Lập kế hoạch hiệu quả
Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định
bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:
• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.
• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt
nhất.
• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.
• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.
• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá
sức.
Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những
cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những
việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất
giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.
Làm thế nào để sử dụng công cụ này
Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên,
chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đây
để lên kế hoạch của bạn:
1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng
công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc
của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.
2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn
thành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con
người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử
lý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian để
nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trong
một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực
quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng
nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những
người quan trọng trong cuộc đời bạn).
3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên
kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng
như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh
hoặc giao phó cho ai khác.
4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất
ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao
nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy
ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người
có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu
đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6
phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ
ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy
nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có
thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả
với những vấn đề cấp bách xảy ra.
5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian
tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để
thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu
tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực
hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.
Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình
còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trong
trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong
4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần
thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm
được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những
việc đó không.
Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt
được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể
đạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượng
công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc
cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết,
sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt.
Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm
và mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù
hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm
quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi
việc hơn mức bình thường không.
Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần
phải điều chỉnh lại khối lượng công việc.
