ưu tiên hàng đầu mà đã chưa kp tr li e-mail mình nhn được. Cũng ging
như Markovits đã nói thế này: “Rt hin nhiên là có nhng công vic còn quan trng hơn
vic tr li thư đin t, thông qua trc giác chúng ta có th thy điu này, cái mà chúng ta
cn làm hin nay đó chính là làm quen vi công vic cn x lý (đánh giá ngun gc và
tìm cách làm x lý) và tiến hành lp kế hoch công vic, đó cũng là nhim v rt mu
cht.”
Ngun: Vitinfo